Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF)

Velkommen til Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF)

FD har revidert det interne Anskaffelsesregelverket for Forsvaret (ARF). ARF ble iverksatt 1. september 2004, og videreførte prinsippene i Bestemmelser vedrørende Anskaffelser til Forsvaret (BAF).

Revidert ARF er i det vesentlige lik det regelverket som erstattes, med enkelte unntak.

Regelverket skal fra iverksettelsestidspunktet gjelde for «forsvarssektoren», dvs. FD med underliggende etater (Forsvaret, herunder Forsvarets logistikkorganisasjon, Forsvarsbygg, Nasjonal sikkerhetsmyndighet og Forsvarets forskningsinstitutt).

iht. oppdaterte regler i lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA) som ble iverksatt 1. januar 2007, iht. Dalseideutvalgets fokus på etiske regler og normer, iht. ny politikk for ivaretakelse av næringspolitiske aspekter ved forsvarsanskaffelser og iht. behov for presisering, oppdatering og forenkling av enkelte bestemmelser.

Med disse unntak er revidert ARF i det vesentlige lik den forrige versjon. ARF er som tidligere en intern instruks for hvordan forsvarssektorens anskaffelser skal gjennomføres. ARF er som før et generisk regelverk som skal tolkes i lys av den til enhver tid gjeldende politikk.

Forsvaret er avhengig av et godt og nært forhold til sine leverandører, med åpen og gjensidig dialog. ARF gir rom for et slikt samarbeid, og departementet oppfordrer til samarbeid også i tidlige faser av prosjekter der hvor dette tjener Forsvarets behov.

ARF viderefører prinsippet om at forsvarssektorens anskaffelser skal utføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og overordnede retningslinjer, herunder krav til likebehandling og iht. konkurranseprinsippet. ARF skal bidra til å styrke Forsvarets evne til å realisere strategiske kapasiteter gjennom fremskaffelse av prioritert materiell i rett tid, innenfor fastsatte og kontrollerbare kostnadsrammer, og sett i lys av levetidsperspektivet. Revidert ARF vektlegger som før betydningen av sivilt-militært samarbeid. Internasjonale samarbeidsløsninger og alliansesamarbeid skal vurderes når nye kapasiteter skal fremskaffes, der slike løsninger er mest kostnadseffektive og best bidrar til å dekke Forsvarets behov.

ARF gir som unntaksregelverk fullmakter som går utover de fullmakter som ligger i LOA/FOA, for å ivareta Forsvarets særskilte behov. Det er derfor grunn til å understreke det særlige ansvar som påhviler forsvarssektoren for å påse at anskaffelsesvirksomheten gjennomføres innenfor rammen av det som er etisk forsvarlig og i samsvar med politiske beslutninger.

Forsvarsdepartementet, 14. mars 2008

Fridthjof Søgaard ekspedisjonssjef

Del 1. Grunnleggende bestemmelser

Forsvarsdepartementet (FD) med underliggende etater skal sørge for å tilrettelegge og gjennomføre anskaffelsesvirksomheten i forsvarssektoren 1 på en slik måte at det er forsvarssektoren og den norske stat mest mulig formålstjenlig. Investeringer skal bidra til en balansert og kostnadseffektiv utvikling av Forsvarets vedtatte styrkestruktur og de krav som til enhver tid er satt for operative evne.

1 Med forsvarssektoren menes Forsvarsdepartementet med underliggende etater.

1.2 Regelverkets anvendelsesområde

Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF) gjelder for FD og alle etater underlagt FD. ARF har rettslig status som intern instruks.

ARF gir i seg selv ingen rettigheter til leverandører eller potensielle leverandører. Dersom noen av bestemmelsene skal inngå som en del av kontrakt eller bestilling, må dette uttrykkelig fremgå av avtaledokumentene.

ARF gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og materiell. Likeledes gjelder ARF for anskaffelser som knytter seg til bygg eller anlegg.

Tilsvarende gjelder regelverket avtaler om konkurranseutsetting av virksomhet, leie, leasing og næringslivssamarbeid.

Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 mv. gjelder alle offentlige organer, herunder statlige myndigheter.

Som et underliggende organ til Forsvarsdepartementet, er forsvarssektoren omfattet av ovennevnte lov og forskrift. Det fremgår av LOA § 3 og forskriftens § 1-3 andre ledd litra a at LOA og FOA ikke kommer til anvendelse for anskaffelser som kan unntas etter EØS-avtalen art. 123. Unntak fremgår også av FOA § 1-3 tredje ledd. 1

1 ARF kommer også til anvendelse iht. andre vilkår i FOA § 1-3 andre ledd litra a og FOA § 1-3 tredje ledd.

Det primære virkeområde for ARF er anskaffelser hvor unntakene etter LOA eller FOA kan påberopes. I disse tilfellene gjelder regelverket i sin helhet.

Det subsidiære virkeområde for ARF er hvor unntakene ikke kan påberopes, og anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til reglene i LOA/FOA.

For anskaffelser som skal følge LOA/FOA, kommer ARF utfyllende til anvendelse på områder som ikke er regulert av bestemmelsene i FOA da ARF inneholder bestemmelser som ikke er dekket i LOA/FOA. ARF skal derfor følges på disse områdene også hvor en anskaffelse gjennomføres etter LOA/FOA, så lenge ARF ikke er i strid med loven/forskriften. Eksempler på områder som ikke er dekket av LOA/FOA, og hvor ARF skal gjelde utfyllende er kvalitetssikring, kodifisering, konfigurasjonsstyring, leverandøranalyse, leveransebeskrivelse, kontraktsstrategi osv.

Unntaksbestemmelsen i EØS-avtalens art. 123 gir ikke et generelt unntak for forsvarsanskaffelser, men gir adgang for at medlemslandene kan «treffe tiltak», herunder vedta intern lovgivning, som fraviker EØS-avtalen. Når det gjelder virkeområdet til EØS-avtalen artikkel 123, har bestemmelsen følgende ordlyd:

«Bestemmelsene i denne avtale skal ikke hindre en avtalepart i å treffe tiltak: a) som den anser nødvendig for å hindre spredning av opplysninger som er i strid med dens vesentlige sikkerhetsinteresser; b) som angår produksjon av eller handel med våpen, ammunisjon og krigsmateriell eller andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål, eller forskning, utvikling eller produksjon som er uunnværlig for forsvarsformål, såfremt disse tiltak ikke endrer konkurransevilkårene for varer som ikke er bestemt for direkte militære formål; c) som den anser vesentlig for sin sikkerhet i tilfelle av alvorlig indre uro som truer den offentlige orden, i krigstid eller ved alvorlig internasjonal spenning som innebærer en fare for krig, eller for å oppfylle forpliktelser den har påtatt seg med sikte på å opprettholde fred og internasjonal sikkerhet.»

«Våpen og ammunisjon» er i forsvarssammenheng som et utgangspunkt produsert med det formål å benyttes i krig, og vil ikke ha tilsvarende sivile anvendelsesområder. «Våpen og ammunisjon» vil derfor som et utgangspunkt være omfattet av unntaksbestemmelsen.

Vurderingen av hvorvidt en type materiell er å regne som «krigsmateriell» kan knyttes til om materiellet i utgangspunktet er produsert spesielt med tanke på militærets særlige bruk. At en type materiell har en særlig bruk innebærer at produktets egenskaper normalt ikke etterspørres i det sivile markedet.

Med «andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål» menes andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål enn de som kan defineres som «krigsmateriell». Vurderingen av om varen er «uunnværlig» vil bero på en faglig vurdering av anskaffelsens art og formål, og om den kan rettferdiggjøres ut fra nasjonale sikkerhetshensyn.

Tilsvarende vurdering gjelder også for tjenester som er tilknyttet leveranse av varer/materiell, eller selvstendige tjenester som har et innhold og formål som faller innunder unntaksområdet til EØS-avtalens artikkel 123.

Bestemmelsens rekkevidde er begrenset ved formuleringen i litra b om at tiltaket ikke må endre konkurransevilkårene for «varer som ikke er bestemt for direkte militære formål». Ordlyden fokuserer på virkningene av tiltaket. Den uønskede konkurransemessige virkningen må komme til uttrykk på markedet for «varer som ikke er bestemt for direkte militære formål» (det sivile marked). Her vil virkningen av tiltaket være av betydning, og man bør se på om varen er produsert spesielt for militærets særlige bruk, hvilket medfører at tilsvarende vare ikke etterspørres i det sivile marked.

Kommentar:

Alle forsvarssektorers anskaffelser skal i utgangspunktet skje iht. LOA/FOA, se pkt. 1.2.3 og vedlagte brev fra FD om art. 123. 1

Hvor anskaffelsesmyndigheten velger å anvende lovens eller forskriftens unntaksbestemmelser må dette påberopes i hvert enkelt tilfelle og begrunnes konkret. Utgangspunktet er at enhver unntaksanskaffelse skal skje iht. konkurranseprinsippet, se pkt. 1.2.5. Vurderingen av de momenter som legges til grunn for valg av regelverk skal beskrives i anskaffelsesprotokollen, se pkt. 25.5. For prosjekter som må godkjennes av FD, skal begrunnelsen for valg av regelverk også fremgå av Fremskaffelsesløsning (FL) og/eller Gjennomføringsoppdrag (GO).

Å gjennomføre en anskaffelse etter unntaksbestemmelsene i LOA/FOA er en beslutning av stor rekkevidde. Det gir forsvarssektoren anledning til å gjennomføre en mer fleksibel anskaffelsesprosess enn anskaffelse etter LOA/FOA. Potensielle leverandører vil derfor ha interesse av grunnlaget for denne beslutningen. Leverandørene kan få overprøvd forsvarssektorens avgjørelse om bruk av unntaksregelverket for administrative organer: Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), Efta Surveillance Authority (ESA), og ved ordinær rettergang. Ev. stevninger skal oversendes FD som rette adressat, se ARF pkt. 1.11.5. Se også pkt.1.11.6 om protest mot gjennomføring av anskaffelser etter unntaksbestemmelser. Merk at ARF er en intern instruks, jf. pkt. 1.2.1, og at leverandører således ikke har klagerett i forbindelse med unntaksanskaffelser.

Forsvarssektoren vil ha bevisbyrden for at unntaksbestemmelsen er gyldig påberopt. KOFA kan ta stilling til hvorvidt det er rett anvendelse av unntaksregelverket. Det er derfor av vesentlig betydning at unntaket påberopes etter en grundig og konkret vurdering som kan dokumenteres i ettertid.

Leverandørenes ev. søksmålskompetanse fremgår av LOA § 7 for anskaffelser som er dekket av LOA/FOA.

1 Se vedlagte brev fra FD om tolkning av EØS-avtalens art. 123 ref. nr. 1998/01100-183/FD V/SLB av 19.09.05 (vedlegg L, del 26) og ref. nr. 1998/01100-184/FD V/PAC av 28.09.06 (vedlegg M, del 26).

Konkurranseprinsippet Hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas i anskaffelsesprosessen Utvelgelsen skjer på grunnlag av objektive og ikke- diskriminerende kriterier.

Ved anskaffelser på unntaksområdet etter LOA § 3, kan anskaffelsesmyndigheten fravike helt eller delvis disse kravene når andre hensyn krever det.

Når anskaffelsesmyndigheten må modifisere disse kravene, skal anskaffelsesmyndigheten begrunne hvorfor andre hensyn eller forpliktelser gjør at de grunnleggende krav helt eller delvis må fravikes. Begrunnelsen skal fremgå av anskaffelsesprotokollen, se del 25, pkt. 25.5.

Kommentar:

De grunnleggende krav ved anskaffelser etter ARF tar utgangspunkt i LOA § 5. Ved anskaffelser på unntaksområdet kan anskaffelsesmyndigheten fravike disse kravene helt eller delvis. Eksempler på dette kan være bilateralt samarbeid, NATO-forpliktelser eller gjenkjøp.

at den aktuelle unntaksbestemmelse faktisk kan påberopes, og hvorfor de grunnleggende krav i dette regelverket fravikes til fordel for andre hensyn.

1.2.6 ARF avgrensning mot PRINSIX og Administrative bestemmelser

ARF regulerer både anskaffelser som følger forsvarssektorens prosjektmodell – PRINSIX, og mindre anskaffelser som ikke følger PRINSIX. For større anskaffelser forutsetter ARF at aktivitetene i PRINSIX blir fulgt i konsept- og definisjonsfasen av en anskaffelse. ARFs regler i tidligfasen er ikke tilstrekkelig detaljert på dette området, og er primært ment å ivareta anskaffelser som ikke har fulgt PRINSIX.

De administrative bestemmelser regulerer forsvarssektorens interne administrative rutiner og rolleavklaringer, samt rutiner i forhold til andre offentlige etater. Viktige godkjenningsrutiner er beskrevet i ARF, med referanse til de administrative bestemmelsene. Dette er gjort av pedagogiske grunner.

1.3 Ansvar og myndighet

Forsvarsministeren har det konstitusjonelle ansvar og tilsvarende myndighet for forvaltningen i forsvarssektoren og kan gripe inn i saksbehandlingen på ethvert trinn.

FD gir de overordnede rammebetingelser for gjennomføring av fremskaffelser. FD er ansvarlig for å stille resultatkrav og utføre overordnet kontroll innenfor forvaltningsområdet.

FD angir gjennom strukturutviklingsplan (SUP) utgangspunkt og retning for styring og gjennomføring av de nødvendige prosesser for å fremskaffe eller sørge for tilgang til materiell, bygg og anlegg forankret i de fastsatte krav til kapasiteter og vedtatt styrkestruktur.

FD har det overordnede ansvaret for det internasjonale myndighetssamarbeidet som er etablert på forsvarsmateriellsektoren, og ivaretar kontakten mot andre lands forsvarsdepartementer innenfor rammen av inngåtte avtaler.

FD har ansvaret for at næringspolitiske aspekter blir vurdert ifm. fremskaffelser av prioritert materiell, bygg og anlegg. Til grunn for departementets vurderinger ligger den til enhver tid gjeldende strategi vedrørende næringspolitiske aspekter ved forsvarssektorens anskaffelser.

FD har videre det overordnede ansvar for samarbeid mellom forsvarssektoren og forsvarsindustrien og kan innvilge støtte til markedsføringstiltak. FD inngår eventuelle gjenkjøpsavtaler i forbindelse med fremskaffelser av forsvarsmateriell fra utlandet. FD godkjenner materiellprosjektene for videreføring i samsvar med forutsetningene for de bevilgninger og bestillingsfullmakter som er vedtatt av Stortinget. Bevilgninger og bestillingsfullmakter fordeles av departementet ved de årlige iverksettingsbrev (IVB), eller ved særskilte tildelingsskriv.

Retten til å endre ARF er forbeholdt FD. Selve gjennomføringen av endringen til ARF kan FD delegere til underlagt etat. Vesentlige endringer i ARF skal forelegges Finansdepartementet (FIN), Nærings- og handelsdepartementet (NHD) og Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) til uttalelse. Slike endringsforslag kan ikke iverksettes av FD før det er omforent med de berørte departementer. Dersom det ikke oppnås enighet om teksten i et endringsforslag mellom FD på den ene side og de berørte departementer på den andre side, må endringsforslaget fremmes for regjeringen til avgjørelse.

Forsvarssjefen (FSJ) som etatssjef og de øvrige etatssjefer gjennomfører forsvarssektorens anskaffelser i henhold til gjeldende styringsdokumenter for anskaffelsesvirksomheten i forsvarssektoren.

Anskaffelsesmyndigheten har på grunnlag av foreliggende Gjennomføringsoppdrag (GO), herunder normalt operative krav og brukerkrav, til oppgave å forberede og gjennomføre den konkrete anskaffelsen, samt gjennomføre kontraktadministrasjon og foreta oppgjør.

1.4 Hovedprinsipper for anskaffelser

Identifisere forskjellige leverandører og teknologier som kan løse forsvarssektoren behov Skaffe et grunnlag for å sette opp realistiske krav til materiell og tjenester som ikke er unødvendige kostnadsdrivende eller konkurransehemmende Gi et grunnlag for å anslå investerings- og driftskostnader av det som skal anskaffes Velge riktig kontraktsstrategi og anskaffelsesprosedyre, herunder vurdere næringspolitiske aspekter jf. pkt.1.3 og pkt.1.10.

Alle anskaffelser skal uansett anskaffelsesløsning så langt det er mulig baseres på reell konkurranse mellom kvalifiserte leverandører i markedet.

Forsvarssektoren skal gjennom sine anskaffelser legge til rette for virksom konkurranse i produkt- og tjenestemarkedene. Anskaffelsene må ikke bidra til skadelige konkurransereguleringer eller etableringshindringer i markedet.

Internasjonalt materiellsamarbeid skal vurderes, spesielt i anskaffelser hvor det er krav om interoperabilitet. Der hvor det kan oppnås fordeler ved interoperabilitet, bør slikt samarbeid søkes etablert med andre lands myndigheter.

Utforming av krav og valg av leverandør skal gjøres med tanke på lavest mulig levetidskostnader. Dette gjelder ikke bare for det enkelte prosjekt, men også i sammenheng med andre prosjekter av tilsvarende karakter. Levetidskostnadsberegninger i de tidlige faser i PRINSIX skal i anskaffelsesfasen følges opp slik at det er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning.

Behovet for varer og tjenester som skal dekkes bør så langt som mulig uttrykkes i form av ytelseskrav, ikke i form av et fabrikat, en konkret teknisk løsning, eller en framstillingsprosess. De mest sentrale ytelseskrav skal normalt fremgå av Gjennomføringsoppdraget (GO).

Ved anskaffelser skal det defineres hvem som har systemansvaret. Med systemansvar menes ansvar for at alle delesystemer/komponenter i et system er inkludert og at de fungerer sammen på en måte som realiserer systemets funksjonelle mål. Normalt skal systemansvaret plasseres hos leverandør. Forsvarssektoren skal ikke påta seg systemansvar med mindre det kan dokumenteres at det er mest fordelaktig.

Alle avtaler som innebærer en forpliktelse for forsvarssektoren skal foretas skriftlig eller ved godkjent elektronisk metode/virkemiddel.

Hvis det unntaksvis er nødvendig å inngå muntlig avtale, skal denne omgående bekreftes skriftlig.

Det skal under planlegging av den enkelte anskaffelse tas hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal så langt som mulig stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse og funksjon. Det skal kunne dokumenteres at slike vurderinger har blitt foretatt i forhold til de krav som normalt fremgår av Gjennomføringsoppdraget (GO).

Det vises til handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlig sektor

www.regjeringen.no/Upload/MD/Vedlegg/Planer/T-1467.pdf og Miljøpolitikk for statlige innkjøp (jf. St.meld.nr.34 (2006–2007) www.regjeringen.no/nb/dep/md/dok/regpubl/stmeld/2006–2007/ Stmeld-nr-34-2006-2007-/23.html?id=473535

1.5 Anskaffelsesprosedyrer

Anskaffelsesprosedyrer i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser iht. FOA som er: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurransepreget dialog Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring Kjøp etter forskriftens (FOA) del I jf. FOA § 2-1. 1

Kjøp etter forskriftens (FOA) del I gjelder bare for anskaffelser som er under den nasjonale terskelverdi på 500 000 eller som er omfattet av unntaksbestemmelsene i FOA § 2-1 (2) a-f.

Anskaffelser som faller utenom lov om offentlige anskaffelser (jf. LOA § 3) eller forskrift om offentlige anskaffelser (jf. FOA § 1-3) skal følge forsvarssektorens anskaffelsesprosedyre som er beskrevet nedenfor og i del 2 Gjennomføring av anskaffelser. Forsvarssektorens anskaffelsesprosedyre kan gjennomføres uten konkurranse i følgende tilfeller: Når bare en leverandør kan dekke forsvarssektorens behov Ved mindre etterbestillinger for å dekke uforutsette behov Når kjøpet på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes.

Kommentar:

FD skal notifiseres om anskaffelser uten kunngjøring med verdi over EØS terskelverdi. Se også pkt. 25.6.4.

Anskaffelser som faller utenom LOA/FOA, dvs. anskaffelser som er unntatt etter EØS-avtalens art. 123, kan også foretas gjennom internasjonale samarbeidsavtaler og organisasjoner, enten de er bi- eller multilaterale. Disse kan innebære bruk av internasjonale anskaffelsesprosedyrer. I den grad norske myndigheter formelt har sluttet seg til slike samarbeidskonstellasjoner, tillates de internasjonale anskaffelsesprosedyrer brukt der det ansees nødvendig og/eller formålstjenlig og til erstatning for prosedyrer angitt i del 2. ARF skal følges i den grad det er mulig.

Anskaffelser som i utgangspunktet er omfattet av LOA/FOA, dvs. anskaffelser som ikke kan unntas etter EØS-avtalens art. 123, men som foretas gjennom en internasjonal organisasjon kan imidlertid også unntas FOA. Dette forutsetter at kontrakten tildeles etter den særlige fremgangsmåten som gjelder for den internasjonale organisasjonen. I slike tilfeller vil LOA fremdeles gjelde.

Kommentar:

Når det dreier seg om anskaffelser som faller helt utenom LOA/FOA, legges ARF, ikke LOA/FOA, til grunn i den grad de internasjonale forpliktelser gir hjemmel til å anvende nasjonalt regelverk, når bestemmelser i LOA/FOA er i strid med disse forpliktelsene.

Foreign Military Sales/FMS Cases, hvor bl.a. NATO-land har anledning til å anskaffe materiell gjennom de amerikanske militære forsyningskanaler. Cooperative Logistics (COOP LOG) som er en variant av FMS hvor NATO-land gis anledning til å trekke på amerikanske lagerbeholdninger. NAMSA/NSC. NATO NC3A Basic Ordering Agreements. NATOs investeringsprogram for sikkerhet iht. AC/4 D-2261 (NATOs anbudsregelverk). European Defence Agency (EDA).

Anskaffelsesmyndigheten skal følge ARF i den grad det er mulig. Dersom det er behov for å foreta avvik fra punkt 1.4 – Hovedprinsipper for anskaffelser, skal dette tas opp med FD for avgjørelse.

1 Slike innkjøp er tidligere omtalt som direkte anskaffelser. Dette begrepet er imidlertid misvisende, ettersom det leder tanken hen på at oppdragsgiver kan gå direkte til en leverandør uten konkurranse. Dette er ikke tilfellet. For å unngå misforståelser benyttes derfor begrepet «kjøp» etter forskriftens del 1.

For anskaffelser som faller inn under LOA/FOA skal det benyttes prosedyrer som er i henhold til forskriftens bestemmelser.

For øvrige anskaffelser benyttes den anskaffelsesprosedyren som vil gi den mest fordelaktig anskaffelse for forsvarssektoren.

Når anskaffelsen faller under unntaksbestemmelsene til LOA § 3, men hvor åpen eller begrenset anbudskonkurranse anses som den beste anskaffelsesprosedyre, følges anbudsprosedyrene til FOA.

Ved anskaffelser hvor tilbyder må få tilgang på gradert informasjon skal ikke åpen anbudskonkurranse benyttes, jf. forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser.

Ved sikkerhetsgraderte anskaffelser skal det stilles som kvalifikasjonskrav/prekvalifikasjonskrav at vilkårene i sikkerhetsloven § 27 – § 28 og forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser er oppfylt eller vil bli det i løpet av prekvalifiseringsperioden.

Regjeringen og Forsvarsdepartementet har inngått en rekke avtaler med andre land. Disse avtalene kan være av generell handelspolitisk karakter, eller være av spesiell karakter og omfatte kun militært materiell. Ved anskaffelser fra utlandet skal bestemmelsene i disse avtalene iakttas. Føringer med hensyn til slike avtaler vil normalt fremgå av en Fremskaffelsesløsning og et Gjennomføringsoppdrag.

Leie, leasing og byttehandel er underlagt samme retningslinjer som for kjøp.

Leie av materiell kan gjøres der det er mer økonomisk fordelaktig enn kjøp. Evaluering som konkluderer med valg av leie framfor kjøp skal dokumenteres, og kunne etterprøves. Leie bør spesielt vurderes ved kortvarige behov eller situasjoner hvor materiellet kun benyttes en kort periode årlig, eller når utstyret må erstattes med ny teknologi i løpet av relativt kort tid på grunn av teknologisk ukurans.

Det kan forekomme tilfeller hvor leasing totalt sett fremkommer som en bedre økonomisk løsning enn kjøp eller leie. Vurderinger bak bruk av leasing er tilsvarende som for leie. Leasingavtaler er som regel flerårige. Ved avtaler som går over lengre tid enn det er tildelt budsjettmidler for, skal avtalen inneholde mulighet for oppsigelse.

Denne bestemmelse gjelder ikke ved anskaffelser etter LOA/FOA.

Byttehandel er kjøp av materiell som betales dels med penger og dels med verdien av materiell, som overdras leverandøren.

Byttehandel tillates bare i enkelte tilfelle der det er en fast innarbeidet praksis og når varene er av samme slag eller materiell kategori.

Næringslivssamarbeid brukes til å fremskaffe ulike kapasiteter. En gjennomgående karakteristikk av alle samarbeidsformene er at forsvarssektoren definerer krav til en kapasitet i form av ytelse og kvalitet, mens den private part har ansvaret for å foreslå, utvikle (alene eller sammen med forsvarssektoren) og levere løsninger basert på disse kapasitetskravene.

Regelverket for offentlige anskaffelser setter ikke faste grenser for hvor langvarige kontrakter som kan inngås. Kontrakter bør imidlertid ikke ha en lengre varighet enn nødvendig for å oppnå formålet. Relevante forhold som bør vurderes er behov for langsiktighet, usikkerhetshåndtering, konkurranse, fare for monopoldannelser samt partenes evne til å forutsi behov på lang sikt. Disse forhold bør med fordel adresseres ved utarbeidelse av kontraktsgrunnlaget.

Slike samarbeidsprosjekter er underlagt de samme regelverk og retningslinjer som øvrig anskaffelsesvirksomhet, jf. bl.a. pkt. 1.2.3 ovenfor.

1.8 Etiske retningslinjer og generelle krav til saksbehandling

Ansatte i forsvarssektoren skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen. De viktigste etiske reglene har tilknytning til de rettsreglene finnes i forvaltningsloven og tjenestemannsloven.

Det er den enkeltes ansvar å etterleve de etiske reglene. Sjefer har et særlig ansvar som kulturbærere og rollemodeller. Sjefer har også ansvar for at den enkelte medarbeider har kjennskap til de spesifikke etiske retningslinjer som finnes i etatene, og til å reagere ved brudd på disse.

Med ansatte i forsvarssektoren menes i dette regelverk både ansatte i og innleid personell (herunder konsulenter) til Forsvarsdepartementet og dets underliggende etater.

Det henvises til vedlagte referanse til etiske retningslinjer for næringslivskontakt i forsvarssektoren (se vedlegg C, del 26): http://intranett/tema/HEL/Documents/Etiske%20retningslinjer%20for%20n%C3%A6ringslivskontakt.pdf.

Det vises videre til vedlagte referanse til Handlingsplan for holdninger, etikk og ledelse: http://intranett/tema/HEL/Documents/Handlingsplan%20for%20holdninger%20etikk%20og%20ledelse.pdf.

Det vises også til vedlagte referanse til karantenebestemmelser for offentlige tjenestemenn ved skifte av stillinger: www.regjeringen.no/upload/kilde/mod/ret/2005/0001/ddd/pdfv/252917-retningslinjer_karantene_saksforbud_statsforvaltningen.pdf.

Det vises for øvrig til «Etiske grunnregler for forsvarssektoren» http://intranett/tema/HEL/Documents/Etiske%20grunnregler.pdf og «Etiske retningslinjer for statstjenesten»: http://fdnt05u/filarkiv/Personal%5C/Etiske_retningslinjer_for_statstjenesten.pdf.

Alle ansatte i forsvarssektoren er iht. forvaltningsloven 10. februar 1967 § 13 pålagt taushetsplikt.

Kommentar:

noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår.

Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han/hun kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Med hjemmel i forvaltningsloven § 13f gjøres ved dette reglement taushetsplikt også gjeldende for informasjon som ikke er alminnelig kjent og som kan ha betydning for børsnoterte selskaper.

Forvaltningsloven § 6 – § 10 om habilitet gjelder for alle ansatte i forsvarssektoren.

Kommentar:

Alle ansatte må gjøre seg kjent med loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Til offentlig ansatte må det stilles strenge krav til habilitet og objektivitet i tjenesten. I vurdering av habilitet skal det også vurderes om det finnes særegne forhold som er egnet til å svekke nødvendig tillit, og da i særlig grad den eksterne tillit utenfor forsvarssektoren. Ansatte som kan påvirke eller treffe beslutninger på forsvarssektorens vegne, må ikke ta del i behandling eller avgjørelse av noen spørsmål der vedkommende selv eller nærstående har personlige eller økonomiske særinteresser.

I henhold til forvaltningsloven er det opp til vedkommende selv å vurdere habilitetsspørsmålet, men dersom en part krever det skal vedkommende forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede. Dersom overordnede er inhabil kan avgjørelse i saken ikke treffes av direkte underordnet i samme forvaltningsorgan.

Oppdragsgiver skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse, fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. Se unntak i pkt. 6.3.3 for anskaffelser som faller utenom LOA/FOA.

Det skal utvises særlig aktsomhet overfor leverandører som i løpet av den senere tid har tilsatt personell, som i løpet av de siste to år har vært ansatt i forsvarssektoren. Personell som har vært ansatt i Forsvarsdepartementet eller i forsvarssektoren de siste to år, skal ikke benyttes i kontakt med forsvarssektoren. Samme retningslinjer gjelder for personer som har gått av med alderspensjon. Unntak kan gjøres av FD hvis forbudet mot slik kontakt framstår som helt urimelig. Forsvarssektorens leverandører må aktivt gjøres oppmerksom på dette forhold. Det vises til pkt. 1.8.7 med vedlegg (se vedlegg A og B, del 26).

Fra forsvarssektorens side må det tas spesielle hensyn i anskaffelsesprosessen, særlig ved evaluering og tildeling av kontrakt. Det kan være aktuelt å frita personell i forsvarssektoren fra å delta i slike oppgaver, der de har vært nære kolleger med den/de som representerer en eller flere av aktuelle leverandører. Spesielt skal reglene om habilitet til forsvarssektorens saksbehandlere vurderes. Det vises til forvaltningslovens § 6 og ARF pkt. 1.8.3.

Orientering til leverandørene om «Varsomhet, taushetsplikt og habilitet» skal vedlegges forespørselen/konkurransegrunnlaget til leverandørene ved alle anskaffelser til forsvarssektoren. For øvrig har forsvarssektoren en klar forventning om at leverandører medvirker til at ansatte i forsvarssektoren ikke begår brudd på rettsregler eller etiske normer (se vedlegg A og B, del 26).

Ansatte i forsvarssektoren plikter å bruke og ta vare på forsvarssektorens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med forsvarssektorens midler.

Det kreves en gjennomgående og fortløpende avveining mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god forvaltningsskikk.

Leverandører skal behandles likt, og gis like muligheter til å oppnå en leveranse. Dersom det foreligger næringspolitiske- eller andre politiske forhold som kan gjøre det nødvendig eller hensiktsmessig å saklig forskjellsbehandle leverandører, skal saken legges fram på et tidligst mulig tidspunkt for Forsvarsdepartementet som tar eventuelle avgjørelser. Forsvarssektorens saksbehandlere skal være observante i å identifisere ovennevnte forhold, men skal ikke selv legge vekt på næringspolitiske- eller andre politiske forhold ved sin saksbehandling, med mindre dette fremgår av styrende dokumenter fra FD.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Det skal ikke stilles tekniske, merkantile eller juridiske krav for å hindre konkurranse eller for å favorisere en eller flere leverandører. Utenlandske leverandører skal behandles likt med norske, med mindre næringspolitiske valg er gjort av Forsvarsdepartementet.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

I henhold til offentlighetsloven § 2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige. Hovedregelen er at enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Unntak fremgår av offentlighetsloven, sikkerhetsloven med forskrift og forvaltningsloven, se disse.

Ved anskaffelse av varer og tjenester skal anskaffelsesmyndigheten vurdere behovet for å sikkerhetsgradere anskaffelsen eller deler av den. Det skal i vurderingen tas stilling til om anskaffelsen vil innebære utlevering av skjermingsverdig informasjon til leverandøren, om leverandøren får behov for å tilvirke skjermingsverdig informasjon, eller om informasjon om selve anskaffelsen må sikkerhetsgraderes (se vedlegg K, del 26).

Ved sikkerhetsgraderte anskaffelser gradert KONFIDENSIELT eller høyere skal det inngås sikkerhetsavtale mellom anskaffelsesmyndigheten og leverandøren. Leverandøren skal ha gyldig leverandørklarering fra NSM. For øvrig vises det til sikkerhetsloven 20. mars 1998 nr. 10 kapittel 7 og forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser.

Tjenestemannsloven 4. mars 1983 nr. 3 § 20 skal legges til grunn for alt personell involvert i anskaffelser. Følgende fremgår av bestemmelsen: «Ingen tjenestemann må for seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren ment til å påvirke hans tjenestlige handlinger, ...».

Reklameartikler av ubetydelig verdi faller utenfor denne bestemmelsen. Deltakelse i middager eller andre tilstelninger fra forretningsforbindelse/mulig forretningsforbindelse som betales av vedkommende, kan ses som gaver i lovens forstand. Lovbestemmelsen tilsier at det skal utvises aktsomhet med å akseptere slike innbydelser.

Forbudet mot gaver gjelder også for statsansatte på tjenestereise eller oppdrag i utlandet. Dersom særskilte kulturelle forhold eller diplomatiske hensyn gjør at avslag kan virke fornærmende på giver, og således skade den norske statstjenestens interesser, kan en gave eller annen ytelse som ville være uakseptabel i Norge, likevel i visse tilfelle mottas hvis den er i samsvar med lokalt akseptert skikk. Mottakelse av slike gaver eller ytelser må imidlertid overlates til den statsansattes arbeidsgiver ved hjemkost.

Penger, eller verdier som kan sidestilles med penger, som for eksempel lån, rabatter mv., må aldri mottas, uansett hva som måtte være skikk i vedkommende land.

Tjenestemannsloven § 20 gjelder også reiser, hotellopphold og bevertning. Alle reise- og hotellutgifter i forbindelse med utførelsen av tjenesten skal betales av forsvarssektoren. Reisen og dens godkjennelse skal foregå som en ordinær tjenestereise og det er ikke anledning til at en forretningsforbindelse skal stå for betaling av reisen med tanke på senere refusjon fra forsvarssektoren.

Det er ikke tillatt å la forsvarssektorens forretningsforbindelser eller mulige forretningsforbindelser betale for reise, opphold, bevertning mv. Det er heller ikke tillatt å ta imot slike ytelser fra forsvarssektorens forretningsforbindelser, eller mulige forretningsforbindelser, for ledsager. Det skal allikevel være anledning til å motta en nøktern arbeidslunsj eller arbeidsmiddag betalt av forsvarssektorens forbindelse der situasjonen gjør dette naturlig (lengre møter mv.) iht. de etiske retningslinjer for næringslivskontakt med forsvarssektoren (se vedlegg C, del 26) http://intranett/tema/HEL/Documents/Etiske%20retningslinjer%20for%20n%C3%A6ringslivskontakt.pdf.

I forbindelse med sin tjenesteutøvelse vil statsansatte kunne bli invitert til måltider, forestillinger og reiser mv. Bespisning, og i en viss utstrekning også underholdning, vil kunne være naturlig ledd i programmet ved for eksempel offisielle besøk i utlandet eller i Norge. Dersom besøk utenlands eller innenlands skjer som ledd i forhandlinger om kontrakter eller for å få demonstrert produkter og/eller tjenester, skal imidlertid som hovedregel alle reise- og oppholdsutgifter dekkes av den virksomhet som sender sine ansatte på tjenestereise.

Med hjemmel i lov 29. juni 2007 nr. 75 om verdipapirhandel er innsidehandel forbudt, dvs. at det er forbudt å misbruke prissensitiv, ikke allmenn tilgjengelig selskapsinformasjon gjennom kjøp og/eller salg av verdipapir.

Ansatte som har kjennskap til slik informasjon om selskaper forsvarssektoren har forbindelse med, bør sterkt vurdere å avstå fra å eie aksjer i disse selskapene og må utvise stor forsiktighet ved kjøp av salg av aksjer.

Med hjemmel i straffeloven 22. mai 1902 nr. 10 § 276a, § 276b og § 276c er korrupsjon straffbart. Korrupsjon foreligger når ansatte i forsvarssektoren for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning sin stilling, verv eller oppdrag. Korrupsjon foreligger også når ansatte i forsvarssektoren gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning sin stilling, verv eller oppdrag. Straffen for korrupsjon er bøter eller fengsel inntil 3 år. Straffen for grov korrupsjon er fengsel inntil 10 år.

Deltagelse av forsvarssektorens personell i markedsføring for spesielle produkter eller leverandører skal godkjennes av FD. FD kan etter søknad gi tillatelse til at relevant personell deltar i markedsføring av forsvars- og forsvarsrelaterte produkter iht. gjeldende næringspolitiske strategi for forsvarsanskaffelser, jf. pkt. 1.3.1. Personellet skal ikke under noen omstendigheter motta godtgjørelse for markedsføring. Reise og oppholdsutgifter skal dekkes av forsvarssektoren. Det vises for øvrig til pkt. 1.8.15 om adgang til å motta bevertning.

På anmodning fra leverandør kan forsvarssektoren og dets personell stå som referanse for et produkt, forutsatt at forsvarssektoren enten selv har anskaffet samme produkt fra samme leverandør eller har deltatt i utviklingen av produktet. Forsvarssektorens kontaktperson skal være en person som har den nødvendige kjennskap til produktet og forsvarssektorens erfaringer med dette. Slik referansevirksomhet skal være saklig og objektiv fra forsvarssektorens side, upåvirket av leverandørens oppfatninger av produktet, og skal godkjennes på relevant ledelsesnivå. Godtgjøring for å stille som referanse skal ikke mottas i noen form.

Henvendelser fra media skal henvises til enhetens ansvarlige person for pressekontakt. Har ikke enheten egen ansvarlig person for pressekontakt, skal forsvarssektorens sentrale organ for håndtering av pressen kontaktes før det gjøres utspill i media.

Ansatte i forsvarssektoren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt om anskaffelse med den administrasjon hvor han gjør tjeneste.

Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av slik ansatt. Forsvarssektoren er å betrakte som en administrasjon i denne forbindelse.

Ansatte i forsvarssektoren kan ikke opptre som konsulent eller som representant for leverandør overfor den administrasjon hvor vedkommende gjør tjeneste.

Det henvises til forvaltningslovens habilitetsregler § 6 – § 10, jf. også punkt 1.8.3.

Ansatte i forsvarssektoren plikter å melde fra til nærmeste overordnede om alle forhold som kan innebære brudd på gjeldende regler og bestemmelser. I forhold som gjelder korrupsjon vil det være særlig viktig at det gis så nøyaktig og utfyllende informasjon som mulig om både giver og mottaker av den utilbørlige fordel. Personell som mener seg utsatt for korrupsjonsforsøk, utilbørlig press eller forsøk på dette, skal umiddelbart rapportere dette til nærmeste overordnede.

Dersom rapportering til overordnede ikke fører frem, bør ansatte i forsvarssektoren varsle om kritikkverdige forhold iht. etatens retningslinjer for varsling eller offentlig kontroll- eller tilsynsmyndighet.

En handling eller unnlatelse i tjenesten vil kunne bli bedømt som en tjenesteforsømmelse, og kan føre til tjenestelige reaksjoner. Handlinger eller unnlatelser i tjenesten kan også være så grove at de fører til påtale og straffereaksjoner.

Brudd på rettsregler og etiske normer er å betrakte som brudd på en tjenesteplikt. Slike tjenestebrudd vil kunne medføre arbeidsrettslige/disiplinærrettslige konsekvenser. Ved alvorlige regelbrudd vil forsvarssektoren politianmelde forholdet. Brudd på tjenesteplikten vil også kunne få karrieremessige konsekvenser.

1.9 Krav til leverandører *

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Ved valg av leverandør skal det vurderes om leverandøren vil være i stand til å innfri sine kontraktsforpliktelser, herunder vurdere leverandørens kompetanse, kapasitet og finansielle styrke. Vurderingen av leverandørens leveringsevne skal stå i forhold til de konsekvenser en mangelfull leveranse vil påføre forsvarssektoren. Det er vesentlig at det ikke stilles urealistiske krav som virker konkurransehemmende, eller unødvendig ekskluderer nye eller mindre leverandører. Ref. del 12 Leverandøranalyse.

Ved vurdering av leverandørens kompetanse vil det være relevant å vurdere det tekniske personell leverandøren disponerer, kvalitetssikrings systemer, eventuelle sertifikater, erfaring fra tidligere leveranser, produksjonsfasiliteter osv.

Ved tidskritiske leveranser bør leverandørens tilgjengelige kapasitet vurderes, herunder leverandørens totale kapasitet, hvor mye av leverandørens kapasitet som er bundet opp i andre oppdrag, mulighet til å sette ut arbeid til underleverandører osv.

Leverandøren skal ha en finansiell styrke som står i forhold til den økonomiske risiko som en avtale med forsvarssektoren medfører. Dersom anskaffelsesmyndigheten er i tvil om leverandørens finansielle stilling, kan anskaffelsesmyndigheten kreve at leverandøren stiller betryggende sikkerhet for oppfyllelse av avtalen. Sikkerhetsstillelse kan gis i form av garanti fra morselskap eller fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap o.l.

Behovet for sikkerhetsstillelse må vurderes ut fra de konsekvenser som forsvarssektoren blir påført dersom leverandøren får økonomiske problemer.

Ved utstedelse av morselskapsgaranti, skal garantien stilles fra konsernspiss (høyeste juridisk enhet i konsern). Morselskapsgaranti skal ikke inneholde beløpsbegrensning eller tidsbegrensning. Morselskapet skal ved slike garantier treffe nødvendige tiltak slik at leveransen blir gjennomført i henhold til kontrakt.

Garantier fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap osv. skal stilles som selvskyldnerkausjon.

Det kan avtales at internasjonale garantier skal komme under det Internasjonale Handelskammers regler for anbud, fullførelse og tilbakebetalingsgarantier.

1.9.2 Organisasjonsform og andre bestemmelser

Forsvarssektoren må i hvert enkelt tilfelle vurdere om det skal inngås avtale med produsent, grossist/importør, eller detaljist. Beslutningen vil i hovedsak være avhengig av anskaffelsens størrelse, og i hvilken grad varene som anskaffes skal tilvirkes spesielt etter forsvarssektorens spesifikasjoner. Når en kontrakt som er omfattet av LOA/FOA utlyses må forsvarssektoren likevel akseptere tilbud fra produsenter, grossister/importører og detaljister på like vilkår.

Det skal imidlertid ikke velges avtalepartnere som ikke har finansiell styrke til å håndtere garantikrav, erstatningskrav eller som ikke vil være i stand til å støtte materiellet i dets levetid. Det skal ikke inngås avtaler med agenter.

Leverandørsammenslutninger som er etablert for å gjennomføre en leveranse med forsvarssektoren, skal kunne godtas som leverandør under forutsetning av at samarbeidet ikke er kommet i stand for å hindre konkurranse.

Bestemmelsene om skatteattest jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA § 3-3) gjelder tilsvarende. FOA § 12-3 om tilleggsfrist gjelder tilsvarende. Dersom skatteattest ikke er ankommet iht. disse bestemmelsene, skal tilbudet avvises, se pkt. 2.10.

Bestemmelsene om HMS egenerklæring jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA § 3-4) gjelder tilsvarende. FOA § 12-3 om tilleggsfrist gjelder tilsvarende. Dersom egenerklæring ikke er ankommet iht. disse bestemmelsene, skal tilbudet avvises, se pkt. 2.10.

Forsvarssektoren skal avvise leverandører som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, med mindre FD finner at allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren. Likeledes kan forsvarssektoren avvise leverandører som i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, se pkt. 2.10.1, første og andre ledd.

* Gjelder ikke ved LOA/FOA-anskaffelser.

Utover det som fremkommer i pkt. 1.10, har FD i medhold av dette regelverk gitt ytterligere bestemmelser for hvorledes industrielt samarbeid skal gjennomføres i «Bestemmelser for industrielt samarbeid ved forsvarsanskaffelser fra utlandet» (se vedlegg D og E, del 26).

FD har det overordnede ansvar for industrielt samarbeid i forbindelse med anskaffelser fra utlandet.

Ved alle enkeltanskaffelser fra en utenlandsk leverandør med kontraktssum på eller over 50 millioner kroner eksklusive mva., heretter kalt terskelverdi, vil det i utgangspunktet bli krevd inngåelse av en industrisamarbeidsavtale. Hvor det vil bli inngått en hovedkontrakt med en utenlandsk leverandør, og hvor potensialet gjennom avtalens opsjoner/mulige tilleggskjøp samlet vil kunne overstige terskelverdien, skal det normalt inngås en betinget industrisamarbeidsavtale.

Ved anskaffelse fra industri i Norge, men hvor verdiskapningen i all hovedsak skjer hos utenlandske leverandører og denne del overstiger terskelverdien, kreves det normalt inngåelse av industrisamarbeidsavtale med utenlandsk leverandør.

I tillegg kan det ved inngått rammeavtale for industrisamarbeid med spesifikk utenlandsk leverandør bli avkrevd gjenkjøp for mindre beløp avhengig av beløpsgrense i den inngåtte rammeavtale. Leverandør som over en periode på fem år vil kunne oppnå flere leveranser til forsvarssektoren, som hver for seg er under terskelverdien, men samlet overstiger denne, skal inngå en betinget rammeavtale for industrisamarbeid. En slik betinget rammeavtale trer i kraft når samlet volum innenfor en slik rullerende periode overstiger terskelverdien.

FD skal så tidlig som mulig beslutte om det skal gjøres gjeldende unntak fra ovennevnte hovedregel. Unntak kan kun gis i særskilte tilfeller. Ved flernasjonalt materiellsamarbeid hvor industri deltar på tilfredsstillende måte, kan krav om inngåelse av industrisamarbeidsavtale frafalles.

FD har ansvaret for inngåelse og gjennomføring av industrisamarbeidsavtaler. Eventuelle føringer om dette vil senest bli gitt i Gjennomføringsoppdraget (GO). Forhandling og implementering av industrisamarbeidsavtalene kan skje med støtte fra underlagte etater.

FD bør påbegynne drøftelser om industrisamarbeid med potensielle leverandører før forespørsel sendes ut.

Anskaffelsesmyndigheten skal inkludere følgende ordlyd i sin forespørsel til de aktuelle leverandører:

«INDUSTRIAL CO-OPERATION The Royal Norwegian Ministry of Defence (MOD) has decided that an industrial co-operation (offset/compensation) is required, in accordance with the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad. The bidder shall in his response to the Request for Proposal include a separate annex describing how he intends to fulfil the industrial commitment. The annex shall include descriptions of contracts/arrangements entered into or currently being negotiated with Norwegian industry. Please find Form 5007 «Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad» enclosed.»

Det skal stilles som krav at de aktuelle tilbydere skal ha inngått en tilfredsstillende industrisamarbeidsavtale før valg av leverandør og inngåelse av hovedkontrakt.

Når anskaffelsesmyndigheten mottar leverandørens forslag til et industrielt samarbeid, skal dette oversendes FD. FD skal ha avsluttet forhandlingene om industrisamarbeid innen anskaffelsesmyndigheten kan inngå kontrakt.

Dersom potensielle leverandører bringer opp industrirelaterte spørsmål i forbindelse med tilbudsforespørselen, skal de henvises til FD. Forhandling og implementering av industrisamarbeidsavtalene kan skje med støtte fra FLO og Forsvarets forskningsinstitutt.

Ved gjennomføring av industrisamarbeidsavtaler skal de konkurransemessige implikasjoner vurderes av FD. Pkt. 1.4.2 Konkurranse skal etterleves så langt det er mulig.

Anskaffelsesmyndigheten skal ikke signere kontrakt med den aktuelle leverandør før FD har ferdigforhandlet avtaler om industrisamarbeid med leverandøren.

Kun i unntakstilfeller kan anskaffelsesmyndigheten søke FD om å signere kontrakt på et tidligere tidspunkt.

Selv om krav til kostnad og ytelse, sammen med leveringstid, vil være de sentrale kriterier ved vurderingen av tilbud, vil FD legge betydelig vekt på leverandørenes forslag til industrisamarbeid i den totale evalueringen av tilbud ifm. valg av leverandør. Det vises til pkt. 1.3.

1.11 Forskjellige bestemmelser

Forsvarssektoren skal utarbeide dokumenter på norsk eller engelsk, og kreve at tilbud med tilhørende dokumentasjon utarbeides på norsk eller engelsk.

Dersom en utenlandsk leverandør krever sluttbrukersertifikat – «End User Certificate» (EUC) skal vedkommende nasjons/leverandørs egne skjema nyttes for dette. Dersom leverandøren ikke stiller spesielle krav til utformingen skal forsvarssektorens standardpapir for EUC benyttes. Forsvarssektorens EUC-blanketter er fortløpende nummerert og utsteder skal føre kontroll med hvem som mottar sertifikatene.

Forsikring skal normalt ikke tegnes for forsvarssektorens regning. Denne bestemmelse tar sikte på særskilte forsikringer som bare gjelder vedkommende leveranse, og den gjelder således ikke underleveranser eller forsikringer som leverandøren tegner for sin virksomhet i alminnelighet. Kostnadene for disse forsikringer kan inngå i prisen.

Unntatt fra dette er bygging, ombygging, vedlikehold og reparasjon av større materiellenheter som f.eks. fartøyer og luftfartøyer og det er svært uhensiktsmessig å sondre forsikringsmessig mellom kjøpers og selgers risikoområde.

Avgjørelse om hvorvidt særskilt forsikring skal tegnes treffes av anskaffelsesmyndigheten.

Ved vurdering av om særskilt forsikring skal tegnes, skal det tas hensyn til leveransens totale kostnad, inkludert eventuell forsikring, holdt opp mot den økonomiske risiko Staten løper ved at forsvarssektoren eventuelt ikke tegner særskilt forsikring.

Som et aspekt knyttet til etablering av opplegg for sivilt-militært samarbeid, samt for å ivareta behov for sivil støtte til Forsvaret i krisesituasjoner skal det ved behov tilstrebes å innarbeide en klausul i avtalen som gjør at leverandøren forplikter seg til leveranser også i krisesituasjoner hvor ikke beredskapslovgivning er trådt i kraft. Eventuelle slike krav vil fremgå av Gjennomføringsoppdraget (GO).

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Med juridiske spørsmål menes både generell juridisk rådgivning og behandling av enkeltsaker av juridisk karakter. Juridiske problemstillinger skal som utgangspunkt løses på det nivået i organisasjonen hvor saken oppstår, forutsatt at det på dette nivået kan gis en forsvarlig juridisk behandling.

Ved mer kompliserte juridiske spørsmål skal det vurderes om det er behov for bistand fra Regjeringsadvokaten. Anmodning om bistand fra Regjeringsadvokaten skal fremsendes gjennom Forsvarsdepartementet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med Regjeringsadvokaten.

Stevninger skal oversendes Forsvarsdepartementet som rette adressat. Kun FD er bemyndiget til å kvittere for og ta i mot stevninger. Ved behov for å ta ut forliksklage eller eventuelt stevning skal saken fremsendes Forsvarsdepartementet for videre behandling.

Kommentar:

Før det søkes ekstern juridisk bistand, bør interne muligheter i FD og forsvarssektoren være utprøvd, herunder bør man ha foretatt en fornyet vurdering iht. ARF pkt. 1.11.6 (se under).

Anskaffelsesmyndigheten skal gi skriftlig melding om valg av leverandør til de øvrige tilbydere iht. ARF pkt. 2.20.1. I den skriftlige meldingen angis en rimelig frist for de øvrige leverandører til å be om utdypende begrunnelse for hvorfor vedkommende ikke ble valgt. Dersom leverandøren etter å ha mottatt utdypende begrunnelse ønsker å få overprøvd valg av tilbud ifm. anskaffelser som følger ARF, skal vedkommende rette sin henvendelse til anskaffelsesmyndigheten (oppdragsgiver). Henvendelsen får som hovedregel ingen oppsettende virkning. Den saksbehandler som håndterte saken ifm. at beslutning om valg av leverandør ble truffet, kan ikke behandle saken videre når den er ønsket overprøvd iht. andre ledd. Saken må håndteres av en overordnet fagmyndighet og gis fornyet vurdering. Overordnet fagmyndighet tar endelig avgjørelse om når den fornyede behandling anses avsluttet. Avgjørelsen oversendes skriftlig til vedkommende uten ugrunnet opphold.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Del 2. Gjennomføring av anskaffelser

Anskaffelser skal starte med en behovsvurdering, og resultatet av denne vurderingen vil normalt være beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO). Omfanget av behovsvurderingen vil avhenge av anskaffelsens størrelse og kompleksitet. For nyanskaffelser skal behovet uttrykkes i form av hvilken funksjon eller ytelse som man ønsker dekket, ikke i form av en spesifikk løsning på behovet. For drift/etterforsyning vil det ofte være nødvendig med en mer eksakt beskrivelse av behovet, som for eksempel ved kjøp av reservedeler.

Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det imidlertid vesentlig at det legges ned mye arbeid i denne fasen. For investeringsanskaffelser vil det ved det tidspunkt et anskaffelsesprosjekt er formelt godkjent, enten i form av et vedtak i Stortinget eller ved en beslutning i FD, vil FD gi et GO til Forsvarsstaben.

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før forsvarssektoren forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Før innkjøp besluttes, skal anskaffelsesmyndigheten undersøke om angjeldende materiell allerede foreligger hos andre brukere i forsvarssektoren, og således kan skaffes internt.

Hensikten er at forsvarssektoren ikke skal anskaffe materiell som allerede er tilgjengelig i forsvarssektoren.

Før innkjøp besluttes skal det også vurderes om leie eller leasing er mer fordelaktig for forsvarssektoren. (Jf. pkt. 1.6 Leie, leasing og byttehandel.) Kjøpe/leie vurderinger kan gjøres løpende i anskaffelsesprosessen, men ved behov for endringer i forhold til GO, skal spørsmålet tas opp med FD for godkjenning.

For en del materielltyper er det inngått rammeavtaler som brukere i forsvarssektoren av FD eller respektiv etatsjef er forpliktet til å benytte. Dersom det ikke er mulig å benytte disse rammeavtalene, skal tillatelse til å fravike avtalene innhentes fra respektiv etatssjef eller FD før anskaffelsen gjennomføres.

Før anskaffelsen starter, skal det kartlegges hvilke alternative forsyningskilder som foreligger. I tillegg til å gjennomføre markedsundersøkelser (jf. pkt. 1.4.1) bør alternative forsyningskilder vurderes. Dette kan f.eks. være anskaffelser gjennom NATO-avtaler (jf. pkt. 1.5.1 c) eller andre etater innenfor statsforvaltningen. Resultatet av vurderingen vil normalt fremgå av GO.

I hvert enkelt tilfelle skal det vurderes om forholdene ligger til rette for innkjøpssamarbeid nasjonalt, bilateralt eller multilateralt, jf. pkt. 1.4.3. Resultatet av vurderingen skal normalt fremgå av anskaffelsesprotokoll (jf. pkt. 1.4.3) og GO.

Dersom det er behov for å innhente budsjettpriser, leveringstider og produksjonskapasiteter for planleggingsformål skal henvendelsene avsluttes med følgende merknad:

«Forsvarssektoren har ikke til hensikt å foreta innkjøp på grunnlag av denne henvendelsen eller å betale for gitte opplysninger».

Det skal lages en plan for den videre anskaffelsen, herunder valg av regelverk og valg av anskaffelsesprosedyre hvis dette ikke er angitt i GO (ref. del 3 Kontraktsstrategi).

Dersom anskaffelsen faller inn under FOA, skal forskriftens prosedyrer følges videre i prosessen. Der ARF har utfyllende bestemmelser til forskriften, skal ARF følges. ARF-regler som avviker eller dublerer FOA er merket med * .

Se del 16 Forespørsel/konkurransegrunnlag.

2.5 Kunngjøring/Valg av tilbydere

2.5.1 Kunngjøring

Hovedregelen er at alle anskaffelser som faller inn under ARF skal kunngjøres offentlig i DOFFIN.

Dokumenter eller materiell gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. En forespørsel skal ikke kunngjøres hvis det i kunngjøringen må gis opplysninger om eller henvisning til dokumenter eller materiell gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. Høyere myndighets godkjennelse. En forespørsel skal ikke kunngjøres når Forsvarsdepartementet bestemmer det, men sendes direkte til utpekte, mulige leverandører. Tidligere kunngjort. En forespørsel trenger ikke kunngjøres når tidligere kunngjøring ikke har resultert i interesse fra tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører. Det siktes her til tidligere kunngjøring av den konkrete anskaffelsen, eller kunngjøringer som er gjort for tilsvarende anskaffelser i en kort periode (under 12 måneder) før den konkrete anskaffelsen. Anskaffelser iht. pkt. 1.5.1 bokstav b skal ikke kunngjøres. Særlige grunner. Når det på grunn av særlige forhold som ikke skyldes anskaffelsesmyndigheten og som anskaffelsesmyndigheten ikke kunne forutse, er umulig å gjennomføre kunngjøring på grunn av korte tidsfrister.

Når offentlig kunngjøring ikke er benyttet, skal grunnen til dette føres i anskaffelsesprotokollen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Navn og adresse til anskaffelsesmyndigheten En beskrivelse av det som skal leveres/ytes Sted og tid (dag og klokkeslett) for innlevering av tilbud Hvor tilhørende dokumenter, beskrivelser, prøver, modeller, planer mv. ligger til gjennomsyn, samt om disse kan utleveres Eventuelt krav til depositum.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta en utvelgelse av leverandører som skal få tilsendt forespørsel. Ved utvelgelse skal leverandøren behandles likt og utvelgelsesprosessen skal dokumenteres og begrunnes. Ved utvelgelse skal det kun legges vekt på leverandørens evne til å levere i henhold til forsvarssektorens krav. Dersom anskaffelsesmyndigheten ønsker å foreta en begrensning i antall kvalifiserte tilbydere som skal få konkurrere, skal dette fremmes Forsvarsdepartementet for godkjenning. Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig gi skriftlig melding til leverandørene som ikke blir prekvalifisert med en kort begrunnelse.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.6 Utsendelse av forespørsel/konkurransegrunnlag

Hvis forespørselen er kunngjort, skal alle dokumenter, herunder eventuelle modeller og prøver som skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudet, gjøres tilgjengelig for leverandørene.

I stedet for å sende ut dokumentene i papirversjon, kan anskaffelsesmyndigheten oversende dokumentene elektronisk eller legge de ut på forsvarssektorens internettsider for nedlasting av tilbyderne. Dette gjelder ikke sikkerhetsgraderte dokumenter. Anskaffelsesmyndigheten skal oversende tilbyderne dokumentene i papirversjon dersom tilbyderne ber om det. Dersom dokumentene legges på forsvarssektorens internettsider for nedlasting, skal anskaffelsesmyndigheten ha en rutine for å ettersende eventuelle endringer og tillegg til tilbydere som allerede har lastet ned dokumentene.

Det kan kreves depositum for forespørselsdokumentene som skal innbetales før dokumentene utleveres.

2.7 Kommunikasjon med tilbydere

Tilbydere skal gis samme informasjon i forbindelse med en anskaffelse. Opplysninger som anskaffelsesmyndigheten gir på forespørsel fra en av tilbyderne, skal således meddeles alle tilbyderne umiddelbart. Kommunikasjon med tilbydere skal være skriftlig og sporbar. Der kommunikasjon skjer ved bruk av E-post, skal forsvarssektorens retningslinjer for slik kommunikasjon følges. Dersom tilbydere bringer opp spørsmål eller forhold som vedrører industrielt samarbeid iht. kap. 1.10 eller er av annen næringspolitisk art, skal de henvises til Forsvarsdepartementet. *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Tilbyderkonferanse skal holdes etter utsendelsen av forespørselen og før tilbudene er ferdig utarbeidet. Dette for at tilbyderne skal ha tid til å sette seg inn i forespørselen før tilbyderkonferansen, og for at de skal få anledning til å gjøre bruk av de gitte opplysninger. Tilbyderne kan få anledning til å stille spørsmål eller undersøke modeller/prototyper av det materiell som skal anskaffes. Informasjon om eventuelle tilbyderkonferanser skal så langt det er mulig være fastsatt i forespørselen. Det kan imidlertid kalles inn til tilbyderkonferanser på et senere tidspunkt forutsatt at alle potensielle tilbydere blir varslet i rimelig tid, og gis samme reelle mulighet til å delta. Anskaffelsesmyndigheten kan kreve at spørsmål fra tilbyderne skal foreligge skriftlig i tilstrekkelig tid før konferansen, slik at anskaffelsesmyndigheten kan vurdere disse. Spørsmål og svar fra konferansen skal uten ugrunnet opphold sendes skriftlig til alle tilbyderne etter konferansen. * Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Spørsmål og svar fra tilbyderkonferanser kan legges ut på forsvarssektorens internettsider for nedlasting. Dersom dette gjøres, må den enkelte tilbyder varsles når spørsmål og svar er lagt ut for nedlasting.

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta endringer til forespørselen/konkurransegrunnlag som ikke er vesentlige innen tilbudsfristens utløp. Med vesentlige endringer menes i denne sammenheng endringer som hadde resultert i at andre tilbydere hadde levert tilbudet dersom endringene var kjent på et tidligere tidspunkt, eller andre tilbydere hadde blitt prekvalifisert dersom endringene var kjent på tidspunket da prekvalifiseringen ble gjennomført. Rettelser, supplering eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt forespørselen. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal snarest varsles om forlengelsen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Tilbud skal påføres dato for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På oppfordring skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. Tilbudet skal oppbevares uåpnet fram til tilbudsåpning. Tilbydere kan tilbakekalle eller endre sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og det skal innleveres og oppbevares på samme måte.

Opplysninger om mottatte tilbud skal bare gjøres kjent for det av forsvarssektorens personell som har bruk for slike opplysninger i sin tjeneste.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Åpning av tilbudene skal foretas av minst to representanter fra anskaffelsesmyndigheten. Tilbudene skal åpnes på det sted og til den tid som er angitt i forespørselen dersom forespørselen har gitt opplysninger om dette.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Tilbyderen skal gis skriftlig melding snarest etter at avgjørelsen er tatt, med en kort begrunnelse.

Oppdragsgiver skal avvise leverandører som: ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen har unnlatt å levere skatteattester og egenerklæring om HMS som er krevd iht. del 1, pkt. 1.9 om krav til leverandører oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med forbud mot bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, se pkt. 1.8.5 og pkt. 6.3.3. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter denne paragraf eller krav til leverandøren, se del 1, pkt. 1.8.7. Når oppdragsgiver krever bevis for at leverandøren ikke omfattes av første og annet ledd, skal utdrag fra strafferegister eller konkursregister godtas som tilstrekkelig bevis for første ledd bokstav c og annet ledd bokstav a, b eller c. I mangel av slikt utdrag skal et tilsvarende dokument som viser at kravene er tilfredsstilt, utstedt av en retts- eller forvaltningsmyndighet i leverandørens hjemstat eller oppholdsstat, aksepteres. For annet ledd bokstav e og f skal det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat.

Et tilbud skal avvises når: det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, det ikke er avgitt skriftlig i lukket og merket forsendelse, eller avgitt på godkjent elektronisk format i henhold til forespørselen, det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Et tilbud kan avvises når: Tilbudet inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, eller tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende.

Anskaffelsesmyndigheten må dokumentere de forhold som ligger til grunn for avvisning.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt, skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt.

Anskaffelsesmyndigheten kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for leveransen eller varens nyskapende karakter.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Når det er stilt krav til industrielt samarbeid i tråd med del 1, pkt. 1.10, skal anskaffelsesmyndigheten oversende leverandørens forslag til industrielt samarbeid til Forsvarsdepartementet omgående etter tilbudsåpning, jf. pkt.1.3.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Dersom det oppdages feil i tilbud, skal disse skriftlig avklares med leverandøren.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Hvis anskaffelsesmyndigheten ikke er i stand til å tildele kontrakt innen vedståelsesfristens utløp, skal tilbyderne forespørres om å forlenge vedståelsesfristen. Begrunnelse for forlengelsen skal registreres i anskaffelsesprotokollen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.15 Evaluering og forhandlinger

Anskaffelsesmyndigheten skal ved evalueringer og forhandlinger identifisere og velge den leverandør som gir det tilbud som anses mest fordelaktig for Staten.

Dersom anskaffelsesmyndigheten mener det bør legges vekt på andre forhold (næringspolitiske), skal det fremlegges for Forsvarsdepartementet til avgjørelse tidligst mulig.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal bare legge til grunn de evalueringskriterier som er spesifisert i forespørselen/konkurransegrunnlaget.

Kommentar:

Ved evaluering av tilbudet kan kvalifikasjonskriteriene tillegges vekt også i forbindelse med tildeling. Dette til forskjell fra FOA § 13-2 og § 22-2.

Dersom det viser seg at forhold som er av vesentlig art for forsvarssektoren ikke er tatt med som evalueringskriterier, skal saken fremmes for Forsvarsdepartementet, som vil gi retningslinjer for videre saksbehandling. Alternativt kanselleres anskaffelsesprosessen, og man starter eventuelt på nytt.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

De data mv. som sammenlignes må være faktisk sammenlignbare, herunder katalog-, liste- eller markedspriser for handelsvarer som selges i større kvanta på det åpne marked, eller tidligere avtalte priser hvor det tas hensyn til faktorer som vareslag, kvalitet, ytelse, leveringsbetingelser, kvanta mv.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Anskaffelsesmyndigheten bør begrense forhandlingene til de tilbydere som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten. De tilbydere som det innledes forhandlinger med skal gis like vilkår og opplysninger. Anskaffelsesmyndigheten har under forhandlingene ikke anledning til å gi tilbyderne opplysninger om innholdet i de øvrige tilbudene.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.16 Avtaleinngåelse

Utsendelse av bestilling i henhold til blankett 5103, eller på anskaffelsesmyndighetens eget format som minimum inneholder de samme opplysninger. Utarbeidelse av en kontrakt som signeres av begge parter (blankett 5101). Kontrakt benyttes normalt når avtalevilkårene er omfangsrike og avviker vesentlig fra de trykte blanketter. Ved hjelp av elektronisk virkemiddel som er godkjent av forsvarssektoren for bruk til å inngå avtaler, og som aksepteres av leverandøren som en forpliktende avtale. For denne formen for avtaler forutsettes det at det allerede er inngått en rammeavtale med leverandøren på forhånd som regulerer hvordan forpliktelser skal inngås. Utarbeidelse av Endringsavtaler (se pkt. 2.22.2) eller Endringsordre (se pkt. 2.22.4) til tidligere inngåtte avtaler.

Forsvarssektoren skal normalt utarbeide avtaledokumenter selv.

2.16.2 Foreløpig avtale og intensjonsavtaler

Foreløpig avtale kan inngås når det er i forsvarssektorens interesse at leverandøren får et bindende tilsagn slik at han kan påbegynne leveransen uten å vente på at alle detaljer i en endelig kontrakt er avtalt. En foreløpig avtale kan inneholde begrensninger i hvilke aktiviteter leverandøren kan påbegynne som for eksempel: påbegynne planleggingsaktiviteter, påbegynne konstruksjonsaktiviteter, bestille komponenter med lang leveringstid (Long lead items). En foreløpig avtale skal inneholde flest mulig av de vilkår som skal gjøres gjeldende i den endelige kontrakt, herunder vilkår som forsvarssektoren normalt krever i en endelig avtale. En foreløpig avtale skal inneholde frist for inngåelse av endelig avtale. Denne fristen skal være senest 6 måneder etter inngåelse av foreløpig avtale, eller senest innen 40 % av den totale leveranse er fullført, avhengig av hvilke av disse forhold som inntrer først. En foreløpig avtale skal angi den endelige totalpris hvis mulig, men skal bare forplikte forsvarssektoren økonomisk innen rammen av disponible bevilgninger og bare for den del av leveransen som ventes utført før endelig avtale er inngått (betinget kostnadstak). Foreløpig avtale må godkjennes av Forsvarsdepartementet dersom den endelige avtale skal godkjennes, eller dersom den foreløpige avtale har en totalforpliktelse som overstiger de fastsatte grenseverdier iht. del 25, punkt 25.2.1.

Bruk av foreløpig avtale skal begrenses mest mulig.

I en del tilfeller vil leverandøren kunne ha et behov for at det uttrykkes en seriøs, men ikke bindende intensjon fra forsvarssektoren om å inngå en avtale. Forsvarssektoren har anledning til å inngå intensjonsavtaler. Disse skal kun benyttes når det er stor sannsynlighet for at forsvarssektoren vil inngå en avtale med leverandøren. Intensjonsavtaler skal presisere at dokumentet ikke er bindende for forsvarssektoren, og at kostnader og forpliktelser som leverandøren pådrar seg ikke dekkes av forsvarssektoren.

Begrunnelsen for bruk av intensjonsavtaler skal nedtegnes i anskaffelsesprotokollen.

Dersom leverandøren blir tildelt kontrakt, og det blir foretatt kostnadsanalyse eller kostnadsprøving, kan leverandøren få dekket relevante kostnader som leverandøren har hatt i perioden fra han mottar Intensjonsavtale (Letter of Intent) til kontraktstildeling. Dette må i så fall reguleres i den endelige avtalen.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

2.16.3 Avtalens form og innhold

Avtalen skal regulere partenes forpliktelser og rettigheter i forbindelse med en leveranse, og skal reflektere det som partene har blitt enige om gjennom anskaffelsesprosessen (forespørsel, tilbud og avklaringer/forhandlinger). Avtalen skal inneholde samtlige vilkår som gjelder for leveransen. Avtalen skal inneholde forsvarssektorens maksimale økonomiske forpliktelse, eventuelt som et betinget kostnadstak. Det skal ikke tas med vilkår/krav i bestilling/kontrakt som ikke er akseptert av leverandøren. Vilkår/krav skal enten være presentert og akseptert av leverandøren gjennom forespørsel, eller gjennom påfølgende avklaringer/forhandlinger. Eventuelle standarder som det vises til skal vedlegges i den grad det er mulig. Er avtalen basert på standard ferdigtrykte avtalevilkår (jf. blankett 5002) skal disse alltid vedlegges. Er avtalen basert på en rammeavtale skal det henvises til denne. Eventuelle avvik fra rammeavtalens bestemmelser skal klart framgå av avtalen.

Avtalen skal være klar, entydig og lett forståelig for alle som har behov for å forstå den. Den skal også kunne forstås av de som ikke har deltatt i anskaffelsesprosessen.

Alle inngåtte kontrakter/bestillinger skal identifiseres med et unikt nummer. For kontrakter skal det fremgå hvor mange originaleksemplarer (normalt ett til hver av partene) som er undertegnet og hvorledes disse er fordelt.

Dersom avtalen består av flere dokumenter skal det etableres en dokumentrang som fastslår hvilket dokument som gjelder dersom dokumentene strider mot hverandre.

spesielle kontraktsvilkår alminnelige kontraktvilkår tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer tegninger (hvis relevant).

En del saker krever Forsvarsdepartementets godkjenning før forsvarssektoren forpliktes (se del 25, pkt. 25.2.1).

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til FOA skal tilbyderne meddeles samtidig om hvem som skal tildeles kontrakt i rimelig tid før tildeling.

Kommentar:

Det er ikke krav til den type meddelelse for anskaffelser som er unntatt fra FOA, jf. LOA § 3.

Kontrakter/bestillinger skal signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen, og oversendes leverandøren som signerer og returnerer en ordrebekreftelse.

Kontrakter utferdiges i minimum 2 eksemplarer som signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen. Kontraktene oversendes leverandøren som kontrasignerer eksemplarene og returnere anskaffelsesmyndighetens eksemplar(er).

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til FOA skal konkurranseresultater kunngjøres iht. bestemmelsene i forskriften.

Prøver som ikke er forbrukt eller ødelagt under utprøving skal returneres tilbyderen på anmodning, og for tilbyders regning dersom annet ikke er fastsatt i forespørselen.

2.22 Endringer

Rutiner for å inngå en gjensidig avtale av endringer gjennom en «Endringsavtale» i form av blankett 5106. Rutiner for hvordan leverandøren fremmer forslag til endringer av avtalen gjennom en «Søknad om endring» i form av blankett 5109. Rutiner til å gi ensidige pålegg om endringer fra forsvarssektoren gjennom en «Endringsordre» ved utstedelse av blankett 5107. Retten til å utstede Endringsordre kan utelates ved enkle anskaffelser hvor behovet for å utstede Endringsordre ikke anses for å være relevant.

I tillegg til å benytte blankettene kan anskaffelsesmyndigheten benytte ekvivalent elektronisk virkemiddel godkjent for bruk i forsvarssektoren til å foreta endringer. Før metoden benyttes, må leverandøren akseptere at den kan benyttes til å endre avtalen med bindende virkning.

For anskaffelser etter LOA/FOA er det i utgangspunktet ikke mulig å gjøre vesentlige endringer i forhold til det opprinnelige konkurransegrunnlag. Med hensyn til hva som skal anses som vesentlige endringer må det foretas en konkret vurdering. Det vil således bare være mulig å foreta endringer som ikke er vesentlige, eller endringer som er forutsatt og beskrevet i det opprinnelige konkurransegrunnlaget. I det omfang det er mulig å foreta endringer i kontrakten for anskaffelser etter LOA/FOA, skal endringsrutinene som er beskrevet i dette avsnittet følges.

En endringsavtale er en gjensidig avtale med motparten om å endre avtalevilkårene. Dette er den foretrukne form for å endre inngåtte avtaler. Endringsavtalen forutsetter at det foreligger enighet om endringen på forhånd, og at forhold som omfang, leveringstid, pris/kompensasjonsformat, og administrative forhold er avklart. Endringsavtalen utstedes på blankett 5106, og er gyldig når begge parter har signert.

Leverandøren kan foreslå endringer til den inngåtte avtalen. For eksempel endringer i tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner dersom slike endringer antas å innebære fordeler med hensyn til fremstillingsmetoder, produksjonstid og/eller kostnader. Leverandøren skal fremme slike søknader på blankett 5109 – «Søknad om endring». Hvis søknaden aksepteres av anskaffelsesmyndigheten, skal dette formaliseres ved utstedelse av en endringsavtale.

Tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner når leveransen produseres spesielt for forsvarssektoren. Forsendelses- og/eller emballeringsmåte herunder preserveringsmetoder. Sted for levering.

Dersom leverandøren mener at endringen skal medføre justering av pris, betinget kostnadstak, leveringstid, eller andre avtalebetingelser, skal leverandøren meddele dette til forsvarssektoren innen 14 dager etter at han har mottatt endringsordren. Et slikt krav om justering av pris, leveringstid osv. fritar ikke leverandøren fra å gjennomføre avtalen i den endrede form.

Når partene er enige om eventuelle endringer av pris, betinget kostnadstak, leveringstid osv. som følge av en endringsordre skal dette formaliseres i en endringsavtale.

Endringsordre skal normalt benyttes når det ikke er tid eller av andre grunner ikke er mulig å utstede en endringsavtale.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for nødvendig oppfølging av leverandøren etter avtaleinngåelse. Aktivitetene skal tilpasses eventuelle konsekvenser en forsinket eller mangelfull leveranse vil påføre forsvarssektoren, og skal fokusere på forhold som påvirker leveringstid, ytelse, og kostnader. Blant annet kan følgende tiltak benyttes:

Oppstartsmøte holdes etter at avtalen er inngått. Leverandøren bør få tilstrekkelig tid til å lese i gjennom avtalen og forberede sin organisasjon på innholdet. Videre bør leverandøren ha returnert ordrebekreftelsen før møtet avholdes.

Å verifisere at de personer som faktisk skal gjennomføre leveransen har lest og forstått avtalens innhold. Gjennomgang av leverandørens planer for leveransen. Etablere personlig kontakt mellom partene.

Det kan avtales at leverandøren skal fremsende skriftlige rapportering om status og fremdrift av prosjektet. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av prosjektet. Rapportering bør gjøres regelmessig.

Kommentar:

Oversikt over hva som er utført i siste rapporteringsperiode. Oversikt over hovedaktiviteter som skal utføres i neste rapporteringsperiode. Spesielle problemer som kan forsinke prosjektet. Oversikt over hvilke svar/aksjoner som forsvarssektoren må gi/utføre for at prosjektet skal følge planen.

Bedriftsbesøk kan gjennomføres hos leverandører og underleverandører for å verifisere at leverandøren følger planer, prosedyrer osv.

Egne innsynsklausuler i kontrakten skal sikre nødvendig tilgang hos leverandører/underleverandører, ref. del 23 Innsyn.

2.24 Sluttoppgjør

Å bringe på det rene om avtalens vilkår er oppfylt Inngåelse av sluttavtale Selve oppgjøret.

Det må her nøye vurderes at alle forpliktelser er oppfylt fra leverandørens side.

I tillegg til selve hovedleveransen må det fastslås hvorvidt alle tilleggsytelser som levering av håndbøker og dokumentasjon i endelig og godkjent form, reservedelslister, kodifisering, gjennomføring av opplæring, garantiforpliktelser etc. er tilfredsstillende oppfylt før sluttoppgjør foretas.

Der leverandøren har mottatt graderte dokumenter må det vurderes og fremgå av kontrakten når disse skal returneres til forsvarssektoren, jf. forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser § 2-6, se pkt. 25.11.

Anskaffelsesmyndigheten skal gjennomgå kontrakten før sluttfaktura videresendes for betaling, for å klarlegge at det foreligger tilfredsstillende attestasjon for alle forpliktelser som påhviler leverandøren. Forsvarssektoren skal så hurtig som mulig foreta sine undersøkelser for å fastslå hvorvidt leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, slik at sluttoppgjør kan skje uten unødig forsinkelse og innen avtalte frister. Hensynet til at alle aktuelle forhold blir tilstrekkelig klarlagt skal imidlertid være avgjørende.

Når det er klarlagt at leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, skal det for alle kontrakter som har vært gjenstand for kostnadsprøving (se del 11 Kostnadskontroll) inngås en sluttavtale som fastsetter at ytterligere krav ikke eksisterer og fastslår sluttoppgjørets endelige beløp.

I særlige tilfeller kan det være hensiktsmessig å foreta sluttoppgjør selv om enkelte forpliktelser fortsatt påhviler leverandøren, f.eks. garantiforpliktelsen og forpliktelse til å levere reservedeler. Dette må da klart fremgå av sluttavtalen.

Oppgjøret foretas på grunnlag av sluttavtalens bestemmelser. For fastpriskontrakter og priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal oppgjøret foretas i henhold til avtalens bestemmelser, blant annet etter mottakelse av nødvendige dokumenter og attestasjoner for at avtalens forpliktelser er tilfredsstillende oppfylt.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å følge opp de garantibetingelser som er inngått for levering av varer og tjenester. Feil og mangler som oppdages, og som er dekket av garantibetingelsene, skal meddeles leverandøren umiddelbart.

Kommentar:

Anskaffelsesmyndigheten må iverksette rutiner sammen med brukerorganisasjonen for å ivareta garantirettigheter når materiellet overføres til linjeorganisasjonen.

Del 3. Kontraktsstrategier

Del 3 gir retningslinjer for når det skal utarbeides kontraktsstrategier og krav til deres innhold. Kontraktsstrategier som utformes på bakgrunn av del 3, vil normalt være en videreføring og utdypning av de overordnede fremskaffelsesstrategier som er utformet og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før forsvarssektoren forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Forsvarssektorens anskaffelser er meget varierte når det gjelder verdi og kompleksitet, og de forskjellige anskaffelser krever forskjellig ressursbruk og framgangsmåter/virkemidler. En plan som viser hvordan forsvarssektoren skal nå målsettingene i GO, og hvilke virkemidler man ønsker å benytte for å nå disse målene, blir i det påfølgende betegnet som en «kontraktsstrategi».

Kontraktsstrategiene skal påbegynnes så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen, og være klar før forespørselen ferdigstilles.

Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det imidlertid vesentlig at det legges ned mye arbeid i kontraktsstrategien.

Det skal alltid utarbeides en formell kontraktsstrategi der anskaffelsen følger PRINSIX og Fremskaffelsesløsning (FL) er utarbeidet.

Kontraktsstrategien må ses i sammenheng med forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet. Relevante usikkerhetselementer og tilhørende tiltak bør tas inn i kontraktsstrategien, se også del 5 Håndtering av usikkerhet.

rammer gitt i Gjennomføringsoppdraget (GO) hvilke mål og delmål man har for anskaffelsen hvilke virkemidler man kan benytte for å nå målene hvilke begrensninger som foreligger når det gjelder bruk av virkemidler.

Ytelse – hva som kreves for å dekke forsvarssektorens behov Økonomi – forsvarssektorens kostnader med å få dekket behovet Tid – når behovet må dekkes.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Målene kan være i konflikt med hverandre, noe som krever en balansering og prioritering av målene. Målene brytes ned i delmål før kontraktsstrategien utarbeides.

Flernasjonale samarbeidsløsninger Konkurranse mellom leverandører Alternative anskaffelsesprosedyrer (konkurranse med forhandling, anbudskonkurranse, FMS osv.) Næringslivssamarbeid Leie og leasing Oppdeling av anskaffelsen i delanskaffelser Oppdeling av anskaffelsen i faser eller sammenslåing av faser (for eksempel utvikling og produksjon, drift og vedlikehold) Spesifikasjonsmetoder – (funksjon/ytelse/detalj, bruk av standarder osv.) Kontraktstyper (kompensasjonsformater) Kontraktsvilkår (garantiklausuler, innsyn, insitamenter, opsjoner, osv.) Samarbeidsformer med leverandører (f.eks. tidlig integrert samarbeid, langsiktige avtaler) Leverandøroppfølgings- og verifikasjonsteknikker (tid, økonomi, ytelse) Evalueringsteknikker Innkjøpssamarbeid med andre etater nasjonalt Byttehandel, kjøp av brukt materiell.

lover og regler (LOA, FOA, ARF osv.) den kompetanse og kapasitet som forsvarssektoren har, eller kan skaffe til veie i forbindelse med anskaffelsen Eventuelle direktiver gitt av overordnet myndighet eller av Forsvarsdepartementet (f.eks. gjennom GO).

Kontraktsstrategien skal inneholde følgende hovedelementer:

Det skal klargjøres hvilke lover og regler som regulerer anskaffelsen. Det er her vesentlig å få brakt på det rene om anskaffelsen er underlagt lov om offentlige anskaffelser, eller er regulert på annen måte.

hvilke tilbydere som skal få forespørsel om, og hvilke leverandører som eventuelt skal delta med forstudier eller delta i tidlig integrerte prosjektorganisasjoner tidlig dialog med potensielle leverandører iht. gjeldende næringspolitiske strategi for forsvarsanskaffelser, jf. pkt. 1.3.1 og pkt. 6.3.3 krav til industrisamarbeid/gjenkjøp oppdeling/inndeling av et prosjekt i delprosjekter osv.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Det skal foretas en vurdering av mulige leveringskilder/tilbydere og deres kompetanse, med basis i markedsundersøkelser. Det skal foretas en vurdering av hvordan nivået på forsvarssektorens ytelseskrav vil påvirke antall potensielle tilbydere, eventuelt faren for reduksjon av mulige tilbydere og derigjennom svekkelse av konkurransesituasjonen.

3.4.4 Mål, delmål og relevante virkemidler

En tidfesting av når forsvarssektorens behov må dekkes, og hvilke virkemidler som blir benyttet for å nå tidsmålet. Dersom tidsmålet er så krevende at det vil ha negativ effekt på øvrige mål, skal dette spesielt bemerkes.

ansporingsklausuler som dagmulkt, bonus ved tidlige leveranser, milepælsbetaling osv. leverandøroppfølging ved bedriftsbesøk, framdriftsrapportering, stedlig representant osv. egen beslutningsdyktighet/hastighet i prosessen slik at forsvarssektoren tar beslutninger i tide som er kritiske for at leverandøren kan jobbe effektivt samarbeidsmetoder som f.eks. tidlig integrert samarbeid bruk av foreløpig avtale bruk av temporære løsninger for å dekke behov ved f.eks. leie/lån av utstyr før behovet kan dekkes permanent.

Pris Pris blir påvirket av bl.a. følgende forhold: Leverandørens kostnader som resultat av kravspesifikasjon, konkurranse mellom leverandørene, leverandørens risiko forbundet med leveransen, forhandlings- og evalueringsteknikk osv. Aktuelle virkemidler kan bl.a. være: å redusere kostnadsdrivende eller konkurransehemmende krav gjennom markedsundersøkelser, tidlig integrert samarbeid med leverandører eller annet nært samarbeid med leverandører i kravutformingsfasen å øke konkurranse ved å kartlegge flere potensielle leverandører gjennom markedsundersøkelser å øke konkurranse ved å øke anskaffelsesvolumet ved å slå sammen behovet fra flere brukere og for en lengre tidsperiode, slik at forsvarssektoren framstår som en storkunde innkjøpssamarbeid med andre nasjoner å redusere leverandørens risiko med entydige og realistiske krav og vilkår forhandlingsforberedelser kontraktstyper. Endringskostnader For en del prosjekter er endringer en vesentlig årsak til forsinkelser og kostnadsoverskridelser. Endringskostnadene er resultat av bl.a. antall endringer, tidspunktet for endringer og pris/kostnad for hver endring. Endringskostnadene vil normalt øke desto lengre ut i prosjektet endringer blir innført. Aktuelle virkemidler for å motvirke unødige endringskostnader, kan bl.a. være: tverrfaglig kvalitetssikring av behovsvurdering og spesifikasjoner fokusering på definering av grensesnitt bruk av opsjoner på alternative løsninger innsyn/kostnadskontroll av endringskostnader rask saksbehandling av endringer tidlig dialog og eventuelt også samarbeid før inngåelse av kontrakt iht. kap. 6 og utvikling av spesifikasjoner. Drifts- og utfasingskostnader Det skal vurderes hvordan drifts- og utfasingskostnader skal evalueres og om det er nødvendig å tegne en avtale om drift og vedlikehold med leverandøren i forbindelse med anskaffelsen. Aktuelle virkemidler kan bl.a. være: levetidskostnadsvurderinger tidlig integrert samarbeid med industrien i kravutformingsfasen samarbeid om vedlikehold med andre nasjoner inngåelse av drifts- og vedlikeholdsavtaler mens det foreligger reell konkurranse osv. bruk av næringslivssamarbeid. Forsvarssektorens interne anskaffelseskostnader Dersom forsvarssektorens interne prosjekteringskostnader er betydelige, skal disse vurderes.

For at forsvarssektoren skal få dekket sitt behov er det en forutsetning at behovet er kjent, at det er samsvar mellom behov og krav, og at leverandøren er i stand til å innfri de gitte krav til ytelse.

kjøp av kjent/utprøvd teknologi videreutvikling av eksisterende teknologi ta i bruk ny og mer effektiv teknologi kjøp fra kvalifiserte leverandører fastsettelse av realistiske krav gjennom markedsundersøkelser/samarbeid med leverandørmarkedet leverandøroppfølging bruk av ytelsesansporing.

Del 4. levetidskostnader

Dette kapitlet regulerer når og hvordan forsvarssektoren skal identifisere og vektlegge levetidskostnader i forbindelse med anskaffelser av varer og tjenester.

Levetidskostnadsvurderinger som utformes på bakgrunn av bestemmelsene i dette kapittelet vil normalt være en videreføring og utdypning av de levetidskostnadsvurderinger som er utformet og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

Med «levetidskostnader» menes de totale kostnader (anskaffelse, drift og avhending) til en enhet eller en kategori materiell inklusiv kostnader til organisasjonsmessige tiltak og utdannelse.

Om materiellet/tjenesten skal anskaffes Kjøpe/leie vurderinger Budsjettprosessen Utarbeidelse av kostnadseffektive krav til materiell Valg av leverandør/system Valg av tekniske løsninger ved utvikling av systemer Planlegging og forberedelse av driften av det som skal anskaffes, herunder valg av vedlikeholds- og forsyningskonsept.

4.3 Prosjektanskaffelser

Ved anskaffelser som gjennomføres som prosjekter skal identifikasjon og beregninger av levetidskostnader gjennomføres i definisjonsfasen. Resultatet av beregningen av levetidskostnadene skal inngå som et sentralt element i Fremskaffelsesløsningen (tidligere TPDOK 2). Prosjektet skal ikke gis status som «fremtidig prosjekt» før beregningene er gjennomført.

De identifiserte kostnadene skal kategoriseres og nedbrytes i henhold til retningslinjer gitt fra FD. Kategoriseringen og nedbryting skal benyttes videre i anskaffelsesprosessen slik at faktiske kostnader ved drift av materiellet kan vurderes mot de opprinnelige kostnadsberegninger.

Forespørsel og kravspesifikasjon skal utarbeides slik at det ut fra tilbudene er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning.

Tilbudene vil bare inneholde en del av kostnadene som vil inngå i en levetidskostnadsberegning. En rekke av disse er interne kostnader som forsvarssektoren selv må kalkulere, hvor deler av grunnlaget er basert på innspill fra tilbyderne. (F.eks. krav til bemanning.)

Levetidskostnad skal være et sentralt kriterium ved valg av leverandør. Dersom kravspesifikasjonen inneholder enkelte krav som er spesielt kostnadsdrivende med hensyn på levetidskostnader skal tilbyderne oppfordres til å tilby alternative tekniske løsninger.

Ved valg av system og leverandør skal levetidskostnader legges til grunn ved alle anskaffelser i forsvarssektoren. Omfanget av beregninger skal stå i forhold til den forventede besparelsen en eventuell beregning kan gi. Ved fastsettelse av omfanget av kartlegging/beregninger skal det tas hensyn til anskaffelsens størrelse, systemets levetid, de årlige driftkostnadenes størrelse sett i forhold til anskaffelsesverdien, og forventet størrelse på utfasing/avhendingskostnader. Det er vesentlig at levetidskostnadsberegninger påbegynnes tidlig i anskaffelsesprosessen. Nivået på levetidskostnadene må være kartlagt før det besluttes å iverksette en anskaffelse.

Ved en del mindre anskaffelser vil drift og avhendingskostnadene være ubetydelig sett i forhold til anskaffelseskostnaden, og detaljert beregning av drift/avhendingskostnader vil ikke være regningssvarende.

4.5 Generelle retningslinjer

Ved beregning av levetidskostnader bør nåverdimetoden benyttes ved valg mellom alternative teknologier eller leverandører. Ved neddiskontering av framtidige kostnader skal rentesats for kalkulatorisk rente (jf. pkt. 11.3.7.4) legges til grunn.

I forbindelse med levetidskostnader vil størrelsen på en del kostnader være forbundet med usikkerhet. Det skal utvises forsiktighet ved å vektlegge kostnader som ikke kan verifiseres. Dette gjelder for eksempel kostnader som slår betydelig inn i totalvurderingen, og som først vil inntre om lang tid (flere år), eller kostnader som er estimert fordi det evaluerte systemet ikke har vært i reell drift under sammenlignbare forhold. For å håndtere usikkerheten knyttet til kostnadene, kan kostnadsanslagene uttrykkes ved hjelp av sannsynlighetsberegninger.

Del 5. håndtering av usikkerhet

Dette kapitlet regulerer hvordan usikkerhet skal håndteres ved anskaffelser.

Usikkerhet er definert som «differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon».

Usikkerhet deles i to hvor den negative delen kalles risiko, og den positive delen kalles muligheter.

Forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet beskrevet i «Veiledning i håndtering av usikkerhet – PRINSIX, 1999» som dekker alle usikkerhetselementer i en anskaffelse. AQAP-2070 som dekker produktrisiko og leverandørrisiko.

for å redusere risiko for kostnadsoverskridelser, forsinkelser eller mangelfull ytelse. og eventuelt kunne dra nytte av de muligheter som identifiseres for kostnadsreduksjoner, økt ytelse, forsering av leveranser osv.

Usikkerhetselementer vil i stor grad være styrende for teknologivalg, bemanning av prosjekt, valg av anskaffelsesmetode, utforming av kravspesifikasjonen, kontraktsutforming, evalueringsmetodikk og kriterier for valg av leverandør, omfang av leverandøroppfølging, samarbeidsformer osv.

Alle prosjekter som er organisert etter PRINSIX (Kategori 1, 2 og 3) skal benytte forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet. Metoden skal benyttes i alle faser av et anskaffelsesprosjekt.

Ved anskaffelser som ikke er organisert etter PRINSIX, skal omfanget av usikkerhetsvurderinger tilpasses de konsekvenser en eventuell mangelfull eller forsinket leveranse medfører for forsvarssektoren.

Vurdering av produktrisiko og leverandørrisiko er regulert av AQAP-2070 og er nærmere beskrevet under del 7 Kvalitetssikring.

5.4 Ansvar og fagmyndighet for usikkerhetshåndtering

Ved prosjekter som er organisert etter PRINSIX er Forsvarsdepartementet eller etatssjefen (avhengig av hvilken fase man befinner seg i) ansvarlig for at prosjektet/prosjektene håndterer usikkerhet i henhold til gjeldende retningslinjer. I prosjektene er den som eier usikkerheten ansvarlig for håndtering av denne på sitt nivå.

For enkelte usikkerhetselementer er det utpekt fagmyndighet som skal vurdere leverandørens finansielle stilling/risiko og kvalitetsmessige vurderinger, se del 12 Leverandøranalyse.

Del 6. Leveransebeskrivelse

En forutsetning for at leverandører skal kunne gi bindende tilbud, samt inngå bindende avtaler, er at det foreligger en entydig beskrivelse av den vare og/eller tjeneste som skal leveres. Denne beskrivelsen kalles en kravspesifikasjon.

Kravspesifikasjonen utarbeides på bakgrunn av den forutgående behovsanalyse/vurdering som forsvarssektoren har foretatt.

Ved kompliserte anskaffelser utarbeides kravspesifikasjonen som et separat dokument med undervedlegg. For denne type anskaffelser inneholder Prinsix utfyllende retningslinjer for form og innhold.

For enklere anskaffelser skrives kravspesifikasjonen i samme dokument som de kommersielle og administrative krav/betingelser.

Begrepet kravspesifikasjon er benyttet i Prinsix, og blir av den grunn også benyttet her for å sikre enhetlig begrepsbruk. Det er vesentlig at begrepene leveransebeskrivelse og kravspesifikasjon ses uavhengig av begreper som «spesielle kontraktsvilkår», «Kommersielle Vilkår», «Teknisk Vedlegg» osv.

Det er opp til den enkelte anskaffelsesmyndighet å bestemme hvordan de ønsker å organisere kommersielle, tekniske, juridiske, og administrative opplysninger i forespørsler, kontrakter osv. Dette vil i enkelte tilfelle være rasjonelt å operere med et samledokument, mens det i andre sammenhenger vil være rasjonelt å dele informasjonen inn i flere dokumenter etter emner.

En del elementer som er berørt under leveransebeskrivelse vil det være naturlig å berøre både i kommersielle dokumenter og i tekniske dokumenter. F.eks. vil opsjoner kunne være omhandlet begge steder. Man skriver f.eks. hvilke opsjoner man har i kommersiell del, mens man i den tekniske delen beskriver de tekniske konsekvenser/beskrivelser av disse opsjonene.

Ved utarbeidelse av kravspesifikasjon, skal følgende hovedprinsipper/retningslinjer legges til grunn:

Kravspesifikasjon skal utformes slik at krav, mål, toleranser, referanser etc. er entydige og lett forståelig for leverandører.

Kravet til at alle krav, mål, toleranser, referanser etc. er entydige og lett forståelige er vesentlig for at tilbydere skal kunne gi et bindende tilbud, og for at flest mulig tilbud som ankommer dekker forsvarssektorens behov.

Kravene skal være utformet slik at det skal være mulig å verifisere at leverandørens løsning tilfredsstiller disse. Det vil i enkelte tilfelle være behov for å ta med krav hvor det er behov for å legge til grunn skjønn for å fastslå om kravet er nådd eller ikke. Det kan f.eks. være krav som; «brukervennlig», «høy håndverksmessig standard» osv. Slike krav kan tas med selv om det til en viss grad er skjønnsmessige hensyn som legges til grunn ved en verifisering. Dersom kravspesifikasjon består av flere dokumenter, så skal disse rangeres. Eventuell rangering må koordineres med kommersielle dokumenter. Ved utarbeidelse av forespørsler/kontrakter som består av flere dokumenter er det alltid en risiko for at dokumentene inneholder motstridende opplysninger. Ved å rangere dokumentene håndterer man hvordan slike motstridende opplysninger skal tolkes (dvs.: tekst i høyere rangert dokument går foran tekst i lavere rangert dokument). Dokumenter skal gis dato/revisjonsnummer. Endringer i dokumentene skal merkes slik at det lett kan identifisere hvilke endringer som er foretatt i dokumentene. Ved henvisninger til dokumenter skal dokumentets revisjonsnummer oppgis. Dette er nødvendig for å sikre sporbarhet i saksbehandling. Videre gir det leverandører og forsvarssektorens egne saksbehandlere langt større mulighet til å fange opp eventuelle endringer i dokumentet som kan ha konsekvenser for deres arbeid. (F.eks. vil en innkjøper lettere fange opp om det er endringer i arbeidsomfang som vil ha kommersielle konsekvenser.)

Forsvarssektorens krav skal primært uttrykkes i form av funksjon-/ytelseskrav, ikke i form av fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv. Forsvarets Standard kan imidlertid benyttes dersom den foreligger.

garantiforpliktelser fra leverandør er avhengig at det benyttes deler av et spesielt fabrikat, spesielle driftssikkerhetsmessige forhold gjør det nødvendig, eller patenter/mønsterbeskyttelse eller andre opphavsrettslige forhold binder forsvarssektoren til ett spesielt fabrikat/leverandør.

Dersom man av andre grunner ikke er i stand til å beskrive leveransen uten å oppgi fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv., skal beskrivelsen etterfølges av ordene «eller tilsvarende».

Kravet er i tråd med Prinsix, lov om offentlige anskaffelser, EØS-avtalen, og WTO-avtalen. Ved å uttrykke krav i form av funksjons-/ytelseskrav oppnår man økt konkurranse fordi flere alternative tekniske måter for å dekke forsvarssektorens behov kan tilbys. Videre oppnås lavere kostnader og bedre løsninger fordi man overlater til leverandørene å finne den mest kostnadseffektiv måte å dekke forsvarssektorens behov på. Dernest utnytter man i større grad leverandørenes kompetanse til å finne gode løsninger og reduserer muligheten for favorisering av spesielle leverandører ved å styre leveransene til disse ved å stille spesielle krav til teknisk løsning.

Dersom forsvarssektoren må definere spesielle krav til materialer, utførelse, teknisk løsning osv., skal dette gjøres gjennom henvisninger til åpne leverandøruavhengige standarder som: STANAG, Forsvarets Standard, ISO, DIN, Norsk Standard osv. (ref. del 10 Standardisering). Ved å benytte åpne leverandøruavhengige standarder søker man å overholde internasjonale avtaler (EØS-avtalen og STANAGs), økt konkurranse fordi flere leverandører kan tilby, redusere farene for misforståelser vedrørende krav, reduserer arbeidsmengden ved å utarbeide krav, samt gjør det mulig å benytte standard maler og sjekklister for beskrivelse av materiell.

forsvarssektorens eksisterende utstyr, utstyr som leveres av andre leverandører, eller utstyr som skal anskaffes i framtiden, skal grensesnitt beskrives eksakt og entydig. Grensesnitt skal, så langt det er mulig, spesifiseres i form av åpne og leverandøruavhengige standarder (ref. pkt. 6.2.3).

En stor del av endringskostnader og problemer i forbindelse med anskaffelser skyldes uklare beskrivelser av utstyrets grensesnitt. Ofte er dette ikke tilstrekkelig brakt på det rene på anskaffelsestidspunktet, og blir derfor uklart definert, eller ikke definert i det hele tatt. For å kunne kjøpe tilstøtende utstyr på konkurranse, bør det utstyret som anskaffes ha mest mulig «åpne» grensesnitt. Ved å benytte åpne leverandøruavhengige standarder ved spesifisering av grensesnitt reduserer man muligheten for å spesifisere seg inn i en framtidig eneleverandørsituasjon.

Dokumentasjon, som leverandøren skal levere, skal spesifiseres entydig og oversiktlig med dato for når det enkelte dokument skal leveres, jf. Prinsix. Det vises også til Norsk Standard (NS) 5820 som håndterer dokumentasjonskrav på en ryddig måte i hele anskaffelsesprosessen.

Dersom gjenstand, prøve eller modell er en del av kravspesifikasjon, eller en del av tilbud/anbud, skal disse være klart og entydig merket og beskrevet.

Gjenstand, prøve, modell kan være en del av kontraktsgrunnlaget, og må derfor entydig defineres.

Krav skal utarbeidelse med tanke på lavest mulig levetidskostnader. Krav kan stilles som absolutte krav (skal krav), og som alternative tilleggskrav (bør krav). Det skal legges stor vekt på at «skal krav» er oppnåelige så vel teknologisk som økonomisk.

Levetidskostnader skal stå i sentrum ved utforming av krav og valg av leverandør. For å gjennomføre levetidskostnadsevalueringer, og vurdere hvorvidt en løsning er regningssvarende eller ei, er det behov for en differensiering av type krav. En del krav er absolutte («skal krav»), og en del krav vil være gjenstand for en kost/nytte vurdering («bør krav»).

Videre er det satt fokus på at «skal krav» skal være oppnåelige teknologisk og økonomisk, for å unngå at man «prøver seg fram», for å se hva markedet kan levere, for så å renonsere på kravene dersom kravene ikke kan innfris teknisk eller dersom kravene ikke er økonomisk regningssvarende. En slik endring på, eller fravikelse av, opprinnelige «skal krav» vil påvirke konkurransesituasjonen mellom tilbydere, og kan medføre at en pågående anskaffelsesprosess må stoppes, og startes fra nytt av.

Kravspesifikasjoner skal utformes på norsk eller engelsk.

I følge LOA har man rett til å benytte norsk. Prinsix sier at kravspesifikasjon bør utarbeides på engelsk (Prinsix 9.3.1). Det må i det enkelte tilfelle vurderes hvilket språk som er mest hensiktsmessig å benytte ved anskaffelser. Ved valg av språk er det vesentlig at man benytter et språk som ikke reduserer konkurransen. Språk skal ikke benyttes for å favorisere eller diskriminere leverandører, jf. pkt. 1.2.5.

Dersom forsvarssektoren har opsjoner på leveranser/ytelser, skal disse beskrives på samme måte/detaljeringsgrad som de øvrige leveranser. Opsjoner skal innarbeides i henhold til del 15 Opsjoner.

6.3 Utarbeidelse av kravspesifikasjon

Arbeidet med utarbeidelse av kravspesifikasjon vil variere med omfang og kompleksitet av anskaffelsen.

For å unngå at det stilles krav som er mangelfulle, kostnadsdrivende eller unødvendig konkurransehemmende, skal den som er ansvarlig for utarbeidelse av kravspesifikasjonen ha et nært samarbeid med brukere og det kommersielle fagmiljø.

Videre må mulige teknologier, tekniske ytelser og leverandører identifiseres for å kunne vurdere oppnåelighet av brukerkrav og eventuell usikkerhet knyttet til dette. Utforming av kravspesifikasjon vil kunne være avhengig av fremskaffelses-/kontraktsstrategi og anskaffelsesprosedyre, og skal derfor ikke ferdigstilles før strategi/prosedyre er valgt.

Kravspesifikasjon vil være et resultat av fremskaffelses-/kontraktsstrategi som henger nøye sammen med anskaffelsesmetode. Kravspesifikasjonen skal ikke utarbeides før strategi og anskaffelsesmetode er valgt.

Eventuelle forbehold/avvik som tilbydere/anbydere har gjort, og som forsvarssektoren har akseptert. Eventuelle innrømmelser eller avklaringer som er gjort i forhandlingsmøter eller avklaring av anbud. I en del tilfelle vil det også være behov for å konkretisere kravspesifikasjonen opp mot den leveransen som tilbyder faktisk har tilbudt. Dersom dette gjøres ved å spesifisere tekniske løsninger, metoder, merkenavn osv., må dette gjøres på en slik måte at leverandøren fortsatt står ansvarlig for å møte de overordnede krav til ytelse og funksjon.

Oppdragsgiver kan ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke senere konkurranse, se pkt. 1.8.5.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Kommentar:

Bestemmelsen skal ivareta to legitime hensyn som må balanseres.

Dels skal pkt. 6.3.3 ivareta likebehandlings- og konkurranseprinsippet. Det vises til Dalseideutvalgets rapport, særlig pkt. 11.1.3, (http://intranett/tema/HEL/Documents/Rapport%20fra%20Dalseideutvalget.pdf) hvor det fremgår det at konsulenters ev. interesse i å vri konkurransen i en bestemt retning kan utgjøre et «særegent forhold» som virker inhabiliserende etter fvl. § 6 andre ledd. Det fremgår videre at konsulentbistand som begunstiger enkelte leverandører kan være i strid med det grunnleggende krav til likebehandling, og således i strid med ARF, se pkt. 1.2.5.

Pkt. 6.3.3. 1. ledd henviser derfor til pkt. 1.8.5 hvor konkurranseprinsippet fremgår. pkt. 1.8.5 gjelder for LOA/FOA-anskaffelser. Ordlyden i pkt. 1.8.5 er identisk med FOA § 3-8.

Dels skal pkt. 6.3.3 ivareta næringspolitiske aspekter om samarbeid med industrien.

Pkt. 6.3.3 2. ledd gir hjemmel for å inngå tidlig dialog med industrien også i form av bruk av rådgivere med leverandørtilknytning dersom FD samtykker. Dette skal sikre at man skal kunne utnytte ulike leverandørers kunnskap for å utarbeide kostnadseffektive krav uten å ødelegge konkurransemomentet for de øvrige leverandører som ønsker å sende inn tilbud. Iht. Dalseideutvalgets rapport pkt. 22.3.5 fremgår det at Forsvarets kontraktsmodell for integrert samarbeid (ISAM) inneholder flere elementer som kan og bør benyttes. Også internasjonalt er det utviklet mange modeller for iterative prosesser som ivaretar behovet for å skape synergi og effektiv samhandling på den ene side, men som også ivaretar begge siders prosjektmedarbeideres behov for å ivareta sin arbeidsgivers interesser.

Det skal settes en rimelig frist for kommentarer fra de øvrige tilbydere iht. pkt. 6.3.3 2. ledd. Fristen må ses i forhold til hvor omfattende kravspesifikasjonen er og hvor lang tid de øvrige leverandører trenger for å sette seg inn i denne.

FD vil uansett ha hjemmel i ARF pkt. 1.3 til å beslutte å gå til direkteanskaffelse når dette måtte være ønskelig av politiske hensyn eller andre grunner, selv om leverandøren har deltatt som rådgiver. Pkt. 1.3 gir hjemmel til å fravike pkt. 6.3.3 og andre bestemmelser i ARF i de tilfeller anskaffelsesmyndigheten finner å ville anskaffe rådgivningstjenester og leveranser i samme konkurranse, men i slike tilfeller må det etableres mekanismer som sikrer anskaffende myndighet nødvendig kontroll over kravspesifikasjoner mv.

6.4 Produkt og tjenestespesifikke krav

Reglene bygger på «Veiledning i kjøp av konsulenttjenester» utgitt av Statskonsult, med enkelte presiseringer.

Ved anskaffelse av konsulenttjenester skal det klart framgå om den tjenesten som anskaffes er et konsulentoppdrag eller konsulentbistand.

Ved anskaffelse av konsulentoppdrag skal konsulenten(e) utføre et konkret stykke oppdrag, eller levere et definert sluttprodukt. Oppgaven må klart avgrenses, og kravene til sluttproduktet må defineres.

Ved anskaffelse av konsulentbistand engasjeres konsulenten som ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver. Konsulentens rolle i forsvarssektoren må defineres klart. Innleide konsulenter kan ikke forplikte forsvarssektoren, se pkt. 25.7.

Dersom det anskaffes konsulentbistand skal oppdraget inneholde tidsavgrensning. Oppsigelsestiden for konsulentbistand skal ikke overstige 30 dager.

Forsvarssektoren skal sikre seg opphavs- og eiendomsrett iht. bestemmelsene i del 20 Rettigheter.

Konsulenten skal pålegges taushetsplikt iht. bestemmelser i forvaltningsloven (jf. § 13 ff.) og sikkerhetsloven med forskrifter kommer til anvendelse for konsulenten og eventuelt hans personale hvis konsulenten eller ansatte hos konsulenten vil få tilgang til sikkerhetgradert informasjon.

Forsvarssektoren skal sikre seg rett til å godkjenne eventuelt skifte av person/konsulent. Eventuell opplæring av ny person skal bekostes av leverandør.

Dersom oppdraget eller bistand fører til at konsulenten tilegner seg en kompetanse som forsvarssektoren vil ha behov for i framtiden, skal det defineres hvordan kompetanseoverføring til forsvarssektoren skal skje, f.eks. i form av rapporter, nye rutiner, kurs/opplæring osv. (jf. Veiledning fra Statskonsult, pkt. 5.6).

Ved anskaffelse av næringsmidler skal følgende krav stilles til leverandører: «all produksjon, lagring, og distribusjon av næringsmidler skal skje i henhold til; Offentlige bestemmelser for produksjon, frambud mv. av næringsmidler (Internkontroll mat)».

6.5 Krav ifm. gjennomføring av leveransen

Krav til kvalitetsstyring skal være med i både forespørsel og kontrakt, og bør være en del av kravspesifikasjonen.

Anskaffelsesmyndigheten setter krav til kvalitetsstyring ut fra kriteriene i del 7 Kvalitetssikring pkt. 7.3.1 Valg av krav til kvalitetsstyring. Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal yte nødvendig bistand i utarbeidelse av disse krav.

Anskaffelsesmyndigheten skal, gitt at det er satt krav til kvalitetsstyring, sette krav til at leverandøren fremlegger dokumentasjon på hvordan leverandøren planlegger å sikre kvaliteten på leveransen. Dokumentasjon som det kan være relevant å kreve er regulert i del 7 Kvalitetssikring, pkt. 7.3.3 Krav til dokumentasjon og planer.

Kravene til leverandøren skal spesifiseres i kontrakten, se del 7 Kvalitetssikring.

I henhold til «Direktiv for materiellforvaltning i Forsvaret» skal alt strukturmateriell kodifiseres og/eller brukermeldes. Anskaffet eller lånt prøvemateriell som nyttes ved avdelinger, skal kodifiseres og/eller brukermeldes, dvs. identifiseres, klassifiseres og nummereres i samsvar med STANAG 3150 og STANAG 3151. Kravspesifikasjonen skal derfor inneholde krav og betingelser iht. del 9 NATO-kodifisering.

Kommentar:

Kodifisering er obligatorisk for alle forsyningsartikler i forsvarssektoren, og skal være med i forespørsel/kontrakt.

Dersom det er tatt beslutning om formell konfigurasjonsstyring i forbindelse med en anskaffelse, skal det stilles krav til leverandøren i henhold til del 8 Konfigurasjonsstyring.

Ved tidskritiske leveranser kan forsvarssektoren og leverandøren avtalefeste en detaljplan for gjennomføring av leveransen. Leverandøren skal regelmessig rapportere framdrift og status i forhold til denne planen. Forsvarssektoren skal forbeholde seg retten til å verifisere framdrift og status, (ref. del 2, 2.23.2 Rapportering).

Sviktende/manglende kommunikasjon mellom salgsansvarlig og de som skal utføre leveransen(produksjonsansvarlig). Mangelfull planlegging av gjennomføring av leveransen, samt dårlig håndtering av underleverandører. Dårlig kommunikasjon mellom kjøper og selger. Selger er ofte avhengig av informasjon fra kjøper for å kunne gjennomføre leveransen, men selger er ikke tilstrekkelig pågående i forhold til kjøper for å få tak i relevant informasjon.

Del 7. Kvalitetssikring

Del 7 Kvalitetssikring inneholder regler og retningslinjer for hvilke kvalitetsstyringskrav forsvarssektoren skal stille til leverandører ved anskaffelse av produkter , 1 og hvilke kvalitetssikringsaktiviteter forsvarssektoren skal utføre i den forbindelse.

Kvalitetsstyring er koordinerte aktiviteter som kreves iverksatt av leverandørene for å rettlede og styre sin virksomhet.

Kvalitetssikring er planlagte og systematiske aktiviteter som iverksettes for å verifisere leverandørens kvalitetsstyring. Hensikten er å skaffe tilstrekkelig tiltro til at leverandøren oppfyller kontraktens krav.

Avhengig av anskaffelsens kompleksitet, omfang og risiko skal hensiktsmessige krav til leverandørens kvalitetsstyring velges, og fastsettes i kontrakt. Kriterier for valg av krav til kvalitetsstyring er beskrevet i pkt. 7.5. (Se del 26 for definisjoner.)

1 Produkt er definert som «Resultat fra en prosess» i NS-ISO 9000:2000 og omfatter blant annet varer, tjenester, programvare, prosessfremstilte materialer etc.

Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal på oppdrag bistå anskaffelsesmyndigheten med å gjennomføre kvalitetssikring før kontraktinngåelse og i kontraktsgjennomføringen. Ved anskaffelser i utlandet kan Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet delegere kvalitetssikring til andre lands myndigheter i samsvar med gjeldende avtaler.

Utarbeide/vurdere krav til kvalitetssikring i forespørsler Evaluere kvalitetssikringsdokumentasjon i tilbud Delta ved identifisering av usikkerhet (risiko) Gjennomføre «leverandøranalyse – kvalitetssikring» (jf. pkt. 7.2.1.1) Gi støtte ved utarbeidelse av kontrakter og kontraktsforhandlinger.

I de tilfeller det er behov for en grundigere vurdering av leverandørenes System for kvalitetsstyring før leverandør velges og avtale inngås, gjennomføres normalt en leverandøranalyse. Detaljer for når leverandøranalyser skal gjennomføres, og omfanget av analysene, er regulert i pkt. 12.4 Leverandøranalyse – kvalitetssikring.

Inngå avtaler med andre NATO-lands kvalitetssikringsmyndigheter (ref. STANAG 4107) for å sikre forsvarssektorens kvalitetssikring hos utenlandske leverandører og gjennomføre samarbeide med disse instanser under kontraktsperioden, i samsvar med AQAP-2070 Gjennomføre prosesser for kvalitetssikring etter retningslinjer gitt i AQAP-2070 Vurdere og akseptere kvalitetsplaner Delta i vurderingen av konfigurasjonsstyringsplan, risikoplan, prosjektplan etc. Vurdere og gi råd ifm. avvikshåndtering Planlegge, gjennomføre, rapportere og følge opp kvalitetsrevisjoner på system, prosess eller produkt Verifisere at korrigerende og/eller feilforebyggende tiltak iverksettes av leverandøren Følge opp leverandørens verifikasjonsaktiviteter som f.eks. Design Review, Factory Acceptance Test, etc. Gi støtte til anskaffelsesmyndigheten i saker relatert til kvalitetssikring Bekrefte utført kvalitetssikring ved å signere Sertifikat på konformitet/Certificate of Conformity.

Kvalitetssikringsoppdrag skal formaliseres ved å bruke bl 5203 Anmodning om kvalitetssikring. Anskaffelsesmyndigheten skal sende blanketten til kvalitetssikringsmyndigheten sammen med kopi av kontrakten og/eller øvrige relevante saksdokumenter.

STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications» har avtalt kostnadsfri og gjensidig utveksling av kvalitetssikringstjenester innen NATO. Denne utveksling utføres av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet ved norske anskaffelser i utlandet og ved andre NATO-lands anskaffelser i Norge. I tillegg til STANAG 4107 finnes bilaterale avtaler som omhandler kvalitetssikring.

Kravdokumenter Policy og veiledende dokumenter.

AQAP-2110 «NATO Quality Assurance Requirements for Design, Development and Production» AQAP-2120 «NATO Quality Assurance Requirements for Production» AQAP-2130 «NATO Quality Assurance Requirements for Inspection and Test» AQAP-2131 «NATO Quality Assurance Requirements for Final Inspection» AQAP-2105 «NATO Requirements for Deliverable Quality Plans» AQAP-2210 «NATO Supplementary Software Quality Assurance Requirements».

AQAP-2000 «NATO Policy on an Integrated Systems Approach to Quality through the Life Cycle» AQAP-2009 «NATO Guidance on the Use of AQAP-2000 series» AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

7.5 Krav til leverandørens kvalitetsstyring

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å stille riktige krav til kvalitetsstyring og at nødvendige betingelser og øvrige krav blir avtalefestet. Kravene skal inkluderes i forespørselen, og avtalefestes i den påfølgende kontrakt.

Leverandøren skal implementere og gjennomføre kvalitetsstyring i overensstemmelse med den kontraktfestede standard, slik at leveransen blir i samsvar med kontraktens krav.

Leverandørens korrespondanse vedrørende kvalitetssikring skal sendes Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet.

Det skal framgå av kontrakt at Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal utføre kvalitetssikring på vegne av forsvarssektoren. Ved anskaffelser i utlandet skal kontrakten alltid inneholde vilkår for å kunne delegere oppdraget videre til det respektive lands kvalitetssikringsmyndighet i samsvar med gjeldende avtaler.

Krav til leverandørens system for kvalitetsstyring skal velges ut i fra kriteriene nedenfor og gjøres i samråd med Kvalitetssikringsmyndigheten. Materiellsystemer og produkter til forsvarssektoren kjennetegnes av avansert teknologi, tilhørende økende kompleksitet og er gjenstand for myndighetskrav, der kombinasjonen av disse kan påvirke kostnadene. Det er derfor svært viktig at produktene er konstruert, tilvirket og fremskaffet slik at de er i overensstemmelse med kjøpers krav. For forsvarssektoren som kjøper er det essensielt at leverandøren har tilstrekkelig grad av styring med virksomheten. Hensikten er å skape tiltro til at produktene leveres i samsvar med fastsatte krav. Kravene til styring for å oppnå tilsiktet kvalitet og risikoreduserende tiltak som iverksettes av leverandøren må derfor være innrettet slik at de gjøres synlige for forsvarssektoren som kjøper.

Krav til kvalitetsplan Krav til konfigurasjonsstyring og konfigurasjonsstyringsplan Krav til risikoplan Krav til videreføring av krav til underleverandører og oppfølging av underleverandører System for kontroll med overvåkings- og måleutstyr skal være iht. ISO 10012 En rekke krav til innsyn og kjøpers rettigheter; blant annet hos underleverandører, informasjon om avvik, rettigheter til å avvise produkter med avvik, dokumentasjon, prosedyrer, etc. Krav til assistanse ved verifikasjonsbehov.

Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet ikke er utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger må helt eller delvis utarbeides før produksjon kan igangsettes. Standarden omfatter derfor krav til leverandørens styring med alle prosesser relatert til blant annet utvikling, konstruksjon, innkjøp, produksjon (tilvirkning) og verifikasjon.

Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet er ferdig utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger foreligger før produksjon kan igangsettes.

Standarden omfatter derfor krav til leverandørens styring med alle prosesser relatert til blant annet innkjøp, produksjon (tilvirkning) og verifikasjon.

Når produksjonsomfanget i kontrakten eller deler av dette omfatter vedlikehold kan det ofte være behov for å kreve at leverandøren har styring med noen få utvalgte utviklings- og konstruksjonsprosesser. Det må da vurderes å bruke AQAP-2110 fullt ut eller alternativt tilpasse krav til styring av de spesifikke prosessene og innarbeide disse som krav i kontraktklausulen.

Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet er ferdig utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger foreligger før produksjon kan igangsettes, og produktets funksjon og ytelser kan verifiseres ved inspeksjon og test. Standarden omfatter derfor krav til blant annet innkjøp, inspeksjon og prøving (test), og leverandørens styring med resultatet av prosessene.

Når det er nødvendig/ønskelig å få adgang til produsentens produksjons områder og få dokumentert produktets egenskaper og ytelser i henhold til kravspesifikasjoner skal denne standarden velges.

AQAP-2210 benyttes i kontrakter som omfatter utvikling av programvare. Standarden omfatter utvikling, konfigurasjonsstyring, testing og vedlikehold av programvare.

AQAP-2210 benyttes som et supplement til AQAP-2110 for krav til kvalitetsstyring av programvare. Deler av AQAP-2210 kan også kontraktsfestes sammen med enten AQAP-2120 eller AQAP-2130 når produktet inneholder programvare det er forbundet med risiko 1 å tilpasse/utvikle.

1 En risiko kan f.eks. være at programvarens funksjonalitet og grensesnitt er ukjent og derfor må testes.

AQAP-2105 inneholder krav til innhold og oppbygging av en kvalitetsplan som skal utarbeides og leveres av leverandøren for en bestemt kontrakt. Kvalitetsplanen skal definere hvordan alle kvalitetsrelaterte kontraktskrav skal oppfylles. Kvalitetsplanen beskriver hvordan leverandøren vil styre prosesser, aktiviteter, ansvar og ressurser. AQAP-2105 benyttes i kontrakter som et supplement til AQAP 2110/2120/2130 paragrafene 5.4 og 7.1.

Kvalitetsplanen skal vurderes av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet som underretter leverandøren hvis planen ikke er akseptabel. Kvalitetsplanen skal være implementert snarest mulig etter kontraktinngåelse. Kvalitetsplanen oppdateres under kontraktsgjennomføringen og revisjoner fremlegges for vurdering og akseptering.

Ved anskaffelse av vanlige handelsvarer og enklere produkter der tekniske ytelser fastslås ved forsvarssektorens mottakskontroll, kan krav til kvalitetsstyring utelates i kontrakten.

Dersom det vurderes å være til fordel for forsvarssektoren, kan det unntaksvis gjennomføres anskaffelser på grunnlag av kravene i ISO 9001:2000 eller andre relevante standarder. Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal da konsulteres for å bistå med innarbeiding av nødvendige tilleggskrav i kontrakten og for å tilpasse den valgte standarden til anskaffelsens kompleksitet, omfang og risiko. Se pkt. 7.5.2. Begrunnelse for valg av standard skal gis i anskaffelsesprotokoll.

Anskaffelsesmyndigheten skal kreve at leverandøren dokumenterer oppfyllelse av de stilte krav til kvalitetsstyring. Dokumentasjonen skal leveres enten i tilbudsfasen eller tidlig etter kontraktsinngåelse og beskrive hvordan tilbyder planlegger å sikre kvaliteten på leveransen.

Leverandørens kvalitetshåndbok Svar på spørreskjema om leverandørens system for kvalitetsstyring (Questionnaire) Kvalitetsplan Konfigurasjonsstyringsplan Risikoplan.

Sertifikater som bekrefter personellets kompetanse, kapabilitetssertifikater/liste og bekreftelse på eventuell godkjenning/sertifisering av System for kvalitetsstyring m.m. Rapport fra kontraktsgjennomgang Eventuelt annen relevant dokumentasjon.

Leverandøren kan pålegges å gjennomføre granskning av kontrakten og tilhørende dokumentasjon for å planlegge og verifisere at kontraktskravene kan oppfylles. Dokumentasjon fra kontraktgjennomgangen sendes til anskaffelsesmyndigheten.

Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det skal leverandøren utarbeide en kvalitetsplan i samsvar med kravene i AQAP-2105. Kvalitetsplanen skal beskrive hvordan kvalitetsrelaterte kontraktskrav, herunder gjeldende AQAP-standard, vil bli oppfylt. Planen skal definere hvordan leverandøren vil styre prosesser, aktiviteter, ansvar og ressurser. Kvalitetsplanen og revisjoner av denne skal vurderes og kunne aksepteres av Kvalitetssikringsmyndigheten.

Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren utarbeide en konfigurasjonsstyringsplan. Krav er gitt i del 8 Konfigurasjonsstyring.

Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det skal leverandøren implementere og praktisere et system for risikostyring. Systemet og utøvelsen skal beskrives i en risikoplan eller kan etter avtale med kvalitetssikringsmyndigheten beskrives i kvalitetsplanen.

I kontrakten skal det stilles krav til leverandøren om å avtalefeste med sine underleverandører kvalitetssikringskrav som er i samsvar med kravene anskaffelsesmyndigheten har stilt til leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for kvalitetssikringen hos sine underleverandører og verifikasjon av kravoppfyllelse.

Søknad om å få levere produkter med avvik skal kun forekomme i unntakstilfeller. Søknad om godkjenning av større avvik, som enten skal «brukes som de er» eller repareres av leverandøren, må fremsendes på bl 5303 Søknad om godkjenning av avvik/bl 5353 Request for Acceptance of Deviation Permit/Concession. Leverandøren skal nøye beskrive avvikets konsekvenser for anvendelse av produktet. Reparasjonsprosedyrer skal vedlegges. Avvikssøknaden sendes anskaffelsesmyndigheten for beslutning via kvalitetssikringsmyndigheten for uttalelse.

Leverandøren skal kun legge fram for levering produkter som er kontrollert og bekreftet i samsvar med krav, med unntak av produkter med godkjente avvik. Leverandøren skal fylle ut og undertegne bl 5307 Sertifikat på konformitet /bl 5357 Certificate of Conformity som en bekreftelse på at produktet innen alle områder er fullt i overensstemmelse med kontraktens krav.

Undertegnet Sertifikat på konformitet fremlegges forsvarssektorens kvalitetssikringsmyndighet. Signering av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet er en bekreftelse til anskaffelsesmyndigheten om at kvalitetssikring er gjennomført i samsvar med oppdraget. I tilfeller der kvalitetssikringsmyndigheten har anmerkninger til den gjennomførte kvalitetssikringen tas nødvendige forbehold og bekreftelsen gis med unntak av anførsler i bl 5307/bl 5357 blokk 16 Merknader.

Signering av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet er ikke å betrakte som en godkjennelse av produktet som skal leveres.

Planlagte leveranser, eller deler av den, som fremlegges for forsvarssektoren, og som ikke tilfredsstiller kontraktkravene, skal forsvarssektoren tilbakevise.

Planlagte leveranser som ikke kan omarbeides eller repareres, og hvor eventuell avvikssøknad er avslått, skal plasseres på sperret lager inntil annen disponering er avtalt, eller vrakes.

7.6 Risikohåndtering

Håndtering av usikkerhet er en kontinuerlig aktivitet som pågår gjennom alle faser av et prosjekt, jf. del 5 Håndtering av usikkerhet.

Det skilles mellom usikkerhet som del av det totale prosjektet (total usikkerhetsvurdering) og usikkerhet som del av en kontrakt med leverandør. I kvalitetssikring benevnes den negative delen av usikkerheter som «risiko».

STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications», og AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

For å få en gjensidig forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, må produkt- og leverandørrisiko vurderes og håndteres i et samarbeid mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetssikringsmyndigheten. Anskaffelsesmyndigheten skal identifisere risiko for den aktuelle kontrakten og beskrive disse i bl 5203 Anmodning om kvalitetssikring, jf. pkt. 7.4.

Kommentar:

Blankett 5203 Anmodning om kvalitetssikring inneholder bl.a. et punkt om risikovurdering, som skal fylles ut av anskaffelsesmyndigheten. Den fremsendes til kvalitetsikringsmyndigheten ifm. oppdrag om leverandøranalyse, støtte til utforming av forespørsel/kontrakt, kontraktsforhandlinger, kvalitetssikring av kontrakt. Den vil danne grunnlaget for gjennomføringen av oppdraget. Blanketten skal synliggjøre oppdragsgivers vurdering av risiko, og blir utgangspunktet for den etterfølgende kommunikasjon mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetsikringsmyndigheten.

Forsvarssektorens metode for usikkerhetshåndtering skal benyttes som basis for risikoidentifiseringen. Risiko er her definert som sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer x hendelsens konsekvens. Risikoen klassifiseres som «Høy», «Moderat» eller «Lav». Risikovurderinger er å betrakte som et øyeblikksbilde. Dersom risikoelementer endres eller nye identifiseres, skal kvalitetsikringsmyndigheten informeres i den hensikt å korrigere oppfølgingen til områder med den til enhver tid antatt høyeste risiko.

AQAP-2070, NATO Mutual Government Quality Assurance (GQA) Process gir veiledning om risikobasert kvalitetssikring i NATO. AQAP-2070 deler risiko i «Produkt- og Leverandørrisiko».

For å få en gjensidig forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, må produkt- og leverandørrisiko vurderes og håndteres i et samarbeid mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetssikringsmyndigheten.

Anskaffelsesmyndigheten skal identifisere risiko for den aktuelle kontrakten og beskrive disse i bl 5203 Anmodning om kvalitetssikring, del I rubrikk 13.

Elementene for produktrisiko må ta utgangspunkt i funksjonelle og tekniske krav, og må «spesifiseres så detaljert som mulig», for å kunne prioritere kvalitetssikringsressursene.

Med «produktrisiko» menes sannsynligheten for at et utilsiktet avvik på produktet oppstår og konsekvensen avviket medfører for produktets ytelse.

Med «leverandørrisiko» menes sannsynligheten for at leverandørens System for kvalitetsstyring ikke er tilstrekkelig for å styre prosessen for fremtagelsen av produktet iht. forespørsel/kontraktens krav. Blir oppdraget akseptert fyller kvalitetsikringsmyndigheten ut leverandørrisikoene iht. egen prosedyre, og sender blanketten tilbake til oppdragsgiver for eventuell etterfølgende kommunikasjon.

Delegeres oppdrag til andre NATO-land vil den utenlandske kvalitetssikringsmyndighet vurdere leverandørrisikoen.

Kontrakter uten identifiserte risikoelementer vil normalt ikke bli kvalitetssikret av kvalitetssikringsmyndigheten.

Basert på den inngåtte kontrakt, produktrisiko og leverandørrisiko, vil Kvalitetssikringsmyndigheten utarbeide sin kvalitetssikringsplan. Planen skal vise hvordan det spesifikke kvalitetssikringsoppdraget vil bli løst. Dette kan omfatte blant annet kvalitetsrevisjon hos leverandøren for å påse at leverandøren har etablert og implementert et System for kvalitetsstyring i samsvar med kontraktens krav og den aksepterte kvalitetsplanen. Planen skal være gjenstand for kontinuerlig oppdatering, og justeres ved endringer av risiko.

Kvalitetssikringsmyndigheten oversender planen til anskaffelsesmyndigheten etter avtale.

Del 8. Konfigurasjonsstyring

Del 8 gir bestemmelser om konfigurasjonsstyring i forbindelse med anskaffelser. Bestemmelsene ivaretar både de krav som skal stilles til leverandøren som del av kravene til kvalitetssikring, og de kravene til leverandøren som er nødvendig for at forsvarssektoren skal kunne gjennomføre konfigurasjonsstyring i anskaffelses- og driftsfasen.

Overordnede retningslinjer for konfigurasjonsstyring i forsvarssektoren, som dekker alle faser av et materiellprosjekt, er gitt i FS7610–1960.

Konfigurasjonsstyring er definert som: «tekniske og organisatoriske aktiviteter som identifiserer, holder kontroll med, utfører revisjoner på og fører regnskap over status for funksjonelle og fysiske egenskaper til systemet, inkludert programvare og støtteutstyr».

Konfigurasjonsstyring forankrer operative og tekniske krav i dokumentasjon slik at dette blir felles for både leverandør og anskaffelsesmyndigheten.

at tekniske og organisatoriske aktiviteter identifiseres, kontrolleres og revideres, samt at det skal føres regnskap med status for funksjonelle og fysiske egenskaper til produktet at anskaffelsen er i samsvar med de kravene som er stilt at anskaffelsen stemmer overens med den tilhørende dokumentasjonen og at dokumentasjonen er korrekt.

Ved konfigurasjonsstyring etableres basislinjer og administrative prosedyrer.

Kommentar:

Konfigurasjonsstyring må følges opp nøye for bl.a. å kunne fastslå konsekvensene av endringer, holde oversikt over hvilke tekniske løsninger som tidligere er innført, eventuelt forkastet (historikk, sporbarhet) og sikre at det finnes dokumentasjon som viser om senere versjoner av produktet er kompatibelt med hva som er levert tidligere.

For alt materiell som anskaffes og som skal inn i Forsvarets forsyningssystem, skal anskaffelsesmyndigheten etablere et ambisjonsnivå for konfigurasjonsstyring med en tilhørende plan (Konfigurasjonsstyrings plan (CM-Plan)) for gjennomføring av konfigurasjonsstyringsaktiviteter. CM-Planen skal oppdateres etter hvert som aktiviteter, forutsetninger og omfang endres. Konfigurasjonsstyring gir størst gevinster i forbindelse med komplekse tekniske anskaffelser. Det er derfor vesentlig at ambisjonsnivå tilpasses, og står i forhold til, de gevinster som kan realiseres.

Basert på kontraktens krav skal leverandøren utarbeide og dokumentere en konfigurasjonsstyringsplan. Planen skal sendes anskaffelsesmyndigheten for vurdering, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten.

Kvalitetssikringsmyndigheten gir sine kommentarer til Anskaffelsesmyndigheten som skal underrette leverandøren om planen er akseptabel. Den aksepterte CM-Plan skal implementeres ved oppstart av alle kontraktsaktiviteter hos leverandøren, og skal oppdateres under kontraktsgjennomføringen. (Revisjoner av planen skal fremlegges anskaffelsesmyndigheten for vurdering og akseptering, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten.)

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å stille nødvendige krav til leverandører i forbindelse med konfigurasjonsstyring. Kravene skal stilles på forespørselsstadiet, og avtalefestes i den påfølgende kontrakt/bestilling.

Avhengig av ambisjonsnivå, anskaffelsens art og omfang skal hensiktsmessige krav til leverandørens konfigurasjonsstyring velges.

Tabellen gir et forslag til relevante konfigurasjonsstyringskrav. Anskaffelsesmyndigheten skal i forespørselen anmode leverandøren om å utarbeide forslag til system for konfigurasjonsstyring basert på refererte krav, eller i spesielle tilfeller annen anerkjent internasjonal standard. Leverandøren skal dokumentere systemet i en preliminær konfigurasjonsstyringsplan som del av tilbudet. Kontraktens krav til produktet Kvalitetssikringskrav Krav til Konfigurasjons- styring Kontrakten omfatter utvikling, konstruksjon og produksjon, ev. også installasjon og feltprøver, dvs. at de tekniske krav i alt vesentlig er spesifisert som funksjons- og ytelseskrav (operative karakteristikker) AQAP-2110 ACMP-1-5 Komplekst/kritisk produkt AQAP-2110 AQAP-2120 AQAP-2210 ACMP-1-5 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-1-5 Levetid, pålitelighet og andre egenskaper kan bare sikres ved omfattende kontroll under fremtakingen AQAP-2110 AQAP-2120 AQAP-2210 ACMP-1-5 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-1-5 ** Programvare inngår i utviklingsarbeidet. AQAP-150 eller AQAP-160 kan anvendes alene der hvor kontrakten omfatter rene utviklings- eller vedlikeholdskontrakter for programvare AQAP-2210 ACMP-1-5 ** Produktets konstruksjon er fastlagt og er tilfredsstillende for den myndighet som har ansvaret for konstruksjonen. Eller der oppfyllelsen av tekniske krav bare kan demonstreres tilstrekkelig på basis av kvalitetskontroll utført under tilvirkning, behandling av materialer, deler, komponenter, enheter og/eller på det ferdige produkt AQAP-2120 AQAP-2130 AQAP-2131 ACMP-1, 2, 3 og 4 ACMP-3 og 4 Ingen Oppfyllelsen av tekniske krav kan demonstreres tilstrekkelig i forbindelse med sluttkontroll av der ferdige produkt AQAP-2131 Ingen

** ACMP-1-5 kan benyttes som supplement til krav om konfigurasjonsstyring.

Leverandøren skal i sitt tilbud legge fram et utkast til CM-plan som viser hvordan leverandøren har planlagt å gjennomføre konfigurasjonsstyring.

Kommentar:

En kort beskrivelse av systemet eller konfigurasjonsenheten Milepæler og aktiviteter i relasjon til prosjektets andre aktiviteter og milepæler Organisasjonen, inklusiv ansvar, relasjoner til linje/prosjektorganisasjonene til leverandøren og kontaktpunktene mot forsvarssektoren og andre Konfigurasjonsidentifikasjon Etablering av basislinjer, inklusiv felles basislinjer med forsvarssektoren Konfigurasjonskontroll – endringsbehandling både internt og opp mot forsvarssektoren Styring av grensesnitt Konfigurasjonsstatusregnskap – registrering og rapportering Konfigurasjonsrevisjon .

Under avklaringsfasen/forhandlingsfasen må leverandørens og forsvarssektorens CM-Planer avstemmes mot hverandre. Hovedretningslinjene for leverandørens plan skal avtalefestes. ACMP-1 kan benyttes som retningslinjer for utarbeidelse av CM-Plan.

I tillegg til leverandørens interne konfigurasjonsidentifisering, kan det være aktuelt at leverandøren må yte bistand til forsvarssektoren i forbindelse med utvelgelse av konfigurasjonsenheter som forsvarssektoren vil følge opp. Leverandørens bistand i den forbindelse må avtalefestes.

Som del av konfigurasjonsidentifikasjonen skal det velges hvilke komponenter/deler i materiellstrukturen som skal være oppfølgingsobjekter.

Kommentar:

Konfigurasjonsidentifikasjon er aktiviteter for å dokumentere systemets fysiske og funksjonelle egenskaper. Dette gjøres ved å velge konfigurasjonsenheter (CI-er) og fastsette konfigurasjonsdokumentasjon som entydig beskriver konfigurasjonsenhetens fysiske og funksjonelle egenskaper, herunder kritiske interne og eksterne grensesnitt.

Forsvarssektorens konfigurasjonsenheter vil være sammenfallende med leverandørens konfigurasjonsenheter, men leverandøren vil kunne operere med enheter på et mer detaljert nivå.

Det skal settes basislinjer for hver konfigurasjonsenhet. Det kan stilles krav til hvilke dokumenter som skal inngå i de respektive basislinjer og derved fryses på et bestemt tidspunkt. Endringer/avvik på disse dokumenter skal følge rutinene for endrings- og avviksbehandling. Dersom det er vesentlig at grensesnitt fryses innen en bestemt dato fordi denne informasjonen blir brukt som inngangsverdi i andre prosjekter osv., skal det avtalefestes tidspunkt for når grensesnittet senest må fryses, og konsekvenser for leverandøren dersom dette ikke overholdes.

Kommentar:

Basislinje er et sett formelt godkjente dokumenter som beskriver systemets konfigurasjon. Basislinjer fungerer som et referansepunkt for fremtidige endringer i systemet.

Det skal stilles krav til at leverandøren følger system for endrings-/ og avviksbehandling som angitt i pkt. 2.22.3 og 7.5.5 Rutiner for behandling av avvik.

Kommentar:

Endringsbehandling er aktiviteter/rutiner som utføres for å kartlegge tekniske og økonomiske konsekvenser av endringer før beslutning om endringen tas.

Det skal stilles krav til at leverandøren gjennomfører konfigurasjonsrevisjoner.

Kommentar:

Det skilles mellom funksjonell og fysisk konfigurasjonsrevisjon. Funksjonell konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å verifisere at en konfigurasjonsenhet tilfredsstiller de spesifiserte funksjonelle krav. Fysisk konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å verifisere at en konfigurasjonsenhet er produsert i henhold til den godkjente konfigurasjonsdokumentasjon. Både funksjonell og fysisk konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å etablere en produktbasislinje.

Det skal stilles krav til at leverandøren har et system for konfigurasjonsstatusregnskap. Systemet skal kunne spore alle endringer i konfigurasjonene fra hver basislinje fram til den gjeldende godkjente konfigurasjonen.

Relevante standarder og prosedyrer Kravdokumenter ACMP-1 NATO Requirements for the Preparation of Configuration Management Plans ACMP-2 NATO Requirements for Configuration Identification ACMP-3 NATO Requirements for Configuration Control – Engineering changes, deviations and waivers. ACMP-4 NATO Requirements for Configuration Status Accounting ACMP-5 NATO Requirements for Configuration Audit Plans Veiledende dokumenter ACMP-6 NATO Configuration Management Terms and Definitions ACMP-7 NATO Configuration Management Guidance on the Application of ACMPs 1 to 6 Tilleggsdokumenter FS 7610–1960 Retningslinjer for konfigurasjonsstyring i forsvarssektoren STANAG 4159 NATO Materiel Configuration Management Policy and Procedures for Multinational Joint Projects STANAG 4427 Allied Configuration Management Publications NS-ISO 10007 Quality Management – Guidelines for Configuration Management ANSI/EIA 649 National Consensus Standard for Configuration Management

Del 9. NATO-kodifisering

Del 9 gir bestemmelser og retningslinjer om kodifisering i forbindelse med anskaffelser av materiell til forsvarssektoren. Detaljerte retningslinjer er gitt i «HÅNDBOK for FORSVARETS KODIFISERINGS- OG KATALOGDATASYSTEM (FK25-ACodP-1), kapittel II.

Se vedlegg 2 til «Direktiv for Materiellforvaltning i Forsvaret».

Alle forsyningsartikler i forsvarssektoren skal kodifiseres iht. NATO-kodifiseringssystem. Ved anskaffelser som introduserer nye forsyningsartikler, skal anskaffelsesmyndigheten involvere det nasjonale kodifiseringsmyndighet så tidlig som mulig i anskaffelsesfasen.

Kommentar:

Kodifisering i Norge skal følge reglene i «the NATO Codification System (NCS)» (NATO-kodifiseringssystem), som brukes av alle NATO-land og alle «NCS-godkjente» Partnership for Peace (PfP)-nasjoner. Dette gir NATO og de «NCS-godkjente» PfP-nasjonene et entydig og felles system for identifisering av forsyningsartikler, og er utgangspunktet for maksimal effektivitet i nasjonal og internasjonal logistikkstøtte.

Det viktigste prinsippet for NATO-kodifiseringssystem er at forsyningsartikler skal kodifiseres og tildeles et entydig NATO-katalognummer i det land hvor sann fabrikant er lokalisert.

Den nasjonale kodifiseringsmyndighet i de forskjellige produsentland vil utføre kodifiseringsarbeidet vederlagsfritt, under forutsetning av at kodifiseringsklausulen (STANAG 4177, bl 5004/bl 5054) er tatt med i kontrakten og at fabrikanten leverer nødvendige tekniske data. Den norske kodifiseringsmyndighet skal kodifisere norsk produsert materiell, og materiell anskaffet fra land utenfor NATO og fra land som ikke er en «NCS-godkjent» PfP-nasjon.

Standard kodifiseringsvilkår i henhold til blankett 5004 «Kodifiseringsklausul» for norske tilbydere, og blankett 5054 «Contract Clause to the supply of technical data for identifying items of supply within the NATO codification system» (Appendix 1 til STANAG 4177) for utenlandske tilbydere. Blankett 5006 «Spørsmål vedrørende tekniske data for kodifisering i forbindelse med materiellanskaffelser» for norske tilbydere og Blankett 5056 «Questionnaire for cataloging data in connection with procurement of materiell» samt stille krav til at leverandører besvarer spørsmålene som del av tilbudet. Eventuelle spesielle krav/betingelser som; tidsfrister for levering av kodifiseringsdata samt kostnader relatert til etablering av kodifiseringsdata.

tilbyder har gjort seg kjent med betingelsene i standard kodifiseringsvilkår (bl 5004/bl 5054), og sørge for at vilkårene med nødvendige tidsfrister blir inkludert i avtalen (kontrakt/bestilling). Det skal spesielt påses at leverandøren er innforstått med at standard kodifiseringsvilkår skal videreføres i leverandørens avtaler med underleverandører. leverandørene besvarer spørsmålene i blankett 5006/5056 tilfredsstillende før eventuell avtaleinngåelse.

Del 10. Standardisering

Standardisering i forsvarssektoren har til hensikt å utvikle felles prosedyrer, praksis og forsvarsmateriell som vil gjøre det mulig å gjennomføre effektive nasjonale og allierte militære operasjoner og øvelser på en sikker og økonomisk måte.

Grunnlaget for enhver standardisering er operative, økonomiske og forvaltningsmessige hensyn.

Operativ standardisering som omhandler militær praksis, prosedyrer og formater Administrativ standardisering som omhandler prosedyrer og terminologi Materiellstandardisering som omhandler krav til materiell.

Operativ standardisering og materiellstandardisering påvirker hverandre gjensidig. Det er i hovedsak materiellstandardisering som er adressert i denne del 10, og hensikten er å gi retningslinjer for utforming av leveransebeskrivelsen. Øvrige føringer med hensyn til standardisering vil normalt være gjennomført og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget (GO).

10.3 Militære standarder

For å dekke NATOs spesielle standardiseringsbehov er det utarbeidet Standardiseringsavtaler (STANAG-er) som er bindende for den enkelte nasjon.

STANAG-er, som omfatter operative, administrative og materiell standarder, stiller hovedsakelig krav til interoperabilitet mellom NATO nasjonenes styrker.

STANAG-er som er formelt godkjent (ratifisert) til bruk i forsvarssektoren, skal benyttes ved anskaffelser av materiell eller tjenester. Katalogen «NATO Standardization Agreements and Allied Publications» AAP-4 gir oversikt og status over gjeldende dokumenter.

Når det ikke finnes andre dekkende standarder, og det er et erkjent behov for standardisering, utarbeides det Forsvarets Standard.

Forsvarets Standard omhandler tekniske krav til: materiell, prosedyrer, kvalitetssikring, helse, miljø og sikkerhet.

Det vil fremgå av den enkelte standard om den er bindende eller veiledende. Ved kontraktsinngåelse kan veiledende standarder pålegges brukt.

Det foreligger en rekke sivile standardiseringsorganisasjoner som utgir standarder internasjonalt, regionalt og nasjonalt. Ved materiellanskaffelser er blant annet følgende standarder relevant ved utarbeidelse av krav til materiell:

ISO – International Organisation for Standardization. IEC – International Electrotechnical Commission. ITU – International Telecommunication Union.

CEN – European Committee for Standardization. CENELEC – European Committee for Electrotechnical Standardization. ETSI – European Telecommunications Standards Institute.

10.4.3 Nasjonale standarder

NSF selger og markedsfører standarder og relaterte produkter fra hele verden. NSF har ansvaret for overordnet styring og koordinering av den nasjonale standardiseringsvirksomheten i Norge. Norsk Standard (NS) fastsettes av NSF på grunnlag av forslag fra de norske fagorganene og på grunnlag av europeiske og internasjonale standarder. Felleseuropeiske standarder får betegnelsen NS-EN.

Norsk Teknologistandardisering (NTS) har ansvaret for standardisering innen verkstedindustrien og beslektet virksomhet, inkludert offshore-rettet virksomhet. NTS har også ansvaret har enkelte tverrfaglige standardiseringsområder, som kvalitetssikring og informasjonsteknologi. Norges Byggstandardiseringsråd (NBR) har ansvaret for standardisering innen bygg og anlegg. Ansvarsområdet inkluderer også faste marine installasjoner. Norsk Elektroteknisk Komite (NEK) har ansvar for standardisering på det elektrotekniske området i Norge. Internasjonalt er NEK medlem av Internasjonal Electrotechnical Commision (IEC) og European Committee for Electrotech nical Standardization (CENELEC), og NEK representerer Norge i disse organisasjonene. Norsk Allmenstandardisering (NAS) har ansvar for standardiseringsoppgaver innenfor områdene forbrukersaker, medisinsk-teknisk utstyr, landbruk, miljø, bioteknologi, handel, kontor og administrasjon. Post- og teletilsynet (PT) ved Avdeling for teknikk og standardisering har ansvaret for telekommunikasjonsstandardisering. Internasjonalt er PT medlem av European Telecommunications Standards Institute (ETSI) og International Telecommunication Union (ITU).

Ved valg av standarder skal nedennevnte prioritetsrekkefølge legges til grunn. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) inneholder imidlertid absolutte retningslinjer for bruk av standarder. Disse retningslinjene skal følges for de av forsvarssektorens anskaffelser som faller inn under FOA. Prioritet Standard/organisasjon 1 NATO Standardiseringsavtaler (STANAG-er ratifisert av Norge) 2 Forsvarets Standard (FS) – Forsvaret 3 Europeiske standarder: Europeisk Standard (EN) – European Committee for Standardization ETS Standard – European Telecommunications Standard Institute CECC – Standard – CENELEC Electronic Components Committee AECMA-Standard – European Association of Aerospace Industries ECISS Standard – European Committee for Iron and Steel Standardization Norsk Standard som implementerer Europeisk Standard (EN) og European Telecommunication Standard (ETS) 4 Internasjonale standarder: ISO Standard – International Organization for Standardization IEC Standard – International Electrotechnical Commission ITU Recommendations – International Telecommunication Union Norsk Standard som implementerer ISO- og IEC standarder. 5 Norsk Standard – Norges Standardiseringsforbund 6 Andre nasjonale standarder For eksempel: tyske DIN, britiske BS, danske DS, finske SFS og svenske SIS. 7 Andre nasjoners militære standarder For eksempel: amerikanske MIL SPEC og britiske DEF-STAN. 8 Anerkjente bransje standarder For eksempel: ASTM – American Society for Testing and Materials

Del 11. Kostnadskontroll

Se del 26, vedlegg H for veiledning.

11.1 Virkeområde for kostnadskontrollen

Anskaffelser til forsvarssektoren skal som hovedprinsipp gjennomføres som kjøp etter konkurranse. Når det ikke er mulig å gjennomføre anskaffelsen basert på konkurranse, skal det normalt gjennomføres kostnadskontroll av pristilbudet fra leverandøren. Kostnadskontrollen gjennomføres med andre ord for å oppveie for manglende konkurranse. I slike tilfeller skal prisen baseres på at leverandøren får dekket sine relevante kostnader samt en rimelig avkastning på investert kapital for kontraktsgjennomføringen, under forutsetning av at leverandøren har en mest mulig effektiv utnyttelse av sine ressurser (innsatsfaktorer).

Gjennom kostnadskontrollen kan forsvarssektoren forsikre seg om at leverandøren har basert sine kalkyler på korrekte, oppdaterte og fullstendige data, og at leverandøren har fulgt de bestemmelser for kostnadsberegning som er nedfelt i dette regelverket. Kostnadskontrollen gjennomføres før kontrakt er inngått og/eller etter at kontrakten er fullført, avhengig av kontrakttype. Gjennomført kostnadskontroll danner basis for forhandling av en riktig pris for kontraktsgjennomføringen mellom anskaffelsesmyndigheten og leverandøren.

Kostnadskontroll foretas som hovedregel ved kjøp etter forhandlinger når konkurransen er utilstrekkelig. Det foretas derfor normalt ikke kostnadskontroll ved kjøp etter anbudskonkurranse, uten i helt spesielle tilfeller som f.eks. ved mistanke om prissamarbeid.

Ved gjennomføring av kostnadskontroll må innsynsrett være sikret. Om innsynsrett i tilknytning til kostnadskontroll, se del 23 Innsyn.

Kostnadskontroll omfatter oppgavene kostnadsanalyse, kostnadsprøving, prisglidningsanalyse samt vurdering av leverandørens økonomisystem.

Kostnadsanalyse er gjennomgang av en leverandørs forkalkyle knyttet til et tilbud med sikte på å skaffe grunnlag for å bedømme om den pris som tilbys er kalkulert i henhold til regelverket.

Analysen utføres når det er liten eller ingen konkurranse, eller når kalkylen er basert på særlig usikre beregninger av kostnadene. Kostnadsanalyse kan foretas helt uavhengig av hvilken kontrakttype som velges.

Grunnlaget for en kostnadsanalyse er et tilbud med tilhørende forkalkyle, som er en beregning av leverandørens antatte kostnader for den forespurte leveranse.

For å kunne bedømme kalkylen er det nødvendig med en revisjon av de enkelte kostnadselementer i forkalkylen og grunnlaget for disse. Revisjonen gjennomføres i henhold til fastsatt revisjonsmetodikk (se pkt. 11.3).

I de tilfeller der kostnadsanalyse er aktuelt, skal det medtas i forespørselen at forsvarssektoren forbeholder seg rett til, ved innsyn hos leverandøren, å analysere de kostnads- og prisdata som er ført opp i kalkylespesifikasjonen vedlagt tilbudet. Ved innsendelse av slike tilbud skal det foreligge en bekreftelse fra leverandøren, i form av utfylt og signert blankett 5301 «Spesifikasjon av pris», om at han er innforstått med forsvarssektorens innsynsrett, og at dataene som er oppgitt er så nøyaktige og fullstendige som mulig. Blankett 5301 skal også brukes ved kontraktmodifikasjoner.

Kalkylen skal være en selvkostkalkyle og skal bl.a. vise indirekte påslag og kalkulatorisk rente frem til selvkost. En kalkyle må ses i sammenheng med leverandørens budsjett og regnskapsopplegg. Dersom leverandøren anvender bidragsmetoden, må det etableres fordelingsprinsipper for indirekte kostnader som blir gjenstand for spesiell godkjennelse av forsvarssektoren.

Leverandøren kan ikke uten samtykke fra forsvarssektoren foreta endringer i kalkyle- og regnskapsmetoder eller praksis hvis dette vil medføre økt belastning på kontrakter med forsvarssektoren.

Ved utførelse av kostnadsanalyse plikter leverandøren å verifisere samtlige data og: Legge frem for forsvarssektoren en detaljert kalkyle som viser hvilke kostnader leverandøren har regnet med vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene Fremskaffe alle tilbud, bestillinger, kalkyler, budsjetter, regnskaper, bilag og andre beregninger for fastsettelsen av kostnadene Hvis det forlanges, å skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon Ellers gi opplysninger som forsvarssektoren mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene. Innsyn hos underleverandører (se del 23 Innsyn) Ved kjøp fra agenter kan anskaffelsesmyndigheten kreve å få oppgitt agentprovisjon/avtalen mellom leverandøren og agenten.

Kostnadsprøving er å avgjøre om leverandørens etterkalkyle gjenspeiler de faktiske kostnader og gevinst vedrørende en kontrakt, samt at de er relevante i henhold til regelverk og kontraktens vilkår.

Kostnadsprøving skal foretas for alle kontrakter som inneholder vilkår om dette.

priskontrakter med vilkår om ansporing eller gevinstbegrensning alle typer kostnadskontrakter kontrakter med vilkår om fremdriftsbetaling basert på faktiske påløpne kostnader under kontrakten.

Kostnadsprøving går ut på å revidere samtlige faktiske påløpne kostnader under en kontrakt etter at leveransen helt eller delvis er fullført. Grunnlaget for en kostnadsprøving er etterkalkyler med tilhørende dokumentasjon. Som grunnlag for sine vurderinger skal revisor følge fastsatt revisjonsmetodikk (se pkt. 11.3) og god regnskapsskikk.

Legge frem for forsvarssektoren et detaljert prosjektregnskap som viser hvilke kostnader leverandøren har belastet vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene Fremskaffe alle regnskapsdata, bilag og annen dokumentasjon som er nødvendig for etterprøving av kostnadene Hvis det forlanges, å skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon Ellers gi alle opplysninger som forsvarssektoren mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene.

Forsvarssektoren skal ha adgangsrett til forannevnte regnskapsdata, dokumenter og opplysninger i hele kontraktsperioden og inntil ett år etter at sluttoppgjør er foretatt.

Prisglidningsanalyse er en detaljert gjennomgang av alle kalkyleelementer i kalkylesøylen hos en gitt leverandør for å fastsette hvordan pris-/kostnadsnivå for hvert element som inngår endres over tid.

Hensikten er å vurdere endringstakten i forhold til en valgt indeks. Se del 26, vedlegg H for veiledning.

Pris for fremtidige anskaffelser baseres på gitt kostnadsnivå på et bestemt basistidspunkt (basispris). Det kan i kontrakten fastsettes hvordan prisen skal justeres i ettertid for å reflektere prisendringen i innsatsfaktorene i kontraktsperioden. Dette skal kun gjelde prisendringer utenfor leverandørens kontroll. For å oppnå dette må det knyttes en prisglidningsformel til basisprisen.

Prisjusteringer kan bare benyttes for kontrakter med en varighet på mer enn ett år. For kortere perioder er det mindre risiko forbundet med å basere seg på forventet kostnadsutvikling. En slik antatt endring kan derfor inngå i kontraktprisen

Ved forsinket levering som ikke skyldes forsvarssektoren eller force majeure, skal det ikke ytes kompensasjon for stigning i innsatsfaktorene for den perioden forsinkelsen varer. Når det er iverksatt lønns og/eller prisstopp gjelder det spesielle regler og forskrifter som bestemmes av myndighetene. Disse kan helt eller delvis sette prisglidningsbestemmelsene i kontrakten ut av kraft.

Se del 24 Valuta.

11.2.5 Vurdering av leverandørens økonomisystem

Med leverandørens økonomisystem forstås regnskaps-, budsjett- og kalkylesystemer med tilhørende undersystemer.

For å fastslå om leverandørens økonomisystem gir tilstrekkelig grunnlag for å fastsette de relevante kostnadene under forsvarssektorens kontrakt, vil det være nødvendig med en vurdering av systemet. Dette må skje i samarbeid med leverandøren.

En vurdering vil særlig være aktuell hos nye leverandører, i forbindelse med store leveranser, eller om endringer av systemet har funnet sted.

Hvis forsvarssektoren finner det nødvendig med endringer i leverandørens regnskapsførsel, må slike endringer avtales før kontrakt inngås.

Ved en gjennomgang av leverandørens økonomisystem vil revisorene kartlegge om leverandørens internkontroll og regnskapssystem er tilstrekkelig for å fastsette kostnadene under en kontrakt.

Kontoplan Forretningsregnskap Kostnadsregnskap Materialadministrasjon Lønnsberegning, timeregnskap Eventuelle prosjekt/ordre/produktregnskap.

Det vil også være aktuelt å gjennomgå leverandørens organisasjonsplan.

Kommentar:

Det tas utgangspunkt i leverandørens egen beskrivelse av systemet og rutinene. Dersom slike ikke foreligger, må leverandøren anmodes om å fremskaffe relevante beskrivelser.

Forsvarssektoren som anskaffelsesmyndighet stiller ikke egne spesielle krav til økonomisystemet. Det forutsettes imidlertid at leverandøren har tilstrekkelig detaljerte retningslinjer for kalkulasjons-, budsjett- og regnskapssystemer.

Regnskapsførselen skal være i samsvar med gjeldende lovgivning, norsk regnskapsstandard og god regnskapsskikk.

Regnskapet må være så spesifisert at det er mulig å skille ut bl.a. de kostnader som er omhandlet i avsnittet om «ikke relevante kostnader» (se pkt. 11.3.13-1). Ved forskjelligartet virksomhet bør regnskapet skille klart mellom de ulike virksomhetsområdene. Dersom det er nødvendig for at regnskapsfremstillingen skal bli i samsvar med alminnelig anerkjent regnskapspraksis og bestemmelsene i del 11, skal FLO Faggruppe Kontraktrevisjon kunne pålegge leverandøren å omarbeide sine regnskaper eller på annen måte redegjøre for sine beregninger og kalkyler vedrørende kontrakten.

Forsvarssektoren har innsynsrett i beskrivelser og håndbøker til økonomi eller informasjonssystemer.

Etter utført kostnadskontroll skal det på grunnlag av arbeidsdokumentene skrives en rapport som ender ut i en konklusjon, og som sendes anskaffelsesmyndigheten.

Revisor bør informere leverandøren om de korrigeringer som anbefales.

Rapporten skal inneholde de opplysninger som er fremkommet under revisjon og hvilke anbefalinger som gis. Oversikten skal vise hva som er trukket ut iht. regelverk etc. og hva leverandøren ikke har dokumentert tilstrekkelig. De anbefalinger som gis skal være basert på objektive forhold.

Rapporten skal utformes slik at leverandøren på anmodning skal kunne få utlevert hoveddelen. Det kan knyttes kommentarer av forhandlingstaktisk karakter i egne avsnitt som forbeholdes anskaffelsesmyndighetene.

Det er anskaffelsesmyndigheten som skal oversende rapporten til leverandøren.

Også for vurdering av en leverandørs økonomisystem, utarbeides det rapporter med konklusjoner.

11.3 Revisjonsmetodikk

Produktkalkylen skal være en selvkostkalkyle. Det henvises for øvrig til de etterfølgende avsnitt i dette kapittel hvor de enkelte elementer er mer utførlig behandlet.

Kommentar:

En anbefalt oppstilling av produktkalkylen: Direkte materialkostnader Direkte registrerbare eller direkte innkjøpte materialer til en gitt ordre Direkte timekostnader Lønn inklusive sosiale kostnader knyttet til en gitt ordre Andre direkte kostnader Tjenester eller ytelser innkjøpt til en bestemt ordre Materialforvaltningskostnader Kostnader forbundet med mottakskontroll, lagerhold, materialhåndtering mv. Blir normalt belastet som prosentpåslag på forbrukte materialer Indirekte tilvirkningskostnader Kostnader vedrørende produksjonsprosessen som ikke lar seg registrere direkte på en ordre (som for eksempel avskrivninger). Blir normalt belastet som prosentpåslag eller kronetillegg på direkte lønn eller timer forbrukt. Sum tilvirkningskost Salgs- og administrasjonskostnader Beregnes ofte i prosent av tilvirkningskost Sum driftskostnader Generelle utviklingskostnader Ikke produktrettede utviklingskostnader som fordeles på grunnlag av driftskostnader Kapitalkostnader knyttet til rentebærende kapital Kapitalkostnader beregnet av rentebærende kapital. Fordeles på grunnlag av driftskostnader Sum selvkost Risikokompensasjon/ Gevinst Tillegg for forretningsrisiko og spesiell risiko. Regnet av rentebærende kapital og fordeles på enkelt ordre i forhold til driftskostnader Tillegg for ansporing Andel av kostnadsreduksjoner mv. Pris

Kostnader som etter disse bestemmelser ikke skal medtas i kostnadsberegningen (ikke anbefalte kostnader), vil bli fratrukket i prisen av anskaffelsesmyndigheten.

Kostnader påløpt før kontraktinngåelse skal kun godkjennes i den utstrekning dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

Kostnader som kun angår kontrakten, bør i prinsippet registreres og behandles som direkte kostnader. Disse må imidlertid ikke inneholde kostnader som er dekket av de tillegg leverandøren anvender for indirekte kostnader.

Når kalkylen etableres og vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at forsvarssektoren ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse. Kapasitetsutnyttelsen bør ikke være mindre enn 80 % av full kapasitetsutnyttelse.

Kostnader som kan henføres direkte til en enkelt kostnadsbærer på en økonomisk forsvarlig måte.

Dette er leverandørens materialkostnader som inngår direkte i produktet. Eventuelle materialkostnader ifm. vrak, omarbeidelse eller kassasjon, kalkuleres her. Disse skal belastes direkte på den ordre der materiellet brukes. Materialer som rekvireres fra lager skal avregnes etter alminnelige prinsipper som anvendes konsekvent i bedriften. Det skal registreres virkelige uttak fra lager minus tiloversblevet materiell. Materialprisen skal være godskrevet de rabatter leverandøren oppnår, eller kunne ha oppnådd ved at han har en effektiv innkjøps- og lagerstyringsfunksjon. Prisnivået i kalkylen må samsvare med basistidspunktet i tilbudet.

I kontrakter der forsvarssektoren betaler fullt ut alle kostnader skal «Tiloversblevne materialer, komponenter og deler» tilhøre forsvarssektoren. For vurdering av leverandørens valg mellom egne eller fremmede ytelser, skal leverandører dokumentere at valgt løsning er gunstigst for forsvarssektoren.

Timesatser omfatter lønn og andre kostnader tilhørende et eller flere kostnadssteder som kan henføres direkte til en bestemt kostnadsbærer. Overtidstillegg godtas kun dersom dette er nødvendig for tidsaspektet for levering eller angitt i kontraktens spesielle vilkår.

Oppført timeforbruk står i et rimelig forhold til leverandørens tilgjengelige kapasitet og planlagte produksjonsmetode Oppført timeforbruk bygger på tidligere relevante etterkalkyler for tilsvarende produksjon Det er tatt hensyn til lærekurver og forventet rasjonalisering. Det må undersøkes om beregningene stemmer overens med så vel leverandørens tidligere erfaringer som med erfaringer fra andre leverandører. Det må kontrolleres at utregning av effekten av lærekurven er korrekt

Se del 26, vedlegg H for veiledning.

Oppførte direkte arbeidstimer ikke inneholder timer som i henhold til leverandørens kostnadsregistrering medregnes som indirekte arbeidstid.

Omfatter alle øvrige direkte kostnader som ikke strider mot pkt. 11.3.2. Spesielt må det kontrolleres at oppførte utviklings- og konstruksjonskostnader er relevante og at kostnader ikke er betalt gjennom andre kontrakter eller inndekket på annen måte.

Dette gjelder også kostnader til eget fremstilt verktøy, utstyr og andre engangskostnader. Verktøy, utstyr etc. som fremstilles under en kontrakt der forsvarssektoren betaler alle kostnader, skal tilfalle forsvarssektoren.

Kostnader som ikke kan identifiseres eller forbindes direkte med en enkelt kostnadsbærer på en økonomisk forsvarlig måte.

Ett eller flere innkjøps- eller materialforvaltningssteder Ett eller flere tilvirkningssteder En eller flere salgs- og administrasjonsavdelinger.

Leverandøren må kunne dokumentere de faktiske kostnader som danner grunnlag for fordeling av de indirekte kostnadene.

Fordeling av indirekte kostnader:

Fordelingen av kostnadene skal foretas slik at produktenes andel av de indirekte kostnadene blir så nøyaktige som praktisk mulig. Proporsjonalitetsprinsippet skal søkes lagt til grunn, slik at kostnadsbærerne blir belastet med de indirekte kostnadene i samme grad som de har forårsaket dem. Dersom leverandøren driver forskjelligartet virksomhet, skal fordelingen være så detaljert at ingen kategori eller gruppe av produkter blir belastet indirekte kostnader for andre kategorier eller grupper.

Når fordelingsgrunnlaget vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at forsvarssektoren ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse (se også pkt. 11.3.3).

Når et fordelingsgrunnlag for inndekning av indirekte kostnader er valgt, skal dette ikke endres ved å fjerne enkeltelementer. Alle kostnader som er inkludert i fordelingsgrunnlaget skal således bidra til å inndekke sine pro rata andeler av indirekte kostnader, selv om deler av samme fordelingsgrunnlag ikke er relevante i henhold til dette regelverk.

De enkelte fordelingsgrunnlag er valgt ut fra deres fordelingsmessige egenskaper uavhengig hvorvidt kostnadene som inngår er relevante eller ikke. Fjernes noen av elementene i et fordelingsgrunnlag, er således ikke forutsetningene til stede lenger.

Omfatter indirekte kostnader i forbindelse med materialhåndtering, lagerhold, eventuell inngående frakt, innkjøp, kvalitetskontroll mv.

Tillegget beregnes som et forholdstall mellom materialforvaltningskostnadene og totalt forbrukte materialkostnader.

Det kan ikke kreves godtgjøring for materialforvaltning vedrørende materialer eller produkter som forsvarssektoren stiller til rådighet for leverandøren, med mindre dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

Omfatter indirekte kostnader som kan henføres til tilvirkningskostnadssted(ene). Som eksempel kan nevnes lønnskostnader til formenn, avskrivninger på maskiner og verktøy, husleie for produksjonslokalet, lys, varme og andre spesielle kostnader. Påslaget beregnes enten som et forholdstall mellom kostnadsstedets indirekte tilvirkningskostnader og totale direkte timer forbrukt eller mellom totale indirekte tilvirkningskostnader og sum direkte timekostnader.

Denne posten inkluderer bedriftens salgs- og administrasjonskostnader. Som eksempel kan nevnes kostnader til økonomi/regnskapsavd., personellavd., salg og markedsføring, avskrivninger på bygninger og kontorinventar og andre generelle kostnader.

Påslaget beregnes normalt som et forholdstall mellom bedriftens totale salgs- og administrasjonskostnader og sum tilvirkningskostnader.

Garantikostnader (produktgaranti) skal dekkes inn kun dersom den enkelte kontrakt spesifiserer at det skal stilles garantier. (Se del 18.)

Garantikostnader skal vurderes i forhold til leverandørens dokumenterbare kostnader knyttet til garantier. Plassering av denne type kostnader i kalkylesøylen vil avhenge av beregningsmåten for kostnaden. Det er vanskelig å gi en generell anbefaling til beregningsmåte og plassering i kalkylesøylen, da dette vil variere for de forskjellige kontrakter og fra bedrift til bedrift.

Utviklingskostnader er de registrerbare kostnader som påløper hos en leverandør på grunn av aktiviteter som utføres for å videreutvikle bedriftens alminnelige og teknologiske kunnskaps- og kompetansenivå.

Ut over dette kan utviklingsaktiviteter hvor resultatet er relevant for alle produkter i en produktgruppe som representerer en vesentlig del av bedriftens totale produktspekter, eller representerer kunnskaps- og kompetanseoppbygging relatert til forventede behov for forsvarssektoren, aksepteres som generell utvikling.

Direkte utviklingskostnader forbundet med konkrete prosjekter (produktrettet utvikling) forutsettes betalt av kjøper.

Generelle utviklingskostnader beregnes som et prosentuelt påslag av totale driftskostnader, normalt begrenset oppad til 4 %. Satsen kommer kun til anvendelse etter en vurdering av utviklingsaktivitetene samt tilhørende kostnader. Se del 26, vedlegg H for veiledning.

11.3.7 Kapitalkostnad

Kapitalverdien som benyttes for beregning av kapitalkostnad og gevinst benevnes rentebærende kapital. Den representerer den andel av leverandørens driftsnødvendige eiendeler som er finansiert med egenkapital og rentebærende fremmedkapital. Verdien beregnes med utgangspunkt i summen av eiendelene ifølge aktuell balanse. For å unngå eventuelle tilfeldige utslag av høy/lav kapitalbinding ved regnskapsårets slutt, bør gjennomsnitt av halvårs-, ev. kvartalsregnskapene benyttes. En av inngangsverdiene i denne gjennomsnittsberegning skal være en balanse revidert og godkjent av selskapets valgte revisor.

Kommentar:

Det er en forutsetning at regnskap og balanse er ført i henhold til norsk regnskapslov (lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v.) for å kunne danne grunnlag for beregning av rentebærende kapital.

Med utgangspunkt i balansen foretas en ny inndeling av eiendels- og gjeldspostene. Eiendelene fordeles på driftsnødvendige og ikke driftsnødvendige eiendeler, mens gjeldspostene fordeles på rentebærende og ikke-rentebærende gjeld.

Driftsnødvendige eiendeler er anleggs- og omløpsmidler som er nødvendige for å gjennomføre bedriftens ordinære virksomhet. Ikke driftsnødvendige eiendeler blir holdt utenfor (dvs. de eiendeler som ikke er nødvendige for løpende drift). Se del 26, vedlegg H for veiledning.

Ubebygde tomter som ikke antas å komme til anvendelse i kontraktsperioden Langsiktige finansplasseringer Aksjer i datterselskap eller andre foretak. Spesielle unntak kan tenkes hvor for eksempel medeierskap er nødvendig for å sikre råvaretilgang, underleveranser, markedsføring, teknologi mv. Likvider (i betydningen kontantbeholdning, aksjer, verdipapirfond, sertifikater og obligasjoner) som overstiger løpende behov inklusiv sikkerhetsmargin. Som en veiledning kan en betrakte likviditetsbeholdning som overstiger 20 % av ett års omsetning som overskuddslikviditet Fordringer som følge av utlånsvirksomhet Nedlagte anlegg Aksjer i eget selskap og fordring på ikke innbetalt aksjekapital Aktiverte utviklingskostnader og goodwill. Spesielle unntak kan gjøres som anvist i pkt. 11.3.7.4. Øvrige eiendeler som ikke har tilknytning til virksomhetens basisaktiviteter.

Alle de ovennevnte punktene finnes på eiendelssiden i balansen. I tillegg må kapitalen justeres med ikke-rentebærende gjeld. Forsvarssektoren skal ikke betale renter for kreditt som er stillet «gratis» til disposisjon for leverandøren. Eksempel på ikke-rentebærende gjeld kan være leverandørgjeld, skattegjeld og annen gjeld til offentlige myndigheter (skattetrekk, arbeidsgiveravgift MVA o.l.), rentefrie forskudd fra kunder, garantiavsetninger og avsetninger for påløpne ikke forfalte kostnader.

Forsvarssektoren kan vurdere å gi kompensasjon for immaterielle verdier, som f.eks. resultatet av utviklingsarbeid som vanligvis utgiftsføres i den perioden kostnadene påløper, eller annen oppbygging av «know-how». Det kan være nettopp disse ressurser som er basis for de ytelser forsvarssektoren ønsker å kjøpe. En modell for å kompensere for slike verdier kan være å aktivere tidligere kostnadsførte utviklingskostnader i balansen med en tilhørende avskrivningsplan. Dette kan gjøres utenfor det offisielle regnskap.

Slik praksis må vurderes opp mot hva som blir kompensert gjennom direkte utviklingsoppdrag og gjennom påslag for generell utvikling.

Rentebærende kapital skal gis en avkastning beregnet på grunnlag av en kalkulatorisk rentesats. Den kalkulatoriske rentesatsen settes lik et gjennomsnitt av «helårig etterskuddsrente, månedsgjennomsnitt beregnet ut fra renten på representative statsobligasjoner med gjenstående løpetid 10 år» for de siste kjente 12 måneder, + 1,5 % poeng. Renten er ment å kompensere et foretaks gjennomsnittlige kostnad for både kort- og langsiktig finansiering. Aktuell rentetabell utarbeides av Norges Bank. Den finnes blant annet i Norges Banks kvartalstidsskrift «Penger og kreditt», som er offentlig tilgjengelig og kan fås ved henvendelse til banken. (I kvartalstidsskriftet benevnes tabellen «Effektive renter på norske obligasjoner».)

Ved kontrakter som er gjenstand for kostnadsprøving bør det etableres en gjennomsnittlig rentesats for hvert år i kontraktgjennomføringsperioden.

For å finne frem til selvkost vil det være nødvendig å beregne en påslagsfaktor for kapitalkostnad i prosent av driftskostnadene. (1) K((%) = ((R(r) – avkastning) / D) x 100 hvor: K = påslagssats for kapitalkostnader R = rentebærende kapital r = kalkulatorisk rentesats D = leverandørens totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen i pkt. 2.2 avkastning = fradrag for mottatt avkastning på driftsnødvendige eiendeler.

Kompensasjonen tilfaller egenkapitalen for dekning av økonomisk risiko.

Kompensasjonen skal dekke generell forretningsrisiko (u 1 ) og eventuell spesiell risiko (u 2 ).

All forretningsvirksomhet innebærer økonomisk risiko. Generelt er det i forsvarssektorens og leverandørens interesse å redusere risikoen i kontraktsforholdet så mye som mulig. Den gjenstående risiko må fordeles mellom leverandøren og forsvarssektoren etter kontraktens karakter og normale forretningsmessige prinsipper. Da leverandøren normalt vil kreve kompensasjon for risiko i form av økt gevinst, må det vurderes om og i hvilken grad forsvarssektoren skal bære deler av risikoen. Se del 26, vedlegg H for veiledning.

Generell forretningsrisiko (u 1 ) skal tilfalle egenkapitalen som kompensasjon for den alminnelige risiko knyttet til forretningsvirksomhet. Risikotillegget for u 1 skal være 2 % av Rentebærende kapital (R).

Generell forretningsrisiko er den merrisiko som kapital plassert i en bedrift er utsatt for, sammenlignet med kapital som er investert på sikrere rentabel måte. (F.eks. innskudd i bank eller plassering i obligasjoner med betryggende sikkerhet.)

Spesiell risiko (u2) er risiko knyttet til den konkrete kontrakt og kan kun dekkes når leverandøren påviser hvilke spesielle risikoer som tas. Disse risikoer skal være best mulig spesifisert i kontrakten. Spesiell risiko beregnes i prosent av Rentebærende kapital (R).

Kontraktens varighet Kompleksitet/andel av nyutvikling Kontraktens relative størrelse i forhold til leverandørens kontrakt portefølje Kontrakttype.

Sammenheng mellom risiko tillegg og risiko fradrag: Risiko tillegg Basis Fradrag punkt c Fradrag punkt d Totalt Kontraktens varighet 0-4,5 % 70 %-0 % 100-0 % 0-4,5 % Kompleksitet 0-12,0 % 70 %-0 % 100-0 % 0-12,0 % Totalt påslag u2 0-16,5 % 70 %-0 % 100-0 % 0-16,5 %

Risikotillegget (punkt a og b) beregnes som om leverandøren kun har en kontrakt, og ikke har mulighet til å diversifisere bort usystematisk kontrakt risiko. a Kontraktens varighet Risiko påslag 0-3 år 0-3,0 % 3-10 år 3,0-4,5 % Mer enn 10 år 4,5 % b Kompleksitet/utviklingsandel Risiko påslag Serieproduksjon av tidligere utviklet produkt 0-4,0 % Spesial tilpasning av tidligere utviklet produkt 0-8,0 % Nyutviklet produkt 0-12,0 %

Bedriftens risiko ved å ta på seg en ny kontrakt er avhengig av kontraktens størrelse i forhold til bedriftens totale portefølje, og den kontrakttype som inngås med kunden. c Kontraktens størrelse i forhold til bedriftens portefølje Reduksjon av risiko 0-30 % av porteføljen 70 % 30-100 % av porteføljen 70-0 %

I forbindelse med punkt c forutsettes det at kontraktenes korrelasjon (grad av samvarians) er slik at man vil oppnå en risikoreduserende effekt ved diversifisering (gjennomføre flere kontrakter i parallell). Den systematiske kontrakt risikoen (eks. pris- og lønnsutvikling) vil allikevel ikke kunne diversifiseres bort. På kontrakter som utgjør mindre enn 30 prosent av bedriftens portefølje reduseres risikoen med 70 prosent. d Kontrakttype Reduksjon av risiko Priskontrakt med gevinstbegrensning 0 % Fastpriskontrakt 0 % Priskontrakt med prisglidning 30-10 % Priskontrakt med ansporing 30-0 % Alle kostnadskontrakter 100 %

Valg av kontrakttype vil i stor grad påvirke spesiell risiko. I en ren kostnadskontrakt vil kjøperen påta seg størstedelen av risikoene, herunder hele kostnadsrisikoen og risiko for mislykket produkt i det denne dekkes som kostnad. Innbefattet i kostnadsrisiko er risiko for feilvurdering av kostnader ved nyproduksjon og tap i forbindelse med force majeure. I en ren fastpriskontrakt vil derimot stort sett all risiko for gjennomføringen påhvile leverandøren, bl.a. hele kostnadsrisikoen. Mellom disse ytterpunkter finner man kontrakttyper som i fallende/økende grad angir partenes ansvar og risiko (ref. del 13 Kontrakttyper).

Beregning av u2 u 2 = (a + b) x (1 – c) x (1 – d) Hvor: u 2 = spesiell risiko i prosent av kontraktens driftskostnader a = risiko påslag for kontraktens varighet b = risiko påslag for kontraktens kompleksitet/utviklingsandel c = reduksjon av risiko iht. kontraktens relative størrelse d = reduksjon av risiko som følge av kontrakttype.

av total risiko: Σu 1 ,U 2 = u 1 + (a + b) x (1 – c) x (1 – d)

Rentebærende kapital er grunnlag for beregning av både kapitalkostnad og risikokompensasjon.

Beregningene av kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon tar utgangspunkt i totalaktiviteten for en bestemt periode, f.eks. ett år. Både kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon regnes om til kalkylesatser som beregnes i prosent av bedriftens samlede driftskostnader (D) for perioden. (D = totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen i pkt. 11.3.1.)

Kalkylesats for gevinst/risikokompensasjon blir beregnet som følger: hvor: G = R (u 1 + u 2 ) / D G = kalkylesats for gevinst/risikokompensasjon R = rentebærende kapital (se pkt. 11.3.7.5) D = totale driftskostnader (se pkt. 11.3.7.5).

Ytterligere kompensasjon kan gis når særskilte ansporingsordninger avtales. (Se del 22 Ansporingsordninger.) (F.eks. for kostnadssenkning, kortere leveringstid eller for bedre ytelser.)

Primærmetodene for beregning av kalkulatorisk rente og risikokompensasjon iht. dette regelverk er de metoder som er beskrevet i hhv. pkt. 11.3.7-11.3.9. I en del tilfeller, for mindre anskaffelser, vil det imidlertid være hensiktsmessig å kunne benytte en enklere metode for beregning av disse påslagene.

Denne forenklede metoden innebærer at det gjøres ett påslag som gir kompensasjon både for kapitalkostnader og for den risiko egenkapitalen utsettes for. Påslaget skal være begrenset oppad til den til enhver tid gjeldende kalkulatorisk rentesats, ref. pkt. 11.3.7.4, som beregnes i prosent av stipulerte driftskostnader.

Kommentar:

Dersom f.eks. driftskostnader er NOK 50 000 og kalkulatorisk rentesats er 7 % vil en ved bruk av maksimal påslagssats få et påslag på NOK 3 500. Hvor på skalaen påslaget settes må vurderes i lys av anskaffelsens totale risiko og hvordan denne fordeles mellom forsvarssektoren og leverandøren. Det må likevel kun unntaksvis antas være relevant å innrømme maksimalt påslag med forenklet metode da slike anskaffelser sjelden vil være av samme kompleksitet og varighet som de anskaffelser hvor primærmetoden benyttes, og hvor maksimalt gevinstpåslag er avtalt.

Det er ikke tillatt å spekulere i bruk av den forenklede metoden som her er beskrevet. Primærmetoden skal ha fortrinn fremfor den forenklede metode, og skal alltid kunne benyttes dersom forsvarssektoren finner det nødvendig. Se del 26, vedlegg H for veiledning.

Som et ledd i vurderingen av de kalkulerte kostnader i forbindelse med et tilbud og bedømmelse av påløpne kostnader under en kontrakt, må det etableres et nøye samarbeid mellom den tekniske ekspertise og kontraktrevisorene.

Den bistand teknisk ekspertise kan gi kontraktrevisor ved vurdering av materiell- og timeforbruk er av stor betydning for kostnadskontrollen. Den tekniske ekspertise det her er henvist til vil være teknisk fagpersonell innen anskaffelsesmyndighetene, personell ved Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet og eventuelt annen ekstern fagekspertise.

Koordineringen av det tekniske og økonomiske samarbeidet er kontraktrevisors ansvar. Samarbeidet mellom teknisk fagpersonell og revisor må bygge på gjensidig forståelse, slik at man utveksler opplysninger og yter hverandre bistand for å gjøre den samlede kontrollvirksomhet så effektiv som mulig.

11.3.13 Detaljerte vurderingsregler for enkelte kostnadsarter

Alle kostnader som er relevante i forhold til en kontrakt med forsvarssektoren, skal godkjennes. For å unngå urimelige belastninger på forsvarssektorens kontrakter er en del kostnader sett på som ikke relevante. – Dette er kostnader som: Representerer en skjult gevinst Forutsettes dekket innenfor rammen av kontraktfestet gevinst Representerer en ikke driftsnødvendig kostnad Skal fordeles til andre kostnadsbærere (andre kontrakter og lignende) Helt eller delvis dekkes av andre offentlige etater/ordninger. Kommentar: Eksempelvis vil tilskuddsordninger komme til fradrag i kostnadene for prosjekter som har mottatt dette. Disse skal derfor holdes utenfor ved beregning av direkte og indirekte kostnader under en kontrakt med forsvarssektoren. For å unngå at belastninger som er nevnt ovenfor blir tatt med i kostnadsberegningen, skal følgende kostnadselementer regnes som ikke relevante: Avskrivninger på bygg, maskiner eller utstyr som i henhold til avtale er betalt eller vil bli betalt av forsvarssektoren Virkelige rentekostnader Tap på valuta Tap på kontrakter og leveranser, samt forsikringer mot tap av kontrakt Konvensjonalbøter, mulkter og erstatninger, samt kostnader og juridiske honorarer ved rettergang eller forberedelse til slike Produktrettet utviklings- og konstruksjonskostnader som ikke angår forsvarssektorens kontrakt (se pkt. 11.3.6) Materialsvinn utover normal vrak, omarbeidelse og kassasjon Gaver som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen Kostnader til representasjon som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen Premier for spesielle livs-/pensjonsforsikringer til fordel for enkeltpersoner Utgifter ved endring av leverandørens organisasjon, eierforhold og/eller juridiske stilling mv, samt tilhørende finansieringskostnader Inntektsskatt til stat og kommune Kostnader som belastes en kontrakt direkte kan ikke medtas som en indirekte kostnad eller omvendt Kostnader som i sin natur, art eller størrelse er åpenbart urimelig i forbindelse med en kontrakt med forsvarssektoren anses som ikke relevante. Oppregningen kan ikke dekke alle aktuelle tilfeller og er derfor ikke uttømmende. Hvis en ikke relevant kostnad er en del av et fordelingsgrunnlag, skal dette ikke reduseres med den ikke relevante kostnad, jf. pkt. 11.3.5.

Avskrivninger på anleggsmidler skal beregnes på grunnlag av historisk anskaffelseskost basert på en planmessig avskrivning over driftsmidlets antatte bedriftsøkonomiske levetid. Beregningen utføres i samsvar med «Norsk regnskapsstandard». Det forutsettes at bedriftsøkonomiske betraktninger legges til grunn for vurdering og avskrivning av driftsmidler. Som hovedprinsipp bør de samme betraktninger legges til grunn for vurdering av kostnader for leveranser til forsvarssektoren.

Om leverandøren budsjetterer/foretar større investeringer i kontraktsperioden, vurderes disse separat og avskrives etter bedriftsøkonomisk levetid.

I de tilfeller det kan påvises at maskiner og utstyr blir utsatt for ekstra slitasje i forbindelse med en kontrakt til forsvarssektoren, kan det i de spesielle kontraktsvilkårene avtales særskilte avskrivningsbeløp. Avskrivningene i de påfølgende år reduseres tilsvarende.

Reparasjons- og vedlikeholdskostnader av ekstraordinær størrelse kan kreves aktivert. Hensikten er å unngå at kontrakter som inngås det året reparasjons- og vedlikeholdskostnader påløper, blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

Enkelte foretak har delt virksomheten i eiendoms- og driftsselskap. I stedet for avskrivning og rente på bygg og anlegg vil en da i regnskapet til driftsselskapet få leiekostnader til eiendomsselskapet. I slike tilfeller må det vurderes hvorvidt leien avviker fra normal avkastning på kapitalen i eiendomsselskapet. For beregning av normal avkastning, se pkt. 11.3.7.

Forsvarssektoren godtar en forholdsmessig andel av markedsføringskostnader, forutsatt at de er fordelt til alle produkter/kontrakter etter bestemte kriterier (proporsjonalitetsprinsippet).

Utgiftsførte engangskostnader forbundet med større markedsføringskampanjer (f.eks. markedsintroduksjon av nytt produkt eller nye produkter i inn- og utland), kan godtas hvis slike kostnader i kalkylesammenheng fordeles over flere år. Resultatet av en slik kampanje vil vanligvis gjøre seg gjeldende over flere etterfølgende år. Hensikten er derfor å unngå at statlige kontrakter som inngås det året kampanjen gjennomføres blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

Del 12. Leverandøranalyse

Leverandøranalyser er aktiviteter for å kartlegge en leverandørs status på forskjellige områder.

Analysene gjennomføres for å gi anskaffelsesmyndigheten beslutningsgrunnlag ved valg av leverandør, og som grunnlag for å treffe tiltak dersom det avdekkes svakheter hos leverandøren.

Del 12 regulerer leverandøranalyser av leverandørenes kvalitetssystemer og finansielle status. Øvrige vurderinger av leverandørers evne til å levere er en del av anskaffelsesmyndighetens normale saksbehandling ved anskaffelser, og er ikke regulert i denne delen (ref. pkt. 1.9.1).

Leverandøranalysene skal normalt gjennomføres før avtaleinngåelse. Dette gjøres enten som en del av en prekvalifisering av leverandører eller som en del av en detaljevaluering etter at tilbud/anbud er blitt mottatt.

Analyser kan også gjennomføres etter kontraktsinngåelse dersom det dukker opp situasjoner som gjør dette nødvendig.

12.3 Vurdering av risiko

den konsekvensen som en eventuell uteblivelse eller mangelfull leveranse vil få for forsvarssektoren, heretter benevnt «konsekvens», og den sannsynligheten som foreligger for at en leveranse vil bli forsinket, mangelfull, osv., heretter benevnt «sannsynlighet».

«Konsekvens» og «Sannsynlighet» deles inn i tre nivåer: Liten, Middels og Stor, og retningslinjer for å fastsette disse er gitt i pkt. 12.3.2.

Kombinasjonen av «sannsynlighet og «konsekvens» gir i henhold til nedennevnte tabell fire forskjellige nivåer av risiko: Neglisjerbar, Moderat, Betydelig og Kritisk. Krav til leverandøranalyser for de forskjellige risikonivåer er gitt under henholdsvis pkt. 12.4 Leverandøranalyse – kvalitetssikring og pkt. 12.5 Finansiell leverandøranalyse. Nivå av risiko Stor sannsynlighet Betydelig Kritisk Kritisk Middels sannsynlighet Moderat Betydelig Kritisk Liten sannsynlighet Neglisjerbar Moderat Betydelig Liten Middels Stor Konsekvens

Kommentar: Modellen er laget for å velge omfanget av leverandøranalyser. Den har likhetstrekk med Forsvarets metode for håndtering av usikkerhet, men må ikke forveksles med den.

Normalt kan omfanget av «konsekvens» fastslås på forhånd. Flere av faktorene knyttet til «sannsynlighet» vil først kunne avdekkes ved en leverandøranalyse. En del generelle faktorer knyttet til «sannsynlighet» kan imidlertid fastslås på forhånd.

Ved vurdering av «sannsynlighet» skal følgende retningslinjer legges til grunn: Liten Middels Stor Grad av utvikling av produktet 1 Serieproduksjon Tilpassing/modifisering av tidligere produserte produkter Utvikling Egenkapitalens (EK) størrelse i forhold til kontraktsverdi 2 10 % < EK < 50 % av kontraktsverdi EK < 10 % av kontraktsverdi Kontraktens varighet 2 > 3 år Erfaring med leveranser til Forsvaret eller andre lands Forsvar innenfor NATO 1 Ingen erfaring Leverandørens avhengighet av få produkter/kunder 2 Største kunde eller ett produkt står alene for mer enn 50 % av omsetningen

1 Både kvalitet og finansiell analyse.

2 Bare finansiell analyse.

Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre krigsoppgaver. Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre fredsoppgaver. Hvilke økonomiske tap vil Forsvaret kunne påføres som følge av uteblivelse eller mangelfull leveranse. Ved vurdering av økonomisk konsekvens skal alle leveranser med verdi over 500 mill. klassifiseres som stor, og alle fra 75 til 500 mill. som middels. Andre faktorer som tap av troverdighet/anseelse, politiske aspekter osv.

Ved vurdering av konsekvensen er det tilstrekkelig at en av faktorene er berørt. Er flere faktorer berørt skal den faktor som gir den største konsekvensen legges til grunn.

12.4 Leverandøranalyse – kvalitetssikring

Hensikten med leverandøranalyse – kvalitetssikring er å vurdere potensielle leverandørers evne til å levere et spesifisert produkt i samsvar med krav i en fremtidig kontrakt. Det skal vurderes om potensielle leverandører har etablert, eller vil være i stand til å etablere og vedlikeholde et kvalitetssystem. Leverandøranalysen skal identifisere sterke og svake sider ved kvalitetssystemet.

Omfanget av leverandøranalysen fastslås på bakgrunn av den risikovurderingen som gjøres i henhold til 12.3 Vurdering av risiko. Følgende retningslinjer legges til grunn. Risikonivå: Krav til analyse Neglisjerbar Ikke krav til analyse Moderat Ikke krav til analyse, men anskaffelsesmyndigheten kan foreta en enkel vurdering Betydelig Analysen gjennomføres av kvalitetssikringsmyndigheten Kritisk Analysen gjennomføres av kvalitetssikringsmyndigheten.

En enkel vurdering av aktuell leverandør skal skje på grunnlag av innsendt materiale ifm. en aktuell anskaffelse. Vurderingen innbefatter gjennomgang av preliminær kvalitetsplan og sertifikater. Opplysninger fra kvalitetssikringsmyndighet innhentes. Leverandøranalyse (se nedenfor) gjennomføres dersom vurderingen ikke gir tilstrekkelig informasjon for å foreta valg av leverandør.

Ledelsens ansvar Kvalitetssystemets dokumentasjon Kontraktsgjennomgang Styring og utvikling av konstruksjon Dokument og datastyring Innkjøp Kontroll med produkter levert av kunden Produktidentifikasjon og sporbarhet Prosesstyring Kontroll og prøving Styring med kontroll-, måle- og prøvingsutstyr Kontroll- og prøvingsstatus Avviksbehandling Korrigerende og forebyggende tiltak Håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering Registrering Interne kvalitetsrevisjoner Opplæring Ettersyn Statistiske teknikker Konfigurasjonsstyring Kvalitetssikring av programvare Elementer med utgangspunkt i krav til produktet.

Når det gjennomføres leverandøranalyse av flere leverandører, blir resultatet fra analysene benyttet til å sammenlikne og vurdere leverandørene opp mot hverandre.

Resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i kvalitetssystemene. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme. En vurdering om den enkelte leverandørs kvalitetssystem er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke. En sammenlikning av leverandørenes kvalitetssystem. Forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos den enkelte leverandør. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

Rapporten som vil bli gradert «Fortrolig» distribueres kun til oppdragsgiveren.

Ved leverandøranalyse av eneleverandører kan forbedringstiltak kommuniseres med leverandøren i den hensikt å gi leverandøren mulighet til å forbedre kvalitetssystemet i god tid før kontraktsinngåelse.

Resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i kvalitetssystemet. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme. En anbefaling om leverandørens kvalitetssystem er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke. Forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos leverandøren. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

Rapporten, som vil bli gradert «Fortrolig», skal distribueres til oppdragsgiveren og eventuelt til leverandøren. Dersom systemet ikke er akseptabelt, må det fremgå av rapporten hvilke elementer som må forbedres.

12.5 Finansiell leverandøranalyse

Finansiell leverandøranalyse foretas for å vurdere om leverandøren har finansiell styrke til å oppfylle sine forpliktelser overfor forsvarssektoren. I tillegg til leverandørens generelle finansiell styrke skal det også tas hensyn til de spesielle risikoelementer kontrakten innebærer. Det vil si at en leverandør kan bli vurdert til å ha en tilfredsstillende finansiell styrke for en kontrakt, men samtidig kan bli underkjent for andre kontrakter som innebærer større risikoelementer.

når der fremkommer opplysninger som tyder på at leverandørens økonomiske situasjon ikke er tilfredsstillende, og dette kan få konsekvenser for forsvarssektorens leveranse ved eierskifte dersom tidligere eier har stilt garantier for datterselskapets forpliktelser overfor forsvarssektoren ved eierskifte av et «Ansvarlig selskap (ANS)», eller ved omdannelse av et ANS til et aksjeselskap.

Omfanget av leverandøranalysen fastslås på bakgrunn av den risikovurderingen som gjøres i henhold til 12.3 Vurdering av risiko. Følgende retningslinjer legges til grunn. Risikonivå: Krav til analyse Neglisjerbar Ikke krav til analyse Moderat Enkel analyse gjennomføres av anskaffelsesmyndigheten Betydelig Detaljert analyse gjennomføres. Dersom anskaffelsesmyndigheten har nødvendig kompetanse og kapasitet kan anskaffelsesmyndigheten gjennomføre analysen selv. Dersom kapasitet og kompetanse ikke foreligger, skal analysen gjennomføres av FLO/Faggruppe Kontraktrevisjon Kritisk Detaljert analyse gjennomføres av FLO/Faggruppe Kontraktrevisjon

Enkle nøkkeltallsberegning Innhenting av kredittopplysninger fra kredittopplysningselskap Gjennomgang av tidligere utførte analyser som fortsatt er aktuelle. Analysene skal ikke være mer enn 18 md., og skal i raskt skiftende bransjer ikke være mer enn 12 md.

Utføres trendanalyse (regnskapsanalyse) siste 3 år.

Trendanalyse siste 3 år (regnskapsanalyse) Analyse av delårsregnskaper Analyse av konsernets økonomiske situasjon dersom selskapet er en del av et større konsern.

Vurdering av regnskapsprinsipper og økonomistyringssystemene Budsjettanalyser Kapitalbehovsanalyse Vurdering av prognoser/langtidsplaner Vurdering av ordrereserven Vurdering av markedssituasjonen Vurdering av kundegrunnlaget Vurdering av produktporteføljen Vurdering av organisasjonen og ledelsen Vurdering av konsernstrukturen Referansesjekk (bank, revisor, kunder etc.).

Leverandøren kan anbefales da det er overveiende sannsynlig at leverandøren har finansiell styrke til å innfri de forestående kontraktforpliktelser. Leverandøren kan anbefales dersom det treffes en kombinasjon av tiltak som kan sikre gjennomføring av leveransen og innfrielse av alle kontraktforpliktelser. Følgende tiltak kan det være aktuelt å kreve: kapitaltilskudd fra eierne for å øke soliditeten og likviditeten finansiell omstrukturering i form av økt langsiktig gjeld garantier fra bank, finansinstitusjon garantier fra konsernet som leverandøren er en del av. Leverandørens kan ikke anbefales da det er knyttet for stor usikkerhet til om leverandøren har finansielle styrke til å innfri de forestående kontraktforpliktelser. Ved enkel/foreløpig analyse kan det også konkluderes med at det er behov for mer detaljerte analyser før det kan trekkes noen konklusjon.

Del 13. Kontraktstyper

Kontraktstyper i dette regelverket defineres ut fra det leverings- og kostnadsmessige ansvar som legges til grunn for en avtale, samt på hvilket grunnlag forsvarssektorens økonomiske vederlag for leveransen skal utbetales (kompensasjonsformat).

Begrepet henspeiler ikke på hvilken type anskaffelse som gjennomføres, f.eks. rammeavtaler, utviklingskontrakter, langtidskontrakter mv.

En rekke forskjellige kontraktstyper står til rådighet for partene i forbindelse med kjøp av varer og tjenester. Leverandørens ansvar for sluttkostnadene ved gjennomføring av en leveranse vil variere med valgt kontraktstype. Kontraktstypene kan deles i to hovedgrupper; priskontrakter og kostnadskontrakter.

under en priskontrakt er leverandøren forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) til den avtalte pris, uansett hvor høye hans kostnader måtte bli under en kostnadskontrakt er leverandøren kun forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) så lenge han får dekket sine relevante kostnader i samsvar med kontraktsvilkårene.

I en priskontrakt er det leverandøren som bærer den kostnadsmessige risiko, mens det i kostnadskontrakten vil være forsvarssektoren som bærer denne risiko. Med risiko menes her usikkerhet knyttet til leverandørens kostnader forbundet med gjennomføringen av en leveranse. Ved å overføre denne risikoen til leverandøren vil leverandøren normalt kreve en risikopremie. Størrelsen på denne risikopremien vil variere med kunnskapen om og sikkerheten i prisgrunnlaget og leverandørens risikoaversjon.

13.3 Priskontrakter

fastpriskontrakt priskontrakt med begrenset risikokompensasjon priskontrakt med prisglidningsbestemmelser priskontrakt med ansporingsbestemmelser.

Alle disse kontraktstyper setter en øvre grense for den pris forsvarssektoren er forpliktet til å betale. Leverandøren er forpliktet til å fullføre leveransen, men de ulike kontraktstyper fordeler risiko mellom kjøper og selger forskjellig.

13.4 Kostnadskontrakter

kostnadskontrakt med ansporing kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko kostnadskontrakt uten risikokompensasjon kostnadsdelingskontrakt.

Ved bruk av disse kontraktstypene vil leverandøren få dekket sine relevante kostnader inntil det betingede kostnadstak er nådd. Leverandøren vil imidlertid ikke ha et absolutt leveringsansvar hvis han ikke får dekket sine relevante kostnader innenfor dette betingede kostnadstaket. Kostnadsdelingskontrakten er en kontrakttype som fastsetter at leverandøren bare får dekket en avtalt del av sine kostnader, idet han selv dekker differansen.

Under forutsetning av at leveransen leveres til avtalt tid med riktig kvalitet og mengde, vil oppgjøret av en fastpriskontrakt eller priskontrakt med prisglidningsbestemmelser følge direkte av den avtalte pris kun med justering i henhold til prisglideformelen for denne kontrakttypen.

For priskontrakt med gevinstbegrensning eller ansporingsbestemmelser vil oppgjøret av kontrakten være basert på leverandørens ytelse, samt realiserte kostnader maksimert til den øvre grense. Disse kontraktene må derfor gjøres til gjenstand for kostnadsprøving av forsvarssektoren (ref. del 11 Kostnadskontroll).

Under en kostnadskontrakt betaler forsvarssektoren leverandøren de kostnader som er påløpt og godkjent av forsvarssektoren i samsvar med kontraktvilkårene, samt en eventuell kontraktfestet ansporing eller kompensasjon for generell forretningsrisiko. Alle kostnadskontrakter er gjenstand for kostnadsprøving av forsvarssektoren. Forsvarssektorens betalingsforpliktelser skal til enhver tid begrenses til et bestemt beløp for derved å fastsette en grense som leverandøren ikke uten videre kan overskride (betinget kostnadstak).

Følgende inndeling, basert på fallende risiko på leverandørens hånd, viser de vanligste typer kontraktstyper, med beskrivelse av risikofordeling mellom leverandør og kjøper: Kontrakttype Risikofordeling Priskontrakter Priskontrakt med begrenset risikokompensasjon Leverandøren bærer all økonomisk risiko Fastpriskontrakt Leverandøren bærer all økonomisk risiko Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Priskontrakt med ansporingsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Kostnadskontrakter Kostnadskontrakt med ansporing Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt uten risikokompensasjon Kjøper bærer all risiko innen kontraktens begrensninger

Kostnadskontrakt med prosentuell risikokompensasjon skal ikke benyttes. Det vil si der risikokompensasjonen er en kontinuerlig funksjon av kostnadenes størrelse.

Kommentar:

Grunnen til dette er at en slik kontrakt ikke gir leverandøren noe insitament til å begrense kostnadene. Kontraktstypen innebærer at jo større kostnadene blir, jo større blir risikokompensasjonen. Alle hovedkontrakter med innsynsrett, skal inneholde bestemmelse om at ingen underkontrakter av typen kostnadskontrakt med prosentuell risikokompensasjon tillates, herunder også risikopåslag i timepriser.

13.8 Momenter som må vurderes ved valg av kontraktstype

Valg av kontraktstype må vurderes for hver anskaffelse og er normalt gjenstand for forhandlinger. Målsettingen er å velge en kontrakttype som gir leverandøren og forsvarssektoren en akseptabel risikofordeling, samtidig som det er viktig å tilrettelegge for maksimal ansporing for effektiv og optimal gjennomføring av kontrakten slik at de totale levetidskostnader blir lavest mulig. Nedenfor er det nevnt en del kriterier som bør vektlegges i vurderingen av hvilke(t) kontraktsformat forsvarssektoren mener er de(t) optimale for den enkelte anskaffelse. Se del 26, vedlegg J for veiledning.

13.8.2 Kriterier for valg

Normalt resulterer priskonkurranse i markedspriser, og en fastpriskontrakt er vanligvis i forsvarssektorens interesse.

Den evaluering som gjennomføres av tilbud, med eller uten konkurranse, kan gi et grunnlag for valg av kontrakttype.

Kommentar:

For LOA/FOA-anskaffelser må kontrakttypen for de fleste anskaffelser være fastlagt på forhånd .

I fravær av effektiv priskonkurranse og som en kompletterende del av evalueringen, vil kostnadsanalyse fremskaffe grunnlag for kontraktsforhandlinger. Det er vesentlig at usikkerhetsmomenter i gjennomføringen av kontrakten og deres mulige innvirkning på kostnadene blir identifisert og evaluert, slik at kontrakttypen som velges plasserer et tilstrekkelig kostnadsansvar på leverandøren, samtidig som risikopremien som betales gjennom avtalt pris ikke blir for høy.

Usikkerhet med hensyn til omfanget av leveransen resulterer normalt i større risikoovertagelse på forsvarssektorens hånd. Dette gjelder spesielt for forsknings- og utviklingskontrakter hvor usikkerhetsmomenter og sannsynlighet for endringer gjør det vanskelig å estimere kostnadene på forhånd. I denne sammenheng er det derfor naturlig å vurdere bruk av kostnadskontrakt. Ved produksjons- eller tjenesteoppdrag der leverandøren kjenner teknologien, skal kostnadsrisikoen overføres til leverandøren, og en priskontrakt skal vurderes.

Se del 22 Ansporingsordninger.

I perioder med større økonomisk usikkerhet, kan det i kontrakter med lengre løpetid (over ett år) være nødvendig med prisglidningsbestemmelser (ref. del 11 Kostnadskontroll, pkt. 11.2.3) og valutaklausuler (ref. del 24 Valuta, pkt. 24.2).

Leverandørens gjennomføringsevne med hensyn på teknisk dyktighet på området og finansiell styrke. (Ref. del 12 Leverandøranalyse.)

Leverandørens økonomisystem kan være en begrensende faktor. Før en beslutning om kontrakttype er fattet, må leverandørens økonomisystem være vurdert med hensyn til tilstrekkelig grad av informasjonstilgjengelighet og kvalitet. Dette er et absolutt krav der forsvarssektoren velger å inngå en kostnads- eller ansporingskontrakt samt kontrakt med begrenset risikokompensasjon, og hvor påløpne kostnader skal være gjenstand for kostnadskontroll.

De ulike kontraktstyper krever ulik grad av ressursforbruk for administrasjon av kontrakten for forsvarssektoren. Fastpriskontrakter og priskontrakt med prisglidningsbestemmelser fordrer normalt minst ressursbruk innad i forsvarssektoren under ellers like forhold.

Elementer fra hver av de nevnte kontraktstyper kan kombineres, slik at anskaffelsesmyndighetene kan forme kontrakten ut fra de ulike forhold som er knyttet til den enkelte anskaffelse.

Elementer av de forskjellige kostnadskontrakter kan kombineres innbyrdes eller med elementer av priskontrakter. Det kan f.eks. ved produksjonsserier av mer komplekst materiell avtales en kontrakt hvor en viss del av de første produserte enheter betales etter påløpne kontrollerte kostnader. Deretter benyttes en type priskontrakt hvor prisen fastsettes på grunnlag av etterkalkylen og under hensyntagen til oppstartskostnader, læringskurver osv.

For samtlige kostnadskontrakter, samt priskontrakter med begrenset risikokompensasjon og priskontrakter med ansporingsbestemmelser skal det stilles krav om kostnadskontroll av kontraktens påløpne kostnader. (Ref. del 11 Kostnadskontroll og del 23 Innsyn.)

Leverandøren aksepterer innsyn fra forsvarssektoren gjennom at det er bestemmelser om innsyn og kostnadskontroll i kontraktens spesielle vilkår. Leverandørens regnskapssystem tilfredsstiller de nødvendige krav for at en revisjon av kostnadene kan gjennomføres og prosjektets kostnader kan identifiseres separat.

Del 14. Rammeavtaler

14.1 Definisjoner

Del 14 gjelder anskaffelser på unntaksområdet der ARF skal anvendes, se pkt. 1.2.4. Rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder.

Forsvarssektoren forplikter seg først i forbindelse med avrop i henhold til rammeavtalens betingelser.

Avrop er en forpliktende avtale mellom kjøper og selger som er basert på betingelser som i all vesentlighet er forhåndsavtalt i en rammeavtale.

Rammeavtaler kan benyttes når dette anses som mest økonomisk fordelaktig for forsvarssektoren. I tillegg til pris kan forhold som transaksjonskostnader, standardisering, forsyningssikkerhet, omløpshastighet, lagerkostnader og problemer med ukurans tas med i betraktning. Anskaffelsesmyndigheten skal ikke inngå rammeavtaler som hindrer, begrenser, eller skaper mindre konkurranse i det aktuelle markedet. Anskaffelsesmyndigheten skal kartlegge den markedsmessige effekt før rammeavtale inngås.

Rammeavtale kan inngås med flere leverandører for samme type vare eller tjeneste.

Ved avrop kan bestillingsblankett benyttes. Der det er sikkerhetsmessig og forvaltningsmessig forsvarlig kan elektroniske virkemidler benyttes (EDI, Innkjøpskort osv.). Det skal føres anskaffelsesprotokoll for avrop på rammeavtaler med verdi over kr 100 000 eks. mva., se pkt. 25.5.2 litra a og vedlegg F, del 26.

14.5 Rammeavtaler som forsvarssektorens enheter er forpliktet til å bruke (obligatoriske rammeavtaler)

Forsvarsdepartementet kan bestemme hvilke rammeavtaler som alle enheter i forsvarssektoren er forpliktet til å bruke. Tilsvarende kan den enkelte etatssjef beslutte for sin enhet. Dette gjelder også rammeavtaler som er inngått av andre statsetater.

Dersom en bruker ikke kan benytte en bindende rammeavtale, skal tillatelse til å fravike rammeavtalen innhentes fra respektiv etatssjef eller FD.

Oversikt over hvilke rammeavtaler som enhetene er forpliktet til å bruke vil være bekjentgjort på hensiktsmessig medium, herunder forsvarets intranett, se pkt. 25.14.

Rammeavtaler skal som hovedregel ikke inneholde klausuler som binder forsvarssektoren til å benytte kun en leverandør.

Rammeavtaler skal normalt ikke inngås med en varighet som overstiger fire år, inklusive eventuelle opsjoner på forlengelse, med unntak av tilfeller som er berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand.

Kommentar:

Hensikten med denne avgrensningen er å ivareta det grunnleggende prinsippet om konkurranse, og for å sikre en regelmessig vurdering av markedssituasjonen og Forsvarssektorens behov.

Dersom rammeavtale er inngått for å sikre understøttelse av hovedmateriell, og det er en bestemt leverandør som er særskilt egnet til å ivareta dette, kan rammeavtale inngås med den varighet som er nødvendig for å sikre leveranser i hovedmateriellets levetid. Denne type avtale skal så langt det er mulig inngås i forbindelse med kjøp av hovedmateriellet.

Behov for kostbare investeringer med lang nedskrivningstid for å utføre kontrakten, kan også forsvare en lengre varighet på avtalen.

Rammeavtaler skal ikke inneholde klausuler om automatisk fornyelse. Forsvarssektoren skal i hvert enkelt tilfelle ta stilling til om de ønsker en fornyelse, og opsjoner med henhold til forlengelse av rammeavtalen skal inntas i kunngjøringen og i grunnlaget for anskaffelsen.

14.9 Prisjusteringer/endringer

Fast pris i hele avtaleperioden

Forhåndsbestemt årlig prisjustering Avtalte rabatter i forhold til listepriser som følger markedsutviklingen.

Det skal ikke tas inn nye produktkategorier eller tjenester som øker avtalens omfang utover det som var intensjonen når avtalen ble inngått.

Del 15. Opsjoner

I enkelte tilfeller har forsvarssektoren behov for å gjøre valg på et senere tidspunkt når det gjelder omfang, tekniske krav, leveringstid, leveringssted osv. En ensidig rett til å gjøre slike valg kan avtalefestes, og kalles en «Opsjon».

15.2 Bruk av opsjoner

Opsjoner bør normalt inngås i situasjoner hvor forsvarssektoren har en sterk posisjon i forhold til leverandøren, og man ser for seg at posisjonen vil bli svakere når valget må tas. (Man går for eksempel fra en konkurranse situasjon til en eneleverandør situasjon.)

I en del tilfelle er det vesentlig at leverandøren er kjent med usikkerheten rundt forsvarssektorens valg slik at leverandøren kan ta hensyn til dette i sin gjennomføring av leveransen. Leverandøren kan for eksempel utsette valget av underleverandør til forsvarssektoren har tatt sin beslutning om valg av teknisk løsning. Leverandøren slipper da å kansellere/endre ordre til sine underleverandører.

Det kan være behov for å anskaffe flere enheter i framtiden, men det foreligger ikke budsjettmessig dekning. Skifte av leverandør vil skape større drift- og opplæringsmessige konsekvenser. Alle tekniske krav/funksjonalitet er ikke avklart på bestillingstidspunket. Valg av teknisk løsning/funksjon kan være avhengig av utfall/beslutninger i andre prosjekter/etater, eller budsjettmessige prioriteringer. Det er behov for varene/tjenesten andre steder i forsvarssektoren. De øvrige brukere har mindre behov, og vil ikke kunne oppnå samme betingelser.

Det skal ikke brukes opsjoner for å skape et feil inntrykk av leveransens omfang i den hensikt å få lavere priser.

Dersom opsjonen gjelder økt antall, og omfanget av opsjonen er betydelig i forhold til det forpliktende omfanget, skal det avtales separate priser for opsjonen og det forpliktende omfang.

Kommentar:

Det skal tolkes slik at tilbyderne skal oppfordres til å gi separate priser.

Det kan avtales opsjoner som gir andre brukere/forsvarsgrener/etater/land rett til å anskaffe varer og tjenester til betingelsene i kontrakten.

Opsjoner skal avtalefestes med dato for hvor lenge opsjonen er gyldig (dvs. seneste dato for når forsvarssektoren må gjøre sitt valg).

Opsjoner utløses normalt i form av en endringsavtale. Dersom opsjonen ønskes benyttet av en annen enn den forvaltning som administrerer den opprinnelige kontrakt, kan separate kontrakter eller bestillinger benyttes.

Dersom behovet for opsjoner er identifisert før forespørselen er sendt ut, skal opsjonene tas med i forespørselen.

Kommentar:

For LOA/FOA-anskaffelser må opsjoner for å være lovlige tas med i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

Opsjoner skal være med i det totale evalueringsgrunnlaget. Dersom valg av opsjon eller opsjonsalternativer vil gi forskjellig utfall med hensyn på valg av leverandør, skal evaluering/valg gjennomføres ved at opsjonene veies med sannsynlighet for at de vil bli benyttet.

Del 16. Forespørsel

Forskrift om offentlige anskaffelser kaller forespørselen for «Konkurransegrunnlaget». Begrepet blir benyttet både ved anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Krav til leverandøren betegnes som «Kvalifikasjonskrav» i forskriftene. Disse skal normalt beskrives i kunngjøringen og eventuelt utdypes i et eget dokument. Det er imidlertid ikke krav til dette for anskaffelser som er unntatt fra forskriftene.

Forespørselen danner grunnlaget for den videre anskaffelsen, og det er vesentlig at det legges ned mye arbeid ved utarbeidelse av denne.

informasjon og bestemmelser for gjennomføring av selve anskaffelsen, se pkt. 16.2 krav til leverandøren, se pkt. 16.3 krav til leveransen, se pkt. 16.4. de avtalevilkår som forsvarssektoren vil benytte i forbindelse med inngåelse av en avtale, se pkt. 16.5 i en del tilfelle skal det også stilles krav til industrielt samarbeid, se pkt. 16.6. *

* Gjelder ikke ved LOA/FOA-anskaffelser .

Anskaffelsesmyndighetens navn, adresse, kontaktperson, samt nummerering/identifisering av forespørselen. Tilbudsfrist og tilbudsadresse Det skal oppgis dato og klokkeslett for når tilbudet senest skal være anskaffelsesmyndigheten i hende, og hvilken adresse (postadresse og gateadresse) det skal være innlevert. Tilbudsfristen må fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbudene. Vedståelsesfrist Det skal oppgis hvor lenge tilbyderne skal vedstå sine tilbud. Tidspunkt for tilbyderkonferanse Dersom det er planlagt å avholde tilbyderkonferanser eller befaringer, skal tid og sted for dette oppgis. Sted og tid for tilbudsåpning Ved anbudskonkurranse skal det oppgis sted og tid for eventuell åpen tilbudsåpning. Ved øvrige anskaffelsesprosedyrer skal det oppgis at offentlig åpning av de innkomne tilbud ikke vil finne sted. Anskaffelsesprosedyre Det skal informeres om hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes. Dersom forespørselen inneholder referanser til dokumenter som ikke er vedlagt, skal det opplyses om hvor disse dokumentene kan fås. Tildelingskriterier Det skal oppgis hvilke kriterier som vil bli lagt til grunn ved valg av leverandør. Kommentar: Forskrift om offentlige anskaffelser skiller klart mellom krav som settes for at leverandørene skal kunne delta i konkurransen (kvalifikasjonskrav), og hvilke kriterier man kan legge vekt på i valg av kontrakt (tildelingskriterier). Det er ikke normalt adgang til å vektlegge i hvor stor grad en leverandør har oppfylt kvalifikasjonskriterier. Kvalifikasjonskriterier stilles som absolutte minstekrav for å delta i konkurransen. For visse tjenesteytelser kan likevel egenskaper ved leverandøren være avgjørende for kvaliteten på ytelsen. Dette gjelder særlig for intellektuelle tjenester. For utførelsen av for eksempel et konsulentoppdrag vil kompetanse og erfaring være viktig for resultatet. I de tilfellene egenskaper ved leverandøren har direkte betydning for kvaliteten på tjenesten, må det derfor være tillatt å bruke kvalifikasjonskriterier ved tildelinga. I slike tilfeller må man da også liste opp disse kravene som tildelingskriterier. Ved anskaffelser som er unntatt fra forskrift om offentlige anskaffelser kan kriterier som er listet som kvalifikasjonskrav benyttes som tildelingskriterier. Ved utviklingsoppdrag bør leverandørenes kompetanse i langt større grad tillegges vekt enn ved anskaffelser av andre varer og tjenester. Krav til språk i tilbud Det skal opplyses om hvilke språk som tilbyderne kan benytte i tilbudet (se pkt. 1.11.1 i del 1 hvor tillatte språk er beskrevet). Merking av tilbudet Det skal opplyses om hvordan tilbudet skal merkes. Format på tilbudet Det skal stilles krav om at tilbudet avgis i lukket forsendelse. Det kan stilles øvrige krav til format på tilbud. Alternative løsninger og tilbud på deler av leveransen Det skal oppgis i hvilken utstrekning det kan gis tilbud på bare deler av leveransen, og om alternative løsningsforslag vil bli avvist. Videre eventuelle forbehold fra forsvarssektoren om å kunne dele leveransen mellom flere leverandører. Forhandlinger Når det benyttes andre anskaffelsesprosedyrer enn anbudskonkurranse, skal det oppgis i forespørselen at forsvarssektoren forbeholder seg rett til å forhandle nærmere om vilkårene for anskaffelsen. Spesifikasjon av pris Når det er aktuelt å gjennomføre kostnadsanalyse, skal det stilles krav til at tilbydere fyller ut blankett 5301 «Spesifikasjon av pris». Se Del 11 Kostnadskontroll 11.2.1.1 Kostnadsanalyse. Henvisning til kunngjøringer Dersom anskaffelsen er kunngjort, skal det henvises til kunngjøringen. Forkaste alle tilbud Forespørselen skal inneholde bestemmelse om at forsvarssektoren i særlige tilfeller forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud uten å gi begrunnelse.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Skatteattest – Se Del 1 Grunnleggende Bestemmelser pkt. 1.9.2.3. HMS egenerklæring – se del 1 Grunnleggende Bestemmelser pkt. 1.9.2.4. Krav til tilbyderens tekniske kvalifikasjoner

Krav til tilbyderens finansielle og økonomiske stilling.

Kommentar:

Forskrift om offentlige anskaffelser skiller klart mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. De forhold som er omtalt under 16.3 faller inn under begrepet kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskravene skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen og eventuelt utdypes i et eget kvalifikasjonsgrunnlag. Kvalifikasjonsgrunnlaget og konkurransegrunnlaget er separate dokumenter.

Leveransebeskrivelse Retningslinjer for leveransebeskrivelse er gitt i del 6 Leveransebeskrivelse Krav til kodifisering Retningslinjer for kodifisering er gitt i del 9 NATO Kodifisering Krav til konfigurasjonsstyring Retningslinjer for konfigurasjonsstyring er gitt i del 8 Konfigurasjonsstyring.

Forespørselen skal inneholde de avtalevilkårene som tilbudet skal baseres på. Avtalevilkårene må tilpasses den enkelte anskaffelse.

Blankett 5002 inneholder minimums avtalevilkår som skal legges til grunn ved anskaffelser. Dersom anskaffelsesmyndigheten avtaler dårligere vilkår enn i blanketten, skal dette begrunnes i anskaffelsesprotokollen. Anskaffelsesmyndigheten avgjør selv om de vil benytte blanketten, eller inkludere vilkårene i de «spesielle avtalevilkår».

Normalt skal forsvarssektoren stå som avtalepart slik at avtalen er gjort gjeldende for hele den juridiske enheten. Mer spesifikk angivelse av hvem i forsvarssektoren som administrerer avtalen kan oppgis i avtaleteksten som «administrative forhold» eller tilsvarende.

Blankett 5002 inneholder ikke alle vilkår som er nødvendig for å inngå en avtale, og er forutsatt å benyttes ved enklere anskaffelser. Blant annet må pris/kontrakttype, leveringstid, leveringssted osv. avtales separat. Videre inneholder ARF en rekke krav til avtalevilkår som enten må tilpasses den enkelte anskaffelsen, eller bare er relevant i spesielle tilfeller, og således ikke kan inkluderes i en blankett. Nedenfor er en opplisting av de mest relevante vilkår, med referanse til ARF dersom ARF har egne bestemmelser om dette.

Vilkår som er merket med ** er behandlet i Blankett 5002. Vilkår Referanse Kommentar Pris/kontrakttype Del 13 Kontraktstyper ARF kaller de forskjellige måter å prise en avtale på for kontrakttyper. Ønsker man at tilbyder skal gi fast pris, må dette oppgis i forespørselen. Avtaler med en fast pris kalles for en «fastpriskontrakt». Avtaler som går over en lengre periode kan inneholde en formel for å justere prisen basert på utviklingen i spesifiserte indekser. Dette kalles «Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser». Oversikt over de forskjellige tillatte kontrakttyper er gitt i del 13 Kontraktstyper. Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser bør baseres på INCOTERMS INCOTERMS er utgitt av det Internasjonale Handelskammer. Betingelsene regulerer bl.a.: – Når risikoen for varen går over fra selger til kjøper – Fordeling av kostnader i forbindelse med frakt osv. – Hvilke dokumenter som skal frambringes av kjøper/selger – Anvisning om hvem som skal forsikre vare. Leveringsbetingelser må ses i sammenheng med leveringstid. Leveringstid Det må oppgis når forsvarssektoren ønsker leveransen. Kort leveringstid kan begrense konkurransen og øke prisen. Dersom forsvarssektoren ikke har absolutt behov for leveranse innen et bestemt tidspunkt, bør man undersøke i leverandørmarkedet om hva som normalt er oppnåelig leveringstid. Leveringstiden kan oppgis som en ønsket leveringstid, og det kan også forespørres om at leverandøren tilbyr sin «beste leveringstid». Betalingsvilkår** Del 19 Betaling Hovedprinsippet er betaling etter kontraktsmessig levering. Ved del leveranser kan det betales etter hver del levering. Det må oppgis hvor mange dager etter kontraktsmessig levering som betaling skal skje. Det er vesentlig at forsvarssektoren får tilstrekkelig tid til å gjennomføre mottakskontroll og gjennomføre betaling innen fristen. Normalt bør det ikke avtales raskere betaling enn 30 dager etter levering. Det bør også spesifiseres hvilke rettigheter leverandøren har i forbindelse med forsinket betaling. Bankgaranti Del 19 Betalingsvilkår, pkt. 19.4 Sikkerhetsstillelse for betaling Ved betaling før levering er det krav til at leverandøren stiller bankgaranti. Mangler og reklamasjon** Del 18 Ansvar for mangler, reklamasjon og utbedring Det må avtales hvilke rettigheter og plikter partene har dersom leveransen ikke er i henhold til avtalen. Forsinket levering** Del 22 Ansporings- og sanksjonsordninger Det må avtales hvilke rettigheter og plikter partene har dersom leveransen blir forsinket. Force majeure (Fritaksgrunner)** En del situasjoner/hendelser som er av ekstern karakter kan helt eller delvis frita partene for sine forpliktelser eller tilsidesette enkelte vilkår. F.eks. vil en force majeure situasjon kunne frita en leverandør fra å betale dagmulkt ved forsinket levering. Det bør gis en angivelse av hvilke type situasjoner som faller inn under force majeure. Endringer** Del 2 Gjennomføring av anskaffelser, pkt. 2.22 Endringer Det må avtales rutiner for hvordan endringer skal avtalefestes med leverandøren. I enkelte tilfeller har forsvarssektoren også behov for å kunne gi ensidige pålegg om endringer. Opsjoner Del 15 Opsjoner I enkelte tilfeller har forsvarssektoren behov for å gjøre valg på et senere tidspunkt når det gjelder omfang, tekniske krav, leveringstid, leveringssted osv. En ensidig rett til gjøre slike valg kan avtalefestes, og kalles en «Opsjon». Dersom forsvarssektoren ønsker opsjoner, skal disse oppgis i forespørselen. Kostnadskontroll Del 11 Kostnadskontroll Når det ikke er mulig å gjennomføre anskaffelser basert på konkurranse, skal det normalt gjennomføres kostnadskontroll av pristilbudet. Som del av forespørselen skal det derfor kreves at leverandøren fyller ut Blankett 5301 «Spesifikasjon av pris» og at leverandøren baserer sin utfylling på retningslinjene i Blankett 5005 «Alminnelige vilkår for kostnadskontroll». Kostnadskontroll benyttes også i forbindelse med kontraktstyper hvor prisen baserer seg helt eller delvis på leverandørens kostnader, som kostnadskontrakter, priskontrakt med ansporing osv. Det kan også kreves at endringer av avtalen skal baseres på kostnadskontroll selv om den opprinnelige avtale baseres på konkurranse. Retten til å gjennomføre kostnadskontroll må imidlertid avtalefestes. Innsyn Del 23 Innsyn Innsyn i leverandørens organisasjon og dokumenter skal alltid kreves i forbindelse med kvalitetssikring og kostnadskontroll. Innsyn kan også være nødvendig i forbindelse framdriftskontroll, leverandøranalyse osv. Forsikring Del 1.11.3 Forsikring Materiell holdt av forsvarssektoren Del 21 Materiell holdt av forsvarssektoren Dersom forsvarssektoren skal holde materiell som skal inngå i den endelige leveransen, eller materiell som leverandøren har behov for i forbindelse med konstruksjon, produksjon, testing osv., skal dette avtalefestes. Minimumskrav til hva som skal avtalefestes står i pkt. 21.4 «Forhold som skal avtalefestes». Rettigheter og royalty Del 20 Rettigheter og del 6 Leveransebeskrivelse, pkt. 6.4.1.3 Opphavs- og eiendomsrett I forbindelse med en del anskaffelser er det vesentlig at rettighetene til leveransen avklares. Dette gjelder spesielt i forbindelse med: – utviklingsprosjekter – tilpasning av programvare – kjøp av konsulentoppdrag/bistand – kjøp av dokumentasjon osv. Retningslinjer for dette er gitt i del 20 Rettigheter og i del 6 Leveransebeskrivelse. Hemmelighold Del 1 Grunnleggende bestemmelser, pkt. 1.8.13 Sikkerhetsgraderte anskaffelser Ved anskaffelser som fordrer utlevering av skjermingsverdig informasjon til leverandører skal forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser følges. Dokumentrang** Del 2, pkt. 2.16.3.4 Dokumentrang Oppsigelse** Tvister** Eiendomsrett til verktøy, materiell Del 21 Materiell og anlegg som holdes av forsvarssektoren Dersom forsvarssektoren dekker leverandørens kostnader ved kjøp av verktøy, utstyr, materialer osv., skal forsvarssektoren ha eiendomsrettet til dette fra det tidspunkt hvor dette mottas av leverandøren. Leverandøren skal oppbevare og behandle denne type materiell som Materiell holdt av forsvarssektoren. Utviklingskostnader Ved utviklingsoppdrag skal det avtalefestes at alle kostnader i forbindelse med utviklingen skal dekkes under utviklingskontrakten. Leverandøren kan ikke kreve at forsvarssektoren skal dekke tap fra utviklingskontrakten i forbindelse med prisfastsetting av nye avtaler om serieleveranser. Rett til utsatt levering** Offentligrettslige krav** Godkjennelse av valg av underleverandører I enkelte tilfeller kan leverandørens valg av underleverandører være viktig for forsvarssektoren. I de tilfeller leverandøren vil velge viktige underleverandører etter at forsvarssektoren har tildelt leverandøren kontrakt, kan forsvarssektoren forbeholde seg retten til å godkjenne de underleverandører som skal benyttes. Ansvar for underleverandører Reklame** Sikkerhetsstillelse Del 1 Grunnleggende bestemmelser, pkt. 1.9.1.3 Finansiell styrke og sikkerhetsstillelse Dersom anskaffelsesmyndigheten er i tvil om leverandørens finansielle stilling, kan anskaffelsesmyndigheten kreve at leverandøren stiller betryggende sikkerhet for oppfyllelse av avtalen. Sikkerhetsstillelse kan gis i form av garanti fra morselskap eller fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap o.l. Kvalitetssikring** Del 7 Kvalitetssikring Blankett 5002 inneholder bare enkelte grunnleggende krav. Konkrete krav til kvalitetssikring må derfor avtales særskilt. Kodifisering Del 9 Kodifisering, pkt. 9.5 Krav i forbindelse med evaluering og avtaleinngåelse Konfigurasjonsstyring Del 8 Konfigurasjonsstyring, pkt. 8.5 Krav til leverandører Framdriftsrapportering Del 2, pkt. 2.23.2 Rapportering Det kan avtales at leverandøren skal fremsende skriftlige rapportering om status og fremdrift av prosjektet. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av prosjektet. Rapportering bør gjøres regelmessig. Håndtering av usikkerhet Del 5 Håndtering av usikkerhet Leverandøren kan pålegges å benytte forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet.

Se del 1 Grunnleggende Bestemmelser pkt. 1.10.

* Gjelder ikke ved LOA/FOA-anskaffelser.

Del 17. (Ikke i bruk)

Del 18. Ansvar for mangler, reklamasjon og utbedring

Ved anskaffelser av varer og tjenester skal det avtales hvilke plikter og rettigheter partene har i forbindelse med mangler ved leveransen.

Kommentar:

I lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp er mangler definert i § 17 og § 18.

Dersom det oppdages mangler ved levering, skal normalt anskaffelsesmyndigheten avvise leveransen. Dersom mangelen er av mindre karakter, kan anskaffelsesmyndigheten akseptere leveransen mot at leverandøren forplikter seg til å rette opp mangelen innen en viss tid, eller ved at forsvarssektoren får et forholdsmessig prisavslag. Dersom leverandøren skal rette opp mangelen innen en viss tid, skal anskaffelsesmyndigheten holde tilbake en forholdsmessig andel av betalingen til mangelen er rettet.

Avtalevilkår som regulerer partenes plikter og rettigheter ved mangler som oppdages etter levering, blir ofte omtalt som «garanti» eller «reklamasjonsrett». I handelskjøp brukes begrepene om hverandre, og begrepene bør ikke brukes uten en nærmere beskrivelse av hva man legger i begrepene.

Kommentar:

I forbrukerkjøp med yrkesselger er begrepene «garanti» og «reklamasjonsrett» gitt forskjellig innhold, hvor begrepet «reklamasjonsrett» gir kjøperen visse lovbestemte rettigheter i henhold til lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp. Dersom leverandøren selger med «garanti», forutsettes det at denne garantien gir kjøperen rettigheter utover lovens bestemmelser, f.eks. at den også dekker normal slitasje og uriktig bruk.

Lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp inneholder detaljerte regler for partenes rettigheter og plikter ved mangler. Lovens bestemmelser vil normalt gjelde dersom intet annet er avtalt mellom partene, vel om merke dersom norsk lov er lagt til grunn for avtalen. For å unngå misforståelser mellom partene, bør det klart skrives i avtalen at lovens bestemmelser skal legges til grunn ved mangler.

Kommentar:

Lovens bestemmelser gir kjøperen rett til å reklamere på skjulte mangler som var til stede på leveringstidspunktet (men ble oppdaget senere). Det kan kun reklameres på mangler som oppstår senere dersom mangelen skyldes kontraktsbrudd fra selgerens side, eller selgeren har gitt garanti eller på annen måte har påtatt seg ansvar for at tingen vil ha angitte egenskaper eller være egnet til vanlig bruk, eller en særlig bruksmåte, i et tidsrom etter leveringen.

NB! Lovens bestemmelser vil ikke automatisk gjelde dersom forsvarssektoren har beskrevet i forespørsel eller møter at det f.eks. ikke ønskes garantier, og den påfølgende avtalen ikke berører reklamasjonsrett/garantier.

Det bør minimum avtales en frist for når forsvarssektoren senest kan reklamere på mangler. Fristen kan settes til et visst antall måneder etter levering, et visst antall måneder etter at utstyret er tatt i bruk, et visst antall timer som utstyret har vært bruk, eller en kombinasjon av disse. Det kan avtales forskjellige frister for forskjellige funksjoner/egenskaper ved gjenstanden. Kommentar: Dersom det f.eks. er gitt en rustgaranti på 5 år, må forsvarssektoren ha rett til å reklamere på dette inntil 5 år etter levering. Reklamasjonsfrister på øvrige egenskaper/funksjoner kan imidlertid være begrenset til 2 år. Det bør avtales en beskrivelse/avgrensning av hva som er en mangel. Kommentar: Lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp inneholder en beskrivelse av hva som er å betrakte som mangler, se § 17 og § 18. Dersom loven ikke legges til grunn er det vesentlig at partene har en felles oppfatning av hva som er å betrakte som mangler. Typiske problemstillinger som bør avklares er: Kan det bare reklameres på skjulte mangler som var tilstede ved leveringstidspunktet, eller kan det også reklameres på mangler som oppstår senere. Leverandøren kan f.eks. garantere at utstyret skal virke som spesifisert i 24 måneder etter leveranse, uavhengig om manglene forelå på leveringstidspunktet Stilles det spesielle krav til lagring, bruk, vedlikehold osv. som må følges, og som gir begrensninger i reklamasjonsretten. Det må avtales en frist for når forsvarssektoren seneste kan reklamere etter at en mangel er oppdaget. Det må avtales hvilke plikter og rettigheter partene har når en mangel er oppdaget og reklamert innen reklamasjonsfristen. Kommentar: Vanlige forhold som bør avtales er: Kan forsvarssektoren forlange at leverandøren retter mangelen eller foretar omlevering? Kan forsvarssektoren få andre til å rette mangelen dersom leverandøren ikke retter mangelen innen rimelig tid? Kan forsvarssektoren forlange prisavslag? Kan forsvarssektoren forlange erstatning for de tap forsvarssektoren er blitt påført som følge av mangelen? Kan forsvarssektoren heve avtalen? osv. Har leverandøren rett til å rette mangelen selv? Ved flere av forsvarssektorens anskaffelser vil en del av utstyret beredskapslagres, eller bli benyttet i meget begrenset omfang. Mangler vil i slike tilfeller bare bli avdekket på en begrenset del av leveransen. For slike leveranser kan det avtales at det benyttes statistiske metoder for å fastslå om det foreligger mangler som er av gjennomgående karakter (foreligger på en stor del av leveransen). Videre kan det avtales hvilke tiltak som leverandøren må utføre på den delen av leveransen som ikke er blitt tatt i bruk, selv om manglene ennå ikke er kommet for dage.

Anskaffelsesmyndigheten skal normalt ta med avtalevilkårene for mangler, reklamasjon, retting osv., som anskaffelsesmyndigheten ønsker å gjøre gjeldende i forespørselen. Dette for at tilbyderne skal gi tilbud på samme vilkår.

Anskaffelsesmyndigheten kan, når anskaffelsesprosedyren tillater det, føre forhandlinger som går på leverandørens ansvar ved mangler ved leveransen som oppdages etter levering. Dersom anskaffelsesmyndigheten forhandler vekk garantier/vilkår, skal dette kompenseres ved lavere priser eller gunstigere betingelser på andre områder.

Ved vurdering av omfanget av vilkårene må det tas hensyn til hva vilkårene vil koste i form av økt pris og oppfølgingskostnader sett i forhold til usikkerheten knyttet til leveransens kvalitet. Videre bør forsvarssektorens reelle muligheter til å følge opp vilkårene etter levering tas med i betraktning.

Forsvarssektoren skal bare unntaksvis fraskrive seg retten til å kunne reklamere på mangler ved leveransen etter levering. Dersom dette gjøres, skal begrunnelsen for dette redegjøres i anskaffelsesprotokollen.

Del 19. Betaling

19.1 Betalingsformer

Hovedprinsippet for betaling er betaling etter kontraktmessig levering. Ved suksessive leveranser kan oppgjør skje ved hver dellevering. Ved slik delbetaling er det en forutsetning at betalingen for delleveransen står i forhold til verdien av det som er levert.

Når levering (eventuelt dellevering) først kan skje etter mer enn 12 måneder fra kontraktinngåelse, eller når kjøperen for øvrig finner det hensiktsmessig og nødvendig, kan det avtales at leverandøren skal få utbetalt avdrag på kjøpesummen før levering. Det kan benyttes tre former for betaling før levering. Særlige vilkår gjelder for bruk av forskudd.

Ved at leverandøren har nådd milepælen har han nådd et nytt nivå som representerer en reell verdi i utviklingen mot en fullstendig leveranse (for eksempel at en ny versjon er utviklet, motor er montert om bord i fartøy, en prototype er ferdig eller lignende). Det er sannsynlig at han har utført det arbeid og kjøpt inn de materialer som lå til grunn ved avtaletidspunktet. Det er verifiserbart at leverandøren har nådd milepælen. Det bør vurderes om det skal angis et tidligste tidspunkt for utbetaling av milepælen avhengig av tilgjengelige budsjettmidler i prosjektet.

Kommentar:

For å kunne fastsette milepælsbetalingen under disse forutsetningene må leverandøren presentere kostnadspådragskurve i tillegg til betalingsplanen i sitt tilbud.

Fremdriftsbetaling kan avtales å skje til bestemte tider basert på grunnlag av spesifisert avdragsregning, bl 5305 «Faktura – Kostnadsfremdrift», som skal fylles ut av leverandøren. Avdrag skal ikke overstige 90 prosent av verdien av det arbeid som er utført og de materialer som er innkjøpt siden forrige utbetaling. Forskudd som leverandøren har utbetalt sine underleverandører, kan bare medregnes i den utstrekning slik utbetaling på forhånd er godkjent av kjøperen og det er stillet sikkerhet for forskuddet.

Forskudd skal normalt ikke utbetales.

Kommentar:

Hovedregel er at forskudd ikke utbetales. Begrunnelsen for regelen er at staten primært skal være nøytral i forhold til leverandørens finansiering.

I den grad det er nødvendig ut fra en konkret vurdering å betale forskudd før levering i en kontrakt, skal det primært foretas i takt med den reelle verdiskapning i kontrakten, og avtales under punktet om milepælsbetaling.

Regelen er ment å virke som en sterk begrensning av gjeldende praksis med utbetaling av forskudd.

Forskudd kan likevel utbetales i det enkelte tilfelle når det bidrar til å opprettholde eller øke konkurransen om kontrakten eller det kan sannsynliggjøres at anskaffelsen vil påføre leverandøren særskilt høye oppstartkostnader.

Kommentar:

Utbetaling av forskudd er begrenset til de tilfeller hvor ovennevnte unntakshjemmel kan påberopes. Når utbetaling av forskudd er et virkemiddel til å opprettholde eller øke konkurransen om kontrakten kan forskudd tillates. Det vil ikke være i statens interesse at noen leverandører kan bli avskåret fra å konkurrere om kontrakten, fordi bedriften ikke har tilstrekkelig kapitaldekning dersom leverandøren ellers har levert det beste tilbudet.

I noen spesielle kontrakter vil leverandøren ha særlig høye kostnader i oppstarten av prosjektet, for eksempel til materiellkjøp, som kan rettferdiggjøre at forskudd utbetales.

Begge situasjoner er å betrakte som klare unntakssituasjoner. Det må fremgå uttrykkelig av anskaffelsesprotokollen hvilke vurderinger som begrunner påberopelsen av unntaksregelen.

Forskuddet kan utgjøre inntil en tredjedel av kjøpesummen eksklusiv merverdiavgift. Som kjøpesum forstås anbudspris eller forhandlet basispris. Når særlige grunner foreligger, kan Forsvarsdepartementet samtykke i større forskudd.

Kommentar:

Forskuddet skal ikke være større enn at man oppnår den effekt som er tiltenkt.

Utbetaling av forskudd større enn kroner 25 mill. eksklusiv merverdiavgift må uansett fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning. I søknaden om godkjenning skal det vedlegges en analyse av om de økonomiske sider av vilkårene for utbetaling av forskudd er tilfredsstilt fra Faggruppe for kontraktrevisjon i Forsvarets logistikkorganisasjon. Alle kontrakter hvor det er utbetalt forskudd skal, uansett størrelse, registreres i en sentral protokoll hos anskaffelsesmyndigheten.

Kommentar:

Bestemmelsen må ses i sammenheng med grunnregelen om at forskudd kun skal utbetales i unntakstilfeller. Som et kontrollelement skal derfor Forsvarsdepartementet godkjenne utbetalinger større enn 25 MNOK (tilsvarende omregnet til NOK). Som grunnlag for Forsvarsdepartementets saksbehandling skal det være vedlagt en vurdering fra FLO av hvorvidt den konkurransemessige fordelen av å gi en leverandør forskudd, som minimum tilsvarer betingelsene i pkt. 19.2, siste ledd, eller hvorvidt det er sannsynliggjort at leverandøren påføres særskilt høye oppstartskostnader. Registrering av bruken av forskudd i en protokoll kan gjerne gjennomføres ved bruk av ERP systemet, eller på annen måte, som gjør at en enkelt kan gi en slik oversikt.

Størrelsen av forskuddet og tidspunktet for utbetaling skal tilpasses kontraktsforholdet. Dog kan utbetaling av forskudd finne sted ved kontraktsinngåelse dersom det er økonomisk fordelaktig for staten eller forretningsmessig nødvendig. Om ytterligere betaling skal skje før levering, må dette avtales etter reglene om fremdrifts- eller milepælsbetaling.

Hovedprinsippet for betalingsform er som nevnt ovenfor betaling ved kontraktmessig levering. Denne betalingsform følger av kjøpsloven, og er den som i de fleste tilfeller gir kjøperen best sikkerhet i forhold til å få den leveranse man har kontrahert.

Når vilkårene nevnt ovenfor er tilfredsstilt kan det gjøres avtale om betaling før levering. En hver slik betalingsform øker risikoen for kjøper med hensyn til oppfyllelse av kontrakten. Dette gjelder både økonomiske problemer og konkurs som en leverandør vil kunne få, samt i forhold til leverandørens incitament til å fullføre kontrakten rettidig og med avtalt kvalitet. Når en velger å benytte betaling før levering må en derfor vurdere ordninger for sikkerhetsstillelse (se nedenfor).

En hver form for betaling før levering vil medvirke til å redusere leverandørens finansieringskostnader og skal gi en lavere pris enn hvis forutsetningen er betaling ved levering. Prisavslaget skal vurderes tilsvarende at det svares renter av fremdrifts-/milepæls-/forskuddsbetalingen fra utbetalingsdagen inntil det er avregnet. Renten settes lik Norges Banks effektive rente på norske statsobligasjoner med løpetid lik gjennomsnittlig betalingstid og med et risikotillegg på 2 % p.a. Med betalingstid menes tid fra utbetaling til forskuddet/fremdriftsbetalingen er likvidert.

Kommentar:

Risikotillegget beregnes ved å legge 2 prosentpoeng til den aktuelle statspapirrenten. Den aktuelle statspapirrenten finnes ved å kontakte Norges Bank på evalueringstidspunktet.

Det bør i forespørselen alltid bes om pris med og uten betaling før levering (forskudds-/milepæls-/fremdriftsbetaling) hvis kjøper har til hensikt å benytte seg av en slik betalingsform. På denne måten får en frem effekten av å betale tidlig.

19.3 Betalingsvilkår

Forsvarssektorens maksimale betalingsforpliktelse skal til enhver tid fastsettes, og er det beløp som leverandøren ikke uten videre kan overskride. I priskontrakter vil denne grense være identisk med pristaket.

I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser vil den avtalte formel bestemme den maksimale betalingsforpliktelse for forsvarssektoren. I kostnadskontrakter vil grensen være et betinget tak, som eventuelt kan forhøyes etter avtale, enten etter ny vurdering av leveransen eller når ytterligere midler kan stilles til disposisjon for vedkommende leveranse.

I betalingsvilkårene skal fastsettes når, hvorledes og på hvilke vilkår betaling skal finne sted, hvilke dokumenter og blanketter, med angivelse av antall og nødvendige påtegninger som skal fremlegges eller fremsendes. Normalvilkåret er at betaling skal finne sted innen 30 dager etter at leveransen er godkjent av kjøper og korrekt faktura med bilag er mottatt. Andre vilkår kan avtales der dette er hensiktsmessig. Hvis det i enkelte tilfeller betales raskere enn avtalte betalingsvilkår skal det kreves prisavslag på grunn av redusert kredittid for leverandøren, jf. ovenfor.

Når leveringsomfanget omfatter flere separate poster som skal leveres til forskjellige tider, må betalingsvilkårene utformes slik at betaling for den enkelte post ikke finner sted før den er levert.

Eventuelt utbetalt forskudd eller fremdriftsbetaling skal likvideres forholdsmessig.

Det skal avtales når og hvorledes sluttoppgjør skal foretas. Se Del 2 Gjennomføring av anskaffelser pkt. 2.24 om oppgjør av kontrakter.

Det legges vekt på at betaling og postering finner sted rettidig. Med dette menes at man skal betale nær betalingsfristens utløp. Anskaffelsesmyndigheten skal påse at leverandørene presenterer regningene snarest etter at varene er levert og godkjent slik at betaling kan finne sted som forutsatt.

Ferdig produsert materiell og materialer, komponenter og utstyr som skal benyttes til leveransen, og som forsvarssektoren helt eller delvis har betalt for før leveranse finner sted, skal merkes «Forsvarets eiendom» og plasseres atskilt fra annet materiell.

Spesielt utstyr, verktøy og instrumenter som inngår i en kontrakt og blir belastet denne i sin helhet, blir forsvarssektorens eiendom og skal merkes som angitt ovenfor.

Forsvarssektoren skal på forhånd godkjenne slike belastninger og de skal avtales i de spesielle kontraktvilkår.

Det kan i kontrakten avtales, hvis betaling fra forsvarssektoren skjer senere enn fastsatt, at det påløper gjeldende forsinkelsesrente etter lov 17. desember 1976 nr. 100 om forsinkelsesrente.

Det er ikke tillatt å fastsette betalingsvilkår som vites, eller skjønnes, å resultere i forsinket betaling.

I hovedregel skal det stilles sikkerhet for betalinger som foretas før levering i form av garanti (selvskyldnerkausjon). Garantiklausulen skal utformes slik at det til en hver tid utestående beløp skal være 100 % dekket av betalingsgarantien. I enkelte tilfeller, der en gjennom vurdering av kontraktens størrelse og varighet, samt tilfredsstillende resultater fra en detaljert leverandøranalyse (ref. del 12 Leverandøranalyse) anser at risiko for tap er liten, kan anskaffelsesmyndigheten bestemme at sikkerhetsstillelse ikke skal kreves.

Ved kjøp fra statlige institusjoner og forvaltningsbedrifter som ikke er aksjeselskap, skal sikkerhet ikke kreves.

Sikkerhet bør fortrinnsvis gis som «on demand» garanti fra bank, forsikrings- eller garantiselskap e.l. Garanti fra andre kilder må godkjennes av Forsvarsdepartementet. I alle tilfeller skal garantien gis som selvskyldnerkausjon.

Ved betaling ved leveranse (delleveranse) kan tilbakeholdes 5 % av (del) leveransens pris hvis leverandøren ikke har stillet sikkerhet for riktig oppfyllelse av kontrakten inntil hele leveransen er levert eller til utløp av garantiperioden (her menes garantitid for eventuell produktgaranti).

Del 20. Rettigheter

Denne delen regulerer hvordan forsvarssektoren skal forholde seg til immaterielle rettigheter knyttet til patenter, oppfinnelser, tekniske opplysninger, programvare og data i forbindelse med oppdrag for forsvarssektoren.

I det etterfølgende er begrepet «eiendomsrett» benyttet i betydningen av at den som har eiendomsrett har faktisk og juridisk råderett over et resultat/objekt, herunder opphavsrett i henhold til «lov 12. mai 1961 nr. 2: om opphavsrett til åndsverk m.v.».

Kommentar:

I den grad det er nødvendig forutsettes det at det i det enkelte tilfelle skilles mellom eiendomsrett, opphavsrett og andre rettighetsbegreper i de spesielle vilkår i den enkelte avtale, jf. pkt. 20.3.1 siste avsnitt.

20.2 Behandling av immaterielle rettigheter der forsvarssektoren anskaffer ferdig utviklede produkter/tjenester

Forsvarssektoren må sikre seg mot å bli saksøkt for krenkelser mot tredjemann som en leverandør forårsaker gjennom sin gjennomføring av avtalen. Dette må derfor reguleres i avtalevilkårene slik at det er leverandøren som fullt og helt står ansvarlig juridisk og økonomisk for slik krenkelse av tredjemanns rettigheter. Forsvarssektoren må også sikre seg at leverandøren ved slik krenkelse retter opp leveransen med andre løsninger slik at den fyller intensjonene i avtalen.

For å unngå at en leverandør tar urettmessig høye priser for eksemplarfremstilling av teknisk- og/eller brukerdokumentasjon for forsvarssektorens behov, bør det tas med bestemmelser i de spesielle avtalevilkår som sikrer forsvarssektoren slike rettigheter.

20.3 Behandling av immaterielle rettigheter der forsvarssektoren helt eller delvis betaler for utvikling

Når forsvarssektoren betaler hele eller deler av utvikling eller tilpasning av utstyr eller programvare, skal partenes rettigheter i forbindelse med resultatet av utviklingen vurderes og kontraktsfestes. I de tilfeller det er snakk om en delfinansiering fra forsvarssektorens side, må det vurderes om det er økonomisk forsvarlig for forsvarssektoren å sikre seg alle eller deler av de immaterielle rettigheter.

Kommentar:

Gjelder særlig der forsvarssektoren delfinansierer utviklingen. Vurder alle økonomiske elementer, også muligheten for fremtidig royaltyinntekter og om det å overlate rettighetene til leverandøren gir en lavere pris ved anskaffelse. Alternativt om forsvarssektoren skal kjøpe de rettighetene som leverandøren bringer med seg inn i utviklingen.

I hvilken grad forsvarssektoren kan benytte det tekniske underlaget for å få andre leverandører til å produsere det utviklede produktet.

Kommentar:

Om, og i hvilken grad forsvarssektoren har rett til å fremstille eksemplarer av programvare, herunder kopiere og bruke til eget formål, samt overføre rettigheter til andre (for eksempel underleverandører) uten ytterligere vederlag til den som har opphavsrett. Om, og i hvilken grad forsvarssektoren har rett til å benytte kildekode for eget bruk, eller få andre leverandører til å gjennomføre videreutvikling basert på kildekoden. Om, og i hvilken grad leverandøren har rett til å produsere og selge det utviklede produkt til tredjepart, eller videreutvikle produktet for salg til tredjepart. Hvilken økonomisk kompensasjon forsvarssektoren skal ha dersom leverandøren gis rett til å utnytte det utviklede produkt kommersielt. Sikkerhetspolitiske aspekter knyttet til utnyttelse av immaterielle rettigheter.

Kommentar:

Jf. lov 18. desember 1987 nr. 93: om kontroll med eksport av strategiske varer, tjenester og teknologi m.v.

De beslutninger som tas med hensyn til immaterielle rettigheter må klart defineres i avtalevilkårene. Det må avtales helt konkret hvilke rettigheter den enkelte part har fått. Dette fordi forhold knyttet til immaterielle rettigheter ikke nødvendigvis er gitt en allmenn betydning, eller er lovregulert.

For utstyr eller programvare som hovedsakelig er rettet mot militær anvendelse skal forsvarssektoren normalt ha alle rettigheter til resultatet av utviklingen. Leverandøren skal ikke gis anledning til å disponere over det utviklede produkt uten forsvarssektorens godkjennelse.

Kommentar:

Ved vurdering om utviklingen i hovedsak har militær anvendelse/verdi kan «Forskrift 9. mars 2000 nr. 215 om behandling av saker etter lov om oppfinnelser av betydning for rikets forsvar» til «Lov 26. juni 1953 nr. 8 om oppfinnelser av betydning for rikets forsvar» brukes som referansegrunnlag.

Forsvarsdepartementet kan overføre retten til kommersiell utnyttelse til en eller flere leverandører for produksjon og salg til tredjemann.

For utstyr eller programvare som er rettet mot sivil bruk, eller har et vesentlig sivilt anvendelsesområde, bør leverandøren i alminnelighet overlates eiendomsretten hvis ikke helt spesielle forhold skulle tilsi annet.

Dersom leverandøren overlates eiendomsretten, skal forsvarssektoren forbeholdes en ikke-eksklusiv, vederlagsfri og ugjenkallelig bruks- og disposisjonsrett for å dekke forsvarssektorens behov eller for å oppfylle forsvarssektorens forpliktelser i inn- og utland.

Dersom leverandøren ikke er i stand til å dekke forsvarssektorens behov for utstyr eller videreutvikling av dette, eller leverandørens kostnadsnivå i denne forbindelse er over normal markedspris, skal forsvarssektoren ha rett til å få produsert utstyr eller gjennomført videreutvikling hos andre leverandører basert på resultater og tekniske dokumentasjon som kom fram under utviklingen.

En leverandør som får overlatt eiendomsrett skal forpliktes til ikke å overføre eiendomsrett eller bruksrett til tredjemann ved salg, lisensiering eller på annen måte uten forsvarssektorens forhåndsgodkjenning.

At leverandøren får eiendomsretten skal ikke påvirke forsvarssektorens krav til økonomisk kompensasjon i tråd med pkt. 20.3.6 og 20.4.

Når de immaterielle rettighetene avtalefestes skal det som hovedregel stå at forsvarssektoren er å betrakte som en enhet, slik at rettighetene fritt kan gjøres gjeldende for hele forsvarssektoren og ikke kun den enhet som signerer avtalen.

Når leverandøren er blitt gitt eiendomsretten eller gitt retten til kommersiell utnyttelse, skal det avtales at leverandøren betaler royalty i form av en engangsavgift og/eller en avgift per solgt enhet. Se pkt. 20.4.

Dersom leverandøren fortsetter utvikling eller videreutvikler utstyr eller program utover kontraktens omfang, bør det avtales at forsvarssektoren skal ha rettigheter til videreutviklingen som står i forhold til forsvarssektorens bidrag i den opprinnelige kontrakt og hvor omfattende leverandørens videreutvikling er. Effekten på betaling av royalty til forsvarssektoren av det videreutviklede produkt er regulert i pkt. 20.4.3.

Ved utvikling av utstyr eller programvare må leverandøren garantere og holde forsvarssektoren skadesløs mot at tredjeparts immaterielle rettigheter krenkes, eller mot at tredjeparts immaterielle rettigheter legger restriksjoner på forsvarssektorens disposisjonsrett over resultatet av utviklingen. Tilsvarende skal forsvarssektoren holde leverandør skadeløs mot at tredjeparts immaterielle rettigheter krenkes for de utviklingsbidrag forsvarssektoren bringer inn i et eventuelt utviklingssamarbeid.

Forsvarssektoren skal sikres retten til mangfoldiggjørelse, distribusjon og framvisning i maskinlesbar form av system og brukerdokumentasjon.

20.4 Royalty

Royaltysatser tilpasses det enkelte tilfelle. Som rettledende sats angis 5 % royalty av fakturert salgspris. Eventuelle engangsavgifter må vurdere ut fra markedspotensiale, utviklingskostnader sett i sammenheng med produksjonskostnader og eventuell avgift per solgt enhet.

Royalty skal betales fra første salgskrone, også etter at forsvarssektorens kostnader er dekket.

Det skal også svares royalty dersom leverandøren videreutvikler produktet eller bruker deler av det utviklede produkt som del i et annet system. Royalty skal i slike tilfeller beregnes slik: Forsvarets royalty = X (A/(A + B)) X = Opprinnelig beregnet royalty A = Forsvarssektorens utviklingskostnader (herunder forsvarssektorens egeninnsats) B = Leverandørens videreutviklingskostnader

20.4.4 Leverandørens registrering og rapporteringsplikt

Leverandøren skal pålegges å opprette en spesiell oversikt som viser eksakte antall enheter som er produsert, samt fakturert verdi. Serienummer og annen relevant informasjon for fastsettelse av royalty skal registreres.

Leverandøren skal forpliktes til å sende rapport om salg og innkrevd avgift for hvert kalenderår i henhold til del 25 Administrative bestemmelser. Leverandøren skal rapportere selv om det ikke har vært salg i perioden.

Forsvarssektoren skal ha rett til innsyn hos leverandøren for å verifisere underlagsmaterialet og ha rett til å innhente opplysninger gjennom relevante etater om eventuelle salg til utlandet.

Royalty skal betales til forsvarssektoren iht. kontraktens bestemmelser (se del 25 Administrative bestemmelser). Betaling skal skje innen 15. februar det påfølgende året basert på fakturert salg. Ved forsinket betaling skal leverandøren betale forsinkelsesrente i henhold til lov om forsinkelsesrente.

Del 21. Materiell og anlegg som holdes av forsvarssektoren

Normalt bør en leverandør selv anskaffe alt som er nødvendig for gjennomføringen av en kontrakt med forsvarssektoren. I noen tilfeller er det økonomisk fordelaktig og/eller nødvendig at forsvarssektoren holder råmaterialer, deler, utstyr, våpen, ammunisjon, verktøy eller anlegg, og stiller dette til leverandørens disposisjon for gjennomføring av avtalen.

Kommentar:

Generelle retningslinjer for utlån og utleie er gitt i Tjenestereglement for Forsvaret Klasse 7, 747 Utlevering, utlån og utleie.

Spesielt utstyr, herunder våpen, prøveutstyr og verktøy som eies av forsvarssektoren må ikke leies eller lånes ut til leverandører for gjennomføring av en kontrakt med forsvarssektoren hvis slikt utlån får uheldig innvirkning på prosjekter eller produksjon som har høyere prioritet.

Forespørselen skal inneholde tilstrekkelige opplysninger om materiell og anlegg som forsvarssektoren vil stille til disposisjon ved gjennomføring av en bestilling/kontrakt.

21.4 Forhold som skal avtalefestes

når og hvor materiellet som holdes av forsvarssektoren skal leveres når og hvor materiellet skal tilbakeleveres hvorledes materiellet skal utleveres, lagres og brukes hvem som er ansvarlig for materiellet mens det er i leverandørens varetekt, herunder ansvar for skader, tyveri osv. Normalt bør ansvaret for materiellet ligge hos leverandøren dersom materiellet skal inngå i den endelige leveransen, må det avklares hvilket ansvar leverandøren får for materiellets kvalitet og materiellets grensesnitt/funksjonalitet i forhold til leverandørens totale leveranse (systemansvar). hvorledes eventuelt overskuddsmateriell, avfall og skrap skal disponeres. Hvis det er praktisk mulig, kan overskuddet mv. overlates leverandøren mot passende vederlag. Hvis bruks- eller egenverdien er liten, kan disponeringsretten overlates leverandøren uten vederlag.

Med anlegg i denne forbindelse menes grunn, bygninger, lokaler og andre faste etablissementer som leverandøren i alminnelighet skal være ansvarlig for å holde for gjennomføringen av en kontrakt.

Ved utlån av anlegg skal det avtales: tidsperiode, ansvarsforhold, eventuell leie eller gebyr, vedlikehold og forbedringer av anleggene, forsikring o.l.

Forsvarssektoren kan unntaksvis avtale å holde materiell og anlegg etter at en kontrakt/bestilling er inngått.

Del 22. Ansporings- og sanksjonsordninger

Det er i hovedsak tre faktorer som påvirker om en kjøper i gjennomføringen av en kontrakt når de mål som er satt. Det vil være om leveransen skjer til avtalt tid, ytelse (kvalitet) og kostnad. I enkelte sammenhenger kan det være ønskelig at leverandøren får til et bedre resultat enn avtalt. For å få til slike effekter må det avtales ansporingsmekanismer, gjerne flere i kombinasjon med hverandre, avhengig av de effekter kjøper ønsker å oppnå.

Virkemidlene kjøperen har til disposisjon er basert på belønning eller sanksjoner. Sanksjonsmidlene er avkorting eller tilbakeholdelse av betaling, dagmulkter og i siste instans heving/erstatning. Belønningen vil være i form av bonus/ansporingsordninger. Ansporingsordningene er basert på at den endelige pris, som skal betales vil være avhengig av hvordan leverandøren klarer å gjennomføre kontrakten i forhold til de avtalte ansporingskriterier. Ansporingsarrangementet setter gevinsten i forhold til leverandørens effektivitet, slik at prestasjoner som er av verdi for forsvarssektoren belønnes.

Der leveransen er tidskritisk, og forsvarssektoren påføres tap av noen art ved at en leveranse ikke skjer tidsriktig, må det avtales virkemidler i kontrakten som kan være med å sikre dette. Det vil si at i tillegg til å holde tilbake betaling til leveranse skjer som forutsatt, eller en betalingsmilepæl blir oppfylt, benytter man bestemmelser om dagmulkt. Den positive motpol til disse sanksjonene vil være å bruke tidsansporing. Det bør vurderes å balansere ordningene opp mot hverandre i en kontrakt.

Der leveransen er tidskritisk skal det avtales dagmulkt. Dagmulktens størrelse og hvordan den skal beregnes må fastsettes i de spesielle kontraktvilkår eller ved bruk av bl 5002. Forsvarssektoren skal ha rett til å kreve inn boten uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. En normativ sats for dagmulkt er 1 – en – promille pr. virkedag etter avtalt leveringstid, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal normalt begrenses til 10 % av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt.

Innkreving av dagmulkt følger i prinsippet automatisk ved forsinkelse.

I henhold til bestemmelsene om betaling skal det ikke betales før en har mottatt avtalt leveranse, eller at kriteriene for å oppfylle en betalingsmilepæl er oppnådd. Hvis en leverandør ikke når avtalt leveransetidspunkt, vil han normalt få en likviditetsmessig belastning som vil ha en effekt i forhold til at han prioriterer å oppfylle kontraktens bestemmelser. Dette virkemidlet må kjøper benytte ved forhandling av betalingsplan for å opprettholde ønsket fremdrift.

Der det av ulike årsaker vil ha en verdi for forsvarssektoren å motta en leveranse så tidlig som mulig, vil det være mulig å knytte ansporingsordninger til leveringstid. Disse vil normalt være utformet slik at leverandøren får en bonus (uttrykt i penger) pr. tidsenhet han leverer før avtalt (stipulert) leveringstidspunkt. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles, og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte leveringstider.

Virkemidlene for å opprettholde avtalte ytelseskrav vil ofte være koblet sammen med overholdelse av leveringstid. Hvis leveringstiden ikke overholdes er det som oftest fordi leverandøren ikke har oppnådd de ytelser som er avtalt. De samme virkemidler som gjelder leveringstid kan derfor også være virksomme for ytelse. Usikkerhetsmomentet knyttet til ytelse er mer knyttet til om kjøperens spesifikasjoner er entydige, og om det er mulig å teste om ytelsen er oppnådd.

I en del kontrakter, særlig i utviklingskontrakter, vil det være aktuelt å inkludere ansporingsordninger for ytelse. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte ytelseskrav.

Effekten av å ha ansporingsordning for ytelse er avhengig av at det er av reell verdi for forsvarssektoren å oppnå ytelse ut over minstekravet, eller at det under utviklingskontrakter oppnås forbedringer som vil medføre reduksjon av kostnader for fremtidige kontrakter, levetidskostnader mv.

Den pris som Forsvarssektoren skal betale for gjennomføringen av en kontrakt vil være avhengig av valgt kontrakttype (se del 13 Kontrakttyper).

Noen av disse kontrakttyper inneholder insitamenter som skal tjene til å anspore til kostnadsreduksjon som f.eks. i priskontrakt med ansporing. I denne kontrakt er det innført en mekanisme som øker leverandørens gevinst når kostnadene reduseres samtidig som total pris for kjøper går ned. I kontrakten avtales det stipulert kostnad og en dertil hørende stipulert risikokompensasjon, som beregnes slik som angitt i Del 11 Kostnadskontroll. I tillegg avtales hvordan partene skal dele kostnadsinnsparingene. Leverandøren kan derved ved ekstra innsats realisere en gevinst som går opp til det maksimum som er avtalt.

Denne kontrakttype forener kjøperens interesse av kostnadsinnsyn med ansporing til kostnadsreduksjoner hos leverandøren, og gjøre kontrakten mer interessant for sistnevnte.

Om slike ansporingsordninger for et gitt tilfelle skal anses som god, mindre god eller dårlig, beror imidlertid helt og holdent på i hvilken grad forholdene har ligget til rette for å stipulere kostnaden riktig. Se del 26, vedlegg I for mer informasjon.

Ved mange anskaffelser er det flere faktorer enn kontroll med kostnadene som har avgjørende betydning for forsvarssektoren. Slike faktorer kan være ytelsesevne med henblikk på et bedre eller mer pålitelig produkt, leveringstider når det er nødvendig med hurtig tilfredsstillelse av militære behov, eller en kombinasjon av kostnad, tid og ytelsesevne. Kontrakten kan skrives slik at ansporing gis for alle disse faktorer.

Når slike kombinerte ansporingsordninger benyttes, må en ta særlig hensyn for å oppnå og opprettholde en passende balanse mellom de forskjellige ansporinger. Ansporingsordningene må utformes slik at den totale ansporingsgevinst fordeles i henhold til den vekt som tillegges de enkelte ytelser, sett i forhold til at forsvarssektoren skal oppnå maksimalt utbytte.

Uten riktig balanse av ansporingene, kan resultatet bli at forsvarssektoren betaler mer for et produkt med større yteevne enn nødvendig, eller for et produkt som leveres før det trengs.

Ved oppgjør av en priskontrakt med ansporing eller kostnadskontrakt med ansporing, vil det være summen av stipulert risikokompensasjon og ansporing som utgjør den reelle gevinst/fortjeneste. Selv om det er slik at disse kontrakttypene skal være basert på noenlunde sikre estimater, og være underlagt kostnadsanalyse, bør det forhandles en maksimal grense for summen av kostnadsansporing og stipulert risikokompensasjon. Dette vil motvirke at en leverandør får uttelling for innsparinger, eller ytelsesforbedring som ikke er grunngitt i leverandørens effektivitet eller prestasjoner.

Kommentar:

Det er viktig å merke seg at det ikke er fastsatt noen slik absolutt grense i konkrete tall da dette kan variere fra sak til sak og således gir fleksibilitet til individuell fastsettelse. I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å ikke ha en slik grense.

I tillegg til en begrensning av kostnadsansporingen vil det være naturlig å fastsette egne maksimale grenser knyttet til eventuell ytelses- og/eller tidsansporing. Disse maksimalbegrensningene må fastsettes basert på samme argumentasjon som ovenfor og/eller at forsvarssektoren har en maksimal grense for de forbedringer innen tid eller ytelse man ønsker å oppnå.

Det er fornuftig å avtale separate grenser for de ulike ansporingsordningene slik at uutnyttet potensiale innen en ansporingsordning ikke kan benyttes til å øke ansporingspotensialet i en annen. (F.eks.: I en kontrakt er det avtalt at maksimal kostnadsansporing er satt ved en grense som representerer 20 % innsparing, i tillegg er det avtalt tidsansporing. Når kontrakten er sluttført har innsparingen blitt 30 % på kostnader og ingen ting i tidsansporing. Det uutnyttede potensialet i tidsansporingen kan ikke benyttes til å øke kostnadsansporingen ut over avtalt maksimal grense, fordi det ikke er noen sammenheng mellom de to ansporingsordningene.)

Hvis man ønsker, kan det eventuelt etableres en øvre grense som er lavere enn full uttelling i alle avtalte ansporingsordninger. Se del 26, vedlegg I for mer informasjon.

I alle kontrakter med bestemmelse om kostnadsansporing skal det gjennomføres kostnadskontroll i henhold til del 11 Kostnadskontroll. Det må derfor avtales innsynsbestemmelser i kontraktens spesielle vilkår i henhold til del 23 Innsyn.

I alle kontrakter av et slikt omfang at det anses nødvendig, må det inkluderes bestemmelser om heving og erstatning i kontrakten. Dette er også et virkemiddel i forhold til å opprettholde forventet gjennomføring av kontrakten. Det vises til kjøpsloven for alminnelige bestemmelser knyttet til dette tema. Alle vilkår ut over det som følger av kjøpsloven må spesifiseres i de spesielle kontraktvilkår (Se også bl 5002).

Del 23. Innsyn

Med innsyn menes at leverandøren skal gi alle opplysninger, dokumenter mv. til autorisert representant fra forsvarssektoren som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for forsvarssektorens representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag.

Normalt skal forsvarssektoren kreve innsyn hos leverandører i regnskap og alle forhold som er relevant med tanke på gjennomføring av en kontrakt. Slikt innsyn vil normalt relatere seg til forhold knyttet til kvalitetssikring, kostnadskontroll, leverandøranalyse, kodifisering, sikkerhetsbeskyttelse og inspeksjon av teknisk fremdrift og/eller materiell eid av forsvarssektoren.

Forsvarssektoren berettiger seg innsynsrett i leverandørers regnskap ved mistanke om økonomiske misligheter, utroskap eller lignende forhold.

Ved anskaffelser fra utlandet skal det kreves innsyn så langt det er mulig. Dette gjelder også for FMS anskaffelser.

For å oppnå innsyn må retten til dette være sikret skriftlig. Retten til innsyn skal tas med allerede i forespørselen. For innsyn som skal gjennomføres i kontraktsperioden og/eller ved avslutning av kontrakten, må innsynsretten være sikret i kontraktsvilkårene.

Dersom deler av leveransen skal leveres fra underleverandører som leverandøren er knyttet til gjennom konserndannelse, eller som han har bestemmende innflytelse over, eller omvendt, skal hovedleverandøren sørge for at anskaffelsesmyndighet gis samme innsynsrett hos underleverandøren. Anskaffelsesmyndighet kan fastsette at disse bestemmelsene skal gjøres gjeldende også for øvrige underleverandører.

Når forsvarssektoren benytter seg av et slikt innsyn, må en være oppmerksom på forhold som kan påvirke ansvarsfordelingen mellom forsvarssektoren og hovedleverandøren, eventuelt mellom hoved- og underleverandører.

Kostnadskontroll skal også utføres i forbindelse med anskaffelser fra eneleverandører i utlandet. Det skal vurderes om det kan være hensiktsmessig å inngå avtale med vedkommende lands revisjonsorgan om gjennomføring av revisjonen. Det må i disse tilfeller klargjøres hvem som skal revidere og retten til opplysningene fra revisjonen (herunder innsynsrett for Riksrevisjonen).

Det kan også være naturlig å benytte vedkommende lands regler hvis disse er formålstjenlige sett fra norsk side. Hvis ikke, må det avtales bestemmelser som sikrer at beregningene blir gjennomført på en måte som tilfredsstiller de norske behov, herunder bruk av norske regler og revisorer.

Hvis konklusjonen på disse vurderingene er at en benytter vedkommende lands revisjonsorgan og det er et NATO- eller PfP-land, er det mest hensiktsmessig å benytte den prosedyre som er utarbeidet gjennom AC/313 og angitt i dokumentet «Guidelines for Mutual Provision of Contract Audits» (ref. Annex to PFP(CNAD)D(9811), PFP(ACOPR)D(98)2).

Del 24. Valuta

Ved anskaffelser fra utenlandske leverandører fastsettes prisen i leverandørlandets valuta.

Valutaen som kontrakten inngås i, må noteres daglig av Norges Bank.

Leverandøren skal som hovedregel bære usikkerheten som skyldes forandringer i valutakursene knyttet til underleveranser etter avtaleinngåelse med forsvarssektoren. Forsvarssektoren kan bare bære denne risikoen dersom den valutaavhengige andel av kostnadene i en kontrakt med forsvarssektoren utgjør mer enn NOK 100 000,- og utgjør minimum 10 % av kontraktens verdi.

Før forsvarssektoren eventuelt påtar seg denne valutarisikoen skal anskaffelsesmyndigheten vurdere den merkostnad/pris som leverandøren krever for å påta seg valutarisikoen. Det må da tas med krav i forespørselen om at leverandøren oppgir kostnaden ved å bære valutarisikoen separat, slik at anskaffelsesmyndigheten kan velge om de vil ta risikoen eller overlate den til leverandøren.

Den andel av kontrakten som er gjenstand for valutajustering (valutaavhengige beløp) Hvilken valutakurs(er) som ligger til grunn for kontraktprisen. Fortrinnsvis bør det benyttes kurser for aktuelle valutaer umiddelbart forut for kontraktinngåelse. Hvilken kurs som skal legges til grunn for beregning av endelig pris, og når kursen skal avleses. Regulering av kontraktpris skal normalt skje med basis i Norges Banks midtkurs på ett eller flere kontraktsavtalte tidspunkt.

Klausuler for valutaregulering kan tas inn i de fleste kontrakttyper med unntak av rene fastpriskontrakter.

Kommentar:

Tas det inn valutareguleringsbestemmelser i en fastpriskontrakt, så er det ikke lenger en fastpriskontrakt.

I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal den valutaavhengige andel av basisprisen justeres for valutaendringer.

For priskontrakter med ansporingsbestemmelser skal stipulert basis selvkost justeres.

I kostnadskontrakter skal det betingede kostnadstaket reguleres.

Kommentar:

Justeringer av kontraktpris bør som hovedregel bare foretas når de aktuelle valutaer har endret seg pluss/minus 2 % og de samlede valutaavhengige kostnader endres mer enn NOK 10 000,-.

Hvis en overveiende del av kontraktkostnadene er valutaavhengige, kan det avtales regulering av kontraktprisen også ved mindre valutaendringer enn pluss/minus 2 %.

Mindre valutaendringer forutsettes dekket av leverandørens generelle risiko, da agio behandles som ikke relevant kostnad. (Se del 11 Kostnadskontroll, pkt. 11.3.13-1.)

Hvis forsvarssektoren skal bære en del av valutarisikoen, bør dette sees i sammenheng med gevinstens størrelse.

Del 25. Administrative bestemmelser

Administrative bestemmelser regulerer forsvarsinterne rutiner i forbindelse med fremskaffelse av materiell. Med fremskaffelse menes de aktiviteter som gjennomføres for å sikre forsvarssektoren tilgang til prioritert materiell og infrastruktur. Å sikre slik tilgang kan gjøres ved hjelp av flere forskjellige metoder, herunder tradisjonelt kjøp (anskaffelse) av varer og tjenester, kjøp av brukt materiell, leie- og leaseløsninger, næringslivssamarbeid, flernasjonalt samarbeid, mv.

25.2 Fremsendelser til Forsvarsdepartementet

Foreløpig avtaler med verdi over kr 2 000 000 eks. mva. I tillegg skal alle foreløpige avtaler godkjennes når den påfølgende avtalen krever godkjenning, se pkt. 2.16.2. Når det avtales betalingsbetingelser med forskudd på over en tredjedel av kjøpesummen eksklusive merverdiavgift, eller forskuddet utgjør mer enn kr 25 000 000 eks. mva.

Kommentar: jf. pkt. 19.1.2.3.

Når anskaffelser er planlagt gjennomført uten konkurranse iht. pkt. 1.5.1 litra b 1.2. Dersom en bruker ikke kan benytte en av Forsvarsdepartementet pålagt obligatorisk rammeavtale, se pkt. 2.2.3 og pkt. 14.5. Når det er tvil om en anskaffelse faller inn under Forskrift om offentlige anskaffelser, eller når det er tvil om anskaffelsen faller inn under ARF. Ved frafall av dagmulkt, eller fristforlengelse, med verdi på over kr 250 000 eks. mva. Kommentar: Det er ikke frafall i dagmulkt dersom forsinkelsen skyldes forsvarssektoren eller force majeure. Det er kun frafall i de tilfeller kriteriene for å trekke bøter er tilstede, og forsvarssektoren av en eller annen grunn ikke ønsker å trekke bøter. Svar på henvendelser fra fremmede makters regjeringer og deres organer skal sendes gjennom Forsvarsdepartementet. I tilfeller hvor det er behov for endringer i forhold til Gjennomføringsoppdraget (GO), herunder ved gjenkjøp, jf. pkt. 1.10. I tilfeller anskaffelsesmyndigheten ønsker å inngå avtale om næringslivssamarbeid Øvrige saker som anskaffelsesmyndigheten bør forstå skal fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning, herunder anskaffelser som departementet har forbeholdt seg retten til å godkjenne.

Der det i Gjennomføringsoppdraget er bestemt at fullmakt til å inngå avtale/endringsavtale skal innhentes av Forsvarsdepartementet skal blankett 5201 benyttes. Saken fremsendes til Forsvarsdepartementet som følger: anmodningsblankett i 2 eks. anskaffelsesprotokoll i 1 eks. annen dokumentasjon som har betydning for saken i 1 eks. Anmodning om fullmakt til å inngå avtaler skal være FD i hende senest 15 virkedager før vedståelsesfristen går ut. Alle avvik fra regler i Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF) skal forklares i blankett 5201. For øvrig må anmodningen inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken. Øvrige anmodninger om godkjenning fremmes skriftlig, og må inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken.

Alle investeringsprosjekter med en antatt samlet kostnad på over 500 mill. kr skal gjennomgå ekstern kvalitetssikring. Kvalitetssikringen gjennomføres av et privat konsulentselskap som er autorisert gjennom rammeavtale med Finansdepartementet. Det er Forsvarsdepartementet sammen med Finansdepartementet som gjør avrop på rammeavtalen for det enkelte investeringsprosjekt. De samme departementer kan også bestemme at prosjekter med antatt kostnad lavere enn 500 mill. kr skal kvalitetssikres, men dette vil bare unntaksvis være aktuelt.

Prosjektene skal ha nådd frem til fullført forprosjekt før det foretas avrop. For materiellprosjekter skal det foreligge Fremskaffelsesløsning (FL), eventuelt Gjennomføringsoppdrag (GO). Kvalitetssikringen tar gjerne 3-4 måneder. Dette må det tas høyde for i fremdriftsplanleggingen.

Kvalitetssikringen starter med en gjennomgang av prosjektets styringsdokumentasjon og kartlegging av eventuelle grensesnitt mot andre prosjekter. Dersom det ikke finnes et tilfredsstillende sentralt styringsdokument, eller grensesnittene er uklare, må disse manglene rettes opp før kvalitetssikrer går videre i sitt arbeid. For materiellprosjekter utgjør Fremskaffelsesløsning (FL), eventuelt Gjennomføringsoppdrag (GO) det sentrale styringsdokument.

Kontraktsstrategien Suksessfaktorer/fallgruver Estimatusikkerheten Hendelsesusikkerhetene Det samlede usikkerhetsbilde Tiltak for å redusere usikkerheten Forenklinger og reduksjoner.

Kvalitetssikringen konkluderer med: Anbefalte finansielle rammer:

Det skal foreslås en kostnadsramme , som er det rammebeløp som fremmes overfor Stortinget i forbindelse med at prosjektet fremlegges for godkjennelse. Videre skal det foreslås en styringsramme , som er det nivå Forsvarsdepartementet og Finansdepartementet forventer at forsvarssektoren realiserer prosjektet innenfor. Styringsrammen er basert på 50 % sannsynlighet mot overskridelse. I kostnadsrammen er det i tillegg lagt inn en avsetning for usikkerhet. Anbefalt organisering og styring:

Det skal fremmes tilråding om hvordan prosjektet bør organiseres og styres for at det skal kunne realiseres på en mest mulig kostnadseffektiv måte.

Kvalitetssikrer utarbeider en preliminær rapport som forelegges Forsvarsdepartementet og Finansdepartementet for gjennomgang og tilbakemeldinger før kvalitetssikringsoppdraget avsluttes med den endelige sluttrapport.

Kostnadene ved kvalitetssikringen belastes det enkelte prosjekt basert på timeestimater og timepriser i rammeavtalen

For utfyllende opplysninger henvises til «Direktiv for gjennomføring av ekstern kvalitetssikring, herunder usikkerhetsanalyse, og juridisk bistand» av 21. desember 2000, ref. 1997/03842-29/FD IV 1/bl/601.

Krav til innholdet i det sentrale styringsdokument Felles begrepsapparat «Superside» og veiledning til standardisering av rapport.

For alle prosjekter med en kostnadsramme over 500 mill. kr skal det innhentes bistand fra Regjeringsadvokaten (RA). Anmodning om bistand skal skje av eller eventuelt gjennom Forsvarsdepartementet, og slik anmodning skal fremsettes på et så tidlig tidspunkt at RA kan delta allerede i utformingen av kontraktsstrategien. Bistand fra RA skal også benyttes i prosjekter med en kostnadsramme under 500 mill. kr der prosjektets karakter tilsier behov av slik bistand. Dette vil blant annet kunne være aktuelt i prosjekter som har en høy kostnadsramme selv om den ikke er på 500 mill. kr og i prosjekter med større elementer av utviklingsaktivitet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med RA.

Kommentar: Se pkt. 1.11.5.

Bestemmelser om gjenkjøp ved alle anskaffelser fra utenlandske leverandører over kr 50 millioner eksklusive mva., se pkt. 1.10. Skatteattester og HMS egenerklæring Beløpsgrensen for skatteattester og HMS egenerklæring er kr 100 000 eksklusive merverdiavgift., se pkt. 1.9.2.3 og 1.9.2.4. Anskaffelsesprotokoll Anskaffelsesprotokoll skal føres for alle anskaffelser over kr 100 000 eksklusive mva, se pkt. 1.2.5, jf. pkt. 25.5.1 og pkt. 25.5.2. Dagmulkt Forsvarssektoren kan unntaksvis frafalle dagmulkt eller gå med på fristforlengelse (som innebærer det samme som reduksjon eller frafall av mulkt). I saker av større økonomisk betydning skal disse tilfeller forelegges for Forsvarsdepartementet før avgjørelse tas. Saken er å anse som å være av større økonomisk betydning hvis reduksjon eller frafall av dagmulkt eller fristforlengelse medfører ettergivelse av kr 250 000 eksklusive merverdiavgift eller mer. Rene force majeure tilfeller vil alltid bli å betrakte som «formildende omstendigheter» som virker befriende for leverandøren. Som oftest følger dette direkte av kontraktvilkårene. Slike tilfeller avgjøres av anskaffelsesmyndigheten. Det forhold at forsinkelsen i det enkelte tilfelle ikke er til skade for forsvarssektoren, er i seg selv ikke grunn til å avstå fra å innkreve dagmulkt. Kommentar: «Formildende omstendigheter» kan ellers generelt sies å foreligge hvis de omstendigheter som medfører forsinkelse, er av en slik art at leverandøren ikke med rimelighet burde eller kunne ha forutsett dem da kontrakten ble inngått. Det kan således være forskjellige grader av «formildende omstendigheter», og disse vil være avgjørende for det ansvar som påføres leverandøren. Boten kan således helt frafalles, reduseres eller innkreves med fullt beløp. Forholdene må bedømmes i hvert enkelt tilfelle. Leverandøren må i så tilfelle kunne dokumentere at han har gjort sitt beste for å unngå forsinkelse.

25.5 Anskaffelsesprotokoll

Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser med verdi over kr 100 000 eksklusive merverdiavgift, inkludert endringsavtaler og avrop på rammeavtaler mv. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

For alle anskaffelser med verdi 100 000-500 000 eksklusive mva., og for alle avrop på rammeavtaler med verdi over 100 000 eksklusive mva. skal det føres anskaffelsesprotokoll iht. vedlegg F, se del 26 For alle anskaffelser med verdi over 500 000 eksklusive mva. skal det føres anskaffelsesprotokoll iht. vedlegg G, se del 26. Kommentar: Vedlegg F og G er standarder for anskaffelsesprotokoller som angir minimumskrav til hva som skal føres. Avrop på rammeavtaler med verdi over 100 000 eksklusive mva. skal føres iht. vedlegg F, også for avrop med verdi over 500 000 eksklusive mva. Vedlegg F er utarbeidet iht. ny FOA. Vedlegg G er utarbeidet iht. tidligere bestemmelser i ARF pkt. 25.2.2 a-q.

25.6 Rapportering

Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO) er ansvarlig for oppfølging av industrisamarbeidsavtalene. Oppfølging skjer ved at hver leverandør fremsender årsrapporter til FLO, som vurderer disse, og gir tilbakemelding til leverandørene. Det kan avtales annen type rapportering og oppfølging i den enkelte Industrisamarbeidsavtale.

Anskaffelsesmyndigheten skal oversende kopi av alle inngåtte avtaler (kontrakter) og endringsavtaler til FLO når det foreligger avtale om industrisamarbeid.

Alle avtaler (kontrakter) vedrørende kjøp fra utlandet skal som hovedregel uansett beløp rapporteres til FLO. Avtalene skal meldes av den enkelte anskaffelsesmyndighet. Rapporteringen skal inneholde: kontraktens nummer og dato, leveransebeskrivelse og verdi eks. mva., toll og avgifter, samt leverandørens navn og adresse.

Alle avtaler som inneholder vilkår der immaterielle rettigheter tilfaller forsvarssektoren, skal sendes til Forsvarets logistikk organisasjon, Faggruppe kontraktrevisjon.

Anskaffelsesmyndigheten skal kvartalsvis rapportere til FD alle kontrakter som er tildelt uten at anskaffelsen er kunngjort jf. FOA § 14-4, uprioriterte tjenester etter FOA del II og ARF pkt. 2.5.1.2. med verdi større enn EØS terskelverdi. Rapporten skal inneholde opplysninger om kontraktsgjenstand, verdi og leverandør.

Anskaffelsesmyndighet benyttes som betegnelse på avdelinger og personer på alle nivå som er delegert fullmakt til å forplikte forsvarssektoren ved å inngå avtale om kjøp av varer og/eller tjenester. Rolledeling:

Anskaffelsesfunksjonen er normalt delt i to, den fagtekniske og den merkantile. Dette gjelder prinsipielt for alle innkjøp. Denne todelingen skal medvirke til at anskaffelsene blir balansert mellom de teknisk/operative krav og merkantile krav, samt at anskaffelsen foretas i samsvar med gjeldende regelverk. Den merkantile funksjon har et spesielt ansvar for å følge opp sistnevnte. Der det organisasjonsmessig ikke kan skilles mellom disse to funksjonene (for eksempel ved mindre avdelinger), kan begge funksjoner utøves av en og samme enhet/person.

Funksjonene skal samarbeide tett i alle faser av anskaffelsesprosessen som beskrevet i regelverkets øvrige bestemmelser.

Den fagtekniske funksjonen supplerer de operative krav til leveransen med tekniske krav. Fagteknisk funksjon skal videre evaluere de tekniske egenskaper i tilbudet, samt godkjenne leveransen. Dersom anskaffelsen er organisert som et anskaffelsesprosjekt, godkjennes leveransen av prosjektlederen.

Den merkantile funksjonen utformer de merkantile og juridiske krav til anskaffelsen og henvender seg til leverandørmarkedet. Innhenting av bindende tilbud skal kun foretas av den merkantile funksjon. Den merkantile funksjonen evaluerer de merkantile og juridiske egenskaper ved tilbudet.

Godkjenning av kontrakten gjøres av den som er gitt resultatansvar for de leveranser kontrakten bidrar til. Formell inngåelse gjennom underskrift av kontrakten ivaretas av merkantil funksjon.

Kun representanter for merkantil funksjon har fullmakt til å underskrive på vegne av og forplikte Forsvarssektoren. Slik signering skal kun skje av personell som er fast ansatt i forsvarssektoren. Innleide konsulenter kan ikke forplikte forsvarssektoren.

Riksrevisjonen er Stortingets kontrollorgan. Den har som oppgave å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

I henhold til lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen (riksrevisjonsloven) § 12 kan Riksrevisjonen kreve enhver opplysning eller redegjørelse som den finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver. Det er bl.a. nødvendig at Riksrevisjonen sikres adgang til de samme opplysninger mv. hos leverandørene som anskaffelses- og kontraktrevisjonsorganet må ha for sin kontrollvirksomhet.

Anskaffelsesmyndighetene skal på forespørsel gi Statens organer opplysninger om leverandører og kontrakter såfremt forretningshemmeligheter derved ikke røpes og hensyn tas til militært hemmelighold, se pkt. 25.11, lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningen (forvaltningsloven). Organer som mottar opplysninger skal varsles om at de er ansvarlige for at de gitte opplysninger ikke misbrukes.

I særlige tilfelle, når det er i forsvarssektorens interesse, kan generelle opplysninger om kontrakter gis til offentligheten, idet hensyn må tas til hemmelighold og vanlig forretningsskikk.

Svar på forespørsler fremsatt på vegne av fremmede makters regjeringer og deres organer skal sendes gjennom Forsvarsdepartementet.

Forsvarssjefen som etatssjef og øvrige etatssjefer utformer interne retningslinjer som ivaretar behovet for at forsvarssektoren utfører kvalitetssikring, kodifisering, kontraktrevisjon og standardisering i henhold til anskaffelsesregelverket, og for å oppfylle internasjonale forpliktelser innen disse fagområdene.

Følgende gjelder de tilfeller hvor anbyder, tilbyder og leverandør må få kjennskap til sikkerhetsbeskyttede/graderte opplysninger mv. i forbindelse med forsvarssektorens innkjøp.

Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) koordinerer sikkerhetstjenesten.

Anskaffelsesmyndigheten har ansvaret for å varsle NSM om forestående innkjøp som medfører at tilbyder eller leverandør vil få kjennskap til graderte opplysninger mv. Den er også ansvarlig for å påse at de bestemmelser (i henhold til lov om forebyggende sikkerhetstjeneste, med tilhørende forskrifter) som avtales i kontrakt eller sikkerhetsavtale blir fulgt. I anskaffelser med internasjonal deltagelse vil all leverandørklarering mv. utføres av respektive lands sikkerhetsmyndigheter på oppdrag og koordinert av NSM.

I tilknytning til forskriftene under Sikkerhetsloven er det utarbeidet en veileder med et sett av skjemaer som skal brukes ved sikkerhetsgraderte anskaffelser (se vedlegg K, del 26). ( www.nsm.stat.no/Documents/Veiledninger/Sikkerhetsgraderte%20anskaffelser/Veiledning%20S_grad_anskaff_2007_11_21.pdf- )

Ved innkjøp fra utlandet hvor innkjøpsprisen (kontraktprisen) er betydelig, skal assistanse av vedkommende lands offentlige anskaffelsesmyndigheter søkes. Etablering av slik assistanse skal skje ved at anskaffelsesmyndigheten sender anmodning om assistanse til Forsvarsdepartementet som vil formidle den til vedkommende myndighet, hvis ikke annen fremgangsmåte skulle være fastsatt i regjeringsavtale.

Anmodninger om tjenester innen kodifisering, kvalitetssikring og kostnadskontroll, som skal utføres av utenlandske myndigheter, fremmes gjennom FLO.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å vurdere og avtalefeste bestemmelser om immaterielle rettigheter i alle avtaleforhold, jf. del 20.

Oppfølging av leverandørenes innrapportering og innbetaling i henhold til avtalens bestemmelser blir gjennomført iht. etatens interne bestemmelser.

Forsvarssektorens rammeavtaler vil være bekjentgjort på hensiktsmessig medium, herunder Forsvarets intranett, se del 14.

25.15 Kjøp fra Forsvarets forskningsinstitutt (FFI)

FFI er et statlig forvaltningsorgan underlagt FD. FFI er unntatt fra Stortingets bevilgningsreglement og skal nettobudsjetteres.

Selv om oppdragene ved FFI utføres som en del av den interne samhandel, skal det etableres skriftlige avtaler som presiserer rettighetsspørsmål/økonomiske forpliktelser, samt leverings- og betalingsvilkår i et definert internt kunde/leverandørforhold.

En rekke blanketter er knyttet til gjennomføring av anskaffelser til forsvarssektoren. Det vises til del 26 Vedlegg.

Del 26. Vedlegg

For å lese vedleggene gå til Forsvarsdepartementets hjemmeside: www.regjeringen.no/nb/dep/fd/dok/ lover_regler/reglement/2004/anskaffelsesregelverk-for-forsvaret.html?id=272339