Bestemmelser om økonomistyring i staten.

I

Kapitlene i bestemmelser om økonomistyring i staten («bestemmelsene») må leses i sammenheng, herunder med reglement for økonomistyring i staten («reglementet»).

Kapittel 1. Departementets styring av virksomheter

1.1. Innledning

Kapitlet omhandler departementets styring av underliggende virksomheter, herunder beskrivelse av departementets ansvar og styringsdialog med den enkelte virksomhet.

Bestemmelsene i kapitlet gjelder for styring av alle statlige forvaltningsorganer, herunder styring av forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter.

1.2. Myndighet og ansvar

virksomheten gjennomfører aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og departementets fastsatte mål og prioriteringer virksomheten bruker ressurser effektivt styringsdialogen mellom departementet og virksomheten fungerer på en hensiktsmessig måte virksomheten rapporterer relevant og pålitelig resultatinformasjon det gjennomføres kontroll med virksomheten og at virksomheten har forsvarlig intern kontroll evalueringer gjennomføres.

Departementet skal sørge for at det foreligger instrukser som beskriver myndighet og ansvar mellom departementet og virksomheten, herunder de innbyrdes forhold mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetslederen.

Departementet skal ha kompetanse samt interne systemer og rutiner slik at underliggende virksomheter kan følges opp på forsvarlig vis. Departementets systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet.

1.3. Generelt om styringsdialogen

Departementet skal i samråd med virksomheten fastsette styringsdialogens form og innhold, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvens, rapporteringskrav med mer.

Styringsdialogen mellom departementet og virksomheten skal være dokumenterbar.

Departementet skal planlegge sin styring av virksomheten med både ettårig og flerårig perspektiv. Styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.

1.4. Tildelingsbrevet

Departementet skal følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger i det årlige tildelingsbrevet til virksomheten.

overordnede mål med angivelse av strategiske utfordringer og satsingsområder styringsparametere for å kunne vurdere måloppnåelse og resultater, som skal være mest mulig stabile over tid tildelt beløp fordelt på kapitler og poster og beløp som forutsettes inntjent administrative fullmakter og budsjettmessige fullmakter i henhold til Stortingets vedtak og forutsetninger krav til rapportering omtale av eventuelle evalueringer som skal igangsettes.

Departementet kan holde deler av bevilgningen tilbake som reserve for senere disponering gjennom året.

Departementet skal sende tildelingsbrev til underliggende virksomheter så snart Stortinget har fattet sitt bevilgningsvedtak. Eventuelle tilleggstildelinger i løpende termin skal utformes som supplerende tildelingsbrev. Gjenpart av tildelingsbrev skal sendes Riksrevisjonen.

Departementet skal i samråd med virksomheten vurdere behovet for et foreløpig tildelingsbrev.

Mottar virksomheten bevilgninger fra flere departementer, skal det departementet som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten, samordne styringssignalene. De øvrige departementene skal oversende nødvendig informasjon om bevilgningene til dette departementet.

1.5. Oppfølging av virksomheten

Departementet skal i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen. Omfanget av rapporteringen skal være i henhold til tildelingsbrevet og ha fokus på måloppnåelse og resultater. Rapportering om resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde.

Virksomheten skal informere departementet om vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer eller tildelingsbrev straks virksomheten får kjennskap til slike avvik. Virksomheten skal videre fremme forslag om mulige korrigerende tiltak.

Virksomheten skal utarbeide en særskilt årsrapport til departementet som skal være i henhold til krav i tildelingsbrevet og inneholde annen relevant informasjon av betydning for departementets styring. Departementet skal fastsette frist for når virksomheten skal legge fram årsrapporten. Departementet skal sørge for at gjenpart av årsrapporten sendes til Riksrevisjonen.

Virksomhetens ledelse skal, i samråd med departementet, vurdere behov for å publisere en egen årsmelding.

Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styring og oppfølging av virksomheten. Behovet for eventuelle tilleggskontroller skal vurderes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet samt virksomhetens interne kontroll.

Departementet skal sikre seg at alle virksomheter har tilfredsstillende intern kontroll slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler.

Departementet skal sikre seg at bruk av særskilte fullmakter ikke fører til en utilsiktet prioritering i forhold til målene.

Departementet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av departementets ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan ha fokus på innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn.

Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvalitet og omfang av øvrig rapportering. Organisering og innretning av de ulike evalueringene skal departementet drøfte med den underliggende virksomhet som en del av styringsdialogen.

Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.

Kapittel 2. Virksomhetens interne styring

2.1. Innledning

Kapitlet omhandler virksomhetens interne styring, herunder krav til myndighets- og ansvarsstrukturer, styringsprosesser, intern kontroll og kontroll av transaksjoner.

Bestemmelsene i kap. 1 om departementets styring av underliggende virksomheter kan så langt de passer benyttes for virksomhetens styring av driftsenheter innenfor virksomheten. Dersom virksomheten finner det hensiktsmessig å stille de tildelte midlene til disposisjon for driftsenheter innenfor virksomheten, skal dette skje skriftlig.

2.2. Myndighet og ansvar

gjennomføre aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og fastsatte mål og prioriteringer fra departementet fastsette mål og resultatkrav og foreta prioriteringer med ettårig og flerårig perspektiv innenfor eget ansvarsområde sørge for planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder resultat- og regnskapsrapportering definere myndighet og ansvar og fastsette instrukser innenfor eget ansvarsområde for å sikre oppfyllelse av reglementet og bestemmelsene, herunder ansvarsforhold mellom virksomhetslederen og øvrig ledelse, eventuelt styre etablere intern kontroll.

Systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet.

Virksomhetens ledelse har innenfor rammene som stilles i tildelingsbrevet, andre vedtak og gjeldende lover og regler, myndighet til å iverksette nødvendige tiltak innenfor sitt ansvarsområde.

2.3. Styringsprosessen

Virksomhetens ledelse skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart. Planene skal dokumenteres gjennom interne styringsdokumenter. For å dokumentere virkningen av vesentlige forhold i planene, skal det fastsettes styringsparametere som er mest mulig stabile over tid.

Virksomheten har ansvar for at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter følges opp og gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser.

den tilfredsstiller kravene til resultat- og regnskapsrapportering gitt av overordnet myndighet og andre virksomheten har nødvendig styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag til å følge opp aktivitetene og resultatene virksomhetens økonomisystem sammen med statistikk, analyser og andre relevante systemer belyser om virksomheten drives effektivt i forhold til kostnader og fastsatte mål og resultatkrav utgifter følges opp mot bevilgning for å sikre at det ikke skjer uhjemlede overskridelser og at forutsatte inntekter kommer inn.

Resultatinformasjonen skal benyttes i virksomhetens planlegging for de påfølgende år.

2.4. Intern kontroll

Alle virksomheter skal etablere intern kontroll. Virksomhetens ledelse har ansvaret for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Intern kontroll skal primært være innebygd i virksomhetens interne styring.

beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning ressursbruken er effektiv regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder at transaksjoner er i samsvar med underliggende forhold misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes.

ledelsens og tilsattes kompetanse og holdning til resultatoppfølging og kontroll identifisering av risikofaktorer som kan medvirke til at virksomhetens mål ikke nås, og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse sikring av kvaliteten i den interne styringen, herunder forsvarlig arbeidsdeling, og produktivitet i arbeidsprosessene informasjonsrutiner som sikrer at viktig og pålitelig informasjon av betydning for måloppnåelsen kommuniseres på en effektiv måte rutiner for behandling og lagring av vesentlig informasjon som sikrer konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet

Den interne kontrollen skal også ha fokus på å forebygge og avdekke tilsiktede handlinger utført i strid med gjeldende lover og regler, som eksempelvis manipulasjon, forfalskning eller endring av regnskapsdata eller annen resultatinformasjon. Det vises til Statens personalhåndbok for retningslinjer for behandling av saker om underslag, tyveri, bedrageri og utroskap i statstjenesten.

Dersom virksomheten benytter en tjenesteyter, jf. pkt. 4.5, skal virksomhetens interne kontroll være tilpasset arbeidsdelingen mellom virksomheten og tjenesteyteren.

Ved etablering av kontrolltiltak skal virksomhetens ledelse vurdere hvilke kostnader tiltaket medfører, målt opp mot den nytte og de fordeler som kan oppnås. Alle tiltak skal forankres på overordnet nivå for å sikre relevans og fullstendighet i risikobildet. For spesielt viktige rutiner skal virksomhetens ledelse vurdere om det er behov for tilleggsrapportering og spesielle analyser for å avdekke eventuelle fremtidige avvik.

2.5. Kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner

Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. På inntektsområdet er formålet videre å sikre at virksomhetens inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp.

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer kontroll med transaksjonene (transaksjonskontroller). Kontrollene skal dokumenteres med manuelle signaturer eller elektroniske signaturer/aktivitetsregistreringer. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 2.5, kan kontrollene utføres maskinelt.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet. Det forutsettes at virksomheten fører kontroll med at systemløsningene fungerer som forutsatt og at data sikres mot uautoriserte endringer, jf. pkt. 4.3. Tilsvarende gjelder for store innbetalingsstrømmer.

påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig.

Kravet om bekreftelse av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m.

Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal være skriftlig.

Virksomheten skal ha rutiner for tilfredsstillende oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet.

Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.

Gjennom dokumentasjon på bestilling, ordrebekreftelse, faktura, bilag, tilskuddsbrev eller lignende, skal det være bekreftet hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for hver enkelt transaksjon. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner.

at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler lønnsberegningsbekreftelsen, antall personer og beløp samt utførte kontroller i henhold til pkt. 5.2.4 at utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtaket om tilskudd, og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår at utbetaling som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. skjer på korrekt grunnlag kontering, eventuelt påføre slik informasjon, herunder at beløpet belastes rett kapittel og post eller konto

Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen. Dette kan være aktuelt eksempelvis for små anskaffelser, overtid og tjenestereiser.

Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

Ved bokføringen skal det kontrolleres at bilaget er originalt (eller er et elektronisk bilag med tilsvarende validitet), kontert og attestert, og at disposisjonen er foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.

Nærmere krav til systemer og rutiner for transaksjoner som gjelder lønn og oppgavepliktige ytelser og anskaffelser er omtalt i kap. 5, mens tilskudd er omtalt i kap. 6. Kontroll av betalingsoppdrag er omtalt i kap. 3.

fastsettelse av krav; rettet mot identifikasjon av aktuelle krav utstedelse av faktura; rettet mot korrekt fakturering av identifiserte krav bokføring; rettet mot bokføringsgrunnlag, kontering og postering innbetaling; av reskontroføring av innbetalinger oppfølging; rettet mot innkreving og regnskapsmessig behandling av opphørte krav.

Transaksjonskontrollene for overføring av data eller kontroll av elektroniske signaturer kan være maskinelle (automatiske). Stikkprøvekontroller kan gjennomføres som alternativ til fullstendig kontroll av enkeltkrav, basert på en vurdering av risiko og vesentlighet.

Nærmere krav til systemer og rutiner for inntektstransaksjoner er omtalt i kap. 5.

I tillegg til transaksjonskontrollene, skal det utføres kontroller på aggregert nivå, som avstemminger og oppfølging av budsjett.

Ved avvik skal oppfølging omfatte kontroll av enkelttransaksjoner. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert.

Virksomhetens ledelse skal etablere rutiner for etterkontroll, eksempelvis ved gjennomføring av nødvendig budsjettoppfølging og kontroll basert på stikkprøver. Etterkontrollen må sammen med transaksjonskontrollene tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet slik at man foretar en avveining mot kostnader ved kontrollene. Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert.

2.6. Evalueringer

Virksomheten skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan ha fokus på innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn.

Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvalitet og omfang av virksomhetens øvrige rapportering internt og til overordnet departement.

Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.

Kapittel 3. Felles standarder og systemer

3.1 Innledning

Kapitlet omhandler felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling på alle nivåer i staten.

Formålet med kapittel 3 er å sikre at virksomhetene anvender fullstendige og konsistente budsjett- og regnskapsprinsipper og har effektiv og sikker betalingsformidling.

3.2. Felles prinsipper og standarder for budsjettering og regnskapsføring

En bevilgning og et budsjett skal gjelde for ett år. Det er ikke adgang til å bruke merinntekter gjennom året eller ubrukte midler etter årets slutt med mindre dette er hjemlet i andre bestemmelser, jf. bevilgningsreglementet § 7 og § 11. Budsjettet og regnskapet skal omfatte samtlige utgifter og inntekter i budsjettåret, for budsjettet så langt de kan forutses ved endelig vedtak, jf. bevilgningsreglementet § 4. Forpliktelser utover budsjettåret krever særskilt fullmakt. Utgifter og inntekter skal føres hver for seg med brutto beløp, jf. bevilgningsreglementet § 4. Bevilgningsregnskapet skal følge inndelingen Stortinget har fastsatt i vedtatt budsjett, jf. bevilgningsreglementet § 13. Bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet skal baseres på kontantprinsippet, dersom ikke annet er bestemt, jf. bevilgningsreglementet § 14.

Finansdepartementet utarbeider normert kontoplan for rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, jf. bevilgningsreglementet § 13, og fastsetter nærmere retningslinjer for anvendelsen.

Finansdepartementet utarbeider periodisk og årlig bevilgningsregnskap og kapitalregnskap. Finansdepartementet fastsetter standarder og nærmere retningslinjer for rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet.

Departementet kan etter søknad til Finansdepartementet få korrigert uoppklarte differanser og feilposteringer i tidligere års statsregnskap.

Transaksjoner som representerer formuesomplassering og som rapporteres på 90-post til bevilgningsregnskapet, skal aktiveres i kapitalregnskapet. Transaksjonene skal i tillegg fremgå som eiendeler/forpliktelser i virksomhetsregnskapet for oppfølging senere år.

Ved salg skal inntekten føres brutto på en 90-post. Bokført verdi i kapitalregnskapet føres mot konto for forskyvning av balansen, uavhengig om salgsverdien er større eller mindre enn aktivert verdi.

Avskrivning ved tap på fordringer og andre formuesverdier som er aktivert i kapitalregnskapet, kan bare foretas i medhold av Stortingets bevilgningsvedtak eller romertallsvedtak, lov, forskrift, kongelig resolusjon eller kjennelse ved en domstol. Herunder skal tap på lån avskrives ved bevilgning, med mindre annet er bestemt ved Stortingets vedtak.

For forvaltningsbedriftene skal realinvesteringer på postene 30-49 i bevilgningsregnskapet, som eksempelvis fast eiendom, maskiner og utstyr, aktiveres i kapitalregnskapet.

Finansdepartementet kan fastsette standarder for virksomhetens budsjettering og regnskapsføring.

Virksomheten skal følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og eventuelle standarder som Finansdepartementet har fastsatt for budsjettering og regnskapsføring.

Virksomheten kan i samråd med overordnet departement velge å føre virksomhetsregnskapet etter andre prinsipper enn kontantprinsippet, dersom ikke annet følger av standarder for budsjettering og regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet. Prinsippet som i tilfelle velges, skal være dokumentert og konsistent over tid.

Kontoplanen fastsettes av virksomheten slik at rapportering til overordnet myndighet kan skje på en hensiktsmessig måte og gi grunnlag for den interne styringen. Departementet må vurdere behovet for å samordne kontoplaner og føringsprinsipper innenfor sitt område for å få fram konsoliderte og sammenlignbare data.

Kontoplanen skal innrettes slik at kravene til rapportering til bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet etter kontantprinsippet ivaretas.

Virksomheten skal ved årets slutt utarbeide et samlet årsregnskap, som er virksomhetens avlagte regnskap. Det samlede årsregnskapet skal vise en sammenstilling av posteringene virksomheten har rapportert til statsregnskapet. Dersom virksomheten har flere regnskapsførere som rapporterer til statsregnskapet, skal sammenstillingen vise hvilke deler av posteringene som er rapportert fra den enkelte regnskapsføreren.

3.3. Regnskapsrapportering

til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, har tilfredsstillende kvalitet både periodevis og ved årets slutt skjer i tråd med standarder fastsatt av Finansdepartementet, herunder fastsatte tidsfrister og krav til form og innhold tilfredsstiller overordnet departements krav til regnskapsavlegging periodevis og ved årets slutt er i samsvar med krav i tildelingsbrev fra overordnet departement, belastningsfullmakter og andre vedtak

Departementet har overordnet ansvar for bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet for departementet og underliggende virksomheter.

Pliktig regnskapsrapportering omfatter rapportering til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, og annen regnskapsrapportering til eksterne parter fastsatt med hjemmel i lov.

Den enkelte virksomhet er ansvarlig for å dokumentere sin rapportering til statsregnskapet. I ettertid skal virksomheten kunne dokumentere hva som er registrert i statsregnskapet, sammenholdt med transaksjoner som er registrert i virksomhetsregnskapet og med avstemming av oppgjørskontoer i Norges Bank.

Virksomheten skal etter oversendelse av regnskapsrapport, hente avstemmingsliste fra statsregnskapet og kontrollere at posteringene i statsregnskapet er i samsvar med innrapportert regnskap. Ved avvik skal feilen korrigeres etter anvisning fra Finansdepartementet. Avstemmingen skal dokumenteres.

Departementet vil ved periodeavslutning motta rapport om bevilgningsregnskapet på departementets budsjettkapitler. Departementet skal ved årets slutt bekrefte sitt bevilgningsregnskap overfor Finansdepartementet og gi Riksrevisjonen forklaringer til regnskapet med kopi til Finansdepartementet i henhold til årlig rundskriv fra Finansdepartementet.

det inngås skriftlig avtale om transaksjonen beskrevet ovenfor statens risiko om mulig begrenses ved tinglysning av pant eller lignende transaksjonen gjennomføres som avtalt det foretas rapportering til statsregnskapet av nye plasseringer og andre vesentlige endringer innbetaling av avkastning, renter og utbytte mottas i overensstemmelse med avtaler, og vedtak på foretaksmøte og/eller generalforsamling følges opp virksomheten har oversikt over alle kapitalposter og rapporterer om endringer som ikke medfører en likviditetstransaksjon det ved manglende oppfyllelse av avtalen straks iverksettes nødvendige tiltak for å rette opp forholdet

Ved årets slutt og ved angitte perioder skal oversikten etter pkt. f avstemmes mot statsregnskapet, og hvert departement skal rapportere samlet eiendeler og forpliktelser for alle underliggende virksomheter. Beholdning av verdipapirer skal avstemmes mot beholdning i depotet og beholdning i Verdipapirsentralen.

Finansdepartementet kan gi nærmere bestemmelser om tilleggsrapportering til statsregnskapet utover det som er omtalt nedenfor for forvaltningsbedrifter, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og statlige fond.

Ved etablering av forvaltningsbedrifter skal prinsipper for oppføring av eiendeler med verdi og årlige avskrivinger beskrives. Dersom det opprettes reguleringsfond, skal det beskrives hvordan fondet kan benyttes, utover å dekke inn underskudd. Forvaltningsbedrifters faste kapital og mellomværende med statskassen skal renteberegnes. Nærmere bestemmelser om renteberegningen gis i årlig rundskriv fra Finansdepartementet.

Forvaltningsbedrifter får normalt nettobevilgning på post 24 driftsresultat, men skal rapportere brutto inntekter, utgifter, avskrivninger, renter, investeringer og reguleringsfond. Forvaltningsbedrifter kan i tillegg disponere ordinære bevilgninger på andre poster.

Rapporteringen til statsregnskapet skal foretas innen fristene som gjelder for virksomheter.

Rapportering til kapitalregnskapet skal inneholde oppstillinger som viser endringen i den faste kapitalen og virksomhetens balanse.

Forvaltningsorganer med særskilt fullmakt til bruttoføring utenfor statsbudsjettet («nettobudsjetterte virksomheter») får midler bevilget over 50-poster på statsbudsjettet ved utbetaling fra overordnet departement eller annen virksomhet som disponerer bevilgningen. Nettobudsjetterte virksomheters regnskapsføring skal følge bestemmelsene i kap. 4, med unntak for rapportering til statsregnskapet. I stedet for å rapportere på kapittel og post, skal virksomheten rapportere om likviditetsbevegelser på sin oppgjørskonto i Norges Bank. Virksomheten skal avstemme rapporten i forhold til virksomhetsregnskapet før rapporten sendes statsregnskapet.

Rapporteringen til statsregnskapet skal foretas innen fristene som gjelder for virksomheter.

Virksomheter som forvalter fond opprettet ved bevilgning eller avsetning av avgifter, skal sikre at det føres et eget fullstendig regnskap for hvert fond. Innbetaling av eventuell bevilgning over 50-post på statsbudsjettet blir en av inntektspostene i fondsregnskapet. Regnskapsføringen skal følge bestemmelsene i kap. 4, med unntak for rapportering til statsregnskapet. Det skal for fondet rapporteres om likviditetsbevegelser på fondets oppgjørskonto i Norges Bank. Virksomheten skal avstemme rapporten i forhold til regnskapet for fondet før rapporten sendes statsregnskapet.

Fond som er statsmidler (statens eiendom), skal aktiveres i kapitalregnskapet. Rapporteringen til statsregnskapet skal foretas innen fristene som gjelder for virksomheter.

Virksomheter som forvalter midler på vegne av private og internasjonale organisasjoner, herunder ved samfinansiering av prosjekter (koordinator-funksjon), skal etablere regnskapsrutiner som dokumenterer alle inn- og utbetalinger. Rapportering skal skje i henhold til retningslinjer fastsatt av overordnet departement eller Finansdepartementet.

Slike midler skal inngå på virksomhetens oppgjørskonto(er) i Norges Bank og i rapporteringen til statsregnskapet som del av mellomværende, jf. omtale i pkt. 4.4.5.

Virksomheter som forvalter ikke-statlige midler i form av gaver, legater, ikke-statlige fond, midler tilhørende innsatte, pasienter m.m., skal fastsette regelverk om budsjett, regnskapsføring og kontrollordninger innenfor sitt ansvarsområde når slikt regelverk ikke følger av annet lovverk eller andre bestemmelser. Virksomheten skal kunne dokumentere verdiene i regnskapet, men de skal ikke inngå på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank eller i rapporteringen til statsregnskapet.

3.4. Betalingsformidling

Virksomhetens betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skal skje gjennom statens konsernkontoordning, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank.

Finansdepartementet har inngått avtale med enkelte banker om betalingsformidling og kontohold. Virksomheten skal benytte disse avtalene og velge bank for betalingsformidling og kontohold.

Finansdepartementet fastsetter retningslinjer for virksomhetens tilgang til oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banken.

Når betaler benytter mottatt faktura, godskrives innbetalingene virksomhetens arbeidskonto. Virksomheten skal benytte informasjon fra banken om den enkelte innbetaling til å oppdatere økonomisystemet, jf. pkt. 5.4.2.

Innbetalinger ved virksomhetens kontorsted kan skje ved bruk av kontanter eller sjekk, eller via betalingsterminal. Rutiner for håndtering av kontanter og sjekker, bokføring av innbetalinger og kasseoppgjør er omtalt i pkt. 5.4.6.

Utbetalinger skal normalt skje ved elektronisk overføring mellom bankkontoer uten bruk av særskilt melding fra banken til mottaker. Alle utbetalinger skal foretas til rett tid og kredittid skal utnyttes.

Betalingsoppdrag skal produseres i virksomhetens økonomisystem. Betalingsoppdraget overføres banken i elektronisk form og på en sikker måte.

Før betaling kan utføres av banken, skal den autoriseres av en person i virksomheten med slik fullmakt. Overordnet departement kan for små virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere på vegne av virksomheten. Den eller de som autoriserer skal foreta en kontroll av at det som ligger i virksomhetens system, er i overensstemmelse med antall transaksjoner og totalsum i bankens system. Den som autoriserer skal ikke kunne endre beløp eller kontonummer i betalingsoppdraget.

For gjennomførte utbetalinger leverer banken elektronisk avregningsretur. Virksomheten skal benytte informasjonen i avregningsreturen til oppdatering av økonomisystemet og kontroll mot utbetaling i bank. Dersom oppdateringen av økonomisystemet gjøres manuelt, skal det sikres at avregningsreturen er i samsvar med overført oppdrag til banken.

Virksomheten kan opprette en fast håndkasse med en samlet kassebeholdning begrenset oppad til 2.000 kroner. Kassebeholdningen kan utvides utover avtalt beløp etter skriftlig godkjenning av overordnet departement.

En håndkasse skal bare benyttes til dekning av mindre, tilfeldige utgifter og skal ikke benyttes til utbetaling av forskudd (lønn, reise) eller godtgjørelser av noen art.

Ansvaret for håndkassen skal være tillagt en person (kasserer) og det må etableres forsvarlige rutiner for oppgjør, kontroll og oppbevaring av håndkassen.

Det skal ikke knyttes betalingskort til virksomhetens arbeidskonto, slik at kontoen blir belastet for betalinger direkte (debetkort/bankkort). Betalingskort som står på virksomhetens navn og som ikke er tilknyttet virksomhetens arbeidskonto (kreditkort m.m.), kan benyttes etter bestemmelser fastsatt av Finansdepartementet.

Virksomheten kan unntaksvis bruke sjekk ved utbetalinger. Sjekken skal undertegnes av to personer med fullmakt.

Virksomhetens tilgang til opplysninger og annen informasjon om arbeidskontoer i banken og oppgjørskontoer i Norges Bank er regulert i rammeavtale med bank og i retningslinjer for oppgjørskontoer i Norges Bank.

Bevegelsene på kontoutskriftene skal kontrolleres, og eventuelle ikke bokførte bevegelser skal bokføres slik at det muliggjør avstemming i henhold til kap. 4.

Kapittel 4. Virksomhetens økonomisystem, bokføring, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriale

4.1. Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om virksomhetens økonomisystem, bokføring, registrering, avstemminger og oppbevaring av regnskapsmateriale.

Bestemmelsene er basert på grunnleggende forutsetninger for bokføring, dokumentasjon og oppbevaring. Formålet med bestemmelsene er å sikre at virksomheten har systemer og rutiner som ivaretar rapporteringskrav, innsyn og kontroll.

4.2. Grunnleggende forutsetninger for bokføring, dokumentasjon og oppbevaring

Tilgang til økonomisystem: Det skal foreligge et elektronisk økonomisystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering (jf. pkt. 3.3.2) og obligatoriske spesifikasjoner (jf. pkt. 4.4.3). Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres. Realitet: Bokførte opplysninger skal reflektere faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og vedrøre virksomheten. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres med en frekvens som opplysningenes karakter og virksomhetens art og omfang tilsier. Dokumentasjon: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, aktuelle obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring: Dokumentasjon, obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i henhold til pkt. 4.4.7. Sikring: Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.

4.3. Funksjonalitet i økonomisystemet

Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Systemet skal ha funksjonalitet som ivaretar de oppgavene en virksomhet er pålagt i henhold til dette regelverket og andre gjeldende lover og regler, herunder funksjonalitet som muliggjør en forsvarlig økonomistyring.

regnskapssystem, med hovedbok og reskontro lønnssystem hjelpesystem.

Et hjelpesystem produserer eller påvirker innholdet i bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner, som eksempelvis systemer for elektronisk fakturabehandling.

sammenstille økonomisk informasjon slik at virksomheten kan foreta budsjettkontroll og eventuelt oppfølging mot mål og resultater, samt bidra med nødvendig styringsinformasjon til virksomhetsledelsen og overordnet departement levere rapporter til overordnet departement om regnskapsførte utgifter og inntekter i forhold til bevilgning, som grunnlag for departementets overordnede ansvar for budsjettkontroll rapportere informasjon til overordnet departement om kapitalposter som skal spesifiseres i kapitalregnskapet (det er departementene som skal rapportere til Finansdepartementet om kapitalposter, jf. kap. 3) avgi pliktig regnskapsrapportering (jf. pkt. 3.3.2). Dette omfatter henholdsvis tallene som skal inngå i statsregnskapet gjennom året og ved årets slutt (jf. årlig rundskriv fra Finansdepartementet) og annen regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i lov.

Fra alle modulene som inngår i økonomisystemet (regnskapssystem, lønnssystem og hjelpesystemer), skal det være mulig å produsere obligatoriske spesifikasjoner, jf. pkt. 4.4.3. Oversiktene skal kunne produseres månedlig, og det skal være toveis kontrollspor mellom dokumentasjonen og spesifikasjonene (sporbarhet).

I økonomisystemet skal det kunne registreres data tilknyttet hver enkelt bokført transaksjon eller regnskapsmessig disposisjon og i faste register, som sikrer hensiktsmessig oppfølging og rapportering av økonomisk informasjon. Det må kunne registreres informasjon som ivaretar krav om rapportering til statsregnskapet, jf. kap. 3.

kontroller som sikrer korrekt bokføring at bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner har referanser (bilagsnummer og lignende)

Når økonomisystemet består av flere moduler, skal systemet sikre korrekt overføring mellom modulene og gjenbruk av registrerte data.

Systemfunksjonalitet knyttet til retting av opplysninger er omtalt i pkt. 4.4.6.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet for betalingsformidling som er i overensstemmelse med krav som stilles i avtalene mellom Finansdepartementet og banker, jf. pkt. 3.4.

Fra økonomisystemet skal det kunne utarbeides pliktig regnskapsrapportering i overensstemmelse med pkt. 4.3.1 d, obligatoriske spesifikasjoner i overensstemmelse med pkt. 4.4.3, og andre rapporter ut fra behov for styringsinformasjon, budsjettkontroll, analyser m.m. jf. pkt. 4.3.1 a-c.

Det skal utarbeides oppstilling som viser eventuelle forskjeller mellom virksomhetsregnskapet og rapportering til overordnet myndighet og Finansdepartementet.

Det skal foreligge en systemdokumentasjon som gjør det mulig å sette seg inn i alle deler av økonomisystemets oppbygging og virkemåte. Dette omfatter dokumentasjon av alle funksjoner og registre for datainnsamling, datalagring og behandling av transaksjoner i økonomisystemet, herunder danning av systemgenererte poster, behandling av faste data, oppsettsparametere, tilgangskontroller og tilgangsrettigheter, maskinelle og manuelle avstemminger og generering av obligatoriske spesifikasjoner. Det skal være en oversiktlig og fullstendig beskrivelse av kontrollsporet fram og tilbake fra innsamling av regnskapsdata gjennom alle behandlinger og til rapportering til statsregnskapet.

Brukerdokumentasjonen skal være utformet slik at en regnskapskyndig kan sette seg inn i systemets virkemåte for alle funksjoner og prosesser.

Systemdokumentasjonen og brukerdokumentasjonen skal oppdateres ved endringer av økonomisystemet.

Dokumentasjonen av og obligatoriske spesifikasjoner fra økonomisystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

Økonomisystemet skal ha et sikkerhetsnivå som er tilpasset virksomhetens aktiviteter og der det tas hensyn til risiko og vesentlighet knyttet til aktiviteten.

Økonomisystemet skal ha tilgangskontroller som sikrer systemets funksjoner og data mot uautorisert endring (dataintegritet). Tilgangskontrollene skal være basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon som er sikret med passord eller lignende, og det skal kunne tildeles tilgangsrettigheter tilpasset brukernes oppgaver. Systemet skal tilfredsstille lovmessige krav til beskyttelse av innsyn i data.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som for alle vesentlige funksjoner som medfører oppdatering av regnskapsdata eller generering eller importering av filer med elektronisk signatur/segl (eksempelvis betalingsfiler), logger personlig identifikasjon, dato og klokkeslett for handlingen. Loggrutinene skal være utformet slik at det er enkelt å lese og søke i loggdataene. Det skal etableres sikre prosedyrer, herunder logging, knyttet til endring av lagrede data når endringen gjøres uten bruk av applikasjonenes normale funksjoner.

Det skal etableres rutiner for applikasjonsforvaltning og drift av økonomisystemet som sikrer tilfredsstillende tilgjengelighet til systemets funksjoner og data.

Ved anskaffelse av nytt av økonomisystem eller vesentlige oppgraderinger i systemer, skal systemet testes og formelt godkjennes av virksomheten før det settes i drift. Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk.

Ved godkjenning eller attestasjon av elektroniske bilag, skal bilaget tilknyttes elektronisk signatur som viser hvem som har godkjent eller attestert bilaget. Det skal være mulig å vise om bilagsdataene eventuelt er blitt endret etter dette.

Finansdepartementet kan fastsette nærmere bestemmelser om sikkerhet i økonomisystemet.

4.4. Bokføring, dokumentasjon og oppbevaring

Kravene til bokføring, registrering, dokumentasjon og oppbevaring skal sikre fullstendighet, realitet og nøyaktighet ved utarbeidelse av regnskapsrapportering og grunnlaget for å kunne kontrollere rapportering og bokføring i ettertid.

Alle opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering som nevnt i pkt. 3.3.2 og obligatoriske spesifikasjoner som nevnt i pkt. 4.4.3, skal bokføres.

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour senest innen fristen for rapportering til statsregnskapet.

Bank- og kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det foreligger særskilte grunner for at det tar lenger tid.

Bokføringsspesifikasjon Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare. Det samme gjelder for poster som er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av bokføringsspesifikasjonen. Poster som er overført mellom moduler i økonomisystemet (regnskapssystem, lønnssystem og hjelpesystemer) Fra avgivende modul listes det: informasjon som sikrer entydig identifisering av overføringen antall transaksjoner oversendt sum beløp oversendt Fra mottakende modul listes det: informasjon som sikrer entydig identifisering av overføringen identifikasjon av overføringen fra avgivende modul antall transaksjoner oversendt og mottatt sum beløp oversendt og mottatt Kontospesifikasjon Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Poster i kontospesifikasjonen kan fremkomme som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av kontospesifikasjonen. Kundespesifikasjon Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå. Leverandørspesifikasjon Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå. Spesifikasjon av merverdiavgift Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal kunne spesifisere utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven av 19. juni 1969 nr. 66, kap. 4. Utgående avgift skal også kunne spesifiseres pr. transaksjon. Finansdepartementet fastsetter nærmere bestemmelser om nettoordning for den del av virksomhetenes omsetning som ikke er avgiftspliktig. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Lønnsoppgavepliktige ytelser skal spesifiseres pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet (konteringssammendrag). Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune.

Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dokumentasjonen skal etter utstedelse være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene.

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert slik at det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster. Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.

Bokføring på interimskonti ved ut- eller innbetalinger som ikke er postert på kapittel og post, eller hvor det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- eller innbetaling, skal fremgå av balansen og inngå i den saldo som rapporteres som mellomværende til statsregnskapet.

Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter.

Det skal være etablert rutiner og systemfunksjonalitet som sikrer at feil og mangler som oppstår ved bokføring, registreringer og overføringer, blir oppdaget og rettet. Feil skal rettes i det systemet de oppstod, med mindre dette er svært vanskelig å gjennomføre.

Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes. Etter bokføring skal retting skje med ny, dokumentert postering (korreksjon). Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres og det skal på korreksjonsbilaget henvises til opprinnelig bilag med mindre dette er upraktisk.

Retting eller endring av andre registrerte opplysninger (enn de bokførte), som direkte eller indirekte påvirker bokførte opplysninger og andre regnskapsmessige disposisjoner, skal dokumenteres for å kunne kontrollere riktigheten av rettingen eller endringen i ettertid.

virksomhetens avlagte årsregnskap, jf. pkt. 3.2.3 virksomhetens årsrapport med regnskap ved årets slutt, jf. pkt. 1.5.1 saldoliste hovedbok ved årets slutt.

pliktig regnskapsrapportering som ikke dekkes i pkt. 4.4.7.1 instrukser obligatoriske spesifikasjoner dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (regnskapsbilag), herunder: bilag som lages ved oppdatering av økonomisystemet i forbindelse med innlesing av avregningsretur og konteringsdata fra banken kontoutskrift fra bank, med underdokumentasjon som eksempelvis giro- og overføringsblanketter som dokumenterer innbetalinger lønnsjournal, spesifikasjon av samtlige transaksjoner pr. tilsatt pr. periode konteringslister egendeklarasjoner dokumentasjon som viser hvem som har benyttet budsjettdisponeringsmyndighet, ved bestilling, ordrebekreftelse, faktura, bilag, tilskuddsbrev eller på annen hensiktsmessig måte dokumentasjon av balansen (avstemminger) ved årets slutt avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning logg av endringer i økonomisystemet systemdokumentasjon for økonomisystemet, jf. pkt. 4.3.5, herunder historiske versjoner.

fullmakter innkommende pakksedler utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Øvrig dokumentasjon og regnskapsmateriale oppbevares til Riksrevisjonens antegnelser med svar og forslag til desisjon av regnskapet er behandlet av Stortinget. Makulering av regnskapsmateriell kan ikke foretas hvis ikke revisjonen er avsluttet, selv om tidsfristene i punktene 4.4.7.2 og 4.4.7.3 inntrer.

Bokførte opplysninger som er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig slik at de kan brukes av applikasjonen i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin (avsluttede arkiv), skal avleveres til arkivverket, jf. § 5-1 i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv.

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysninger og det regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen.

Riksarkivaren kan fastsette bestemmelser om at enkelte regnskapsserier helt eller delvis skal oppbevares for senere avlevering til arkivverket.

Det vises ellers til arkivloven av 4. desember 1992 nr. 126, forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv og forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

4.5. Organisering av økonomioppgaver

Virksomheten bestemmer hvordan organiseringen av økonomioppgavene legges opp, innenfor rammen av reglement for økonomistyring i staten og foreliggende bestemmelser samt eventuelle instrukser fra overordnet departement (jf. kap. 1).

utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og påse korrekt fastsetting av inntektskrav, jf. pkt. 2.5 attestasjon av utgifter inklusive lønnsberegning, jf. pkt. 2.5 godkjenning av rapportering til Finansdepartementet og overordnet departement autorisasjon av betalingsoppdrag, jf. også omtale i pkt. 3.4.3.

Virksomhetsleder har et selvstendig ansvar for økonomioppgavene, uavhengig av om deler av oppgavene utføres av andre.

Andre statlige virksomheter under eget eller et annet departementsområde kan utføre deler av økonomioppgavene for virksomheten. Virksomheten skal utføre oppgavene a til d i pkt. 4.5.1 selv. Private eller statlige tjenesteytere kan gi tilgang for virksomheten til og drifte IKT-infrastruktur og økonomisystem, herunder hjelpesystemer for elektronisk fakturering. Virksomheten skal sende skriftlig melding til Finansdepartementet når slik avtale er inngått, herunder om hvilke tjenester avtalen omfatter. Private eller statlige tjenesteytere godkjent av Finansdepartementet kan utføre integrerte lønns- og økonomitjenester for virksomheten.

Overordnet departement kan for små virksomheter godkjenne at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere betalingsoppdrag på vegne av virksomheten.

Alle modeller skal reguleres i en avtale for blant annet å sikre klare oppgave- og ansvarsforhold, avtalt tjenestekvalitet og tilstrekkelig datasikkerhet. For modell I kan det etter en helhetlig vurdering av kontrollen også avtales at attestasjon (oppgave b) kan utføres av en annen virksomhet.

Arbeidsdelingen mellom virksomheten og tjenesteyter skal være lagt opp på en slik måte at virksomheten har tilstrekkelig innsikt og kompetanse for å ivareta sitt selvstendige ansvar for økonomistyringen, samt grunnlag og dokumentasjon for å utføre de oppgavene som virksomheten selv er pålagt å utføre (jf. ovenfor). Arbeidsdeling som fraviker kravene i reglementet og bestemmelsene, må godkjennes av Finansdepartementet.

Kapittel 5. Rutiner for behandling av lønn, anskaffelser og inntekter

5.1. Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om systemer og rutiner for behandling av lønn, anskaffelser og inntekter samt kontrollaktiviteter i den forbindelse.

Formålet med bestemmelsene er å sikre at lønn, anskaffelser og inntekter blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp. Formålet er videre å sikre at virksomhetenes inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp.

5.2. Lønn og oppgavepliktige ytelser

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert. Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem med funksjonalitet slik at virksomheten kan hente ut nødvendig informasjon fra systemet for budsjettkontroll, rapportering m.m., jf. pkt. 4.3.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.2, kan kontrollene utføres maskinelt.

budsjettdisponeringsmyndighet skal foreligge ved tilsettinger og pålegg eller godkjenninger av personellmessige disposisjoner som medfører oppgavepliktige ytelser attestasjon skal foreligge ved lønnsberegningsbekreftelse.

I tillegg vil det være kontrollaktiviteter knyttet til produksjon av lønnsberegningsforslag.

Avtale om tilsetting skal inngås av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Fastsettelse av lønn ved tilsetting samt lønnsendringer fastsatt lokalt med hjemmel i tariffavtale eller annen avtale, kan bare foretas dersom det foreligger budsjettmessig dekning. Lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger mellom staten og hovedsammenslutningene eller frittstående forhandlingsberettigede organisasjoner og hvor det er avsatt midler til lokale forhandlinger, skal imidlertid gjennomføres.

Pålegg om og godkjenning av personalmessige disposisjoner som medfører oppgavepliktige ytelser, skal bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Vedkommende skal påse at det er budsjettmessig dekning for utgiftene og at det foreligger et behov.

Virksomheten skal registrere data i systemet som er nødvendig for å kunne foreta korrekt utbetaling og rapportering av lønn og andre oppgavepliktige ytelser. Det skal foreligge dokumentasjon som viser opplysningenes berettigelse før registrering kan skje. Det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Grunnlaget som benyttes ved registrering, kan enten være på papir eller i elektronisk form.

Det skal produseres et lønnsberegningsforslag (lønnsforslag) før endelig lønnsberegningsbekreftelse (lønnsbekreftelse) kan skje. Lønnsberegningsforslaget skal gi grunnlag for å avdekke eventuell feilregistrering eller feilbehandling.

eventuelle feillister endringer i sentrale faste data siden forrige lønnsperiode (minimum satser, lønnstrinn og bankkontonummer) antall lønnsmottakere som mottar utbetaling totalbeløp til utbetaling store nettobeløp til utbetaling negative nettobeløp forslag til konteringssammendrag (spesifikasjon av brutto utgifter pr. konto) forslag til lønnsjournal (stikkprøvekontroll).

Avdekkede feil og mangler skal korrigeres og nytt lønnsberegningsforslag skal produseres. Ved korrigering skal de samme rutinene følges som ved opprinnelig registrering.

På grunnlag av det kontrollerte lønnsberegningsforslaget, utarbeides en lønnsberegningsbekreftelse som skal attesteres før lønnsutbetaling. Dersom virksomheten benytter andre i eller utenfor staten til å ivareta kontroller knyttet til lønnsberegningsforslaget, jf. pkt. 4.5.2, må virksomheten sikre at den har tilstrekkelig grunnlag og dokumentasjon til å foreta en rimelighetskontroll ved attestasjonen av lønnsberegningsbekreftelsen.

Brutto lønn og andre oppgavepliktige ytelser, inklusive avsatte trekk, bokføres i regnskapet på grunnlag av bekreftet lønnsberegning. Virksomheten skal etter bokføring kontrollere og korrigere eventuelle posteringer på feilkonti.

Lønnsberegningsbekreftelsen skal danne grunnlag for betalingsoppdrag til bank. Ved utbetaling av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, følges rutinene og kontrollaktivitetene som er beskrevet i pkt. 3.4.3.

Virksomheten skal registrere og bokføre lønn og andre oppgavepliktige ytelser slik at gjeldende lov- og avtaleverk om rapportering blir ivaretatt, herunder rapportering til skatteoppkrever, Statens pensjonskasse og trygdeetaten, samt trukket medlemskontingent og andre trekk som virksomheten gjør. Rapporterte data skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet.

Det skal foretas en periodisk spesifikasjon av bokførte lønnsoppgavepliktige ytelser pr. konto, som skal avstemmes mot tilsvarende beløp som skal rapporteres. Videre skal det utarbeides en periodisk balansespesifikasjon av lønnsrelaterte balanseposter og skyldige trekk og avgifter.

Periodens lønnsberegningsbekreftelse skal være avstemt mot periodens lønnsutbetaling.

5.3. Anskaffelser

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Transaksjonskontrollene i henhold til pkt. 2.5.2 ivaretas for anskaffelser normalt i forbindelse med bestilling og fakturabehandling. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.3, kan kontrollene utføres maskinelt.

Det vises særlig til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, med tilhørende forskrifter fastsatt av Nærings- og handelsdepartementet.

På en del områder har staten inngått rammeavtaler om innkjøp. Virksomheten kan være forpliktet til å bruke slike avtaler.

påse at det er hjemmel for anskaffelsen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig.

Effektuering av bestillingen kan foretas av en annen tilsatt i virksomheten.

Det skal dokumenteres hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for en transaksjon, jf. omtale i pkt. 2.5.2.1.

Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling, pakkseddel eller annen relevant dokumentasjon, og for hvilke tiltak som skal settes i verk dersom det er avvik. Omfanget av kontrollrutinene skal være tilpasset anskaffelsens størrelse og kompleksitet.

Virksomheten skal ha rutiner som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

Fakturaer skal ved mottak kontrolleres for om de vedrører virksomheten. Ved mottak kan en papirfaktura gjøres om til elektronisk format, eller omvendt. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

at bilaget er et originalbilag (eller et elektronisk bilag med tilsvarende validitet), som viser hva anskaffelsen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og at det er påført opplysninger for riktig betaling, registrering og kontroll bestillingsdokumentasjonen, eventuelt avtale, med henblikk på pris, betalingsforpliktelse og andre relevante bestemmelser eventuell dokumentasjon for varemottak eller tjenesteleveranse mot fakturaen, for å sikre at bestilt vare eller tjeneste er mottatt i henhold til de spesifikasjoner som er bestilt. Ved kjøp av tjenester, skal det hvis mulig kontrolleres at tjenesten er bestilt og utført i henhold til avtale og at resultatet er tilfredsstillende kontering, eventuelt påføre slik informasjon, herunder at beløpet belastes rett kapittel og post eller konto

Dersom det er behov for å endre på innholdet i fakturaen, må det sendes en ny eller korrigert faktura.

kontering identifikasjon av leverandør identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer) kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt forfallsdato beløp leverandørens bankkontonummer.

Virksomhetens systemer og rutiner skal sikre at bokføring skjer på rett leverandør, til rett tid og med korrekt beløp og at utbetaling skjer til rett tid. Ved bokføringen skal det kontrolleres at bilaget er originalt, kontert og attestert og at disposisjonen er foretatt av en person med budsjettdisponeringsmyndighet.

Rutinene og kontrollaktivitetene for utbetaling er beskrevet i pkt. 3.4.3.

Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over 30.000 kroner, skal registreres. Virksomheten skal vurdere behovet for å registrere også andre eiendeler og fastsette rutiner for registreringen.

Enkelte anskaffelser er store både ved de samlede utgiftene og den tiden det tar fra bestilling til ferdig leveranse (prosjekter), slik at det kreves egne rutiner og metoder for å sikre kontroll med fremdrift, kvalitet og utgifter.

Ved store anskaffelser der kostnadene påløper over tid, skal det utarbeides et eget regnskap (prosjektregnskap). Det skal jevnlig utarbeides oppstillinger som viser forventede resterende utgifter til ferdigstillelse mot budsjett og bevilgning.

Ved store anskaffelser eller omfattende spesialproduksjoner med lang tilvirkningstid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av delleveransene eller enkeltelementene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetssikringen må tilpasses risikoen forbundet med leveransen eller spesialproduksjonen.

Det skal foretas en ekstern kvalitetssikring av kostnadsoverslag og styringsopplegg for alle statlige investeringer over 500 mill. kroner i samlet kostnadsoverslag før prosjektene fremmes for Stortinget. Finansdepartementet har inngått rammeavtale med leverandører av slike tjenester som er obligatorisk å benytte. Det er ansvarlig fagdepartement og Finansdepartementet som i fellesskap foretar avrop på rammeavtalen.

5.4. Inntekter

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktige beløp. Videre skal systemene og rutinene sikre at innbetalingene kan skje innen betalingsfristen og at utestående krav følges opp på en forsvarlig måte. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.4, kan kontrollene utføres maskinelt.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal innrette sin bokføring på en slik måte at kravene til innbetaling og rapportering av avgiften blir ivaretatt.

Kravgrunnlaget for inntekter kan etableres på ulike måter. Kravet kan være basert på leveranse etter avtale, egendeklarasjon, ved avgift- og gebyrpliktig hendelse eller på annen måte.

For krav der betaling skal skje i etterhånd, skal virksomheten ha etablert systemer og rutiner som sikrer at kravene blir fastsatt med korrekt beløp og slik at kravet er juridisk bindende.

Ved utstedelse av faktura skal det kontrolleres at fakturajournal eller tilsvarende er i samsvar med fastsatte krav. Kontrollen skal sikre samsvar mellom faktura og kravgrunnlag. Stikkprøvekontroller kan gjennomføres som alternativ til kontroll av enkeltkrav, basert på en vurdering av risiko og vesentlighet. Manuelt utførte kontroller skal signeres for utført kontroll.

Fakturaer skal innholdsmessig tilfredsstille kravene i gjeldende lover og regler.

Ved utstedelse av faktura skal virksomheten vurdere om denne skal produseres med en entydig identifikasjon av kunde og/eller krav, en såkalt KID.

Fakturerte eller egendeklarerte beløp bokføres på bakgrunn av signert fakturajournal eller tilsvarende. Det skal kontrolleres at bokførte beløp er i samsvar med fakturajournal.

For andre krav, som tilfeldige inntekter og refusjoner, skal virksomheten vurdere om det er hensiktsmessig å bruke reskontro for oppfølging.

Innbetaling til bank er grunnlaget for utligning av reskontroførte krav. Virksomhetens systemer og rutiner skal sikre at det foretas korrekt oppdatering og bokføring med identiske beløp i reskontro og hovedbok, og at det er tilfredsstillende kontrollspor i og mellom systemene for etterkontroll.

Det skal etableres rutiner for tilbakebetaling av beløp som ved en feil blir innbetalt til virksomheten og for eventuelle beløp som skal tilbakebetales på annet grunnlag.

purring på kravene sikring av krav gjennom utlegg realisering av pant.

Innkrevingen må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. Det skal blant annet vurderes om det finnes egnede formuesgoder som det kan tas utlegg i, mulighet for utleggstrekk i lønn eller motregning i debitors krav mot staten. Videre skal det vurderes om debitors bo bør begjæres konkurs.

Dersom det etter en grundig vurdering blir klart at det for tiden ikke er mulig å inndrive kravet, kan innkrevingen stilles i bero. Det samme gjelder dersom kostnadene ved fortsatt innkreving overstiger forventet innbetaling. Innkrevingen skal gjenopptas dersom det senere blir grunnlag for det.

Dersom det er lite sannsynlig at et krav vil bli gjort opp, dvs. at det foreligger et forventet tap, skal kravet føres ut av reskontro og regnskapet. Det skal dokumenteres hva som har vært gjort for å få kravet innfridd. Kravet vil fortsatt bestå overfor debitor og kan gjøres gjeldende igjen på et senere tidspunkt dersom mulighetene for å kunne oppnå dekning endrer seg. Så lenge et krav fortsatt kan gjøres gjeldende overfor debitor, skal virksomheten ha oversikt over kravet, selv om det er ført ut av reskontro og kostnadsført i regnskapet. Virksomheten kan benytte reskontrofunksjonalitet til å holde slik oversikt.

Hvis kravet på et senere tidspunkt blir gjort opp, skal det innbetalte beløpet inntektsføres i virksomhetsregnskapet.

I tilfeller der innkrevingen er stilt i bero, skal de fremtidige innkrevingsmulighetene nøye vurderes før utløpet av foreldelsesfristen for kravet, jf. lov 18. mai 1979 nr. 18 om foreldelse av fordringer. Dersom det fortsatt er muligheter for dekning av kravet i fremtiden, skal foreldelsesfristen avbrytes. I motsatt fall kan virksomheten la kravet bli foreldet. Virksomheten skal gi retningslinjer om hvem som kan beslutte å unnlate å avbryte en foreldelsesfrist og vilkårene for dette, herunder eventuelle beløpsgrenser for fullmakten.

For oppfølging av krav som har oppstått gjennom skatter, avgifter, bidrag, utlån og lignende, kan det være gitt egne regler i særlov, forskrift, avgiftsvedtak mv.

Når et krav er ettergitt, er det ikke lenger rettslig bindende overfor debitor. Ettergivelse av statlige krav krever som utgangspunkt hjemmel i stortingsvedtak. Dersom det ikke er gitt en generell hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal spørsmålet om ettergivelse forelegges Stortinget som egen sak. I mindre saker kan også Kongen og Finansdepartementet samtykke i at krav ettergis. Alle saker om ettergivelse, der det ikke foreligger hjemmel til dette i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Finansdepartementet.

Et krav kan opphøre slik at det ikke lenger er rettslig adgang til å gjøre det gjeldende. Dette gjelder for eksempel krav som er foreldet, ettergitt eller hvor ansvarssubjektet er falt bort. Slike krav skal føres ut av reskontro og regnskapet, dersom dette ikke allerede er gjort.

Virksomheten kan opprette kasse for kontantsalg eller betaling av utstedte krav ved kontorstedet. Ved opprettelse av kasse, skal det etableres rutiner for registrering og bokføring av betalingene, sikker oppbevaring og transport av kontanter og sjekker, samt oppgjør av kassen.

Registrering av betalingene skal skje på et kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Betaler skal gis kvittering. Dersom virksomheten mottar betalinger sporadisk, kan dokumentasjonen skje ved forhåndsnummererte bilag. Registrerte betalinger skal som hovedregel bokføres i virksomhetens økonomisystem daglig, jf. omtale i pkt. 4.4.2. Ved betaling av utstedte krav, skal beløpene registreres og bokføres slik at det er fullstendighet mellom krav og betaling.

Kontanter og sjekker skal som hovedregel settes inn på virksomhetens arbeidskonto daglig. Dersom de kontante betalingene er av et begrenset omfang og det er muligheter for forsvarlig oppbevaring, kan kontantene og sjekkene settes inn på arbeidskontoen sjeldnere enn daglig.

Kassen skal som hovedregel gjøres opp daglig. Dersom omfang eller andre hensyn tilsier det, kan kassen gjøres opp sjeldnere. Oppgjøret av kassen skal minst vise sum inntekter, avstemt mot mottatte kontanter, sjekker og betalinger via betalingsterminal. Dokumentasjon av registrerte opplysninger i kassen sammenholdt med kasseoppgjøret, skal signeres og dateres. Eventuelle kassedifferanser skal forklares.

Virksomheten skal registrere verdipapirer. Virksomheten skal utarbeide egne rutiner for erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer, herunder kontroll med at oppgaver mottatt fra Verdipapirsentralen er i overensstemmelse med de transaksjoner som er utført og for øvrig at virksomheten har sikret hjemmel for verdipapirene.

Verdipapirer skal forvaltes i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Fysiske verdipapirer skal oppbevares i det enkelte departement eller i Norges Bank etter avtale. Departementet kan delegere oppgaven til underliggende virksomhet.

Forsendelse av fysiske verdipapirer med post skal foretas rekommandert. Annen forsendelse skal foretas på en forsvarlig måte og mot kvittering fra mottaker.

Virksomheten skal ha rutiner som sikrer en forsvarlig behandling av verdipost. Rutinene skal sikre at all verdipost straks registreres i en verdiprotokoll og at mottatte beløp snarest settes inn på arbeidskonto i bank og bokføres.

Kapittel 6. Forvaltning av tilskuddsordninger

6.1. Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om etablering og forvaltning av tilskuddsordninger og for enkeltstående tilskudd.

Formålet med bestemmelsene er å sikre effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av tilskuddsordninger.

Tilskuddsbevilgninger skal være identifisert i det vedtatte statsbudsjettet ved bruk av postnummer 60-89. Tilskudd til kommuner (postnummer 60-69) er spesielt omtalt i pkt. 6.4.1. Bestemmelsene i kap. 6 gjelder også for eventuelle tilskudd som forvaltes av statlige fond og forvaltningsorganer som mottar bevilgninger over postnummer 50-59.

6.2. Utarbeidelse av en tilskuddsordning

Mål for ordningen Departementet skal i tilknytning til bevilgningsforslag utarbeide formuleringer som tydeliggjør hva staten ønsker å oppnå med tilskuddsordningen (målet) og hvilken målgruppe den tar sikte på. Kriterier for måloppnåelse Departementet skal fastsette hvilke opplysninger som skal innhentes fra tilskuddsmottaker eller eventuelt andre kilder for å belyse måloppnåelsen. Tildelingskriterier, herunder beregningsregler Departementet skal utarbeide kriterier for tildeling. For tilskuddsordninger der tildeling gis på grunnlag av kvantifiserbare kriterier eller med en prosentandel av budsjett eller regnskap, skal det fastsettes beregningsregler. Oppfølging og kontroll Departementet skal sørge for at det blir fastsatt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rapporteringen, jf. pkt. 6.3.8. Evaluering Departementet har ansvar for at tilskuddsordninger blir evaluert, jf. pkt. 6.5.

regler om betingelser for å få tilskudd som regnes som enkeltvedtak regler som gir mottakeren rettskrav eller trekker opp rettslige rammer for forvaltningens skjønnsutøvelse prosedyreregler som private kan påberope seg og som det medfører ugyldighetsvirkninger å bryte

Slike bestemmelser bør holdes atskilt fra regler som inneholder administrative instrukser og organisatoriske bestemmelser, hvis departementet ikke vil fastsette alle bestemmelsene som en forskrift.

For enkle tilskuddsordninger der tildelingen ikke har karakter av enkeltvedtak, kan bestemmelsene omtales i tildelings- eller oppdragsbrev.

Departementet skal gi en presentasjon overfor Stortinget av hovedelementene nevnt i pkt. 6.2.1.1 og av sammenhengen mellom dem når det fremmes forslag om en ny tilskuddsordning. Omfanget av omtalen for Stortinget skal vurderes ut fra hvor omfattende og viktig en tilskuddsordning er.

Ved forslag om ny årlig bevilgning til en eksisterende tilskuddsordning, kan det alternativt vises til premissene for tidligere bevilgningsvedtak (i budsjettproposisjonen og stortingskomiteens innstilling). Hovedelementene må imidlertid vurderes og presenteres på nytt med jevne mellomrom.

Departementet skal rapportere i sin budsjettproposisjon til Stortinget om resultater som er oppnådd ved tilskuddsordningen i forhold til fastsatte mål.

Departementet skal påse at forvaltning av tilskuddsordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

Departementet kan være tilskuddsforvalter eller det kan delegere forvaltningen til et underliggende forvaltningsorgan. Departementet kan delegere myndighet til å fastsette nærmere regler for hvordan en ordning skal forvaltes, til å behandle søknader og til å fatte vedtak om tildeling. Departementet skal ved delegering i nødvendig utstrekning presisere kravene som følger av punktene a til e i pkt. 6.2.1.1. Presisering skal foretas i tildelingsbrevet eller i et særskilt regelverk for tilskuddsordningen, jf. pkt. 6.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at virksomheten forvalter tilskudd på en forsvarlig måte, jf. pkt. 1.5 og pkt. 6.3.8.

Et departement som er tilskuddsforvalter kan delegere kontrollmyndighet til underliggende virksomhet(er).

Ved delegering av tilskuddsforvaltning til statlige forvaltningsorgan under et annet departement, har det delegerende departementet ansvar for å avklare ansvarsfordelingen mellom de to departementene.

Et departement kan i samråd med Kommunal- og regionaldepartementet overlate til kommuner eller fylkeskommuner å være tilskuddsforvalter for statlige tilskudd.

Departementet skal utarbeide oppdragsbrev der kravene som følger av punktene a til d og eventuelt e i pkt. 6.2.1.1 omtales for den enkelte tilskuddsordning, eventuelt med henvisning til særskilt regelverk for ordningen jf. pkt. 6.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. bestemmelsene i pkt. 6.3.8.

Departementet kan overlate forvaltning av statlige tilskudd til statsaksjeselskaper, statsforetak, særlovselskaper og andre selvstendige rettssubjekter som staten eier fullt ut. Spørsmål om å overlate forvaltningsansvar skal forelegges Finansdepartementet på forhånd. Det skal utarbeides oppdragsbrev og føres kontroll tilsvarende bestemmelsene i pkt. 6.2.2.2.

Når det ikke er aktuelle offentlige instanser å overlate forvaltningsansvar til (jf. punktene 6.2.2.1-6.2.2.3), kan forvaltningen av statlige tilskudd overlates til en annen instans (stiftelse, privat instans, selvstendig rettssubjekt som staten eier delvis, mv.) når dette anses som forsvarlig og vedkommende instans er villig til det. Når tilskuddene fordeles på flere nivåer innenfor en organisasjon, må departementet ha vurdert om det sentrale leddet i organisasjonen skal stå som tilskuddsforvalter eller som tilskuddsmottaker.

Vedtak om å overlate forvaltningsansvar for nye tilskuddsordninger til stiftelser, private mv. må godkjennes av Finansdepartementet og omtales i bevilgningsforslaget fra departementet. Det vises til annet gjeldende lover og regler, herunder forvaltningsloven, offentlighetsloven og regelverk om offentlige anskaffelser.

Departementet skal utarbeide et oppdragsbrev der kravene som følger av punktene a til d og eventuelt e i pkt. 6.2.1.1 omtales for den enkelte tilskuddsordning, eventuelt med henvisning til særskilt regelverk for ordningen, jf. pkt. 6.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. bestemmelsene i pkt. 6.3.8.

6.3. Tilskuddsforvaltning

Tilskuddsforvalter skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelings- eller oppdragsbrev og i eventuelt særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

Kunngjøring skal foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som tilskuddsbevilgningen tar sikte på. Kunngjøring er ikke nødvendig når tilskuddsbevilgningen tar sikte på en eller noen få navngitt(e) mottaker(e) i tråd med pkt. 6.4.2.

Behandlingen av søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om tilskuddsordningen.

Tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad skal bekreftes med et tilskuddsbrev. Tilskuddsbrev skal sendes hver enkelt mottaker, eller til en instans som er legitimert til å formidle opplysninger om tilsagn videre.

formål og hva slags tiltak tilskuddet forutsettes benyttet til tilskuddsbeløp utbetalingsordning eventuelle vilkår for bruken av midlene og eventuell frist for mottakeren til å akseptere vilkårene krav til rapportering kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til bevilgningsreglementet § 17 mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet.

Tilskuddsbrev skal hos statlige tilskuddsforvaltere normalt undertegnes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle tilskuddsbevilgningen, jf. pkt. 2.5. Når budsjettdisponeringsmyndigheten tilligger et kollegialt styre, råd eller tilsvarende, eller det gjelder masseutsending av tilskuddsbrev, kan vedtaket meddeles av bemyndiget medarbeider.

Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overensstemmelse med vedtaket om tilskuddet (tilskuddsbrevet), og at tilskuddsmottaker har sendt inn dokumentasjon eller aksept av vilkår dersom det er stilt krav om det.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1. Dette innebærer også at tilskuddsbrev kan sendes ut uten underskrift.

For tilskuddsordninger der det inngås avtale med den enkelte tilskuddsmottaker eksempelvis på grunnlag av anbudskonkurranse, kan hele eller deler av innholdet i et tilskuddsbrev omtalt ovenfor, i stedet tas inn i avtalen.

Tilsagn om tilskuddsbeløp skal registreres slik at tilskuddsforvalter har oversikt over inngåtte forpliktelser.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i kap. 4. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt.

Tilskudd til driften av en virksomhet skal utbetales i terminer (pr. måned, kvartal eller halvår), avpasset etter størrelsen av beløpet, de formålene som skal tilgodeses og administrative kostnader knyttet til utbetaling. Tilskudd til lønn skal utbetales så nær tidspunktet for lønnsutbetaling som mulig. Tilskudd til større anskaffelser skal utbetales så nær oppgjørstidspunktet som mulig. Tilskuddene skal utover dette ikke nyttes til å regulere virksomhetens likviditet. Det skal ikke være anledning til å fremskynde utbetalinger, slik at mottakeren kan plassere tilskudd som rentebærende innskudd eller lån for å oppnå inntekter i tillegg til det bevilgede beløpet.

For investeringstiltak som det tar tid å gjennomføre, kan utbetaling skje i flere deler etter hvert som det mottas rapport om fremdriften.

Tilskuddsforvalter skal etablere innkrevingsrutiner som sikrer tilbakebetaling, dersom en sluttavregning medfører at mottakeren skal tilbakebetale for mye utbetalt beløp. Der det er utbetalt for mye i fast årlig tildeling under en tilskuddsordning som videreføres i etterfølgende år, kan tildelingen for etterfølgende år reduseres med et beløp tilsvarende det som er for mye utbetalt.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om systemer og rutiner ved utbetaling omtalt i kap. 3. Øvrige tilskuddsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

Tilskuddsforvalter skal innhente rapporter fra tilskuddsmottakere som gjør det mulig å vurdere graden av måloppnåelse. Kriteriene for måloppnåelse skal være i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Kriteriene skal være så konkret og presist utformet at det kan foretas oppfølging uten uforholdsmessig store kostnader. Tilskuddsmottakere må pålegges å sende inn rapport i henhold til disse kriteriene. Kravene til rapportering skal ikke gis større omfang enn det som er rimelig i forhold til den nytten tilskuddsmottaker har av tilskuddet. Det skal også tas hensyn til de praktiske mulighetene som hver enkelt mottaker har for å fremskaffe informasjon.

Rapportering fra tilskuddsmottaker kan erstattes eller suppleres med informasjon fra andre kilder hvis disse gir relevant og tilfredsstillende informasjon.

Tilskuddsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i tildelingsbrevet eller i særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

Øvrige tilskuddsforvaltere skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i oppdragsbrevet eller i særskilt regelverk for tilskuddsordningen.

For å sikre korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av tilskudd, skal tilskuddsforvalter ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til oppgave å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler, jf. pkt. 2.4 om intern kontroll.

registrering av faste data søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av beregningsresultater registrering av gitte tilsagn om tilskudd utbetaling av tilskudd til rett mottaker og til rett tid registrering i regnskapet behandling av dokumentasjon fra tilskuddsmottaker.

Tilskuddsforvalter skal kontrollere informasjonen mottakeren sender inn som har betydning for tilskuddsforvalters beregning av tilskuddsbeløp og tildeling. Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Tilskuddsforvalter skal videre kontrollere rapporter som tilskuddsmottakeren senere sender inn om måloppnåelsen, jf. pkt. 6.3.6.

Kontrollen skal tilpasses den enkelte tilskuddsordning og skal vurderes i forhold til målet med ordningen. Kontrollen skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen.

Tilskuddsforvalter skal kartlegge henholdsvis risiko for at det oppstår feil på grunn av problemer med fortolkning av tilskuddsvilkårene og risiko for uregelmessigheter. Ut fra en vurdering av det samlede risikonivå og hva som er de vesentligste risikomomentene, skal det fastsettes hvilke kontrollpunkter som er mest aktuelle, og hvem som skal foreta kontrollen.

Det enkelte departement må vurdere i hvilken utstrekning informasjon i rapporter fra tilskuddsmottaker skal være attestert av statsautorisert eller registrert revisor.

6.4. Avvik fra normalprosedyren

For forvaltning av rammetilskudd under statsbudsjettets kap. 571 og kap. 572 gjelder kravene og forutsetningene som fastsettes i de årlige budsjettproposisjonene og i de årlige kommuneproposisjonene, i stedet for de generelle bestemmelsene i dette kapitlet. Bestemmelsene om intern styring i virksomheten i kap. 2 og om betalingsformidling i kap. 3, gjelder imidlertid også her.

For øremerkede tilskudd til kommuner og fylkeskommuner gjelder i utgangspunktet de vanlige bestemmelsene i kap. 6, herunder pkt. 6.2.1. For øremerkede tilskudd som utgjør mindre enn 100.000 kroner for tilskuddsmottakeren (kommunen eller fylkeskommunen), skal imidlertid krav til rapportering fra mottakeren som hovedregel frafalles (jf. pkt. 6.3.6).

kunngjøring og annen informasjon utforming av søknader reglene om klagebehandling.

Når tilskuddsmottaker er navngitt i selve bevilgningsvedtaket eller er omtalt i budsjettproposisjonen på en slik måte at tilskuddsbevilgningen må anses øremerket for vedkommende, kan departementet gjøre unntak fra hovedelementene i prosedyrebestemmelsene på følgende punkter: pkt. 6.2.1.1 c, krav om å formulere tildelingskriterier, herunder beregningsregler pkt. 6.2.1.2, krav om utforming av regelverk pkt. 6.3.2, krav om kunngjøring Bestemmelsene i pkt. 6.2.1 skal også tilpasses tilskuddsbeløpets størrelse. Relativt små bidrag kan tilskuddsforvalter gi etter en kortfattet saksbehandling og uten fullstendig tilskuddsbrev eller utførlige kontrolltiltak. For tilskudd som staten gir som medlem av en internasjonal organisasjon, etter avtale med andre land om samarbeidstiltak eller etter avtale med internasjonale frivillige organisasjoner, faller krav til kunngjøring, søknad og utforming av tilskuddsbrev bort. For tilskuddsordninger til landbruksområdet som ikke er tiltaksrettede, vil det i nødvendig utstrekning kunne avvikes fra bestemmelsene i pkt. 6.2 og 6.3. Det skal gjøres rede for slike avvik i departementets budsjettproposisjon.

6.5. Evaluering av tilskuddsordninger

Departementet og tilskuddsforvalter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om tilskuddsordninger er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål.

Frekvens og omfang av evalueringer skal ta utgangspunkt i en vurdering av risiko og vesentlighet for den enkelte tilskuddsordning, herunder hvor omfattende og viktig tilskuddsordningen er, kvalitet og omfang av øvrig rapportering og i hvilken grad det er mulig å beskrive de årlige resultatene. Evalueringer må vurderes i sammenheng med kravene som stilles til rapportering, jf. pkt. 6.3.6.

Ressursene som benyttes på evalueringer skal ha et rimelig omfang i forhold til den nytten man vil ha av informasjonen som fremkommer.

Departementet skal ved utgangen av hvert år sende Riksrevisjonen en oversikt over tilskuddsordninger som er blitt evaluert.

Kapittel 7. Forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner

7.1. Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om etablering og forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner.

Formålet med bestemmelsene er å sikre effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av stønadsordninger.

Bevilgninger til stønader til privatpersoner skal være identifisert i det vedtatte statsbudsjettet ved bruk av postnummer 70-89. Bevilgninger under disse postnumrene som tilfaller privatpersoner, faller normalt inn under bestemmelsene i kap. 7 om forvaltning av stønadsordninger. I mange tilfeller er stønadsordninger til privatpersoner fastsatt i lov, til dels som rettighetsbaserte ordninger. Bevilgninger under postnumrene 70-89 som tilfaller enkeltpersoner i forbindelse med næringsvirksomhet eller i annen yrkessammenheng, faller imidlertid inn under bestemmelsene i kap. 6 om forvaltning av tilskuddsordninger.

Bestemmelsene i kap. 7 gjelder også for eventuelle stønader som forvaltes av statlige fond og forvaltningsorganer som mottar bevilgninger over postnummer 50-59.

7.2. Utarbeidelse av en stønadsordning

Mål for ordningen Departementet skal utarbeide formuleringer som tydeliggjør hva staten ønsker å oppnå med stønadsordningen (målet) og hvilken målgruppe den tar sikte på. For stønadsordninger som blir fastsatt ved lov, omtales målformuleringene i tilknytning til lovforslaget, mens de for øvrige ordninger omtales i tilknytning til bevilgningsforslaget. Kriterier for måloppnåelse Departementet skal fastsette hvilke opplysninger som skal innhentes fra stønadsforvalter for å belyse måloppnåelsen. Tildelingskriterier, herunder beregningsregler Departementet skal utarbeide kriterier for tildeling, og presentere disse enten i lov, forskrift eller annet regelverk for ordningen. For stønadsordninger der tildeling gis på grunnlag av kvantifiserbare kriterier, skal det fastsettes beregningsregler. Oppfølging og kontroll Departementet skal sørge for at det blir fastsatt regler om nødvendig kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rapporteringen, jf. pkt. 7.3.9. Evaluering Departementet har ansvar for at stønadsordninger blir evaluert, jf. pkt. 7.4.

For stønadsordninger vil bestemmelser som regulerer punktene a til d og eventuelt e normalt være nedfelt i lov eller i forskrift. Departementet skal fastsette eventuelle nærmere regler for ordningen.

Departementet skal gi en presentasjon overfor Stortinget av hovedelementene nevnt i pkt. 7.2.1.1 og av sammenhengen mellom dem når det fremmes forslag om en ny stønadsordning. Omfanget av omtalen for Stortinget skal vurderes ut fra hvor omfattende og viktig en stønadsordning er.

Ved forslag om ny årlig bevilgning til en eksisterende stønadsordning, kan det alternativt vises til premissene for lovvedtak eller tidligere bevilgningsvedtak (i budsjettproposisjonen og stortingskomiteens innstilling). Hovedelementene må imidlertid vurderes og presenteres på nytt med jevne mellomrom.

Departementet skal rapportere i sin budsjettproposisjon til Stortinget om resultater som er oppnådd ved stønadsordningen i forhold til fastsatte mål.

Departementet skal påse at forvaltning av stønadsordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

Departementet kan være stønadsforvalter eller det kan delegere forvaltningen til et underliggende forvaltningsorgan. Departementet kan delegere myndighet til å fastsette nærmere regler for hvordan en ordning skal forvaltes, til å behandle søknader og til å fatte vedtak om tildeling. Departementet skal ved delegering i nødvendig utstrekning presisere kravene som følger av punktene a til e i pkt. 7.2.1.1. Presisering skal foretas i tildelingsbrevet eller i et særskilt regelverk for stønadsordningen, jf. pkt. 7.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at virksomheten forvalter stønader på en forsvarlig måte, jf. pkt. 1.5 og pkt. 7.3.9.

Et departement som er stønadsforvalter kan delegere kontrollmyndighet til underliggende virksomhet(er).

Ved delegering av stønadsforvaltning til statlige forvaltningsorgan under et annet departement, har det delegerende departementet ansvar for å avklare ansvarsdelingen mellom de to departementene.

Et departement kan i samråd med Kommunal- og regionaldepartementet overlate til kommuner eller fylkeskommuner å være stønadsforvalter for statlige stønader.

Departementet skal utarbeide oppdragsbrev der kravene som følger av punktene a til d i pkt. 7.2.1.1 omtales for den enkelte stønadsordning, eventuelt med henvisning til lov, forskrift eller særskilt regelverk for ordningen jf. pkt. 7.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. bestemmelsene i pkt. 7.3.9.

Departementet kan overlate forvaltning av statlige stønader til statsaksjeselskaper, statsforetak, særlovselskaper og andre selvstendige rettssubjekter som staten eier fullt ut. Spørsmål om å overlate forvaltningsansvar skal forelegges Finansdepartementet på forhånd. Det skal utarbeides oppdragsbrev og føres kontroll tilsvarende bestemmelsene i pkt. 7.2.2.2.

Når det ikke er aktuelle offentlige instanser å overlate forvaltningsansvar til (jf. punktene 7.2.2.1-7.2.2.3), kan forvaltningen av statlige stønader overlates til en annen instans (stiftelse, privat instans, selvstendig rettssubjekt som staten eier delvis, mv.) når dette anses som forsvarlig og vedkommende instans er villig til det.

Vedtak om å overlate forvaltningsansvar for nye stønadsordninger til stiftelser, private mv. må godkjennes av Finansdepartementet og omtales i bevilgningsforslaget fra departementet. Det vises til annet gjeldende lover og regler, herunder forvaltningsloven, offentlighetsloven og regelverk om offentlige anskaffelser.

Departementet skal utarbeide et oppdragsbrev der kravene som følger av punktene a til d i pkt. 7.2.1.1 omtales for den enkelte stønadsordning, eventuelt med henvisning til lov, forskrift eller særskilt regelverk for ordningen, jf. pkt. 7.2.1.2. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. bestemmelsene i pkt. 7.3.9.

7.3. Stønadsforvaltning

Stønadsforvalter skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelings- eller oppdragsbrev, i eventuell lov og forskrift for stønadsordningen og i eventuelt særskilt regelverk for stønadsordningen.

For stønadsordninger der utløsning av stønad er avhengig av at det sendes inn krav eller søknad, skal kunngjøring foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som stønadsordningen tar sikte på.

For ordninger der stønad utløses av stønadsforvalter uten at det sendes inn krav eller søknad, skal det med jevne mellomrom gis informasjon overfor målgruppen om de ordningene som eksisterer.

Behandlingen av eventuelle søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om stønadsordningen.

For stønadsordninger der det kreves søknad, skal innvilget søknad bekreftes med et stønadsbrev. Stønadsbrev kan utformes som standardbrev.

formål stønadsbeløp utbetalingsordning ved stønad med tilbakerapportering, krav til rapportering konsekvenser hvis fremlagt informasjon fra mottakeren er falsk, misvisende eller mangelfull, eller eventuelle andre betingelser ikke overholdes.

Stønadsbrev skal hos statlige stønadsforvaltere normalt undertegnes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet for den aktuelle stønadsbevilgningen, jf. pkt. 2.5. Når budsjettdisponeringsmyndigheten tilligger et kollegialt styre, råd eller tilsvarende, eller det gjelder masseutsending av stønadsbrev, kan vedtaket meddeles av bemyndiget medarbeider.

Alle stønadsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overensstemmelse med lov, forskrift eller eventuelt stønadsbrev og at eventuelt krav om dokumentasjon er oppfylt.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1. Dette innebærer også at stønadsbrev kan sendes ut uten underskrift.

For stønadsordninger der det ikke kreves søknad, er de 3 første strekpunktene omtalt ovenfor aktuelle å ta med i et informasjonsbrev.

Tilsagn om stønadsbeløp skal registreres slik at stønadsforvalter har oversikt over inngåtte forpliktelser.

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i kap. 4. Øvrige stønadsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt.

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om systemer og rutiner ved utbetaling omtalt i kap. 3. Øvrige stønadsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt.

For utbetalinger som skal innberettes til likningsmyndighetene som skattepliktige, skal det være etablert systemer og rutiner som sikrer korrekt behandling.

Normalt kreves det ikke tilbakerapportering fra personlige stønadsmottakere. I de tilfellene hvor det stilles visse betingelser for tildeling av stønad, er det aktuelt å kreve en kort rapport eventuelt med dokumentasjon for at betingelsene er oppfylt.

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i tildelingsbrevet eller i særskilt regelverk for stønadsordningen.

Øvrige stønadsforvaltere skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i oppdragsbrevet eller i særskilt regelverk for stønadsordningen.

For å sikre korrekt saksbehandling ved tildeling og utbetaling av stønad, skal stønadsforvalter ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til oppgave å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler, jf. pkt. 2.4 om intern kontroll.

registrering av faste data tildeling og søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av beregningsresultater utbetaling av stønad til rett mottaker og til rett tid registrering i regnskapet behandling av eventuell dokumentasjon fra stønadsmottaker.

For ordninger der det utbetales stønad med grunnlag i offentlige register, eller ved beregninger fra andre register, skal det være etablert systemer og rutiner som sikrer kvaliteten på det materialet som benyttes.

For ordninger der stønad gis direkte til privatpersoner etter søknad, skal krav til dokumentasjon og selvdeklareringer være utformet på en slik måte at det kan foretas en rimelig grad av kontroll av opplysningene som gis. Så langt mulig skal kontrollen utføres før stønad godkjennes for utbetaling. I de tilfellene hvor det kreves innsendt rapport om at visse betingelser skal oppfylles etterskuddsvis, skal denne rapporten kontrolleres (jf. pkt. 7.3.7). Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte.

7.4. Evaluering av stønadsordninger

Departementet og stønadsforvalter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om stønadsordninger er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål.

Frekvens og omfang av evalueringer skal ta utgangspunkt i en vurdering av risiko og vesentlighet for den enkelte stønadsordning, herunder hvor omfattende og viktig stønadsordningen er, kvalitet og omfang av øvrig rapportering og i hvilken grad det er mulig å beskrive de årlige resultatene.

Ressursene som benyttes på evalueringer skal ha et rimelig omfang i forhold til den nytten man vil ha av informasjonen som fremkommer.

Departementet skal ved utgangen av hvert år sende Riksrevisjonen en oversikt over stønadsordninger som er blitt evaluert.

Kapittel 8. Forvaltning av garantiordninger

8.1. Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om etablering og forvaltning av garantiordninger. Formålet med bestemmelsene er å sikre effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av garantiordninger. 1

Kapittel 8 gjelder for såkalte reelle garantiordninger, dvs. forhold der staten garanterer for at juridisk person (låntaker) oppfyller sitt avtaleforhold overfor juridisk person (långiver). Garanti i henhold til kapittel 8 er ikke aktuell dersom enten långiver eller låntaker er et statlig forvaltningsorgan.

1 Om grunnlaget for kapitlet vises blant annet til generelle retningslinjer for nye garantier omtalt i Nasjonalbudsjettet 1983 (jf. B.innst.S.nr.I (1982–1983)), forslag om behandlingsmåten for garantisaker i St.prp.nr.1 (1985–1986) og Riksrevisjonens Dok.nr.3:06 (1995–1996) om forvaltningen av statlige garantiordninger (jf. Innst.S.nr.218 (1995–1996)).

8.2. Utarbeidelse av en garantiordning

Mål for ordningen Departementet skal i tilknytning til forslag om ny garantifullmakt utarbeide formuleringer som tydeliggjør hva staten ønsker å oppnå med garantiordningen (målet) og hvilken målgruppe den tar sikte på. Hovedvilkår og spesifiserte standardvilkår Departementet skal utarbeide hovedvilkår for garantitilsagn. Utgangspunktet er de normalvilkår Stortinget har godkjent for garantiordninger i sin alminnelighet (jf. pkt. 8.2.2) med eventuelle unntak fra disse. Dersom garantier skal kunne gis for lån i utenlandsk valuta, må dette omtales, herunder hvilke konsekvenser det skal ha. Departementet skal også sørge for at det blir fastsatt spesifiserte standardvilkår for ordningen, jf. pkt. 8.2.4. Kriterier for tilsagn Departementet skal utarbeide kriterier for tilsagn om garanti. Oppfølging og kontroll Departementet skal sørge for at det blir klargjort hvilken informasjon som skal innhentes fra avtalepartene og nødvendig kontroll med korrekthet og fullstendighet av informasjonen som legges til grunn ved garantitilsagn og som inngår i den etterfølgende rapporteringen, jf. punktene 8.3.2, 8.3.3 og 8.3.5. Innfrielse av garanti Departementet skal sørge for at det blir fastsatt regler for garantiforvalters behandlingsmåte ved krav om innfrielse av statens garantiansvar, jf. pkt. 8.4. Evaluering Departementet har ansvar for at garantiordninger blir evaluert, jf. pkt. 8.5.

Departementet skal fastsette bestemmelser som regulerer punktene a til e og eventuelt f.

Departementet skal gi en presentasjon overfor Stortinget av hovedelementene nevnt i pkt. 8.2.1.1 og av sammenhengen mellom dem når det fremmes forslag om en ny garantiordning.

Ved forslag om ny garantifullmakt under en eksisterende garantiordning, kan det alternativt vises til premissene for tidligere garantivedtak (i budsjettproposisjonen og stortingskomiteens innstilling). Hovedelementene må imidlertid vurderes og presenteres på nytt med jevne mellomrom.

Forslag om garantifullmakt skal legges fram for Stortinget i tilknytning til forslag til statsbudsjett, jf. bevilgningsreglementet § 8. Garantitilsagn under en garantifullmakt kan bare gis innen utløpet av vedkommende budsjettermin.

En garantifullmakt skal begrenses med en beløpsramme.

Departementet skal i sin budsjettproposisjon rapportere til Stortinget om resultater som er oppnådd ved garantiordningen. Garantier løper normalt over flere år og det kan derfor være vanskelig å gi en grundig vurdering av måloppnåelse og risiko for utbetaling under garantiordningen i tilknytning til den årlige rapporten. Opplegget for evaluering av ordningene må vurderes i lys av dette, jf. pkt. 8.5.

En garantiordning skal være selvfinansierende ved innkreving av garantiprovisjon/-gebyr. Det innbetales på et fond som skal dekke både forventede utgifter pga. tap og administrative utgifter. Garantiformen skal bestå i at staten stiller seg som simpel kausjonist, dvs. at statens garanti forfaller først når långiver kan dokumentere manglende betalingsevne hos låntaker. Det skal etableres en risikofordeling på pro rata basis mellom staten og øvrige långivere og garantister. Statens garantiansvar begrenses normalt til maksimalt 50 pst. av tapene.

En pro rata-fordeling innebærer at det vil være en tapsfordeling i samsvar med den fastsatte pro rata-fordeling, som normalt vil fordeles mellom partene i forhold til den maksimale risiko den enkelte part har påtatt seg. Dette medfører at alle sikkerheter som er stilt for lånet må stilles til gode for alle som deltar i den aktuelle pro rata-fordelingen og i samme forhold. Ingen av deltakerne kan ha tilgang på særskilte sikkerheter som de andre ikke har tilgang til. Staten skal sikres likeverdig adgang til eventuelle fremtidige sidesikkerheter som låntaker eventuelt stiller overfor medgarantistene i den perioden garantien løper.

I forslaget til garantifullmakt må det redegjøres for hvilken type garantiprovisjon som skal betales. Garantiprovisjon betales normalt som en engangspremie, som et resultat av en neddiskontering av en løpende premie, basert på en vurdering av tapsrisiko. Administrasjonsgebyr fastsettes normalt som et engangsbeløp etter en skjønnsmessig beregning av garantiforvalters administrative utgifter.

Garantien skal normalt ikke gjøres gjeldende før garantiprovisjon og administrasjonsgebyr er betalt.

Dersom garantien knytter seg til lån tatt opp i utenlandsk valuta, bør statens ansvar settes til en fast andel av fordringen dersom kursen på den utenlandske valutaen synker i forhold til valutakursen på det tidspunktet garantien gis, og begrenses oppad til et gitt kronebeløp dersom kursen stiger.

Stortinget skal godkjenne hovedvilkårene for den enkelte garantiordningen, normalt som premiss for selve garantivedtaket, jf. pkt. 8.2.1.3. Dersom regjeringen mener at det er nødvendig med avvik fra de ovennevnte normalvilkårene, må nødvendige unntak innarbeides og begrunnes når saken forelegges Stortinget.

Eventuelt unntak fra normalvilkåret om selvfinansiering må godkjennes ved uttrykkelig stortingsvedtak. Når staten aksepterer å dekke en differanse mellom forventet tap og det som kan dekkes av oppsamlet garantiprovisjon, skal støtten bevilges på egne utgiftsposter (tilskuddsposter) i statsbudsjettet. Det vises til nærmere omtale i Veiledning i statlig budsjettarbeid.

I tillegg til hovedvilkårene i pkt. 8.2.2, skal det spesifiseres standardvilkår i reglene for den enkelte ordningen. Dersom departementet ikke selv er garantiforvalter, kan det delegere til garantiforvalter å fastsette standardvilkår. I reglene skal det også angis hva slags tilleggsvilkår det kan være aktuelt å stille overfor enkelte låntakere.

Departementet skal påse at forvaltning av garantiordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

Departementet kan være garantiforvalter selv eller det kan delegere forvaltningen til et underliggende forvaltningsorgan. Departementet kan delegere myndighet til å fastsette nærmere regler om hvordan en ordning skal forvaltes og til å behandle søknader og gi garantierklæringer m.m.

8.3. Forvaltning av garantiordninger

Garantiforvalteren skal følge bestemmelsene som er nedfelt i tildelingsbrev og i øvrig regelverk for garantiordningen.

Kunngjøring skal foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som garantiordningen tar sikte på.

Behandlingen av søknader skal følge reglene i forvaltningsloven og i eventuell særlov om garantiordningen.

Alle dokumenter skal oppbevares så lenge garantien gjelder.

Vilkår som settes for garantien skal fortrinnsvis nedfelles i en avtale som undertegnes av garantiforvalter, låntaker(e) og långiver(e). Det skal settes en frist for å benytte tilsagn om garanti, hvoretter ubenyttet del av tilsagnet faller bort.

Garantiordningens formål samt de vilkår og forutsetninger som staten har fastsatt, jf. pkt. 8.2.2 og 8.2.4. Andre vilkår og bestemmelser som er vanlig å ta inn i den aktuelle type garantier, enten ved henvisning eller direkte innarbeidelse. En løpende informasjonsplikt og krav til periodisk rapportering fra långiver. Låntaker skal normalt pålegges å sende inn regnskap, med revisors beretning og attestasjon, årsberetning og driftsrapporter. Klausuler om konsekvensene av eventuelt mislighold av vilkårene. Det må blant annet angis hvilken aktsomhetsgrad som skal legges til grunn.

Det skal vurderes om det er grunn til å presisere at statens rett til regress reguleres av forutsetningene for stortingsvedtaket og av garantivilkårene, og ikke påvirkes av om det eventuelt gis bevilgninger til å dekke et eventuelt tap.

En garantierklæring/avtale skal undertegnes på vegne av garantiforvalter av en medarbeider som er spesielt bemyndiget til å undertegne slike.

Tilsagn skal registreres slik at garantiforvalter har oversikt over disse. Garantiforvalter skal ha systemer og rutiner som sikrer oversikt med hvordan garantirammen er utnyttet og at den ikke overskrides. Det må kunne utarbeides periodiske rapporter om i hvilken grad utstedte garantitilsagn er benyttet, og om alle senere endringer i form av nedtrapping eller bortfall.

Garantiforvalter skal følge opp hvordan et garantitilsagn benyttes og utviklingen i det underliggende avtaleforholdet mellom långiver og låntaker. Hvor store ressurser som brukes på oppfølgingen, må tilpasses hvilken risiko som garantitilsagnet innebærer.

Garantiforvalter skal løpende sette seg inn i den informasjonen avtalepartene sender inn og etterlyse informasjon som ikke kommer til rett tid. Det skal foretas en kontroll som er tilpasset den enkelte avtalesituasjon og som har et rimelig omfang i forhold til den nytte kontrollen gir.

Dersom mislighold inntrer, skal garantiforvalter umiddelbart ta nødvendige skritt for å minimere statens tap, herunder vurdere oppsigelse av garantien eller inngåelse av ny avtale om partenes adgang til å avhjelpe manglene.

Dersom garantiforvalter ikke er et departement, må vedkommende rapportere til overordnet departement i tråd med kravene som er fastsatt i tildelingsbrevet eller regelverk for garantiordningen. Omfang, innhold og hyppighet av slik rapportering bestemmes av departementet i samråd med garantiforvalter, jf. pkt. 1.5.

Ved eventuelle vesentlige avvik i forhold til vedtatte planer for garantiordningen og forutsetninger i tildelingsbrevet, skal garantiforvalter, straks vedkommende har fått kjennskap til avviket, informere departementet.

For å sikre en kvalitativt god forvaltning av garantiordninger i tråd med fastsatte mål og regelverk for ordningen, skal garantiforvalter etablere intern kontroll, jf. omtale i pkt. 2.4.

8.4. Innfrielse av garanti, regress

Når långiver fremmer krav om at staten innfrir sitt ansvar, må garantiforvalter vurdere långivers grunnlag for kravet. Ved simpel kausjon vil det blant annet innebære at långiver kan dokumentere manglende betalingsevne hos låntaker.

Dersom staten unntaksvis har påtatt seg selvskyldnerkausjon, må garantiforvalter opptre i samsvar med det som er avtalt når låntaker ikke betaler ved forfall.

Når garantiforvalter betaler långiver, får staten rett til regress. For å hindre misforståelser, må dette likevel presiseres i avtalen.

om regressen skal inndrives eller om det skal inngås nedbetalingsavtale hvilke sikkerheter som bør realiseres anmeldelse av krav innen særskilt fastsatte foreldelsesfrister.

8.5. Evaluering av garantiordninger

Departementet og garantiforvalter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om garantiordninger er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål.

Frekvens og omfang av evalueringer skal ta utgangspunkt i en vurdering av risiko og vesentlighet for den enkelte garantiordning, herunder hvor omfattende og viktig garantiordningen er, risiko for mislighold og tap, kvalitet og omfang av øvrig rapportering og i hvilken grad det er mulig å beskrive de årlige resultatene (jf. pkt. 8.2.1.3).

Ressursene som legges ned på evalueringer skal ha et rimelig omfang i forhold til den nytten man vil ha av informasjonen som fremkommer.

Departementet skal ved utgangen av hvert år sende Riksrevisjonen en oversikt over garantiordninger som er blitt evaluert.

II

Bestemmelsene trer i kraft 1. januar 2004.

Samtidig oppheves Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996.