Forskrift om endring i forskrift om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften)

I

I forskrift 15. desember 2000 nr. 1265 om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) gjøres følgende endringer:

Nytt kapittel 9 skal lyde:

Dette kapittelet gjelder arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv.

Med arbeidstakers e-postkasse menes e-postkasse arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Reglene gjelder tilsvarende for arbeidsgivers adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Bestemmelsene gjelder også for arbeidsgivers innsyn i opplysninger som arbeidstaker har slettet fra de nevnte områdene, men som finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiver har tilgang til.

Reglene gjelder både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som utfører, eller har utført, arbeid for arbeidsgiver.

Reglene gjelder tilsvarende der behandlingen skjer ved hjelp av databehandler.

Reglene gjelder så langt de passer for universiteters og høyskolers innsyn i studenters e-postkasse, og for organisasjoners og foreningers innsyn i frivilliges og tillitsvalgtes e-postkasse.

når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, ut over det som følger av denne forskriften § 7-11.

Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn etter dette kapittelet. I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene i § 9-2 anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter denne bestemmelsen. Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

Er innsyn foretatt uten forutgående varsel, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Underretningen skal, i tillegg til opplysningene nevnt i første ledd annet punktum, inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet jf. § 2-16.

Unntakene fra rett til informasjon i personopplysningslovens § 23 gjelder tilsvarende. Unntaket gjelder også etterfølgende varsel etter annet ledd.

Innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.

Dersom innsyn i e-postkassen viser at det ikke foreligger dokumentasjon som arbeidsgiver har rett til innsyn i etter § 9-2 bokstav a og b, skal e-postkassen og dokumenter i denne straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.

Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse mv. avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten slettes innen rimelig tid. Personopplysningsloven § 28 gjelder tilsvarende.

Det er ikke adgang til å fastsette instruks eller inngå avtale om arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. som fraviker bestemmelsene i dette kapitlet til ugunst for arbeidstaker.

Nåværende kapittel 9 blir nytt kapittel 10.

Nåværende § 9-1, § 9-2 og § 9-3 blir nye § 10-1, § 10-2 og § 10-3.

Nåværende kapittel 10 blir nytt kapittel 11.

Nåværende § 10-1 blir ny § 11-1.

Nåværende § 10-2 til § 10-5 oppheves.

II

Ikrafttredelse

Endringene trer i kraft med virkning fra 1. mars 2009.