Forskrift om saksbehandlingsregler for Longyearbyen lokalstyre og om de folkevalgtes rettigheter og plikter (saksbehandlingsforskriften).

Kapittel 1. Forskriftens anvendelsesområde

§ 1 . Bestemmelsenes anvendelsesområde

Bestemmelsene gjelder for lokalstyret, administrasjonsutvalget og faste utvalg.

Bestemmelsen gjelder også for andre folkevalgte organer, så langt lokalstyret ikke har bestemt noe annet.

Bestemmelsene gjelder ikke for foretak opprettet i medhold av kommunelovens kapittel 11. Bestemmelsene i § 3 til § 5 kommer likevel til anvendelse.

Kapittel 2. Saksbehandlingsregler

§ 2 . Konstituerende møte mv. i lokalstyret

Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nyvalgte lokalstyret. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende leder med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av november måned. Det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede.

I det konstituerende møtet velges administrasjonsutvalg, leder og nestleder for den nye valgperioden, samt valgstyre. I møtet bør det også velges medlemmer til faste utvalg, komiteer og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende utvalg selv å foreta dette valget.

Lokalstyret og administrasjonsutvalget trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Leder, nestleder og de valgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt.

For utvalg som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas.

Det nyvalgte lokalstyret treffer selv vedtak om neste års budsjett.

§ 3 . Forholdsvalg – listeforslag

Valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister med forslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Listen kan inneholde inntil dobbelt så mange forskjellige navn som det skal velges medlemmer. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger.

Skal det velges fire medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent blant de foreslåtte kandidater på den enkelte liste. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Ved valg av folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse regler følges så langt det er mulig.

Listeforslaget skal være underskrevet av minst ett medlem av det parti eller den gruppering som framsetter forslaget. Den som underskriver må være medlem av det velgende organ. Foreslås kandidat som kan kreve seg fritatt fra valg, skal det være innhentet samtykke fra denne.

§ 4 . Forholdsvalg – valgoppgjøret

Først telles de navn som står som nr. 1 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved denne opptellingen, er valgt. Skal listen ha mer enn én plass, teller en deretter opp de navn som står som nr. 2 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved de to opptellingene, når en ser bort fra den allerede valgte, er valgt. På samme måte fortsetter en inntil alle plasser listen skal ha er besatt, med de modifikasjoner som følger av bestemmelsen i denne paragrafs bokstav e. Hvis flere kandidater har fått like mange stemmer, anses den valgt som står først i rekkefølgen på listen. Ved opptellingen ses bort fra andre navn enn de som står på den innleverte valgliste. Viser det seg at et kjønn etter denne framgangsmåte vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene fra en liste som får fire eller flere medlemmer, eller ikke blir representert fra en liste som får to eller tre medlemmer, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn så langt mulig opp på listen i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i bokstavene a – e ovenfor.

§ 5 . Flertallsvalg. Ansettelser

Ved flertallsvalg og ansettelser er den eller de valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer, med de modifikasjoner som følger av denne paragrafs andre ledd. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved denne er den eller de valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning.

Skal det velges fire medlemmer eller flere, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent blant de som velges. Skal det velges to eller tre medlemmer skal begge kjønn være representert. Viser det seg ved opptellingen etter første ledd at ett kjønn etter denne framgangsmåten vil få færre medlemmer enn det som følger av disse regler, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn opp i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. Ved valg av folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av lokalstyret, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig.

Varamedlemmer velges på samme måte som bestemt for medlemmer i første og andre ledd ovenfor.

§ 6 . Møteprinsippet

Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møte.

Når en sak skal avgjøres av annet organ enn lokalstyret, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig.

Forskrift fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet om fjernmøter og skriftlig saksbehandling av 13. januar 1993 nr. 4035 gjelder tilsvarende.

Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Lokalstyret fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok.

§ 7 . Åpne eller lukkede møter

Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf.

Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet.

Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller vedkommende organ vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører.

Lokalstyret selv kan av hensyn til personvern gi bestemmelser om at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører.

Lokalstyret selv kan også ellers, når det er nødvendig på grunn av et bestemt angitt forhold ved den særskilte sak eller sakstype, bestemme at møtene i andre organer eller i visse sakstyper i andre organer skal holdes for lukkede dører, når organet ikke selv skal treffe vedtak i saken.

§ 8 . Fastsetting av møter. Sakliste. Innkalling. Møteledelse

Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, eller av lokalstyret, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.

Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte.

Møte i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

§ 9 . Vedtaksførhet

Et folkevalgt organ kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak.

§ 10 . Endring av sakliste. Forespørsler

Folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, såfremt ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten.

§ 11 . Avstemninger

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne forskrift. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende.

Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i lokalstyret stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne.

Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg.

Valg av medlemmer av folkevalgte organer holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg.

Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning.

§ 12 . Reglement

Lokalstyret fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer.

Kapittel 3. De folkevalgtes rettigheter og plikter

§ 13 . Valgbarhet. Plikt til å ta imot valg

Valgbar og pliktig til å ta imot valg til faste utvalg er den som har stemmerett til lokalstyret og som valgdagen står innført i befolkningsregisteret som bosatt i Longyearbyen. Den som i forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen § 8 er utelukket fra valg til lokalstyret, er også utelukket fra valg til faste utvalg. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men har ikke plikt til å ta imot valg.

Rett til å kreve seg fritatt for valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter valgloven § 17, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet.

Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for Longyearbyen lokalstyre, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i første ledd. Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket. En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon.

§ 14 . Rett og plikt til å delta i møter i folkevalgte organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn

Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall.

Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltidsverv i Longyearbyen lokalstyre.

Medlem som er til stede i et folkevalgt organ når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt.

Inhabilitet inntrer ikke ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. for slike verv. Ansatte i Longyearbyen lokalstyre som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett og økonomiplan gjelder ikke første punktum. Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen. Er en overordnet ansatt inhabil i en sak, kan direkte underordnet ansatt ikke delta ved klageinstansens behandling av saken, eller ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.

Vedkommende organ kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette.

Lokalstyret kan selv fastsette reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling.

§ 15 . Uttreden. Suspensjon

Den som taper valgbarheten til et folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes registrert utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer.

Lokalstyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.

Dersom det blir utferdiget siktelse eller reist tiltale mot en folkevalgt for et straffbart forhold som nevnt i straffelovens kapittel 11, 24, 25, 26, 33 eller 40, og forholdet ifølge siktelsen eller tiltalen knytter seg til utøving av verv eller tjeneste for lokalstyret, kan lokalstyret selv vedta å suspendere vedkommende fra vervet inntil saken er rettskraftig avgjort.

§ 16 . Opprykk og nyvalg

Har medlemmer forfall til et møte i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Er medlemmene valgt ved forholdsvalg, innkalles varamedlemmer fra den gruppe hvor det er forfall.

Hvis medlemmer av lokalstyret eller administrasjonsutvalget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et lokalstyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i administrasjonsutvalget, skal varamedlem fra det underrepresenterte kjønn tre inn så langt det er mulig.

Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller administrasjonsutvalget trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Er organet valgt ved forholdsvalg, skal det suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn.

Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder.

Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til administrasjonsutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av lokalstyret blitt utilstrekkelig, kan lokalstyret selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer.

Er organet valgt ved forholdsvalg, skal suppleringsvalg skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn.

Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn administrasjonsutvalget kan delegeres til administrasjonsutvalget.

§ 17 . Arbeidsgodtgjøring. Dekning av utgifter og økonomisk tap

Den som har et tillitsverv, har krav på godtgjøring for sitt arbeid etter nærmere regler fastsatt av lokalstyret selv.

Tap av inntekt og påførte utgifter som følge av tillitsverv erstattes opp til et visst beløp pr. dag, fastsatt av lokalstyret selv. Det skal fastsettes ulike satser for legitimerte og ulegitimerte tap.

Den som har et tillitsverv, kan få skyss-, kost- og overnattingsgodtgjøring for reiser i forbindelse med vervet, etter nærmere regler fastsatt av lokalstyret selv.

§ 18 . Pensjonsordning

Lokalstyret kan selv vedta å opprette eller slutte seg til en pensjonsordning for folkevalgte i Longyearbyen lokalstyre.

Forskrift fastsatt av Sosial- og helsedepartementet om pensjonsordninger for folkevalgte i kommune eller fylkeskommune av 22. april 1997 nr. 374 gjelder tilsvarende.

§ 19 . Ikrafttredelse

Forskriften gjelder fra 1. januar 2002.