Forskrift om et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere (Nasjonalt introduksjonsregister).

Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser

§ 1 . Formål

Formålet med et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere (Nasjonalt introduksjonsregister) er å dokumentere enkeltpersoners deltakelse i ordningene, jf. lov 4. juli 2003 nr. 80 om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven). Personregisteret er nødvendig for at kommunen skal kunne gjennomføre ordningene i introduksjonsloven, for utlendingsmyndighetenes behandling av søknader om bosettingstillatelse og norsk statsborgerskap og til evaluering av ordningene i introduksjonsloven.

§ 2 . Virkeområde

Forskriften gir regler om behandling av personopplysninger om personer som omfattes av introduksjonsloven, og som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister (NIR).

§ 3 . Opprettelsen av Nasjonalt introduksjonsregister

Nasjonalt introduksjonsregister opprettes med hjemmel i introduksjonsloven § 23 tredje ledd. Forvaltningen av registeret legges til Utlendingsdirektoratet (UDI). I denne forskriften omtales heretter UDI som «direktoratet».

Direktoratets og kommunens ansvar i forhold til registeret og behandling av personopplysninger som inngår i dette, framgår av kapittel 3 i denne forskriften.

§ 4 . Definisjoner

Personopplysninger: opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Behandling av personopplysninger: enhver bruk av personopplysninger, som f.eks. innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter. Personregister: registre, fortegnelser mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen. Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Kapittel 2. Opplysninger som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister

§ 5 . Generelle opplysninger

Navn. Kjønn. Fødselsdato. Personnummer. Adresse. Bosettingsdato. Bosettingskommune/bydel. Tilflyttingsdato til nåværende bostedskommune registrert i folkeregisteret. Statsborgerskap. Vedtaksdato for innvilget oppholds- eller arbeidstillatelse, samt oppholds- eller arbeidsgrunnlag og varighet på tillatelsen, herunder tidligere tillatelser og om det er søkt om fornyet tillatelse. Registrert første ankomsttidspunkt ut over visumbesøk.

Ved endringer i opplysningene som nevnt i første ledd, skal direktoratet overføre de nye opplysningene fra DUF til NIR.

§ 6 . Opplysninger om deltakelse i introduksjonsprogram

Dato for kommunens tilbud om introduksjonsprogram eller for framsatt krav om introduksjonsprogram. Vedtaksdato for tildeling av introduksjonsprogram og omfang og varighet av de ulike tiltakene, eller vedtaksdato for avslag og begrunnelse for avslag. Tidspunkt for start på introduksjonsprogram. Tidspunkt for avslutning av introduksjonsprogram. Vedtaksdato for innvilgelse av permisjon og varighet på permisjonen, jf. forskrift 18. juli 2003 nr. 973 om fravær og permisjon ved nyankomne innvandreres deltakelse i introduksjonsordningen. Omfang av fravær, jf. forskrift om fravær og permisjon ved nyankomne innvandreres deltakelse i introduksjonsordningen. Vedtaksdato for stansing av introduksjonsprogram.

Kommunen avgir personopplysninger etter første ledd til NIR, jf. introduksjonsloven § 23 tredje ledd.

§ 7 . Opplysninger om deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap

Dato for framsatt krav om opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Vedtaksdato for tildeling av rett og plikt til deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap, opplæringens omfang eller vedtaksdato for avslag og begrunnelser for avslag. Morsmål og andre opplæringsspråk. Beståtte prøver og hvilket opplæringsspor deltakeren følger. Tidspunkt for start på opplæringen. Tidspunkt for avslutning av opplæringen. Antall timer deltatt i opplæringen, herunder antall timer norsk, antall timer samfunnskunnskap og antall timer norsk ut over 300 timer. Vedtaksdato for innvilgelse av permisjon og varigheten av permisjonen, jf. forskrift 20. april 2005 nr. 341 om opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere. Vedtaksdato for fritak fra plikt og begrunnelsen for fritaket. Omfang av fravær, jf. forskrift 20. april 2005 nr. 341 om opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere. Vedtaksdato for stansing av opplæring i norsk og samfunnskunnskap.

Kommunen avgir personopplysninger etter første ledd til NIR, jf. introduksjonsloven § 23 tredje ledd.

Kapittel 3. Ansvarsfordelingen mellom direktoratet og kommunen

§ 8 . Direktoratets ansvar

Direktoratet skal legge inn personopplysninger knyttet til personer som omfattes av introduksjonsloven slik det følger av introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd og § 5 i denne forskriften. Direktoratet er også ansvarlig for at egen behandling av personopplysninger ikke er i strid med formålene som framgår av § 1 av denne forskriften.

Direktoratet er behandlingsansvarlig for alle behandlinger av personopplysninger tilknyttet denne forskriften.

Direktoratet skal gjennom systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for registeret, jf. personopplysningsloven § 13, herunder oppfylle kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Kravet til konfidensialitet skal sikre at personopplysningene ikke blir gjort tilgjengelig for uvedkommende. Kravet til integritet skal sikre at personopplysninger ikke endres utilsiktet eller av uvedkommende. Kravet til tilgjengelighet skal sikre at personopplysninger er tilgjengelige for rettmessige brukere, når de trenger dem for å kunne utføre sine oppgaver.

I tillegg skal direktoratet etablere og holde ved like nødvendige, planlagte og systematiske tiltak for å sikre at kravene personopplysningsloven stiller til behandling av opplysninger blir etterlevd, jf. personopplysningsloven § 14.

Direktoratet er ansvarlig for å inngå en databehandleravtale med hver kommune, jf. personopplysningsloven § 15. Avtalen skal inneholde en angivelse av kommunens plikt til å gjennomføre nødvendige sikkerhetstiltak etter personopplysningsloven.

§ 9 . Kommunens ansvar

Kommunen er ansvarlig for innsamling og registrering av personopplysninger om personer i kommunen som omfattes av introduksjonsloven, slik det følger av introduksjonsloven og denne forskriften § 6 og § 7. Kommunen er også ansvarlig for at kommunens behandling av personopplysninger ikke er i strid med formålene i denne forskriften, jf. introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd og denne forskriften § 1.

Kommunen er databehandler for alle behandlinger av personopplysninger tilknyttet denne forskriften. Kommunens databehandleransvar omfatter også ansvar for å avgi til NIR personopplysninger som registreres eller på annen måte behandles av private virksomheter og andre som driver introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap på oppdrag fra kommunen.

Kommunen har et selvstendig ansvar for gjennom systematiske tiltak å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for dens behandling av personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 13, herunder oppfylle kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Kravet til konfidensialitet skal sikre at personopplysningene ikke blir gjort tilgjengelig for uvedkommende. Kravet til integritet skal sikre at personopplysninger ikke endres utilsiktet eller av uvedkommende. Kravet til tilgjengelighet skal sikre at personopplysninger er tilgjengelige for rettmessige brukere, når de trenger dem for å kunne utføre sine oppgaver. Kravene som kommunen skal oppfylle, skal framgå av databehandleravtalen med direktoratet, jf. § 8 femte ledd i denne forskriften.

§ 10 . Lagring av opplysninger

Direktoratet kan lagre personopplysninger om en person i NIR i til sammen ti år, beregnet fra tidspunkt for påbegynt introduksjonsprogram eller opplæring i norsk og samfunnskunnskap.

om gjennomføring av 300 timer opplæring i norsk og samfunnskunnskap, om fritak fra opplæring i norsk og samfunnskunnskap, eller om dokumentasjon av tilstrekkelige kunnskaper i norsk eller samisk.

Direktoratet skal overføre opplysningene så snart de foreligger i registeret.

Direktoratet skal før sletting av opplysninger etter ti år, jf. første ledd, overføre til DUF de opplysninger om en person som framgår av annet ledd.

Kapittel 4. Andre bestemmelser

§ 11 . Anvendelse av personopplysningsloven

Lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift 15. desember 2000 nr. 1265 om behandling av personopplysninger gjelder for behandling av opplysninger i NIR. Reglene i denne forskrift skal således anvendes i tråd med personopplysningsloven.

§ 12 . Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft 1. september 2005 og gjelder alle landets kommuner som yter tjenester etter introduksjonsloven.

Merknader til de enkelte bestemmelsene i forskrift om et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere (Nasjonalt introduksjonsregister)

Innledning

Forskrift om et nasjonalt personregister for introduksjonsordning og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere (Nasjonalt introduksjonsregister) er gitt i medhold av lov 4. juli 2003 nr. 80 om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) § 23 fjerde ledd siste punktum. Merknadene utdyper og presiserer forskriftens bestemmelser. Merknadene til hver bestemmelse er ment som et hjelpemiddel og en rettesnor ved tolking og anvendelse av forskriften.

Kapittel 1. Alminnelige bestemmelser

Til § 1. Formål

Til bruk for kommunen for å gjennomføre ordningene i introduksjonsloven, dvs. introduksjonsprogrammet og opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Til bruk for utlendingsmyndighetenes behandling av søknader om bosettingstillatelse og søknader om norsk statsborgerskap. Til bruk for evaluering av ordningene.

Det første formålet er knyttet til kommunens ansvar for å håndheve introduksjonsloven. Kommunens behov for informasjon fra Nasjonalt introduksjonsregister gjelder i forhold til behandling av enkeltsaker etter introduksjonsloven. For introduksjonsordningen innebærer dette at kommunen treffer enkeltvedtak om tildeling av program og stønad og ev. stans av program for den enkelte. For opplæring i norsk og samfunnskunnskap innebærer dette at kommunen treffer enkeltvedtak om tildeling av opplæring, fritak og ev. stans av program for den enkelte.

Det andre formålet er knyttet til utlendingsmyndighetenes behandling av søknader om bosettingstillatelse og norsk statsborgerskap. Med utlendingsmyndigheter menes politiet, Utlendingsdirektoratet (UDI), Utlendingsnemnda (UNE) og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). KRD er i dag klageinstans for vedtak om norsk statsborgerskap, men har ingen funksjon i forhold til vedtak om bosettingstillatelse i enkeltsaker, der UNE er klageinstans. Opplysninger om at deltakeren har gjennomført 300 timer pliktig opplæring i norsk og samfunnskunnskap, har dokumentert tilstrekkelige kunnskaper i norsk eller samisk eller er fritatt fra plikten, er opplysninger som utlendingsmyndighetene trenger i forbindelse med behandling av søknad om bosettingstillatelse og statsborgerskap.

Det tredje formålet er knyttet til behovet for evaluering av ordningene i loven. Opplysningene i registeret er ment å dokumentere enkeltpersoners deltakelse i introduksjonsordningen og i opplæringen i norsk og samfunnskunnskap, herunder opplysninger om i hvilken grad og på hvilken måte enkeltpersoner deltar i ordningene. Dette vil først og fremst være opplysninger av elevadministrativ art. Opplysninger som skal brukes til evalueringsformål, kan kun leveres ut i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates, dersom dette dekker behovet, jf. introduksjonsloven § 23 fjerde ledd.

Til § 2. Virkeområde

Forskriften regulerer all behandling av personopplysninger knyttet til personer som omfattes av introduksjonsloven og som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister, jf. kapittel 2 i denne forskriften. Begrepet «behandling» omfatter både direktoratets behandling av opplysningene i registeret sentralt, samt kommunens behandling av personopplysninger i tilknytning til bruk og avgivelse av opplysninger til Nasjonalt introduksjonsregister. Forskriften regulerer ikke kommunens øvrige behandling av personopplysninger i forbindelse med gjennomføringen av ordningene i introduksjonsloven, herunder eventuelle kommunale registre. Se også merknadene til § 9 nedenfor.

Til § 3. Opprettelsen av Nasjonalt introduksjonsregister

Hjemmelen for opprettelsen av Nasjonalt introduksjonsregister er introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd. Formålet med opprettelsen er angitt i introduksjonsloven og utdypet i § 1 i denne forskriften. Departementet har delegert forvaltningsansvaret for registeret til Utlendingsdirektoratet, jf. kapittel 3 i denne forskriften. I det følgende benyttes betegnelsen «direktoratet».

Til § 4. Definisjoner

Definisjonene opplistet i § 4 er i tråd med personopplysningslovens bestemmelser vedrørende ansvarsforhold knyttet til offentlige registre.

Kapittel 2. Opplysninger som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister

Kapittel 2 i denne forskriften gir nærmere bestemmelser om hvilke opplysninger som skal registreres i NIR siden de anses som nødvendig for gjennomføringen, oppfølgingen og evalueringen av ordningen i introduksjonsloven, jf. introduksjonsloven § 23 tredje ledd, første punktum. Departementet har delegert forvaltningsansvaret for Nasjonalt introduksjonsregister til direktoratet, jf. denne forskrift § 3, § 5 og § 8. Videre pålegges kommunen et ansvar for innsamling, registrering og bruk av opplysninger som skal inngå i Nasjonalt introduksjonsregister, jf. denne forskrift § 6, § 7 og § 9.

Direktoratet er ansvarlig for Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF-registeret). Ansvarlig direktorat for Nasjonalt introduksjonsregister skal sørge for at opplysninger som er listet opp i forskriften § 5, kopieres fra DUF-registeret og legges inn i Nasjonalt introduksjonsregister. Dette gjøres ved hjelp av DUF-nummeret eller personnummeret som fungerer som søkekriterium i DUF-registeret. Opplysningene som overføres til Nasjonalt introduksjonsregister, kan ikke føres tilbake til DUF-registeret. Opplysninger som registreres i Nasjonalt introduksjonsregister, kan heller ikke overføres til DUF-registeret, med unntak av opplysningene som står nevnt i forskriften § 10 annet ledd. Se også merknadene til § 10 nedenfor. Begrunnelsen for dette er ønsket om å holde disse to registrene atskilt av hensyn til personvernet for de personer som det er registrert opplysninger om.

Til § 5. Generelle opplysninger

Forskriften § 5 gir utfyllende bestemmelser i forhold til introduksjonslovens bestemmelse og pålegger direktoratet en plikt til å legge personopplysninger knyttet til personer som omfattes av introduksjonsloven inn i Nasjonalt introduksjonsregister. Opplysningene som er listet opp i forskriften § 5, anses for å være innenfor formålet slik det følger av introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd og denne forskriften § 1. Listen i forskriften § 5 er uttømmende.

Bestemmelsens andre ledd fastsetter at dersom personopplysningene endres i DUF, skal direktoratet overføre de nye opplysningene til Nasjonalt introduksjonsregister. Dette kan for eksempel være registrert flytting, endret fødselsdato på grunn av nye opplysninger, endret statsborgerskap eller annet.

Direktoratet er underlagt taushetsplikt, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 13 første ledd. Plikten innebærer at direktoratet skal hindre andre i få adgang eller kjennskap til opplysninger om «noens personlige forhold» i saker etter utlendingsloven.

Begrunnelsen for opprettelsen av Nasjonalt introduksjonsregister er at det skal inneholde opplysninger som anses som nødvendige for gjennomføring, oppfølging og evaluering av introduksjonsordningen og opplæring i norsk og samfunnskunnskap. En konsekvens er at kommunens behandling av enkeltsaker etter introduksjonsloven lettes blant annet ved at informasjon som er nødvendig for saksbehandlingen gjøres tilgjengelig for kommunen, jf. listen i bestemmelsens første ledd.

Bestemmelsen i forskriften § 5, jf. introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd, hjemler adgang for direktoratet til å gi kommunen informasjon fra DUF-registeret som kommunen trenger for å behandle saker etter introduksjonsloven. Direktoratet skal således uten hinder av taushetsplikten gjøre opplysninger som framgår av forskriftens § 5 tilgjengelig, men kun overfor kommunen, og kun innenfor formålet med Nasjonalt introduksjonsregister.

Til § 6. Opplysninger om deltakelse i introduksjonsordningen

Forskriften § 6 fastsetter hvilke opplysninger som skal registreres og avleveres om deltakere i introduksjonsordningen, jf. introduksjonsloven § 23 tredje ledd, annet punktum. Kommunen pålegges en plikt til å innhente, registrere og avgi, dvs. overføre til Nasjonalt introduksjonsregister opplysninger om introduksjonsordningen i tråd med listen i bestemmelsen. Forskriften regulerer derimot ikke hvordan avgivelsen eller overføringen fra kommunen til Nasjonalt introduksjonsregister skal skje. Det følger av denne forskriften § 9 at kommunen som databehandler selv er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som avgis til Nasjonalt introduksjonsregister. Bestemmelsen regulerer ikke kommunens øvrige behandling av personopplysninger i forbindelse med gjennomføring av ordningene i introduksjonsloven, jf. merknader til § 2 og § 9 i denne forskriften.

Samtlige av opplysningene som er listet opp i bestemmelsen, er begrunnet i formålet om at de kan brukes til behandlingen av enkeltsaker som gjelder deltakelse i introduksjonsordningen eller til evaluering av introduksjonsordningen. Opplysningene i listen i denne forskriften § 6 er begrenset til opplysninger som er nødvendige gitt formålet med registeret, og listen er uttømmende.

Til § 7. Opplysninger om deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap

Forskriften § 7 fastsetter hvilke opplysninger som skal registreres og avleveres i forbindelse med kommunens gjennomføring av opplæring i norsk og samfunnskunnskap, jf. introduksjonsloven § 23 tredje ledd, annet punktum. Kommunen pålegges en plikt til å innhente, registrere og avgi, dvs. overføre til Nasjonalt introduksjonsregister, opplysninger som gjelder opplæring i norsk og samfunnskunnskap i tråd med listen i bestemmelsen. Plikten omfatter personer som er bosatt i kommunen og personer som bor midlertidig på asylmottak i kommunen i påvente av utflytting til tildelt bosettingskommune, jf. introduksjonsloven § 18 første ledd første punktum. Forskriften regulerer ikke hvordan avgivelsen eller overføringen fra kommunen til Nasjonalt introduksjonsregister skal skje. Det følger av denne forskrift § 9 at kommunen som databehandler har et selvstendig ansvar for behandlingen av personopplysninger som avgis til Nasjonalt introduksjonsregister.

Opplysningene som er listet opp i denne forskrift § 7, er begrunnet i formålet om behandling av enkeltsaker som gjelder deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap og bruk til evaluering av opplæring i norsk og samfunnskunnskap. Opplysningene i forskriften § 7 er begrenset til opplysninger som er nødvendige, jf. formålet med registeret, og listen er uttømmende.

Kapittel 3. Ansvarsdelingen mellom direktoratet og kommunen

Til § 8. Direktoratets ansvar

Formålet med Nasjonalt introduksjonsregister, jf. introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd og § 1 i denne forskriften, begrenser direktoratets bruk av opplysningene i registeret. Dette innebærer at direktoratet ikke kan benytte opplysningene til andre formål enn dette.

Begrepet behandlingsansvar, som benyttes om direktoratets ansvar, er definert i denne forskriften § 4, og er den samme som i personopplysningsloven § 2. Direktoratet har behandlingsansvar for opplysningene som er registrert i Nasjonalt introduksjonsregister.

Tredje ledd fastsetter direktoratets overordnede ansvar for registerets informasjonssikkerhet, jf. personopplysningsloven § 13. Med basis i personopplysningsloven defineres tre krav til informasjonssikkerhet: Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Direktoratet er ansvarlig for å iverksette systematiske tiltak for å sikre at informasjonssikkerheten overholdes.

Fjerde ledd fastsetter direktoratets overordnede ansvar for å sikre at behandling av opplysninger i registeret er i samsvar med personopplysningsloven § 14. De tiltak direktoratet etablerer og vedlikeholder i denne forbindelse, vil omfatte både direktoratet og kommunen.

Femte ledd fastsetter at direktoratet skal inngå en databehandleravtale med hver kommune, jf. personopplysningsloven § 15. Denne databehandleravtalen skal angi kommunens plikt til selv å iverksette nødvendige sikkerhetstiltak etter personopplysningsloven.

Sikkerhetsrutiner

Rutiner for behandling av opplysninger og bruk av Nasjonalt introduksjonsregister, herunder autorisasjon av brukere i systemet, skal ivareta hensynet til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet slik dette er beskrevet i personopplysningsloven. Tilgangen til Nasjonalt introduksjonsregister og adgang til bruk av opplysninger skal være regulert av et saklig behov. Dette innebærer at vedkommende må ha tilgang til opplysninger som er nødvendige for å kunne utføre sitt arbeid. Tilgangen er begrenset til personer som er autorisert, i praksis vil dette si at vedkommende er tildelt brukeridentitet og passord i registeret. Autorisasjon kan skje enten av direktoratet eller av person med delegert autorisasjonsmyndighet i den enkelte kommune. For at tilfredsstillende sikkerhet skal oppnås, må direktoratet dokumentere sikkerhetstiltakene som er etablert ved å utarbeide rutiner som beskriver tiltakene og hvem som har ansvar for dem. Direktoratet må også ha rutiner for å kontrollere at rutinene følges opp i praksis. Dokumentasjonen må være tilgjengelig for medarbeiderne. Dokumentasjon av sikkerhetstiltak må inneholde rutiner for revisjon av sikkerhetstiltakene og rutiner for en jevnlig ny vurdering av hvem som skal være autorisert som bruker av registeret.

Behandlingen av personopplysninger om deltakelse i introduksjonsordningen som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister

Behandlingen av personopplysinger som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister, vil for det første si at direktoratet kopierer opplysninger fra DUF-registeret inn i Nasjonalt introduksjonsregister, jf. denne forskrift § 5. For det andre skal direktoratet ikke bare forvalte opplysningene som direktoratet selv har lagt inn, men også de opplysningene som er lagt inn av kommunen. For det tredje skal direktoratet utlevere opplysninger til andre offentlige organer som har behov for dem i forbindelse med gjennomføring, oppfølging og evaluering av ordningene, jf. introduksjonsloven § 23 fjerde ledd. For det fjerde skal direktoratet anonymisere eller slette personopplysninger i Nasjonalt introduksjonsregister ved utløpet av tiårsfristen, jf. denne forskriften § 10 første ledd. For det femte kan direktoratet benytte opplysningene til å gjennomføre evaluering av introduksjonsordningen eller til utgivelse av rapporter om deltakelsen i introduksjonsordningen. Direktoratet har også ansvar for at det foreligger skriftlig informasjon om informasjonssikkerheten, jf. personopplysningsloven § 13 og § 14.

Behandlingen av personopplysninger om deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap som inngår i Nasjonalt introduksjonsregister

Behandlingen av personopplysninger om deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap er lik behandlingen av personopplysninger om deltakelse i introduksjonsordningen, se ovenfor. I tillegg skal direktoratet overføre opplysninger fra Nasjonalt introduksjonsregister til DUF-registeret, jf. denne forskrift § 10 tredje ledd. De opplysninger som direktoratet skal overføre, er om personen har gjennomført 300 timer med opplæring, er fritatt fra plikten eller innehar tilstrekkelig kunnskaper i norsk eller samisk. Direktoratet kan på tilsvarende måte som for introduksjonsordningen benytte opplysningene for evaluering av norskopplæringen eller til utgivelse av rapporter om deltakelse i norskopplæringen.

Til § 9. Kommunens ansvar

Formålet med Nasjonalt introduksjonsregister, jf. introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd og § 1 i denne forskriften, begrenser kommunens bruk av opplysningene i registeret. Dette innebærer at kommunen ikke kan benytte opplysningene til andre formål enn dette.

Første ledd begrenser kommunens ansvar til å gjelde behandlingen av personopplysninger om de personer som kommunen har ansvaret for i henhold til introduksjonsloven § 2 og § 3 og § 17 og § 18 første ledd. Videre følger en begrensing av § 2 i denne forskriften, i det den ikke regulerer kommunens øvrige behandling av personopplysninger i forbindelse med gjennomføringen av ordningene i introduksjonsloven, jf. også merknadene til denne bestemmelsen ovenfor. Kommunen har hovedansvaret for opplysningene som skal avgis til Nasjonalt introduksjonsregister. Dersom kommunen legger et oppdrag ut til en nabokommune, eller inngår i et interkommunalt samarbeid, kan tilbyderkommunen pålegges avgiveransvaret gjennom avtale mellom kommunene, jf. denne forskriften § 9 annet ledd. Dersom kommunen legger oppdrag ut til private aktører, forblir databehandleransvaret fortsatt hos kommunen med ansvaret for deltakeren i henhold til introduksjonsloven.

Andre ledd presiserer at kommunen har databehandleransvar for personopplysninger som innsamles og registreres i Nasjonalt introduksjonsregister. Databehandleransvaret er definert i personopplysningsloven § 2, og omfatter også kommunens bruk av opplysninger i registeret. Kommunen har ansvar for rutiner som ivaretar sikkerheten for forvaltningen av opplysningene, og for at registrering, bruk og utlevering ikke er i strid med formålet i introduksjonsloven § 23 tredje og fjerde ledd.

Sikkerhetsrutiner

Tredje ledd fastsetter kommunens selvstendige ansvar for informasjonssikkerheten for Nasjonalt introduksjonsregister. Kommunen skal etablere og fortløpende vedlikeholde rutiner og sikkerhetstiltak for sin registrering, bruk og avgivelse av opplysninger. Rutiner for behandling av opplysninger og bruk av Nasjonalt introduksjonsregister skal tilfredsstille kravene i personopplysningsloven. Dette innebærer at kommunen har ansvar for å sikre at kun de som har et saklig behov er autorisert som brukere av Nasjonalt introduksjonsregister, og at det også i praksis kun er disse som er brukere av registeret. Kommunen har ansvar for at sikkerhetstiltak og rutiner for bruk av Nasjonalt introduksjonsregister utarbeidet av direktoratet og av kommunen selv følges opp. Kommunen har også ansvar for å sikre at opplysninger ikke lagres, kommer på avveie eller brukes på annen måte enn forutsatt etter at de er avgitt til Nasjonalt introduksjonsregister. For at tilfredsstillende sikkerhet kan oppnås, må kommunen dokumentere sikkerhetstiltakene som er etablert. Dokumentasjonen må være tilgjengelig for medarbeiderne. Dokumentasjon av sikkerhetstiltak må også inneholde rutiner for revisjon av sikkerhetstiltakene, og rutiner for en jevnlig ny vurdering av hvem som skal være autorisert som bruker av Nasjonalt introduksjonsregister. Kravene som kommunen skal oppfylle, framgår av databehandleravtalen som skal inngås med direktoratet, jf. forskriften § 8 femte ledd og merknad til dette.

Til § 10. Lagring av opplysninger

Bestemmelsen fastsetter at personopplysninger knyttet til den enkelte deltaker i enten introduksjonsordningen eller i opplæring i norsk eller samfunnskunnskap, kan lagres i Nasjonalt introduksjonsregister i opptil ti år. Regelen innebærer at direktoratet må slette eller anonymisere personopplysninger om enkeltpersoner som er eldre enn ti år beregnet fra tidspunktet for påbegynt introduksjonsprogram eller opplæring i norsk og samfunnskunnskap.

Opplysningene som lagres i registeret, skal ikke benyttes til andre formål enn det som framgår av formålsbestemmelsen. Tidsbegrensningen på ti år for lagring av personopplysninger er begrunnet med at kommunens plikt til norskopplæring varer i fem år og at integreringstilskuddet utbetales i fem år, og at opplysningene bør være tilgjengelig for evalueringsformål i en femårsperiode ut over dette.

Personopplysninger om personer som enten gjennomfører 300 timer med opplæring, fritas fra plikten til opplæring eller som dokumenterer tilstrekkelig kunnskaper i norsk eller samisk, skal overføres fra Nasjonalt introduksjonsregister til DUF-registeret så snart opplysningene foreligger i Nasjonalt introduksjonsregister. Dette for å sikre at DUF-registeret til en hver tid har oppdatert, nødvendig informasjon om de som søker om bosettingstillatelse eller norsk statsborgerskap, jf. utlendingsloven § 12 første ledd og statsborgerloven § 6 første ledd, annet punktum. Før opplysninger slettes skal det også for personer som ikke har fullført 300 timer med opplæring, overføres til DUF-registeret det antall timer de har fullført. Begrunnelsen for dette er å sikre opplysninger om gjennomført opplæring for disse personene, dersom de på et senere tidspunkt skulle ønske å oppfylle det som gjenstår av plikten til å gjennomføre opplæring i 300 timer, og så søke bosettingstillatelse eller statsborgerskap.

Kapittel 4. Andre bestemmelser

Til § 11. Anvendelse av personopplysningsloven

Bestemmelsene i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften 15. desember 2000 nr. 1265 fastsetter regler for behandling av personopplysninger og gjelder for Nasjonalt introduksjonsregister.

Til § 12. Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft 1. september 2005 og gjelder alle landets kommuner som yter tjenester etter introduksjonsloven.