Forskrift om endring i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner.

I

I forskrift av 15. desember 2000 nr. 1424 om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner gjøres følgende endringer:

§ 2 skal lyde:

Kommuner og fylkeskommuner skal registrere økonomiske data etter en systematisk kontoplan som er oppbygd slik at denne forskrifts krav til årsregnskap, krav til informasjon om ressursbruk til bruk i nasjonale informasjonssystemer, samt kommunens og fylkeskommunens eget informasjonsbehov, kan oppfylles.

Regnskapssystemets opplegg og virkemåte skal fremgå slik at regnskapskyndige kan se hvordan regnskapsføringen er gjennomført, og det skal på lettfattelig måte fremgå hvordan regnskapet kan etterprøves.

Alle registrerte økonomiske data skal være legitimert. Det skal foreligge et kontrollspor mellom pliktige regnskapsrapporter og dokumentasjonen av registrerte økonomiske data.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares i minst 10 år etter utløpet av siste regnskapsår. Regnskapsmaterialet skal registreres og oppbevares på et medium som opprettholder muligheten for å lese materialet i hele oppbevaringsperioden, og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.

Kommuner og fylkeskommuner skal løpende registrere alle inntekter og innbetalinger, utgifter og utbetalinger som er nødvendig for å kunne oppfylle krav til informasjon om ressursbruk til bruk i nasjonale informasjonssystemer. Registreringen skal skje så ofte som transaksjonenes art og omfang tilsier. Registreringen skal være à jour innen fristene for rapportering etter kommuneloven § 49.

Merknad til § 2 skal lyde:

Bestemmelsen gjelder regler for registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger med formål å ivareta kommuners og fylkeskommuners eget kontrollbehov, og eksterne informasjons- og kontrollbehov. Kommuner og fylkeskommuner skal registrere informasjon om økonomiske forhold, systematisere registrerte opplysninger og oppbevare dokumentasjon som (ved etterprøving og kontroll) underbygger informasjonen.

Hvilke økonomiske data som skal registreres, og hvordan økonomiske data systematiseres, følger både iht. egne informasjonsbehov og iht. krav i lov og forskrift, herunder krav til årsregnskapet og krav til informasjon om ressursbruk til bruk i nasjonale informasjonssystemer. Med informasjon om ressursbruk til bruk i nasjonale informasjonssystemer siktes til rapportering etter kommuneloven § 49.

Alle registrerte økonomiske data skal være legitimert med dokumentasjon som viser deres berettigelse. Med kontrollspor menes at de registrerte økonomiske data lett skal kunne følges fra dokumentasjon til pliktige regnskapsrapporter. Likeledes skal en med utgangspunkt i pliktige regnskapsrapporter lett kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte registrerte data.

Kommuner og fylkeskommuner står fritt til å velge oppbevaringsform (elektronisk, papir, mikrofotografi eller andre). Bestemmelsen stiller imidlertid krav om at oppbevaringsformen opprettholder muligheten for å lese og skrive ut materialet i hele oppbevaringstiden.

Forsvarlig sikring av regnskapsmateriale vil innebære at det må foreligge sikkerhetskopi av informasjon som er lagret elektronisk. Sikkerhetskopien må oppbevares adskilt fra originalen.

Sjette ledd slår fast at kommunen eller fylkeskommunen løpende skal føre inntekter og innbetalinger, utgifter og utbetalinger som er nødvendig for å kunne oppfylle krav i henhold til pliktig regnskapsrapportering etter kommuneloven § 49. Bestemmelsen må forstås slik at de eksterne transaksjonene (inkl. finanstransaksjoner) i drifts- og investeringsregnskapet som tilhører kvartalet må være regnskapsført uten ugrunnet opphold, dvs. at en er á jour med den løpende bilagsføringen, og at balanseregnskapets omløpsmidler- og gjeldsposter må være oppdatert. Det stilles ikke krav om kvartalsvise regnskapsavslutninger med avstemming av balanse med fordeling på fond og memoriakonti. Det slås fast at registreringen skal skje så ofte som transaksjonenes art og omfang tilsier. Bestemmelsen innebærer således ikke et krav om kvartalsvis føring av transaksjoner som normalt foretas ujevnt eller sjeldnere enn kvartalsvis gjennom året. Slike transaksjoner vil i hovedsak være ulike tilskudd og refusjoner, renter og avdrag, avskrivninger og aktiveringer av anleggsmidler. Bestemmelsen må derfor forstås slik at det ikke er krav om periodisering av for eksempel renter og avskrivninger per kvartal. Bestemmelsen må imidlertid forstås slik at føring av bruk av lån skal føres periodisert per kvartal så langt dette kan anses praktisk hensiktsmessig. Det presiseres at bestemmelsen må forstås slik at inntekter og utgifter i investeringsregnskapet også må føres løpende, herunder inntekter fra salg av anleggsmidler og utgifter til investeringstiltak som skal aktiveres. Bestemmelsen slår fast at registreringen skal være à jour innen fristene for rapportering etter kommuneloven § 49.

II

Endringene trer i kraft 1. januar 2004.