Forskrift om ansattes rett til representasjon i styrer for interkommunale selskaper.

§ 1 . Definisjoner

ansatt: person som arbeider i selskapet i hovedstilling eller som deltidsansatt. hovedstilling: arbeidsforhold (ikke ferievikariat og hjemmearbeid) hvor det skal arbeides gjennomsnittlig minst 50 prosent av arbeidstiden per uke for heltidsansatte som utfører arbeid av samme art. deltidsansatt: person som arbeider gjennomsnittlig mindre enn 50 prosent av arbeidstiden per uke for heltidsansatte som utfører arbeid av samme art. Når det i denne forskriften kreves et bestemt antall ansatte, telles hver deltidsansatt som en halv. lokal fagforening: fagforening ved selskapet eller avdeling av fagforening ved selskapet som utelukkende har ansatte i selskapet som medlemmer.

§ 2 . De ansattes rett til å bli representert i styret

Dersom selskapet har 30 ansatte eller færre, har representanter for de ansatte i selskapet tilsvarende møterett i styret som etter kommuneloven § 26 nr. 1, jf. lov om interkommunale selskaper § 10 sjuende ledd.

Dersom selskapet har flere enn 30 ansatte kan et flertall av de ansatte kreve at ett styremedlem og en observatør med varamedlemmer velges av og blant de ansatte, jf. lov om interkommunale selskaper § 10 åttende ledd.

Dersom selskapet har flere enn 50 ansatte kan et flertall av de ansatte kreve at inntil en tredjedel men minst to, av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte, jf. lov om interkommunale selskaper § 10 niende ledd.

Dersom selskapet har flere enn 200 ansatte skal de ansatte velge ett styremedlem med varamedlem i tillegg til den representasjonen som følger av foregående ledd. Det kan inngås avtale mellom selskapet og fagforening som omfatter to tredeler av de ansatte eller et flertall av de ansatte om at de ansatte istedenfor dette styremedlemmet skal velge to observatører og varamedlemmer, jf. lov om interkommunale selskaper § 10 tiende ledd. I de tilfeller et selskap bare på usikker eller midlertidig basis har det antall ansatte som etter lov om interkommunale selskaper § 10 åttende, niende og tiende ledd kreves for en gitt styrerepresentasjon, kan selskapet søke Bedriftsdemokratinemnda om midlertidig unntak fra etablering av styrerepresentasjon i henhold til annet, tredje eller fjerde ledd. Ved vurdering av om slik midlertidig opprettholdelse skal gis, skal det bl.a. legges vekt på en kvartalsvis gjennomsnittsberegning av antall ansatte over en periode på ett år. Bedriftsdemokratinemnda kan etter søknad fastsette et lavere timeantall for hovedstilling enn det som er bestemt i § 1 bokstav b) etter en helhetsvurdering i det enkelte tilfelle.

§ 3 . Unntak av særlige grunner

Dersom den ordning aksjeloven eller disse forskrifter fastsetter om ansattes rett til styrerepresentasjon, vil medføre vesentlige ulemper eller er uhensiktsmessig for gjennomføringen av de ansattes rett til representasjon i selskapets styre, kan Bedriftsdemokratinemnda etter søknad gi helt eller delvis unntak fra den ordning som ellers følger av loven eller forskriftene.

Det kan ikke gis unntak fra kravet om kjønnsfordeling i lov om interkommunale selskaper § 10 første ledd fjerde punktum.

Søknaden skal gis skriftlig og være begrunnet. Dersom søknaden legges frem av selskapet, skal den være undertegnet av selskapets styre. Med søknaden skal vedlegges uttalelse fra lokale fagforeninger.

Søknad om unntak kan også fremmes av et flertall av de ansatte. Flertallets krav må fremkomme etter de regler som er fastsatt i § 5. Dessuten kan lokal fagforening fremme søknad om unntak. Med søknaden skal vedlegges uttalelse fra selskapets styre.

Valg av de ansattes representanter til styret skal, med mindre Bedriftsdemokratinemnda bestemmer noe annet, ikke finne sted så lenge søknad om unntak fra lovens og forskriftens alminnelige bestemmelser er til behandling i nemnda. Dersom nemnda bestemmer at valg skal finne sted mens søknaden er til behandling, avgjør nemnda om valget skal skje etter tidligere etablert unntaksordning eller etter lovens og forskriftenes alminnelige bestemmelser.

Dersom nemnda innvilger unntak fra loven eller forskriftens regler, kan den sette vilkår for unntaket. Slike vilkår skal ta sikte på å etablere representasjonsordninger som i størst mulig grad sikrer de ansatte medbestemmelsesrett som er i samsvar med det formål loven skal tilgodese. Nemnda kan sette en frist for selskapet til i samarbeid med de ansatte, å komme frem til en form for ansattes representasjon i selskapets styre. Hvis enighet ikke oppnås innen den fastsatte frist, skal styrerepresentasjon etableres i henhold til disse forskrifter, dersom ny søknad ikke blir innvilget.

Unntak fra lovens eller forskriftenes bestemmelser gjelder for ubestemt tid med mindre nemnda i det enkelte tilfelle har fastsatt noe annet.

Nemnda kan til enhver tid av eget tiltak trekke godkjennelse av unntaket tilbake dersom forutsetningene ikke oppfylles eller forholdene har endret seg.

Selskapet, et flertall blant de ansatte eller lokal fagforening kan hver for seg søke nemnda om at et vedtak om unntak blir opphevet eller endret. For søknad fra flertallet av de ansatte gis ellers § 5 anvendelse.

Søknad om opphevelse av en unntaksordning må fremmes innen funksjonstiden for de ansattes representanter utløper.

Dersom nemnda beslutter at en unntaksordning skal opphøre, skal lovens og forskriftenes alminnelige regler gjennomføres fra utløpet av funksjonstiden for de ansattes representanter, med mindre nemnda fastsetter et annet tidspunkt.

Søknad om å endre et vedtak om unntaksordning kan fremmes til enhver tid. Dersom nemnda endrer vedtaket, fastsetter den når det nye vedtaket skal tre i kraft og slike overgangsregler som det er behov for.

Nemnda kan innkalle representanter for selskapets ledelse og de ansatte til møte om fremgangsmåte og opplegget for arbeidet med å komme frem til former for de ansattes representasjon i selskapets styre.

§ 4 . Endring av styrerepresentasjon

Dersom antallet ansatte blir varig lavere, kan styret treffe vedtak om endret representasjonsrett i styret for de ansatte, jf. § 2.

De ansattes styrerepresentasjon blir ikke endret før funksjonstiden for de styremedlemmene de ansatte har valgt løper ut.

§ 5 . Formkrav

Krav om styrerepresentasjon fra de ansatte etter lov om interkommunale selskaper § 10, må rettes skriftlig til selskapets styre. Kravet må være underskrevet av mer enn halvparten av dem som er ansatt i selskapet på det tidspunkt styret mottar kravet.

De ansatte kan også ved avstemning gi uttrykk for kravet om styrerepresentasjon. Alle ansatte må gis anledning til å stemme. For at de ansattes styrerepresentasjon skal kunne kreves gjennomført, må et flertall av det samlede antall ansatte ha stemt for kravet.

Avstemning arrangeres av en enkelt lokal fagforening eller av flere lokale fagforeninger i fellesskap. Selskapet skal ha anledning til å delta i avviklingen av avstemningen. Resultatet skal føres inn i en protokoll som undertegnes av en representant for fagforeningen og av selskapets representant.

De som har arrangert avstemningen, sørger for at resultatet blir gjort kjent for selskapets ledelse og ansatte.

§ 6 . Alminnelige regler om valget

Medlemmer, observatører og varamedlemmer til styret velges direkte av og blant dem som er ansatt i selskapet.

Valget skal være hemmelig og skriftlig.

Valget skal foregå som flertallsvalg, jf. § 11.

Dersom minst 1/5 av dem som har stemmerett, eller fagforeninger som omfatter minst 1/5 av de stemmeberettigede skriftlig krever det, senest seks uker før valgdagen, skal valget foregå som forholdstallsvalg, jf. § 12 og § 13.

§ 7 . Stemmerett

Alle som på valgdagen er ansatt i selskapet har stemmerett.

Ansatte som arbeider i hovedstilling, jf. § 1 b), har en hel stemme. Deltidsansatte, jf. § 1 c) har en halv stemme. Dersom valgresultatet åpenbart avslører hvordan en deltidsansatt har stemt, skal valgresultatet avrundes opp til nærmeste hele stemme.

Daglig leder som er styremedlem på aksjonærenes vegne har ikke stemmerett.

§ 8 . Valgbarhet

For å kunne velges som medlem, observatør og varamedlem av selskapets styre, må vedkommende være myndig og ansatt i selskapet på valgdagen.

De som ikke har stemmerett etter § 7 tredje ledd, er heller ikke valgbare.

§ 9 . Valgstyre – sammensetning

Valget ledes av et valgstyre. Valgstyret skal bestå av minst tre personer med stemmerett, hvorav en leder og en nestleder. De ansatte og selskapets ledelse skal ha minst en representant hver i valgstyret.

Når styrerepresentasjon for de ansatte er etablert, oppnevnes valgstyret av selskapets styre. Dersom slik representasjon ikke er etablert, skal valgstyret oppnevnes av selskapets daglige leder, eller den vedkommende gir fullmakt, sammen med de ansattes tillitsvalgte. Selskapets ledelse skal dog ha anledning til å oppnevne en representant i valgstyret.

Medlemmer i valgstyret som ikke kan eller ønsker å fungere lenger, skal erstattes snarest.

§ 10 . Valgstyret – oppgaver

Valgstyret skal fastsette datoen for valget og kunngjøre denne med en frist på to måneder. Valgstyret skal sørge for at det samtidig med kunngjøringen foreligger en liste over alle ansatte. Listen skal være tilgjengelig for samtlige ansatte i selskapet.

Valgstyret skal kunngjøre fristen og vilkårene for å kreve at valget skal gjennomføres i valgkretser, jf. § 17 og fristen og vilkårene for å kreve forholdstallsvalg jf. § 9.

Dersom valget skal gjennomføres i valgkretser, skal valgstyret umiddelbart etter at krav om dette er fremsatt kunngjøre liste over stemmeberettigede og valgbare i hver valgkrets.

Valgstyret skal fastsette og kunngjøre frist for å fremsette krav om forholdstallsvalg i valgkretsene, jf. § 6. Fristen kan ikke settes kortere enn en uke etter kunngjøringen.

Valgstyret skal senest fire uker før valgdagen kunngjøre om valget skal foregå som flertallsvalg eller forholdstallsvalg og samtidig oppfordre dem som har forslagsrett til å sende forslag på styremedlemmer, observatører og vararepresentanter. Forslag må være innlevert til valgstyret senest tre uker før valgdagen.

Valgstyret avgjør om de innkomne forslag er overensstemmende med disse forskrifter, og undersøker om de foreslåtte kandidater er villige til å motta valg. Avgjørelsen meddeles uten opphold til forslagsstillerne, som må rette eventuelle mangler straks. De godkjente forslag skal kunngjøres senest syv dager før valgdagen.

Dersom valgstyret finner at et valg av tekniske grunner bør deles opp i avstemninger på forskjellige steder, eller til forskjellige tider, kan det etableres særskilt stemmestyre i den utstrekning det er hensiktsmessig. Dersom valget skal gjennomføres i valgkretser, kan det etableres stemmestyre i hver krets. Stemmestyrene oppnevnes av valgstyret, blant dem som har stemmerett.

Valgstyret kan beslutte at avstemming skal skje ved postforsendelse. Den enkelte velger skal i tilfelle tilsendes samtlige stemmesedler og øvrig nødvendig valgmateriell. Velgeren skal returnere sin stemmeseddel i nøytral konvolutt, innlagt i navnet konvolutt til valgstyret.

Nødvendige retningslinjer for gjennomføringen av valget utarbeides av valgstyret, herunder eventuelle retningslinjer om forhåndsstemmegivning.

Valgstyret kan fastsette kortere frister for gjennomføring av valget dersom en eller flere fagforeninger som omfatter to tredjedeler av de ansatte, eller et flertall av de ansatte krever det og ledelsen er enig om dette. Frist for innlevering av forslag på kandidater kan ikke settes kortere enn to uker før valgdagen. Godkjente forslag skal kunngjøres senest en uke før valgdagen.

§ 11 . Flertallsvalg – forslag og stemmesedler

Dersom valget skal foregå som flertallsvalg, har enhver som har stemmerett, forslagsrett til kandidater. Forslagsrett har også lokal fagforening.

Et forslag kan inneholde inntil det antall styremedlemmer, observatører og vararepresentanter som skal velges. Forslaget skal fremsettes skriftlig og det skal gå frem av forslaget hvem som er forslagsstiller. Forslag må inneholde tydelig betegnelse av kandidatene ved for- og etternavn og opplysning om hvor i selskapet kandidaten arbeider.

Når de ansatte skal velge to eller flere styrerepresentanter, skal et forslag alltid inneholde minst en kandidat av hvert kjønn. Dette gjelder ikke dersom ett av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

Valgstyret skal senest syv dager før valgdagen utarbeide og kunngjøre en liste over dem som er foreslått, i alfabetisk rekkefølge. Av listen skal det gå frem hvem som er forslagsstiller til den enkelte kandidat.

Valgstyret skal utarbeide stemmesedler. På stemmesedlene skal valgstyret føre opp de foreslåtte kandidaters navn i alfabetisk rekkefølge med opplysning om hvor i selskapet den enkelte arbeider og hvem som er forslagsstiller. Valgstyret skal informere velgerne om hvordan de skal gå frem for å markere på stemmeseddelen hvem de stemmer på. Stemmesedlene skal inneholde opplysninger om hva som kan føre til at en stemmeseddel blir forkastet som ugyldig.

§ 12 . Flertallsvalg – stemmegivning og oppgjør

Det skal avgis stemme på inntil det antall styremedlemmer, observatører og vararepresentanter som skal velges. Det kan bare stemmes på kandidater som er foreslått. Kumulasjon er ikke tillatt. Er kumulasjon foretatt, eller det er ført opp andre navn enn dem som er foreslått, eller er det for øvrig foretatt oppføringer eller rettelser, skal disse settes ut av betraktning ved opptelling av stemmene.

Dersom det er avgitt stemme på flere foreslåtte kandidater enn det antall som skal velges, skal stemmeseddelen forkastes som ugyldig.

De som har fått flest stemmer, er valgt til medlemmer inntil det antall som skal velges. I de tilfeller det skal velges observatør, er de som følger etter medlemmene i stemmetall valgt til observatør inntil det antall som skal velges. De som følger etter medlem og observatør i stemmetall er valgt til vararepresentanter i den rekkefølge stemmetallene tilsier. I de tilfeller det bare skal velges medlemmer, er vararepresentantene valgt i den rekkefølge stemmetallene tilsier etter det antall medlemmer som skal velges. Første vararepresentant blir den som har fått flest stemmer etter siste styremedlem. Annen vararepresentant blir den som kommer dernest i stemmetall osv.

Dersom fremgangsmåten beskrevet i tredje ledd fører til at ett av kjønnene ikke blir representert i et interkommunalt selskap hvor det skal velges to eller flere representanter, rykker nærmeste kandidat på listen fra det underrepresenterte kjønn opp i det omfang som er nødvendig for å sikre slik representasjon. Det tilsvarende gjelder for varamedlemmer.

Ved stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.

Femte ledd gjelder ikke dersom ett av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

§ 13 . Forholdstallsvalg – forslag og stemmesedler

Foregår valget som forholdstallsvalg, gjelder følgende regler om gjennomføringen av valget:

Forslag til kandidater må være undertegnet av minst 6 personer med stemmerett.

Forslagsrett har også lokal fagforening.

Forslaget må fremmes i form av en liste som inneholder like mange navn som det antall styremedlemmer, observatører og vararepresentanter som skal velges. Navnene føres opp i den rekkefølge de foreslås valgt. Forslag må inneholde tydelig betegnelse av kandidatene ved for- og etternavn og opplysning om hvor i selskapet kandidaten arbeider.

Når de ansatte skal velge to eller flere styrerepresentanter, skal et forslag til liste alltid inneholde minst en kandidat av hvert kjønn. Det samme gjelder for varamedlemmer. Dette gjelder ikke dersom et av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

Forslagene må inneholde tydelig betegnelse av kandidatene ved for- og etternavn og opplysning om hvor i selskapet kandidatene arbeider.

Valgstyret utarbeider stemmesedler i samsvar med de godkjente forslag.

§ 14 . Forholdstallsvalg – stemmegivning og oppgjør

Den som har stemmerett kan bare stemme på ett av de godkjente forslag. Det er ikke anledning til å foreta kumulasjon eller andre endringer, tilføyelser eller strykninger på stemmesedlene. Slike endrede eller merkede stemmesedler skal kjennes ugyldige.

Styrevervene skal fordeles på listene i forhold til det antall stemmer hver liste har oppnådd, på følgende måte:

Ved valgoppgjøret fordeles medlemsplassene på listene i forhold til deres stemmetall, ved bruk av delingstall 1,4-3-5-7 osv. I de tilfeller det skal velges observatører, tilfaller den første observatørplass den liste som har størst kvotient etter at antall medlemmer er valgt. Hvis flere lister har samme kvotient, avgjøres det ved loddtrekning hvilken liste vervet skal tilfalle. Har flere lister samme kvotient, tilfaller plassen den av listene som har størst stemmetall. Har de samme stemmetall, avgjøres valget ved loddtrekning.

Kandidatene velges i den rekkefølge de er ført opp på listene.

Dersom fremgangsmåten beskrevet i tredje og fjerde ledd fører til at ett av kjønnene ikke er representert i et interkommunalt selskap hvor det skal velges to eller flere representanter, rykker nærmeste kandidat på listen fra det underrepresenterte kjønn opp i det omfang som er nødvendig for å sikre slik representasjon. Dersom kandidatene er valgt inn fra forskjellige lister, foretas opprykk av det underrepresenterte kjønn som nevnt i første punktum på listen som fikk færrest stemmer ved valget.

Femte ledd gjelder ikke dersom ett av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

Dersom det bare fremkommer ett forslag til liste, er de som er foreslått på denne listen valgt.

Resultatet av valget føres inn i en valgprotokoll og underskrives av valgstyret. Resultatet meddeles omgående selskapets ledelse ved oversendelse av valgprotokollen.

§ 15 . Funksjonstid, møteplikt mv.

Valget skal finne sted hvert annet år. Valgperioden er to år. Funksjonstiden starter straks resultatet av valget foreligger, og opphører når nye representanter er valgt i det året funksjonstiden utløper. Dersom de ansatte ikke har valgt nye representanter på dette tidspunkt fungerer de sittende styremedlemmer, observatører og vararepresentanter inntil nye er valgt.

Dersom et styremedlem, observatør eller varamedlem valgt av de ansatte slutter i selskapet, opphører vervet.

Medlem av styret og observatør har møteplikt med mindre vedkommende har gyldig forfall.

Når særlige forhold foreligger, har et styremedlem, en observatør eller en vararepresentant rett til å tre tilbake før funksjonstiden er ute. Ved tilbaketreden skal det gis rimelig forhåndsvarsel til styret og dem som foreslo vedkommende valgt.

Dersom det foretas suppleringsvalg, fungerer de nyvalgte resten av valgperioden.

§ 16 . Vararepresentanter

Ved flertallsvalg skal det velges så mange vararepresentanter som det velges medlemmer og observatører, med tillegg av to. Ved forholdstallsvalg skal hver liste tildeles så mange vararepresentanter som den er tildelt medlemmer og observatører, med tillegg av to.

I interkommunale selskaper skal det velges vararepresentanter av begge kjønn.

Vararepresentantene skal innkalles i den rekkefølge de er valgt. Dersom det har vært forholdstallsvalg, skal vararepresentantene innkalles fra den samme liste som det styremedlem eller den observatør vedkommende skal erstatte. I de tilfeller det er valgt observatør, skal observatøren rykke opp på medlemsplass og første vararepresentant skal innkalles som observatør.

For vararepresentanter gjelder ellers de regler som er gitt for styremedlemmer.

Annet og fjerde ledd gjelder ikke dersom et av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

§ 17 . Valgkretser

Dersom en eller flere lokale fagforeninger som omfatter to tredeler av de ansatte eller et flertall av de ansatte skriftlig krever det senest syv uker før valgdagen, skal valget foregå i valgkretser.

Selskapet kan deles inn i like mange valgkretser som det skal velges medlemmer og observatører. Alle ansatte skal høre til en valgkrets.

Valget skal foregå som flertallsvalg i hver valgkrets. Dersom det skal velges flere kandidater i en krets, kan valget gjennomføres som forholdstallsvalg, jf. § 5.

De ansatte har bare stemmerett og er bare valgbare i den valgkrets de tilhører. I tvilstilfeller avgjør valgstyret hvilken valgkrets en ansatt tilhører.

Dersom et styremedlem eller observatør slutter å ha sitt arbeidssted i den del av selskapet som tilhører den valgkrets den ansatte er valgt fra, opphører vervet. For øvrig gjelder de alminnelige reglene for gjennomføringen av valget.

Dersom det i et interkommunalt selskap skal velges to eller flere representanter og valget skal gjennomføres i valgkretser, gjelder følgende ordning dersom resultatet av valget innebærer at det ikke er valgt representanter av begge kjønn til styrene: Den kandidat (liste) som fikk lavest oppslutning målt i antall stemmer i forhold til antallet stemmeberettigete i den enkelte valgkrets erstattes av nærmeste kandidat på listen fra det underrepresenterte kjønn i det omfang som er nødvendig for å sikre korrekt representasjon. Det samme gjelder for varamedlemmene. Første og annet punktum gjelder ikke dersom et av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.

§ 18 . Suppleringsvalg

Styret kan vedta at det skal holdes valg på medlemmer, observatører og vararepresentanter i valgperioden, jf. § 14 første ledd, når dette er nødvendig for å opprettholde de ansattes representasjon i styret.

Suppleringsvalg skal foretas for å fylle de representantplasser som er igjen når opprykksordningen i § 16 er fulgt.

Valget ledes av det valgstyre som fungerte ved siste ordinære valg. Valgstyret avgjør om valget skal foregå som flertallsvalg eller forholdstallsvalg.

Valgstyret kan fastsette kortere frister enn de som er gitt i § 10, dog ikke kortere enn hva som fremgår av § 10 siste ledd.

§ 19 . Tvisteløsning m.m.

Forskrift 18. desember 1998 nr. 1205 kapittel V (Bedriftsdemokratinemnda) gjelder tilsvarende.

§ 20 . Utgifter ved valget

Selskapet holder lokaler for valgmøtet og alt nødvendig materiell i forbindelse med valget.

§ 21 . Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft 1. januar 2007.