Forskrift om prøveordning med elektronisk kommunikasjon med domstolene

§ 1 . Formål

Forskriften skal etablere en prøveordning som skal legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med de alminnelige domstolene og bidra til at advokater og andre aktører kan kommunisere med domstolene på en enkel måte.

§ 2 . Virkeområde

mellom de alminnelige domstolene og prosessfullmektiger, selvprosederende parter og andre aktører i sivile saker som behandles etter rettspleielovene ved krav om salær fra det offentlige fremsatt overfor de alminnelige domstolene i forbindelse med saker som behandles etter rettspleielovene.

Prøveordningens fase I omfatter Sunnmøre tingrett, Sør-Trøndelag tingrett og Frostating lagmannsrett for så vidt gjelder ankebehandling over avgjørelser truffet av Sunnmøre tingrett og Sør-Trøndelag tingrett i saker som har blitt behandlet elektronisk. Alle salærkrav til Frostating lagmannsrett kan sendes inn elektronisk.

Prøveordningens fase II omfatter i tillegg Oslo tingrett, Fredrikstad tingrett og Borgarting lagmannsrett for så vidt gjelder ankebehandling over avgjørelser truffet av Oslo tingrett og Fredrikstad tingrett i saker som har blitt behandlet elektronisk. Alle salærkrav til Borgarting lagmannsrett kan sendes inn elektronisk.

§ 3 . Hvem som kan kommunisere elektronisk

advokater som opptrer som prosessfullmektig i sivile saker salærberettiget som skal framsette krav om salær etter forskrift 3. desember 1997 nr. 1441 om salær fra det offentlige til advokater m.v. rettsoppnevnt sakkyndig, meddommer, tolk eller andre for en bestemt sivil sak vedkommende opptrer i selvprosederende part for en bestemt sivil sak vedkommende fører.

Registrering som bruker skjer ved utfylling av et elektronisk skjema utformet av Domstoladministrasjonen. Ved utfylling av skjemaet aksepterer bruker vilkårene for tilgang til og bruk av nettportalen, herunder at skriftlig kommunikasjon med retten så langt mulig og så langt klienten samtykker skal skje elektronisk. Plikten til elektronisk kommunikasjon gjelder så lenge vedkommende er registrert som bruker av nettportalen.

§ 4 . Portalmedhjelper

Registrert bruker etter § 3 første ledd bokstav a og b kan utpeke en eller flere medarbeidere ved samme kontor som portalmedhjelper.

Portalmedhjelper som har egen advokatbevilling, eller som er autorisert advokatfullmektig for registrert bruker, kan utføre prosesshandlinger for registrert bruker, i den grad det er tillatt etter rettspleielovgivningen ved ikke-elektronisk kommunikasjon med domstolene. Andre portalmedhjelpere kan på vegne av registrert bruker utføre det praktiske databehandlingsarbeidet på nettportalen.

Registrert bruker hefter for alle disposisjoner portalmedhjelper foretar. Registrert bruker kan begrense portalmedhjelpers rettigheter i nettportalen.

§ 5 . Nettportal for elektronisk innlevering og mottak av dokumenter

Domstoladministrasjonen skal etablere og drive nettportalen for kommunikasjon mellom domstolen og registrert bruker. Nettportalen skal være tilgjengelig for registrert bruker og portalmedhjelper ved pålogging på domstolenes internettsider.

Gjennom nettportalen skal bruker kunne signere og levere inn dokumenter og motta dokumenter, forkynnelser og andre meddelelser fra retten. Saksinformasjon, dokumentliste og saksdokumenter i verserende saker skal være tilgjengelige for bruker gjennom nettportalen.

§ 6 . Elektronisk innlevering av dokumenter til retten

ethvert dokument som skal sendes retten i sivil sak, herunder prosesskriv, stevning, tilsvar, begjæring, ankeerklæring, sluttinnlegg, sakkyndig erklæring, rapport og vedlegg til disse arbeidsoppgave etter forskrift 3. desember 1997 nr. 1441 om salær fra det offentlige til advokater m.v. § 5 og andre dokumenter som skal sendes retten i tilknytning til salærkravet, herunder senere merknader, redegjørelse og vedlegg til disse.

Arbeidsoppgave skal leveres på nettportalen på elektronisk skjema fastsatt av Justis- og beredskapsdepartementet.

Retten kan i den enkelte sak pålegge bruker å ettersende papirkopi av dokumenter som er innsendt elektronisk.

§ 7 . Bekreftelse på at dokument er mottatt

Nettportalen skal bekrefte at dokument er mottatt. Bekreftelsen skal inneholde saksnummer, dato og tidspunktet for mottakelsen.

§ 8 . Fristavbrudd

Skal en prosesshandling foretas innen en frist, avbrytes fristen når prosesshandlingen er sendt elektronisk i portalen.

§ 9 . Elektronisk kommunikasjon fra retten til brukeren

Retten kan sende alle dokumenter elektronisk til registrert bruker av nettportalen. Retten kan både gi forkynnelser og meddelelser i elektronisk form.

For elektronisk forkynnelse gjelder forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning § 4 tredje ledd, § 5 annet ledd, § 7 og § 8.

Ved elektronisk forkynnelse gjelder ikke domstolloven § 162.

§ 10 . Varsel om nye dokumenter

Bruker skal motta varsel til den elektroniske adressen bruker har oppgitt, når et dokument forkynnes og når et dokument det er forbundet frister med, gjøres tilgjengelig i nettportalen.

Nettportalen skal gi bruker god oversikt over nye innkomne dokumenter og løpende frister i sine verserende saker.

§ 11 . Krav til elektronisk signatur

Kreves det med hjemmel i lov underskrift på dokumenter som skal innleveres elektronisk, er signering på domstolenes nettportal likestilt med underskrift.

Nettportalen skal sikre tilstrekkelig notoritet for signaturen på det innleverte dokument ved integritetsbeskyttelse, sporbarhet og at det i ettertid ikke er mulig å benekte at dokumentet er sendt.

§ 12 . Informasjonssikkerhet og internkontroll

Domstoladministrasjonen skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Bestemmelsene om informasjonssikkerhet i personopplysningsforskriften § 2-1 og § 2-3 til § 2-16 gjelder tilsvarende.

Elektronisk kommunikasjon mellom domstolen og registrert bruker skal sikres med tilfredsstillende innloggingssystem og betryggende metode for autentisering av kommunikasjonspartene. Det skal etableres metoder for å sikre at det i ettertid ikke er mulig å benekte at dokumentet er sendt.

Domstoladministrasjonen skal dokumentere tiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for de ansatte i domstolene som omfattes av denne forskriften.

§ 13 . Arkivering av elektroniske dokumenter og signaturer

Dokumenter som leveres inn elektronisk i portalen, arkiveres i samsvar med domstolenes alminnelige arkivrutiner.

For arkivering av avansert elektronisk signatur gjelder forskrift 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen § 26 tilsvarende.

§ 14 . Ikrafttredelse

Fase I, jf. § 2, trer i kraft 1. mars 2012.