Instruks om grensekontrollstasjoner mv.

Kapittel I. Etablering og drift av grensekontrollstasjoner

Statens næringsmiddeltilsyn, Fiskeridirektoratet og Statens dyrehelsetilsyn skal påse at grensekontrollstasjoner for kontroll av animalske næringsmidler og produkter av animalsk opprinnelse i henhold til forskrift av 18. oktober 1999 nr. 1163 om tilsyn og kontroll ved import og transitt mv. av animalske næringsmidler og produkter av animalsk opprinnelse mv. fra tredjeland er opprettet, og drives i samsvar med denne instruks. Grensekontrollstasjoner skal være lokalisert i umiddelbar nærhet til ankomstpunkt til Norge, og på et område utpekt i samråd med tollmyndighetene. Dersom geografiske forhold eller størrelsen på grensepasseringsstedet krever det, eller for å oppnå effektiv forvaltning av grensekontrollen, kan det i tilknytning til en grensekontrollstasjon, opprettes ett eller flere tilhørende kontrollsentre i henhold til bestemmelsene i denne instruks, for å utføre nødvendige kontroller av de produktkategorier som grensekontrollstasjonen er godkjent for. Varene som mottas for kontroll ved kontrollsenteret må være innenfor den produktkategori som grensekontrollstasjonen er godkjent for å kontrollere. Opprettelse og drift av grensekontrollstasjoner med eventuelle tilknyttede kontrollsentre skal være underlagt ett av direktoratene. Aktuelt direktorat skal påse og synliggjøre at grensekontrollstasjoner under deres ansvar tilfredsstiller gjeldende krav i henhold til de produktkategorier de er godkjent for, og forberede henvendelser til EFTAs overvåkningsorgan i forbindelse med listeføring og godkjenning av grensekontrollstasjoner. Det skal meldes fra til EFTAs overvåkningsorgan om endringer ved en grensekontrollstasjon eller kontrollsenter som får betydning for listeføring. Aktuelt direktorat skal forberede eventuelle forslag overfor EFTAs overvåkningsorgan vedrørende godkjenning og listeføring for utvidet produktkategori for vedkommende grensekontrollstasjon, samt listeføring av et nytt kontrollsenter underlagt en allerede godkjent grensekontrollstasjon, dersom direktoratet finner at gjeldende krav er tilfredsstilt. Direktoratene skal bistå EFTAs overvåkningsorgan under inspeksjoner av grensekontrollstasjoner og kontrollsentre. Grensekontrollstasjoner og kontrollsentre skal tilfredsstille kravene i denne instruks. En grensekontrollstasjon som er godkjent kun for begrensede produktkategorier skal bare tilfredsstille kravene som stilles for å kunne utføre kontroll av varepartier innenfor de aktuelle produktkategorier. Dypfryst sæd og embryo tillates likevel kontrollert ved grensekontrollstasjon listeført for kontroll av varepartier ikke ment for humant konsum og uten temperaturkrav, dersom varene transporteres i forseglede beholdere med eget system for temperaturregulering. Grensekontrollstasjoner skal være underlagt ansvar og effektiv kontroll av en offentlig veterinær. Denne skal være til stede på grensekontrollstasjon og kontrollsenter ved veterinærkontroll av produkter. For grensekontrollstasjoner der det kun utføres kontroll av fisk og fiskevarer gjelder ikke kravet om at den ansvarlige for grensekontrollen må være veterinær. Fiskeridirektoratet skal for disse grensekontrollstasjoner utpeke en offentlig representant med egnet utdanning.

Kapittel II. Generelle krav for grensekontrollstasjoner og kontrollsentre

Lokalene som utgjør grensekontrollstasjonen skal være reservert for kontrolloppgaver i henhold til ovennevnte forskrift, være lokalisert slik at de samlet utgjør en fullstendig arbeidsenhet og være tilgjengelig for kontrollpersonell når dette måtte være nødvendig. Der grensekontrollstasjonen består av mer enn ett sett av lokaler, men samtlige lokaler ligger innenfor samme geografiske område, skal gruppen samlet utgjøre grensekontrollstasjonen som skal ha ett enkelt navn. En grensekontrollstasjon må som et minimum ha følgende enheter som ligger så nær hverandre at arbeidet kan foregå effektivt: kontor med følgende utstyr: telefon, telefaks, dataterminal (inkludert Animo-system), kopimaskin, all nødvendig dokumentasjon for å utføre veterinær grensekontroll og tilstrekkelig arkiveringskapasitet for lagring av dokumenter som gjelder kontroll av produkter fra tredjeland, garderobe, toalett og håndvask, reservert for kontrollpersonell, område for lossing av varer som enten er innelukket eller dekket av tak. Kravet om tak gjelder ikke for: ull som ikke fraktes i container, bulkfraktet, bearbeidet animalsk protein ikke ment til humant konsum, løs gjødsel eller guano eller bulkfraktet flytende olje eller fett, og som ankommer med båt. Varepartier bestående av næringsmidler som er under temperaturregulering skal, med unntak av emballert fisk og fiskevarer, være beskyttet eller isolert fra det utendørs miljø ved flytting fra transportmiddelet til avlastningsområde. Emballert fisk og fiskevarer skal ved lossing håndteres i samsvar med krav i kvalitetsforskrift av 14. juni 1996 nr. 667 for fisk og fiskevarer. inspeksjonsrom der varene skal kontrolleres og prøver for analyse tas ut, passende lagerlokaler eller lagerområder for oppbevaring av varepartier som ikke er klarert for import i påvente av resultater fra laboratorieundersøkelser eller andre undersøkelser. Slike lagerlokaler eller lagerområder skal kunne oppbevare varepartier innenfor hver temperaturkategori, og skal stå under tilsyn av den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer den av Fiskeridirektoratet utpekte representant. Grensekontrollstasjoner må til enhver tid ha lager av tilstrekkelig størrelse til lagring av den mengde varer som kan ankomme for veterinær grensekontroll innenfor hver temperaturkategori. Lagerrom i kommersielle virksomheter i nærheten av grensekontrollstasjonen og innenfor samme tolldistrikt, kan benyttes under forutsetning av at varer som ikke er klarert for import lagres i egne, låsbare rom eller i låsbart område av lagerrom. Varene som ikke er klarert for import skal være inngjerdet eller på annen måte tydelig adskilt fra andre produkter. Lagerrom eller lagringsområde må være underlagt kontroll av den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer, den av Fiskeridirektoratet utpekte offentlige representant. Separate containere som er permanent plassert ved avlastningsområdet, kan benyttes som lager under forutsetning av at containeren er knyttet til avlastningsområdet på en slik måte at lossing kan foregå skjermet fra været. På grensekontrollstasjoner i havn, ved jernbane eller veg kan kontrollpersonell unntaksvis godta lagring av varer om bord i transportmiddelet varene ankom i. Varepartier bestående av næringsmidler og varepartier bestående av produkter ikke ment til humant konsum må håndteres i adskilte avlastningsområder, inspeksjonsrom og lagerrom. Unntak kan gjøres for avlastningsområdet ved grensekontrollstasjoner godkjent kun for emballerte varer, under forutsetning av adskilt håndtering av produktene for å unngå krysskontaminasjon. Unntak fra kravet i første ledd kan gjøres gjeldende for grensekontrollstasjoner som mottar færre enn 500 varepartier i året. Samme avlastningsområde, inspeksjonsrom og lager kan benyttes for de ulike kategorier under forutsetning av at håndtering av de ulike kategorier av varer skjer adskilt i tid, og at det foretas tilstrekkelig vask og desinfeksjon før lokalene kan benyttes til å ta imot et vareparti av ulik kategori.

Kapittel III. Krav til kontrollsentre

Lokalene som skal benyttes som kontrollsenter skal stå i samsvar med den type produkt og produktmengde som skal kunne tas i mot ved kontrollsenteret. Kontrollsentre underlagt en grensekontrollstasjon skal være lokalisert innenfor samme tolldistrikt som grensekontrollstasjonen og skal av hensyn til arbeidet ligge innenfor rimelig avstand fra det sentrale kontor ved grensekontrollstasjonen. Det skal synliggjøres at kontrollsenteret er underlagt kontroll av den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer, den av Fiskeridirektoratet utpekte offentlige representant. Kontrollsenteret skal ha eget registreringssystem for varepartier kontrollert ved senteret. Kontrollsenteret skal ha tilstrekkelig dokumentasjon ved senteret til å utføre den kontroll som skal utføres på det aktuelle kontrollsenter. Arkiveringssystem, dataterminal med Animo-system og kopimaskin er ikke påkrevd utstyr for et kontrollsenter.

Kapittel IV. Krav til lokaler og personell

Grensekontrollstasjoner og kontrollsentre skal være bygget, utrustet, vedlikeholdt og drevet i samsvar med krav til hygiene i relevante særforskrifter, og for å unngå krysskontaminasjon. I rom der produkter losses, kontrolleres eller lagres skal grensekontrollstasjoner og kontrollsentre ha: vegger som har glatt, vaskbar overflate, gulv og vegger skal være slik at de lett kan rengjøres og desinfiseres, samt ha hensiktsmessig drenering, tak som er rent og som lett kan rengjøres, hensiktsmessig naturlig og kunstig belysning, innlagt varmt og kaldt vann med tilstrekkelig kapasitet i alle inspeksjonsrom. Direktoratene skal påse at grensekontrollstasjoner og kontrollsentre har: bemanning: tilstrekkelig personale for å utføre påkrevde kontroller av produktene. Ansvarlig ved grensekontrollstasjonen kan la seg assistere av spesialtrente assistenter underlagt vedkommendes myndighet, til å utføre dokumentkontroll, identitetskontroll og fysisk kontroll, til å ta ut prøver, analysere prøver og til å utføre administrative plikter og prosedyrer. Ansvarlig ved grensekontrollstasjonen skal stå ansvarlig for endelig vedtak, dokumentasjon som viser den opplæring i veterinær grensekontroll kontrollpersonalet ved grensekontrollstasjonen er gitt, utstyr: grensekontrollstasjoner og kontrollsentre skal som et minimum til enhver tid ha tilgjengelig følgende utstyr: det utstyr som er nevnt under bokstav b og c som er nødvendig for å utføre kontroller på de produktkategorier grensekontrollstasjonen og kontrollsenteret er godkjent for, veieutstyr, eller adgang til veieutstyr, som er tilpasset varepartier som skal kontrolleres, utstyr for å åpne varepartiet, utstyr for å undersøke varepartiet, utstyr til å opprettholde passende temperaturnivåer i rom under temperaturkontroll og utstyr for rengjøring og desinfisering av lokalene, ev. et effektivt og dokumentert system for rengjøring og desinfisering utført av andre enn kontrollpersonell, inspeksjonsrom med: varmt og kaldt vann, arbeidsbord med glatt, lett vaskbar og desinfiserbar overflate, utstyr for prøvetaking – sag, kniv, boksåpner, verktøy for å ta ut prøver av varepartiene og prøvebeholdere, forseglingstape og nummererte forseglinger eller merkelapper, som sikrer sporbarhet, termometer for måling både av overflate- og kjernetemperaturer, vekt, for ferske produkter: ph-meter, tineutstyr eller mikrobølgeovn, kjøle/fryseskap. Alle identitetskontroller, fysiske undersøkelser og prøveuttak utføres slik at enhver forurensning av produktene unngås, og at det tas nødvendig hensyn til de kontrollerte temperaturer produktene har vært transportert under. Fysisk kontroll og identitetskontroll, unntatt kontroll av forsegling, skal skje i inspeksjonslokalene. Hygienen til tilsynspersonalet, lokalene og utstyret skal være slik at det ikke kan påvirke resultatene av undersøkelser utført på grensekontrollstasjonen. Den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer, den av Fiskeridirektoratet utpekte offentlige representant, skal ha tilstrekkelig kunnskap om den ordning som eksisterer vedrørende avfallshåndtering av produkter av animalsk opprinnelse losset fra transportmidler innen området for grensekontrollstasjonen. For det tilfellet at avfallshåndtering er underlagt vedkommendes ansvarsområde skal det ved grensekontrollstasjonen føres liste over de kontroller som er utført og hvilke avvik som er funnet. Dersom ansvaret er underlagt en annen etat skal ansvarlig på grensekontrollstasjonen sørge for god kontakt med vedkommende etat og ha tilgjengelig all nødvendig, relevant informasjon vedrørende avfallshåndteringen. Den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer den av Fiskeridirektoratet utpekte offentlige representant, skal ha tilstrekkelig kunnskap om eventuelle frisoner og tollagre (inkludert «skipshandlere») innen, eller som har tett tilknytning til, området for grensekontrollstasjonen. De aktuelle lagre skal gjøres til gjenstand for regelmessige kontroller og en liste med oversikt over utførte kontroller skal finnes på grensekontrollstasjonen. Det skal sikres nært samarbeid mellom de ulike myndigheter som er involvert ved kontroll av produkter fra tredjeland.

Kapittel V. Krav til dokumentasjon og registre

Direktoratene skal påse at den offentlige veterinær, eller for fisk og fiskevarer den av Fiskeridirektoratet utpekte offentlige representant, i påvente av iverksettelse av SHIFT-systemet, har følgende dokumentasjon og registre tilgjengelig ved grensekontrollstasjonens sentrale kontor: en oppdatert liste over tredjeland eller deler av tredjeland det er tillatt å importere fra til EØS, eller eventuelt til særskilt EØS-land, det til enhver tid gjeldende regelverk som forbyr eller regulerer import av produkter til EØS, regelverket som nærmere beskriver veterinære sertifikater eller ethvert annet dokument som skal følge med produkter fra tredjeland til EØS, eller eventuelt til særskilt EØS-land, oppdatert liste over grensekontrollstasjoner for innførsel av produkter fra tredjeland, med alle detaljer om disse, spesielt deres kommunikasjonsfasiliteter, oppdatert liste over virksomheter i tredjeland som er godkjent for eksport til EØS, oppdatert informasjon over varepartier som er blitt nektet import til EØS, og som er returnert, liste som oppsummerer de feil som er funnet ved undersøkelser utført på importerte varepartier fra tredjeland, liste over varepartier som er returnert, destruert eller eventuelt godkjent av ansvarlig ved grensekontrollstasjonen for bruk til annet enn folkemat, liste over alle prøver som er tatt for laboratorieundersøkelser, og resultatene fra disse undersøkelsene, gjeldende liste over frisoner og tollagre godkjent i medhold av art. 12 nr. 4 og operatører gitt autorisasjon i medhold av art. 13 i direktiv 97/78/EF, gjeldende nasjonalt regelverk vedrørende importkontroll fra tredjeland, databasert registre i henhold til vedtak 97/394/EF og vedtak 97/152/EF, liste som kreves i henhold til vedtak 94/360/EF (on the reduced frequency of physical checks). Direktoratene er ansvarlig for at all informasjon vedrørende videresendte/returnerte varepartier formidles til øvrige EØS-land, samt til hver grensekontrollstasjon nasjonalt.

Kapittel VI. Suspensjon av godkjenning mv.

Direktoratene kan i alvorlige tilfelle, særlig ved fare for folke- eller dyrehelsen, midlertidig suspendere grensekontrollstasjoner og kontrollsentre. Ansvarlig departement skal i slike tilfeller umiddelbart informeres om suspensjonen og årsaken til dette. Frist for å sørge for å få rettet opp feil påpekt i inspeksjonsrapporter der uoverensstemmelse med regelverket er påvist og for å unngå tilbaketrekking av godkjenning er som følger: bygningsmessige eller bemanningsmessige avvik: seks måneder, for det tilfellet at ny bygning er under oppførelse kan frist for ferdigstillelse fastsettes ved avtale mellom EFTAs overvåkningsorgan og vedkommende direktorat, andre avvik: tre måneder. Ved fare for folke- eller dyrehelsen kan fristene gjøres kortere. Fristen regnes fra dato for mottagelse av endelig rapport fra EFTAs overvåkningsorgan.

Kapittel VII. Rapportering

Direktoratene skal påse at ansvarlig ved grensekontrollstasjonen varsler aktuelt direktorat dersom grensekontrollen avdekker en alvorlig overtredelse eller gjentatte overtredelser av gjeldende regelverk. Direktoratene skal deretter påse at: EFTAs overvåkningsorgan varsles om de aktuelle produktene og varepartiene for videre underrettelse til samtlige grensekontrollstasjoner, det iverksettes strengere kontroll av varepartier med produkter av samme opprinnelse. For disse skal forskrift av 18. oktober 1999 nr. 1163 om tilsyn og kontroll ved import og transitt mv. av animalske næringsmidler og produkter av animalsk opprinnelse mv. fra tredjeland § 19, og eventuelt § 17 første ledd nr. 1 eller 2 få anvendelse, EFTAs overvåkningsorgan varsles om resultatene av de nye kontrollene. Direktoratene skal påse at tiltakene nevnt i bokstav b ovenfor iverksettes dersom grensekontrollen avdekker overskridelse av grenseverdiene for reststoffer.

Kapittel VIII. Grensekontrollstasjoner lagt til private virksomheter

Dersom grensekontrollstasjonen eller kontrollsenteret er lokalisert til en privat virksomhet, reguleres forholdet mellom myndighetene og den private part i forskrift eller avtale. Direktoratene skal påse at lokaliseringen ikke er til hinder for at de til enhver tid gjeldende krav er oppfylt, eller at godkjenningen kan suspenderes, eller stasjonen eller senteret trekkes fra listen over godkjente grensekontrollstasjoner, dersom manglende oppfyllelse av kravene gjør dette nødvendig i henhold til Norges forpliktelser i henhold til EØS-avtalen.

Kapittel IX. Ikrafttredelse

Denne instruks trer i kraft straks. Fra samme tidspunkt oppheves instruks av 13. september 2001 nr. 1135 om grensekontrollstasjoner mv.