Vedtak om endring i anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF)

I

I Anskaffelsesregelverk 13. mars 2008 nr. 317 for forsvarssektoren (ARF) gjøres følgende endringer:

Del 2 skal lyde:

Anskaffelser skal starte med en behovsvurdering, og resultatet av denne vurderingen vil normalt være beskrevet i gjennomføringsoppdraget (GO). Omfanget av behovsvurderingen vil avhenge av anskaffelsens størrelse og kompleksitet. For nyanskaffelser skal behovet uttrykkes i form av hvilken funksjon eller ytelse som man ønsker dekket, ikke i form av en spesifikk løsning på behovet. For drift/etterforsyning vil det ofte være nødvendig med en mer eksakt beskrivelse av behovet, som for eksempel ved kjøp av reservedeler.

Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det imidlertid vesentlig at det legges ned mye arbeid i denne fasen. For investeringsanskaffelser vil det ved det tidspunkt et anskaffelsesprosjekt er formelt godkjent, enten i form av et vedtak i Stortinget eller ved en beslutning i FD, vil FD gi et GO til Forsvarsstaben.

GO er å anse som et iverksettingsbrev og vil bl.a. fastsette og/eller stadfeste valgt fremskaffelsesstrategi, beregnede levetidskostnader, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, de økonomiske rammer, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra FD før forsvarssektoren forpliktes. GO vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

Før innkjøp besluttes, skal anskaffelsesmyndigheten undersøke om angjeldende materiell allerede foreligger hos andre brukere i forsvarssektoren, og således kan skaffes internt.

Hensikten er at forsvarssektoren ikke skal anskaffe materiell som allerede er tilgjengelig i forsvarssektoren.

Før innkjøp besluttes skal det også vurderes om leie eller leasing er mer fordelaktig for forsvarssektoren. (jf. pkt. 1.6 Leie, leasing og byttehandel). Kjøpe/leie vurderinger kan gjøres løpende i anskaffelsesprosessen, men ved behov for endringer i forhold til GO, skal spørsmålet tas opp med FD for godkjenning.

For en del materielltyper er det inngått rammeavtaler som brukere i forsvarssektoren av FD eller respektiv etatsjef er forpliktet til å benytte. Dersom det ikke er mulig å benytte disse rammeavtalene, skal tillatelse til å fravike avtalene innhentes fra respektiv etatssjef eller FD før anskaffelsen gjennomføres.

Før anskaffelsen starter, skal det kartlegges hvilke alternative forsyningskilder som foreligger. I tillegg til å gjennomføre markedsundersøkelser (jf. pkt. 1.4.1) bør alternative forsyningskilder vurderes. Dette kan f.eks. være anskaffelser gjennom NATO-avtaler (jf. pkt. 1.5.1 c) eller andre etater innenfor statsforvaltningen. Resultatet av vurderingen vil normalt fremgå av GO.

I hvert enkelt tilfelle skal det vurderes om forholdene ligger til rette for innkjøpssamarbeid nasjonalt, bilateralt eller multilateralt, jf. pkt. 1.4.3. Resultatet av vurderingen skal normalt fremgå av anskaffelsesprotokoll (jf. pkt. 1.4.3) og GO.

Dersom det er behov for å innhente budsjettpriser, leveringstider og produksjonskapasiteter for planleggingsformål skal henvendelsene avsluttes med følgende merknad:

«Forsvarssektoren har ikke til hensikt å foreta innkjøp på grunnlag av denne henvendelsen eller å betale for gitte opplysninger».

Det skal lages en plan for den videre anskaffelsen, herunder valg av regelverk og valg av anskaffelsesprosedyre hvis dette ikke er angitt i GO (ref. del 3 Kontraktsstrategi).

Dersom anskaffelsen faller inn under FOA, skal forskriftens prosedyrer følges videre i prosessen. Der ARF har utfyllende bestemmelser til forskriften, skal ARF følges. ARF-regler som avviker eller dublerer FOA er merket med * .

Se del 16 Forespørsel/konkurransegrunnlag.

2.5 Kunngjøring/valg av tilbydere

2.5.1 Kunngjøring

Hovedregelen er at alle anskaffelser som faller inn under ARF skal kunngjøres offentlig i DOFFIN. I tillegg skal alle slike anskaffelser med verdi fra og med 1 mill EUR kunngjøres i European Defence Agency's «Electronic Bulletin Board for European Defence Contract Opportunities» (EBB) jf. del 17.

Dokumenter eller materiell gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen En forespørsel skal ikke kunngjøres hvis det i kunngjøringen må gis opplysninger om eller henvisning til dokumenter eller materiell gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. Høyere myndighets godkjennelse En forespørsel skal ikke kunngjøres når Forsvarsdepartementet bestemmer det, men sendes direkte til utpekte, mulige leverandører. Tidligere kunngjort En forespørsel trenger ikke kunngjøres når tidligere kunngjøring ikke har resultert i interesse fra tilstrekkelig antall kvalifiserte leverandører. Det siktes her til tidligere kunngjøring av den konkrete anskaffelsen, eller kunngjøringer som er gjort for tilsvarende anskaffelser i en kort periode (under 12 måneder) før den konkrete anskaffelsen. Anskaffelser iht. pkt. 1.5.1. litra b. underpunkt 1.1 og 1.2 skal ikke kunngjøres. Særlige grunner Når det på grunn av særlige forhold som ikke skyldes anskaffelsesmyndigheten og som anskaffelsesmyndigheten ikke kunne forutse, er umulig å gjennomføre kunngjøring på grunn av korte tidsfrister. Særlige unntak fra kunngjøring gjennom EBB følger av del 17, pkt. 17.2.1

Når offentlig kunngjøring ikke er benyttet, skal grunnen til dette føres i anskaffelsesprotokollen

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Navn og adresse til anskaffelsesmyndigheten En beskrivelse av det som skal leveres/ytes Sted og tid (dag og klokkeslett) for innlevering av tilbud Hvor tilhørende dokumenter, beskrivelser, prøver, modeller, planer mv. ligger til gjennomsyn, samt om disse kan utleveres Eventuelt krav til depositum.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta en utvelgelse av leverandører som skal få tilsendt forespørsel. Ved utvelgelse skal leverandøren behandles likt og utvelgelsesprosessen skal dokumenteres og begrunnes. Ved utvelgelse skal det kun legges vekt på leverandørens evne til å levere i henhold til forsvarssektorens krav. Dersom anskaffelsesmyndigheten ønsker å foreta en begrensning i antall kvalifiserte tilbydere som skal få konkurrere, skal dette fremmes Forsvarsdepartementet for godkjenning. Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig gi skriftlig melding til leverandørene som ikke blir prekvalifisert med en kort begrunnelse.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.6 Utsendelse av forespørsel/konkurransegrunnlag

Hvis forespørselen er kunngjort, skal alle dokumenter, herunder eventuelle modeller og prøver som skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudet, gjøres tilgjengelig for leverandørene.

I stedet for å sende ut dokumentene i papirversjon, kan anskaffelsesmyndigheten oversende dokumentene elektronisk eller legge de ut på forsvarssektorens internettsider for nedlasting av tilbyderne. Dette gjelder ikke sikkerhetsgraderte dokumenter. Anskaffelsesmyndigheten skal oversende tilbyderne dokumentene i papirversjon dersom tilbyderne ber om det. Dersom dokumentene legges på forsvarssektorens internettsider for nedlasting, skal anskaffelsesmyndigheten ha en rutine for å ettersende eventuelle endringer og tillegg til tilbydere som allerede har lastet ned dokumentene.

Det kan kreves depositum for forespørselsdokumentene som skal innbetales før dokumentene utleveres.

2.7 Kommunikasjon med tilbydere

Tilbydere skal gis samme informasjon i forbindelse med en anskaffelse. Opplysninger som anskaffelsesmyndigheten gir på forespørsel fra en av tilbyderne, skal således meddeles alle tilbyderne umiddelbart. Kommunikasjon med tilbydere skal være skriftlig og sporbar. Der kommunikasjon skjer ved bruk av e-post, skal forsvarssektorens retningslinjer for slik kommunikasjon følges. Dersom tilbydere bringer opp spørsmål eller forhold som vedrører industrielt samarbeid iht. kap. 1.10 eller er av annen næringspolitisk art, skal de henvises til Forsvarsdepartementet. *

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Tilbyderkonferanse skal holdes etter utsendelsen av forespørselen og før tilbudene er ferdig utarbeidet. Dette for at tilbyderne skal ha tid til å sette seg inn i forespørselen før tilbyderkonferansen, og for at de skal få anledning til å gjøre bruk av de gitte opplysninger. Tilbyderne kan få anledning til å stille spørsmål eller undersøke modeller/prototyper av det materiell som skal anskaffes. Informasjon om eventuelle tilbyderkonferanser skal så langt det er mulig være fastsatt i forespørselen. Det kan imidlertid kalles inn til tilbyderkonferanser på et senere tidspunkt forutsatt at alle potensielle tilbydere blir varslet i rimelig tid, og gis samme reelle mulighet til å delta. Anskaffelsesmyndigheten kan kreve at spørsmål fra tilbyderne skal foreligge skriftlig i tilstrekkelig tid før konferansen, slik at anskaffelsesmyndigheten kan vurdere disse. Spørsmål og svar fra konferansen skal uten ugrunnet opphold sendes skriftlig til alle tilbyderne etter konferansen. * Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Spørsmål og svar fra tilbyderkonferanser kan legges ut på forsvarssektorens internettsider for nedlasting. Dersom dette gjøres, må den enkelte tilbyder varsles når spørsmål og svar er lagt ut for nedlasting.

Anskaffelsesmyndigheten kan foreta endringer til forespørselen/konkurransegrunnlag som ikke er vesentlige innen tilbudsfristens utløp. Med vesentlige endringer menes i denne sammenheng endringer som hadde resultert i at andre tilbydere hadde levert tilbudet dersom endringene var kjent på et tidligere tidspunkt, eller andre tilbydere hadde blitt prekvalifisert dersom endringene var kjent på tidspunket da prekvalifiseringen ble gjennomført. Rettelser, supplering eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt forespørselen. Der anskaffelsen er kunngjort gjennom EBB (jf. pkt. 2.5.1.1) skal rettelser kunngjøres på samme sted. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal snarest varsles om forlengelsen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Tilbud skal påføres dato for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På oppfordring skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. Tilbudet skal oppbevares uåpnet fram til tilbudsåpning. Tilbydere kan tilbakekalle eller endre sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og det skal innleveres og oppbevares på samme måte.

Opplysninger om mottatte tilbud skal bare gjøres kjent for det av forsvarssektorens personell som har bruk for slike opplysninger i sin tjeneste.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Åpning av tilbudene skal foretas av minst to representanter fra anskaffelsesmyndigheten. Tilbudene skal åpnes på det sted og til den tid som er angitt i forespørselen dersom forespørselen har gitt opplysninger om dette.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Tilbyderen skal gis skriftlig melding snarest etter at avgjørelsen er tatt, med en kort begrunnelse.

Oppdragsgiver skal avvise leverandører som: ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen har unnlatt å levere skatteattester og egenerklæring om HMS som er krevd iht. del 1, pkt. 1.9. om krav til leverandører oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med forbud mot bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, se pkt. 1.8.5 og pkt. 6.3.3. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter denne paragraf eller krav til leverandøren, se del 1, pkt. 1.8.7. Når oppdragsgiver krever bevis for at leverandøren ikke omfattes av første og annet ledd, skal utdrag fra strafferegister eller konkursregister godtas som tilstrekkelig bevis for første ledd bokstav c og annet ledd bokstav a, b eller c. I mangel av slikt utdrag skal et tilsvarende dokument som viser at kravene er tilfredsstilt, utstedt av en retts- eller forvaltningsmyndighet i leverandørens hjemstat eller oppholdsstat, aksepteres. For annet ledd bokstav e og f skal det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat.

Et tilbud skal avvises når: det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, det ikke er avgitt skriftlig i lukket og merket forsendelse, eller avgitt på godkjent elektronisk format i henhold til forespørselen, det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Et tilbud kan avvises når: Tilbudet inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, eller tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende.

Anskaffelsesmyndigheten må dokumentere de forhold som ligger til grunn for avvisning.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt, skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt.

Anskaffelsesmyndigheten kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for leveransen eller varens nyskapende karakter.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

Når det er stilt krav til industrielt samarbeid i tråd med del 1, pkt. 1.10, skal anskaffelsesmyndigheten oversende leverandørens forslag til industrielt samarbeid til Forsvarsdepartementet omgående etter tilbudsåpning, jf. pkt. 1.3.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Dersom det oppdages feil i tilbud, skal disse skriftlig avklares med leverandøren.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Hvis anskaffelsesmyndigheten ikke er i stand til å tildele kontrakt innen vedståelsesfristens utløp, skal tilbyderne forespørres om å forlenge vedståelsesfristen. Begrunnelse for forlengelsen skal registreres i anskaffelsesprotokollen.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.15 Evaluering og forhandlinger

Anskaffelsesmyndigheten skal ved evalueringer og forhandlinger identifisere og velge den leverandør som gir det tilbud som anses mest fordelaktig for Staten.

Dersom anskaffelsesmyndigheten mener det bør legges vekt på andre forhold (næringspolitiske), skal det fremlegges for Forsvarsdepartementet til avgjørelse tidligst mulig.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelsesmyndigheten skal bare legge til grunn de evalueringskriterier som er spesifisert i forespørselen/konkurransegrunnlaget. Kommentar:

Ved evaluering av tilbudet kan kvalifikasjonskriteriene tillegges vekt også i forbindelse med tildeling. Dette til forskjell fra FOA § 13-2 og § 22-2.

Dersom det viser seg at forhold som er av vesentlig art for forsvarssektoren ikke er tatt med som evalueringskriterier, skal saken fremmes for Forsvarsdepartementet, som vil gi retningslinjer for videre saksbehandling. Alternativt kanselleres anskaffelsesprosessen, og man starter eventuelt på nytt.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

De data mv. som sammenlignes må være faktisk sammenlignbare, herunder katalog-, liste- eller markedspriser for handelsvarer som selges i større kvanta på det åpne marked, eller tidligere avtalte priser hvor det tas hensyn til faktorer som vareslag, kvalitet, ytelse, leveringsbetingelser, kvanta mv.

Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Anskaffelsesmyndigheten bør begrense forhandlingene til de tilbydere som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten. De tilbydere som det innledes forhandlinger med skal gis like vilkår og opplysninger. Anskaffelsesmyndigheten har under forhandlingene ikke anledning til å gi tilbyderne opplysninger om innholdet i de øvrige tilbudene.

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

2.16 Avtaleinngåelse

Utsendelse av bestilling i henhold til blankett 5103, eller på anskaffelsesmyndighetens eget format som minimum inneholder de samme opplysninger. Utarbeidelse av en kontrakt som signeres av begge parter (blankett 5101). Kontrakt benyttes normalt når avtalevilkårene er omfangsrike og avviker vesentlig fra de trykte blanketter. Ved hjelp av elektronisk virkemiddel som er godkjent av forsvarssektoren for bruk til å inngå avtaler, og som aksepteres av leverandøren som en forpliktende avtale. For denne formen for avtaler forutsettes det at det allerede er inngått en rammeavtale med leverandøren på forhånd som regulerer hvordan forpliktelser skal inngås. Utarbeidelse av Endringsavtaler (se pkt. 2.22.2) eller Endringsordre (se pkt. 2.22.4) til tidligere inngåtte avtaler.

Forsvarssektoren skal normalt utarbeide avtaledokumenter selv.

2.16.2 Foreløpig avtale og intensjonsavtaler

Foreløpig avtale kan inngås når det er i forsvarssektorens interesse at leverandøren får et bindende tilsagn slik at han kan påbegynne leveransen uten å vente på at alle detaljer i en endelig kontrakt er avtalt. En foreløpig avtale kan inneholde begrensninger i hvilke aktiviteter leverandøren kan påbegynne som for eksempel: påbegynne planleggingsaktiviteter, påbegynne konstruksjonsaktiviteter, bestille komponenter med lang leveringstid (Long lead items). En foreløpig avtale skal inneholde flest mulig av de vilkår som skal gjøres gjeldende i den endelige kontrakt, herunder vilkår som forsvarssektoren normalt krever i en endelig avtale. En foreløpig avtale skal inneholde frist for inngåelse av endelig avtale. Denne fristen skal være senest 6 måneder etter inngåelse av foreløpig avtale, eller senest innen 40 % av den totale leveranse er fullført, avhengig av hvilke av disse forhold som inntrer først. En foreløpig avtale skal angi den endelige totalpris hvis mulig, men skal bare forplikte forsvarssektoren økonomisk innen rammen av disponible bevilgninger og bare for den del av leveransen som ventes utført før endelig avtale er inngått (betinget kostnadstak). Foreløpig avtale må godkjennes av Forsvarsdepartementet dersom den endelige avtale skal godkjennes, eller dersom den foreløpige avtale har en totalforpliktelse som overstiger de fastsatte grenseverdier iht. del 25, punkt 25.2.1.

Bruk av foreløpig avtale skal begrenses mest mulig.

I en del tilfeller vil Leverandøren kunne ha et behov for at det uttrykkes en seriøs, men ikke bindende intensjon fra forsvarssektoren om å inngå en avtale. Forsvarssektoren har anledning til å inngå intensjonsavtaler. Disse skal kun benyttes når det er stor sannsynlighet for at forsvarssektoren vil inngå en avtale med Leverandøren. Intensjonsavtaler skal presisere at dokumentet ikke er bindende for forsvarssektoren, og at kostnader og forpliktelser som Leverandøren pådrar seg ikke dekkes av forsvarssektoren.

Begrunnelsen for bruk av intensjonsavtaler skal nedtegnes i anskaffelsesprotokollen.

Dersom leverandøren blir tildelt kontrakt, og det blir foretatt kostnadsanalyse eller kostnadsprøving, kan leverandøren få dekket relevante kostnader som leverandøren har hatt i perioden fra han mottar Intensjonsavtale (Letter of Intent) til kontraktstildeling. Dette må i så fall reguleres i den endelige avtalen.

* Gjelder ikke LOA/FOA-anskaffelser.

2.16.3 Avtalens form og innhold

Avtalen skal regulere partenes forpliktelser og rettigheter i forbindelse med en leveranse, og skal reflektere det som partene har blitt enige om gjennom anskaffelsesprosessen (forespørsel, tilbud og avklaringer/forhandlinger). Avtalen skal inneholde samtlige vilkår som gjelder for leveransen. Avtalen skal inneholde forsvarssektorens maksimale økonomiske forpliktelse, eventuelt som et betinget kostnadstak. Det skal ikke tas med vilkår/krav i bestilling/kontrakt som ikke er akseptert av leverandøren. Vilkår/krav skal enten være presentert og akseptert av leverandøren gjennom forespørsel, eller gjennom påfølgende avklaringer/forhandlinger. Eventuelle standarder som det vises til skal vedlegges i den grad det er mulig. Er avtalen basert på standard ferdigtrykte avtalevilkår (jf. blankett 5002) skal disse alltid vedlegges. Er avtalen basert på en rammeavtale skal det henvises til denne. Eventuelle avvik fra rammeavtalens bestemmelser skal klart framgå av avtalen.

Avtalen skal være klar, entydig og lett forståelig for alle som har behov for å forstå den. Den skal også kunne forstås av de som ikke har deltatt i anskaffelsesprosessen.

Alle inngåtte kontrakter/bestillinger skal identifiseres med et unikt nummer. For kontrakter skal det fremgå hvor mange originaleksemplarer (normalt ett til hver av partene) som er undertegnet og hvorledes disse er fordelt.

Dersom avtalen består av flere dokumenter skal det etableres en dokumentrang som fastslår hvilket dokument som gjelder dersom dokumentene strider mot hverandre.

spesielle kontraktsvilkår alminnelige kontraktsvilkår tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer tegninger (hvis relevant).

En del saker krever Forsvarsdepartementets godkjenning før forsvarssektoren forpliktes (se del 25, pkt. 25.2.1.).

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til FOA skal tilbyderne meddeles samtidig om hvem som skal tildeles kontrakt i rimelig tid før tildeling. Kommentar:

Det er ikke krav til den type meddelelse for anskaffelser som er unntatt fra FOA, jf. LOA § 3.

Kontrakter/bestillinger skal signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen, og oversendes Leverandøren som signerer og returnerer en ordrebekreftelse.

Kontrakter utferdiges i minimum 2 eksemplarer som signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen. Kontraktene oversendes Leverandøren som kontrasignerer eksemplarene og returnere anskaffelsesmyndighetens eksemplar(er).

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Ved anskaffelser som gjennomføres i henhold til FOA skal konkurranseresultater kunngjøres iht. bestemmelsene i forskriften.

Prøver som ikke er forbrukt eller ødelagt under utprøving skal returneres tilbyderen på anmodning, og for tilbyders regning dersom annet ikke er fastsatt i forespørselen.

2.22 Endringer

Rutiner for å inngå en gjensidig avtale av endringer gjennom en «Endringsavtale» i form av blankett 5106. Rutiner for hvordan leverandøren fremmer forslag til endringer av avtalen gjennom en «Søknad om endring» i form av blankett 5109. Rutiner til å gi ensidige pålegg om endringer fra forsvarssektoren gjennom en «Endringsordre» ved utstedelse av blankett 5107. Retten til å utstede Endringsordre kan utelates ved enkle anskaffelser hvor behovet for å utstede Endringsordre ikke anses for å være relevant.

I tillegg til å benytte blankettene kan anskaffelsesmyndigheten benytte ekvivalent elektronisk virkemiddel godkjent for bruk i forsvarssektoren til å foreta endringer. Før metoden benyttes, må leverandøren akseptere at den kan benyttes til å endre avtalen med bindende virkning.

For anskaffelser etter LOA/FOA er det i utgangspunktet ikke mulig å gjøre vesentlige endringer i forhold til det opprinnelige konkurransegrunnlag. Med hensyn til hva som skal anses som vesentlige endringer må det foretas en konkret vurdering. Det vil således bare være mulig å foreta endringer som ikke er vesentlige, eller endringer som er forutsatt og beskrevet i det opprinnelige konkurransegrunnlaget. I det omfang det er mulig å foreta endringer i kontrakten for anskaffelser etter LOA/FOA, skal endringsrutinene som er beskrevet i dette avsnittet følges.

En endringsavtale er en gjensidig avtale med motparten om å endre avtalevilkårene. Dette er den foretrukne form for å endre inngåtte avtaler. Endringsavtalen forutsetter at det foreligger enighet om endringen på forhånd, og at forhold som omfang, leveringstid, pris/kompensasjonsformat, og administrative forhold er avklart. Endringsavtalen utstedes på blankett 5106, og er gyldig når begge parter har signert.

Leverandøren kan foreslå endringer til den inngåtte avtalen. For eksempel endringer i tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner dersom slike endringer antas å innebære fordeler med hensyn til fremstillingsmetoder, produksjonstid og/eller kostnader. Leverandøren skal fremme slike søknader på blankett 5109 – «Søknad om endring». Hvis søknaden aksepteres av anskaffelsesmyndigheten, skal dette formaliseres ved utstedelse av en endringsavtale.

Tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner når leveransen produseres spesielt for forsvarssektoren. Forsendelses- og/eller emballeringsmåte herunder preserveringsmetoder. Sted for levering.

Dersom leverandøren mener at endringen skal medføre justering av pris, betinget kostnadstak, leveringstid, eller andre avtalebetingelser, skal leverandøren meddele dette til forsvarssektoren innen 14 dager etter at han har mottatt endringsordren. Et slikt krav om justering av pris, leveringstid osv fritar ikke leverandøren fra å gjennomføre avtalen i den endrede form.

Når partene er enige om eventuelle endringer av pris, betinget kostnadstak, leveringstid osv som følge av en endringsordre skal dette formaliseres i en endringsavtale.

Endringsordre skal normalt benyttes når det ikke er tid eller av andre grunner ikke er mulig å utstede en endringsavtale.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for nødvendig oppfølging av leverandøren etter avtaleinngåelse. Aktivitetene skal tilpasses eventuelle konsekvenser en forsinket eller mangelfull leveranse vil påføre forsvarssektoren, og skal fokusere på forhold som påvirker leveringstid, ytelse, og kostnader. Blant annet kan følgende tiltak benyttes:

Oppstartsmøte holdes etter at avtalen er inngått. Leverandøren bør få tilstrekkelig tid til å lese i gjennom avtalen og forberede sin organisasjon på innholdet. Videre bør leverandøren ha returnert ordrebekreftelsen før møtet avholdes.

Å verifisere at de personer som faktisk skal gjennomføre leveransen har lest og forstått avtalens innhold. Gjennomgang av leverandørens planer for leveransen. Etablere personlig kontakt mellom partene.

Det kan avtales at leverandøren skal fremsende skriftlige rapportering om status og fremdrift av prosjektet. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av prosjektet. Rapportering bør gjøres regelmessig. Kommentar:

Oversikt over hva som er utført i siste rapporteringsperiode. Oversikt over hovedaktiviteter som skal utføres i neste rapporteringsperiode. Spesielle problemer som kan forsinke prosjektet Oversikt over hvilke svar/aksjoner som forsvarssektoren må gi/utføre for at prosjektet skal følge planen.

Bedriftsbesøk kan gjennomføres hos leverandører og underleverandører for å verifisere at leverandøren følger planer, prosedyrer osv.

Egne innsynsklausuler i kontrakten skal sikre nødvendig tilgang hos leverandører/underleverandører, ref. del 23 Innsyn.

2.24 Sluttoppgjør

Å bringe på det rene om avtalens vilkår er oppfylt Inngåelse av sluttavtale Selve oppgjøret.

Det må her nøye vurderes at alle forpliktelser er oppfylt fra leverandørens side.

I tillegg til selve hovedleveransen må det fastslås hvorvidt alle tilleggsytelser som levering av håndbøker og dokumentasjon i endelig og godkjent form, reservedelslister, kodifisering, gjennomføring av opplæring, garantiforpliktelser etc er tilfredsstillende oppfylt før sluttoppgjør foretas.

Der leverandøren har mottatt graderte dokumenter må det vurderes og fremgå av kontrakten når disse skal returneres til forsvarssektoren, jf. forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser § 2-6, se pkt. 25.11.

Anskaffelsesmyndigheten skal gjennomgå kontrakten før sluttfaktura videresendes for betaling, for å klarlegge at det foreligger tilfredsstillende attestasjon for alle forpliktelser som påhviler leverandøren. Forsvarssektoren skal så hurtig som mulig foreta sine undersøkelser for å fastslå hvorvidt leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, slik at sluttoppgjør kan skje uten unødig forsinkelse og innen avtalte frister. Hensynet til at alle aktuelle forhold blir tilstrekkelig klarlagt skal imidlertid være avgjørende.

Når det er klarlagt at leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, skal det for alle kontrakter som har vært gjenstand for kostnadsprøving (se del 11 Kostnadskontroll) inngås en sluttavtale som fastsetter at ytterligere krav ikke eksisterer og fastslår sluttoppgjørets endelige beløp.

I særlige tilfeller kan det være hensiktsmessig å foreta sluttoppgjør selv om enkelte forpliktelser fortsatt påhviler leverandøren, f.eks. garantiforpliktelsen og forpliktelse til å levere reservedeler. Dette må da klart fremgå av sluttavtalen.

Oppgjøret foretas på grunnlag av sluttavtalens bestemmelser. For fastpriskontrakter og priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal oppgjøret foretas i henhold til avtalens bestemmelser, blant annet etter mottakelse av nødvendige dokumenter og attestasjoner for at avtalens forpliktelser er tilfredsstillende oppfylt.

Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å følge opp de garantibetingelser som er inngått for levering av varer og tjenester. Feil og mangler som oppdages, og som er dekket av garantibetingelsene, skal meddeles leverandøren umiddelbart. Kommentar:

Anskaffelsesmyndigheten må iverksette rutiner sammen med brukerorganisasjonen for å ivareta garantirettigheter når materiellet overføres til linjeorganisasjonen.

Del 17 skal lyde:

* Gjelder ikke ved FOA/LOA-anskaffelser.

Anskaffelser som er unntatt LOA i henhold til § 3 eller FOA i henhold til § 1-3 (2) og med verdi fra og med en million EUR skal kunngjøres på EDAs hjemmeside «EDA Electronic Bulletin Board (EBB) on Defence Procurement Opportunities», og iht. EDA Code of Best Practice of Supply Chain, se www.eda.europa.eu/genericitem.aspx?area=Organisation&id=159, vedlagt i del 26.

Del 17 omfatter ikke anskaffelse av bygg og anlegg.

17.2 Unntak fra kunngjøringsplikt

Unntak angitt i ARF pkt. 2.5.1.2 Anskaffelse av forskning og teknologi Anskaffelse i samarbeid med andre nasjoner, jf. ARF pkt. 1.5.1.c Anskaffelse av kjernefysiske våpen og kjernefysiske framdriftssystemer Anskaffelse av kjemiske, bakteriologiske og radioaktive varer og tjenester Anskaffelse av kryptografisk utstyr (bare kryptodelen av utstyret, ikke standardutstyr).

Dersom unntak foretas, skal EDA varsles. Unntaket skal begrunnes.

Anbudsinnbydelser/Forespørsler Inngåtte kontrakter Rettelser.

Anskaffelser som følger EDA Code of Conduct er underlagt medlemslandenes plikt til å sørge for sikker levering i tilfelle krise eller væpnet konflikt iht. Framework Agreement for Security of Supply Between Subscribing Member States in Circumstance of Operational Urgency, se www.eda.europa.eu/genericitem.aspx?area=Reference&id=163, vedlagt i del 26.

Anskaffelser som følger EDA Code of Conduct er underlagt medlemslandenes plikt til å sørge for at gradert informasjon behandles iht. Security of Information Between Subscribing Member States, se www.eda.europa.eu/genericitem.aspx?area=Reference&id=164, vedlagt i del 26.

II

Endringene trer i kraft 1. oktober 2008.