Anskaffelsesregelverk for Forsvaret (ARF).

Forord

Velkommen til Anskaffelsesregelverk for Forsvaret (ARF)

Forsvarsdepartement gir med dette regelverket nærmere instrukser for hvordan Forsvarets anskaffelsesvirksomhet skal gjennomføres. Regelverket er primært myntet på fasene som følger etter at departementet fra sak til sak har truffet beslutning om fremskaffelse av materiell. Fasene før dette vil i hovedsak være ledet av departementet. Vi viser i denne sammenheng også til Konsept for fremskaffelse av materielle kapasiteter i forsvarssektoren, som ble iverksatt 15. juli 2004.

Regelverket er utformet med det formål å bidra til at Forsvarets anskaffelser utføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og overordnede retningslinjer. Samtidig inneholder regelverket også nyttig anskaffelsesfaglig veiledning, og dekker blant annet flere faser og områder av anskaffelsesprosessen enn lov og forskrift om offentlige anskaffelser (jf. lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 15. juni 2001 nr. 616 mv.)

Forsvarsdepartementet understreker at Forsvarets anskaffelser er underlagt bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser og at hovedprinsippet for alle anskaffelser er kjøp etter konkurranse.

ARF erstatter Bestemmelser vedrørende Anskaffelser til Forsvaret (BAF) 1 med virkning fra 1. september 2004. I ARF videreføres hovedprinsippene fra BAF, men det nye regelverket er tilpasset og harmonisert med lov om offentlige anskaffelser.

Det er en målsetting at regelverket skal bidra til å styrke Forsvarets evne til å realisere strategiske kapasiteter gjennom fremskaffelse av prioritert materiell rettidig, innenfor fastsatte og kontrollerbare kostnadsrammer og under nødvendig hensyntagen til levetidsperspektivet. Der det er hensiktsmessig skal fremskaffelser av prioritert materiell i større grad en tidligere skje innenfor flernasjonale samarbeidsrammer.

1 Ikke kunngjort i Norsk Lovtidend.

Del 1. Grunnleggende bestemmelser

Forsvarsdepartementet (FD) med underliggende etater skal sørge for å tilrettelegge og gjennomføre anskaffelsesvirksomheten i Forsvaret på en slik måte at det er Forsvaret og den norske stat mest mulig formålstjenlig. Investeringer skal bidra til en balansert og kostnadseffektiv utvikling av Forsvarets vedtatte styrkestruktur og de krav som til enhver tid er satt for operative evne.

1.2 Regelverkets anvendelsesområde

Anskaffelsesregelverk for Forsvaret (ARF) gjøres gjeldende for alle etater underlagt FD. ARF har rettslig status som instruks.

ARF gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og materiell.

Tilsvarende gjelder regelverket avtaler om konkurranseutsetting av virksomhet, leie, leasing og Offentlig Privat Partnerskap (OPP).

Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser av (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsatt ved kgl.res. 15. juni 2001 nr. 616 mv. gjelder alle offentlig organer, herunder statlig myndigheter.

Som et underliggende organ til Forsvardepartementet, er Forsvaret klart omfattet av lov og forskrift.

Alle Forsvarets anskaffelser skal ta utgangspunkt i LOA/FOA.

LOA § 3 og forskriftens § 1-3 inneholder viktige unntak for forsvarssektoren hvor LOA og FOA ikke kommer til anvendelse. LOA/FOA gjelder ikke for anskaffelser som kan unntas etter EØS-avtalen art. 123.

Det primære virkeområde for ARF er anskaffelser hvor unntakene etter LOA eller FOA kan påberopes. I disse tilfellene gjelder regelverket i sin helhet.

Det subsidiære virkeområde for ARF er hvor unntakene ikke kan påberopes, og anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til reglene i LOA/FOA.

For anskaffelser som skal følge LOA/FOA, kommer ARF allikevel utfyllende til anvendelse på områder som ikke er regulert av bestemmelsene i FOA.

ARF inneholder bestemmelser som ikke er dekket i LOA/FOA. ARF skal derfor følges på disse områdene også hvor en anskaffelse gjennomføres etter LOA/FOA, så lenge ARF ikke er i strid med loven/forskriften. Eksempler på områder som ikke er dekket av LOA/FOA, og hvor ARF skal gjelde utfyllende er kvalitetssikring, kodifisering, konfigurasjonsstyring, leverandøranalyse, leveransebeskrivelse, kontraktsstrategi osv. De prosedyrer i ARF som ikke kommer til anvendelse når en anskaffelse skal gjennomføres etter reglene i LOA/FOA, er merket med *.

Unntaksbestemmelsen som fremgår av LOA § 3 henviser til EØS-avtalen artikkel 123.

EØS-avtalen artikkel 123 har følgende ordlyd:

som den anser nødvendig for å hindre spredning av opplysninger som er i strid med dens vesentlige sikkerhetsinteresser; som angår produksjon av eller handel med våpen, ammunisjon og krigsmateriell eller andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål, eller forskning, utvikling eller produksjon som er uunnværlig for forsvarsformål, såfremt disse tiltak ikke endrer konkurransevilkårene for varer som ikke er bestemt for direkte militære formål; som den anser vesentlig for sin sikkerhet i tilfelle av alvorlig indre uro som truer den offentlige orden, i krigstid eller ved alvorlig internasjonal spenning som innebærer en fare for krig, eller for å oppfylle forpliktelser den har påtatt seg med sikte på å opprettholde fred og internasjonal sikkerhet.»

«Våpen og ammunisjon» er i forsvarssammenheng som et utgangspunkt produsert med det formål å benyttes i krig, og vil ikke ha tilsvarende sivile anvendelsesområder. «Våpen og ammunisjon» vil derfor som et utgangspunkt være omfattet av unntaksbestemmelsen.

Vurderingen av hvorvidt en type materiell er å regne som «krigsmateriell» kan knyttes til om materiellet i utgangspunktet er produsert spesielt med tanke på militærets særlige bruk. At en type materiell har en særlig bruk innebærer at produktets egenskaper normalt ikke etterspørres i det sivile markedet.

Når det gjelder «andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål», vil vurderingen av hvorvidt varene er uunnværlige variere fra tilfelle til tilfelle. Tendensen på dette området er imidlertid at begrepet tolkes restriktivt.

Den uønskede konkurransemessige virkningen må komme til uttrykk på markedet for «varer som ikke er bestemt for direkte militære formål». Her vil virkningen av tiltaket være av betydning.

Det er viktig å understreke at unntaksbestemmelsen i art. 123 ikke gir et generelt unntak for forsvarsanskaffelser. Bestemmelsen har tradisjonelt vært tolket restriktivt, men åpner for at medlemslandene vedtar nasjonal lovgivning som fraviker EØS-avtalen.

Hvor anskaffelsesmyndigheten velger å anvende lovens eller forskriftens unntaksbestemmelser må dette påberopes i hvert enkelt tilfelle og begrunnes konkret. Vurderingen av de momenter som legges til grunn for valg av regelverk skal beskrives i anskaffelsesprotokollen (se Administrative bestemmelser 25.6.2 d). For prosjekter som må godkjennes av FD, skal begrunnelsen for valg av regelverk også fremgå av Fremskaffelsesløsning (FL) og/eller Gjennomføringsoppdrag (GO).

Det er viktig å være oppmerksom på at å gjennomføre en anskaffelse etter unntaksbestemmelsene i LOA/FOA er en beslutning av stor rekkevidde. Det gir Forsvaret anledning til å gjennomføre enn mer fleksibel anskaffelsesprosess enn anskaffelse etter LOA/FOA. Potensielle leverandører vil derfor ha interesse av grunnlaget for denne beslutningen. Leverandørene kan få prøvet skjønnet i denne avgjørelsen både for administrative organer: Klagenemda for offentlige anskaffelser (KOFA) og Efta Surveillance Authority (ESA). Avgjørelsen kan også bli prøvet ved ordinær rettergang.

Forsvaret vil ha bevisbyrden for at unntaksbestemmelsen er gyldig påberopt. Det er derfor av vesentlig betydning at unntaket påberopes etter en grundig og konkret vurdering som kan dokumenteres i ettertid.

ARF gir i seg selv ingen rettigheter til leverandører eller potensielle leverandører.

Konkurranseprinsippet Hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas i anskaffelsesprosessen Utvelgelsen skjer på grunnlag av objektive og ikke- diskriminerende kriterier.

Ved anskaffelser på unntaksområdet (art. 123 eller annen hjemmel) kan anskaffelsesmyndigheten fravike helt eller delvis disse kravene når andre hensyn krever det.

Når andre hensyn medfører at anskaffelsesmyndigheten må modifisere disse kravene, skal anskaffelsesmyndigheten begrunne hvorfor andre hensyn eller forpliktelser gjør at de grunnleggende krav helt eller delvis må fravikes. Begrunnelsen skal fremgå av anskaffelsesprotokollen (se pkt. 25.6.1 Generelt).

1.2.6 ARF avgrensning mot PRINSIX og Administrative bestemmelser

ARF regulerer både anskaffelser som følger Forsvarets prosjektmodell – PRINSIX, og mindre anskaffelser som ikke følger PRINSIX. For større anskaffelser forutsetter ARF at aktivitetene i PRINSIX blir fulgt i de tidlige fasene av en anskaffelse. ARFs regler i tidligfasen er ikke tilstrekkelig detaljert på dette området, og er primært ment å ivareta anskaffelser som ikke har fulgt PRINSIX.

De administrative bestemmelser regulerer Forsvarets interne administrative rutiner og rolleavklaringer, samt rutiner i forhold til andre offentlige etater. Viktige godkjenningsrutiner er beskrevet i ARF, med referanse til de administrative bestemmelsene.

1.3 Ansvar og myndighet

Forsvarsministeren har det konstitusjonelle ansvar og tilsvarende myndighet for forvaltningen i Forsvaret og kan gripe inn i saksbehandlingen på ethvert trinn.

FD gir de overordnede rammebetingelser for gjennomføring av fremskaffelser. FD er ansvarlig for å stille resultatkrav og utføre overordnet kontroll innen forvaltningsområdet.

FD angir gjennom oppdatert strukturutviklingsplan (OSUP) utgangspunkt og retning for styring og gjennomføring av de nødvendige prosesser for å fremskaffe eller sørge for tilgang til materiell forankret i de fastsatte krav til kapasiteter og vedtatt styrkestruktur.

For å sikre kontinuitet mellom de ulike faser i investeringsvirksomheten og fortløpende gjensidig støtte, og for å øke tempo og legge til rette for en formålstjenlig kompetanseutvikling, skal det tidligst mulig i planfasen av et (potensielt) program-/prosjektløp etableres et program-/prosjektstyre. Styret skal gjennom planfasene og frem til og med gjennomføringsoppdrag i utgangspunktet ledes av FD. Når gjennomføringsoppdrag er gitt til FMO, skal styret som hovedregel ledes av FMO.

FD har det overordnede ansvaret for det internasjonale myndighetssamarbeidet som er etablert på forsvarsmateriellsektoren, og ivaretar kontakten mot andre lands forsvarsdepartementer innenfor rammen av inngåtte avtaler.

FD utarbeider næringspolitiske retningslinjer for anskaffelser til Forsvaret. De gjeldende retningslinjer fremgår av St.prp.nr.42 (2003–2004).

Forsvarsdepartementet har ansvaret for at næringspolitiske aspekter blir vurdert ifm. fremskaffelser av prioritert materiell. Til grunn for departementets vurderinger ligger den til enhver tid gjeldende næringspolitiske strategi.

FD har videre det overordnede ansvar for samarbeid mellom Forsvaret og forsvarsindustrien og kan innvilge støtte til markedsføringstiltak. FD inngår eventuelle gjenkjøpsavtaler i forbindelse med fremskaffelser av forsvarsmateriell fra utlandet. FD godkjenner materiellprosjektene for videreføring i samsvar med forutsetningene for de bevilgninger og bestillingsfullmakter som er vedtatt av Stortinget. Bevilgninger og bestillingsfullmakter fordeles av departementet ved de årlige iverksettingsbrev (IVB), eller ved særskilte tildelingsskriv.

Retten til å endre ARF er forbeholdt FD. Selve gjennomføringen av endringen til ARF kan FD delegere til underlagt etat. Vesentlige endringer i ARF skal forelegges Finansdepartementet (FIN), Nærings- og handelsdepartementet (NHD) og Arbeids- og administrasjonsdepartementet (AAD) til uttalelse. Slike endringsforslag kan ikke iverksettes av FD før det er omforent med de berørte departementer. Dersom det ikke oppnås enighet om teksten i et endringsforslag mellom FD på den ene side og de berørte departementer på den andre side, må endringsforslaget fremmes for regjeringen til avgjørelse.

Forsvarssjefen (FSJ) som etatssjef gjennomfører Forsvarets anskaffelser i henhold til gjeldende styringsdokumenter for anskaffelsesvirksomheten i Forsvaret, og på basis av et Gjennomføringsoppdrag (GO) fra departementet.

Anskaffelsesmyndigheten har på grunnlag av foreliggende Gjennomføringsoppdrag (GO) (se pkt. 2.2 Planlegging og kartlegging av anskaffelsesmuligheter), herunder normalt operative krav og brukerkrav, til oppgave å forberede og gjennomføre den konkrete anskaffelsen, samt gjennomføre kontraktadministrasjon og foreta oppgjør.

1.4 Hovedprinsipper for anskaffelser

Identifisere forskjellige leverandører og teknologier som kan løse Forsvarets behov Skaffe et grunnlag for å sette opp realistiske krav til materiell og tjenester som ikke er unødvendige kostnadsdrivende eller konkurransehemmende Gi et grunnlag for å anslå investerings- og driftskostnader av det som skal anskaffes Velge riktig kontraktsstrategi og anskaffelsesprosedyre. (Se pkt. 3.1 Innledning og pkt. 1.5.1 Tilgjengelige prosedyrer.)

Alle anskaffelser skal uansett anskaffelsesløsning så langt det er mulig baseres på reell konkurranse mellom kvalifiserte leverandører i markedet. Forsvaret skal gjennom sine anskaffelser legge til rette for virksom konkurranse i produkt- og tjenestemarkedene. Anskaffelsene må ikke bidra til skadelige konkurransereguleringer eller etableringshindringer i markedet.

I anskaffelser hvor det er krav om interoperabilitet med allierte militære styrker, eller der det kan hentes økonomiske fordeler ved å samarbeide om anskaffelser skal det søkes å etablere slikt samarbeid med andre lands militære myndigheter.

Utforming av krav og valg av leverandør skal gjøres med tanke på lavest mulig levetidskostnader (se pkt. 4.1 Innledning). Dette gjelder ikke bare for det enkelte prosjekt, men også i sammenheng med andre prosjekter av tilsvarende karakter. Levetidskostnadsberegninger i de tidlige faser i PRINSIX skal i anskaffelsesfasen følges opp slik at det er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning.

Behovet for varer og tjenester som skal dekkes, bør så langt som mulig uttrykkes i form av ytelseskrav, ikke i form av et fabrikat, en konkret teknisk løsning, eller en framstillingsprosess. De mest sentrale ytelseskrav skal normalt fremgå av gjennomføringsoppdraget (GO).

Ved anskaffelser skal det defineres hvem som har systemansvaret. Normalt skal systemansvaret plasseres hos leverandør. Forsvaret skal ikke påta seg systemansvar med mindre det kan dokumenteres at det er mest fordelaktig.

Alle avtaler som innebærer en forpliktelse for Forsvaret skal foretas skriftlig ved kontrakt/bestilling eller ved godkjent elektronisk metode/virkemiddel.

Hvis det unntaksvis er nødvendig å inngå muntlig avtale, skal denne omgående bekreftes skriftlig.

Det skal under planlegging av den enkelte anskaffelse tas hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal så langt som mulig stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse og funksjon. Det skal kunne dokumenteres at slike vurderinger har blitt foretatt i forhold til de krav som normalt fremgår av gjennomføringsoppdraget (GO). I Forsvarets veileder for miljøvern i materielltjenesten (utgitt november 2002) sies det at «miljøhensyn skal inngå som en viktig planleggingsfaktor ved alle store anskaffelser til Forsvaret» se veilederen som finnes på html-format på adressen http://158.112.244.34/Materielltjenesten/Veileder.htm på Forsvarets Intranett.

1.5 Anskaffelsesprosedyrer

Anskaffelsesprosedyrer i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser som er: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring Direkte anskaffelse. Forsvarets anskaffelsesprosedyre * som er beskrevet i Del 2. Forsvarets anskaffelsesprosedyre kan gjennomføres uten konkurranse i følgende tilfeller: Når bare en leverandør kan dekke Forsvarets behov. Ved mindre etterbestillinger for å dekke uforutsette behov Når kjøpet på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes Når Forsvarsdepartementet i det enkelte tilfelle beslutter det eller samtykker i det. Departementet kan delegere myndigheten etter dette punkt til sjef for forvaltning eller fellesinstitusjon. Anskaffelser gjennom NATO samarbeidsavtaler* som innebærer bruk av spesielle anskaffelsesprosedyrer. De mest vanlige er: Foreign Military Sales/FMS Cases, hvor bl.a. NATO land har anledning til å anskaffe materiell gjennom de amerikanske militære forsyningskanaler. Cooperative Logistics (COOP LOG) som er en variant av FMS hvor NATO-land gis anledning til å trekke på amerikanske lagerbeholdninger. NAMSA/NSC NATO NC3A Basic Ordering Agreements.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

For anskaffelser som faller inn under LOA/FOA skal det benyttes prosedyrer som er i henhold til forskriftens bestemmelser. For øvrige anskaffelser benyttes den anskaffelsesprosedyren som vil gi den mest fordelaktig anskaffelse for Forsvaret.

Ved anskaffelser hvor tilbyder må få tilgang på gradert informasjon skal ikke åpen anbudskonkurranse benyttes.

Regjeringen og Forsvarsdepartementet har inngått en rekke avtaler med andre land. Disse avtalene kan være av generell handelspolitisk karakter, eller være av spesiell karakter og omfatte kun militært materiell. Ved anskaffelser fra utlandet skal bestemmelsene i disse avtalene iakttas.

Ved anskaffelser i samarbeid med andre nasjoner vil det forekomme situasjoner hvor nasjonene har forskjellige regler/prosedyrer, og det vil være behov for å foreta avvik fra ARF. Anskaffelsesmyndigheten skal følge ARF i den grad det er mulig. Dersom det er behov for å foreta avvik fra regelverket som er i strid med hovedprinsipper for anskaffelsen (se pkt. 1.4 Hovedprinsipper for anskaffelser, med underpunkter), skal dette tas opp med Forsvarsdepartementet for avgjørelse.

Leie, leasing og byttehandel er underlagt samme retningslinjer som for kjøp.

Leie av materiell kan gjøres der det er mer økonomisk fordelaktig enn kjøp. Evaluering som konkluderer med valg av leie framfor kjøp skal dokumenteres, og kunne etterprøves.

Det kan forekomme tilfeller hvor leasing totalt sett fremkommer som en bedre økonomisk løsning enn kjøp eller leie. Vurderinger bak bruk av leasing er tilsvarende som for leie. Leasingavtaler er som regel flerårige. Ved avtaler som går over lengre tid enn det er tildelt budsjettmidler for, skal avtalen inneholde mulighet for oppsigelse.

Byttehandel er kjøp av materiell som betales dels med penger og dels med verdien av materiell, som overdras leverandøren.

Byttehandel tillates bare i enkelte tilfelle der det er en fast innarbeidet praksis og når varene er av samme slag eller materiell kategori. Dersom verdien av innbyttegjenstanden overstiger grenseverdien gitt i Administrative bestemmelser (se pkt. 25.2.1 Hva skal fremsendes), skal Forsvarsdepartementets samtykke innhentes.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

1.7 Offentlig privat partnerskap (OPP)

OPP i forsvarssektoren omfatter Bortsetting, Partnering og Offentlig privat samarbeid (OPS). En gjennomgående karakteristikk av alle samarbeidsformene er at Forsvaret definerer krav til kapasiteten i form av ytelse og kvalitet, mens den private part har ansvaret for å foreslå, utvikle (alene eller sammen med Forsvaret) og levere løsninger basert på disse kapasitetskravene.

Bortsetting innebærer å overlate hele eller deler av en virksomhets funksjon(er) til en eller flere eksterne leverandører, som forpliktes til å levere avtalte ytelser tilbake. Bortsetting kan skje på bakgrunn av konkurranseutsetting, men kan også skje direkte uten at Forsvarets interne aktører får anledning til å delta i konkurransen. Dette vil i så fall være resultat av en strategisk beslutning om at de aktuelle oppgaver ikke lenger skal utføres av Forsvaret.

Partnering betegner ulike typer gjensidig forpliktende, langsiktige avtaler mellom to eller flere parter hvor integrerte samarbeidsformer ofte anvendes og hvor finansieringen i sin helhet eller i hovedsak forestås av Forsvaret. Dette gjelder både investerings- og driftsfasen, selv om leverandøren til en viss grad vil kunne skyte inn egeninnsats/-kapital i en eller begge av disse faser hvis dette er hensiktsmessig.

Offentlig privat samarbeid (OPS) er en samarbeidsform der privat leverandør finansierer størstedelen av en utbygging eller materielleveranse og stiller sitt produkt til rådighet for det offentlige mot leie i et visst antall år. OPS skal kun bli anvendt i de tilfeller der pris for finansiering, anskaffelse, drift og vedlikehold samlet sett blir billigst for staten, og ikke hvis motivet er alternativ finansiering alene.

OPP kontrakter vil være annerledes enn vanlige leveransekontrakter. Spesielt vil den innebygde langsiktighet som OPP utgjør, innebære at egne former for avtaler skal benyttes. Anskaffelsesmyndigheten skal i denne sammenheng vektlegge arbeidet med å klarlegge resultatkrav, risikofordeling, sanksjonsmekanismer og mulighet til å avslutte kontraktsforholdet før avtalt tid.

Det er i utgangspunktet ingen reelle begrensninger når det gjelder hvor langsiktige OPP-kontrakter kan være. Ved vurdering av kontraktenes lengde, bør imidlertid flere forhold vektlegges, herunder faktisk behov for langsiktighet, usikkerhetshåndtering, konkurranse, fare for monopoldannelser samt partenes evne til å forutsi behov på lang sikt.

Et OPP prosjekt er underlagt de samme regelverk og retningslinjer som øvrig anskaffelsesvirksomhet, jf. bl.a. pkt. 1.2.3 ovenfor.

Enhver beslutning om OPS skal fremsendes Forsvarsdepartementet.

Avtale om OPS kan kun inngås etter godkjenning av Forsvarsdepartementet i det enkelte tilfelle (se pkt. 25.2.1 Hva skal fremsendes). Det påhviler den enkelte virksomhet om å ta gyldig forbehold i forhold til den private part.

1.8 Etiske retningslinjer og generelle krav til saksbehandling

Forsvaret skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen. De viktigste regler som har tilknytning til de etiske normer finnes i offentlighetsloven, forvaltningsloven, tjenestemannsloven, lov om verdipapirhandel, sikkerhetsloven, lov om offentlige anskaffelser og anskaffelsesregelverket for Forsvaret.

Utviklingen av god forvaltningsetikk kommer ikke av seg selv ut fra formelle etiske retningslinjer. Vektleggingen av etikk er et ledelsesansvar og utvikles positivt over tid, gjennom kollegial årvåkenhet og kontroll, samt drøftelse med fokus på spesielt utsatte områder/saker.

noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår.

Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han/hun kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.

Med hjemmel i forvaltningsloven § 13f gjøres ved dette reglement taushetsplikt også gjeldende for informasjon som ikke er alminnelig kjent og som kan ha betydning for børsnoterte selskaper.

Forvaltningsloven § 6 – § 10 om habilitet gjelder for alle ansatte i Forsvaret. Alle ansatte må gjøre seg kjent med loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser.

Til offentlig tjenestemann må det stilles strenge krav til habilitet og objektivitet i tjenesten. Det er den oppfatning publikum vil ha av situasjonen som er avgjørende.

Ansatte som kan påvirke eller treffe beslutninger på Forsvarets vegne, må ikke ta del i behandling eller avgjørelse av noen spørsmål der vedkommende selv eller nærstående har personlige eller økonomiske særinteresser.

I henhold til forvaltningsloven er det opp til vedkommende selv å vurdere habilitetsspørsmålet, men dersom en part krever det skal vedkommende forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede. Dersom overordnede er inhabil kan avgjørelse i saken ikke treffes av direkte underordnet i samme forvaltningsorgan.

Det skal utvises særlig aktsomhet overfor leverandører som i løpet av den senere tid har tilsatt personell som i løpet av de siste to år har vært ansatt i Forsvaret. Spesielt skal reglene om habilitet til Forsvarets saksbehandlere vurderes.

Fra Forsvarets side må det tas spesielle hensyn i anskaffelsesprosessen, særlig ved evaluering og tildeling av kontrakt. Det kan være aktuelt å frita personell i Forsvaret fra å delta i slike oppgaver, der de har vært nære kolleger med den/de som representerer en eller flere av aktuelle leverandører. Det vises til Forvaltningslovens § 6 «Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet;» og ovenstående pkt. 1.8.3 annet avsnitt.

Orientering til leverandørene om «Varsomhet, taushetsplikt og habilitet» (engelsk versjon) skal vedlegges forespørselen/konkurransegrunnlaget til leverandørene ved alle anskaffelser til Forsvaret.

Leverandører skal behandles likt, og gis like muligheter til å oppnå en leveranse. Dersom det foreligger næringspolitiske- eller andre politiske forhold som kan gjøre det nødvendig å sette likhetsprinsippet til side, skal saken legges fram for Forsvarsdepartementet som tar eventuelle avgjørelser. Forsvarets saksbehandlere skal ikke legge vekt på næringspolitiske- eller andre politiske forhold ved sin saksbehandling.

Det skal ikke stilles tekniske, merkantile eller juridiske krav for å hindre konkurranse eller for å favorisere en eller flere leverandører. Utenlandske leverandører skal behandles likt med norske, med mindre næringspolitiske valg er gjort av Forsvarsdepartementet.

Saksbehandlingen skal dokumenteres og være sporbar og etterprøvbar (se pkt. 25.6.1 Generelt).

I henhold til offentlighetsloven § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak.

Tilbud og anskaffelsesprotokollen skal unntas fra offentlighet, i forskrift til offentlighetsloven. Delegering av myndighet samsvar med forskrift 14. februar 1986 nr. 351 pkt. V nr. 12, gitt i medhold av offentlighetsloven.

Ved anskaffelse av varer og tjenester skal anskaffelsesmyndigheten vurdere behovet for å sikkerhetsgradere anskaffelsen eller deler av den. Det skal i vurderingen tas stilling til om anskaffelsen vil innebære utlevering av skjermingsverdig informasjon til leverandøren, om leverandøren får behov for å tilvirke skjermingsverdig informasjon, eller om informasjon om selve anskaffelsen må sikkerhetsgraderes.

Ved sikkerhetsgraderte anskaffelser skal det inngås sikkerhetsavtale mellom anskaffelsesmyndigheten og leverandøren. Leverandøren skal ha gyldig leverandørklarering.

For øvrig vises det til sikkerhetsloven 20. mars 1998 nr. 10 kapittel 7 og forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser.

Tjenestemannsloven 4. mars 1983 nr. 3 § 20 skal legges til grunn for alt personell involvert i anskaffelser. Følgende fremgår av bestemmelsen: «Ingen tjenestemann må for seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren ment til å påvirke hans tjenstlige handlinger,...». Reklameartikler av ubetydelig verdi faller utenfor denne bestemmelsen.

Innbydelse til selskapelighet eller andre tilstelninger fra forretningsforbindelser/mulige forretningsforbindelser kan ses som gaver i lovens forstand. I lys av lovens etiske standard, bør det derfor utvises aktsomhet med å akseptere slike innbydelser som går ut over normal gjestfrihet i forbindelse med forhandlinger eller annet samvær i tjenstlig forbindelse.

Alle reise- og hotellutgifter i forbindelse med utførelsen av tjenesten skal betales av Forsvaret. Det er ikke tillatt å la Forsvarets forretningsforbindelser eller mulige forretningsforbindelser betale for reise, opphold mv. Det er heller ikke tillatt å ta imot slike ytelser fra Forsvarets forretningsforbindelser, eller mulige forretningsforbindelser, for ledsager.

Med hjemmel i lov 19. juni 1997 nr. 79 om verdipapirhandel er innsidehandel forbudt, dvs. at det er forbudt å misbruke prissensitiv, ikke allmen tilgjengelig selskapsinformasjon gjennom kjøp og/eller salg av verdipapir.

Ansatte som har kjennskap til slik informasjon om selskaper Forsvaret har forbindelse med, bør vurdere å avstå fra å eie aksjer i disse selskapene og må utvise stor forsiktighet ved kjøp av salg av aksjer.

Deltagelse av Forsvarets personell i reklame for spesielle produkter eller leverandører når tilknytningen til tjenestested er åpenbar, er ikke en naturlig del av tjenesten, og bør som hovedregel ikke forekomme. Unntaksvis kan det, dersom fordelene er åpenbare, gis tillatelse fra personellets overordnede til å delta i reklamekampanjer. Personellet skal ikke under noen omstendigheter motta godtgjørelse for reklameopptredener.

Henvendelser fra media skal henvises til enhetens ansvarlige person for pressekontakt. Har ikke enheten egen ansvarlig person for pressekontakt, skal Forsvarets sentrale organ for håndtering av pressen kontaktes før det gjøres utspill i media.

Tjenestemann kan ikke inngå kontrakt om anskaffelse med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av slik tjenestemann.

Forsvaret er å betrakte som en administrasjon i denne forbindelse.

Tjenestemann kan ikke opptre som konsulent og heller ikke som representant for leverandør overfor den administrasjon hvor vedkommende tjenestemann gjør tjeneste.

Det er et sjefsansvar å påse at den enkelte ansatte har kjennskap til reglene og har forstått hvordan de skal brukes. Videre er det et sjefsansvar å sørge for kontinuerlig fokusering på etikk og at nødvendig opplæring skjer.

Alle forhold som kan innebære brudd på gjeldende regler og bestemmelser bør tas opp med nærmeste overordnede. Personell som mener seg utsatt for bestikkelser, utilbørlig press eller forsøk på dette, skal umiddelbart rapportere dette til nærmeste overordnede.

1.9 Krav til leverandører

Ved valg av leverandør skal det vurderes om leverandøren vil være i stand til å innfri sine kontraktsforpliktelser, herunder vurdere leverandørens kompetanse, kapasitet og finansielle styrke. Vurderingen av leverandørens leveringsevne skal stå i forhold til de konsekvenser en mangelfull leveranse vil påføre Forsvaret. Det er vesentlig at det ikke stilles urealistiske krav som virker konkurransehemmende, eller unødvendig ekskluderer nye eller mindre leverandører. Se del 12 Leverandøranalyse.

Ved vurdering av leverandørens kompetanse vil det være relevant å vurdere det tekniske personell leverandøren disponerer, kvalitetssikrings systemer, eventuelle sertifikater, erfaring fra tidligere leveranser, produksjonsfasiliteter osv.

Ved tidskritiske leveranser bør leverandørens tilgjengelige kapasitet vurderes, herunder leverandørens totale kapasitet, hvor mye av leverandørens kapasitet som er bundet opp i andre oppdrag, mulighet til å sette ut arbeid til underleverandører osv.

Leverandøren skal ha en finansiell styrke som står i forhold til den økonomiske risiko som en avtale med Forsvaret medfører. Dersom anskaffelsesmyndigheten er i tvil om leverandørens finansielle stilling, kan anskaffelsesmyndigheten kreve at leverandøren stiller betryggende sikkerhet for oppfyllelse av avtalen. Sikkerhetsstillelse kan gis i form av garanti fra morselskap eller fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap o.l.

Ved utstedelse av morselskapsgaranti, skal garantien stilles fra konsernspiss (høyeste juridisk enhet i konsern). Morselskapsgaranti skal ikke inneholde beløpsbegrensning eller tidsbegrensning. Morselskapet skal ved slike garantier treffe nødvendige tiltak slik at leveransen blir gjennomført i henhold til kontrakt.

Garantier fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap osv. skal stilles som selvskyldnerkausjon.

Det kan avtales at internasjonale garantier skal komme under det Internasjonale Handelskammers regler for anbud, fullførelse og tilbakebetalingsgarantier.

1.9.2 Organisasjonsform

Forsvaret må i hvert enkelt tilfelle vurdere om det skal inngås avtale med produsent, grossist/importør, eller detaljist. Beslutningen vil i hovedsak være avhengig av anskaffelsens størrelse, og i hvilken grad varene som anskaffes skal tilvirkes spesielt etter Forsvarets spesifikasjoner.

Det skal imidlertid ikke velges avtalepartnere som ikke har finansiell styrke til å håndtere garantikrav, erstatningskrav eller som ikke vil være i stand til å støtte materiellet i dets levetid. Det skal ikke inngås avtaler med agenter.

Leverandørsammenslutninger som er etablert for å gjennomføre en leveranse med Forsvaret, skal kunne godtas som leverandør under forutsetning av at samarbeidet ikke er kommet i stand for å hindre konkurranse.

Anskaffelsesmyndigheten skal, med mindre tillatelse fra Forsvarsdepartementet er innhentet på forhånd, ikke inngå kontrakt med produsent som selv bare opptrer som agent for annen produsent som forestår hele produksjonen. Dette gjelder således ikke for vanlige underkontrakter. Kontrakten skal i slike tilfelle inngås med den enkelte produsent. Hvis dette ikke er mulig fordi det foreligger samarbeidsavtale mellom de to produsenter, skal forholdet innberettes til FD, og dets samtykke må foreligge før kontrakt kan undertegnes. Dersom slikt samtykke unntaksvis gis, skal anskaffelsesmyndigheten forsikre seg om at gevinst ikke betales dobbelt for samme ytelse.

Anskaffelsesmyndigheten skal i slike tilfelle som nevnt foran meddele leverandørene at FD vil forbeholde seg rett til å få seg forelagt inngåtte agentavtaler eller samarbeidsavtaler.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

1.9.3 Formelle/lovmessige krav

Anskaffelsesmyndigheten skal kreve at samtlige norske leverandører fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt ved alle anskaffelser over NOK 200.000,- ekskl. mva.

Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

Anskaffelsesmyndigheten skal angi innleveringsmåte og angi tidspunkt for innlevering. Attesten skal kreves fremlagt senest innen tilbudsfristens utløp. Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert skatteattest ved tilbudsfristens utløp, kan anskaffelsesmyndigheten fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av attesten(e). Tilleggsfristen skal gjelde overfor alle tilbyderne og anskaffelsesmyndigheten skal ikke vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Dersom attestene ikke er ankommet innen den nye fristen, skal tilbudene avvises.

Anskaffelsesmyndigheten skal ved tjenesteanskaffelser over NOK 200.000,- ekskl. mva. kreve at samtlige leverandører som vil utføre arbeid i Norge fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved kontraktstildeling vil oppfylle lovbestemte krav i Norge inne helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser, Vedlegg 2.

Anskaffelsesmyndigheten skal angi innleveringsmåte og angi tidspunkt for innlevering. Egenerklæringen må foreligge senest ved tilbudsfristens utløp. Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert egenerklæring ved tilbudsfristens utløp, kan anskaffelsesmyndigheten fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av egenerklæringen. Tilleggsfristen skal gjelde overfor alle tilbyderne og anskaffelsesmyndigheten skal ikke vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Dersom egenerklæringen ikke er ankommet innen den nye fristen, skal tilbudene avvises.

Forsvaret kan avvise leverandører som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel.

1.10 Industrielt samarbeid ifm. anskaffelser fra utlandet *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Forsvarsdepartementet har det overordnede ansvar for industrielt samarbeid i forbindelse med anskaffelser fra utlandet.

Forsvarsdepartementet avgjør om flernasjonalt samarbeid, inkl. industrisamarbeid skal være en forutsetning for valg av utenlandsk leverandør, og har ansvaret for inngåelse av industriavtaler samt det overordnede ansvar for gjennomføring av disse. I tilfeller hvor industrisamarbeid skal være en forutsetning for valg av utenlandsk leverandør, vil det bli gitt føringer om dette i gjennomføringsoppdraget (GO).

Departementet kan påbegynne drøftelser om industrisamarbeid med potensielle leverandører før forespørsel sendes ut.

«INDUSTRIAL COOPERATION The Royal Norwegian Ministry of Defence (MOD) has decided that an industrial cooperation (offset/compensation) is required. The bidder shall in his Request for Proposal (invitation to tender) include a separate annex describing how he intends to fulfil the offset commitment. The annex shall include descriptions of contracts/arrangements entered into or currently being negotiated with Norwegian industry. Form 5007 «Guidelines for the Establishment and Implementation of Offset in Connection with Defence Procurement Abroad» is enclosed.»

Dersom potensielle leverandører bringer opp industrirelaterte spørsmål, skal de henvises til Forsvarsdepartementet. FD fremforhandler gjenkjøpsavtalene med de aktuelle leverandørene, mens FSJ plikter å følge opp selve gjennomføringen av gjenkjøpsavtalene.

Når anskaffelsesmyndigheten mottar leverandørens forslag/beskrivelse av et industrielt samarbeid, skal dette oversendes departementet. Departementet vil imidlertid ikke avslutte forhandlinger om industrisamarbeid før anskaffelsesmyndigheten har avklart hvilke(n) leverandør(er) som er valgt ut for sluttforhandlinger.

Ved gjennomføring av gjenkjøp skal de konkurransemessige implikasjoner av gjenkjøpet vurderes. Konkurranse skal etterleves så langt det er mulig ved gjenkjøp. (Se pkt. 1.4.2 Konkurranse.)

Anskaffelsesmyndigheten skal ikke framsende sin anbefaling av leverandør til Forsvarsdepartementet før departementet har ferdigforhandlet avtaler om industrisamarbeid med de aktuelle leverandører.

Dersom spesielle forhold foreligger, kan anskaffelsesmyndigheten søke Forsvarsdepartementet om å få framsende sin anbefaling på et tidligere tidspunkt, samt få inngå avtale med en leverandør før departementet har ferdigforhandlet avtalen om industrisamarbeid.

1.11 Forskjellige bestemmelser

Forsvaret skal utarbeide dokumenter på norsk eller engelsk, og kreve at tilbud med tilhørende dokumentasjon utarbeides på norsk eller engelsk.

Dersom en utenlandsk leverandør krever sluttbrukersertifikat – «End User Certificate» (EUC) skal vedkommende nasjons/leverandørs egne skjema nyttes for dette. Dersom leverandøren ikke stiller spesielle krav til utformingen skal Forsvarets standardpapir for EUC benyttes. Forsvarets EUC-blanketter er fortløpende nummerert og utsteder skal føre kontroll med hvem som mottar sertifikatene.

Forsikring skal normalt ikke tegnes for Forsvarets regning. Denne bestemmelse vedrører særskilte forsikringer som bare gjelder vedkommende leveranse, og den gjelder således ikke underleveranser eller forsikringer som leverandøren tegner for sin virksomhet i alminnelighet. Kostnadene for disse forsikringer kan inngå i prisen.

Unntatt fra dette er bygging, ombygging, vedlikehold og reparasjon av større materiellenheter som f.eks. fartøyer og luftfartøyer og det er svært uhensiktsmessig å sondre forsikringsmessig mellom kjøpers og selgers risikoområde.

Avgjørelse om hvorvidt særskilt forsikring skal tegnes treffes av anskaffelsesmyndigheten.

Med juridiske spørsmål menes både generell juridisk rådgivning og behandling av enkeltsaker av juridisk karakter. Juridiske problemstillinger skal som utgangspunkt løses på det nivået i organisasjonen hvor saken oppstår, forutsatt at det på dette nivået kan gis en forsvarlig juridisk behandling. Ved mer kompliserte juridiske spørsmål skal det vurderes om det er behov for bistand fra Regjeringsadvokaten. Anmodning om bistand fra Regjeringsadvokaten skal fremsendes gjennom Forsvarsdepartementet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med Regjeringsadvokaten.

Stevninger skal oversendes Forsvarsdepartementet som rette adressat. Ved behov for å ta ut forliksklage eller eventuelt stevning skal saken fremsendes Forsvarsdepartementet for videre behandling.

Som et aspekt knyttet til etablering av opplegg for sivilt – militært samarbeid, samt for å ivareta behov for sivil støtte til Forsvaret i krisesituasjoner skal det ved behov tilstrebes å innarbeide en klausul i avtalen som gjør at leverandøren forplikter seg til leveranser også i kriser og krig. Eventuelle slike krav vil fremgå av gjennomføringsoppdraget (GO).

Del 2. Gjennomføring av anskaffelser

Anskaffelser skal starte med en behovsvurdering, og resultatet av denne vurderingen vil normalt være beskrevet i gjennomføringsoppdraget (GO). Omfanget av behovsvurderingen vil avhenge av anskaffelsens størrelse og kompleksitet. For nyanskaffelser skal behovet uttrykkes i form av hvilken funksjon eller ytelse som man ønsker dekket, ikke i form av en spesifikk løsning på behovet. For drift/etterforsyning vil det ofte være nødvendig med en mer eksakt beskrivelse av behovet, som for eksempel ved kjøp av reservedeler.

Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det imidlertid vesentlig at det legges ned mye arbeid i denne fasen, og det vil tidligst mulig i planfasen av et (potensielt) program-/prosjektløp bli etablert et program- eller prosjektstyre, som vil bli ledet av Forsvarsdepartementet (FD). Ved det tidspunkt et anskaffelsesprosjekt er formelt godkjent, enten i form av et vedtak i Stortinget eller ved en beslutning i FD, vil FD gi et gjennomføringsoppdrag (GO) til Forsvarsstaben. Samtidig vil ledelsen av program-/prosjektstyret bli overdratt til FMO.

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før Forsvaret forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Før innkjøp besluttes, skal anskaffelsesmyndigheten undersøke om angjeldende materiell allerede foreligger hos andre brukere i Forsvaret, og således kan skaffes internt.

Før innkjøp besluttes skal det også vurderes om leie eller leasing er mer fordelaktig for Forsvaret (se pkt. 1.6 Leie, Leasing og Byttehandel.) Kjøpe/leie-vurderinger kan gjøres løpende i anskaffelsesprosessen, men ved behov for endringer i forhold til GO, skal spørsmålet tas opp med FD for godkjenning.

For en del materielltyper er det inngått rammeavtaler som brukere i Forsvaret er forpliktet til å benytte. Dersom det ikke er mulig å benytte disse rammeavtalene, skal tillatelse til å fravike avtalene innhentes fra Forsvarets Logistikkorganisasjon før anskaffelsen gjennomføres.

Før anskaffelsen starter, skal det kartlegges hvilke alternative forsyningskilder som foreligger. I tillegg til å gjennomføre markedsundersøkelser (se pkt. 1.4.1 Kartlegging av markedet (Markedsundersøkelser)) bør alternative forsyningskilder vurderes. Dette kan f.eks. være anskaffelser gjennom NATO-avtaler (se pkt. 1.5.1 Tilgjengelige prosedyrer) eller andre etater innenfor statsforvaltningen. Resultatet av vurderingen vil normalt fremgå av GO.

I hvert enkelt tilfelle bør det vurderes om forholdene ligger til rette for innkjøpssamarbeid nasjonalt, bilateralt eller multilateralt. Resultatet av vurderingen vil normalt fremgå av GO.

«Forsvaret har ikke til hensikt å foreta innkjøp på grunnlag av denne henvendelsen, eller å betale for gitte opplysninger».

Når Gjennomføringsoppdraget (GO) er gitt fra Forsvarsdepartementet (FD) må det lages en plan for den videre anskaffelsen, herunder valg av regelverk og valg av anskaffelsesprosedyre hvis dette ikke er angitt i GO.

For alle anskaffelser over grenseverdiene gitt av FD, skal det lages en formell kontraktsstrategi (se pkt. 3.1 Innledning).

(Se pkt. 16 Del 16 Forespørsel.)

2.5 Kunngjøring/valg av tilbydere

2.5.1 Kunngjøring

Hovedregelen er at alle anskaffelser skal kunngjøres offentlig.

For anskaffelser som dekkes av Forskrift om Offentlige Anskaffelser foreligger egene kunngjøringsregler som skal følges.

Anskaffelser av militært materiell med verdi over grenseverdien gitt i administrative bestemmelser (se pkt. 25.4 Beløpsgrense ved intern saksbehandling) skal kunngjøres i bulletinen «Norwegian Defence Contracts» (se pkt. 17.1 Anskaffelser som skal kunngjøres), og i DOFFIN eller Norsk Lysingsblad.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Sikkerhetsbeskyttede dokumenter En forespørsel skal ikke kunngjøres hvis det i kunngjøringen må gis opplysninger om eller henvisning til sikkerhetsbeskyttede dokumenter eller materiell. Høyere myndighets godkjennelse En forespørsel skal ikke kunngjøres når Forsvarsdepartementet bestemmer det, men sendes direkte til utpekte, mulige leverandører. Tidligere kunngjort En forespørsel trenger ikke kunngjøres når tidligere kunngjøring ikke har resultert i interesse fra tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører. Direkte anskaffelse En forespørsel trenger ikke kunngjøres når kriteriene for direkte anskaffelse foreligger. Særlige grunner Når det på grunn av særlige forhold som ikke skyldes anskaffelsesmyndigheten og som anskaffelsesmyndigheten ikke kunne forutse, er umulig å gjennomføre kunngjøring på grunn av korte tidsfrister. Når offentlig kunngjøring ikke er benyttet, skal grunnen til dette føres i anskaffelsesprotokollen (se pkt. 25.6.2 Anskaffelsesprotokollens innhold).

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Navn og adresse til anskaffelsesmyndigheten En beskrivelse av det som skal leveres/ytes Sted og tid (dag og klokkeslett) for innlevering av tilbud Hvor tilhørende dokumenter, beskrivelser, prøver, modeller, planer mv. ligger til gjennomsyn, samt om disse kan utleveres Eventuelt krav til depositum.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta en utvelgelse av leverandører som skal få tilsendt forespørsel. Ved utvelgelse skal leverandøren behandles likt og utvelgelsesprosessen skal dokumenteres og begrunnes. Ved utvelgelse skal det kun legges vekt på leverandørens evne til å levere i henhold til Forsvarets krav. Dersom anskaffelsesmyndigheten ønsker å foreta en begrensning i antall kvalifiserte tilbydere som skal få konkurrere, skal dette fremmes Forsvarsdepartementet for godkjenning. Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig gi skriftlig melding til leverandørene som ikke blir prekvalifisert med en kort begrunnelse.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Hvis forespørselen er kunngjort, skal alle dokumenter, herunder eventuelle modeller og prøver som skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudet utleveres leverandørene. Det kan kreves depositum for forespørselsdokumentene. Det skal være innbetalt innen dokumentene utleveres.

Hvis forespørselen er kunngjort, skal alle dokumenter, herunder eventuelle modeller og prøver som skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudet, gjøres tilgjengelig for leverandørene.

I stedet for å sende ut dokumentene i papirversjon, kan anskaffelsesmyndigheten oversende dokumentene elektronisk eller legge de ut på Forsvarets internettsider for nedlasting av tilbyderne. Anskaffelsesmyndigheten skal oversende tilbyderne dokumentene i papirversjon dersom tilbyderne ber om det. Dersom dokumentene legges på Forsvarets internettsider for nedlasting, skal anskaffelsesmyndigheten ha en rutine for å ettersende eventuelle endringer og tillegg til tilbydere som allerede har lastet ned dokumentene.

Det kan kreves depositum for forespørselsdokumentene som skal innbetales før dokumentene utleveres.

2.7 Kommunikasjon med tilbydere

Tilbydere skal gis samme informasjon i forbindelse med en anskaffelse. Opplysninger som anskaffelsesmyndigheten gir på forespørsel fra en av tilbyderne skal således meddeles alle tilbyderne umiddelbart. Kommunikasjon med tilbydere skal være skriftlig og sporbar. Der kommunikasjon skjer ved bruk av e-post skal Forsvarets retningslinjer for slik kommunikasjon følges. Dersom tilbydere bringer opp spørsmål som vedrører gjenkjøp eller er av næringspolitisk art, skal de henvises til Forsvarsdepartementet. *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Tilbyderkonferanse kan arrangeres ved alle anskaffelsesprosedyrer. Eventuell tilbyderkonferanse skal holdes etter utsendelsen av forespørselen og før tilbudene er ferdig utarbeidet. Dette for at tilbyderne skal ha tid til å sette seg inn i forespørselen før tilbyderkonferansen, og for at de skal få anledning til å gjøre bruk av de gitte opplysninger. Tilbyderne kan få anledning til å stille spørsmål eller undersøke modeller/prototyper av det materiell som skal anskaffes. Informasjon om eventuelle tilbyderkonferanser skal så langt det er mulig være fastsatt i forespørselen. Det kan imidlertid kalles inn til tilbyderkonferanser på et senere tidspunkt forutsatt at alle potensielle tilbydere blir varslet i rimelig tid, og gis samme reelle mulighet til å delta. Anskaffelsesmyndigheten kan kreve at spørsmål fra tilbyderne skal foreligge skriftlig i tilstrekkelig tid før konferansen, slik at anskaffelsesmyndigheten kan vurdere disse. Spørsmål og svar fra konferansen skal uten ugrunnet opphold sendes skriftlig til alle tilbyderne etter konferansen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta endringer til forespørselen/konkurransegrunnlag som ikke er vesentlige innen tilbudsfristens utløp. Rettelser, supplering eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt forespørselen. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal snarest varsles om forlengelsen.

Tilbud skal påføres dato for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På oppfordring skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. Tilbudet skal oppbevares uåpnet fram til tilbudsåpning. Tilbydere kan tilbakekalle eller endre sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og det skal innleveres og oppbevares på samme måte.

Opplysninger om mottatte tilbud skal bare gjøres kjent for det av Forsvarets personell som har bruk for slike opplysninger i sin tjeneste.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Åpning av tilbudene skal foretas av minst to representanter fra anskaffelsesmyndigheten. Tilbudene skal åpnes på det sted og til den tid som er angitt i forespørselen dersom forespørselen har gitt opplysninger om dette.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Tilbyderen skal gis skriftlig melding snarest etter at avgjørelsen er tatt, med en kort begrunnelse.

Det ikke er levert i tide. Tilbyderen ikke er innbudt til å gi tilbud. Tilbudet ikke er avgitt skriftlig i lukket og merket forsendelse, eller avgitt på godkjent elektronisk format i henhold til forespørselen. Det inneholder forbehold mot grunnleggende avtalevilkår. Det er gitt tilbud på bare deler av leveransen uten at det er gitt åpning for det i forespørselen. Det på grunn av sitt innhold ikke fyller vilkårene for et bindende tilbud. Tilbyderen ikke har framlagt skatteattester og egenerklæring om HMS som er krevd (se pkt. 1.9.3.1 Skatteattest).

Det ikke er underskrevet. Det ikke inneholder alle de opplysninger, prøver mv. som er forlangt. Det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i forespørselen. Det på grunn av feil, uklarheter, ufullstendigheter og lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes. Tilbyderen ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel. Tilbydere som i henhold til fremlagt skatteattest har skatterestanser. Tilbyderen i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt, skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt.

Anskaffelsesmyndigheten kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for leveransen eller varens nyskapende karakter.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Når det er stilt krav til industrielt samarbeid skal anskaffelsesmyndigheten oversende leverandørens forslag til industrielt samarbeid til Forsvarsdepartementet omgående etter tilbudsåpning.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Dersom det oppdages feil i tilbud, skal disse skriftlig avklares med leverandøren.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Hvis anskaffelsesmyndigheten ikke er i stand til å tildele kontrakt innen vedståelsesfristens utløp, skal tilbyderne forespørres om å forlenge vedståelsesfristen. Begrunnelse for forlengelsen skal registreres i anskaffelsesprotokollen.

2.15 Evaluering og forhandlinger

Anskaffelsesmyndigheten skal ved evalueringer og forhandlinger identifisere og velge den leverandør som gir det tilbud som anses mest fordelaktig for Staten. Dersom anskaffelsesmyndigheten mener det skal legges vekt på andre forhold (næringspolitiske), skal det fremlegges for Forsvarsdepartementet til avgjørelse.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal bare legge til grunn de evalueringskriterier som er spesifisert i forespørselen/konkurransegrunnlaget. Dersom det viser seg at forhold som er av vesentlig art for Forsvaret ikke er tatt med som evalueringskriterier, skal saken fremmes for Forsvarsdepartementet, som vil gi retningslinjer for videre saksbehandling. Alternativt kanselleres anskaffelsesprosessen, og man starter eventuelt på nytt.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Ved kjøp fra eneleverandør skal anskaffelsesmyndigheten gjøre en evaluering av pris og de andre vilkår som er tilbudt, basert på sammenlignbare data og/eller gjennomføre en kostnadsanalyse (se pkt. 11.2 Kostnadskontrollen).

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Anskaffelsesmyndigheten bør begrense forhandlingene til de tilbydere som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten. De tilbydere som det innledes forhandlinger med skal gis like vilkår og opplysninger. Anskaffelsesmyndigheten har under forhandlingene ikke anledning til å gi tilbyderene opplysninger om innholdet i de øvrige tilbudene.

* Gjelder ikke ved FOA//LOA anskaffelser.

2.16 Avtaleinngåelse

Utsendelse av bestilling i henhold til blankett 5103, eller på anskaffelsesmyndighetens eget format som minimum inneholder de samme opplysninger. Utarbeidelse av en kontrakt som signeres av begge parter (blankett 5101). Kontrakt benyttes normalt når de spesielle kontraktsvilkår er omfangsrike og avviker vesentlig fra de trykte blanketter. Ved hjelp av elektronisk virkemiddel som er godkjent av Forsvaret for bruk til å inngå avtaler, og som aksepteres av leverandøren som en forpliktende avtale. For denne formen for avtaler forutsettes det at det allerede er inngått en rammeavtale med leverandøren på forhånd som regulerer hvordan forpliktelser skal inngås. Utarbeidelse av Endringsavtaler (se pkt. 2.22.2 Endringsavtale) eller Endringsordre (se pkt. 2.22.4 Endringsordre) til tidligere inngåtte avtaler.

Forsvaret skal normalt utarbeide avtaler selv.

2.16.2 Foreløpig avtale og intensjonsavtaler

Foreløpig avtale kan inngås når det er i Forsvarets interesse at leverandøren får et bindende tilsagn slik at han kan påbegynne leveransen uten å vente på at alle detaljer i en endelig kontrakt er avtalt. En foreløpig avtale kan inneholde begrensninger i hvilke aktiviteter leverandøren kan påbegynne som for eksempel: påbegynne planleggingsaktiviteter, påbegynne konstruksjonsaktiviteter, bestille komponenter med lang leveringstid (Long lead items). En foreløpig avtale skal inneholde flest mulig av de vilkår som skal gjøres gjeldende i den endelige kontrakt, herunder vilkår som Forsvaret normalt krever i en endelig avtale. En foreløpig avtale skal inneholde frist for inngåelse av endelig avtale. Denne fristen skal være senest 6 måneder etter inngåelse av foreløpig avtale, eller senest innen 40% av den totale leveranse er fullført, avhengig av hvilke av disse forhold som inntrer først. En foreløpig avtale skal angi den endelige totalpris hvis mulig, men skal bare forplikte Forsvaret økonomisk innen rammen av disponible bevilgninger og bare for den del av leveransen som ventes utført før endelig avtale er inngått (betinget kostnadstak). Foreløpig avtale må godkjennes av Forsvarsdepartementet dersom den endelige avtale skal godkjennes eller dersom den foreløpige avtale har en totalforpliktelse som overstiger grenseverdien i administrative bestemmelser ». (Se pkt. 25.2.1 Hva skal fremsendes.)

Bruk av foreløpig avtale skal begrenses mest mulig.

I en del tilfeller vil Leverandøren kunne ha et behov for at det uttrykkes en seriøs, men ikke bindende intensjon fra Forsvaret om å inngå en avtale. Forsvaret har anledning til å inngå intensjonsavtaler. Disse skal kun benyttes når det er stor sannsynlighet for at Forsvaret vil inngå en avtale med Leverandøren. Intensjonsavtaler skal presisere at dokumentet ikke er bindende for Forsvaret, og at kostnader og forpliktelser som Leverandøren pådrar seg ikke dekkes av Forsvaret.

Begrunnelsen for bruk av intensjonsavtaler skal nedtegnes i anskaffelsesprotokollen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

2.16.3 Avtalens form og innhold

Avtalen skal regulere partenes forpliktelser og rettigheter i forbindelse med en leveranse, og skal reflektere det som partene har blitt enige om gjennom anskaffelsesprosessen (forespørsel, tilbud og avklaringer/forhandlinger.) Avtalen skal inneholde samtlige vilkår som gjelder for leveransen. Avtalen skal inneholde Forsvarets maksimale økonomiske forpliktelse, eventuelt som et betinget kostnadstak. Det skal ikke tas med vilkår/krav i bestilling/kontrakt som ikke er akseptert av leverandøren. Vilkår/krav skal enten være presentert og akseptert av leverandøren gjennom forespørsel, eller gjennom påfølgende avklaringer/forhandlinger. Eventuelle standarder som det vises til skal vedlegges i den grad det er mulig. Er avtalen basert på standard ferdigtrykte avtalevilkår skal disse alltid vedlegges. Er avtalen basert på en rammeavtale skal det henvises til denne. Eventuelle avvik fra rammeavtalens bestemmelser skal klart framgå av avtalen.

Avtalen skal være klar, entydig og lett forståelig for alle som har behov for å forstå den. Den skal også kunne forstås av de som ikke har deltatt i anskaffelsesprosessen.

Alle inngåtte kontrakter/bestillinger skal identifiseres med et unikt nummer. For kontrakter skal det fremgå hvor mange originaleksemplarer (normalt ett til hver av partene) som er undertegnet og hvorledes disse er fordelt.

Dersom avtalen består av flere dokumenter skal det etableres en dokumentrang som fastslår hvilket dokument som gjelder dersom dokumentene strider mot hverandre.

En del saker krever Forsvarsdepartementets godkjenning før Forsvaret forpliktes, jf. administrative bestemmelser (se pkt. 25.2.1 Hva skal fremsendes).

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser skal tilbyderne meddeles om hvem som skal tildeles kontrakt i henhold til FOA § 10-3 og § 17-3.

Kontrakter/bestillinger skal signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen, og oversendes leverandøren som signerer og returnerer en ordrebekreftelse.

Kontrakter utferdiges i minimum 2 eksemplarer som signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen. Kontraktene oversendes leverandøren som kontrasignerer eksemplarene og returnere anskaffelsesmyndighetens eksemplar(er).

2.20 Melding om valg av leverandør

Den valgte leverandør underrettes snarest og senest innen utløpet av vedståelsesfristen. De øvrige tilbydere skal gis skriftlig melding om at de ikke er valgt. Anskaffelsesmyndigheten skal overfor enhver tilbyder som ber om det opplyse om begrunnelsen for hvorfor tilbyderen ikke ble valgt.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Inngåtte kontrakter som er regulert av WEAG skal kunngjøres i henhold til pkt. 17.3.3 Inngåtte kontrakter.

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, skal konkurranseresultater kunngjøres i henhold til § 6-3 og § 13-2.

Prøver som ikke er forbrukt eller ødelagt under utprøving skal returneres tilbyderen på anmodning, og for tilbyders regning dersom annet ikke er fastsatt i forespørselen.

2.22 Endringer

Rutiner for å inngå en gjensidig avtale av endringer gjennom en «Endringsavtale» i form av blankett 5106. Rutiner for hvordan leverandøren fremmer forslag til endringer av avtalen gjennom en «Søknad om endring» i form av blankett 5109. Rutiner til å gi ensidige pålegg om endringer fra Forsvaret gjennom en «Endringsordre» ved utstedelse av blankett 5107. Retten til å utstede Endringsordre kan utelates ved enkle anskaffelser hvor behovet for å utstede Endringsordre ikke anses for å være relevant.

I tillegg til å benytte blankettene kan anskaffelsesmyndigheten benytte et ekvivalent elektronisk virkemiddel som er godkjent av Forsvarets overkommando, til å foreta endringer. Før metoden benyttes, må leverandøren akseptere at den kan benyttes til å endre avtalen med bindende virkning.

En endringsavtale er en gjensidig avtale med motparten om å endre avtalevilkårene. Dette er den foretrukne form for å endre inngåtte avtaler. Endringsavtalen forutsetter at det foreligger enighet om endringen på forhånd, og at forhold som omfang, leveringstid, pris/kompensasjonsformat, og administrative forhold er avklart. Endringsavtalen utstedes på blankett 5106, og er gyldig når begge parter har signert.

Leverandøren kan foreslå endringer til den inngåtte avtalen. For eksempel endringer i tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner dersom slike endringer antas å innebære fordeler med hensyn til fremstillingsmetoder, produksjonstid og/eller kostnader. Leverandøren skal fremme slike søknader på blankett 5109 – «Søknad om endring». Hvis søknaden aksepteres av anskaffelsesmyndigheten, skal dette formaliseres ved utstedelse av en endringsavtale.

Tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner når leveransen produseres spesielt for Forsvaret. Forsendelses- og/eller emballeringsmåte herunder preserveringsmetoder. Sted for levering.

Dersom leverandøren mener at endringen skal medføre justering av pris, betinget kostnadstak, leveringstid, eller andre avtalebetingelser, skal leverandøren meddele dette til Forsvaret innen 14 dager etter at han har mottatt endringsordren. Et slikt krav om justering av pris, leveringstid osv. fritar ikke leverandøren fra å gjennomføre avtalen i den endrede form.

Når partene er enige om eventuelle endringer av pris, betinget kostnadstak, leveringstid osv. som følge av en endringsordre skal dette formaliseres i en Endringsavtale.

Endringsordre skal normalt benyttes når det ikke er tid eller av andre grunner ikke er mulig å utstede en endringsavtale.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for nødvendig oppfølging av leverandøren etter avtaleinngåelse. Aktivitetene skal tilpasses eventuelle konsekvenser en forsinket eller mangelfull leveranse vil påføre Forsvaret, og skal fokusere på forhold som påvirker leveringstid, ytelse, og kostnader. Blant annet kan følgende tiltak benyttes:

Oppstartsmøte holdes etter at avtalen er inngått. Leverandøren bør få tilstrekkelig tid til å lese i gjennom avtalen og forberede sin organisasjon på innholdet. Videre bør leverandøren ha returnert ordrebekreftelsen før møtet avholdes.

Å verifisere at de personer som faktisk skal gjennomføre leveransen har lest og forstått avtalens innhold. Gjennomgang av leverandørens planer for leveransen Etablere personlig kontakt mellom partene.

Det kan avtales at leverandøren skal fremsende skriftlige rapportering om status og fremdrift av prosjektet. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av prosjektet. Rapportering bør gjøres regelmessig.

Bedriftsbesøk kan gjennomføres hos leverandører og underleverandører for å verifisere at leverandøren følger planer, prosedyrer osv.

2.24 Sluttoppgjør

Å bringe på det rene om avtalens vilkår er oppfylt Inngåelse av sluttavtale Selve oppgjøret.

Det må her nøye vurderes at alle forpliktelser er oppfylt fra leverandørens side. I tillegg til selve hovedleveransen må det fastslås hvorvidt alle tilleggsytelser som levering av håndbøker og dokumentasjon i endelig og godkjent form, reservedelslister, kodifisering, gjennomføring av opplæring, garantiforpliktelser etc er tilfredsstillende oppfylt før sluttoppgjør foretas.

Anskaffelsesmyndigheten skal gjennomgå kontrakten før sluttfaktura videresendes for betaling, for å klarlegge at det foreligger tilfredsstillende attestasjon for alle forpliktelser som påhviler leverandøren. Forsvarets skal så hurtig som mulig foreta sine undersøkelser for å fastslå hvorvidt leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, slik at sluttoppgjør kan skje uten unødig forsinkelse og innen avtalte frister. Hensynet til at alle aktuelle forhold blir tilstrekkelig klarlagt skal imidlertid være avgjørende.

Når det er klarlagt at leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, skal det for alle kontrakter som har vært gjenstand for kostnadsprøving (se pkt. 11.2.2 Kostnadsprøving), inngås en sluttavtale som fastsetter at ytterligere krav ikke eksisterer og fastslår sluttoppgjørets endelige beløp.

I særlige tilfeller kan det være hensiktsmessig å foreta sluttoppgjør selv om enkelte forpliktelser fortsatt påhviler leverandøren, f.eks. garantiforpliktelsen og forpliktelse til å levere reservedeler.

Dette må da klart fremgå av sluttavtalen.

Oppgjøret foretas på grunnlag av sluttavtalens bestemmelser. For fastpriskontrakter og priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal oppgjøret foretas i henhold til avtalens bestemmelser, blant annet etter mottakelse av nødvendige dokumenter og attestasjoner for at avtalens forpliktelser er tilfredsstillende oppfylt.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å følge opp de garantibetingelser som er inngått for levering av varer og tjenester. Feil og mangler som oppdages, og som er dekket av garantibetingelsene, skal meddeles leverandøren umiddelbart.

Del 3. Kontraktsstrategier

Del 3 gir retningslinjer for når det skal utarbeides kontraktsstrategier og krav til deres innhold. Kontraktsstrategier som utformes på bakgrunn av del 3, vil normalt være en videreføring og utdypning av de overordnede fremskaffelsesstrategier som er utformet og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før Forsvaret forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Forsvarets anskaffelser er meget varierte når det gjelder verdi og kompleksitet, og de forskjellige anskaffelser krever forskjellig ressursbruk og framgangsmåter/virkemidler. En plan som viser hvordan Forsvaret skal nå målsettingene i GO, og hvilke virkemidler man ønsker å benytte for å nå disse målene, blir i det påfølgende betegnet som en «kontraktsstrategi».

Kontraktsstrategiene skal påbegynnes så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen, og være klar før forespørselen ferdigstilles.

Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det imidlertid vesentlig at det legges ned mye arbeid i kontraktsstrategien.

rammer gitt i Gjennomføringsoppdraget (GO) hvilke mål og delmål man har for anskaffelsen hvilke virkemidler man kan benytte for å nå målene hvilke begrensninger som foreligger når det gjelder bruk av virkemidler.

Ytelse – hva som kreves for å dekke Forsvarets behov Økonomi – Forsvarets kostnader med å få dekket behovet Tid – når behovet må dekkes.

I tillegg vil det kunne foreligge Næringspolitiske målsettinger for enkelte anskaffelser (se pkt. 1.3.1 Forsvarsdepartementet/se pkt. 1.10 Industrielt samarbeid ifm. anskaffelser fra utlandet * ).

Målene kan være i konflikt med hverandre, noe som krever en balansering og prioritering av målene.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Flernasjonale samarbeidsløsninger Konkurranse mellom leverandører Alternative anskaffelsesprosedyrer (konkurranse med forhandling, anbudskonkurranse, direkte anskaffelse, FMS osv.) Offentlig privat partnerskap Leie og leasing Oppdeling av anskaffelsen i delanskaffelser Oppdeling av anskaffelsen i faser eller sammenslåing av faser (for eksempel utvikling og produksjon) Spesifikasjonsmetoder – (funksjon/ytelse/detalj, bruk av standarder osv.) Kontraktstyper (kompensasjonsformater) Kontraktsvilkår (garantiklausuler, innsyn, insitamenter, opsjoner, osv.) Samarbeidsformer med leverandører (f.eks. tidlig integrert samarbeid) Leverandøroppfølgings- og verifikasjonsteknikker (tid, økonomi, ytelse) Evalueringsteknikker Innkjøpssamarbeid med andre etater nasjonalt Byttehandel, kjøp av brukt materiell.

lover og regler (Lov om offentlige anskaffelser, ARF, WEAG osv.) den kompetanse og kapasitet som Forsvaret har eller kan skaffe til veie i forbindelse med anskaffelsen eventuelle direktiver gitt av overordnet myndighet eller av Forsvarsdepartementet (f.eks. gjennom GO).

Kontraktsstrategien skal inneholde følgende hovedelementer:

Det skal klargjøres hvilke lover og regler som regulerer anskaffelsen. Det er her vesentlig å få brakt på det rene om anskaffelsen er underlagt lov om offentlige anskaffelser, eller er regulert på annen måte.

Næringspolitiske føringer og mål og eventuelt andre politiske føringer (f.eks. sikkerhetspolitiske eller utenrikspolitiske føringer).

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

En vurdering av mulige leveringskilder/tilbydere og deres kompetanse, med basis i markedsundersøkelser. En vurdering av hvordan nivå på krav vil påvirke antall mulige tilbydere og konkurransesituasjon.

3.4.4 Mål, delmål og relevante virkemidler

En tidfesting av når Forsvarets behov må dekkes, og hvilke virkemidler som blir benyttet for å nå tidsmålet. Dersom tidsmålet er så krevende at det vil ha negativ effekt på øvrige mål, skal dette spesielt bemerkes.

Pris Pris blir påvirket av bl.a. følgende forhold: Leverandørens kostnader som resultat av kravspesifikasjon, konkurranse mellom leverandørene, leverandørens risiko forbundet med leveransen, forhandlings- og evalueringsteknikk osv. Endringskostnader For en del prosjekter er endringer en vesentlig årsak til forsinkelser og kostnadsoverskridelser. Endringskostnadene er resultat av bl.a. antall endringer, tidspunktet for endringer og pris/kostnad for hver endring. Endringskostnadene vil normalt øke desto lengre ut i prosjektet endringer blir innført. Drifts- og utfasingskostnader Det skal vurderes hvordan drifts- og utfasingskostnader skal evalueres og om det er nødvendig å tegne en avtale om drift og vedlikehold med leverandøren i forbindelse med anskaffelsen. Forsvarets interne anskaffelseskostnader Dersom Forsvarets interne prosjekteringskostnader er betydelige, skal disse vurderes.

For at Forsvaret skal få dekket sitt behov er det en forutsetning at behovet er kjent, at det er samsvar mellom behov og krav, og at leverandøren er i stand til å innfri de gitte krav til ytelse.

Del 4. Levetidskostnader

Dette kapitlet regulerer når og hvordan Forsvaret skal identifisere og vektlegge levetidskostnader i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester.

Levetidskostnadsvurderinger som utformes på bakgrunn av denne del 4 vil normalt være en videreføring og utdypning av de levetidskostnadsvurderinger som er utformet og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

Levetidskostnader er definert som «De totale kostnader (anskaffelse, drift og avhending) til en enhet eller en kategori materiell inklusiv kostnader til organisasjonsmessige tiltak og utdannelse».

Om materiellet/tjenesten skal anskaffes Kjøpe/leie vurderinger Budsjettprosessen Utarbeidelse av kostnadseffektive krav til materiell Valg av leverandør/system Valg av tekniske løsninger ved utvikling av systemer Planlegging og forberedelse av driften av det som skal anskaffes, herunder valg av vedlikeholds- og forsyningskonsept.

4.3 Prosjektanskaffelser

Ved anskaffelser som gjennomføres som prosjekter skal identifikasjon og beregninger av levetidskostnader gjennomføres i definisjonsfasen. Resultatet av beregningen av levetidskostnadene skal inngå som et sentralt element i Fremskaffelsesløsningen (tidligere TPDOK 2). Prosjektet skal ikke gis status som «fremtidig prosjekt» før beregningene er gjennomført.

De identifiserte kostnadene skal kategoriseres og nedbrytes i henhold til retningslinjer gitt fra FD. Kategoriseringen og nedbryting skal benyttes videre i anskaffelsesprosessen slik at faktiske kostnader ved drift av materiellet kan vurderes mot de opprinnelige kostnadsberegninger.

Forespørsel og kravspesifikasjon skal utarbeides slik at det ut fra tilbudene er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning.

Levetidskostnader skal være et sentralt kriteria ved valg av leverandør. Dersom kravspesifikasjonen inneholder enkelte krav som er spesielt kostnadsdrivende med hensyn på levetidskostnader skal tilbyderne oppfordres til å tilby alternative tekniske løsninger.

Ved valg av system og leverandør skal levetidskostnader legges til grunn ved alle anskaffelser i Forsvaret.

Omfanget av beregninger skal stå i forhold til den forventede besparelsen en eventuell beregning kan gi. Ved fastsettelse av omfanget av kartlegging/beregninger skal det tas hensyn til anskaffelsens størrelse, systemets levetid, de årlige driftkostnadenes størrelse sett i forhold til anskaffelsesverdien, og forventet størrelse på utfasing/avhendingskostnader. Det er vesentlig at levetidskostnadsberegninger påbegynnes tidlig i anskaffelsesprosessen. Nivået på levetidskostnadene må være kartlagt før det besluttes å iverksette en anskaffelse.

Ved en del mindre anskaffelser vil drift og avhendingskostnadene være ubetydelig sett i forhold til anskaffelseskostnaden, og detaljert beregning av drift/avhendingskostnader vil ikke være regningssvarende.

4.5 Generelle retningslinjer

Ved beregning av levetidskostnader bør nåverdimetoden benyttes ved valg mellom alternative teknologier eller leverandører. Ved neddiskontering av framtidige kostnader skal rentesats for kalkulatorisk rente legges til grunn (se pkt. 11.3.7.4 Kalkulatorisk rentesats og pkt. 11.3.7.4 Kalkulatorisk rentesats).

I forbindelse med levetidskostnader vil størrelsen på en del kostnader være forbundet med usikkerhet. Det skal utvises forsiktighet ved å vektlegge kostnader som ikke kan verifiseres. Dette gjelder for eksempel kostnader som slår betydelig inn i totalvurderingen, og som først vil inntre om lang tid (flere år), eller kostnader som er estimert fordi evaluerte systemet ikke har vært i reell drift under sammenlignbare forhold. For å håndtere usikkerheten knyttet til kostnadene, kan kostnadsanslagene uttrykkes ved hjelp av sannsynlighetsberegninger.

Del 5. Håndtering av usikkerhet

Dette kapitlet regulerer hvordan usikkerhet skal håndteres ved anskaffelser.

Usikkerhet er definert som «differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon».

Usikkerhet deles i to, hvor den negative delen kalles risiko, og den positive delen kalles muligheter.

Forsvarets metode for håndtering av usikkerhet beskrevet i «Veiledning i håndtering av usikkerhet – PRINSIX, 1999» som dekker alle usikkerhetselementer i en anskaffelse. AQAP-2070 som dekker produkt risiko og leverandørrisiko.

for å redusere risiko for kostnadsoverskridelser, forsinkelser eller mangelfull ytelse. og eventuelt kunne dra nytte av de muligheter som identifiseres for kostnadsreduksjoner, økt ytelse, forsering av leveranser osv.

Usikkerhetselementer vil i stor grad være styrende for teknologivalg, bemanning av prosjekt, valg av anskaffelsesmetode, utforming av kravspesifikasjonen, kontraktsutforming, evalueringsmetodikk og kriterier for valg av leverandør, omfang av leverandøroppfølging, samarbeidsformer osv.

Alle prosjekter som er organisert etter PRINSIX (Kategori 1, 2 og 3) skal benytte Forsvarets metode for håndtering av usikkerhet. Metoden skal benyttes i alle faser av et anskaffelsesprosjekt.

Ved anskaffelser som ikke er organisert etter PRINSIX, skal omfanget av usikkerhetsvurderinger tilpasses de konsekvenser en eventuell mangelfull eller forsinket leveranse medfører for Forsvaret.

Vurdering av produktrisiko og leverandørrisiko er regulert av AQAP 2070 og er nærmere beskrevet under del 7 Kvalitetssikring (se pkt. 7.5.3 Vurdering av produkt- og leverandørrisiko).

5.4 Ansvar og fagmyndighet for usikkerhetshåndtering

Ved prosjekter som er organisert etter PRINSIX er FD eller FSJ (avhengig av hvilken fase man befinner seg i) ansvarlig for at prosjektet/prosjektene håndterer usikkerhet i henhold til gjeldende retningslinjer. I prosjektene er den som eier usikkerheten, ansvarlig for håndtering av denne på sitt nivå.

For enkelte usikkerhetselementer er det utpekt fagmyndighet som skal vurdere leverandørens finansielle stilling/risiko og kvalitetsmessige vurderinger.

Del 6. Leveransebeskrivelse

En forutsetning for at leverandører skal kunne gi bindende tilbud, samt inngå bindende avtaler, er at det foreligger en entydig beskrivelse av den vare og/eller tjeneste som skal leveres. Denne beskrivelsen kalles en kravspesifikasjon.

Kravspesifikasjonen utarbeides på bakgrunn av den forutgående behovsanalyse/vurdering som Forsvaret har foretatt.

Ved kompliserte anskaffelser utarbeides kravspesifikasjonen som et separat dokument med undervedlegg. For denne type anskaffelser inneholder Prinsix utfyllende retningslinjer for form og innhold.

For enklere anskaffelser skrives kravspesifikasjonen i samme dokument som de kommersielle og administrative krav/betingelser.

Ved utarbeidelse av kravspesifikasjon, skal følgende hovedprinsipper/retningslinjer legges til grunn.

Kravene skal være utformet slik at det skal være mulig å verifisere at leverandørens løsning tilfredsstiller disse. Dersom kravspesifikasjon består av flere dokumenter, så skal disse rangeres. Eventuell rangering må koordineres med kommersielle dokumenter. Dokumenter skal gis dato/revisjonsnummer. Endringer i dokumentene skal merkes slik at det lett kan identifisere hvilke endringer som er foretatt i dokumentene. Ved henvisninger til dokumenter skal dokumentets revisjonsnummer oppgis.

Forsvarets krav skal primært uttrykkes i form av funksjon/ytelseskrav, ikke i form av fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv. Forsvarets Standard kan imidlertid benyttes dersom den foreligger.

garantiforpliktelser fra leverandør er avhengig at det benyttes deler av et spesielt fabrikat, spesielle driftssikkerhetsmessige forhold gjør det nødvendig, eller patenter/mønsterbeskyttelse eller andre opphavsrettslige forhold binder Forsvaret til ett spesielt fabrikat/leverandør.

Dersom man av andre grunner ikke er i stand til å beskrive leveransen uten å oppgi fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv., skal beskrivelsen etterfølges av ordene «eller tilsvarende».

Dersom Forsvaret må definere spesielle krav til materialer, utførelse, teknisk løsning osv., skal dette gjøres gjennom henvisninger til åpne leverandøruavhengige standarder som: STANAG, Forsvarets Standard, ISO, DIN, Norsk Standard osv. (se pkt. 10.1 Hensikt med standardisering).

Forsvarets eksisterende utstyr, utstyr som leveres av andre leverandører, eller utstyr som skal anskaffes i framtiden,

skal grensesnitt beskrives eksakt og entydig. Grensesnitt skal, så langt det er mulig, spesifiseres i form av åpne og leverandøruavhengige standarder (se pkt. 6.2.3 Standarder).

Dokumentasjon som Leverandøren skal levere, skal spesifiseres entydig og oversiktlig, med dato for når det enkelte dokument skal leveres.

Dersom gjenstand, prøve eller modell er en del av kravspesifikasjon, eller en del av tilbud, skal disse være klart og entydig merket og beskrevet.

Krav skal utarbeidelse med tanke på lavest mulig levetidskostnader. Krav kan stilles som absolutte krav (skal krav), og som alternative tilleggskrav (bør krav). Det skal legges stor vekt på at «skal krav» er oppnåelige så vel teknologisk som økonomisk.

Ved anskaffelser som skal følge lov om offentlige anskaffelser, skal retningslinjene i lovens forskrifter følges (§ 5-2 og § 12-2). Reglene i ARF skal virke utfyllende til loven og dens forskrifter.

Kravspesifikasjoner skal utformes på norsk eller engelsk.

Dersom Forsvaret har opsjoner på leveranser/ytelser, skal disse beskrives på samme måte/detaljeringsgrad som de øvrige leveranser. Opsjoner skal innarbeides i henhold til del 15 Opsjoner (se pkt. 15.1 Generelt).

6.3 Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjon vil variere med omfang og kompleksitet av anskaffelsen.

For å unngå at det stilles krav som er mangelfulle, kostnadsdrivende eller unødvendig konkurransehemmende, skal den som er ansvarlig for utarbeidelse av kravspesifikasjonen ha et nært samarbeid med brukere og det kommersielle fagmiljø. Videre må mulige teknologier, tekniske ytelser og leverandører identifiseres for å kunne vurdere oppnåelighet av brukerkrav og eventuell usikkerhet knyttet til dette. Utforming av kravspesifikasjon vil kunne være avhengig av fremskaffelses-/kontraktsstrategi og anskaffelsesmetode, og skal derfor ikke ferdigstilles før strategi/metode er valgt.

Eventuelle forbehold/avvik som tilbydere/anbydere har gjort, og som Forsvaret har akseptert. Eventuelle innrømmelser eller avklaringer som er gjort i forhandlingsmøter eller eventuelle avklaring ved anbudsprosedyrer. I en del tilfelle vil det også være behov for å konkretisere kravspesifikasjonen opp mot den leveransen som tilbyder faktisk har tilbudt. Dersom dette gjøres ved å spesifisere tekniske løsninger, metoder, merkenavn osv., må dette gjøres på en slik måte at leverandøren fortsatt står ansvarlig for å møte de overordnede krav til ytelse og funksjon.

Dersom det er behov for å benytte eksterne rådgivere for å utarbeide kravspesifikasjon, skal det benyttes rådgivere som er leverandøruavhengige, og som ikke har økonomiske interesser i den påfølgende anskaffelsen.

Dersom det ikke foreligger leverandøruavhengige rådgivere skal eventuelle rådgivere benyttes på en måte som ikke påvirker konkurranseforholdet mellom framtidige tilbydere.

Dersom kravspesifikasjonen er utarbeidet av rådgivere med leverandørtilknytning, skal kravspesifikasjonen bli gjort tilgjengelig for et utvalg leverandører for kommentering før den endelige forespørselen/anbud sendes ut.

6.4 Produkt og tjeneste spesifikke krav

6.4.1 Konsulenttjenester

Ved anskaffelse av konsulenttjenester skal det klart framgå om den tjenesten som anskaffes er et konsulentoppdrag eller konsulentbistand.

Ved anskaffelse av konsulentoppdrag skal konsulenten(e) utføre et konkret stykke oppdrag, eller levere et definert sluttprodukt. Oppgaven må klart avgrenses, og kravene til sluttproduktet må defineres.

Ved anskaffelse av konsulentbistand engasjeres konsulenten som ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver. Konsulenten rolle i Forsvarets organisasjon må defineres klart.

Dersom det anskaffes konsulentbistand skal oppdraget inneholde tidsavgrensning. Oppsigelsestiden for konsulentbistand skal ikke overstige 30 dager.

Forsvaret skal sikre seg full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale, og til ethvert resultat av arbeidet som utføres.

Konsulenten skal pålegges taushetsplikt slik at Forvaltningslovens taushetspliktbestemmelser kommer til anvendelse for Konsulenten og eventuelt hans personale.

Forsvaret skal sikre seg rett til å godkjenne eventuelt skifte av person/konsulent. Eventuell opplæring av ny person skal bekostes av leverandør.

Dersom oppdraget eller bistand fører til at konsulenten tilegner seg en kompetanse som Forsvaret vil ha behov for i framtiden, skal det defineres hvordan kompetanseoverføring til Forsvaret skal skje, f.eks. i form av rapporter, nye rutiner, kurs/opplæring osv.

Ved anskaffelse av næringsmidler skal følgende krav stilles til leverandører: «All produksjon, lagring, og distribusjon av næringsmidler skal skje i henhold til; Offentlige bestemmelser for produksjon, frambud mv. av næringsmidler. (Internkontroll mat)».

6.5 Krav ifm. gjennomføring av leveransen

6.5.1 Kvalitetssikring

Anskaffelsesmyndigheten setter krav til kvalitetsstyring ut fra kriteriene i del 7 Kvalitetssikring (se pkt. 7.3.1 Valg av krav til kvalitetsstyring). Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal yte nødvendig bistand i utarbeidelse av disse krav.

Anskaffelsesmyndigheten skal, gitt at det er satt krav til kvalitetsstyring, sette krav til at leverandøren fremlegger dokumentasjon på hvordan leverandøren planlegger å sikre kvaliteten på leveransen. Dokumentasjon som det kan være relevant å kreve er regulert i del 7 Kvalitetssikring (se pkt. 7.3.3 Krav til dokumentasjon og planer).

Kravene til leverandøren skal spesifiseres i kontrakten. Det vises til del 7 Kvalitetssikring (se pkt. 7.3 Forsvarets krav til leverandører).

I henhold til TfF 731 skal alle forsyningsartikler i bruk i Forsvaret kodifiseres, dvs. klassifiseres i samsvar med STANAG 3150 og identifiseres i samsvar med STANAG 3151. Kravspesifikasjonen skal derfor inneholde krav og betingelser i henhold til del 9 Kodifisering (se pkt. 9.1 Innledning). Videre skal det settes tidsfrister for når leverandøren er forpliktet til å levere relevant dokumentasjon/tekniske data.

Dersom det er tatt beslutning om formell konfigurasjonsstyring i forbindelse med en anskaffelse, skal det stilles krav til leverandøren i henhold til del 8 Konfigurasjonsstyring (se pkt. 8.1 Innledning).

Ved tidskritiske leveranser kan Forsvaret og Leverandøren avtalefeste en detaljplan for gjennomføring av leveransen. Leverandøren skal regelmessig rapportere framdrift og status i forhold til denne planen. Forsvaret skal forbeholde seg retten til å verifisere framdrift og status (se pkt. 2.23.2 Rapportering).

Del 7. Kvalitetssikring

Del 7 kvalitetssikring inneholder regler og retningslinjer for hvilke kvalitetsstyringskrav Forsvaret skal stille til leverandører ved anskaffelse av varer og tjenester, og hvilke kvalitetssikringsaktiviteter Forsvaret skal utføre i den forbindelse. I Forsvaret er ansvaret for kvalitetssikring delt mellom anskaffelsesmyndigheten og Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet.

Hensikten med kvalitetssikringen er å sikre at Forsvarets leverandører leverer i samsvar med kontraktens krav. Oppnåelse av tilsiktet kvalitet er avhengig av hvor presist og konkret anskaffelsesmyndigheten formulerer sine krav, og hvor systematisk leverandøren arbeider for å imøtekomme kravene under utvikling, konstruksjon og produksjon. Den er videre avhengig av anskaffelsesmyndighetens oppfølging av kontrakten ovenfor leverandøren, samt effektiviteten av arbeidet til Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å stille riktige krav til kvalitetsstyring, og sørge for at de nødvendige betingelser og krav blir avtalefestet. Anskaffelsesmyndighetens krav skal inkluderes i forespørselen, og avtalefestes i den påfølgende kontrakt/bestilling.

Avhengig av anskaffelsens art og omfang, skal hensiktsmessige krav til leverandørens kvalitetsstyring eller kvalitetskontroll velges ut fra tabellen nedenfor. Relevant AQAP skal normalt velges i henhold til kriteriene i denne tabell. Dersom det i helt spesielle tilfeller vurderes å være til fordel for Forsvaret, kan det unntaksvis gjennomføres anskaffelser på grunnlag av kravene i NS-EN ISO 9001:2000 kvalitetsstandarder med AQAP-relevante tilleggskrav AQAP- 2110 NS-EN ISO 9001: 2000 AQAP- 150/ AQAP 160 AQAP- 2120 NS-EN ISO 9002: 2000 AQAP- 2130 NS-EN ISO 9003: 2000 FS 7610- 3131 AQAP-2131 Kontrakten omfatter utvikling, konstruksjon og produksjon, ev. også installasjon og feltprøver. Dvs at de tekniske krav i alt vesentlig er spesifisert som funksjons- og ytelseskrav (operative karakteristikker) X X Komplekse/kritiske produkter X X X Levetid, pålitelighet og andre egenskaper kan bare sikres ved omfattende krav til kvalitetssikring under hele produktfremtakingen X X X Programvare inngår i utviklingsarbeidet. AQAP-150 eller AQAP-160 kan anvendes alene der hvor kontrakten omfatter rene utviklings- eller vedlikeholdskontrakter for programvare, men vil ellers spesifiseres sammen med AQAP-2110 X Produktets konstruksjon er fastlagt, og er tilfredsstillende for den myndighet som har ansvaret for konstruksjonen X X X Oppfyllelsen av tekniske krav kan bare demonstreres tilstrekkelig på basis av kvalitetskontroll utført under tilvirkning, behandling av materialer, deler, komponenter, enheter og/eller på det ferdige produkt X Oppfyllelsen av tekniske krav kan demonstreres tilstrekkelig i forbindelse med sluttkontroll av det ferdige produkt X Ved kjøp av merkevarer og vanlig handelsvarer kan kvalitetskontrollen foregå som en del av mottakskontrollen uten at det medtas bestemmelse om kvalitetskontroll i kontrakten /bestillingen

Valg av krav til leverandørens konfigurasjonsstyring er regulert i del 8 Konfigurasjonsstyring (se pkt. 8.6 Valg av krav til konfigurasjonsstyring).

leverandørens kvalitetshåndbok spørreskjema om leverandørens System for kvalitetsstyring preliminær kvalitetsplan preliminær risikoplan preliminær konfigurasjonsstyringsplan eventuelt annen relevant dokumentasjon.

Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren utarbeide en preliminær kvalitetsplan som skal vedlegges tilbudet. Planen skal inneholde referanser til kravene i tabellen nedenfor: Styrende dokumenter Veiledende dokumenter AQAP-2110 AQAP-2120 AQAP-2130 AQAP-150 AQAP-160 NS-EN ISO 9001:2000 AQAP-2009 AQAP-159 AQAP-169

Ved påfølgende kontraktsinngåelse skal det avtalefestes at leverandøren utarbeider en kvalitetsplan. Planen skal framsendes til Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet for vurdering, og leverandøren skal ikke påbegynne noe arbeide før planen er akseptert. Det skal avtalefestes tidspunkt for når planen skal framsendes. Det kan avtales at leverandøren må betale dagbøter dersom leverandøren ikke framsender kvalitetsplanen innen avtalt tidspunkt.

Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren utarbeide en preliminær konfigurasjonsstyringsplan. Krav er gitt i del 8 Konfigurasjonsstyring (se pkt. 8.6.1 Krav til leverandørens CM-plan).

Anskaffelsesmyndigheten kan stille krav om at leverandøren skal levere en rapport om gjennomført kontraktsgjennomgang.

Leverandøren skal gjennomføre kvalitetsstyring slik at leveransen blir i samsvar med kontraktens krav. System for kvalitetsstyring skal være innrettet slik at faktiske eller potensielle avvik (mangler, feil), og andre forhold som kan føre til utilfredsstillende kvalitet, blir oppdaget så tidlig som mulig, for at rettidig og tilstrekkelige korrigeringstiltak kan settes i verk.

I avtalen skal det stilles krav til at leverandøren skal avtalefeste med sine underleverandører kvalitetssikringskrav som er i samsvar med kriterier gitt i AQAP-2000. Leverandøren er ansvarlig for kvalitetssikringen hos sine underleverandører. Det kan avtales at gjenpart av korrespondansen mellom leverandør og underleverandør angående kvalitetssikring sendes kvalitetssikringsmyndigheten.

Kontakt mellom kvalitetssikringsmyndigheten og underleverandøren må bare etableres i forståelse med leverandøren, og da på en slik måte at ansvarsforholdene ikke forrykkes.

Det skal avtalefestes en prosedyre for behandling av avvik. Når leverandøren før produksjonsstart innser at det blir avvik fra spesifikasjonens krav, kan han søke anskaffelsesmyndigheten om avvik for en angitt del av leveransen. (Engelsk; Deviation.)

Om avvik fra spesifikasjonens krav oppstår under produksjon, kan leverandøren unntaksvis søke Forsvaret om å levere produksjonspartiet som det foreligger, eventuelt etter reparasjon. (Engelsk; Waiver eller Concession.)

Ved avvikssøknader skal leverandøren benytte blankett 5303 «Søknad om godkjenning av avvik». Leverandøren skal nøye beskrive avvikets konsekvenser ved anvendelse av produktet. Avvikssøknaden sendes anskaffelsesmyndigheten via kvalitetssikringsmyndigheten.

Leveranser, eller deler av den, som fremlegges for Forsvaret, og som ikke tilfredsstiller kontraktkravene, skal Forsvaret tilbakevise.

Dersom ikke spesielle forhold tilsier noe annet, kan det avtales at leverandøren kan fremlegge tilbakeviste leveranser på nytt for levering/godkjenning etter at de er reparert eller omarbeidet.

Leveranser som ikke kan omarbeides eller repareres, og hvor eventuell avvikssøknad er avslått, skal plasseres på sperret lager eller vrakes.

Leverandøren skal kun legge fram for levering produkter som er kontrollert og bekreftet i samsvar med krav. Leverandøren skal fylle ut og undertegne Sertifikat på konformitet bl. 5307 (SPK) som en bekreftelse på at produktet er i overensstemmelse med kontraktens krav.

Undertegnet Sertifikat på konformitet fremlegges Forsvarets kvalitetssikringsrepresentant

Kvalitetssikringsrepresentantens signering av SPK er en bekreftelse til anskaffelsesmyndigheten om at Forsvarets kvalitetssikring har vært gjennomført i samsvar med oppdraget, herunder verifikasjon av leverandørens styring med sine prosesser og hans kontroll av leveransen. Det er ikke en godkjenning av leveransen.

Det skal framgå av kontrakt/bestilling hvem som skal utføre kvalitetssikring på vegne av Forsvaret. Ved krav om kvalitetssikring av en bestemt kontrakt skal bestemmelser og prosedyrer fastlagt i STANAG 4107 gjøres gjeldende.

I en del tilfelle er det behov for en grundigere vurdering av leverandørenes System for kvalitetsstyring før avtale med en leverandør inngås. Denne type vurderinger kalles leverandøranalyse. Detaljer for når leverandøranalyser skal gjennomføres, og omfanget av analysene, er regulert i Del 12 Leverandøranalyse.

7.5 Risikohåndtering og Forsvarets kvalitetssikringsplan

Håndtering av usikkerhet er en kontinuerlig aktivitet som pågår gjennom alle faser av et prosjekt. Forsvaret har utviklet en felles metode for håndtering av usikkerhet i prosjekter, PRINSIX «Veiledning i håndtering av usikkerhet», som består av prosessbeskrivelser og ulike teknikker/verktøy (se pkt. 5.1 Innledning).

Det skilles mellom usikkerhet som del av det totale prosjektet (total usikkerhetsvurdering) og usikkerhet som del av en kontrakt med leverandør.

STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications», og AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

For å få en forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, skal Forsvaret vurdere og håndtere produkt- og leverandørrisiko. For å få en gjensidig forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, må produkt- og leverandørrisiko vurderes og håndteres i et samarbeide mellom anskaffelsesmyndighet og kvalitetssikringsmyndigheten.

Basert på den inngåtte kontrakt, produktrisiko og leverandørrisiko, skal Forsvaret utarbeide en kvalitetssikringsplan. Planen skal vise hvordan det spesifikke kvalitetssikringsoppdraget vil bli løst. Dette omfatter blant annet kvalitetsrevisjon hos leverandøren for å påse at leverandøren har etablert og implementert et System for kvalitetsstyring som er i samsvar med kontraktens krav og den aksepterte kvalitetsplanen. Planen skal være gjenstand for kontinuerlig oppdatering, og justeres for endring i risikobildet.

Leverandører og underleverandører som har en stor andel forsvarsleveranser, kan søke Forsvaret om å få en generell godkjenning av sitt System for kvalitetsstyring.

Når Forsvaret finner det hensiktsmessig og ressursbesparende, vil Forsvaret gjennomføre en vurdering av leverandørens totale System for kvalitetsstyring, eller System for kvalitetsstyring for den del av leverandørens organisasjon som er ansvarlig for gjennomføring av forsvarsleveranser.

En generell godkjenning av leverandørens System for kvalitetsstyring kan bli gjort for en periode på 2 år. Etter utgått periode må leverandøren søke om fornyet godkjenning.

Enhver godkjenning kan når som helst trekkes tilbake dersom det blir påvist vesentlige mangler som leverandøren ikke kan, eller vil, rette på.

I AQAP-2000 har NATO-landene avtalt de krav som skal gjelde innen kvalitetssikring.

Kravdokument Veiledende dokumenter Veiledning for kvalitetssikringsmyndighetens aktiviteter.

AQAP-2110 «NATO Quality Assurance Requirements for Design, Development and Production» AQAP-2120 «NATO Quality Assurance Requirements for Production» AQAP-2130 «NATO Quality Assurance Requirements for Inspection and Test» AQAP-2131 «NATO Quality Assurance Requirements for final Inspection» AQAP-150 «NATO Quality Assurance Requirements for Software Developement» AQAP-160 «NATO Quality Assurance Requirements for Software Developement)». *

* Må tilpasses anskaffelsens art – skreddersøm – før kontraktsinngåelse.

AQAP-2000 «NATO Policy on an Integrated Systems Approach to Quality through the Life Cycle» AQAP-2009 «NATO Guidance on the use of the Use of AQAP 2000 series» AQAP-159 «NATO Guide to AQAP-150» AQAP-169 «NATO Guide to AQAP-160».

AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

Del 8. Konfigurasjonsstyring

Del 8 gir bestemmelser om konfigurasjonsstyring i forbindelse med anskaffelser. Bestemmelsene ivaretar både de krav som skal stilles til leverandøren som del av kravene til kvalitetssikring, og de kravene til leverandøren som er nødvendig for at Forsvaret skal kunne gjennomføre konfigurasjonsstyring i anskaffelses- og driftsfasen.

Overordnede retningslinjer for konfigurasjonsstyring i Forsvaret, som dekker alle faser av et materiellprosjekt, er gitt i FS7610-1960.

Konfigurasjonsstyring er definert som: «tekniske og organisatoriske aktiviteter som identifiserer, holder kontroll med, utfører revisjoner på og fører regnskap over status for funksjonelle og fysiske egenskaper til systemet, inkludert programvare og støtteutstyr».

Konfigurasjonsstyring forankrer operative og tekniske krav i dokumentasjon slik at dette blir felles for både leverandør og anskaffelsesmyndigheten.

at tekniske og organisatoriske aktiviteter identifiseres, kontrolleres og revideres, samt at det skal føres regnskap med status for funksjonelle og fysiske egenskaper til produktet. at anskaffelsen er i samsvar med de kravene som er stilt at anskaffelsen stemmer overens med den tilhørende dokumentasjonen og at dokumentasjonen er korrekt.

Ved konfigurasjonsstyring etableres basislinjer og administrative prosedyrer.

For alt materiell som anskaffes og som skal inn i Forsvarets forsyningssystem, skal anskaffelsesmyndigheten etablere et ambisjonsnivå for konfigurasjonsstyring med en tilhørende plan (Konfigurasjonsstyrings plan (CM-Plan)) for gjennomføring av konfigurasjonsstyringsaktiviteter. CM-Planen skal oppdateres etter hvert som aktiviteter, forutsetninger og omfang endres. Konfigurasjonsstyring gir størst gevinster i forbindelse med komplekse tekniske anskaffelser. Det er derfor vesentlig at ambisjonsnivå tilpasses, og står i forhold til, de gevinster som kan realiseres.

Basert på kontraktens krav skal leverandøren utarbeide og dokumentere en konfigurasjonsstyringsplan. Planen skal sendes anskaffelsesmyndigheten for vurdering, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten.

Kvalitetssikringsmyndigheten gir sine kommentarer til Anskaffelsesmyndigheten som skal underrette leverandøren om planen er akseptabel. Den aksepterte CM-Plan skal implementeres ved oppstart av alle kontraktsaktiviteter hos leverandøren, og skal oppdateres under kontraktsgjennomføringen. (Revisjoner av planen skal fremlegges anskaffelsesmyndigheten for vurdering og akseptering, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten.)

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å stille nødvendige krav til leverandører i forbindelse med konfigurasjonsstyring. Kravene skal stilles på forespørselsstadiet, og avtalefestes i den påfølgende kontrakt/bestilling.

Avhengig av ambisjonsnivå, anskaffelsens art og omfang skal hensiktsmessige krav til leverandørens konfigurasjonsstyring velges.

Tabellen gir et forslag til relevante konfigurasjonsstyringskrav.

Anskaffelsesmyndigheten skal i forespørselen anmode leverandøren om å utarbeide forslag til system for konfigurasjonsstyring basert på refererte krav, eller i spesielle tilfeller annen anerkjent internasjonal standard. Leverandøren skal dokumentere systemet i en preliminær konfigurasjonsstyringsplan som del av tilbudet. Kontraktens krav til produktet Kvalitets- sikringskrav Krav til konfigurasjonsstyring Kontrakten omfatter utvikling, konstruksjon og produksjon, ev. også installasjon og feltprøver, dvs. at de tekniske krav i alt vesentlig er spesifisert som funksjons- og ytelseskrav (operative karakteristikker) AQAP- 2110 ACMP-1-5 Komplekst/kritisk produkt AQAP-2110 AQAP-2120 AQAP-150 AQAP-160 ACMP-1-5 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-1-5 Levetid, pålitelighet og andre egenskaper kan bare sikres ved omfattende kontroll under fremtakingen AQAP-2110 AQAP-2120 AQAP-150 AQAP-160 ACMP-1-5 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-1-5 * Programvare inngår i utviklingsarbeidet. AQAP-150 eller AQAP-160 kan anvendes alene der hvor kontrakten omfatter rene utviklings- eller vedlikeholdskontrakter for programvare. AQAP-150 AQAP-160 ACMP-1-5 * Produktets konstruksjon er fastlagt og er tilfredsstillende for den myndighet som har ansvaret for konstruksjonen. Eller der oppfyllelsen av tekniske krav bare kan demonstreres tilstrekkelig på basis av kvalitetskontroll utført under tilvirkning, behandling av materialer, deler, komponenter, enheter og/eller på det ferdige produkt AQAP-2120 AQAP-2130 AQAP-2131 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-3 og 4 Ingen Oppfyllelsen av tekniske krav kan demonstreres tilstrekkelig i forbindelse med sluttkontroll av der ferdige produkt AQAP-2131 Ingen

* ACMP 1-5 kan benyttes som supplement til krav om konfigurasjonsstyring.

Leverandøren skal i sitt tilbud legge fram et utkast til CM-plan som viser hvordan leverandøren har planlagt å gjennomføre konfigurasjonsstyring.

Under avklaringsfasen/forhandlingsfasen må leverandørens og Forsvarets CM-Planer avstemmes mot hverandre. Hovedretningslinjene for leverandørens plan skal avtalefestes. ACMP-1 kan benyttes som retningslinjer for utarbeidelse av CM-Plan.

I tillegg til leverandørens interne konfigurasjonsidentifisering, kan det være aktuelt at leverandøren må yte bistand til Forsvaret i forbindelse med utvelgelse av konfigurasjonsenheter som Forsvaret vil følge opp. Leverandørens bistand i den forbindelse må avtalefestes.

Som del av konfigurasjonsidentifikasjonen skal det velges hvilke komponenter//deler i materiellstrukturen som skal være oppfølgingsobjekter.

Det skal settes basislinjer for hver konfigurasjonsenhet. Det kan stilles krav til hvilke dokumenter som skal inngå i de respektive basislinjer og derved fryses på et bestemt tidspunkt. Endringer/avvik på disse dokumenter skal følge rutinene for endrings- og avviksbehandling. Dersom det er vesentlig at grensesnitt fryses innen en bestemt dato fordi denne informasjonen blir brukt som inngangsverdi i andre prosjekter osv., skal det avtalefestes tidspunkt for når grensesnittet senest må fryses, og konsekvenser for leverandøren dersom dette ikke overholdes.

Det skal stilles krav til at leverandøren følger system for endrings- og avviksbehandling som angitt i Del 2 pkt. 22.3 og 7.3.6 Rutiner for behandling av avvik.

Det skal stilles krav til at leverandøren gjennomfører konfigurasjonsrevisjoner.

Det skal stilles krav til at leverandøren har et system for konfigurasjonsstatusregnskap . Systemet skal kunne spore alle endringer i konfigurasjonene fra hver basislinje fram til den gjeldende godkjente konfigurasjonen.

Relevante standarder og prosedyrer Kravdokumenter ACMP-1 NATO requirements for the preparation of configuration management plans ACMP-2 NATO requirements for configuration identification ACMP-3 NATO requirements for configuration control – engineering changes, deviations and waivers. ACMP-4 NATO requirements for configuration status accounting ACMP-5 NATO requirements for configuration audit plans Veiledende dokumenter ACMP-6 NATO configuration management terms and definitions ACMP-7 NATO configuration management guidance on the application of ACMPs 1 to 6 Tilleggsdokumenter FS 7610-1960 Retningslinjer for konfigurasjonsstyring i Forsvaret STANAG 4159 NATO Materiel Configuration Management Policy and Procedures for Multinational Joint Projects. STANAG 4427 Allied Configuration Management Publications NS-ISO 10007 Quality management – Guidelines for configuration management ANSI/EIA 649 National Consensus Standard for Configuration Management

Del 9. Kodifisering

Del 9 gir bestemmelser og retningslinjer om kodifisering i forbindelse med anskaffelser av materiell til Forsvaret. Detaljerte retningslinjer er gitt i Kodifiseringstjenestens håndbok (FK25-ACodP-1), kapittel II.

Kodifisering er «En aktivitet hvor en forsyningsartikkel blir klassifisert, identifisert og tildelt et entydig NATO katalognummer i henhold til reglene i STANAG 3150 (materiellklassifisering) og STANAG 3151 (artikkelidentifisering)».

Sann fabrikant er «Personlig firma, aksjeselskap, sammenslutninger av firmaer eller statsinstitusjoner som eier tegninger og spesifikasjoner for artikkelen, eller leder og kontrollerer produksjon og ferdigstillelse».

Forsyningsartikkel er «En hvilken som helst gjenstand – udelelig eller sammensatt, som det er gjentatte behov for til ett eller flere bestemte formål i forsyningstjenesten. Disse blir gjort til gjenstand for løpende anskaffelser, lagring, kontroll og fordeling».

Alle forsyningsartikler i bruk i Forsvaret skal kodifiseres. Ved anskaffelser som introduserer mange nye forsyningsartikler, skal anskaffelsesmyndigheten involvere den nasjonale kodifiseringsmyndighet så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen.

9.4 Krav ifm. anskaffelser

Standard kodifiseringsvilkår i henhold til blankett 5004 for norske tilbydere, og blankett 5054 (Annex A til STANAG 4177) for utenlandske tilbydere. Blankett 5008/5058 «Vedlegg til forespørsler om databehov for kodifisering», og stille krav til at leverandører besvarer spørsmålene i blanketten som del av tilbudet. Eventuelle spesielle krav/betingelser som; tidsfrister for kodifisering, kostnader/betaling for kodifiseringsarbeid osv.

tilbyder har gjort seg kjent med betingelsene i standard kodifiseringsvilkår, og sørge for at vilkårene med nødvendige tidsfrister blir inkludert i avtalen (kontrakt/bestilling). Det skal spesielt påses at leverandøren er innforstått med at standard kodifiseringsvilkår skal være med i leverandørens avtaler med underleverandører. leverandørene besvarer spørsmålene i blankett 5008/5058 tilfredsstillende før eventuell avtaleinngåelse.

Del 10. Standardisering

Standardisering i Forsvaret har til hensikt å utvikle felles prosedyrer, praksis og forsvarsmateriell som vil gjøre det mulig å gjennomføre effektive nasjonale og allierte militære operasjoner og øvelser på en sikker og økonomisk måte.

Grunnlaget for enhver standardisering er operative, økonomiske og forvaltningsmessige hensyn.

Operativ standardisering som omhandler militær praksis, prosedyrer og formater Administrativ standardisering som omhandler prosedyrer og terminologi Materiellstandardisering som omhandler krav til materiell.

Operativ standardisering og materiellstandardisering påvirker hverandre gjensidig. Det er i hovedsak materiellstandardisering som er adressert i denne del 10, og hensikten er å gi retningslinjer for utforming av leveransebeskrivelsen. Øvrige føringer med hensyn til standardisering vil normalt være gjennomført og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

10.3 Militære standarder

For å dekke NATOs spesielle standardiseringsbehov er det utarbeidet Standardiseringsavtaler (STANAGer) som er bindende for den enkelte nasjon.

STANAGer, som omfatter operative, administrative og materiell standarder, stiller hovedsakelig krav til interoperabilitet mellom NATO nasjonenes styrker.

STANAGer som er formelt godkjent (ratifisert) til bruk i Forsvaret, skal benyttes ved anskaffelser av materiell eller tjenester. Katalogen «NATO Standardization Agreements and Allied Publications» AAP-4 gir oversikt og status over gjeldende dokumenter.

Når det ikke finnes andre dekkende standarder, og det er et erkjent behov for standardisering, utarbeides det Forsvarets Standard.

Forsvarets Standard omhandler tekniske krav til: materiell, prosedyrer, kvalitetssikring, helse, miljø og sikkerhet.

Det vil fremgå av den enkelte standard om den er bindende eller veiledende. Ved kontraktsinngåelse kan veiledende standarder pålegges brukt.

Det foreligger en rekke sivile standardiseringsorganisasjoner som utgir standarder internasjonalt, regionalt og nasjonalt. Ved materiellanskaffelser er blant annet følgende standarder relevant ved utarbeidelse av krav til materiell:

Internasjonale standarder ISO – International Organisation for Standardization IEC – International Electrotechnical Commission ITU – International Telecommunication Union

Regionale standarder CEN – European Committee for Standardization CENELEC – European Committee for Electrotechnical Standardization ETSI – European Telecommunications Standards Institute

10.4.3 Nasjonale standarder

NSF selger og markedsfører standarder og relaterte produkter fra hele verden. NSF har ansvaret for overordnet styring og koordinering av den nasjonale standardiseringsvirksomheten i Norge. Norsk Standard (NS) fastsettes av NSF på grunnlag av forslag fra de norske fagorganene og på grunnlag av europeiske og internasjonale standarder. Felleseuropeiske standarder får betegnelsen NS-EN.

Norsk Teknologistandardisering (NTS) har ansvaret for standardisering innen verkstedindustrien og beslektet virksomhet, inkludert offshore-rettet virksomhet. NTS har også ansvaret har enkelte tverrfaglige standardiseringsområder, som kvalitetssikring og informasjonsteknologi. Norges Byggstandardiseringsråd (NBR) har ansvaret for standardisering innen bygg og anlegg. Ansvarsområdet inkluderer også faste marine installasjoner. Norsk Elektroteknisk Komite (NEK) har ansvar for standardisering på det elektrotekniske området i Norge. Internasjonalt er NEK medlem av Internasjonal Electrotechnical Commision (IEC) og European Committee for Electrotechnical Standardization (CENELEC), og NEK representerer Norge i disse organisasjonene. Norsk Allmenstandardisering (NAS) har ansvar for standardiseringsoppgaver innenfor områdene forbrukersaker, medisinsk-teknisk utstyr, landbruk, miljø, bioteknologi, handel, kontor og administrasjon. Post- og teletilsynet (PT) ved Avdeling for teknikk og standardisering har ansvaret for telekommunikasjonsstandardisering. Internasjonalt er PT medlem av European Telecommunications Standards Institute (ETSI) og International Telecommunication Union (ITU).

Ved valg av standarder skal nedennevnte prioritetsrekkefølge legges til grunn. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) inneholder imidlertid absolutte retningslinjer for bruk av standarder. Disse retningslinjene skal følges for de av Forsvarets anskaffelser som faller inn under FOA. Prioritet Standard/organisasjon 1 NATO Standardiseringsavtaler (STANAGer ratifisert av Norge) 2 Forsvarets Standard (FS) – Forsvarets overkommando 3 Europeiske standarder: Europeisk Standard (EN) – European Committee for Standardization ETS Standard – European Telecommunications Standard Institute CECC – Standard – CENELEC Electronic Components Committee AECMA-Standard – European Association of Aerospace Industries ECISS Standard – European Committee for Iron and Steel Standardization Norsk Standard som implementerer Europeisk Standard (EN) og European Telecommunication Standard (ETS) 4 Internasjonale standarder: ISO Standard – International Organization for Standardization IEC Standard – International Electrotechnical Commission ITU Recommendations – International Telecommunication Union Norsk Standard som implementerer ISO- og IEC-standarder. 5 Norsk Standard – Norges Standardiseringsforbund 6 Andre nasjonale standarder For eksempel: tyske DIN, britiske BS, danske DS, finske SFS og svenske SIS. 7 Andre nasjoners militære standarder For eksempel: amerikanske MIL SPEC og britiske DEF-STAN. 8 Anerkjente bransjestandarder For eksempel: ASTM – American Society for Testing and Materials

DEL 11. Kostnadskontroll

11.1 Virkeområde for kostnadskontrollen

Anskaffelser til Forsvaret skal som hovedprinsipp gjennomføres som kjøp etter konkurranse. Når det ikke er mulig å gjennomføre anskaffelsen basert på konkurranse, skal det normalt gjennomføres kostnadskontroll av pristilbudet fra leverandøren. Kostnadskontrollen gjennomføres med andre ord for å oppveie for manglende konkurranse. I slike tilfeller skal prisen baseres på at leverandøren får dekket sine relevante kostnader samt en rimelig avkastning på investert kapital for kontraktsgjennomføringen, under forutsetning av at leverandøren har en mest mulig effektiv utnyttelse av sine ressurser (innsatsfaktorer).

Gjennom kostnadskontrollen kan Forsvaret forsikre seg om at leverandøren har basert sine kalkyler på korrekte, oppdaterte og fullstendige data, og at leverandøren har fulgt de bestemmelser for kostnadsberegning som er nedfelt i dette regelverket. Kostnadskontrollen gjennomføres før kontrakt er inngått og/eller etter at kontrakten er fullført, avhengig av kontrakttype. Gjennomført kostnadskontroll danner basis for forhandling av en riktig pris for kontraktsgjennomføringen mellom anskaffelsesmyndigheten og leverandøren.

Kostnadskontroll foretas som hovedregel ved kjøp etter forhandlinger når konkurransen er utilstrekkelig. Det foretas derfor normalt ikke kostnadskontroll ved kjøp etter anbudskonkurranse, uten i helt spesielle tilfeller som f.eks. ved mistanke om prissamarbeid.

Ved gjennomføring av kostnadskontroll må innsynsrett være sikret. Om innsynsrett i tilknytning til kostnadskontroll (se pkt. 23.1 Generelt).

Kostnadskontroll omfatter oppgavene kostnadsanalyse, kostnadsprøving, prisglidningsanalyse samt vurdering av leverandørens økonomisystem.

Kostnadsanalyse er gjennomgang av en leverandørs forkalkyle knyttet til et tilbud med sikte på å skaffe grunnlag for å bedømme om den pris som tilbys er kalkulert i henhold til regelverket.

Analysen utføres når det er liten eller ingen konkurranse, eller når kalkylen er basert på særlig usikre beregninger av kostnadene. Kostnadsanalyse kan foretas helt uavhengig av hvilken kontrakttype som velges.

Grunnlaget for en kostnadsanalyse er et tilbud med tilhørende forkalkyle, som er en beregning av leverandørens antatte kostnader for den forespurte leveranse.

For å kunne bedømme kalkylen er det nødvendig med en revisjon av de enkelte kostnadselementer i forkalkylen og grunnlaget for disse. Revisjonen gjennomføres i henhold til fastsatt revisjonsmetodikk. (Se pkt. 11.3.1 Selvkostkalkylen.)

I de tilfeller der kostnadsanalyse er aktuelt, skal det medtas i forespørselen at Forsvaret forbeholder seg rett til, ved innsyn hos leverandøren, å analysere de kostnads- og prisdata som er ført opp i kalkylespesifikasjonen vedlagt tilbudet. Ved innsendelse av slike tilbud skal det foreligge en bekreftelse fra leverandøren, i form av utfylt og signert blankett 5301 «Spesifikasjon av pris», om at han er innforstått med Forsvarets innsynsrett, og at dataene som er oppgitt er så nøyaktige og fullstendige som mulig. Blankett 5301 skal også brukes ved kontraktmodifikasjoner.

Kalkylen skal være en selvkostkalkyle og skal bl.a. vise indirekte påslag og kalkulatorisk rente frem til selvkost. En kalkyle må ses i sammenheng med leverandørens budsjett og regnskapsopplegg. Dersom leverandøren anvender bidragsmetoden, må det etableres fordelingsprinsipper for indirekte kostnader som blir gjenstand for spesiell godkjennelse av Forsvaret. Leverandøren kan ikke uten samtykke fra Forsvaret foreta endringer i kalkyle- og regnskapsmetoder eller praksis hvis dette vil medføre økt belastning på kontrakter med Forsvaret.

Ved utførelse av kostnadsanalyse plikter leverandøren å verifisere samtlige data og: Legge frem for Forsvaret en detaljert kalkyle som viser hvilke kostnader leverandøren har regnet med vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene. Fremskaffe alle tilbud, bestillinger, kalkyler, budsjetter, regnskaper, bilag og andre beregninger for fastsettelsen av kostnadene. Hvis det forlanges, å skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon. Ellers gi opplysninger som Forsvaret mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene. Innsyn hos underleverandører (se pkt. 23.1 Generelt) Ved kjøp fra agenter kan anskaffelsesmyndigheten kreve å få oppgitt agentprovisjon/avtalen mellom leverandøren og agenten.

Kostnadsprøving er å avgjøre om leverandørens etterkalkyle gjenspeiler de faktiske kostnader og gevinst vedrørende en kontrakt, samt at de er relevante i henhold til regelverk og kontraktens vilkår.

Priskontrakter med vilkår om ansporing eller gevinstbegrensning. Alle typer kostnadskontrakter. Kontrakter med vilkår om fremdriftsbetaling basert på faktiske påløpne kostnader under kontrakten.

Kostnadsprøving går ut på å revidere samtlige faktiske påløpne kostnader under en kontrakt etter at leveransen helt eller delvis er fullført. Grunnlaget for en kostnadsprøving er etterkalkyler med tilhørende dokumentasjon. Som grunnlag for sine vurderinger skal revisor følge fastsatt revisjonsmetodikk (se pkt. 11.3.1 Selvkostkalkylen) og god regnskapsskikk.

Legge frem for Forsvaret et detaljert prosjektregnskap som viser hvilke kostnader leverandøren har belastet vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene. Fremskaffe alle regnskapsdata, bilag og annen dokumentasjon som er nødvendig for etterprøving av kostnadene. Hvis det forlanges, å skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon. Ellers gi alle opplysninger som Forsvaret mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene.

Forsvaret skal ha adgangsrett til forannevnte regnskapsdata, dokumenter og opplysninger i hele kontraktsperioden og inntil ett år etter at sluttoppgjør er foretatt.

Prisglidningsanalyse er en detaljert gjennomgang av alle kalkyleelementer i kalkylesøylen hos en gitt leverandør for å fastsette hvordan pris-/kostnadsnivå for hvert element som inngår endres over tid.

Hensikten er å vurdere endringstakten i forhold til en valgt indeks.

Pris for fremtidige anskaffelser baseres på gitt kostnadsnivå på et bestemt basistidspunkt (basispris). Det kan i kontrakten fastsettes hvordan prisen skal justeres i ettertid for å reflektere prisendringen i innsatsfaktorene i kontraktsperioden. Dette skal kun gjelde prisendringer utenfor leverandørens kontroll. For å oppnå dette må det knyttes en prisglidningsformel til basisprisen.

Prisjusteringer kan bare benyttes for kontrakter med en varighet på mer enn ett år. For kortere perioder er det mindre risiko forbundet med å basere seg på forventet kostnadsutvikling. En slik antatt endring kan derfor inngå i kontraktprisen

Ved forsinket levering som ikke skyldes Forsvaret eller force majeure, skal det ikke ytes kompensasjon for stigning i innsatsfaktorene for den perioden forsinkelsen varer. Når det er iverksatt lønns og/eller prisstopp gjelder det spesielle regler og forskrifter som bestemmes av myndighetene. Disse kan helt eller delvis sette prisglidningsbestemmelsene i kontrakten ut av kraft.

Se del 24 Valuta (se pkt. 24.2 Valuta i underleveranser).

11.2.5 Vurdering av leverandørens økonomisystem

Med leverandørens økonomisystem forstås regnskaps-, budsjett- og kalkylesystemer med tilhørende undersystemer.

For å fastslå om leverandørens økonomisystem gir tilstrekkelig grunnlag for å fastsette de relevante kostnadene under Forsvarets kontrakt, vil det være nødvendig med en vurdering av systemet. Dette må skje i samarbeid med leverandøren.

En vurdering vil særlig være aktuell hos nye leverandører, i forbindelse med store leveranser, eller om endringer av systemet har funnet sted.

Hvis Forsvaret finner det nødvendig med endringer i leverandørens regnskapsførsel, må slike endringer avtales før kontrakt inngås.

Ved en gjennomgang av leverandørens økonomisystem vil revisorene kartlegge om leverandørens internkontroll og regnskapssystem er tilstrekkelig for å fastsette kostnadene under en kontrakt.

Kontoplan. Forretningsregnskap. Kostnadsregnskap. Materialadministrasjon. Lønnsberegning, timeregnskap. Eventuelle prosjekt/ordre/produktregnskap.

Det vil også være aktuelt å gjennomgå leverandørens organisasjonsplan.

Forsvaret har innsynsrett i beskrivelser og håndbøker til økonomi eller informasjonssystemer.

Etter utført kostnadskontroll skal det på grunnlag av arbeidsdokumentene skrives en rapport som ender ut i en konklusjon, og som sendes anskaffelsesmyndigheten med kopi til Riksrevisjonen.

Revisor bør informere leverandøren om de korrigeringer som anbefales.

Rapporten skal inneholde de opplysninger som er fremkommet under revisjon og hvilke anbefalinger som gis. Oversikten skal vise hva som er trukket ut iht. regelverk etc. og hva leverandøren ikke har dokumentert tilstrekkelig. De anbefalinger som gis skal være basert på objektive forhold.

Rapporten skal utformes slik at leverandøren på anmodning skal kunne få utlevert hoveddelen. Det kan knyttes kommentarer av forhandlingstaktisk karakter i egne avsnitt som forbeholdes anskaffelsesmyndighetene.

Det er anskaffelsesmyndigheten som skal oversende rapporten til leverandøren.

Også for vurdering av en leverandørs økonomisystem, utarbeides det rapporter med konklusjoner.

11.3 Revisjonsmetodikk

Produktkalkylen skal være en selvkostkalkyle. Det henvises for øvrig til de etterfølgende avsnitt i dette kapittel hvor de enkelte elementer er mer utførlig behandlet.

Kostnader som etter disse bestemmelser ikke skal medtas i kostnadsberegningen (ikke anbefalte kostnader), vil bli fratrukket i prisen av anskaffelsesmyndigheten.

Kostnader påløpt før kontraktinngåelse skal kun godkjennes i den utstrekning dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

Kostnader som kun angår kontrakten, bør i prinsippet registreres og behandles som direkte kostnader. Disse må imidlertid ikke inneholde kostnader som er dekket av de tillegg leverandøren anvender for indirekte kostnader.

Når kalkylen etableres og vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at Forsvaret ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse. Kapasitetsutnyttelsen bør ikke være mindre enn 80% av full kapasitetsutnyttelse.

Kostnader som kan henføres direkte til en enkelt kostnadsbærer på en økonomisk forsvarlig måte.

Dette er leverandørens materialkostnader som inngår direkte i produktet. Eventuelle materialkostnader ifm. vrak, omarbeidelse eller kassasjon, kalkuleres her. Disse skal belastes direkte på den ordre der materiellet brukes. Materialer som rekvireres fra lager skal avregnes etter alminnelige prinsipper som anvendes konsekvent i bedriften. Det skal registreres virkelige uttak fra lager minus tiloversblevet materiell. Materialprisen skal være godskrevet de rabatter leverandøren oppnår, eller kunne ha oppnådd ved at han har en effektiv innkjøps- og lagerstyringsfunksjon. Prisnivået i kalkylen må samsvare med basistidspunktet i tilbudet.

I kontrakter der Forsvaret betaler fullt ut alle kostnader skal «Tiloversblevne materialer, komponenter og deler» tilhøre Forsvaret. For vurdering av leverandørens valg mellom egne eller fremmede ytelser, skal leverandører dokumentere at valgt løsning er gunstigst for Forsvaret.

Oppført timeforbruk står i et rimelig forhold til leverandørens tilgjengelige kapasitet og planlagte produksjonsmetode. Oppført timeforbruk bygger på tidligere relevante etterkalkyler for tilsvarende produksjon. Det er tatt hensyn til lærekurver og forventet rasjonalisering. Det må undersøkes om beregningene stemmer overens med så vel leverandørens tidligere erfaringer som med erfaringer fra andre leverandører. Det må kontrolleres at utregning av effekten av lærekurven er korrekt. Oppførte direkte arbeidstimer ikke inneholder timer som i henhold til leverandørens kostnadsregistrering medregnes som indirekte arbeidstid.

Omfatter alle øvrige direkte kostnader som ikke strider mot pkt. 11.3.2. Spesielt må det kontrolleres at oppførte utviklings- og konstruksjonskostnader er relevante og at kostnader ikke er betalt gjennom andre kontrakter eller inndekket på annen måte.

Dette gjelder også kostnader til eget fremstilt verktøy, utstyr og andre engangskostnader. Verktøy, utstyr etc. som fremstilles under en kontrakt der Forsvaret betaler alle kostnader, skal tilfalle Forsvaret.

Kostnader som ikke kan identifiseres eller forbindes direkte med en enkelt kostnadsbærer på en økonomisk forsvarlig måte.

Ett eller flere innkjøps- eller materialforvaltningssteder. Ett eller flere tilvirkningssteder. En eller flere salgs- og administrasjonsavdelinger.

Leverandøren må kunne dokumentere de faktiske kostnader som danner grunnlag for fordeling av de indirekte kostnadene.

Fordeling av indirekte kostnader:

Fordelingen av kostnadene skal foretas slik at produktenes andel av de indirekte kostnadene blir så nøyaktige som praktisk mulig. Proporsjonalitetsprinsippet skal søkes lagt til grunn, slik at kostnadsbærerne blir belastet med de indirekte kostnadene i samme grad som de har forårsaket dem. Dersom leverandøren driver forskjelligartet virksomhet, skal fordelingen være så detaljert at ingen kategori eller gruppe av produkter blir belastet indirekte kostnader for andre kategorier eller grupper.

Når fordelingsgrunnlaget vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at Forsvaret ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse. (Se pkt. 11.3.3 Kapasitetsutnyttelse.)

Når et fordelingsgrunnlag for inndekning av indirekte kostnader er valgt, skal dette ikke endres ved å fjerne enkeltelementer. Alle kostnader som er inkludert i fordelingsgrunnlaget skal således bidra til å inndekke sine pro-rata andeler av indirekte kostnader, selv om deler av samme fordelingsgrunnlag ikke er relevante i henhold til dette regelverk.

De enkelte fordelingsgrunnlag er valgt ut fra deres fordelingsmessige egenskaper uavhengig hvorvidt kostnadene som inngår er relevante eller ikke. Fjernes noen av elementene i et fordelingsgrunnlag, er således ikke forutsetningene til stede lenger.

Omfatter indirekte kostnader i forbindelse med materialhåndtering, lagerhold, eventuell inngående frakt, innkjøp, kvalitetskontroll mv.

Tillegget beregnes som et forholdstall mellom materialforvaltningskostnadene og totalt forbrukte materialkostnader.

Det kan ikke kreves godtgjøring for materialforvaltning vedrørende materialer eller produkter som Forsvaret stiller til rådighet for leverandøren, med mindre dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

Omfatter indirekte kostnader som kan henføres til tilvirkningskostnadssted(ene). Som eksempel kan nevnes lønnskostnader til formenn, avskrivninger på maskiner og verktøy, husleie for produksjonslokalet, lys, varme og andre spesielle kostnader. Påslaget beregnes enten som et forholdstall mellom kostnadsstedets indirekte tilvirkningskostnader og totale direkte timer forbrukt eller mellom totale indirekte tilvirkningskostnader og sum direkte timekostnader.

Denne posten inkluderer bedriftens salgs- og administrasjonskostnader. Som eksempel kan nevnes kostnader til økonomi/regnskapsavd., personellavd., salg og markedsføring, avskrivninger på bygninger og kontorinventar og andre generelle kostnader.

Påslaget beregnes normalt som et forholdstall mellom bedriftens totale salgs- og administrasjonskostnader og sum tilvirkningskostnader.

Garantikostnader (produktgaranti) skal dekkes inn kun dersom den enkelte kontrakt spesifiserer at det skal stilles garantier. (Se pkt. 18.7 Fraskrive seg retten til å reklamere på mangler.)

Garantikostnader skal vurderes i forhold til leverandørens dokumenterbare kostnader knyttet til garantier. Plassering av denne type kostnader i kalkylesøylen vil avhenge av beregningsmåten for kostnaden. Det er vanskelig å gi en generell anbefaling til beregningsmåte og plassering i kalkylesøylen, da dette vil variere for de forskjellige kontrakter og fra bedrift til bedrift.

Utviklingskostnader er de registrerbare kostnader som påløper hos en leverandør på grunn av aktiviteter som utføres for å videreutvikle bedriftens alminnelige og teknologiske kunnskaps- og kompetansenivå.

Ut over dette kan utviklingsaktiviteter hvor resultatet er relevant for alle produkter i en produktgruppe som representerer en vesentlig del av bedriftens totale produktspekter, eller representerer kunnskaps- og kompetanseoppbygging relatert til forventede behov for Forsvaret, aksepteres som generell utvikling.

Direkte utviklingskostnader forbundet med konkrete prosjekter (produktrettet utvikling) forutsettes betalt av kjøper.

Generelle utviklingskostnader beregnes som et prosentuelt påslag av totale driftskostnader, normalt begrenset oppad til 4%. Satsen kommer kun til anvendelse etter en vurdering av utviklingsaktivitetene samt tilhørende kostnader.

11.3.7 Kapitalkostnad

Kapitalverdien som benyttes for beregning av kapitalkostnad og gevinst benevnes rentebærende kapital. Den representerer den andel av leverandørens driftsnødvendige eiendeler som er finansiert med egenkapital og rentebærende fremmedkapital. Verdien beregnes med utgangspunkt i summen av eiendelene ifølge aktuell balanse. For å unngå eventuelle tilfeldige utslag av høy/lav kapitalbinding ved regnskapsårets slutt, bør gjennomsnitt av halvårs-, ev. kvartalsregnskapene benyttes. En av inngangsverdiene i denne gjennomsnittsberegning skal være en balanse revidert og godkjent av selskapets valgte revisor.

Med utgangspunkt i balansen foretas en ny inndeling av eiendels- og gjeldspostene. Eiendelene fordeles på driftsnødvendige og ikke-driftsnødvendige eiendeler, mens gjeldspostene fordeles på rentebærende og ikke- rentebærende gjeld.

Driftsnødvendige eiendeler er anleggs- og omløpsmidler som er nødvendige for å gjennomføre bedriftens ordinære virksomhet. Ikke-driftsnødvendige eiendeler blir holdt utenfor (dvs. de eiendeler som ikke er nødvendige for løpende drift).

Ubebygde tomter som ikke antas å komme til anvendelse i kontraktsperioden. Langsiktige finansplasseringer. Aksjer i datterselskap eller andre foretak. Spesielle unntak kan tenkes hvor for eksempel medeierskap er nødvendig for å sikre råvaretilgang, underleveranser, markedsføring, teknologi mv. Likvider (i betydningen kontantbeholdning, aksjer, verdipapirfond, sertifikater og obligasjoner) som overstiger løpende behov inklusiv sikkerhetsmargin. Som en veiledning kan en betrakte likviditetsbeholdning som overstiger 20% av ett års omsetning som overskuddslikviditet. Fordringer som følge av utlånsvirksomhet. Nedlagte anlegg. Aksjer i eget selskap og fordring på ikke innbetalt aksjekapital. Aktiverte utviklingskostnader og goodwill. Spesielle unntak kan gjøres som anvist om immaterielle verdier. Øvrige eiendeler som ikke har tilknytning til virksomhetens basisaktiviteter.

Alle de ovennevnte punktene finnes på eiendelssiden i balansen. I tillegg må kapitalen justeres med ikke-rentebærende gjeld. Forsvaret skal ikke betale renter for kreditt som er stillet «gratis» til disposisjon for leverandøren. Eksempel på ikke-rentebærende gjeld kan være leverandørgjeld, skattegjeld og annen gjeld til offentlige myndigheter (skattetrekk, arbeidsgiveravgift, mva. o.l.), rentefrie forskudd fra kunder, garantiavsetninger og avsetninger for påløpne ikke forfalte kostnader.

Forsvaret kan vurdere å gi kompensasjon for immaterielle verdier, som f.eks. resultatet av utviklingsarbeid som vanligvis utgiftsføres i den perioden kostnadene påløper, eller annen oppbygging av «know-how». Det kan være nettopp disse ressurser som er basis for de ytelser Forsvaret ønsker å kjøpe. En modell for å kompensere for slike verdier kan være å aktivere tidligere kostnadsførte utviklingskostnader i balansen med en tilhørende avskrivningsplan. Dette kan gjøres utenfor det offisielle regnskap.

Slik praksis må vurderes opp mot hva som blir kompensert gjennom direkte utviklingsoppdrag og gjennom påslag for generell utvikling.

Rentebærende kapital skal gis en avkastning beregnet på grunnlag av en kalkulatorisk rentesats. Den kalkulatoriske rentesatsen settes lik et gjennomsnitt av «helårig etterskuddsrente, månedsgjennomsnitt beregnet ut fra renten på representative statsobligasjoner med gjenstående løpetid 10 år» for de siste kjente 12 måneder, + 1,5% poeng. Renten er ment å kompensere et foretaks gjennomsnittlige kostnad for både kort- og langsiktig finansiering. Aktuell rentetabell utarbeides av Norges Bank. Den finnes blant annet i Norges Banks kvartalstidsskrift «Penger og kreditt», som er offentlig tilgjengelig og kan fås ved henvendelse til banken. (I kvartalstidsskriftet benevnes tabellen «Effektive renter på norske obligasjoner».)

Ved kontrakter som er gjenstand for kostnadsprøving bør det etableres en gjennomsnittlig rentesats for hvert år i kontraktgjennomføringsperioden.

(1) K((%) = ((R(r) – avkastning) / D) x 100 hvor: K = påslagssats for kapitalkostnader R = rentebærende kapital r = kalkulatorisk rentesats D = leverandørens totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen (se pkt. 11.3.1 Selvkostkalkylen). = fradrag for mottatt avkastning på driftsnødvendige eiendeler

Kompensasjonen tilfaller egenkapitalen for dekning av økonomisk risiko.

Kompensasjonen skal dekke generell forretningsrisiko (u 1 ) og eventuell spesiell risiko (u 2 ).

All forretningsvirksomhet innebærer økonomisk risiko. Generelt er det i Forsvarets og leverandørens interesse å redusere risikoen i kontraktsforholdet så mye som mulig. Den gjenstående risiko må fordeles mellom leverandøren og Forsvaret etter kontraktens karakter og normale forretningsmessige prinsipper. Da leverandøren normalt vil kreve kompensasjon for risiko i form av økt gevinst, må det vurderes om og i hvilken grad Forsvaret skal bære deler av risikoen.

Generell forretningsrisiko (u 1 ) skal tilfalle egenkapitalen som kompensasjon for den alminnelige risiko knyttet til forretningsvirksomhet. Risikotillegget for u 1 skal være 2% av Rentebærende kapital (R).

Generell forretningsrisiko er den merrisiko som kapital plassert i en bedrift er utsatt for, sammenlignet med kapital som er investert på sikrere rentabel måte. (F.eks. innskudd i bank eller plassering i obligasjoner med betryggende sikkerhet).

Spesiell risiko (u 2 ) er risiko knyttet til den konkrete kontrakt og kan kun dekkes når leverandøren påviser hvilke spesielle risikoer som tas. Disse risikoer skal være best mulig spesifisert i kontrakten. Spesiell risiko beregnes i prosent av Rentebærende kapital (R).

Kontraktens varighet. Kompleksitet/andel av nyutvikling. Kontraktens relative størrelse i forhold til leverandørens kontrakt portefølje. Kontrakttype.

Sammenheng mellom risiko tillegg og risiko fradrag: Risiko tillegg Basis Fradrag punkt c Fradrag punkt d Totalt Kontraktens varighet 0-4,5% 70% – 0% 100-0% 0-4,5% Kompleksitet 0-12,0% 70%-0% 100-0% 0-12,0% Totalt påslag u 2 0-16,5% 70%-0% 100-0% 0-16,5%

Risiko tillegget (punkt a og b) beregnes som om leverandøren kun har en kontrakt, og ikke har mulighet til å diversifisere bort usystematisk kontrakt risiko. a Kontraktens varighet Risiko påslag 0-3 år 0-3,0% 3-10 år 3,0-4,5% Mer enn 10 år 4,5% b Kompleksitet/utviklingsandel Risiko påslag Serieproduksjon av tidligere utviklet produkt 0-4,0% Spesial tilpasning av tidligere utviklet produkt 0-8,0% Nyutviklet produkt 0-12,0%

Bedriftens risiko ved å ta på seg en ny kontrakt er avhengig av kontraktens størrelse i forhold til bedriftens totale portefølje, og den kontrakttype som inngås med kunden. c Kontraktens størrelse i forhold til bedriftens portefølje Reduksjon av risiko 0-30% av porteføljen 70% 30-100% av porteføljen 70-0%

I forbindelse med punkt c forutsettes det at kontraktenes korrelasjon (grad av samvarians) er slik at man vil oppnå en risikoreduserende effekt ved diversifisering (gjennomføre flere kontrakter i parallell). Den systematiske kontrakt risikoen (eks. pris- og lønnsutvikling) vil allikevel ikke kunne diversifiseres bort. På kontrakter som utgjør mindre enn 30 prosent av bedriftens portefølje reduseres risikoen med 70 prosent. d Kontrakttype Reduksjon av risiko Priskontrakt med gevinstbegrensning 0% Fastpriskontrakt 0% Priskontrakt med prisglidning 30-10% Priskontrakt med ansporing 30-0% Alle kostnadskontrakter 100%

Valg av kontrakttype vil i stor grad påvirke spesiell risiko. I en ren kostnadskontrakt vil kjøperen påta seg størstedelen av risikoene, herunder hele kostnadsrisikoen og risiko for mislykket produkt i det denne dekkes som kostnad. Innbefattet i kostnadsrisiko er risiko for feilvurdering av kostnader ved nyproduksjon og tap i forbindelse med force majeure. I en ren fastpriskontrakt vil derimot stort sett all risiko for gjennomføringen påhvile leverandøren, bl.a. hele kostnadsrisikoen. Mellom disse ytterpunkter finner man kontrakttyper som i fallende/økende grad angir partenes ansvar og risiko. (Se pkt. 13.1 Definisjon av kontrakttype.)

u 2 = (a + b) x (1 – c) x (1 – d)

Hvor:

u 2 = spesiell risiko i prosent av kontraktens driftskostnader

a = risiko påslag for kontraktens varighet

b = risiko påslag for kontraktens kompleksitet/utviklingsandel

c = reduksjon av risiko iht. kontraktens relative størrelse

d = reduksjon av risiko som følge av kontrakttype

Beregning av total risiko:

Σu 1 , u 2 = u 1 + (a + b) x (1 – c) x (1 – d)

Rentebærende kapital er grunnlag for beregning av både kapitalkostnad og risikokompensasjon.

Beregningene av kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon tar utgangspunkt i totalaktiviteten for en bestemt periode, f.eks. ett år. Både kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon regnes om til kalkylesatser som beregnes i prosent av bedriftens samlede driftskostnader (D) for perioden. (D = totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen i pkt. 11.3.1). Kalkylesats for gevinst/risikokompensasjon blir beregnet som følger:

G = R(u 1 + u 2q ) / D

hvor:

G = kalkylesats for gevinst/risikokompensasjon

R = rentebærende kapital (se pkt. 11.3.7.1 Kapitalverdi/Rentebærende kapital)

D = totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen i pkt. 11.3.1 Selvkostkalkylen.

Ytterligere kompensasjon kan gis når særskilte ansporingsordninger avtales jf. del 22 (se pkt. 22.2 Virkemidler, (f.eks. for kostnadssenkning, kortere leveringstid eller for bedre ytelser)

Primærmetodene for beregning av kalkulatorisk rente og risikokompensasjon iht. dette regelverk er de metoder som er beskrevet i pkt. 11.3.7 – 11.3.9. I en del tilfeller, for mindre anskaffelser, vil det imidlertid være hensiktsmessig å kunne benytte en enklere metode for beregning av disse påslagene.

Denne forenklede metoden innebærer at det gjøres ett påslag som gir kompensasjon både for kapitalkostnader og for den risiko egenkapitalen utsettes for. Påslaget skal være begrenset oppad til den til enhver tid gjeldende kalkulatorisk rentesats (se pkt. 11.3.7.4 Kalkulatorisk rentesats) som beregnes i prosent av stipulerte driftskostnader.

Som et ledd i vurderingen av de kalkulerte kostnader i forbindelse med et tilbud og bedømmelse av påløpne kostnader under en kontrakt, må det etableres et nøye samarbeid mellom den tekniske ekspertise og kontraktrevisorene.

Den bistand teknisk ekspertise kan gi kontraktrevisor ved vurdering av materiell- og timeforbruk er av stor betydning for kostnadskontrollen. Den tekniske ekspertise det her er henvist til vil være teknisk fagpersonell innen anskaffelsesmyndighetene, personell ved Forsvarets kvalitetsmyndighet og eventuelt annen ekstern fagekspertise.

Koordineringen av det tekniske og økonomiske samarbeidet er kontraktrevisors ansvar. Samarbeidet mellom teknisk fagpersonell og revisor må bygge på gjensidig forståelse, slik at man utveksler opplysninger og yter hverandre bistand for å gjøre den samlede kontrollvirksomhet så effektiv som mulig.

11.3.13 Detaljerte vurderingsregler for enkelte kostnadsarter

Alle kostnader som er relevante i forhold til en kontrakt med Forsvaret, skal godkjennes. For å unngå urimelige belastninger på Forsvarets kontrakter er en del kostnader sett på som ikke relevante.

Representerer en skjult gevinst . Forutsettes dekket innenfor rammen av kontraktfestet gevinst. Representerer en ikke driftsnødvendig kostnad. Skal fordeles til andre kostnadsbærere (andre kontrakter og lignende).

Disse skal derfor holdes utenfor ved beregning av direkte og indirekte kostnader under en kontrakt med Forsvaret.

Avskrivninger på bygg, maskiner eller utstyr som i henhold til avtale er betalt eller vil bli betalt av Forsvaret. Virkelige rentekostnader. Tap på valuta Tap på kontrakter og leveranser, samt forsikringer mot tap av kontrakt. Konvensjonalbøter, mulkter og erstatninger, samt kostnader og juridiske honorarer ved rettergang eller forberedelse til slike. Produktrettet utviklings- og konstruksjonskostnader som ikke angår Forsvarets kontrakt (se pkt. 11.3.6 Generelle utviklingskostnader). Materialsvinn utover normal vrak, omarbeidelse og kassasjon. Gaver som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen. Kostnader til representasjon som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen. Premier for spesielle livs-/pensjonsforsikringer til fordel for enkeltpersoner. Utgifter ved endring av leverandørens organisasjon, eierforhold og/eller juridiske stilling mv., samt tilhørende finansieringskostnader. Inntektsskatt til stat og kommune. Kostnader som belastes en kontrakt direkte kan ikke medtas som en indirekte kostnad eller omvendt. Kostnader som i sin natur, art eller størrelse er åpenbart urimelig i forbindelse med en kontrakt med Forsvaret anses som ikke relevante.

Oppregningen kan ikke dekke alle aktuelle tilfeller og er derfor ikke uttømmende.

Hvis en ikke relevant kostnad er en del av et fordelingsgrunnlag, skal dette ikke reduseres med den ikke relevante kostnad (se pkt. 11.3.5 Indirekte kostnader).

Avskrivninger på anleggsmidler skal beregnes på grunnlag av historisk anskaffelseskost basert på en planmessig avskrivning over driftsmidlets antatte bedriftsøkonomiske levetid. Beregningen utføres i samsvar med «Norsk regnskapsstandard». Det forutsettes at bedriftsøkonomiske betraktninger legges til grunn for vurdering og avskrivning av driftsmidler. Som hovedprinsipp bør de samme betraktninger legges til grunn for vurdering av kostnader for leveranser til Forsvaret.

Om leverandøren budsjetterer/foretar større investeringer i kontraktsperioden, vurderes disse separat og avskrives etter bedriftsøkonomisk levetid.

I de tilfeller det kan påvises at maskiner og utstyr blir utsatt for ekstra slitasje i forbindelse med en kontrakt til Forsvaret, kan det i de spesielle kontraktsvilkårene avtales særskilte avskrivningsbeløp. Avskrivningene i de påfølgende år reduseres tilsvarende.

Reparasjons- og vedlikeholdskostnader av ekstraordinær størrelse kan kreves aktivert. Hensikten er å unngå at kontrakter som inngås det året reparasjons- og vedlikeholdskostnader påløper, blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

Enkelte foretak har delt virksomheten i eiendoms- og driftsselskap. I stedet for avskrivning og rente på bygg og anlegg vil en da i regnskapet til driftsselskapet få leiekostnader til eiendomsselskapet. I slike tilfeller må det vurderes hvorvidt leien avviker fra normal avkastning på kapitalen i eiendomsselskapet. For beregning av normal avkastning (se pkt. 11.3.7.1 Kapitalverdi/Rentebærende kapital).

Forsvaret godtar en forholdsmessig andel av markedsføringskostnader, forutsatt at de er fordelt til alle produkter/kontrakter etter bestemte kriterier (proporsjonalitetsprinsippet).

Utgiftsførte engangskostnader forbundet med større markedsføringskampanjer (f.eks. markedsintroduksjon av nytt produkt eller nye produkter i inn- og utland), kan godtas hvis slike kostnader i kalkylesammenheng fordeles over flere år. Resultatet av en slik kampanje vil vanligvis gjøre seg gjeldende over flere etterfølgende år. Hensikten er derfor å unngå at statlige kontrakter som inngås det året kampanjen gjennomføres blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

Del 12. Leverandøranalyse

Leverandøranalyser er aktiviteter for å kartlegge en leverandørs status på forskjellige områder.

Analysene gjennomføres for å gi anskaffelsesmyndigheten beslutningsgrunnlag ved valg av leverandør, og som grunnlag for å treffe tiltak dersom det avdekkes svakheter hos leverandøren.

Del 12 regulerer leverandøranalyser av leverandørenes kvalitetssystemer og finansielle status. Øvrige vurderinger av leverandørers evne til å levere er en del av anskaffelsesmyndighetens normale saksbehandling ved anskaffelser, og er ikke regulert i denne delen.

Leverandøranalysene skal normalt gjennomføres før avtaleinngåelse. Dette gjøres enten som en del av en prekvalifisering av leverandører eller som en del av en detaljevaluering etter at tilbud/anbud er blitt mottatt.

Analyser kan også gjennomføres etter kontraktsinngåelse dersom det dukker opp situasjoner som gjør dette nødvendig.

12.3 Vurdering av risiko

den konsekvensen som en eventuell uteblivelse eller mangelfull leveranse vil få for Forsvaret, heretter benevnt «konsekvens», og den sannsynligheten som foreligger for at en leveranse vil bli forsinket, mangelfull, osv., heretter benevnt «sannsynlighet».

«Konsekvens» og «Sannsynlighet» deles inn i tre nivåer: Liten, Middels og Stor, og retningslinjer for å fastsette disse er gitt i 12.3.2.

Kombinasjonen av «sannsynlighet» og «konsekvens» gir i henhold til nedennevnte tabell fire forskjellige nivåer av risiko: Neglisjerbar, Moderat, Betydelig og Kritisk. Krav til leverandøranalyser for de forskjellige risikonivåer er gitt under henholdsvis pkt, 12.4 og pkt. 12.5. Sannsynlighet Nivå av risiko Stor Betydelig Kritisk Kritisk Middels Moderat Betydelig Kritisk Liten Neglisjerbar Moderat Betydelig Liten Middels Stor Konsekvens

Normalt kan omfanget av «konsekvens» fastslås på forhånd. Flere av faktorene knyttet til «sannsynlighet» vil først kunne avdekkes ved en leverandøranalyse. En del generelle faktorer knyttet til «sannsynlighet» kan imidlertid fastslås på forhånd.

Ved vurdering av «sannsynlighet» skal følgende retningslinjer legges til grunn: Liten Middels Stor Grad av utvikling av produktet 1 Serieproduksjon Tilpassing/modifisering av tidligere produserte produkter Utvikling Egenkapitalens (EK) størrelse i forhold til kontraktsverdi. 2 10% < EK < 50% av kontraktsverdi EK < 10% av kontraktsverdi Kontraktens varighet 2 > 3 år Erfaring med leveranser til Forsvaret eller andre lands Forsvar innenfor NATO 1 Ingen erfaring Leverandørens avhengighet av få produkter/kunder 2 Største kunde eller ett produkt står alene for mer enn 50% av omsetningen.

1 Både kvalitet og finansiell analyse.

2 Bare finansiell analyse.

Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre krigsoppgaver. Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre fredsoppgaver. Hvilke økonomiske tap vil Forsvaret kunne påføres som følge av uteblivelse eller mangelfull leveranse. Ved vurdering av økonomisk konsekvens skal alle leveranser med verdi over 500 Mill klassifiseres som stor, og alle fra 75 til 500 Mill som middels. Andre faktorer som tap av troverdighet/anseelse, politiske aspekter osv.

Ved vurdering av konsekvensen er det tilstrekkelig at en av faktorene er berørt. Er flere faktorer berørt skal den faktor som gir den største konsekvensen legges til grunn.

12.4 Leverandøranalyse – kvalitetssikring

Hensikten med leverandøranalyse kvalitetssikring er å vurdere potensielle leverandørers evne til å levere et spesifisert produkt i samsvar med krav i en fremtidig kontrakt. Det skal vurderes om potensielle leverandører har etablert, eller vil være i stand til å etablere og vedlikeholde et kvalitetssystem. Leverandøranalysen skal identifisere sterke og svake sider ved kvalitetssystemet.

Omfanget av leverandøranalysen fastslås på bakgrunn av den risikovurderingen som gjøres i henhold til punktet om vurdering av risiko (se pkt. 12.3.1 Generelt). Følgende retningslinjer legges til grunn. Risikonivå: Krav til analyse Neglisjerbar Ikke krav til analyse Moderat Ikke krav til analyse, men anskaffelsesmyndigheten kan foreta en enkel vurdering. Betydelig Analysen gjennomføres av kvalitetssikringsmyndigheten. Kritisk Analysen gjennomføres av kvalitetssikringsmyndigheten

En enkel vurdering innbefatter gjennomgang av preliminær kvalitetsplan, sertifikater, og tidligere analyser av den samme leverandøren dersom dette foreligger. Opplysninger fra kvalitetssikringsmyndighet innhentes. Leverandøranalyse (se nedenfor) gjennomføres dersom vurderingen ikke gir tilstrekkelig informasjon for å foreta valg av leverandør.

Ledelsens ansvar Kvalitetssystemets dokumentasjon Kontraktsgjennomgang Styring og utvikling av konstruksjon Dokument og datastyring Innkjøp Kontroll med produkter levert av kunden Produktidentifikasjon og sporbarhet Prosesstyring Kontroll og prøving Styring med kontroll-, måle- og prøvingsutstyr Kontroll- og prøvingsstatus Avviksbehandling Korrigerende og forebyggende tiltak Håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering Registrering Interne kvalitetsrevisjoner Opplæring Ettersyn Statistiske teknikker Konfigurasjonsstyring Kvalitetssikring av programvare Elementer med utgangspunkt i krav til produktet.

Når det gjennomføres leverandøranalyse av flere leverandører, blir resultatet fra analysene benyttet til å sammenlikne og vurdere leverandørene opp mot hverandre.

Resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i kvalitetssystemene. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme. En vurdering om den enkelte leverandørs kvalitetssystem er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke. En sammenlikning av leverandørenes kvalitetssystem. Forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos den enkelte leverandør. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

Rapporten som vil bli gradert «Fortrolig» distribueres kun til oppdragsgiveren.

Ved leverandøranalyse av eneleverandører kan forbedringstiltak kommuniseres med leverandøren i den hensikt å gi leverandøren mulighet til å forbedre kvalitetssystemet i god tid før kontraktsinngåelse.

Resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i kvalitetssystemet. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme. En anbefaling om leverandørens kvalitetssystem er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke. Forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos leverandøren. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

Rapporten, som vil bli gradert «Fortrolig», skal distribueres til oppdragsgiveren og eventuelt til leverandøren. Dersom systemet ikke er akseptabelt må det fremgå av rapporten hvilke elementer som må forbedres.

12.5 Finansiell leverandøranalyse

Finansiell leverandøranalyse foretas for å vurdere om leverandøren har finansiell styrke til å oppfylle sine forpliktelser overfor Forsvaret. I tillegg til leverandørens generelle finansiell styrke, skal det også tas hensyn til de spesielle risikoelementer kontrakten innebærer. Det vil si at en leverandør vil kunne bli vurdert til å ha en tilfredsstillende finansiell styrke for en kontrakt, men vil kunne bli underkjent for andre kontrakter som innebærer større risikoelementer.

når der fremkommer opplysninger som tyder på at leverandørens økonomiske situasjon ikke er tilfredsstillende, og dette kan få konsekvenser for Forsvarets leveranse ved eierskifte dersom tidligere eier har stilt garantier for datterselskapets forpliktelser overfor Forsvaret ved eierskifte av et «Ansvarlig selskap (ANS)», eller ved omdannelse av et ANS til et aksjeselskap.

Omfanget av leverandøranalysen fastslås på bakgrunn av den risikovurderingen som gjøres i henhold til punktet om vurdering av risiko (se pkt. 12.3.1 Generelt). Følgende retningslinjer legges til grunn. Risikonivå: Krav til analyse Neglisjerbar Ikke krav til analyse Moderat Enkel analyse gjennomføres av anskaffelsesmyndigheten Betydelig Detaljert analyse gjennomføres. Dersom anskaffelsesmyndigheten har nødvendig kompetanse og kapasitet kan anskaffelsesmyndigheten gjennomføre analysen selv. Dersom kapasitet og kompetanse ikke foreligger, skal analysen gjennomføres av FLO/Faggruppe Kontraktrevisjon Kritisk Detaljert analyse gjennomføres av FLO/Faggruppe Kontraktrevisjon

Enkle nøkkeltallsberegning Innhenting av kredittopplysninger fra kredittopplysningsselskap Gjennomgang av tidligere utførte analyser som fortsatt er aktuelle. Analysene skal ikke være mer enn 18 md, og skal i raskt skiftende bransjer ikke være mer enn 12 md. Avhengig av situasjon kan det i tillegg: Utføres trendanalyse (regnskapsanalyse) siste 3 år.

Trendanalyse siste 3 år (regnskapsanalyse) Analyse av delårsregnskaper Analyse av konsernets økonomiske situasjon dersom selskapet er en del av et større konsern.

Vurdering av regnskapsprinsipper og økonomistyringssystemene Budsjettanalyser Kapitalbehovsanalyse Vurdering av prognoser/langtidsplaner Vurdering av ordrereserven Vurdering av markedssituasjonen Vurdering av kundegrunnlaget Vurdering av produktporteføljen Vurdering av organisasjonen og ledelsen Vurdering av konsernstrukturen Referansesjekk (bank, revisor, kunder etc.).

Leverandøren kan anbefales da det er overveiende sannsynlig at leverandøren har finansiell styrke til å innfri de forestående kontraktforpliktelser. Leverandøren kan anbefales dersom det treffes en kombinasjon av tiltak som kan sikre gjennomføring av leveransen og innfrielse av alle kontraktforpliktelser. Følgende tiltak kan det være aktuelt å kreve: kapitaltilskudd fra eierne for å øke soliditeten og likviditeten finansiell omstrukturering i form av økt langsiktig gjeld garantier fra bank, finansinstitusjon garantier fra konsernet som leverandøren er en del av. Leverandørens kan ikke anbefales da det er knyttet for stor usikkerhet til om leverandøren har finansielle styrke til å innfri de forestående kontraktforpliktelser. Ved enkel/foreløpig analyse kan det også konkluderes med at det er behov for mer detaljerte analyser for det kan trekkes noen konklusjon.

Del 13. Kontraktstyper

Kontraktstyper i dette regelverket defineres ut fra det leverings- og kostnadsmessige ansvar som legges til grunn for en avtale, samt på hvilket grunnlag Forsvarets økonomiske vederlag for leveransen skal utbetales (kompensasjonsformat).

Begrepet henspeiler ikke på hvilken type anskaffelse som gjennomføres, f.eks. rammeavtaler, utviklingskontrakter, langtidskontrakter mv.

En rekke forskjellige kontraktstyper står til rådighet for partene i forbindelse med kjøp av varer og tjenester. Leverandørens ansvar for sluttkostnadene ved gjennomføring av en leveranse vil variere med valgt kontrakttype. Kontrakttypene kan deles i to hovedgrupper; priskontrakter og kostnadskontrakter.

Under en priskontrakt er leverandøren forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) til den avtalte pris, uansett hvor høye hans kostnader måtte bli. Under en kostnadskontrakt er leverandøren kun forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) så lenge han får dekket sine relevante kostnader i samsvar med kontraktsvilkårene.

I en priskontrakt er det leverandøren som bærer den kostnadsmessige risiko, mens det i kostnadskontrakten vil være Forsvaret som bærer denne risiko. Med risiko menes her usikkerhet knyttet til leverandørens kostnader forbundet med gjennomføringen av en leveranse. Ved å overføre denne risikoen til leverandøren vil leverandøren normalt kreve en risikopremie. Størrelsen på denne risikopremien vil variere med kunnskapen om og sikkerheten i prisgrunnlaget og leverandørens risikoaversjon.

13.3 Priskontrakter

Fastpriskontrakt. Priskontrakt med begrenset risikokompensasjon. Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser. Priskontrakt med ansporingsbestemmelser.

Alle disse kontraktstyper setter en øvre grense for den pris Forsvaret er forpliktet til å betale. Leverandøren er forpliktet til å fullføre leveransen, men de ulike kontrakttyper fordeler risiko mellom kjøper og selger forskjellig.

13.4 Kostnadskontrakter

kostnadskontrakt med ansporing kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko kostnadskontrakt uten risikokompensasjon kostnadsdelingskontrakt.

Ved bruk av disse kontrakttypene vil leverandøren få dekket sine relevante kostnader inntil det betingede kostnadstak er nådd. Leverandøren vil imidlertid ikke ha et absolutt leveringsansvar hvis han ikke får dekket sine relevante kostnader innenfor dette betingede kostnadstaket. Kostnadsdelingskontrakten er en kontrakttype som fastsetter at leverandøren bare får dekket en avtalt del av sine kostnader, idet han selv dekker differansen.

Under forutsetning av at leveransen leveres til avtalt tid med riktig kvalitet og mengde, vil oppgjøret av en fastpriskontrakt eller priskontrakt med prisglidningsbestemmelser følge direkte av den avtalte pris kun med justering i henhold til prisglideformelen for denne kontrakttypen.

For priskontrakt med gevinstbegrensning eller ansporingsbestemmelser vil oppgjøret av kontrakten være basert på leverandørens ytelse, samt realiserte kostnader maksimert til den øvre grense. Disse kontraktene må derfor gjøres til gjenstand for kostnadsprøving av Forsvaret (se pkt. 11 DEL 11 Kostnadskontroll).

Under en kostnadskontrakt betaler Forsvaret leverandøren de kostnader som er påløpt og godkjent av Forsvaret i samsvar med kontraktvilkårene, samt en eventuell kontraktfestet ansporing eller kompensasjon for generell forretningsrisiko. Alle kostnadskontrakter er gjenstand for kostnadsprøving av Forsvaret. Forsvarets betalingsforpliktelser skal til enhver tid begrenses til et bestemt beløp for derved å fastsette en grense som leverandøren ikke uten videre kan overskride (betinget kostnadstak).

Følgende inndeling, basert på fallende risiko på leverandørens hånd, viser de vanligste typer kontraktstyper, med beskrivelse av risikofordeling mellom leverandør og kjøper: Kontrakttype Risikofordeling Priskontrakter Priskontrakt med begrenset risikokompensasjon Leverandøren bærer all økonomisk risiko Fastpriskontrakt Leverandøren bærer all økonomisk risiko Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Priskontrakt med ansporingsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Kostnadskontrakter Kostnadskontrakt med ansporing Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt uten risikokompensasjon Kjøper bærer all risiko innen kontraktens begrensninger

Kostnadskontrakt med prosentuell risikokompensasjon skal ikke benyttes. Det vil si der risikokompensasjonen er en kontinuerlig funksjon av kostnadenes størrelse.

13.8 Momenter som må vurderes ved valg av kontrakttype

Valg av kontrakttype må vurderes for hver anskaffelse og er normalt gjenstand for forhandlinger. Målsettingen er å velge en kontrakttype som gir leverandøren og Forsvaret en akseptabel risikofordeling, samtidig som det er viktig å tilrettelegge for maksimal ansporing for effektiv og optimal gjennomføring av kontrakten slik at de totale levetidskostnader blir lavest mulig.

Nedenfor er det nevnt en del kriterier som bør vektlegges i vurderingen av hvilke(t) kontraktsformat Forsvaret mener er de(t) optimale for den enkelte anskaffelse.

13.8.2 Kriterier for valg

Normalt resulterer priskonkurranse i markedspriser, og en fastpriskontrakt er vanligvis i Forsvarets interesse.

Den evaluering som gjennomføres av tilbud, med eller uten konkurranse, kan gi et grunnlag for valg av kontrakttype .

I fravær av effektiv priskonkurranse og som en kompletterende del av evalueringen, vil kostnadsanalyse fremskaffe grunnlag for kontraktsforhandlinger. Det er vesentlig at usikkerhetsmomenter i gjennomføringen av kontrakten og deres mulige innvirkning på kostnadene blir identifisert og evaluert, slik at kontrakttypen som velges plasserer et tilstrekkelig kostnadsansvar på leverandøren, samtidig som risikopremien som betales gjennom avtalt pris ikke blir for høy.

Usikkerhet med hensyn til omfanget av leveransen resulterer normalt i større risikoovertagelse på Forsvarets hånd. Dette gjelder spesielt for forskning- og utviklingskontrakter hvor usikkerhetsmomenter og sannsynlighet for endringer gjør det vanskelig å estimere kostnadene på forhånd. I denne sammenheng er det derfor naturlig å vurdere bruk av kostnadskontrakt. Ved produksjons- eller tjenesteoppdrag der leverandøren kjenner teknologien, skal kostnadsrisikoen overføres til leverandøren, og en priskontrakt skal vurderes.

Se del 22 Ansporingsordninger (se pkt. 22.3.3 Tidsansporing).

I perioder med større økonomisk usikkerhet, kan det i kontrakter med lengre løpetid (over ett år) være nødvendig med prisglidningsbestemmelser (se pkt. 11.2.3 Prisglidningsanalyse) og valutaklausuler (se pkt. 24.1 Anskaffelser fra utenlandske leverandører).

Leverandørens gjennomføringsevne med hensyn på teknisk dyktighet på området og finansiell styrke, jf. leverandøranalyse. (Se pkt. 12.1 Innledning.)

Leverandørens økonomisystem kan være en begrensende faktor. Før en beslutning om kontrakttype er fattet, må leverandørens økonomisystem være vurdert med hensyn til tilstrekkelig grad av informasjonstilgjengelighet og kvalitet. Dette er et absolutt krav der Forsvaret velger å inngå en kostnads- eller ansporingskontrakt, og hvor påløpne kostnader skal være gjenstand for kostnadskontroll.

De ulike kontraktstyper krever ulik grad av ressursforbruk for administrasjon av kontrakten for Forsvaret. Fastpriskontrakter og priskontrakt med prisglidningsbestemmelser fordrer normalt minst ressursbruk innad i Forsvaret under ellers like forhold.

Elementer fra hver av de nevnte kontraktstyper kan kombineres, slik at anskaffelsesmyndighetene kan forme kontrakten ut fra de ulike forhold som er knyttet til den enkelte anskaffelse.

Elementer av de forskjellige kostnadskontrakter kan kombineres innbyrdes eller med elementer av priskontrakter. Det kan f.eks. ved produksjonsserier av mer komplekst materiell avtales en kontrakt hvor en viss del av de første produserte enheter betales etter påløpne kontrollerte kostnader. Deretter benyttes en type priskontrakt hvor prisen fastsettes på grunnlag av etterkalkylen og under hensyntagen til oppstartskostnader, læringskurver osv.

For samtlige kostnadskontrakter, samt priskontrakter med begrenset risikokompensasjon og priskontrakter med ansporingsbestemmelser skal det stilles krav om kostnadskontroll av kontraktens påløpne kostnader (se pkt. 11.1.1 Hensikt).

Leverandøren aksepterer innsyn fra Forsvaret gjennom at det er bestemmelser om innsyn og kostnadskontroll i kontraktens spesielle vilkår. Leverandørens regnskapssystem tilfredsstiller de nødvendige krav for at en revisjon av kostnadene kan gjennomføres og prosjektets kostnader kan identifiseres separat.

Se vedlegg J for veiledning til del 13.

Del 14. Rammeavtaler

14.1 Definisjoner

Rammeavtale er en avtaleform hvor leverandøren i en bestemt periode forplikter seg til å levere en vare eller tjeneste, til nærmere fastsatte vilkår, uten at kjøperen forplikter seg til å kjøpe noe bestemt kvantum. Forsvaret forplikter seg først i forbindelse med avrop i henhold til rammeavtalens betingelser.

Avrop er en forpliktende avtale mellom kjøper og selger som er basert på betingelser som i all vesentlighet er forhåndsavtalt i en rammeavtale.

Bindende avtaler er avtaler som den enkelte bruker i Forsvaret er forpliktet til å benytte for den type materiell/tjeneste som er dekket av avtalen. Avtaler som er inngått av andre statsetater kan gjøres bindende på lik linje med avtaler som er inngått av Forsvaret.

Rammeavtaler kan benyttes når dette anses som mest økonomisk fordelaktig for Forsvaret. I tillegg til pris kan forhold som transaksjonskostnader, standardisering, forsyningssikkerhet, omløpshastighet, lagerkostnader og problemer med ukurans tas med i betraktning.

Anskaffelsesmyndigheten skal ikke inngå rammeavtaler som hindrer, begrenser, eller skaper mindre konkurranse i det aktuelle markedet. Anskaffelsesmyndigheten skal kartlegge den markedsmessige effekt før rammeavtale inngås.

Rammeavtaler kan inngås uten at det foreligger bestillingsfullmakt eller bevilgning. De årlige avrop må imidlertid ikke overstige de årlige bevilgninger for formålet.

Ved avrop kan bestillingsblankett benyttes. Der det er sikkerhetsmessig og forvaltningsmessig forsvarlig kan elektroniske virkemidler benyttes (EDI, Innkjøpskort osv.).

14.5 Rammeavtaler som Forsvarets enheter er forpliktet til å bruke

Forsvarsdepartementet kan bestemme hvilke rammeavtaler som alle enheter i Forsvaret er forpliktet til å bruke. Dette gjelder også rammeavtaler som er inngått av andre statsetater.

Dersom en bruker ikke kan benytte en bindende rammeavtale, skal tillatelse til å fravike rammeavtalen innhentes fra Forsvarsdepartementet.

Oversikt over hvilke rammeavtaler som enhetene er forpliktet til å bruke er regulert i administrative bestemmelser.

Rammeavtaler skal ikke inneholde klausuler som binder Forsvaret til å benytte kun en leverandør.

Rammeavtaler kan inngås med en varighet som ikke overstiger fire år inklusive eventuelle opsjoner.

Dersom rammeavtale er inngått for å sikre leveranser av reservedeler til hovedmateriell, og det kun er en leverandør av delene, kan rammeavtale inngås med den varighet som er nødvendig for å sikre leveranser i hovedmateriellets levetid. Denne type avtale skal så langt det er mulig inngås i forbindelse med kjøp av hovedmateriellet.

Rammeavtaler skal ikke inneholde klausuler om automatisk fornyelse. Forsvaret skal i hvert enkelt tilfelle ta stilling til om de ønsker en fornyelse, og opsjoner med henhold til forlengelse av rammeavtalen skal inntas i kunngjøringen og i grunnlaget for anskaffelsen.

14.9 Prisjusteringer/endringer

Fast pris i hele avtaleperioden Prisjustering i form av prisglidningsformel (se pkt. 11.2.3 Prisglidningsanalyse) Forhåndsbestemt årlig prisjustering Avtalte rabatter i forhold til listepriser som følger markedsutviklingen.

Det skal ikke tas inn nye produktkategorier eller tjenester som øker avtalens omfang utover det som var intensjonen når avtalen ble inngått.

Del 15. Opsjoner

I enkelte tilfeller har Forsvaret behov for å gjøre valg på et senere tidspunkt når det gjelder omfang, tekniske krav, leveringstid, leveringssted osv. En ensidig rett til gjøre slike valg kan avtalefestes, og kalles en «Opsjon».

15.2 Bruk av opsjoner

Opsjoner bør normalt inngås i situasjoner hvor Forsvaret har en sterk posisjon i forhold til leverandøren, og man ser for seg at posisjonen vil bli svakere når valget må tas. (Man går for eksempel fra en konkurranse situasjon til en eneleverandør situasjon.)

I en del tilfelle er det vesentlig at leverandøren er kjent med usikkerheten rundt Forsvarets valg slik at leverandøren kan ta hensyn til dette i sin gjennomføring av leveransen. Leverandøren kan for eksempel utsette valget av underleverandør til Forsvaret har tatt sin beslutning om valg av teknisk løsning. Leverandøren slipper da å kansellere/endre ordre til sine underleverandører.

Det kan være behov for å anskaffe flere enheter i framtiden, men det foreligger ikke budsjettmessig dekning Skifte av leverandør vil skape større drift- og opplæringsmessige konsekvenser Alle tekniske krav/funksjonalitet er ikke avklart på bestillingstidspunket. Valg av teknisk løsning/funksjon kan være avhengig av utfall/beslutninger i andre prosjekter/etater, eller budsjettmessige prioriteringer Det er behov for varene/tjenesten andre steder i Forsvaret. De øvrige brukere har mindre behov, og vil ikke kunne oppnå samme betingelser.

Det skal ikke brukes opsjoner for å skape et feil inntrykk av leveransens omfang i den hensikt å få lavere priser.

Dersom opsjonen gjelder økt antall, og omfanget av opsjonen er betydelig i forhold til det forpliktende omfanget, skal det avtales separate priser for opsjonen og det forpliktende omfang.

Det kan avtales opsjoner som gir andre brukere/forsvarsgrener/etater/land rett til å anskaffe varer og tjenester til betingelsene i kontrakten.

Opsjoner skal avtalefestes, med dato for hvor lenge opsjonen er gyldig (dvs. seneste dato for når Forsvaret må gjøre sitt valg).

Opsjoner utløses normalt i form av en endringsavtale. Dersom opsjonen ønskes benyttet av en annen enn den forvaltning som administrerer den opprinnelige kontrakt, kan separate kontrakter eller bestillinger benyttes.

Dersom behovet for opsjoner er identifisert før forespørselen er sent ut, skal opsjonene tas med i forespørselen.

Opsjoner skal være med i det totale evalueringsgrunnlaget. Dersom valg av opsjon eller opsjonsalternativer vil gi forskjellig utfall med hensyn på valg av leverandør, skal evaluering/valg gjennomføres ved at opsjonene veies med sannsynlighet for at de vil bli benyttet.

Del 16. Forespørsel

informasjon og bestemmelser for gjennomføring av selve anskaffelsen krav til leverandøren krav til leveransen de avtalevilkår som Forsvaret vil benytte i forbindelse med inngåelse av en avtale i en del tilfelle skal det også stilles krav til industrielt samarbeid. *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Anskaffelsesmyndighetens navn, adresse, kontaktperson, samt nummerering/identifisering av forespørselen Tilbudsfrist og tilbudsadresse Det skal oppgis dato og klokkeslett for når tilbudet senest skal være anskaffelsesmyndigheten i hende, og hvilken adresse (postadresse og gateadresse) det skal være innlevert. Tilbudsfristen må fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbudene. Vedståelsesfrist Det skal oppgis hvor lenge tilbyderne skal vedstå sine tilbud. Tidspunkt for tilbyderkonferanse Dersom det er planlagt å avholde tilbyderkonferanser eller befaringer, skal tid og sted for dette oppgis. Sted og tid for tilbudsåpning Ved anbudskonkurranse skal det oppgis sted og tid for eventuelle åpen tilbudssåpning. Ved øvrige anskaffelsesprosedyrer skal det oppgis at offentlig åpning av de innkomne tilbud ikke vil finne sted. Anskaffelsesprosedyre Det skal informeres om hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes (se pkt. 1.5 Anskaffelsesprosedyrer). Dersom forespørselen inneholder referanser til dokumenter som ikke er vedlagt, skal det opplyses om hvor disse dokumentene kan fås. Tildelingskriterier Det skal oppgis hvilke kriterier som vil bli lagt til grunn ved valg av leverandør. Krav til språk i tilbud Det skal opplyses om hvilke språk som tilbyderne kan benytte i tilbudet (se pkt. 1.11.1 Språkkrav). Merking av tilbudet Det skal opplyses om hvordan tilbudet skal merkes. Format på tilbudet Det skal stilles krav om at tilbudet avgis i lukket forsendelse. Det kan stilles øvrige krav til format på tilbud. Alternative løsninger og tilbud på deler av leveransen Det skal oppgis i hvilken utstrekning det kan gis tilbud på bare deler av leveransen, og om alternative løsningsforslag vil bli avvist. Videre eventuelle forbehold fra Forsvaret om å kunne dele leveransen mellom flere leverandører. Forhandlinger Når det benyttes andre anskaffelsesprosedyrer enn anbudskonkurranse, skal det oppgis i forespørselen at Forsvaret forbeholder seg rett til å forhandle nærmere om vilkårene for anskaffelsen. Spesifikasjon av pris Når det er aktuelt å gjennomføre kostnadsanalyse, skal det stilles krav til at tilbydere fyller ut blankett 5301 «Spesifikasjon av pris» (se pkt. 11.2.1.3 Spesifikasjon av pris). Henvisning til kunngjøringer Dersom anskaffelsen er kunngjort, skal det henvises til kunngjøringen. Forkaste alle tilbud Forespørselen skal inneholde bestemmelse om at Forsvaret forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud uten å gi begrunnelse.

Skatteattest – (se pkt. 1.9.3.1 Skatteattest). HMS Egenerklæring – (se pkt. 1.9.3.2 HMS egenerklæring). Krav til tilbyderens tekniske kvalifikasjoner. Krav til tilbyders kvalitetssikringssystemer – (se pkt. 7.3.1 Valg av krav til kvalitetsstyring). Krav til tilbyderens finansiell og økonomisk stilling – (se pkt. 1.9.1.3 Finansiell styrke).

Leveransebeskrivelse Retningslinjer for leveransebeskrivelse er gitt i del 6 (se pkt. 6.1 Bakgrunn/Hensikt). Krav til kodifisering Retningslinjer for kodifisering er gitt i del 9 (se pkt. 9.1 Innledning). Krav til konfigurasjonsstyring Retningslinjer for konfigurasjonsstyring er gitt i del 8 (se pkt. 8.1 Innledning).

Forespørselen skal inneholde de avtalevilkårene som tilbudet skal baseres på. Avtalevilkårene må tilpasses den enkelte anskaffelse.

Blankett 5002 inneholder minimums avtalevilkår som skal legges til grunn ved anskaffelser. Dersom anskaffelsesmyndigheten avtaler dårligere vilkår enn i blanketten, skal dette begrunnes i anskaffelsesprotokollen. Anskaffelsesmyndigheten avgjør selv om de vil benytte blanketten, eller inkludere vilkårene i de «spesielle avtalevilkår». Blankett 5002 inneholder ikke alle vilkår som er nødvendig for å inngå en avtale, og er forutsatt å benyttes ved enklere anskaffelser. Blant annet må pris/kontrakttype, leveringstid, leveringssted osv. avtales separat. Videre inneholder ARF en rekke krav til avtalevilkår som enten må tilpasses den enkelte anskaffelsen, eller bare er relevant i spesielle tilfeller, og således ikke kan inkluderes i en blankett. Nedenfor er en opplisting av de mest relevante vilkår, med referanse til ARF dersom ARF har egne bestemmelser om dette.

Vilkår som er merket med ** er behandlet i Blankett 5002 Vilkår Referanse Kommentar Pris/kontrakttype (Se pkt. 13.1 Definisjon av kontrakttype) ARF kaller de forskjellige måter å prise en avtale på for kontrakttyper. Ønsker man at tilbyder skal gi fast pris, må dette oppgis i forespørselen. Avtaler med en fast pris kalles for en «fastpriskontrakt». Avtaler som går over en lengre periode kan inneholde en formel for å justere prisen basert på utviklingen i spesifiserte indekser. Dette kalles «Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser». Oversikt over de forskjellige tillatte kontrakttyper er gitt i del 13 (se pkt. 13.1 Definisjon av kontrakttype) Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser bør baseres på INCOTERMS INCOTERMS er utgitt av det Internasjonale Handelskammer. Betingelsene regulerer bl.a.: – Nå risikoen for varen går over fra selger til kjøper – Fordeling av kostnader i forbindelse med frakt osv. – Hvilke dokumenter som skal frambringes av kjøper/selger – Anvisning om hvem som skal forsikre vare Leveringsbetingelser må ses i sammenheng med leveringstid. Leveringstid Det må oppgis når Forsvaret ønsker leveransen. Kort leveringstid kan begrense konkurransen og øke prisen. Dersom Forsvaret ikke har absolutt behov for leveranse innen et bestemt tidspunkt, bør man undersøke i leverandørmarkedet om hva som normalt er oppnålig leveringstid. Leveringstiden kan oppgis som en ønsket leveringstid, og det kan også forespørres om at leverandøren tilbyr sin «beste leveringstid». Betalingsvilkår** (Se pkt. 19.3.2 Når og hvordan skal det betales) Hovedprinsippet er betaling etter kontraktsmessig levering. Ved del leveranser kan det betales etter hver del levering. Det må oppgis hvor mange dager etter kontraktsmessig levering som betaling skal skje. Det er vesentlig at Forsvaret får tilstrekkelig tid til å gjennomføre mottakskontroll og gjennomføre betaling innen fristen. Normalt bør det ikke avtales raskere betaling enn 30 dager etter levering. Det bør også spesifiseres hvilke rettigheter leverandøren har i forbindelse med forsinket betaling. Bankgaranti Del 19 Betalingsvilkår (se pkt. 19.4 Sikkerhetsstillelse for betaling) Ved betaling før levering er det krav til at leverandøren stiller bankgaranti. Mangler og reklamasjon** Del 18 Ansvar for mangler, reklamasjon og utbedring (se pkt. 18.1 Generelt) Det må avtales hvilke rettigheter og plikter partene har dersom leveransen ikke er i henhold til avtalen. Forsinket levering** Del 22 Ansporingsordninger (se pkt. 22.3 Krav til tidsriktig leveranse) Det må avtales hvilke rettigheter og plikter partene har dersom leveransen blir forsinket. Force majeure (Fritaksgrunner)** En del situasjoner/hendelser som er av ekstern karakter kan helt eller delvis frita partene for sine forpliktelser eller tilsidesette enkelte vilkår. F.eks. vil en force majeure situasjon kunne frita en leverandør fra å betale dagmulkt ved forsinket levering. Det bør gis en angivelse av hvilke type situasjoner som faller inn under force majeure. Endringer Del 2 (se pkt. 2.22.1 Generelt). Det må avtales rutiner for hvordan endringer skal avtalefestes med leverandøren. I enkelte tilfeller har Forsvaret også behov for å kunne gi ensidige pålegg om endringer. Opsjoner Del 15 (se pkt. 15.1 Generelt). I enkelte tilfeller har Forsvaret behov for å gjøre valg på et senere tidspunkt når det gjelder omfang, tekniske krav, leveringstid, leveringssted osv. En ensidig rett til gjøre slike valg kan avtalefestes, og kalles en «Opsjon». Dersom Forsvaret ønsker opsjoner, skal disse oppgis i forespørselen. NB! Forskrift om offentlige anskaffelser gir føringer på bruk av opsjoner i forbindelse med beregning av kontraktsverdi (§ 2-3 (8)) Kostnadskontroll Del 11 (se pkt. 11.1.1 Hensikt). Når det ikke er mulig å gjennomføre anskaffelser basert på konkurranse, skal det normalt gjennomføres kostnadskontroll av pristilbudet. Som del av forespørselen skal det derfor kreves at leverandøren fyller ut Blankett 5301 «Spesifikasjon av pris» og at leverandøren baserer sin utfylling på retningslinjene i Blankett 5005 «Alminnelige vilkår for kostnadskontroll». Kostnadskontroll benyttes også i forbindelse med kontraktstyper hvor prisen baserer seg helt eller delvis på leverandørens kostnader, som kostnadskontrakter, priskontrakt med ansporing osv. Det kan også kreves at endringer av avtalen skal baseres på kostnadskontroll selv om den opprinnelige avtale baseres på konkurranse.. Retten til å gjennomføre kostnadskontroll må imidlertid avtalefestes. Innsyn** Del 23 (se pkt. 23.1 Generelt). Innsyn i leverandørens organisasjon og dokumenter skal alltid kreves i forbindelse med kvalitetssikring og kostnadskontroll. Innsyn kan også være nødvendig i forbindelse framdriftskontroll, leverandøranalyse osv. Forsikring** (Se pkt. 1.11.3 Forsikring) Materiell holdt av Forsvaret Del 21 (se pkt. 21.1 Innledning). Dersom Forsvaret skal holde materiell som skal inngå i den endelige leveransen, eller materiell som leverandøren har behov for i forbindelse med konstruksjon, produksjon, testing osv., skal dette avtalefestes. Minimumskrav til hva som skal avtalefestes står i 21.4 «Forhold som skal avtalefestes» Rettigheter og royalty (Se pkt. 20.1 Innledning/pkt. 6.4.1.3 Opphavs- og eiendomsrett) I forbindelse med en del anskaffelser er det vesentlig at rettighetene til leveransen avklares. Dette gjelder spesielt i forbindelse med: – utviklingsprosjekter – tilpasning av programvare – kjøp av konsulentoppdrag/bistand – kjøp av dokumentasjon osv. Retningslinjer for dette er gitt i Del 20 Rettigheter og i Del 6 Leveransebeskrivelse. Hemmelighold (Se pkt. 1.8.10 Sikkerhetsgraderte anskaffelser) Ved anskaffelser som fordrer utlevering av skjermingsverdig informasjon til leverandører skal forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser følges. Dokumentrang** (Se pkt. 2.16.3.4 Dokumentrang) Oppsigelse** Tvister** Eiendomsrett til verktøy, materiell Del 21 (se pkt. 21.1 Innledning). Dersom Forsvaret dekker leverandørens kostnader ved kjøp av verktøy, utstyr, materialer osv., skal Forsvaret ha eiendomretten til dette fra det tidspunkt hvor dette mottas av leverandøren. Leverandøren skal oppbevare og behandle denne type materiell som materiell holdt av Forsvaret. Utviklingskostnader Ved utviklingsoppdrag skal det avtalefestes at alle kostnader i forbindelse med utviklingen skal dekkes under utviklingskontrakten. Leverandøren kan ikke kreve at Forsvaret skal dekket tap fra utviklingskontrakten i forbindelse med prisfastsetting av nye avtaler om serieleveranser. Rett til utsatt levering** Offentligrettslige krav** Godkjennelse av valg av underleverandører** I enkelte tilfeller kan leverandørens valg av underleverandører være viktig for Forsvaret. I de tilfeller leverandøren vil velge viktige underleverandører etter at Forsvaret har tildelt leverandøren kontrakt, kan Forsvaret forbeholde seg retten til å godkjenne de underleverandører som skal benyttes. Ansvar for underleverandører Reklame** Sikkerhetsstillelse (Se pkt. 1.9.1.3 Finansiell styrke) Dersom anskaffelsesmyndigheten er i tvil om leverandørens finansielle stilling, kan anskaffelsesmyndigheten kreve at leverandøren stiller betryggende sikkerhet for oppfyllelse av avtalen. Sikkerhetsstillelse kan gis i form av garanti fra morselskap eller fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap o.l. Kvalitetssikring** (Se pkt. 7.3.1 Valg av krav til kvalitetsstyring) Blankett 5002 inneholder bare enkelte grunnleggende krav. Konkrete krav til kvalitetssikring må derfor avtales særskilt Kodifisering (Se pkt. 9.4.2 Krav i forbindelse med evaluering og avtaleinngåelse) Konfigurasjonsstyring (Se pkt. 8.1 Innledning/pkt. 8.5 Krav til leverandører) Framdriftsrapportering (Se pkt. 2.23.2 Rapportering) Det kan avtales at leverandøren skal fremsende skriftlige rapportering om status og fremdrift av prosjektet. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av prosjektet Rapportering bør gjøres regelmessig. Håndtering av usikkerhet Del 5 (se pkt. 5.1 Innledning) Leverandøren kan pålegges å benytte Forsvarets metode for håndtering av usikkerhet.

Se Del 1 Grunnleggende Bestemmelser (se pkt. 1.10 industrielt samarbeid ifm. anskaffelser fra utlandet). *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA anskaffelser.

Del 17. Kunngjøringer – WEAG

kjøp av tjenester som har med militært materiell å gjøre opsjonsutløsninger kjøp over driftsbudsjett eneleverandørkjøp.

kjernefysiske våpen og kjernefysiske framdriftssystemer marinefartøyers skrog giftige og radioaktive midler kryptografisk utstyr (bare kryptodelen av utstyret, ikke standardutstyr) fellesfinansierte andeler av NATO infrastrukturprosjekter Foreign Military Sales (FMS) anskaffelser.

Andre unntak fra kunngjøring skal godkjennes av Forsvarsdepartementet.

Følgende forhold skal kunngjøres:

Mulige framtidige innkjøp de neste fem år skal kunngjøres som «Possible Future Purchase». Denne type kunngjøring forplikter ikke Forsvaret på noen måte.

Anbudsinnbydelser/forespørsler skal kunngjøres som «Tenders Invited». Tilbuds-/anbudsfristen bør være på minimum tre måneder fra utstedelsesdato, og minimum to måneder fra kunngjøring i WEAG-bulletinen.

Inngåtte kontrakter skal kunngjøres som «Contracts Awarded» i første utgave etter inngåelse. Det skal opplyses om kontrakten er inngått «Single Source» (Eneleverandør) eller «Competitive» (Konkurranse).

Rettelser (endret tidsplan, nye datoer/frister, endret omfang, kansellering, trykkfeil, o.l. skal kunngjøres som «Corrections».

Del 18. Ansvar for mangler, reklamasjon og utbedring

Ved anskaffelser av varer og tjenester skal det avtales hvilke plikter og rettigheter partene har i forbindelse med mangler ved leveransen.

Dersom det oppdages mangler ved levering, skal normalt anskaffelsesmyndigheten avvise leveransen. Dersom mangelen er av mindre karakter, kan anskaffelsesmyndigheten akseptere leveransen mot at leverandøren forplikter seg til å rette opp mangelen innen en viss tid, eller ved at Forsvaret får et forholdsmessig prisavslag. Dersom leverandøren skal rette opp mangelen innen en viss tid, skal anskaffelsesmyndigheten holde tilbake en forholdsmessig andel av betalingen til mangelen er rettet.

Avtalevilkår som regulerer partenes plikter og rettigheter ved mangler som oppdages etter levering, blir ofte omtalt som «garanti» eller «reklamasjonsrett». I handelskjøper brukes begrepene om hverandre, og begrepene bør ikke brukes uten en nærmere beskrivelse av hva man legger i begrepene.

Lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp inneholder detaljerte regler for partenes rettigheter og plikter ved mangler. Lovens bestemmelser vil normalt gjelde dersom intet annet er avtalt mellom parten, vel om merke dersom norsk lov er lagt til grunn for avtalen. For å unngå misforståelser mellom partene, bør det klart skrives i avtalen at lovens bestemmelser skal legges til grunn ved mangler.

Det bør minimum avtales en frist for når Forsvaret senest kan reklamere på mangler. Fristen kan settes til et visst antall måneder etter levering, et visst antall måneder etter at utstyret er tatt i bruk, et visst antall timer som utstyret har vært bruk, eller en kombinasjon av disse. Det kan avtales forskjellige frister for forskjellige funksjoner/egenskaper ved gjenstanden. Det må avtales en definisjon/avgrensning av hva som er en mangel. Det må avtales en frist for når Forsvaret senest kan reklamere etter at en mangel er oppdaget. Det må avtales hvilke plikter og rettigheter partene har når en mangel er oppdaget og reklamert innen reklamasjonsfristen. Ved flere av Forsvarets anskaffelser vil en del av utstyret beredskapslagres, eller bli benyttet i meget begrenset omfang. Mangler vil i slike tilfeller bare bli avdekket på en begrenset del av leveransen. For slike leveransen kan det avtales at det benyttes statistiske metoder for å fastslå om det foreligger mangler som er av gjennomgående karakter (foreligger på en stor del av leveransen). Videre kan det avtales hvilke tiltak som leverandøren må utføre på den delen av leveransen som ikke er blitt tatt i bruk, selv om manglene ennå ikke er kommet for dage.

Anskaffelsesmyndigheten skal normalt ta med avtalevilkårene for mangler, reklamasjon, retting osv., som anskaffelsesmyndigheten ønsker å gjøre gjeldende i forespørselen. Dette for at tilbyderne skal gi tilbud på samme vilkår.

Anskaffelsesmyndigheten kan, når anskaffelsesprosedyren tillater det, føre forhandlinger som går på leverandørens ansvar ved mangler ved leveransen som oppdages etter levering. Dersom anskaffelsesmyndigheten forhandler vekk garantier/vilkår, skal dette kompenseres ved lavere priser eller gunstigere betingelser på andre områder.

Ved vurdering av omfanget av vilkårene, må det tas hensyn til hva vilkårene vil koste i form av økt pris og oppfølgingskostnader sett i forhold til usikkerheten knyttet til leveransens kvalitet. Videre bør Forsvarets reelle muligheter til å følge opp vilkårene etter levering tas med i betraktning.

Forsvaret skal bare unntaksvis fraskrive seg retten til å kunne reklamere på mangler ved leveransen (etter levering). Dersom dette gjøres, skal begrunnelsen for dette redegjøres i anskaffelsesprotokollen.

Del 19. Betaling

19.1 Betalingsformer

Når levering (eventuelt dellevering) først kan skje etter mer enn 12 måneder fra kontraktinngåelse, eller når kjøperen for øvrig finner det hensiktsmessig og nødvendig, kan det avtales at leverandøren skal få utbetalt avdrag på kjøpesummen før levering. Det kan benyttes tre former for betaling før levering. Særlige vilkår gjelder for bruk av forskudd.

Når levering (eventuelt dellevering) først kan skje etter mer enn 12 måneder fra kontraktinngåelse, eller når kjøperen for øvrig finner det hensiktsmessig og nødvendig, kan det avtales at leverandøren skal få utbetalt avdrag på kjøpesummen før levering. Særlige vilkår gjelder for bruk av forskudd.

Ved at leverandøren har nådd milepælen har han nådd et nytt nivå som representerer en reell verdi i utviklingen mot en fullstendig leveranse (f.eks. en ny versjon av SW er utviklet, motor er montert om bord i fartøy, en prototype er ferdig eller lignende). Det er sannsynlig at han har utført det arbeid og kjøpt inn de materialer som lå til grunn ved avtaletidspunktet. Det er verifiserbart at leverandøren har nådd milepælen. Det bør vurderes om det skal angis et tidligste tidspunkt for utbetaling av milepælen avhengig av tilgjengelige budsjettmidler i prosjektet. Det bør vurderes om det skal angis et tidligste tidspunkt for utbetaling av milepælen avhengig av tilgjengelige budsjettmidler i prosjektet.

Fremdriftsbetaling kan avtales å skje til bestemte tider basert på grunnlag av spesifisert avdragsregning, bl 5305 «Faktura – Kostnadsfremdrift», som skal fylles ut av leverandøren. Avdrag skal ikke overstige 90 prosent av verdien av det arbeid som er utført og de materialer som er innkjøpt siden forrige utbetaling. Forskudd som leverandøren har utbetalt sine underleverandører, kan bare medregnes i den utstrekning slik utbetaling på forhånd er godkjent av kjøperen og det er stillet sikkerhet for forskuddet.

Forskudd skal normalt ikke utbetales.

Forskudd kan likevel utbetales i det enkelte tilfelle når det bidrar til å opprettholde eller øke konkurransen om kontrakten eller det kan sannsynliggjøres at anskaffelsen vil påføre leverandøren særskilt høye oppstartkostnader.

Forskuddet kan utgjøre inntil en tredjedel av kjøpesummen eksklusiv merverdiavgift. Som kjøpesum forstås anbudspris eller forhandlet basispris. Når særlige grunner foreligger, kan Forsvarsdepartementet samtykke i større forskudd.

Utbetaling av forskudd større enn kroner 25 mill. eksklusiv merverdiavgift må uansett fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning. I søknaden om godkjenning skal det vedlegges en analyse av om de økonomiske sider av vilkårene for utbetaling av forskudd er tilfredsstilt fra Faggruppe for kontraktrevisjon i Forsvarets logistikkorganisasjon. Alle kontrakter hvor det er utbetalt forskudd skal, uansett størrelse, registreres i en sentral protokoll hos anskaffelsesmyndigheten.

Størrelsen av forskuddet og tidspunktet for utbetaling skal tilpasses kontraktsforholdet. Dog kan utbetaling av forskudd finne sted ved kontraktsinngåelse dersom det er økonomisk fordelaktig for staten eller forretningsmessig nødvendig. Om ytterligere betaling skal skje før levering, må dette avtales etter reglene om fremdrifts- eller milepælsbetaling.

Hovedprinsippet for betalingsform er som nevnt ovenfor betaling ved kontraktmessig levering. Denne betalingsform følger av Kjøpsloven, og er den som i de fleste tilfeller gir kjøperen best sikkerhet i forhold til å få den leveranse man har kontrahert.

Når vilkårene nevnt ovenfor er tilfredsstilt kan det gjøres avtale om betaling før levering. En hver slik betalingsform øker risikoen for kjøper med hensyn til oppfyllelse av kontrakten. Dette gjelder både økonomiske problemer og konkurs som en leverandør vil kunne få, samt i forhold til leverandørens incitament til å fullføre kontrakten rettidig og med avtalt kvalitet. Når en velger å benytte betaling før levering må en derfor vurdere ordninger for sikkerhetsstillelse (se nedenfor).

En hver form for betaling før levering vil medvirke til å redusere leverandørens finansieringskostnader og skal gi en lavere pris enn hvis forutsetningen er betaling ved levering. Prisavslaget skal vurderes tilsvarende at det svares renter av fremdrifts-/milepæls-/forskuddsbetalingen fra utbetalingsdagen inntil det er avregnet. Renten settes lik Norges Banks effektive rente på norske statsobligasjoner med løpetid lik gjennomsnittlig betalingstid og med et risikotillegg på 2% p.a. Med betalingstid menes tid fra utbetaling til forskuddet/fremdriftsbetalingen er likvidert.

19.3 Betalingsvilkår

Forsvarets maksimale betalingsforpliktelse skal til enhver tid fastsettes, og er det beløp som leverandøren ikke uten videre kan overskride. I priskontrakter vil denne grense være identisk med pristaket.

I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser vil den avtalte formel bestemme den maksimale betalingsforpliktelse for Forsvaret. I kostnadskontrakter vil grensen være et betinget tak, som eventuelt kan forhøyes etter avtale, enten etter ny vurdering av leveransen eller når ytterligere midler kan stilles til disposisjon for vedkommende leveranse.

I betalingsvilkårene skal fastsettes når, hvorledes og på hvilke vilkår betaling skal finne sted, hvilke dokumenter og blanketter, med angivelse av antall og nødvendige påtegninger som skal fremlegges eller fremsendes. Normalvilkåret er at betaling skal finne sted innen 30 dager etter at leveransen er godkjent av kjøper og korrekt faktura med bilag er mottatt. Andre vilkår kan avtales der dette er hensiktsmessig. Hvis det i enkelte tilfeller betales raskere enn avtalte betalingsvilkår skal det kreves prisavslag på grunn av redusert kredittid for leverandøren, jf. ovenfor.

Når leveringsomfanget omfatter flere separate poster som skal leveres til forskjellige tider, må betalingsvilkårene utformes slik at betaling for den enkelte post ikke finner sted før den er levert. Eventuelt utbetalt forskudd eller fremdriftsbetaling skal likvideres forholdsmessig.

Det skal avtales når og hvorledes sluttoppgjør skal foretas. (Se pkt. 2.24 om oppgjør av kontrakter.)

Det legges vekt på at betaling og postering finner sted rettidig. Med dette menes at man skal betale nær betalingsfristens utløp. Anskaffelsesmyndigheten skal påse at leverandørene presenterer regningene snarest etter at varene er levert og godkjent slik at betaling kan finne sted som forutsatt.

Ferdig produsert materiell og materialer, komponenter og utstyr som skal benyttes til leveransen, og som Forsvaret helt eller delvis har betalt for før leveranse finner sted, skal merkes «Forsvarets eiendom» og plasseres atskilt fra annet materiell.

Spesielt utstyr, verktøy og instrumenter som inngår i en kontrakt og blir belastet denne i sin helhet, blir Forsvarets eiendom og skal merkes som angitt ovenfor.

Forsvaret skal på forhånd godkjenne slike belastninger og de skal avtales i de spesielle kontraktvilkår.

Det kan i kontrakten avtales, hvis betaling fra Forsvaret skjer senere enn fastsatt, at det påløper gjeldende forsinkelsesrente etter lov 17. desember 1976 nr. 100 om forsinkelsesrente.

Det er ikke tillatt å fastsette betalingsvilkår som vites, eller skjønnes, å resultere i forsinket betaling

Det skal stilles sikkerhet for betalinger som foretas før levering i form av garanti (selvskyldnerkausjon). Garantiklausulen skal utformes slik at det til en hver tid utestående beløp skal være 100% dekket av betalingsgarantien.

I enkelte tilfeller, der en gjennom vurdering av kontraktens størrelse og varighet, samt tilfredsstillende resultater fra en detaljert leverandøranalyse (se pkt. 12.5.5 Detaljert analyse) anser at risiko for tap er liten, kan anskaffelsesmyndigheten bestemme at sikkerhetsstillelse ikke skal kreves.

Ved kjøp fra statlige institusjoner og forvaltningsbedrifter som ikke er aksjeselskap, skal sikkerhet ikke kreves.

Sikkerhet bør fortrinnsvis gis som «on demand» garanti fra bank, forsikrings- eller garantiselskap e.l. Garanti fra andre kilder må godkjennes av Forsvarsdepartementet. I alle tilfeller skal garantien gis som selvskyldnerkausjon.

Ved betaling ved leveranse (delleveranse) kan tilbakeholdes 5% av (del)leveransens pris hvis leverandøren ikke har stillet sikkerhet for riktig oppfyllelse av kontrakten inntil hele leveransen er levert eller til utløp av garantiperioden (her menes garantitid for eventuell produktgaranti).

Del 20. Rettigheter

Denne delen regulerer hvordan Forsvaret skal forholde seg til immaterielle rettigheter knyttet til patenter, oppfinnelser, tekniske opplysninger, programvare og data i forbindelse med oppdrag for Forsvaret. I det etterfølgende er begrepet «eiendomsrett» benyttet i betydningen av at den som har eiendomsrett har faktisk og juridisk råderett over et resultat/objekt, herunder opphavsrett i henhold til lov 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.v.

20.2 Behandling av immateriell rettigheter der Forsvaret anskaffer ferdig utviklede produkter/tjenester

Forsvaret må sikre seg mot å bli saksøkt for krenkelser mot tredjemann som en leverandør forårsaker gjennom sin gjennomføring av avtalen. Dette må derfor reguleres i avtalevilkårene slik at det er leverandøren som fullt og helt står ansvarlig juridisk og økonomisk for slik krenkelse av tredjemanns rettigheter. Forsvaret må også sikre seg at leverandøren ved slik krenkelse retter opp leveransen med andre løsninger slik at den fyller intensjonene i avtalen.

For å unngå at en leverandør tar urettmessig høye priser for eksemplarfremstilling av teknisk- og/eller brukerdokumentasjon for Forsvarets behov, bør det tas med bestemmelser i de spesielle avtalevilkår som sikrer Forsvaret slike rettigheter.

20.3 Behandling av immaterielle rettigheter der Forsvaret helt eller delvis betaler for utvikling

I hvilken grad Forsvaret kan benytte det tekniske underlaget for å få andre leverandører til å produsere det utviklede produktet. Om, og i hvilken grad Forsvaret har rett til å fremstille eksemplarer av programvare, herunder kopiere og bruke til eget formål, samt overføre rettigheter til andre (for eksempel underleverandører) uten ytterligere vederlag til den som har opphavsrett. Om, og i hvilken grad Forsvaret har rett til å benytte kildekode for eget bruk, eller få andre leverandører til å gjennomføre videreutvikling basert på kildekoden. Om, og i hvilken grad leverandøren har rett til å produsere og selge det utviklede produkt til tredjepart, eller videreutvikle produktet for salg til tredjepart. Hvilken økonomisk kompensasjon Forsvaret skal ha dersom leverandøren gis rett til å utnytte det utviklede produkt kommersielt. Om det er økonomisk forsvarlig for Forsvaret å sikre seg alle eller deler av de immaterielle rettigheter. Sikkerhetspolitiske aspekter knyttet til utnyttelse av immaterielle rettigheter.

De beslutninger som tas med hensyn til immaterielle rettigheter må klart defineres i avtalevilkårene. Det må avtales helt konkret hvilke rettigheter den enkelte part har fått. Dette fordi forhold knyttet til immaterielle rettigheter ikke nødvendigvis er gitt en allmenn betydning, eller er lovregulert.

For utstyr eller programvare som hovedsakelig er rettet mot militær anvendelse skal Forsvaret ha alle rettigheter til resultatet av utviklingen. Leverandøren skal ikke gis anledning til å disponere over det utviklede produkt uten Forsvarets godkjennelse.

Forsvarsdepartementet kan overføre retten til kommersiell utnyttelse til en eller flere leverandører for produksjon og salg til tredjemann.

For utstyr eller programvare som er rettet mot sivil bruk, eller har et vesentlig sivilt anvendelsesområde, bør leverandøren i alminnelighet overlates eiendomsretten hvis ikke helt spesielle forhold skulle tilsi annet.

Dersom leverandøren overlates eiendomsretten, skal Forsvaret forbeholdes en ikke-eksklusiv, vederlagsfri og ugjenkallelig bruks og disposisjonsrett for å dekke Forsvarets behov eller for å oppfylle Forsvarets forpliktelser i inn- og utland.

Dersom leverandøren ikke er i stand til å dekke Forsvarets behov for utstyr eller videreutvikling av dette, eller leverandørens kostnadsnivå i denne forbindelse er over normal markedspris, skal Forsvaret ha rett til å få produsert utstyr eller gjennomført videreutvikling hos andre leverandører basert på resultater og tekniske dokumentasjon som kom fram under utviklingen.

En leverandør som får overlatt eiendomsrett skal forpliktes til ikke å overføre eiendomsrett eller bruksrett til tredjemann ved salg, lisensiering eller på annen måte uten Forsvarets forhåndsgodkjenning.

At leverandøren får eiendomsretten skal ikke påvirke Forsvarets krav til økonomisk kompensasjon i tråd med pkt. 20.3.6 Økonomisk kompensasjon ved rettighetsoverdragelse og pkt. 20.4.1 Royaltysatsers størrelse.

Når de immaterielle rettighetene avtalefestes skal det som hovedregel stå at Forsvaret er å betrakte som en enhet, slik at rettighetene fritt kan gjøres gjeldende for hele Forsvaret og ikke kun den enhet som signerer avtalen.

Når leverandøren er blitt gitt eiendomsretten eller gitt retten til kommersiell utnyttelse, skal det avtales at Leverandøren betaler royalty i form av en engangsavgift og/eller en avgift per solgt enhet. (Se pkt. 20.4.1 Royaltysatsers størrelse.)

Dersom leverandøren fortsetter utvikling eller videreutvikler utstyr eller program utover kontraktens omfang, bør det avtales at Forsvaret skal ha rettigheter til videreutviklingen som står i forhold til Forsvarets bidrag i den opprinnelige kontrakt og hvor omfattende leverandørens videreutvikling er. Effekten på betaling av royalty til Forsvaret av det videreutviklede produkt er regulert i pkt. 20.4.3 Royalty ved videreutvikling.

Ved utvikling av utstyr eller programvare må leverandøren garantere og holde Forsvaret skadesløs mot at tredjeparts immaterielle rettigheter krenkes, eller mot at tredjeparts immaterielle rettigheter legger restriksjoner på Forsvarets disposisjonsrett over resultatet av utviklingen.

Forsvaret skal sikres retten til mangfoldiggjørelse, distribusjon og framvisning i maskinlesbar form av system og brukerdokumentasjon.

20.4 Royalty

Royaltysatser tilpasses det enkelte tilfelle. Som rettledende sats angis 5% royalty av fakturert salgspris. Eventuelle engangsavgifter må vurdere ut fra markedspotensiale, utviklingskostnader sett i sammenheng med produksjonskostnader og eventuell avgift per solgt enhet.

Royalty skal betales fra første salgskrone, også etter at Forsvarets kostnader er dekket.

Det skal også svares royalty dersom leverandøren videreutvikler produktet eller bruker deler av det utviklede produkt som del i et annet system. Royalty skal i slike tilfeller beregnes slik:

Forsvarets royalty = X (A / (A + B))

X = Opprinnelig beregnet royalty

A = Forsvarets utviklingskostnader (herunder Forsvarets egeninnsats)

B = Leverandørens videreutviklingskostnader

20.4.4 Leverandørens registrering og rapporteringsplikt

Leverandøren skal pålegges å opprette en spesiell oversikt som viser eksakte antall enheter som er produsert, samt fakturert verdi. Serienummer og annen relevant informasjon for fastsettelse av royalty skal registreres.

Leverandøren skal forpliktes til å sende rapport om salg og innkrevet avgift for hvert kalenderår i henhold til Administrative bestemmelser (se pkt. 25.14.2 Betaling).

Leverandøren skal rapportere selv om det ikke ha vært salg i perioden.

Forsvaret skal ha rett til innsyn hos leverandøren for å verifisere underlagsmaterialet og ha rett til å innhente opplysninger gjennom relevante etater om eventuelle salg til utlandet.

Royalty skal betales til Forsvarets logistikkorganisasjon (se pkt. 25.14.2 Betaling).

Betaling skal skje innen 15. februar det påfølgende året basert på fakturert salg. Ved forsinket betaling skal leverandøren betale forsinkelsesrente i henhold til lov om forsinkelsesrente.

Del 21. Materiell som holdes av forsvaret

Normalt bør en leverandør selv anskaffe alt som er nødvendig for gjennomføringen av en kontrakt med Forsvaret. I noen tilfeller er det økonomisk fordelaktig og/eller nødvendig at Forsvaret holder råmaterialer, deler, utstyr, våpen, ammunisjon, verktøy eller anlegg, og stiller dette til leverandørens disposisjon for gjennomføring av avtalen.

Spesielt utstyr, herunder våpen, prøveutstyr og verktøy som eies av Forsvaret må ikke leies eller lånes ut til leverandører for gjennomføring av en kontrakt med Forsvaret hvis slikt utlån får uheldig innvirkning på prosjekter eller produksjon som har høyere prioritet.

Forespørselen skal inneholde tilstrekkelige opplysninger om materiell og anlegg som Forsvaret vil stille til disposisjon ved gjennomføring av en bestilling/kontrakt.

21.4 Forhold som skal avtalefestes

når og hvor materiellet som holdes av Forsvaret skal leveres når og hvor materiellet skal tilbakeleveres hvorledes materiellet skal utleveres, lagres og brukes hvem som er ansvarlig for materiellet mens det er i leverandørens varetekt, herunder ansvar for skader, tyveri osv. Normalt bør ansvaret for materiellet ligge hos leverandøren dersom materiellet skal inngå i den endelige leveransen må det avklares hvilket ansvar leverandøren får for materiellets kvalitet og materiellets grensesnitt/funksjonalitet i forhold til leverandørens totale leveranse (systemansvar). hvorledes eventuelt overskuddsmateriell, avfall og skrap skal disponeres. Hvis det er praktisk mulig, kan overskuddet m v overlates leverandøren mot passende vederlag. Hvis bruks- eller egenverdien er liten, kan disponeringsretten overlates leverandøren uten vederlag.

Med anlegg i denne forbindelse menes grunn, bygninger, lokaler og andre faste etablissementer som leverandøren i alminnelighet skal være ansvarlig for å holde for gjennomføringen av en kontrakt.

Ved utlån av anlegg skal det avtales: tidsperiode, ansvarsforhold, eventuell leie eller gebyr, vedlikehold og forbedringer av anleggene, forsikring o.l.

Forsvaret kan unntaksvis avtale å holde materiell og anlegg etter at en kontrakt/bestilling er inngått.

Del 22. Ansporings- og sanksjonsordninger

Det er i hovedsak tre faktorer som påvirker om en kjøper i gjennomføringen av en kontrakt når de mål som er satt. Det vil være om leveransen skjer til avtalt tid, ytelse (kvalitet) og kostnad. I enkelte sammenhenger kan det være ønskelig at leverandøren får til et bedre resultat enn avtalt. For å få til slike effekter må det avtales ansporingsmekanismer, gjerne flere i kombinasjon med hverandre, avhengig av de effekter kjøper ønsker å oppnå.

Virkemidlene kjøperen har til disposisjon er basert på belønning eller sanksjoner. Sanksjonsmidlene er avkorting- eller tilbakeholdelse av betaling, dagmulkter og i siste instans heving/erstatning. Belønningen vil være i form av bonus/ansporingsordninger. Ansporingsordningene er basert på at den endelige pris, som skal betales vil være avhengig av hvordan leverandøren klarer å gjennomføre kontrakten i forhold til de avtalte ansporingskriterier. Ansporingsarrangementet setter gevinsten i forhold til leverandørens effektivitet, slik at prestasjoner som er av verdi for Forsvaret belønnes.

Der leveransen er tidskritisk, og Forsvaret påføres tap av noen art ved at en leveranse ikke skjer tidsriktig, må det avtales virkemidler i kontrakten som kan være med å sikre dette. Det vil si at i tillegg til å holde tilbake betaling til leveranse skjer som forutsatt, eller en betalingsmilepæl blir oppfylt, benytter man bestemmelser om dagmulkt. Den positive motpol til disse sanksjonene vil være å bruke tidsansporing. Det bør vurderes å balansere ordningene opp mot hverandre i en kontrakt.

Der leveransen er tidskritisk skal det avtales dagmulkt. Dagmulktens størrelse og hvordan den skal beregnes må fastsettes i de spesielle kontraktvilkår eller ved bruk av Bl 5002. Forsvaret skal ha rett til å kreve inn boten uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. En normativ sats for dagmulkt er 1 – en – promille pr. virkedag etter avtalt leveringstid, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal normalt begrenses til 10% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt.

Innkreving av dagmulkten følger i prinsippet automatisk ved forsinkelse.

I henhold til bestemmelsene om betaling skal det ikke betales før en har mottatt avtalt leveranse, eller at kriteriene for å oppfylle en betalingsmilepæl er oppnådd. Hvis en leverandør ikke når avtalt leveransetidspunkt, vil han normalt få en likviditetsmessig belastning som vil ha en effekt i forhold til at han prioriterer å oppfylle kontraktens bestemmelser. Dette virkemidlet må kjøper benytte ved forhandling av betalingsplan for å opprettholde ønsket fremdrift.

Der det av ulike årsaker vil ha en verdi for Forsvaret å motta en leveranse så tidlig som mulig, vil det være mulig å knytte ansporingsordninger til leveringstid. Disse vil normalt være utformet slik at leverandøren får en bonus (uttrykt i penger) pr. tidsenhet han leverer før avtalt (stipulert) leveringstidspunkt. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles, og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte leveringstider.

Virkemidlene for å opprettholde avtalte ytelseskrav vil ofte være koblet sammen med overholdelse av leveringstid. Hvis leveringstiden ikke overholdes er det som oftest fordi leverandøren ikke har oppnådd de ytelser som er avtalt. De samme virkemidler som gjelder leveringstid kan derfor også være virksomme for ytelse. Usikkerhetsmomentet knyttet til ytelse er mer knyttet til om kjøperens spesifikasjoner er entydige, og om det er mulig å teste om ytelsen er oppnådd.

I en del kontrakter, særlig i utviklingskontrakter, vil det være aktuelt å inkludere ansporingsordninger for ytelse. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte ytelseskrav. Effekten av å ha ansporingsordning for ytelse er avhengig av at det er av reell verdi for Forsvaret å oppnå ytelse ut over minstekravet, eller at det under utviklingskontrakter oppnås forbedringer som vil medføre reduksjon av kostnader for fremtidige kontrakter, levetidskostnader mv.

Den pris som Forsvaret skal betale for gjennomføringen av en kontrakt vil være avhengig av valgt kontrakttype (se pkt. 13.1 Definisjon av kontrakttype). Noen av disse kontrakttypene inneholder insitamenter som skal tjene til å anspore til kostnadsreduksjon som f.eks. i priskontrakt med ansporing.

I denne kontraktsstypen er det innført en mekanisme som øker leverandørens gevinst når kostnadene reduseres samtidig som total prisen for kjøper går ned. I kontrakten avtales det stipulert kostnad og en dertil hørende stipulert risikokompensasjon, som beregnes slik som angitt i del 11 Kostnadskontroll (se pkt. 11.3.8 Risikokompensasjon). I tillegg avtales hvordan partene skal dele kostnadsinnsparingene. Leverandøren kan derved ved ekstra innsats realisere en gevinst som går opp til det maksimum som er avtalt. Denne kontraktstypen forener kjøperens interesse av kostnadsinnsyn med ansporing til kostnadsreduksjoner hos leverandøren, og gjør kontrakten mer interessant for sistnevnte.

Om slike ansporingsordninger for et gitt tilfelle skal anses som god, mindre god eller dårlig, beror imidlertid helt og holdent på i hvilken grad forholdene har ligget til rette for å stipulere kostnaden riktig.

Se vedlegg L for mer detaljer.

Ved mange anskaffelser er det flere faktorer enn kontroll med kostnadene som har avgjørende betydning for Forsvaret. Slike faktorer kan være ytelsesevne med henblikk på et bedre eller mer pålitelig produkt, leveringstider når det er nødvendig med hurtig tilfredsstillelse av militære behov, eller en kombinasjon av kostnad, tid og ytelsesevne. Kontrakten kan skrives slik at ansporing gis for alle disse faktorer.

Når slike kombinerte ansporingsordninger benyttes, må en ta særlig hensyn for å oppnå og opprettholde en passende balanse mellom de forskjellige ansporinger. Ansporingsordningene må utformes slik at den totale ansporingsgevinst fordeles i henhold til den vekt som tillegges de enkelte ytelser, sett i forhold til at Forsvaret skal oppnå maksimalt utbytte.

Uten riktig balanse av ansporingene, kan resultatet bli at Forsvaret betaler mer for et produkt med større yteevne enn nødvendig, eller for et produkt som leveres før det trengs.

Ved oppgjør av en priskontrakt med ansporing eller kostnadskontrakt med ansporing, vil det være summen av stipulert risikokompensasjon og ansporing som utgjør den reelle gevinst/fortjeneste. Selv om det er slik at disse kontrakttypene skal være basert på noenlunde sikre estimater, og være underlagt kostnadsanalyse, bør det forhandles en maksimal grense for summen av kostnadsansporing og stipulert risikokompensasjon. Dette vil motvirke at en leverandør får uttelling for innsparinger, eller ytelsesforbedring som ikke er grunngitt i leverandørens effektivitet eller prestasjoner.

I alle kontrakter med bestemmelse om kostnadsansporing skal det gjennomføres kostnadskontroll i henhold til pkt. 11 Del 11 Kostnadskontroll. Det må derfor avtales innsynsbestemmelser i kontraktens spesielle vilkår i henhold til pkt. 23.1 Generelt.

I alle kontrakter av et slikt omfang at det anses nødvendig, må det inkluderes bestemmelser om heving og erstatning i kontrakten. Dette er også et virkemiddel i forhold til å opprettholde forventet gjennomføring av kontrakten. Det vises til lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp (kjøpsloven) for alminnelige bestemmelser knyttet til dette tema. Alle vilkår ut over det som følger av kjøpsloven må spesifiseres i de spesielle kontraktvilkår (se også Bl 5002).

Del 23. Innsyn

Med innsyn menes at leverandøren skal gi alle opplysninger, dokumenter mv. til autorisert representant fra Forsvaret som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for Forsvarets representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag.

Normalt skal Forsvaret kreve innsyn hos leverandører i alle forhold som er relevant med tanke på gjennomføring av en kontrakt. Slikt innsyn vil normalt relatere seg til forhold knyttet til kvalitetssikring, kostnadskontroll, leverandøranalyse, kodifisering, sikkerhetsbeskyttelse og inspeksjon av teknisk fremdrift og/eller materiell eid av Forsvaret.

Ved anskaffelser fra utlandet skal det kreves innsyn så langt det er mulig. Dette gjelder også for FMS anskaffelser.

For å oppnå innsyn må retten til dette være sikret skriftlig. Retten til innsyn skal tas med allerede i forespørselen. For innsyn som skal gjennomføres i kontraktsperioden og/eller ved avslutning av kontrakten, må innsynsretten være sikret i kontraktsvilkårene.

Dersom deler av leveransen skal leveres fra underleverandører som leverandøren er knyttet til gjennom konserndannelse, eller som han har bestemmende innflytelse over, eller omvendt, skal hovedleverandøren sørge for at anskaffelsesmyndighet gis samme innsynsrett hos underleverandøren. Anskaffelsesmyndighet kan fastsette at disse bestemmelsene skal gjøres gjeldende også for øvrige underleverandører.

Når Forsvaret benytter seg av et slikt innsyn må en være oppmerksom på forhold som kan påvirke ansvarsfordelingen mellom Forsvaret og hovedleverandøren, eventuelt mellom hoved- og underleverandører.

Kostnadskontroll skal også utføres i forbindelse med anskaffelser fra eneleverandører i utlandet. Det skal vurderes om det kan være hensiktsmessig å inngå avtale med vedkommende lands revisjonsorgan om gjennomføring av revisjonen. Det må i disse tilfeller klargjøres hvem som skal revidere og retten til opplysningene fra revisjonen (herunder innsynsrett for Riksrevisjonen).

Det kan også være naturlig å benytte vedkommende lands regler hvis disse er formålstjenlige sett fra norsk side. Hvis ikke, må det avtales bestemmelser som sikrer at beregningene blir gjennomført på en måte som tilfredsstiller de norske behov, herunder bruk av norske regler og revisorer.

Hvis konklusjonen på disse vurderingene er at en benytter vedkommende lands revisjonsorgan og det er et NATO eller PfP land er det mest hensiktsmessig å benytte den prosedyre som er utarbeidet gjennom AC/313 og angitt i dokumentet «Guidelines for Mutual Provision of Contract Audits» (ref. Annex to PFP(CNAD)D(98)11, PFP(ACOPR)D(98)2).

Del 24. Valuta

Ved anskaffelser fra utenlandske leverandører fastsettes prisen i leverandørlandets valuta. Valutaen som kontrakten inngås i, må noteres daglig av Norges Bank.

Leverandøren skal som hovedregel bære usikkerheten som skyldes forandringer i valutakursene knyttet til underleveranser etter avtaleinngåelse med Forsvaret. Forsvaret kan bare bære denne risikoen dersom den valutaavhengige andel av kostnadene i en kontrakt med Forsvaret utgjør mer enn NOK 100.000,- og utgjør minimum 10% av kontraktens verdi.

Før Forsvaret eventuelt påtar seg denne valutarisikoen skal anskaffelsesmyndigheten vurdere den merkostnad/pris som leverandøren krever for å påta seg valutarisikoen. Det må da tas med krav i forespørselen om at leverandøren oppgir kostnaden ved å bære valutarisikoen separat, slik at anskaffelsesmyndigheten kan velge om de vil ta risikoen eller overlate den til leverandøren.

Den andel av kontrakten som er gjenstand for valutajustering (valutaavhengige beløp) Hvilken valutakurs(er) som ligger til grunn for kontraktprisen. Fortrinnsvis bør det benyttes kurser for aktuelle valutaer umiddelbart forut for kontraktinngåelse. Hvilken kurs som skal legges til grunn for beregning av endelig pris, og når kursen skal avleses. Regulering av kontraktpris skal normalt skje med basis i Norges Banks midtkurs på ett eller flere kontraktsavtalte tidspunkt.

Klausuler for valutaregulering kan tas inn i de fleste kontrakttyper med unntak av rene fastpriskontrakter.

I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal den valutaavhengige andel av basisprisen justeres for valutaendringer.

For priskontrakter med ansporingsbestemmelser skal stipulert basis selvkost justeres.

I kostnadskontrakter skal det betingede kostnadstaket reguleres.

Del 25. Administrative bestemmelser

Administrative bestemmelser regulerer forsvarsinterne rutiner i forbindelse med fremskaffelse av materiell. Med fremskaffelse menes de aktiviteter som gjennomføres for å sikre Forsvaret tilgang til prioritert materiell og infrastruktur. Å sikre slik tilgang kan gjøres ved hjelp av flere forskjellige metoder, herunder tradisjonelt kjøp (anskaffelse) av varer og tjenester, kjøp av brukt materiell, leie- og, leaseløsninger, Offentlig Privat Partnerskap (OPP), flernasjonalt samarbeid, mv.

25.2 Fremsendelser til Forsvarsdepartementet

Ved det tidspunkt et anskaffelsesprosjekt er formelt godkjent, enten i form av et vedtak i Stortinget eller ved en beslutning i Forsvarsdepartementet (FD), vil FD gi et gjennomføringsoppdrag (GO) til Forsvarsstaben (FST).

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før Forsvaret forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Foreløpig avtaler med verdi over kr 2.000.000 inkl. mva. I tillegg skal alle foreløpige avtaler godkjennes når den påfølgende avtalen krever godkjenning. Når det avtales betalingsbetingelser med forskudd på over en tredjedel av kjøpesummen eksklusive merverdiavgift, eller forskuddet utgjør mer enn kr 25.000.000 eks. mva. Byttehandel når verdien av innbyttegjenstanden overstiger kr 1.000.000 eks. mva. Når anskaffelser er planlagt gjennomført uten konkurranse og kriteriene i del 1 Grunnleggende bestemmelser pkt. 1.5.1 b) ikke er tilfredsstilt. Dersom en bruker ikke kan benytte en bindende rammeavtale. Når det er tvil om en anskaffelse faller inn under forskrift om offentlige anskaffelser, eller når det er tvil om anskaffelsen faller inn under ARF. Ved frafall av konvensjonalbot, eller fristforlengelse, med verdi på over kr 250.000 eks. mva. Svar på henvendelser fra fremmede makters regjeringer og deres organer skal sendes gjennom Forsvarsdepartementet. I tilfeller hvor det er aktuelt å inngå kontrakt med norsk produsent som opptrer som agent. I tilfeller hvor det er behov for endringer i forhold til Gjennomføringsoppdraget (GO). I tilfeller anskaffelsesmyndigheten ønsker å inngå avtale om Offentlig Privat Samarbeid (OPS).

Øvrige saker som anskaffelsesmyndigheten bør forstå skal fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning.

For anmodning om fullmakt til å inngå avtaler eller endringsavtaler nyttes blankett 5201. Saken fremsendes til Forsvarsdepartementet som følger: anmodningsblankett i 2 eks. anskaffelsesprotokoll i 1 eks. annen dokumentasjon som har betydning for saken i 1 eks. Anmodning om fullmakt til å inngå avtaler skal være FD i hende senest 15 virkedager før vedståelsesfristen går ut. Alle avvik fra regler i Anskaffelsesregelverket for Forsvaret (ARF) skal forklares i blankett 5201. For øvrig må anmodningen inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken. Øvrige anmodninger om godkjenning fremmes skriftlig, og må inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken.

Alle investeringsprosjekter med en antatt samlet kostnad på over 500 mill. kr skal gjennomgå ekstern kvalitetssikring. Kvalitetssikringen gjennomføres av et privat konsulentselskap som er autorisert gjennom rammeavtale med Finansdepartementet. Det er Forsvarsdepartementet sammen med Finansdepartementet som gjør avrop på rammeavtalen for det enkelte investeringsprosjekt. De samme departementer kan også bestemme at prosjekter med antatt kostnad lavere enn 500 mill. kr skal kvalitetssikres, men dette vil bare unntaksvis være aktuelt.

Prosjektene skal ha nådd frem til fullført forprosjekt før det foretas avrop. For materiellprosjekter skal det foreligge Fremskaffelsesløsning (FL), eventuelt Gjennomføringsoppdrag (GO). Kvalitetssikringen tar gjerne 3-4 måneder. Dette må det tas høyde for i fremdriftsplanleggingen.

Kvalitetssikringen starter med en gjennomgang av prosjektets styringsdokumentasjon og kartlegging av eventuelle grensesnitt mot andre prosjekter. Dersom det ikke finnes et tilfredsstillende sentralt styringsdokument, eller grensesnittene er uklare, må disse manglene rettes opp før kvalitetssikrer går videre i sitt arbeid. For materiellprosjekter utgjør Fremskaffelsesløsning (FL), eventuelt Gjennomføringsoppdrag (GO) det sentrale styringsdokument.

Kontraktsstrategien Suksessfaktorer/fallgruver Estimatusikkerheten Hendelsesusikkerhetene Det samlede usikkerhetsbilde Tiltak for å redusere usikkerheten Forenklinger og reduksjoner. Kvalitetssikringen konkluderer med: Anbefalte finansielle rammer:

Anbefalt organisering og styring:

Det skal fremmes tilråding om hvordan prosjektet bør organiseres og styres for at det skal kunne realiseres på en mest mulig kostnadseffektiv måte.

Kvalitetssikrer utarbeider en preliminær rapport som forelegges Forsvarsdepartementet og Finansdepartementet for gjennomgang og tilbakemeldinger før kvalitetssikringsoppdraget avsluttes med den endelige sluttrapport.

Kostnadene ved kvalitetssikringen belastes det enkelte prosjekt basert på timeestimater og timepriser i rammeavtalen.

For utfyllende opplysninger henvises til «Direktiv for gjennomføring av ekstern kvalitetssikring, herunder usikkerhetsanalyse, og juridisk bistand» av 21. desember 2000, ref. 1997/03842-29/FD IV 1/bl/601.

Krav til innholdet i det sentrale styringsdokument Felles begrepsapparat «Superside» og veiledning til standardisering av rapport.

For alle prosjekter med en kostnadsramme over 500 mill. kr skal det innhentes bistand fra Regjeringsadvokaten (RA). Anmodning om bistand skal skje av eller eventuelt gjennom Forsvarsdepartementet, og slik anmodning skal fremsettes på et så tidlig tidspunkt at RA kan delta allerede i utformingen av kontraktsstrategien. Bistand fra RA skal også benyttes i prosjekter med en kostnadsramme under 500 mill. kr der prosjektets karakter tilsier behov av slik bistand. Dette vil blant annet kunne være aktuelt i prosjekter som har en høy kostnadsramme selv om den ikke er på 500 mill. kr og i prosjekter med større elementer av utviklingsaktivitet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med RA.

Gjenkjøp. Behov for å inkludere bestemmelser om gjenkjøp i forespørselen vil fremgå av Gjennomføringsoppdraget (GO) (se pkt. 3.1 Innledning). Kunngjøring i henhold til WEAG. Beløpsgrensen for kunngjøring, i henhold til WEAG (se pkt. 2.5.1.3 Western European Armaments Group (WEAG)*) er EUR 1.000.000 eksklusive merverdiavgift. Direkte anskaffelse Beløpsgrensen for bruk av Direkte anskaffelse er kr 200.000 eksklusive merverdiavgift (se pkt. 1.5.1 Tilgjengelige prosedyrer). Skatteattest og HMS egenerklæring Beløpsgrensen for Skatteattest og HMS egenerklæring er kr 200.000 eksklusive merverdiavgift (se pkt. 1.9.3.1 Skatteattest). Anskaffelsesprotokoll (Se pkt. 25.6.1 Generelt.) Dagmulkt. Forsvaret kan unntaksvis frafalle dagmulkt eller gå med på fristforlengelse (som innebærer det samme som reduksjon eller frafall av bot). I saker av større økonomisk betydning skal disse tilfeller forelegges for Forsvarsdepartementet før avgjørelse tas. Saken er å anse som å være av større økonomisk betydning hvis reduksjon eller frafall av bot eller fristforlengelse medfører ettergivelse av kr 250.000 eksklusive merverdiavgift eller mer. Rene force majeure tilfeller vil alltid bli å betrakte som «formildende omstendigheter» som virker befriende for leverandøren. Som oftest følger dette direkte av kontraktvilkårene. Slike tilfeller avgjøres av anskaffelsesmyndigheten. Det forhold at forsinkelsen i det enkelte tilfelle ikke er til skade for Forsvaret, er i seg selv ikke grunn til å avstå fra å innkreve dagmulkt.

For anskaffelser som følger Forsvarets anskaffelsesprosedyre er det anskaffelsesmyndigheten som avgjør innsigelser eller protester mot valg av leverandør, eller mot anskaffelsesprosessen som sådan, hva enten de fremkommer før eller etter at leverandør er valgt. Den som inngir protest eller innsigelse, skal gis skriftlig melding om den avgjørelse som er truffet.

For anskaffelser som følger lov om offentlige anskaffelser gjelder andre prosedyrer for klageadgang som skal følges. Det vises til lov om offentlige anskaffelser § 7, § 7a og § 8. Det vises også til forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser.

25.6 Anskaffelsesprotokoll

Generelt Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser med verdi over kr 200.000 eksklusive merverdiavgift. Direkte anskaffelser Ved direkte anskaffelser over kr 200.000 eksklusive merverdiavgift kan følgende punkter utelates: e, f, j, k, m, n. Avrop på rammeavtaler Ved avrop på rammeavtaler med verdi over kr 200.000 eks. mva. kan følgende punkter utelates dersom rammeavtalene inneholder priser, vilkår og leveransebeskrivelser som gjør det mulig å gjøre avrop direkte på bakgrunn av rammeavtalen: e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o. Det skal imidlertid gis en referanse til rammeavtalen (kontraktsnummer). Dersom det foreligger overlappende rammeavtaler som dekker samme leveringsomfang, skal begrunnelse for valg av avtalebeskrives (pkt. o).

Anskaffelsesmyndighetens navn og adresse. Beskrivelse av grunnlaget for anskaffelsen. Beskrivelse av leveransen inkludert opsjoner. Valg av anskaffelsesprosedyre med begrunnelse for valg. Når og hvordan anskaffelsen ble kunngjort. Dersom anskaffelsen ikke ble kunngjort, skal det oppgis begrunnelsen for dette. Navn på leverandører som ikke ble gitt anledning til å tilby, med begrunnelse for hvorfor de ikke fikk tilby. Når det er foretatt en kvalifisering av leverandører skal det oppgis navn på leverandørene som ble valgt ut til å gi tilby, med en begrunnelse for hvorfor de ble valgt ut. Dato for når forespørsel ble gjort tilgjengelig for tilbydere eller dato for når forespørselen ble sent ut til tilbydere dersom de ble direkte sent ut. Tilbudsfrist. Tidspunkt og sted for avholdte tilbyderkonferanser eller befaringer. Tidspunkt og sted for tilbudsåpning ved anbudskonkurranse. Antall tilbud med navn på tilbydere som var mottatt ved tilbudsfristens utløp. Navn på tilbydere som har fått delta i konkurransen (ikke blitt avvist) og som har restanser i henhold til skatte- og avgiftslovgivningen, sammen med en begrunnelse for avgjørelsen. Navn på tilbydere som fikk sitt tilbud avvist, med begrunnelse for hvorfor tilbudet ble avvist. Dersom det er avholdt forhandlingsmøter eller avklaringsmøter med tilbydere skal det oppgis tidspunkt for møtene og navn på tilbyder. En begrunnet teknisk og merkantil vurdering av tilbudene. Navn på tilbyder som ble valgt og verdi av kontrakten. Dersom større underleverandører er kjent, skal disse også oppgis. Dato for avgjørelse og signatur av autorisert personell.

25.7 Rapportering

Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO) er ansvarlig for oppfølging av industrisamarbeidsavtalene. Oppfølging skjer ved at hver leverandør fremsender årsrapporter til FLO, som vurderer disse, og gir tilbakemelding til leverandørene. Det kan avtales annen type rapportering og oppfølging i den enkelte Industrisamarbeidsavtale.

Anskaffelsesmyndigheten skal oversende kopi av alle inngåtte avtaler (kontrakter) og endringsavtaler til FLO når det foreligger avtale om industrisamarbeid.

Alle avtaler (kontrakter) vedrørende kjøp fra utlandet skal uansett beløp rapporteres til FLO. Avtalene skal meldes av den enkelte anskaffelsesmyndighet. Rapporteringen skal inneholde: kontraktens nummer og dato, leveransebeskrivelse og verdi ekskl mva., toll og avgifter, samt leverandørens navn og adresse.

Alle avtaler som inneholder vilkår der immaterielle rettigheter tilfaller Forsvaret, skal sendes til Forsvarets logistikk organisasjon, Faggruppe kontraktrevisjon.

Rolledeling:

Anskaffelsesfunksjonen er normalt delt i to, den fagtekniske og den merkantile. Dette gjelder prinsipielt for alle innkjøp. Denne todelingen skal medvirke til at anskaffelsene blir balansert mellom de teknisk/operative krav og merkantile krav. Der det organisasjonsmessig ikke kan skilles mellom disse to funksjonene (typisk ved mindre avdelinger), kan begge funksjoner utøves av en og samme enhet/person.

Funksjonene skal samarbeide tett i alle faser av anskaffelsesprosessen som beskrevet i regelverkets øvrige bestemmelser.

Den fagtekniske funksjonen supplerer de operative krav til leveransen med tekniske krav. Fagteknisk funksjon skal videre evaluere de tekniske egenskaper i tilbudet, samt godkjenne leveransen. Dersom anskaffelsen er organisert som et anskaffelsesprosjekt godkjennes leveransen av Prosjektleder.

Den merkantile funksjonen henvender seg til leverandørmarkedet og utformer de merkantile og juridiske krav til anskaffelsen. Når forespørsel er utarbeidet og tilbud er mottatt, evaluerer den merkantile funksjonen de merkantile og juridiske egenskaper ved tilbudet. Godkjenning av kontrakten gjøres av den som er gitt resultatansvar for de leveranser kontrakten bidrar til. Formell inngåelse gjennom underskrift av kontrakten ivaretas av merkantil funksjon.

Riksrevisjonen er Stortingets kontrollorgan. Den har som oppgave å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

I henhold til lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen (riksrevisjonsloven) kan Riksrevisjonen kreve enhver opplysning eller redegjørelse som den finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver. Det er bl.a. nødvendig at Riksrevisjonen sikres adgang til de samme opplysninger m.v. hos leverandørene som anskaffelses- og kontraktrevisjonsorganet må ha for sin kontrollvirksomhet.

Anskaffelsesmyndighetene skal på forespørsel gi Statens organer opplysninger om leverandører og kontrakter såfremt forretningshemmeligheter derved ikke røpes og hensyn tas til militært hemmelighold. Organer som mottar opplysninger skal varsles om at de er ansvarlige for at de gitte opplysninger ikke misbrukes.

I særlige tilfelle, når det er i Forsvarets interesse, kan generelle opplysninger om kontrakter gis til offentligheten, idet hensyn må tas til hemmelighold og vanlig forretningsskikk.

Svar på forespørsler fremsatt på vegne av fremmede makters regjeringer og deres organer skal sendes gjennom Forsvarsdepartementet.

Forsvarssjefen utformer interne retningslinjer som ivaretar behovet for at Forsvaret utfører kvalitetssikring, kodifisering, kontraktrevisjon og standardisering i henhold til anskaffelsesregelverket, og for å oppfylle internasjonale forpliktelser innen disse fagområdene.

Følgende gjelder de tilfeller hvor anbyder, tilbyder og leverandør må få kjennskap til sikkerhetsbeskyttede/graderte opplysninger m v i forbindelse med Forsvarets innkjøp.

Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) koordinerer sikkerhetstjenesten.

Anskaffelsesmyndigheten har ansvaret for å varsle NSM om forestående innkjøp som medfører at anbyder, tilbyder eller leverandør vil få kjennskap til graderte opplysninger m v. Den er også ansvarlig for å påse at de bestemmelser (i henhold til lov om forebyggende sikkerhetstjeneste, med tilhørende forskrifter) som avtales i kontrakt eller sikkerhetsavtale blir fulgt.

Egenopplysninger i forbindelse med leverandørklarering Sikkerhetsavtale (BEGRENSET) Sikkerhetsavtale (KONFIDENSIELL, el. HEMMELIG) Graderingsspesifikasjon Request for visit Fraskrivelse av innsynsrett i skjermingsverdig informasjon Renouncement of access to classified information Rapport etter sikkerhetsinspeksjon.

Disse skjemaene er til foreløpig bruk, NSM vil utgi endelige utgaver så snart de er klare.

Ved innkjøp fra utlandet hvor innkjøpsprisen (kontraktprisen) er betydelig, skal assistanse av vedkommende lands offentlige anskaffelsesmyndigheter søkes. Etablering av slik assistanse skal skje ved at anskaffelsesmyndigheten sender anmodning om assistanse til Forsvarsdepartementet som vil formidle den til vedkommende myndighet, hvis ikke annen fremgangsmåte skulle være fastsatt i regjeringsavtale.

Anmodninger om tjenester innen kodifisering, kvalitetssikring og kostnadskontroll, som skal utføres av utenlandske myndigheter, fremmes gjennom FLO.

25.14 Saksbehandling av Royalty

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å vurdere og avtalefeste bestemmelser om immaterielle rettigheter i alle avtaleforhold (se pkt. 20.1 Innledning).

Oppfølging av leverandørenes innrapportering og innbetaling i henhold til avtalens bestemmelser blir gjennomført av Forsvarets logistikkorganisasjon, Faggruppe kontraktrevisjon, som også har ansvar for revisjon av erklæringene fra leverandørene.

Anskaffelsesmyndigheten må avtalefeste vilkår om at leverandøren plikter å sende rapport om salg og avgiftserleggelse for hvert kalenderår til:

Forsvarets logistikkorganisasjon

Faggruppe kontraktrevisjon

PB 43

1306 Bærum Postterminal

Det skal rapporteres selv om det ikke har vært noe salg i perioden.

Eventuell avgift, eks. mva., betales til

Forsvarets regnskapssentral, bankgiro 7694 05 11816

for hvert kalenderår innen 15. februar det påfølgende år, basert på fakturert salg.

For sent innbetalt beløp vil bli belastet med den til en hver tid gjeldende forsinkelsesrente i henhold til lov om forsinkelsesrente.

Innbetalingen merkes med hvilken kontrakt beløpet gjelder for.

Leverandøren må pålegges å opprette en spesiell oversikt som viser eksakte antall enheter som er produsert, samt fakturert verdi.

Serienummer og annen relevant informasjon for fastsettelsen av lisensavgift skal registreres. Forsvaret skal ha rett til å verifisere underlagsmaterialet, og også ha anledning til å innhente opplysninger gjennom Utenriksdepartementet om eventuelle salg til utlandet.

Forsvarets rammeavtaler er lagt ut på Forsvarets intranettportal under prosjekt ARGUS, Underprosjekt 1.1 Etterforsyning. Rammeavtalene vil bli lagt ut på Statens markedsplass når denne er etablert.

25.16 Kjøp fra Forsvarets forskningsinstitutt

Det er pr. 1. januar 1995 etablert en ny styrings- og organisasjonsform for Forsvarets forskningsinstitutt (FFI).

FFI er et statlig forvaltningsorgan underlagt FD. FFI er unntatt fra Stortingets bevilgningsreglement og skal nettobudsjetteres.

Selv om oppdragene ved FFI utføres som en del av den interne samhandel, skal det etableres skriftlige avtaler som presiserer rettighetsspørsmål/økonomiske forpliktelser, samt leverings- og betalingsvilkår i et definert kunde-/leverandørforhold.

En rekke blanketter er knyttet til gjennomføring av anskaffelser til Forsvaret. De enkelte blanketter, og bruken av dem, er i hovedsak knyttet til prosedyrereglene.

Blanketter for Forsvarets interne bruk omfatter slike blanketter som brukes mellom Forsvarets organer i forbindelse med anmodning om godkjennelse og om utføring av oppdrag vedrørende anskaffelser, disse er i hovedsak knyttet til disse administrative bestemmelser.

Definisjoner

A-E Agentprovisjon

En avtalt godtgjørelse som tilkommer produsentens agent ved salg til tredjepart.

Avrop

En forpliktende avtale mellom kjøper og selger som er basert på betingelser som i all vesentlighet er forhåndsavtalt i en rammeavtale. Bedriftsøkonomisk levetid

Bedriftsøkonomisk levetid er den reelle økonomiske levetid for anleggsmidler. Denne legges til grunn for de lineære avskrivninger i driftsregnskapet.

Direkte kostnader

Kostnader som direkte kan henføres til et bestemt produkt eller kostnadsbærer.

Driftskostnader

Kostnader som er knyttet til foretakets ordinære aktiviteter, unntatt finanskostnader. I kalkylesammenheng defineres driftskostnader som eksklusive generelle utviklingskostnader.

F-J

Fordelingsgrunnlag eller fordelingsnøkkel

De kostnader som ikke kan henføres direkte til en kostnadsbærer/produkt må belastes via kostnadssteder etc. (indirekte kostnader). Disse kostnadene fordeles ved bruk av fordelingsnøkler. Fordelingsnøkkelen er forholdstallet mellom et kostnadsbeløp og fordelingsgrunnlaget. Som fordelingsgrunnlag kan brukes et hensiktsmessig kriterium, for eksempel direkte materialkostnader, direkte lønn, antall kvadratmeter gulvplass etc.

Funksjonskrav

Krav til materiell eller tjeneste som beskriver hva materiell/tjenesten skal yte, ikke hvordan det skal ytes.

Gevinst/risikokompensasjon

Gevinst er godtgjørelse til egenkapitalen for dekning av økonomisk risiko. Den er lik differansen i kroner mellom kontraktprisen og selvkost.

Ikke anbefalte kostnader

Kostnader som etter at kontraktrevisjoner utført ikke anses akseptable å medta under en kontrakt.

Ikke dokumenterte kostnader

Kostnader som tilbyderen, tross oppfordringer, ikke har fremlagt tilstrekkelig underlag for å kunne bedømme kostnadenes størrelse.

Immaterielle eiendeler

Immaterielle eiendeler består av patenter og lignende rettigheter, goodwill samt ulike typer aktiverte kostnader. Aktiverte kostnader omfatter kostnader for teknisk bistand, forsknings- og utviklingsarbeid, prøvedrift, markedsundersøkelser og lignende i den grad kostnadene representerer vesentlige og varige verdier.

Indirekte kostnader

Kostnader som vedrører flere produkter eller produksjonen i sin alminnelighet. Kostnaden kan ikke henføres et produkt eller kostnadsbærer direkte, men henføres indirekte ved hjelp av en form for fordeling.

K-O

Kalkulatorisk rentesats

Kalkulatorisk rentesats er den prosentuelle sats som benyttes for å beregne kapitalkostnad. Denne sats settes lik veid gjennomsnitt for helårig etterskuddsrente på statsobligasjoner, med gjenstående løpetid 10 år for de sist kjente 12 måneder, pluss 1,5 prosentpoeng. I kostnadsprøvinger benyttes et gjennomsnitt for hvert år i kontraktgjennomføringsperioden.

Kapitalkostnad

Det beløp som godtgjøres en leverandør som kompensasjon for rentebærende finansiering av driftsnødvendige eiendeler. Beløpet omregnes som regel til et prosentuelt påslag på driftskostnadene.

Kodifisering

Det grunnleggende systemet for etablering av et ensartet forsyningsspråk for å gi en korrekt identifisering, klassifisering, nummerering og registrering av fabrikantkilde av materiellet, og for å opprettholde et allment, løpende forsyningsartikkelregister.

Konfigurasjon

Materiellets funksjonelle og fysiske egenskaper som er beskrevet i teknisk dokumentasjon og senere realisert i systemet.

Konfigurasjonsstyring

Tekniske og organisatoriske aktiviteter som identifiserer, holder kontroll med, utfører revisjoner på og fører regnskap over status for funksjonelle og fysiske egenskaper til systemet, inkludert programvare og støtteutstyr».

Kontraktrevisjon

Med kontraktrevisjon forstås alle aktiviteter som inngår i kostnadskontroll, gevinstanalyse samt økonomisk vurdering av leverandør.

Kostnader

Kostnader er forbruk av varer og tjenester vurdert i penger.

Kostnadsanalyse

Analysen er en gjennomgåelse av den forkalkyle tilbudet bygger på. Den forutsettes utført når det er liten eller ingen konkurranse og før kontraktinngåelse. Den skal danne grunnlag for forhandlinger om pris for anskaffelsen.

Kostnadsansporing

Kostnadsansporing vil si at leverandøren etter bestemte kriterier gis mulighet til ekstra gevinst basert på oppnådde resultater. Dette målt med hensyn til påløpte kostnader sett i forhold til stipulert selvkost i kontrakten.

Kostnadselement

Kostnadselement er de enkelte bestandeler som fremgår av kalkylesøylen (f.eks. lønn, materialer etc.).

Kostnadskontroll

Omfatter vurdering av leverandørs økonomisystemer, kostnadsanalyse, teknisk økonomisk kontroll, prisglidningsanalyse og kostnadsprøving.

Kostnadsprøving

Kostnadsprøving omfatter revisjon av etterkalkyle, enten ved fremdriftsfakturering eller ved sluttoppgjør av kontrakter.

Den går ut på å revidere samtlige faktiske påløpte kostnader under en kontrakt etter at leveransen helt eller delvis er fullført. For å fastsette hvilke kostnader som kan belastes kontrakten.

Kravspesifikasjon

De krav som Forsvaret stiller til en leverandørs; varer, tjenester, organisasjon og systemer. Kravspesifikasjon skal inngå i forespørsler/anbudsinnbydelser og avtaler (kontrakt/bestilling).

Kvalitetssikring

Alle systematiske tiltak som er nødvendig for å sikre at spesifisert kvalitet blir planlagt og oppnådd.

Leverandøruavhengig standard

Standard som er utgitt av leverandøruavhengig internasjonal, regional eller nasjonal organisasjon.

Lisensavgift

Et vederlag som må betales for rettigheten til å produsere eller selge lisensgiverens produkt.

Læringskurve/Erfaringskurve (Learning curve/Improvement curve)

Et statistisk hjelpemiddel som kan brukes ved beregning av produksjonskostnader, planlegging og produksjonskontroll (basert på korrelasjon mellom antall arbeidstimer eller lønn, materialer og andre kostnader – som er nødvendig for å produsere en bestemt enhet eller mengde av enheter – og antall slike enheter eller mengder produsert i rekkefølge).

P-T

PRINSIX

Forsvarets felles prosjektstyringssystem.

Prisansporing

Prisansporing vil si at leverandøren etter bestemte kriterier gis mulighet til ekstra gevinst. Dette baseres på oppnådde resultater med hensyn til kostnad, tid og ytelse sett i forhold til stipulert kostnad, tid og ytelse i kontrakten.

Produktgruppe

Et antall produkter som er basert på samme bruksområde, men er laget i ulike varianter.

Påslagssats

Ved fordeling av indirekte kostnader kommer en frem til enten en prosentsats eller et kronetillegg. Disse kalles påslagssatser når de anvendes i kalkylesammenheng.

Rentebærende kapital

Den andel av en bedrifts driftsnødvendige eiendeler som er finansiert med egenkapital og rentebærende fremmedkapital.

Revisjonsmetodikk

Vurderingskriterier og arbeidsmetodikk som benyttes ved gjennomføring av kostnadskontroll.

Risiko

Den negative delen av «usikkerhet».

Risikokompensasjon

Se «gevinst».

Royalty

Et vederlag til innehaveren av eiendoms-/produksjonsrettigheten til et produkt.

Selvkostkalkyle

Selvkostkalkyle er en beregning der samtlige kalkulerbare kostnader fordeles på kostnadsbærere. Kalkylen bygges opp med direkte og indirekte kostnader samt kalkulatorisk rente. Summen utgjør selvkost.

Sluttkontroll (Final inspection)

Den siste kontroll som gjennomføres av leverandøren for å verifisere at all foreskrevet kontroll er gjennomført, og at produktet tilfredsstiller alle spesifiserte krav, også kravene til dokumentasjon.

Sluttoppgjør

Interaksjon mellom leverandør og Forsvaret for å bringe på det rene om kontraktens vilkår er oppfylt, inngåelse av sluttavtale, herunder forhandling om endelig pris for kontrakter hvor prisen skal baseres på realiserte og relevante kostnader, og det endelige økonomiske oppgjør.

Standarder

Dokument til felles og gjentatt bruk, fremkommet ved konsensus og vedtatt av et annerkjent organ, som gir regler og retningslinjer for eller karakteristiske trekk ved aktiviteter eller resultater av dem. Hensikten er å oppnå optimal orden i en gitt sammenheng.

U-Å

Usikkerhet

Usikkerhet er definert som «differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon». Usikkerhet deles i to, hvor den negative delen kalles risiko, og den positive delen kalles muligheter.

Vraking (Scrapping)

Endelig beslutning om å forkaste varer eller tjenester i forbindelse med den kontrakt det gjelder.

Økonomisystem

Med økonomisystem forstås regnskaps-, budsjett- og kalkylesystemene med tilhørende dokumentasjon.

Blanketter

Blankettene 5001-5009

Blankett 5002

Blankett 5002 «Alminnelige vilkår ved anskaffelser».

Engelsk versjon:

Form 5052 «General Purchase Conditions».

Blankett 5004

Blankett 5004 «Kodifiseringsvilkår».

Engelsk versjon:

Form 5054 «Contract Clause to the supply of technical data for identifying items of supply within the NATO codification system».

Blankett 5005

Blankett 5005 «Alminnelige vilkår for kostnadskontroll».

Engelsk versjon:

Form 5055 «General Terms for Cost Control».

Blankett 5007

Blankett 5007 «Guidelines for Establishing and Implementing Offset in connection with Procurement of Defence Material from foreign Suppliers».

Blankett 5008

Blankett 5008 «Spørsmål vedrørende tekniske data for kodifisering i forbindelse med materiellanskaffelser».

Engelsk versjon:

Form 5058 «Annex to invitation to tender».

Blankett 5009

Blankett 5009 «Rettigheter til datamaskinprogrammer i utviklingskontrakter».

Engelsk versjon:

Form 5059 «Propritary rights to Development contract Software».

Blankettene 5101-5402

Blankett 5101

Blankett 5101 «Forhandlet kontrakt» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5151 «Negotiated Contract».

Blankett 5103

Blankett 5103 «Bestilling» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5153 «Purchase Order».

Blankett 5106

Blankett 5106 «Endringsavtale» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5156 «Agreement of change».

Blankett 5107

Blankett 5107 «Endringsordre» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5157 «Change order».

Blankett 5109

Blankett 5109 «Søknad om endring» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5159 «Request for change».

Blankett 5201

Blankett 5201 Anmodning om fullmakt til å inngå kontrakt» (med utfyllingsfelt).

Blankett 5203

Blankett 5203 «Anmodning om kvalitetssikring» (med utfyllingsfelt).

Blankett 5204

Blankett 5204 «Anmodning om kontraktrevisjon» (med utfyllingsfelt).

Blankett 5301

Blankett 5301 «Spesifikasjon av pris» (med utfyllingsfelt).

Blankett 5301 «Spesifikasjon av pris» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5351 «Specification of Pricing Proposal»

Blankett 5303

Blankett 5303 «Søknad om godkjenning av avvik» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon:

Form 5353 «Request for Acceptance of deviation».

Blankett 5305

Blankett 5305 «Faktura – kostnadsfremdrift» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon: Form 5355 «Invoice incurred costs».

Blankett 5307

Blankett 5307 «Sertifikat på konformitet» (med utfyllingsfelt).

Engelsk versjon: Form 5357 «Certificate of Conformity»

Blankett 5401

Blankett 5401 «Rapport om utilfredsstillende forhold ved kvalitetssikring» (med utfyllingsfelt).

Blankett 5402

Blankett 5402 «Identifisering av risiko» (med utfyllingsfelt).

Forkortelser

Forkortelser Betydning ACMP Army Material Command Pamphlet AQAP Allied Quality Assurance Publications AP Allied Publication ARF Anskaffelsesregelverk for Forsvaret CEN European Committee for Standardization CI Konfigurasjonsenhet CID Konfigurasjonsidentifisering CM Configuration Management & Konfigurasjonsstyring COOP LOG Cooperative Logistics EDI Electronic Data Interchange ETSI European Telecommunications Standards Institute EUC End User Certificate FD Forsvarsdepartementet FFI Forsvarets forskningsinstitutt FMO Forsvarets militære organisasjon FMS Foreign Military Sales FS Forsvarets Standard FSJ Forsvarssjefen HMS Helse, miljø og sikkerhet IEC International Electrotechnical Commission ISO International Organisation for Standardization ITU International Telecommunication Union LCC Life-cycle cost – Levetidskostnader LOA Lov om offentlige anskaffelser MD Målsettingsdokument NAS Norsk Allmenstandardisering NBR Norges Byggstandardiseringsråd NEK Norsk Elektroteknisk Komitè NS Norsk Standard NSF Norges Standardiseringsforbund NTS Norsk Teknologistandardisering OP Overordnede Prinsipper PT Post- og teletilsynet PRINSIX Forsvarets prosjektstyringssystem STANAG Standardization Agreement – NATO Standardiseringsavtale TfF Tjenestereglement for Forsvaret TPDIR Totalprosjektdirektiv TPDOK Totalprosjektdokument WEAG Western European Armaments Group WTO World Trade Organization

Vedlegg

Vedlegg til del 7, del 11, del 12, del 13, del 19, del 22, kommentarer og veiledninger m.m., blanketter samt oversikt over relevante lover og forskrifter gjengis ikke her, men finnes på Odins side http://www.odin.dep.no/fd/norsk/regelverk/010051-990014/dok-bn.html