Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.

I

I forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver gjøres følgende endring:

Kapittel VIII skal lyde:

Fastsatt av Riksarkivaren 24. april 2007 med hjemmel i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv § 5-8, jf. lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 12.

Bestemmelsene gjelder statlige organers elektroniske journal- og arkivsystemer og arkivinformasjon i andre elektroniske systemer som skal bevares og avleveres i samsvar med denne forskriften kapittel III, forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv (arkivforskriften) § 3-20 eller bestemmelser gitt av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften § 3-21.

avlevering : en fysisk overføring av arkivmateriale og råderetten over dette materialet deponering (depositum) : en fysisk overføring av arkivmateriale uten at råderetten over det overføres arkivversjon : den samlede leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottas av Arkivverket ved avlevering eller deponering datauttrekk : det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel tabelluttrekk : datauttrekk fra databasetabeller, eventuelt andre uttrekk bestående av strukturerte data som kan presenteres i tabellform elektronisk dokument : dataobjekt i ustrukturert, ikke-tabellarisk form rapport : en logisk sammenstilling av utvalgte data fra en database. Teknisk kan en rapport være en avledet databasetabell eller et elektronisk dokument.

En arkivversjon med et uttrekk av de data som skal bevares fra et elektronisk system, skal produseres og overføres til Arkivverket slik Riksarkivaren bestemmer i samsvar med arkivforskriften kapittel V.

Riksarkivaren bestemmer hvilken metode og periodeinndeling som skal brukes ved produksjon av datauttrekk fra det enkelte system.

Riksarkivaren bestemmer om en arkivversjons tabelluttrekk skal omfatte originale eller avledede (konsoliderte) tabeller, eller om det skal produseres datauttrekk som en eller flere rapporter i et av dokumentformatene spesifisert i § 8-17.

For journal- og arkivsystemer gjelder egne bestemmelser i § 8-21 til § 8-25.

Ved avlevering til Arkivverket overtar Riksarkivaren råderetten over arkivmaterialet og ansvaret for alt videre vedlikehold, jf. arkivloven § 10.

Når kopi av elektronisk arkivmateriale deponeres i Arkivverket, jf. arkivforskriften § 3-17 og § 5-2, beholder avgiver råderetten og det fulle ansvaret for materialet. Avgiver skal betjene og vedlikeholde materialet inntil avlevering senere har funnet sted. Arkivverket skal bevare den deponerte kopien utilgjengelig for bruk, og bare utføre teknisk vedlikehold.

Med mindre avgiver eller Arkivverket har meldt behov for en ny vurdering, skifter en deponering automatisk status til avlevering når det fastsatte avleveringstidspunktet er nådd.

Riksarkivaren bestemmer tidspunkt og tidsintervall for overføring av arkivversjoner fra det enkelte system.

Riksarkivaren bestemmer om materialet skal overføres med status som avlevering eller deponering, og kan kreve deponering tidligere enn tidspunktet for avlevering. Materialet skal avleveres når det er ca. 25-30 år gammelt, men Riksarkivaren kan bestemme et tidligere eller senere avleveringstidspunkt, jf. arkivforskriften § 5-2.

Går et system ut av administrativ bruk uten at datainnholdet flyttes til et nytt system eller virksomheten opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jf. arkivforskriften § 5-3.

Arkivversjoner fra registre som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres senest når organets konsesjon opphører.

Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 3-17. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.

Ved avlevering eller deponering skal data eksporteres fra vedkommende system, og konverteres til et standardisert format i samsvar med § 8-10 til § 8-20. Dette datauttrekket skal overføres sammen med nødvendig dokumentasjon i samsvar med § 8-26 til § 8-30, og bevares uavhengig av det opprinnelige systemet som systemets arkivversjon.

uttrekk fra databasetabeller (tabelluttrekk), jf. § 8-10 til § 8-14, eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, jf. § 8-15 til § 8-20, beskrivelse av tabelluttrekkenes struktur og innhold, jf. § 8-26 til § 8-27, dokumentasjon av det opprinnelige systemet og bruken av dette, jf. § 8-28 til § 8-29, informasjon om avleveringen eller deponeringen, jf. § 8-30.

For arkivversjoner fra Noark-systemer gjelder ikke bokstav c, og etter bokstav d skal det bare gis opplysninger om bruken av det opprinnelige systemet, jf. § 8-24.

Avlevering eller deponering av arkivmateriale skal på forhånd være avtalt med Arkivverket, jf. arkivforskriften § 5-9. Arkivverket kan kreve at det først leveres en prøve av arkivversjonen, dersom praktiske hensyn tilsier det.

Kostnadene ved avlevering og deponering skal dekkes av avgiver, jf. arkivloven § 10.

Avgiver skal ikke slette grunnlagsdataene for arkivversjonen i sitt system før avleveringen er godkjent av Arkivverket. Grunnlagsdataene kan ikke slettes så lenge et materiale er deponert, jf. § 8-4 annet ledd.

Ved avlevering og deponering skal Arkivverket godkjenne arkivversjonen, og kvittere for det mottatte materialet.

innholdet ikke omfatter de deler som er fastsatt i § 8-6 bokstav a til e datauttrekkene ikke omfatter de opplysningene som er fastsatt feil eller mangler i dataene kan tilbakeføres til feil ved selve produksjonen av uttrekket den medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelsen er feilaktig eller ufullstendig eller kravene til lagringsmedium, tegnsett, formater eller fil- og katalogstruktur ikke tilfredsstilles.

Godkjennes ikke materialet, kan Arkivverket kreve at avgiver produserer en ny arkivversjon eller kreve refusjon for nødvendig arbeid for å bringe materialet i samsvar med bestemmelsene, jf. arkivloven § 11.

Avlevert eller deponert elektronisk arkivmateriale kan ikke lånes tilbake til avgiver, men det kan utleveres kopi av slikt materiale mot at avgiver dekker kostnadene ved det, jf. arkivforskriften § 5-10.

Kopi av avlevert materiale utleveres så sant det ikke er i strid med bestemmelser gitt i medhold av lov som tidsbegrenser vedkommende organs tilgang til materialet.

Tabelluttrekk fra databaser skal bestå av sekvensielle tekstfiler. Et databaseuttrekk kan bestå av en eller flere filer. En fil kan stamme fra én tabell eller et sett av tabeller i den opprinnelige databasen, jf. § 8-3 tredje ledd. Relasjoner mellom filene i uttrekket skal være beskrevet i den medfølgende dokumentasjonen slik det fremgår av § 8-26.

Hver posttype skal eksporteres til én enkelt sekvensiell fil. Opprinnelige fysiske pekere skal omgjøres til unike logiske nøkler (primær- og fremmednøkler). Felt som er repetert flere ganger innenfor en post, skal skilles ut fra den opprinnelige posten, og eksporteres som egne poster i en ny fil med tilhørende nøkler.

Pakkede og binære tallfelt aksepteres ikke i tabelluttrekk ved avlevering og deponering.

Første til tredje ledd gjelder ikke for Noark-systemer. For slike systemer gjelder § 8-21 til § 8-25.

Tabelluttrekk og medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelser skal overføres som ren tekst i ukryptert og ukomprimert form, og benytte godkjent tegnsett.

Godkjente tegnsett er Unicode UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) og ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn. Andre tegnsett aksepteres bare etter avtale med Arkivverket.

Feltlengder i tabelluttrekk kan være inntil 2047 tegn. Et felt som er lengre enn 2047 tegn, skal lagres som et elektronisk dokument i format ren tekst, jf. § 8-17 bokstav a. Dokumentet skal tilknyttes tabelluttrekket som en selvstendig fil slik det fremgår av § 8-15.

Fast format: Alle felt kommer i faste posisjoner innen postene. Lengde og/eller startposisjon for hvert felt skal spesifiseres i struktur- og innholdsbeskrivelsen, som skal følge med uttrekket slik det fremgår av § 8-26. Alle lengder og posisjoner angis utifra antall tegn. Tegnseparert format (kommaseparert format): Poster og felt har variabel lengde og er atskilt med faste, entydige skilletegn. Postskille skal være [CR][LF]. Uttrekket skal ikke inneholde noen post med feltnavn (heading). Feltskilletegnet og feltnavn skal spesifiseres i den medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelsen, jf. § 8-26. XML-format: Formatet skal følge versjon 1.0 av XML-standarden.

Ved bruk av fast format legges tekststrenger ut venstrejustert i feltene. Etterfølgende posisjoner fylles opp med blanke tegn. Heltall og desimaltall legges ut høyrejustert uten ledende nuller, og posisjonene foran fylles opp med blanke tegn. Negative heltall og desimaltall legges ut med et minustegn før første siffer. Positive tall skal ikke representeres med plusstegn. Desimaltall legges ut med komma som desimalskilletegn. Skilletegn for hver tusen skal ikke benyttes. Dato legges ut som ÅÅÅÅMMDD (ISO 8601).

Med mindre det er tale om elektroniske rapporter og lignende frittstående dokumenter, skal elektroniske dokumenter være tilknyttet tabelluttrekk fra et journalføringssystem eller annet elektronisk system for registrering av dokumenter, jf. denne forskriften kapittel IX § 1-2.

De elektroniske dokumentene skal lagres som separate filer, og overføres sammen med tabelluttrekket. Tabelluttrekket skal inneholde referanse til filnavn for hvert enkelt dokument. Hvis fil- eller katalognavn endres ved eksport til arkivversjonen, skal endringene gjenspeiles i tabellenes filreferanser for å opprettholde koblingene mellom tabeller og dokumenter.

Skannede dokumenter kan ikke deponeres eller avleveres i versjoner hvor originalt skannet innhold er erstattet med OCR-lest tekst. En versjon som er gjort søkbar ved OCR-lesing, kan likevel følge i tillegg til en skannet versjon.

Sikkerhetsfunksjoner som er mulige i elektroniske dokumenter, herunder passord og kryptering, skal være deaktivert ved overføring til Arkivverket. Elektroniske dokumenter kan bare overføres i kryptert form når det er gjort særskilt avtale om kryptering. En slik avtale skal omfatte regler om disponeringen av nøkler for dekryptering.

Elektroniske dokumenter kan være påført digitale signaturer basert på offentlig nøkkelkryptografi.

Som ren tekst: UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) eller ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn. TIFF – Tag Image File Format versjon 6, med de presiseringer som fremgår av § 8-18. XML – Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av § 8-19. PDF/A – ISO 19005-1:2005, versjon 1a eller 1b («Conformance Level» A eller B). PDF/A erstatter Adobe PDF, jf. § 8-20 tredje ledd.

fotografier og bilder: TIFF versjon 6 og JPEG (ISO 10918-1:1994). kart: TIFF versjon 6 og SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere. video: MPEG-2 (ISO 13818-2.) lyd: MP3 (ISO 11172-3), PCM eller PCM-basert Wave. Valget mellom disse lydformatene skal i hvert tilfelle være avtalt med Arkivverket før deponering eller avlevering.

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at det ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.

TIFF-dokumenter kan være «single page» eller «multiple page». Ved «single page» må hver side av dokumentet være lagret som en egen fil under en felles katalog.

TIFF-dokumenter med egendefinerte innholdselementer («private tags») aksepteres ikke.

Tapsfri komprimering iht. CCITT/TSS gruppe 4, LZW eller PackBit skal brukes for dokumenter i svart/hvitt, og LZW eller PackBit for dokumenter med farger/gråtoner.

ved Deflate-komprimering skal komprimeringsverdi 8 brukes i stedet for den opprinnelige komprimeringsverdien 32946 (80b2 HEX) i TIFF versjon 6 (1992), ved JPEG-komprimering (ISO 10918-1:1994) skal komprimeringsverdi 7 brukes i stedet for den opprinnelige komprimeringsverdien 6 i TIFF versjon 6 (1992).

Tegnsett i XML-dokumenter skal være UTF-8 eller ISO 8859-1/8859-4.

Når XML-dokumenter har DTD (Document Type Definition), alternativt XML Schema, og malfiler, for eksempel for stiloppsett, skal disse ligge ved som egne filer. Tilhørende XML Schema skal også ligge ved i de tilfeller XML-dokumenter bygger på fastsatte standarder som ISO/IEC 26300:2006 – Open Document Format (ODF), Microsofts og Ecmas Office Open XML-standard (OOXML) eller Microsofts eldre WML-standard.

DTD-er, XML Schemas og malfiler som deles av flere dokumenter, kan lagres én gang på overordnet nivå i en hierarkisk filstruktur på vedkommende lagringsenhet, forutsatt at det brukes bestandige filreferanser. Alle øvrige filer eller objekter som det enkelte XML-dokument refererer til, skal være samlet i en underkatalog, jf. § 8-33 bokstav b.

Annet og tredje ledd gjelder ikke for tabelluttrekk i XML-format, jf. § 8-13.

Formatene TIFF/IT (ISO 12639), SGML og HTML kan ikke brukes ved arkivering etter 1. januar 2008. Dokumenter som er arkivert i disse formatene før 1. januar 2008, aksepteres likevel ved senere deponering og avlevering.

Saksdokumentasjon som etter 1. januar 2008 er hentet fra World Wide Web i HTML-format, må ved deponering eller avlevering være konvertert til et annet godkjent dokumentformat.

Formatet Adobe PDF kan ikke brukes ved arkivering etter 1. januar 2009. Dokumenter som er arkivert i Adobe PDF før 1. januar 2009, aksepteres likevel ved senere deponering og avlevering.

Inntil 1. januar 2009 skal Adobe PDF-dokumenter lagres tilnærmet PDF/A, jf. § 8-17 første ledd bokstav d. Alle fonter skal så langt mulig, være innbygd. Dokumentene skal ikke ha innbygde filer som lyd og video eller funksjoner for fileksekvering. Java Script skal ikke være benyttet, heller ikke Adobe PDF-funksjonen for innbygd skjemahåndtering. Dokumenter med innbygde PDF skjemadata må lagres i TIFF, og eventuelt deretter konverteres til PDF på ny.

Datauttrekk fra Noark-systemer skal deponeres i Arkivverket på de tidspunkt og med de tidsintervaller som fremgår av § 8-5 femte ledd. Tilknyttede elektroniske dokumenter kan bare medfølge Noark-4-systemer som er godkjent av Riksarkivaren for elektronisk arkivering.

Fra Noark-systemer skal journalopplysningene eksporteres som tabelluttrekk fra hele arkivperioder, jf. reglene for periodisering i Noark-4-standarden, kapittel 12. Uttrekket skal omfatte alle saker som ble avsluttet i perioden med samtlige journalposter og eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene.

en samlet saksordnet rapport som inneholder alle saker som ble avsluttet i perioden og samtlige journalposter som er tilknyttet disse sakene en samlet kronologisk ordnet rapport som inneholder samtlige journalposter som ble registrert i perioden, det vil si alle journalposter med journaldato innenfor perioden.

Tabelluttrekk med alle avsluttede saker fra en journalperiode skal fremstilles etter spesifikasjonene i Noark-3 (Riksarkivaren, 1994), kap. 15.5.1, alternativ 1. Journalsystemets arkivnøkkel skal likevel vedlegges, og lagringsmediet skal følge kravene i § 8-31.

Arkivnøkkeltabellen skal ha navnet ARKIV.DAT, og tas ut med arkivkode på fast 16 posisjoner og gruppetekst (kodeteksten) på fast 255 posisjoner. Det skal ikke brukes postskille.

endelig saksordnet utskrift slik det følger av Noark-3, kap. 14.3.4 endelig kronologisk journalutskrift slik det følger av Noark-3, kap. 14.3.1.

Rapporten endelig kronologisk journalutskrift skal produseres før avsluttede saker skilles ut av den aktive databasen ved periodesanering for å omfatte alle journalposter i perioden.

avleveringsliste slik det følger av Noark-3, kap. 14.3.2 avgraderingsliste slik det følger av Noark-3, kap. 14.2.5 i de tilfeller funksjonen avgradering er anvendt.

Alle rapporter skal overføres i dokumentformat, enten som ren tekst, som PDF-dokumenter eller som XML-dokumenter med vedlagt DTD eller XML Schema etter § 8-19.

Tabelluttrekket og eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter skal omfatte en eller flere avsluttede hele arkivdeler. Det skal produseres i det avleveringsformat som er spesifisert i Noark versjon 4.1 (Riksarkivaren, 2002).

Attributtenes format, deres fordeling på tabeller og de spesifikke attributt- og tabellnavn som brukes i Noark-4, er obligatoriske ved eksport av data for avlevering og deponering.

Tabelluttrekk med tilknyttede elektroniske dokumenter skal inneholde tabellen DOKVERSJON med referanser til filnavn for samtlige dokumenter.

saks- og dokumentoversikt slik det følger av Noark 4.1, kap. 15.3.4 journal slik det følger av Noark 4.1, kap. 15.3.3.

liste for bortsetting, avlevering og overføring slik det følger av Noark 4.1, kap. 11.3.8 arkivoversikt slik det følger av Noark 4.1, kap. 11.3.1, dersom avleveringen omfatter flere arkivdeler avgraderingsliste slik det følger av Noark 4.1, kap. 11.3.6, dersom funksjonen avgradering er anvendt kassasjonsliste slik det følger av Noark 4.1, kap. 11.3.7, dersom kassasjon er angitt.

Rapportene som følger papirarkivet, skal overføres som tabelluttrekk i ren tekst eller som elektroniske dokumenter i ett av dokumentformatene som er fastsatt i § 8-17.

Arkivuttrekk fra Noark-systemer er unntatt fra kravene i § 8-26 om en medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelse og kravene i § 8-28 om dokumentasjon av det opprinnelige systemet. Med Noark-uttrekk skal det bare følge dokumentasjon om arkivskaperen som fastsatt i § 8-29 bokstav c, og dokumentasjon om selve deponeringen som fastsatt i § 8-30.

For uttrekk basert på Noark-4 skal det i tillegg følge spesifikk dokumentasjon fra leverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i brukerens systemversjon.

Journal- og arkivsystemer som ikke er godkjent som Noark-systemer, skal produsere uttrekk som i størst mulig grad følger spesifikasjonene i Noark-standarden.

Uttrekk som avviker fra Noark-standarden, skal dokumenteres med en fullstendig struktur- og innholdsbeskrivelse slik det fremgår av kravene i § 8-26, og med opplysninger om det opprinnelige systemet og bruken av dette slik det fremgår av kravene i § 8-28 og § 8-29, med mindre Riksarkivaren har fastsatt noe annet for det enkelte system.

Hver enkelt tabell, fil og posttype skal spesifiseres. Det skal gis en kort beskrivelse av innholdet. Relasjoner mellom tabeller skal angis og primærnøkler, fremmednøkler og kardinalitet skal defineres. Feltnavn i samtlige tabeller, filer og posttyper skal beskrives. Feltenes datatype skal oppgis. Ved bruk av fast format, jf. § 8-13, oppgis hvert felts startposisjon og lengde. En utfyllende forklaring av feltinnhold skal gis i de tilfeller dette ikke fremgår av feltnavnet. Fullstendige kodeforklaringer skal gis for felt med kodede verdier. Dersom systemet lagrer kodene i egne hjelpetabeller, skal uttrekk fra disse inngå i arkivversjonen.

Struktur- og innholdsbeskrivelsen skal følge de formatkrav m.m. som fremgår av § 8-27.

Struktur- og innholdsbeskrivelse kreves ikke for uttrekk fra Noark-systemer, jf. § 8-25.

Struktur- og innholdsbeskrivelsen som skal følge med tabelluttrekk, skal være i ren tekst i godkjent tegnsett, jf § 8-11. Beskrivelsen skal benytte XML-syntaks.

Når XML benyttes i beskrivelsen av tabelluttrekk med tekstfiler i fast eller tegnseparert format, jf. § 8-13 bokstav a og b, skal beskrivelsen følge reglene i Riksarkivarens beskrivelsesstandard ADDML (Archival Data Description Markup Language).

For tabelluttrekk med tekstfiler i XML-format, jf. § 8-13 bokstav c, skal tilhørende XML Schema følge med. Riksarkivaren kan i det enkelte tilfelle kreve innordning av denne typen tabelluttrekk i ADDML.

Dokumentasjonsfilene skal være organisert og navngitt slik det fremgår av § 8-34 bokstav b.

Det skal gis en oversikt over det opprinnelige systemets overordnede struktur, herunder relasjoner mellom tabeller og primær- og sekundærnøkler i de enkelte tabellene i systemets database. Denne oversikten kan ha form av et ER-diagram. Riksarkivaren kan kreve at utvalgte skjermbilder og utskrifter fra systemet blir dokumentert.

For å beskrive søk, datakombinasjoner og uttrekksmetoder som ble anvendt i det opprinnelige systemet, kan Riksarkivaren kreve at et antall SQL-spørringer fra systemet skal følge med som dokumentasjon. SQL-spørringer skal følge standarden SQL-92 (ISO/IEC 9075:1992), og være tilpasset tabelluttrekket. SQL-setningene skal inngå i struktur- og innholdsbeskrivelsen dersom denne er utformet i XML, jf. § 8-27.

Noark-arkivuttrekk krever ikke dokumentasjon av det opprinnelige systemet, jf. § 8-24.

systemets formål og administrative brukssammenheng systemets hovedfunksjoner navn på arkivskaperen, eventuelt på de organer som har hatt roller som arkivskapere ved å oppdatere systemet. Når et system har hatt flere arkivskapere, skal også de ulike rolletypene som arkivskaper beskrives systemets inn- og utdata, herunder datautveksling med andre systemer eventuell hjemmel i lov eller forskrift for å opprette systemet håndbok som beskriver bruken av systemet, skal følge som vedlegg når den finnes.

Uttrekk fra Noark-systemer krever bare opplysningene etter bokstav c, jf. § 8-24.

Dokumentasjonen skal være i elektronisk form, i ett av formatene som er fastsatt i § 8-17. Filnavn og filplassering på lagringsmediet skal følge bestemmelsene i § 8-34 bokstav b.

navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller deponeringen navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket kommer fra tidsrommet som datauttrekket omfatter navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper. Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper identifiseres antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting av omfang antall lagringsenheter som medfølger navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller deponerende organet.

Dersom deler av materialet er gradert, konsesjonsbelagt, underlagt taushetsplikt eller av andre grunner unntatt for offentlighet, skal det informeres særskilt om dette.

Informasjonen skal være i elektronisk form, i ren tekst i godkjent tegnsett, jf. § 8-11. Filnavn og filplassering på lagringsmediet skal følge bestemmelsene i § 8-34 bokstav b.

CD-R, med filsystem ISO 9660:1988, Level 1 eller Microsoft Joliet. Maksimal kapasitet skal være 700 MB. Utnyttelse av mulig ekstra lagringskapasitet på mediet («overburn») tillates ikke. CD-R-plater skal ikke pålimes etikett, men merkes med CD-penn. Hver plate skal oppbevares i lukket plastkassett som skal ha pålimt, merket etikett. DVD-R eller DVD+R, med filsystem UDF – Universal Disk Format, versjon 1.02 eller senere. Data skal bare være lagret i ett lag på én side. Versjonsnummer av UDF skal oppgis. Kravene til merking og oppbevaring er som for CD-R-plater, jf. bokstav a. Harddisk med USB 2.0-tilkobling. Filsystemet skal være FAT32, NTFS eller UDF, versjon 1.02 eller senere. Versjonsnummer skal oppgis når UDF brukes. Minnepinne med USB 2.0-tilkobling. Filsystemet skal være FAT32 eller NTFS.

Dersom en arkivversjon består av mer enn én lagringsenhet, skal det opprettes en rotkatalog med et entydig navn på hver enhet, f.eks. ARKIV1, ARKIV2 osv.

På rotnivå på første lagringsenhet skal det finnes en fil med navn INFO.TXT. Den skal inneholde opplysninger om avleveringen eller deponeringen som fastsatt i § 8-30.

En fil med navn INNHOLD.TXT skal finnes på første nivå under rotkatalogen på hver lagringsenhet. Den skal gi oversikt over katalog- og filstrukturen på vedkommende enhet.

Dersom en datafil har en referanse til en annen datafil, skal den være navngitt og plassert i en katalogstruktur på en slik måte at de relative referansene blir bevart. Bestemmelsene i § 8-33 bokstav b-c og § 8-34 bokstav b kan fravikes dersom dette er nødvendig for bevare de relative referansene til elektroniske dokumenter.

Tabelluttrekk skal ligge på første nivå under rotkatalogen på vedkommende lagringsenhet. Filnavn skal være entydige, og ha filendelsen DAT når formatet er fast eller tegnseparert, og XML når formatet er XML. Det skal brukes et lagringsmedium hvor tabellfiler ikke må deles. For elektroniske dokumenter skal det opprettes en katalog med navnet DOKUMENT på første nivå under rotkatalogen på vedkommende lagringsenhet. Dokumentfilene skal samles på andre nivå under rotkatalogen og eventuelt struktureres i underkataloger. Dersom et enkelt dokument består av flere filer, skal disse samles i én katalog med et entydig navn. Filformat for elektroniske dokumenter angis ved filendelse, f.eks. XML, PDF eller TIF. Elektroniske utskrifter fra datasystemet skal lagres under en katalog med navnet RAPPORT på første nivå under rotkatalogen på vedkommende lagringsenhet. Rapportfilene skal samles på andre nivå under rotkatalogen.

Struktur- og innholdsbeskrivelsen som følger datauttrekket, jf. § 8-26. Når beskrivelsen bygger på ADDML, skal filen ha navnet metadata.aml. Dessuten skal filen addml.dtd eller addml.xsd finnes i samme katalog. Når tabelluttrekket omfatter filer i XML-format, jf. § 8-27 tredje ledd, skal medfølgende XML Schema ha filendelsen xsd. System- og bruksdokumentasjon, jf. § 8-29 og § 8-30. Det skal opprettes en katalog med navnet SYSDOK på første nivå under rotkatalogen, og filene med dokumentasjon skal ligge på andre nivå under rotkatalogen.

II

Endringen trer i kraft straks.