Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF)

Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren

Forsvarsdepartementet har foretatt en revisjon av anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF). Revisjonen har vært nødvendig for å sikre at ARF reflekterer det nye EU-direktivet om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (direktiv 2009/81/EF). Direktivet er gjennomført i norsk rett i form av egen forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser under lov om offentlige anskaffelser. ARF reflekterer nå at forsvarssektoren blant annet må forholde seg til lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser og den nye forskriften om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser. I tillegg omfatter revisjonen en innholdsmessig forenkling og systematisering.

ARF ble opprinnelig iverksatt 1. september 2004, basert på en grundig revisjon av de tidligere Bestemmelser vedrørende Anskaffelser til Forsvaret (BAF). ARF ble deretter revidert per 14. mars 2008. ARF er en intern instruks og gjelder for Forsvarsdepartementet med underliggende etater, Forsvaret, Forsvarsbygg, Nasjonal sikkerhetsmyndighet og Forsvarets forskningsinstitutt.

Anskaffelser etter ARF skal sikre forsvarlig forvaltning og mest mulig ensartet praksis i anskaffelser til forsvarssektoren. Også anskaffelser etter ARF skal – med mindre noe annet er presisert fra Forsvarsdepartementets side – være basert på konkurranseprinsippet, forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal bidra til å sikre at forsvarssektoren opptrer med høy etisk standard og integritet.

Investeringer og driftsanskaffelser i forsvarssektoren skal bidra til en balansert og kostnadseffektiv utvikling av sektoren i henhold til politiske vedtak, herunder når det gjelder beredskap og Forsvarets operative evne. Det er grunn til å understreke det særlige ansvar som påhviler forsvarssektorens ledere for å påse at anskaffelsesvirksomheten gjennomføres innenfor rammen av lov- og anskaffelsesregelverk.

Forsvarsdepartementet, 25. oktober 2013.

Fridthjof Søgaard ekspedisjonssjef

Del I. Grunnleggende og administrative bestemmelser

Kapittel 1. Formål, virkeområde, ansvar og myndighet

§ 1-1 . Formål

Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren (ARF) skal sikre en ensartet praksis og forsvarlig forvaltning i anskaffelser til forsvarssektoren. Videre skal ARF bidra til at Forsvarsdepartementet med underliggende etater tilrettelegger og gjennomfører anskaffelsesvirksomheten i forsvarssektoren på en slik måte at at allmennheten har tillit til at forsvarssektoren opptrer med stor integritet, og at anskaffelsene skjer på en samfunnstjenlig måte.

§ 1-2 . Anskaffelsesmyndigheter som omfattes

(1) ARF gjelder for forsvarssektoren. Med forsvarssektoren menes Forsvarsdepartementet med underliggende etater.

(2) ARF har rettslig status som intern instruks, og gir i seg selv ingen rettigheter til tredjepart, herunder leverandører eller potensielle leverandører. Dersom noen av bestemmelsene skal inngå som en del av avtale eller kontrakt, må dette uttrykkelig fremgå av avtaledokumentene.

§ 1-3 . Anskaffelser som omfattes

(1) ARF gjelder for investerings- og driftsanskaffelser til forsvarssektoren.

(2) Tilsvarende gjelder ARF konkurranseutsetting av virksomhet, leie, leasing og næringslivssamarbeid.

(3) ARF gjelder ikke ved tildeling av offentlig støtte eller ved egenregi.

§ 1-4 . Anvendelsesområde for ARFs ulike deler

(1) Bestemmelsene i ARF del I og del II gjelder for alle anskaffelser til forsvarssektoren.

(2) Bestemmelsene i ARF del III gjelder i tillegg til ARF del I og II også for anskaffelser som gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA).

(3) Bestemmelsene i ARF del IV gjelder i tillegg til ARF del I og II også for anskaffelser som gjennomføres i henhold til LOA og forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA). I tillegg gjelder kapittel 42 i de tilfeller leverandører fra tredjestater (ikke EØS-medlemsland) inngir tilbud på anskaffelser under LOA og FOSA.

(4) Ved forsvarssektorens anskaffelser som faller inn under FOSAs anvendelsesområde, men som er under EØS-terskelverdiene i FOSA, kommer bestemmelsene i LOA, med enkelte unntak, og ARF del V, med unntak av kapittel 32, 33, 34, 35, 41 og 42, til anvendelse.

(5) Ved forsvarssektorens anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, jf. LOA § 3, FOA og FOSA § 1-3 andre ledd bokstav a, kommer bestemmelsene i ARF del V til anvendelse i sin helhet.

(6) Ved eventuell motstrid mellom bestemmelser i ARF og LOA, FOA og FOSA, vil LOA, FOA og FOSA ha forrang.

Kommentar:

Alle anskaffelser til forsvarssektoren skal følge LOA og FOA eller FOSA (herunder, der det er aktuelt, unntaksbestemmelsene i FOA og FOSA). Utgangspunktet er at enhver anskaffelse skal skje iht. konkurranseprinsippet med mindre andre hensyn er mer tungtveiende. Hvor FD eller anskaffelsesmyndigheten velger å anvende lovens eller forskriftenes unntaksbestemmelser, må dette påberopes i hvert enkelt tilfelle og begrunnes konkret. Vurderingen av de momenter som legges til grunn, skal beskrives i anskaffelsesprotokollen. For anskaffelser som godkjennes av Forsvarsdepartementet, vil valg av regelverk, eventuelt også nærmere begrunnelse for å anvende unntaksbestemmelser, fremgå av gjennomføringsoppdraget.

Når det gjelder investeringsprosjekter, er det FD som vurderer og beslutter anskaffelsesstrategi. Normalt vil denne vurderingen foretas i tidlig fase under arbeidet med fremskaffelsesløsning, eventuelt etter innspill fra anskaffelsesmyndigheten. FD har et særlig ansvar for å ivareta nasjonale sikkerhetshensyn, herunder for å vurdere om slike hensyn best ivaretas ved at enkeltanskaffelser ikke underlegges konkurranse, eventuelt underlegges begrenset konkurranse. I noen tilfeller vil anvendelse av unntaksbestemmelsene – eksempelvis ved rettet forespørsel til kun norske bedrifter – være påkrevd for å ivareta nasjonale sikkerhetshensyn. I andre tilfeller vil nasjonale sikkerhetshensyn vanskelig kunne påberopes, slik at hensynet til størst mulig grad av åpenhet og kostnadseffektivitet blir avgjørende. Hva som vil være mest tungtveiende i den samlede avveiningen – og derfor mest forsvarlig – må besluttes med basis i kunnskap om det enkelte prosjekt.

Anskaffelser som er faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, gir forsvarssektoren anledning til å gjennomføre en mer fleksibel anskaffelsesprosess enn anskaffelser etter LOA og FOA eller FOSA. Potensielle leverandører vil derfor kunne ha interesse av grunnlaget for denne beslutningen. Leverandørene kan få overprøvd forsvarssektorens bruk av LOA, herunder unntaksbestemmelsene i FOA og FOSA som vedrører avgjørelse om bruk av EØS-avtalen artikkel 123, for administrative organer som Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), EFTA Surveillance Authority (ESA), eller ved ordinær rettergang. Eventuelle stevninger skal oversendes Forsvarsdepartementet som rette adressat, se ARF § 5-4. Merk at ARF er en intern instruks, og ikke gir rettigheter til private, herunder leverandører eller andre tredjeparter.

Forsvarssektoren må kunne dokumentere at vilkårene for å benytte EØS-avtalen artikkel 123 er oppfylt. KOFA og domstolene kan ta stilling til hvorvidt det er rett anvendelse av EØS-avtalen artikkel 123. Det er derfor av vesentlig betydning at unntaket påberopes etter en grundig og konkret vurdering som kan dokumenteres i ettertid.

§ 1-5 . PRINSIX

ARF regulerer både anskaffelser som følger forsvarssektorens prosjektmodell, PRINSIX, og anskaffelser som ikke følger PRINSIX.

§ 1-6 . Ansvar og myndighet

(1) Forsvarsministeren har det konstitusjonelle ansvar for forvaltningen i forsvarssektoren og kan gripe inn i saksbehandlingen på ethvert trinn.

gir de overordnede rammebetingelser for gjennomføring av anskaffelser, er ansvarlig for å stille resultatkrav og utføre overordnet kontroll innenfor forvaltningsområdet, angir gjennom strukturutviklingsplan (SUP) utgangspunkt og retning for styring og gjennomføring av de nødvendige prosesser for å fremskaffe eller sørge for tilgang til materiell, bygg og anlegg forankret i de fastsatte krav til kapasiteter og vedtatt styrkestruktur, har det overordnede ansvaret for det internasjonale myndighetssamarbeidet som er etablert på forsvarsmateriellsektoren, ivaretar kontakten mot andre lands forsvarsdepartementer, herunder har ansvaret for avtaler på myndighetsnivå, har ansvaret for å ivareta industrielle aspekter av spesiell betydning for nasjonal sikkerhetsinteresse knyttet til anskaffelsen, herunder spesielt om dette krever særskilte tiltak når det gjelder valg av anskaffelsesprosedyre og regelverk ifm. fremskaffelser av materiell, bygg og anlegg, har det overordnede ansvar for samarbeid mellom forsvarssektoren og forsvarsindustrien, og kan innvilge støtte til markedsføringstiltak etter en nærmere vurdering av statens økonomireglement og anskaffelses- og statsstøtteregelverket, inngår eventuelle industrisamarbeidsavtaler i forbindelse med anskaffelser av forsvarsmateriell fra utlandet i tilfeller der kapittel 42 kommer til anvendelse, godkjenner materiellprosjektene for videreføring i samsvar med forutsetningene for de bevilgninger og bestillingsfullmakter som er vedtatt av Stortinget. Bevilgninger og bestillingsfullmakter fordeles av departementet ved de årlige iverksettingsbrev (IVB), eller ved særskilte tildelingsskriv.

(3) Forsvarssjefen (FSJ) som etatssjef og de øvrige etatssjefer skal gjennomføre forsvarssektorens anskaffelser i henhold til gjeldende styringsdokumenter for anskaffelsesvirksomheten i forsvarssektoren.

(4) Anskaffelsesmyndigheten har, på grunnlag av foreliggende Gjennomføringsoppdrag, herunder normalt operative krav og brukerkrav, til oppgave å forberede og gjennomføre den konkrete anskaffelsen, samt gjennomføre kontraktsadministrasjon og foreta oppgjør. Anskaffelsesmyndigheten skal følge de til enhver tid gjeldende anskaffelsesregelverk og styringsdokumenter for anskaffelsesvirksomheten i forsvarssektoren.

§ 1-7 . Endring av ARF – kompetanse og saksbehandlingsregler

(1) Retten til å endre ARF er forbeholdt Forsvarsdepartementet.

(2) Selve gjennomføringen av endringen til ARF kan Forsvarsdepartementet delegere til underlagt etat.

(3) Vesentlige endringer i ARF skal forelegges Finansdepartementet, Nærings- og handelsdepartementet og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet og Riksrevisjonen til uttalelse. Slike endringsforslag kan ikke iverksettes av Forsvarsdepartementet før det er omforent med de berørte departementer. Dersom det ikke oppnås enighet om teksten i et endringsforslag mellom Forsvarsdepartementet på den ene side og de berørte departementer på den andre side, må endringsforslaget fremmes for regjeringen til avgjørelse.

Kapittel 2. Etiske retningslinjer og generelle krav til saksbehandlingen

§ 2-1 . Generelt

Ansatte i forsvarssektoren skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen.

§ 2-2 . Etiske retningslinjer

(1) Det er den enkeltes ansvar å etterleve de etiske reglene. Sjefer har et særlig ansvar som kulturbærere og rollemodeller. Sjefer har også ansvar for at den enkelte medarbeider har kjennskap til de spesifikke etiske retningslinjer som finnes i etatene, og til å reagere ved brudd på disse.

(2) Med ansatte i forsvarssektoren menes i denne bestemmelsen både ansatte i og innleid personell (herunder konsulenter) til forsvarssektoren.

(3) Etiske retningslinjer for næringslivskontakt i forsvarssektoren fremgår av vedlegg 1.

(4) Forsvarssektorens ansatte skal etterleve de til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer for forsvarssektoren og etiske retningslinjer for statstjenesten. Forsvarssektorens ansatte kan pålegges karantenebestemmelser i den enkelte arbeidsavtalen.

§ 2-3 . Taushetsplikt

Alle ansatte i forsvarssektoren er iht. forvaltningsloven § 13 og sikkerhetsloven § 12 pålagt taushetsplikt.

Kommentar:

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for forsvarssektoren må gjøre seg kjent med taushetsplikten sin, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite, når denne informasjonen er underlagt taushetsplikten. Eksempler på informasjon som er underlagt taushetsplikt er: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, eller sikkerhetsgradert informasjon

Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet, og informasjonen kan ikke benyttes i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.

§ 2-4 . Habilitet

Forvaltningsloven § 6 – § 10 om habilitet gjelder for alle ansatte, og for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for forsvarssektoren.

Kommentar:

Habilitetsreglene er av helt grunnleggende karakter for tilliten til forvaltningen og skal sikre korrekte avgjørelser, opprettholde tilliten til dem som fatter avgjørelsene, og beskytte beslutningstakerne mot at det sås tvil om deres troverdighet .

Alle ansatte må forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Til offentlig ansatte må det stilles strenge krav til habilitet og objektivitet i tjenesten. I vurdering av habilitet skal det også vurderes om det finnes særegne forhold som er egnet til å svekke nødvendig tillit, og da i særlig grad den eksterne tillit utenfor forsvarssektoren. Ansatte som kan påvirke eller treffe beslutninger på forsvarssektorens vegne, må ikke ta del i behandling eller avgjørelse av noen spørsmål der vedkommende selv eller nærstående har personlige eller økonomiske særinteresser.

I henhold til forvaltningsloven er det opp til vedkommende selv å vurdere habilitetsspørsmålet, men dersom en part krever det skal vedkommende forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede. Dersom overordnede er inhabil kan avgjørelse i saken ikke treffes av direkte underordnet i samme forvaltningsorgan.

Er man inhabil kan man ikke tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak. Overført til anskaffelser betyr dette at hvis man er inhabil, kan man ikke tilrettelegge grunnlaget for valg av leverandør, eksempelvis evaluering av tilbud, samt tildele kontrakt.

§ 2-5 . Varsomhet i forhold til leverandører med tilsatt personell fra forsvarssektoren

(1) Det skal utvises særlig aktsomhet overfor leverandører som i løpet av den senere tid har tilsatt personell, som i løpet av de siste to år har vært ansatt i forsvarssektoren. Personell som har vært ansatt i Forsvarsdepartementet eller i forsvarssektoren de siste to år, skal ikke benyttes i kontakt med forsvarssektoren. Samme retningslinjer gjelder for personer som har gått av med alderspensjon. Unntak kan gjøres av Forsvarsdepartementet hvis forbudet mot slik kontakt framstår som helt urimelig. Forsvarssektorens leverandører må aktivt gjøres oppmerksom på dette forhold. Det vises til § 7-4.

(2) Fra forsvarssektorens side må det tas spesielle hensyn i anskaffelsesprosessen, særlig ved evaluering og tildeling av kontrakt. Det kan være aktuelt å frita personell i forsvarssektoren fra å delta i slike oppgaver, der de har vært nære kolleger med den/de som representerer en eller flere av aktuelle leverandører. Spesielt skal reglene om habilitet til forsvarssektorens saksbehandlere vurderes. Det vises til forvaltningslovens § 6 – § 10 og ARF § 2-3 og § 2-4.

Kommentar:

Bestemmelsen er et viktig virkemiddel for forsvarssektoren til særlig å fange opp og vurdere eventuelle problemstillinger knyttet til blant annet habilitet, likebehandling og reell konkurranse mellom leverandører. Eksempel på forhold som kan medføre unntak er at den etterspurte kompetansen ikke finnes internt i forsvarssektoren, det ikke er mulig å kunngjøre den etterspurte kompetansen i markedet, og det foreligger ikke hjemmel for avvisning ved mottatt tilbud fra leverandør som har ansatt tidligere personell i forsvarssektoren, før det har gått to år fra fratredelsestidspunktet.

§ 2-6 . Effektivitetsplikt

Ansatte i forsvarssektoren plikter å bruke og ta vare på forsvarssektorens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte.

§ 2-7 . Avveining

Det kreves en gjennomgående og fortløpende avveining mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god forvaltningsskikk.

§ 2-8 . Offentlighet og arkivering av saksdokument

(1) I henhold til lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) § 3 er forvaltningens saksdokumenter offentlige. Hovedregelen er at saksdokument, journaler og liknende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Enhver kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få innsyn med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Unntak fremgår av offentleglova, lov 20. mars 1998 nr. 10 om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) med forskrifter, lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), mfl.

(2) I henhold til arkivlova og forskrift om offentlege arkiv § 2-6 skal offentlige organ ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Kommentar:

Dokumenter og opplysninger knyttet til anskaffelser er å anse som arkivverdig dokument .

§ 2-9 . Sikkerhetsgraderte anskaffelser

(1) Ved anskaffelse av varer og tjenester, herunder bygg- og anlegg, skal anskaffelsesmyndigheten vurdere behovet for å sikkerhetsgradere anskaffelsen eller deler av den, jf. sikkerhetsloven § 27 – § 29 og forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser. Det skal i vurderingen tas stilling til om anskaffelsen vil innebære utlevering av skjermingsverdig informasjon til leverandøren, om leverandøren får behov for å tilvirke skjermingsverdig informasjon, eller om informasjon om selve anskaffelsen må sikkerhetsgraderes.

(2) Nasjonal sikkerhetsmyndighet er fagansvarlig vedrørende spørsmål om sikkerhetsgraderte anskaffelser.

§ 2-10 . Gaver og andre ytelser

(1) Tjenestemannsloven av 4. mars 1983 nr. 3 § 20 skal legges til grunn for alt personell involvert i anskaffelser. Følgende fremgår av bestemmelsen: «Ingen tjenestemann må for seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke hans tjenstlige handlinger, eller som det ved reglement er forbudt å motta. Overtredelse kan medføre ordensstraff eller avskjed.»

(2) Deltakelse i middager eller andre tilstelninger i regi av forretningsforbindelse/mulig forretningsforbindelse som betales av vedkommende forretningsforbindelse, må foretas i henhold til de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivsskontakt med forsvarssektoren (se vedlegg 1), og statens regler for representasjon og bevertning.

(3) Forbudet mot gaver gjelder også for statsansatte på tjenestereise eller oppdrag i utlandet. Dersom særskilte kulturelle forhold eller diplomatiske hensyn gjør at avslag kan virke fornærmende på giver, og således skade den norske statstjenestens interesser, kan en gave eller annen ytelse som ville være uakseptabel i Norge, likevel i visse tilfelle mottas hvis den er i samsvar med lokalt akseptert skikk. Mottakelse av slike gaver eller ytelser må imidlertid overlates til den statsansattes arbeidsgiver ved hjemkomst.

(4) Penger, eller verdier som kan sidestilles med penger, som for eksempel lån, rabatter mv., må aldri mottas, uansett hva som måtte være skikk i vedkommende land.

§ 2-11 . Reiser

(1) Tjenestemannsloven § 20 gjelder også reiser, hotellopphold og bevertning. Alle reise- og hotellutgifter i forbindelse med utførelsen av tjenesten skal betales av forsvarssektoren. Reisen og dens godkjennelse skal foregå som en ordinær tjenestereise og det er ikke anledning til at en forretningsforbindelse skal stå for betaling av reisen med tanke på senere refusjon fra forsvarssektoren.

(2) Det er ikke tillatt å la forsvarssektorens forretningsforbindelser eller mulige forretningsforbindelser betale for reise, opphold, bevertning mv. Det er heller ikke tillatt å ta imot slike ytelser fra forsvarssektorens forretningsforbindelser, eller mulige forretningsforbindelser, for ledsager. Det skal allikevel være anledning til å motta en nøktern arbeidslunsj eller arbeidsmiddag betalt av forsvarssektorens forbindelse der situasjonen gjør dette naturlig (lengre møter mv.) i henhold til de etiske retningslinjer for næringslivskontakt med forsvarssektoren.

(3) I forbindelse med sin tjenesteutøvelse vil statsansatte kunne bli invitert til måltider, forestillinger og reiser mv. Bespisning, og i en viss utstrekning også underholdning, vil kunne være naturlig ledd i programmet ved for eksempel offisielle besøk i utlandet eller i Norge. Dersom besøk utenlands eller innenlands skjer som ledd i forhandlinger om kontrakter eller for å få demonstrert produkter og/eller tjenester, skal imidlertid som hovedregel alle reise- og oppholdsutgifter dekkes av den virksomhet som sender sine ansatte på tjenestereise.

§ 2-12 . Innsidehandel

(1) Med hjemmel i lov 29. juni 2007 nr. 75 om verdipapirhandel 29. juni 2007 nr. 75 er innsidehandel forbudt, dvs. at det eksempelvis er forbudt å misbruke prissensitiv, ikke allmenn tilgjengelig selskapsinformasjon gjennom kjøp og/eller salg av verdipapir.

(2) Ansatte som har kjennskap til slik informasjon om selskaper forsvarssektoren har forbindelse med, bør sterkt vurdere å avstå fra å eie aksjer i disse selskapene og må utvise stor forsiktighet ved kjøp av salg av aksjer.

§ 2-13 . Korrupsjon

Med hjemmel i straffeloven av 22. mai 1902 nr. 10 § 276a, jf. § 276b, og § 276c, er korrupsjon og påvirkningshandel straffbart. Korrupsjon foreligger når ansatte i forsvarssektoren for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning sin stilling, verv eller oppdrag. Korrupsjon foreligger også når ansatte i forsvarssektoren gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning sin stilling, verv eller oppdrag. Straffen for korrupsjon er bøter eller fengsel inntil 3 år. Straffen for grov korrupsjon er fengsel inntil 10 år.

§ 2-14 . Deltagelse i markedsføring

Deltagelse av forsvarssektorens personell i markedsføring for spesielle produkter eller leverandører skal godkjennes av Forsvarsdepartementet. Forsvarsdepartementet kan etter søknad gi tillatelse til at relevant personell deltar i markedsføring av forsvars- og forsvarsrelaterte produkter. Personellet skal ikke under noen omstendigheter motta godtgjørelse for markedsføring. Reise og oppholdsutgifter skal dekkes av forsvarssektoren. Det vises for øvrig til ARF § 2-11.

§ 2-15 . Forsvarssektoren som referanse

På anmodning fra leverandør kan forsvarssektoren og dets personell stå som referanse for et produkt, forutsatt at forsvarssektoren enten selv har anskaffet samme produkt fra samme leverandør eller har deltatt i utviklingen av produktet. Forsvarssektorens kontaktperson skal være en person som har den nødvendige kjennskap til produktet og forsvarssektorens erfaringer med dette. Slik referansevirksomhet skal være saklig og objektiv fra forsvarssektorens side, upåvirket av leverandørens oppfatninger av produktet, og skal godkjennes på relevant ledelsesnivå. Godtgjøring for å stille som referanse skal ikke mottas i noen form.

§ 2-16 . Forhold til media

Henvendelser fra media skal henvises til enhetens ansvarlige person for pressekontakt. Har ikke enheten egen ansvarlig person for pressekontakt, skal forsvarssektorens sentrale organ for håndtering av pressen kontaktes før det gjøres utspill i media.

§ 2-17 . Forbud mot å delta i konkurranse

(1) Ansatte i forsvarssektoren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt om anskaffelse med den administrasjon hvor han gjør tjeneste.

(2) Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av slik ansatt. Forsvarssektoren er å betrakte som en administrasjon i denne forbindelse.

(3) Ansatte i forsvarssektoren kan ikke opptre som konsulent eller som representant for leverandør overfor den administrasjon hvor vedkommende gjør tjeneste.

(4) Det henvises for øvrig til forvaltningslovens habilitetsregler § 6 – § 10, jf. også ARF § 2-4.

§ 2-18 . Rapportering av uregelmessigheter

Ansatte i forsvarssektoren har rett til å melde fra til nærmeste overordnede om alle forhold som kan innebære brudd på gjeldende regler og bestemmelser, jf. arbeidsmiljøloven § 2-4. I forhold som gjelder korrupsjon vil det være særlig viktig at det gis så nøyaktig og utfyllende informasjon som mulig om både giver og mottaker av den utilbørlige fordel. Personell som mener seg utsatt for korrupsjonsforsøk, utilbørlig press eller forsøk på dette, skal umiddelbart rapportere dette til nærmeste overordnede.

§ 2-19 . Varsling om kritikkverdige forhold

Dersom rapportering til overordnede ikke fører frem, bør ansatte i forsvarssektoren varsle om kritikkverdige forhold iht. etatens retningslinjer for varsling eller offentlig kontroll- eller tilsynsmyndighet.

§ 2-20 . Sanksjoner

(1) En handling eller unnlatelse i tjenesten vil kunne bli bedømt som en tjenesteforsømmelse, og kan føre til tjenstlige reaksjoner. Handlinger eller unnlatelser i tjenesten kan også være så grove at de fører til påtale og straffereaksjoner.

(2) Eksempelvis kan brudd på rettsregler og etiske normer bli å betrakte som brudd på en tjenesteplikt. Slike tjenestebrudd vil kunne medføre arbeidsrettslige/disiplinærrettslige konsekvenser. Ved alvorlige regelbrudd vil forsvarssektoren politianmelde forholdet. Brudd på tjenesteplikten vil også kunne få karrieremessige konsekvenser.

Kapittel 3. Etisk handel og sosialt ansvar

§ 3-1 . Etisk handel og sosialt ansvar

(1) I enhver anskaffelse til forsvarssektoren som er over EØS- terskelverdiene, skal det fremgå av kontraktsvilkårene at leverandøren og underleverandører skal opptre i samsvar med grunnleggende krav til etisk handel og sosialt ansvar, herunder nasjonal lovgivning, FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner.

(2) Nasjonal lovgivning: Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted, skal etterleves. Av særlig relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter.

barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter, minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land), barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid, dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

det skal ikke forekomme noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid, arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

(5) Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111): det skal ikke forekomme noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.

arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt, dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne.

(7) Anskaffelsesmyndigheten kan i tillegg til de bestemmelsene som er nevnt i andre til og med sjette ledd, benytte andre særlige vilkår som omhandler sosiale hensyn for gjennomføringen av kontrakten, forutsatt at disse er forenlige med EØS-avtalen og er angitt i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

(8) Kontraktsvilkårene skal være en del av konkurransegrunnlaget og foreligge senest når anskaffelsen kunngjøres. Det skal inntas som kontraktsvilkår at leverandøren skal identifiseres med sine underleverandører ved mislighold av kontrakten mht. de ovenfor nevnte bestemmelser.

(9) Den anskaffende myndighet er selv ansvarlig for å vurdere hvilke sanksjonsmidler som skal benyttes ved brudd på de ovenfor nevnte bestemmelser. Den anskaffende myndighet skal vurdere hvilke tiltak som er nødvendig for å følge opp at leverandøren og underleverandører opptrer i samsvar med de ovenfor nevnte bestemmelser.

(10) Den anskaffende myndighet kan også benytte seg av denne bestemmelsen for anskaffelser under EØS-terskelverdiene i de tilfellene dette etter en konkret proporsjonalitetsvurdering er hensiktsmessig og relevant etter hva som skal anskaffes.

Kommentar:

Ved avdekking av mislighold på ovennevntekontraktsvilkår, bør oppdragsgiver vurdere om dette er å anse som et vesentlig mislighold, herunder også hvor misligholdet har sitt utspring i en underleverandørs forhold, og om det er grunnlag for å heve kontrakten med leverandøren.

§ 3-2 . Samfunnsansvar – korrupsjonsforebygging

Ved enhver anskaffelse til forsvarssektoren som har en antatt verdi på over den til enhver tid gjeldende nasjonale terskelverdi for kunngjøring, skal anskaffende myndighet stille som kontraktsvilkår at leverandøren har iverksatt tiltak eller har systemer i sin virksomhet som skal forebygge korrupsjon og påvirkningshandel.

Kommentar:

Definisjonen av korrupsjon og påvirkningshandel følger av straffeloven § 276a og § 276c. Bestemmelsene tar sikte på å gjennomføre Norges folkerettslige forpliktelser etter Europarådets strafferettslige konvensjon 27. januar 1999 nr. 1 mot korrupsjon og tilleggsprotokollen av 22. januar 2003 til konvensjonen. Bekjempelse av korrupsjon og påvirkningshandel er av en så grunnleggende karakter, både for det offentlige og private, at det må sies å være et relevant kontraktsvilkår ved tildeling av kontrakter av en viss størrelse. Leverandører som tar forbehold mot kontraktsvilkåret kan få sitt tilbud avvist etter avvisningsbestemmelsene som følger av regelverket om offentlige anskaffelser. Det må her som ellers i de tilfellene en leverandør tar forbehold mot et kontraktsvilkår, vurderes om forbeholdet er av vesentlig karakter og grunnlag for avvisning. Avvisningsbestemmelsene som følger av regelverket om offentlige anskaffelser er gjort eksplisitt gjeldene også for anskaffelser som faller inn under EØS-avtalens artikkel 123, se ARF § 38-9.

Tiltak eller system som leverandøren kan vise til å ha iverksatt i sin virksomhet kan være etablering av internkontroll, utarbeidelse av etiske retningslinjer, opprettelse av varslingskanal og lignende, og som minimum går ut på å forebygge korrupsjon og påvirkningshandel.

Kapittel 4. Etisk egenerklæring for leverandører

§ 4-1 . Etisk egenerklæring for leverandører til forsvarssektoren

(1) Ved enhver anskaffelse til forsvarssektoren som har en antatt verdi på over den til enhver tid gjeldende nasjonale terskelverdi for kunngjøring, skal «Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater» vedlegges forespørselen/konkurransegrunnlaget, eller tilsendes leverandøren i god tid før tilbudsinnlevering. Hvis det gjennomføres flere anskaffelser fra den samme leverandøren i løpet av en periode på 1 år regnet fra datoen for inngåelse av den første kontrakten, er det ikke nødvendig å vedlegge den etiske egenerklæringen for de resterende anskaffelsene, før det har gått 1 år fra datoen for inngåelsen av den første kontrakten. Beregningen av anskaffelsens antatte verdi, skal foretas etter bestemmelsen om beregning av anskaffelsens verdi, som følger av forskrift om offentlige anskaffelser.

(2) Den etiske egenerklæringen følger som vedlegg 4 (norsk versjon) og vedlegg 5 (engelsk versjon).

Kapittel 5. Administrative bestemmelser

§ 5-1 . Språkkrav

(1) Forsvarssektoren skal utarbeide dokumenter på norsk eller engelsk, og kreve at tilbud med tilhørende dokumentasjon utarbeides på norsk eller engelsk.

(2) Det må i det enkelte tilfelle vurderes hvilket språk som er mest hensiktsmessig å benytte ved anskaffelser. Ved valg av språk er det vesentlig at man benytter et språk som ikke reduserer konkurransen. Språk skal ikke benyttes for å favorisere eller diskriminere leverandører.

§ 5-2 . Sluttbrukersertifikat – «End User Certificate»

Dersom en utenlandsk leverandør krever sluttbrukersertifikat – «End User Certificate» (EUC) skal vedkommende nasjons/leverandørs egne skjema nyttes for dette. Dersom leverandøren ikke stiller spesielle krav til utformingen skal forsvarssektorens standardpapir for EUC benyttes. Forsvarssektorens EUC-blanketter skal være fortløpende nummerert og utsteder skal føre kontroll med hvem som mottar sertifikatene.

§ 5-3 . Forsikring

(1) Staten er selvassurandør og forsikring skal normalt ikke tegnes for forsvarssektorens regning, med mindre det foreligger særskilt grunnlag for å tegne enkelt forsikring.

(2) Vurdering om hvorvidt særskilt forsikring bør tegnes treffes av anskaffelsesmyndigheten. Endelig avgjørelse om hvorvidt særskilt forsikring skal tegnes, treffes av Finansdepartementet.

(3) Ved vurdering av om særskilt forsikring skal tegnes, skal det tas hensyn til leveransens totale kostnad, inkludert eventuell forsikring, holdt opp mot den økonomiske risiko Staten løper ved at forsvarssektoren eventuelt ikke tegner særskilt forsikring.

§ 5-4 . Håndtering av juridiske spørsmål

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal ha nødvendig juridisk kompetanse i egen organisasjon til å håndtere juridiske spørsmål. Med juridiske spørsmål menes både generell juridisk rådgivning og behandling av enkeltsaker av juridisk karakter.

(2) Ved behov for bistand fra ekstern juridisk rådgiver, herunder Regjeringsadvokaten, skal anmodning om bistand fremsendes gjennom Forsvarsdepartementet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med Forsvarsdepartementet eller Regjeringsadvokaten.

(3) Varsel om søksmål, forliksklager og stevninger skal oversendes Forsvarsdepartementet som rette adressat. Kun Forsvarsdepartementet er bemyndiget til å kvittere for og svare på slike henvendelser.

(4) Klager fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller EFTA Surveillance Authority (ESA) skal viderefordeles fra Forsvarsdepartementet.

(5) Ved behov for å oversende varsel om søksmål, ta ut forliksklage eller eventuelt stevning skal saken fremsendes Forsvarsdepartementet for videre behandling.

§ 5-5 . Fremsendelser til Forsvarsdepartementet

Når det avtales betalingsbetingelser med forskudd på over en tredjedel av kjøpesummen eks. mva., eller forskuddet utgjør mer enn 50 000 000 NOK eks. mva. Når anskaffelse som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123 er planlagt gjennomført uten konkurranse, uten at dette fremgår av fullmakt fra Forsvarsdepartementet, herunder Fremskaffelsesløsning eller Gjennomføringsoppdrag. Når det er tvil om en anskaffelse faller inn under FOSA eller om den faller inn under EØS-avtalen artikkel 123. Det skal begrunnes hvorfor anskaffelsen ikke kan følge FOSA. Ved frafall av dagmulkt, royalty eller fristforlengelse. I tilfeller hvor det er behov for endringer i forhold til Gjennomføringsoppdraget. Øvrige saker som anskaffelsesmyndigheten bør forstå skal fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning, herunder anskaffelser som departementet har forbeholdt seg retten til å godkjenne, og sikkerhetsgraderte anskaffelser fra leverandør i land hvor Norge ikke har bilateral sikkerhetsavtale (MoU). Når anskaffelsen inneholder krav om industrielt samarbeid. Anskaffelsesmyndigheten skal kvartalsvis rapportere til Forsvarsdepartementet alle kontrakter som er tildelt etter: FOA del II og III, FOSA del II som ikke er kunngjort, ARF Del V § 34-1 andre ledd. Rapporten skal inneholde opplysninger om kontraktsgjenstand, verdi og leverandør og begrunnelse hvorfor den ikke er kunngjort.

§ 5-6 . Prosedyre for fremsending

(1) Der det i Gjennomføringsoppdraget er bestemt at fullmakt til å inngå avtale/endringsavtale skal innhentes av Forsvarsdepartementet, skal saken fremsendes til Forsvarsdepartementet slik at den er Forsvarsdepartementet i hende senest 15 virkedager før vedståelsesfristen går ut.

(2) Alle avvik fra regler i ARF skal forklares. For øvrig må anmodningen inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken.

(3) Øvrige anmodninger om godkjenning skal fremmes skriftlig, og må inneholde alle opplysninger som har betydning for departementets behandling av saken.

§ 5-7 . Ekstern kvalitetssikring av prosjekter

Alle investeringsprosjekter med en antatt samlet kostnad på over 750 mill. kr skal gjennomgå ekstern kvalitetssikring. Kvalitetssikringen gjennomføres i henhold til rammeavtale med Finansdepartementet. Det er Forsvarsdepartementet sammen med Finansdepartementet som gjør avrop på rammeavtalen for det enkelte investeringsprosjekt. Forsvarsdepartementet kan bestemme at prosjekter med antatt kostnad lavere enn 750 mill. kr skal kvalitetssikres, men dette vil bare unntaksvis være aktuelt.

§ 5-8 . Samarbeid med ekstern juridisk rådgiver, herunder Regjeringsadvokaten

(1) For alle anskaffelser med en kostnadsramme over 750 mill. kr skal det innhentes ekstern juridisk bistand. Anmodning om ekstern juridisk bistand skal skje av eller eventuelt gjennom Forsvarsdepartementet. Anmodningen skal fremsettes på et så tidlig tidspunkt at bistandsyter kan delta allerede i utformingen av kontraktstrategien.

(2) Bistand fra ekstern juridisk rådgiver eller Regjeringsadvokaten skal også benyttes i prosjekter med en kostnadsramme under 750 mill. kr der prosjektets karakter tilsier behov for slik bistand. Dette vil blant annet kunne være aktuelt i prosjekter som har en høy kostnadsramme, selv om den ikke er på 750 mill. kr, og i prosjekter med større elementer av utviklingsaktivitet. Det skal ikke inngås avtale om annen ekstern juridisk bistand utenom i samråd med Forsvarsdepartementet.

§ 5-9 . Dagmulkt

(1) Forsvarssektoren kan unntaksvis frafalle dagmulkt eller gå med på fristforlengelse (som innebærer det samme som reduksjon eller frafall av mulkt).

(2) Reduksjon eller frafall av dagmulkt eller fristforlengelse medfører ettergivelse av kr 500 000 eks. mva. eller mer, skal saken fremsendes Forsvarsdepartementet før avgjørelse tas, jf. § 5-5.

(3) Rene force majeure-tilfeller vil alltid bli å betrakte som «formildende omstendigheter» som virker befriende for leverandøren. Som oftest følger dette direkte av kontraktsvilkårene. Slike tilfeller skal avgjøres av anskaffelsesmyndigheten.

(4) Det forhold at forsinkelsen i det enkelte tilfelle ikke er til skade for forsvarssektoren, er i seg selv ikke grunn til å avstå fra å innkreve dagmulkt.

§ 5-10 . Rapportering til FLO

Alle avtaler som inneholder vilkår der royalty tilfaller forsvarssektoren, skal sendes til FLO Avdeling kontraktrevisjon.

§ 5-11 . Anskaffelsesmyndigheten

(1) Anskaffelsesmyndighet skal benyttes som betegnelse på avdelinger og personer på alle nivå som er delegert fullmakt til å forplikte forsvarssektoren ved å inngå avtale om kjøp av varer og/eller tjenester.

(2) Anskaffelsesfunksjonen skal normalt være delt i to, den fagtekniske og den merkantile. Dette skal gjelde prinsipielt for alle innkjøp. Denne todelingen skal medvirke til at anskaffelsene blir balansert mellom de teknisk/operative krav og merkantile krav, samt at anskaffelsen foretas i samsvar med gjeldende regelverk. Den merkantile funksjon har et spesielt ansvar for å følge opp sistnevnte. Der det organisasjonsmessig ikke kan skilles mellom disse to funksjonene (for eksempel ved mindre avdelinger), kan begge funksjoner utøves av en og samme enhet/person.

(3) Funksjonene skal samarbeide tett i alle faser av anskaffelsesprosessen som beskrevet i regelverkets øvrige bestemmelser.

(4) Den fagtekniske funksjonen skal supplere de operative krav til leveransen med tekniske krav. Fagteknisk funksjon skal videre evaluere de tekniske egenskaper i tilbudet, samt godkjenne leveransen. Dersom anskaffelsen er organisert som et anskaffelsesprosjekt, skal prosjektlederen godkjenne leveransen.

(5) Den merkantile funksjonen skal utforme de merkantile og juridiske krav til anskaffelsen og ha kontakt med leverandørmarkedet. Innhenting av bindende tilbud skal kun foretas av den merkantile funksjon. Den merkantile funksjonen skal evaluere de merkantile og juridiske egenskaper ved tilbudet.

(6) Godkjenning av kontrakten skal gjøres av den som er gitt resultatansvar for de leveranser kontrakten bidrar til. Formell inngåelse gjennom underskrift av kontrakten skal ivaretas av merkantil funksjon.

(7) Kun representanter for merkantil funksjon har fullmakt til å underskrive på vegne av og forplikte forsvarssektoren. Slik signering skal kun skje av personell som er fast ansatt i forsvarssektoren, og som har signeringsfullmakt. Innleide konsulenter kan ikke, muntlig eller skriftlig, forplikte forsvarssektoren.

§ 5-12 . Riksrevisjonen

(1) Riksrevisjonen er Stortingets kontrollorgan. Den har som oppgave å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger.

(2) I henhold til lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen § 12 kan Riksrevisjonen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver. Det er bl.a. nødvendig at Riksrevisjonen sikres adgang til de samme opplysninger mv. hos leverandørene som anskaffelses- og kontraktrevisjonsorganet må ha for sin kontrollvirksomhet.

§ 5-13 . Samarbeid med øvrige statlige etater

(1) Anskaffelsesmyndighetene skal på forespørsel gi Statens organer opplysninger om leverandører og kontrakter såfremt forretningshemmeligheter derved ikke røpes og hensyn tas til militært hemmelighold, se sikkerhetsloven med forskrifter, offentleglova og forvaltningsloven. Organer som mottar opplysninger skal varsles om at de er ansvarlige for at de gitte opplysninger ikke misbrukes.

(2) Svar på forespørsler fremsatt på vegne av fremmede makters regjeringer og deres organer skal sendes gjennom Forsvarsdepartementet.

§ 5-14 . Særlige fagområder

Forsvarssjefen som etatssjef og øvrige etatssjefer skal utforme interne retningslinjer som ivaretar behovet for at forsvarssektoren utfører kvalitetssikring, kodifisering, kontraktrevisjon, standardisering, og sikkerhetsgraderte anskaffelser i henhold til ARF, og for å oppfylle internasjonale forpliktelser innen disse fagområdene.

§ 5-15 . Samarbeid med utenlandske myndigheter

(1) Ved innkjøp fra utlandet hvor innkjøpsprisen (kontraktsprisen) er betydelig, bør assistanse av vedkommende lands offentlige anskaffelsesmyndigheter søkes. Etablering av slik assistanse skal skje ved at anskaffelsesmyndigheten sender anmodning om assistanse til Forsvarsdepartementet som vil formidle den til vedkommende myndighet, hvis ikke annen fremgangsmåte skulle være fastsatt i regjeringsavtale.

(2) Anmodninger om tjenester innen kodifisering, kvalitetssikring og kostnadskontroll, som skal utføres av utenlandske myndigheter, fremmes gjennom FLO.

§ 5-16 . Saksbehandling av royalty

(1) Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å vurdere og avtalefeste bestemmelser om immaterielle rettigheter og royalty i alle avtaleforhold der det er relevant, jf. kapittel 24.

(2) Oppfølging av leverandørenes innrapportering og innbetaling i henhold til avtalens bestemmelser skal gjennomføres iht. etatens interne bestemmelser.

§ 5-17 . Forsvarssektorens rammeavtaler

Forsvarssektorens rammeavtaler skal til enhver tid bekjentgjøres på hensiktsmessig medium, herunder Forsvarets intranett.

§ 5-18 . Protokollføring

Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser, herunder avrop på rammeavtaler, når anskaffelsen eller det enkelte avrop har en antatt verdi på over 100 000 NOK eks. mva. Protokollplikten gjelder uansett om unntak fra FOA eller FOSA påberopes. Protokollen skal minimum inneholde det FOA eller FOSA krever etter sitt regelverk til protokollføring, avhengig av verdien på anskaffelsen. Anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123 følger protokollplikten som gjelder etter § 35-1 i del V.

§ 5-19 . Kjøp fra Forsvarets forskningsinstitutt (FFI)

(1) FFI er et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter som er underlagt Forsvarsdepartementet. FFI er unntatt fra Stortingets bevilgningsreglement og skal nettobudsjetteres.

(2) Selv om oppdragene ved FFI utføres som en del av den interne samhandel, skal det etableres skriftlige avtaler som presiserer rettighetsspørsmål og økonomiske forpliktelser, samt leverings- og betalingsvilkår etter relevante bestemmelser i ARF.

§ 5-20 . Maler/blanketter/standarder og bruk av kontraktsstandarder

(1) Den enkelte etat i forsvarssektoren skal etablere og vedlikeholde relevante og gjeldende maler/blanketter/standarder, for gjennomføring av alle faser av etatenes anskaffelsesvirksomhet. Blankettene/malene skal være tilgjengelige for anskaffelsesmyndigheten på hensiktsmessig måte. Etatene i forsvarssektoren skal samarbeide i nødvendig grad om etablering og vedlikehold av maler/blanketter/standarder. Anskaffelser som følger PRINSIX skal benytte PRINSIX-maler knyttet til konsept og definisjonsfasen.

(2) Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av kontrakter. Forsvarssektoren kan fastsette særlige vilkår for gjennomføringen av en kontrakt, forutsatt at disse er angitt i forespørselen/konkurransegrunnlaget og, for forsvarssektorens anskaffelser som gjennomføres i henhold til FOA og FOSA, er forenlige med EØS-avtalen.

Del II. Forsvarssektorens anskaffelser

Kapittel 6. Hovedprinsipper for anskaffelser

§ 6-1 . Kartlegging av markedet (markedsundersøkelser)

identifisere forskjellige leverandører og teknologier som kan løse forsvarssektoren behov, skaffe et grunnlag for å sette opp realistiske krav til materiell og tjenester som ikke er unødvendige kostnadsdrivende eller konkurransehemmende, gi et grunnlag for å anslå investerings- og driftskostnader av det som skal anskaffes, velge riktig kontraktstrategi og anskaffelsesprosedyre, herunder vurdere forhold relatert til forsvarssektorens behov for å opprettholde nasjonal kompetanse innen områder som er av betydning for nasjonal sikkerhet, samt sikkerhetspolitiske eller utenrikspolitiske hensyn.

(2) I de tilfellene det er behov for å innhente budsjettpriser, leveringstider og produksjonskapasiteter for planleggingsformål skal henvendelsene avsluttes med følgende merknad: « Forsvarssektoren har ikke til hensikt å foreta innkjøp på grunnlag av denne henvendelsen eller å betale for gitte opplysninger ».

§ 6-2 . Internasjonalt forskning- og utvikling- eller materiellsamarbeid

(1) Internasjonalt forskning- og utvikling- eller materiellsamarbeid skal vurderes, spesielt i anskaffelser hvor det er krav om interoperabilitet. Der hvor det kan oppnås fordeler ved interoperabilitet, bør slikt samarbeid søkes etablert med andre lands myndigheter.

(2) Regjeringen og Forsvarsdepartementet har inngått en rekke avtaler med andre land. Disse avtalene kan være av generell handelspolitisk karakter, eller være av spesiell karakter og omfatte kun militært materiell. Ved anskaffelser fra utlandet skal anskaffelsesmyndigheten vurdere om disse avtalene kommer til anvendelse i forbindelse med anskaffelsen. Føringer med hensyn til slike avtaler vil normalt fremgå av en Fremskaffelsesløsning og et Gjennomføringsoppdrag.

(3) Forsvarssektoren skal følge de til enhver tid gjeldene retningslinjer som Norge har forpliktet seg til gjennom sitt samarbeid med European Defence Agency (EDA).

§ 6-3 . Levetidskostnader

Utforming av krav og valg av leverandør skal gjøres med tanke på lavest mulig levetidskostnader i investerings og driftsfasen. Dette gjelder ikke bare for det enkelte prosjekt/anskaffelse, men også i sammenheng med andre prosjekter/anskaffelser av tilsvarende karakter. Levetidskostnadsberegninger i de tidlige faser i PRINSIX skal i anskaffelsesfasen følges opp slik at det er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning. Se nærmere kapittel 10 om levetidskostnader.

§ 6-4 . Krav til ytelser og leveranser

Behovet for varer og tjenester som skal dekkes bør så langt som mulig uttrykkes i form av funksjonelle krav, og ikke i form av et fabrikat, en konkret teknisk løsning, eller en framstillingsprosess, se nærmere bestemmelsene i FOA og FOSA om krav til ytelsen og bruk av tekniske spesifikasjoner. Se også kapittel 12 om leveransebeskrivelser.

§ 6-5 . Systemansvar

Ved anskaffelser skal det defineres hvem som har systemansvaret. Med systemansvar menes ansvar for at alle delesystemer/komponenter i et system er inkludert og at de fungerer sammen på en måte som realiserer systemets funksjonelle mål. Normalt skal systemansvaret plasseres hos leverandør. Forsvarssektoren skal ikke påta seg systemansvar med mindre det kan dokumenteres at det er mest fordelaktig.

§ 6-6 . Krav til notoritet

(1) Alle avtaler som innebærer en forpliktelse for forsvarssektoren skal foretas skriftlig.

(2) Hvis det unntaksvis er nødvendig å inngå muntlig avtale, skal denne omgående bekreftes skriftlig, se § 9-5.

§ 6-7 . Miljøhensyn

(1) Det skal under planlegging av den enkelte anskaffelse tas hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Det skal så langt som mulig stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse og funksjon. Det skal kunne dokumenteres at slike vurderinger har blitt foretatt i forhold til de krav som normalt fremgår av Fremskaffelsesløsningen.

(2) Det vises til den enhver tid gjeldende handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlig sektor.

§ 6-8 . Leie og leasing

(1) Leie og leasing er underlagt samme retningslinjer som for kjøp.

(2) Leie av materiell kan gjøres der det er mer økonomisk fordelaktig enn kjøp. Evaluering som konkluderer med valg av leie framfor kjøp skal dokumenteres, og kunne etterprøves. Leie bør spesielt vurderes ved kortvarige behov eller situasjoner hvor materiellet kun benyttes en kort periode årlig, eller når utstyret må erstattes med ny teknologi i løpet av relativt kort tid på grunn av teknologisk ukurans.

(3) Det kan forekomme tilfeller hvor leasing totalt sett fremkommer som en bedre økonomisk løsning enn kjøp eller leie. Vurderinger bak bruk av leasing er tilsvarende som for leie. Ved avtaler som går over lengre tid enn det er tildelt budsjettmidler for, skal avtalen inneholde mulighet for oppsigelse, som vil medføre at tildelingen ikke overskrides.

§ 6-9 . Samarbeidsløsninger med eksterne

(1) En gjennomgående karakteristikk av alle samarbeidsformene er at forsvarssektoren definerer krav til en kapasitet i form av ytelse og kvalitet, mens den private part har ansvaret for å foreslå, utvikle (alene eller sammen med forsvarssektoren) og levere løsninger basert på disse kapasitetskravene.

(2) Regelverket for offentlige anskaffelser setter ikke faste grenser for hvor langvarige kontrakter som kan inngås, med unntak av rammeavtaler jf. FOA § 6-1 og § 15-1, og FOSA § 6-1. Kontrakter som ikke er rammeavtaler bør imidlertid ikke ha en lengre varighet enn nødvendig for å oppnå formålet. Relevante forhold som bør vurderes er behov for langsiktighet, usikkerhetshåndtering, konkurranse, fare for monopoldannelser, samt partenes evne til å forutsi behov på lang sikt.

(3) Slike samarbeidsprosjekter er underlagt de samme regelverk og retningslinjer som øvrig anskaffelsesvirksomhet.

Kapittel 7. Gjennomføring av anskaffelser

§ 7-1 . Identifisering av behov

(1) Alle anskaffelser i forsvarssektoren skal starte med en behovsvurdering, se også § 6-1. Behovsvurderingen skal normalt være beskrevet i Fremskaffelsesløsningen eller Gjennomføringsoppdraget i de tilfellene det er utarbeidet slike dokumenter. Omfanget av behovsvurderingen vil avhenge av anskaffelsens størrelse og kompleksitet. Behovet skal uttrykkes i form av hvilken funksjon eller ytelse som man ønsker dekket, ikke i form av en spesifikk løsning på behovet.

(2) For drift/etterforsyning vil det noen ganger være nødvendig med en mer eksakt beskrivelse av behovet, som for eksempel ved kjøp av reservedeler.

§ 7-2 . Planlegging og kartlegging av anskaffelsesmuligheter

(1) Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet. For investeringsanskaffelser vil det ved det tidspunkt et anskaffelsesprosjekt er formelt godkjent, enten i form av et vedtak i Stortinget eller ved en beslutning i Forsvarsdepartementet, gis et Gjennomføringsoppdrag fra Forsvarsdepartementet til Forsvarsstaben. Gjennomføringsoppdrag er å anse som et iverksettingsbrev, og vil blant annet inneholde valgt fremskaffelsesstrategi, økonomiske rammer, krav om en eventuell opsjonstilnærming, prosjektets ytelsesmål, prosjektets fremdriftsplan, avsetning for usikkerhet, eventuelle føringer om gjenkjøp, samt fastsette om anskaffelsesmyndigheten skal innhente fullmakt fra Forsvarsdepartementet før forsvarssektoren forpliktes. Gjennomføringsoppdrag vil også inneholde eventuelle føringer for innhold i forespørselen.

(2) Før innkjøp besluttes skal anskaffelsesmyndigheten undersøke om angjeldende materiell allerede foreligger hos andre brukere i forsvarssektoren, og således kan skaffes internt.

(3) Før innkjøp besluttes skal det vurderes om leie eller leasing er mer fordelaktig for forsvarssektoren enn kjøp, jf. § 6-8.

(4) Forsvarssektoren skal anvende allerede inngåtte rammeavtaler som gjelder for forsvarssektoren.

(5) Før anskaffelsen starter skal forsvarssektoren kartlegge hvilke alternative forsyningskilder som foreligger. I tillegg til å gjennomføre markedsundersøkelser, jf. § 6-1, bør alternative forsyningskilder vurderes. Dette kan være anskaffelser gjennom NATO-avtaler, jf. § 34-1 fjerde ledd bokstav c–e, eller andre etater innenfor statsforvaltningen.

(6) I hvert enkelt tilfelle skal det vurderes om forholdene ligger til rette for innkjøpssamarbeid nasjonalt, bilateralt eller multilateralt. Resultatet skal fremgå av anskaffelsesprotokollen.

§ 7-3 . Valg av regelverk og anskaffelsesprosedyre

(1) Forsvarssektoren skal foreta valg av anskaffelsesregelverk og anskaffelsesprosedyre så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen.

(2) Alle anskaffelser skal uansett anskaffelsesløsning og prosedyreregelverk så langt det er mulig baseres på reell konkurranse mellom kvalifiserte leverandører i markedet.

(3) Forsvarssektoren skal gjennom sine anskaffelser legge til rette for virksom konkurranse i produkt- og tjenestemarkedene. Anskaffelsene må ikke bidra til skadelige konkurransereguleringer eller etableringshindringer i markedet.

(4) For investeringsanskaffelser skal valg av anskaffelsesregelverk skisseres i Fremskaffelsesløsningen. Endelig valg av regelverk og anskaffelsesprosedyre skal for investeringsanskaffelser fastsettes av Forsvarsdepartementet i Gjennomføringsoppdraget.

(5) Valg av regelverk og anskaffelsesprosedyre skal for både drift- og investeringsanskaffelser nedfelles i anskaffelsesprotokoll og eventuelt i kontraktstrategien. For kontraktstrategi, se kapittel 8.

§ 7-4 . Dokumentasjon/vedlegg til forespørsel/konkurransegrunnlag

(1) Alle dokumenter, herunder relevante vedlegg til ARF, samt eventuelle modeller og prøver som skal benyttes ved utarbeidelse av tilbudet, skal gjøres tilgjengelig for leverandørene i forbindelse med forespørsel/konkurransegrunnlag.

(2) Orientering til leverandørene om «Varsomhet, taushetsplikt og habilitet» skal vedlegges forespørselen/konkurransegrunnlaget til leverandørene ved alle anskaffelser til forsvarssektoren. Orienteringen fremgår av vedlegg 2 (norsk versjon) og vedlegg 3 (engelsk versjon).

§ 7-5 . Tilbyderkonferanse

tilbyderkonferanse skal holdes etter utsendelsen av forespørselen og før tilbudene er ferdig utarbeidet. Dette for at tilbyderne skal ha tid til å sette seg inn i forespørselen før tilbyderkonferansen, og for at de skal få anledning til å gjøre bruk av de gitte opplysninger, tilbyderne kan få anledning til å stille spørsmål eller undersøke modeller/prototyper av det materiell som skal anskaffes, informasjon om eventuelle tilbyderkonferanser skal så langt det er mulig være fastsatt i forespørselen. Det kan imidlertid kalles inn til tilbyderkonferanser på et senere tidspunkt forutsatt at alle potensielle tilbydere blir varslet i rimelig tid, og gis samme reelle mulighet til å delta, anskaffelsesmyndigheten kan kreve at spørsmål fra tilbyderne skal foreligge skriftlig i tilstrekkelig tid før konferansen, slik at anskaffelsesmyndigheten kan vurdere disse, og svare alle tilbyderne samtidig under tilbyderkonferansen, spørsmål og svar fra konferansen skal uten ugrunnet opphold sendes skriftlig til alle tilbyderne etter konferansen.

§ 7-6 . Evaluering av eneleverandører

(1) Dersom anskaffelsen bare kan foretas hos én leverandør i markedet, skal anskaffelsesmyndigheten gjøre en evaluering av pris og de andre vilkår som er tilbudt basert på sammenlignbare data og/eller gjennomføre en kostnadsanalyse, jf. kap. 17.

(2) De data mv. som sammenlignes må være faktisk sammenlignbare, herunder katalog-, liste- eller markedspriser for handelsvarer som selges i større kvanta på det åpne marked, eller tidligere avtalte priser hvor det tas hensyn til faktorer som vareslag, kvalitet, ytelse, leveringsbetingelser, kvanta mv.

Kapittel 8. Kontraktsstrategier

§ 8-1 . Bakgrunn og innhold

(1) Kontraktsstrategier skal normalt være en videreføring og utdypning av de overordnede fremskaffelsesstrategier som er utformet og beskrevet før anskaffelsen gjennomføres, eksempelvis i Fremskaffelsesløsningen eller Gjennomføringsoppdraget.

(2) Forsvarssektorens anskaffelser er meget varierte når det gjelder verdi og kompleksitet, og de forskjellige anskaffelser krever forskjellig ressursbruk og framgangsmåter/virkemidler. En plan som viser hvordan forsvarssektoren skal nå målsettingene, og hvilke virkemidler man ønsker å benytte for å nå disse målene er betegnet som en «kontraktstrategi».

§ 8-2 . Hovedregel

(1) Kontraktstrategien skal påbegynnes så tidlig som mulig i anskaffelsesprosessen, og være klar før forespørselen ferdigstilles.

(2) Planlegging og kartleggingsaktiviteter skal tilpasses anskaffelsens størrelse og kompleksitet, og omfanget av aktivitetene skal stå i forhold til innsparingspotensialet. Ved anskaffelser av nytt materiell/tjenester er det vesentlig at det legges ned mye arbeid i kontraktstrategien, se nærmere § 7-2.

(3) Det skal alltid utarbeides en formell kontraktstrategi der anskaffelsen følger PRINSIX og Fremskaffelsesløsning er utarbeidet.

(4) Kontraktstrategien må ses i sammenheng med forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet. Relevante usikkerhetselementer og tilhørende tiltak bør tas inn i kontraktstrategien, se også kapittel 11 om håndtering av usikkerhet.

§ 8-3 . Forutsetninger for å utarbeide en kontraktstrategi

(1) Forsvarssektorens overordnede mål ved anskaffelser kan normalt deles inn i samfunnsmål, effektmål og resultatmål. Resultatmål deles normalt inn i (1) ytelse (hva som kreves for å dekke forsvarssektorens behov), (2) økonomi (forsvarssektorens kostnader ved å få dekket behovet) og (3) tid (når behovet må dekkes). Målene kan være i konflikt med hverandre, noe som krever en balansering og prioritering av målene. Målene skal brytes ned i delmål før kontraktstrategien utarbeides.

flernasjonale samarbeidsløsninger, konkurranse mellom leverandører, alternative anskaffelsesprosedyrer, næringspolitiske aspekter, jf. ARF del V kapittel 41–42, leie og leasing, oppdeling av anskaffelsen i delanskaffelser, oppdeling av anskaffelsen i faser eller sammenslåing av faser (for eksempel utvikling og produksjon, drift og vedlikehold), spesifikasjonsmetoder (funksjon/ytelse/detalj, bruk av standarder osv.), kontraktstyper, kontraktsvilkår (garantiklausuler, innsyn, insitamenter, opsjoner, osv.), samarbeid innenfor forskning og utvikling, leverandøroppfølgings- og verifikasjonsteknikker (tid, økonomi, ytelse), evalueringsteknikker, innkjøpssamarbeid med andre etater nasjonalt, eller byttehandel/kjøp av brukt materiell.

(3) Bruk av virkemidler i en anskaffelse er regulert av lover og regler (LOA, FOA, FOSA, ARF osv.), den kompetanse og kapasitet som forsvarssektoren har eller kan skaffe til veie i forbindelse med anskaffelsen, og eventuelle direktiver gitt av overordnet myndighet eller av Forsvarsdepartementet (f.eks. gjennom Gjennomføringsoppdrag).

§ 8-4 . Krav til kontraktsstrategiens innhold

(1) Kontraktstrategien skal inneholde følgende hovedelementer: lover, regler og retningslinjer for anskaffelsen, vurdering av markedssituasjon, samt de mål man ønsker oppnådd, herunder delmål og relevante ytelser (tid, økonomi og ytelse).

(2) Det skal klargjøres hvilke lover, regler og retningslinjer som regulerer anskaffelsen. Det er vesentlig å avklare om anskaffelsen følger LOA, FOA eller FOSA, eller om anskaffelsen faller inn under EØS-avtalen artikkel 123.

(3) Det skal foretas en vurdering av markedssituasjonen, herunder mulige leveringskilder/tilbydere og deres kompetanse, med basis i markedsundersøkelser, jf. § 6-1. Det skal foretas en vurdering av hvordan nivået på forsvarssektorens ytelseskrav vil påvirke antall potensielle tilbydere, eventuelt faren for reduksjon av mulige tilbydere og derigjennom svekkelse av konkurransesituasjonen.

ansporingsklausuler som dagmulkt, bonus ved tidlige leveranser, milepælsbetaling eller tilsvarende, leverandøroppfølging ved bedriftsbesøk, framdriftsrapportering, stedlig representant eller tilsvarende, egen beslutningsdyktighet/hastighet i prosessen slik at forsvarssektoren tar beslutninger i tide som er kritiske for at leverandøren kan jobbe effektivt, samarbeidsmetoder som f.eks. forskning og utvikling, eller bruk av temporære løsninger for å dekke behov ved f.eks. leie/lån av utstyr før behovet kan dekkes permanent.

pris. Pris blir påvirket av blant annet leverandørens kostnader som resultat av kravspesifikasjon, konkurranse mellom leverandørene, leverandørens risiko forbundet med leveransen, forhandlings- og evalueringsteknikk med videre. Aktuelle virkemidler vedrørende pris kan blant annet være: å redusere kostnadsdrivende eller konkurransehemmende krav gjennom markedsundersøkelser, å øke konkurranse ved å kartlegge flere potensielle leverandører gjennom markedsundersøkelser, å øke konkurranse ved å øke anskaffelsesvolumet ved å slå sammen behovet fra flere brukere for en lengre tidsperiode slik at forsvarssektoren framstår som en storkunde, innkjøpssamarbeid med andre nasjoner, å redusere leverandørens risiko med entydige og realistiske krav og vilkår, forhandlingsforberedelser, eller kontraktstyper, endringskostnader. For en del prosjekter er endringer en vesentlig årsak til forsinkelser og kostnadsoverskridelser. Endringskostnadene er resultat av bl.a. antall endringer, tidspunktet for endringer og pris/kostnad for hver endring. Endringskostnadene vil normalt øke desto lengre ut i prosjektet endringer blir innført. Aktuelle virkemidler for å motvirke unødige endringskostnader kan blant annet være: tverrfaglig kvalitetssikring av behovsvurdering og spesifikasjoner, fokusering på definering av grensesnitt, bruk av opsjoner på alternative løsninger, innsyn/kostnadskontroll av endringskostnader, eller rask saksbehandling av endringer, drifts- og utfasingskostnader. Det skal vurderes hvordan drifts- og utfasingskostnader skal evalueres og om det er nødvendig å tegne en avtale om drift og vedlikehold med leverandøren i forbindelse med anskaffelsen. Aktuelle virkemidler kan blant annet være: levetidskostnadsvurderinger, samarbeid om vedlikehold med andre nasjoner, eller inngåelse av drifts- og vedlikeholdsavtaler mens det foreligger reell konkurranse, og forsvarssektorens interne anskaffelseskostnader. Dersom forsvarssektorens interne prosjekteringskostnader er betydelige, skal disse vurderes.

(6) Det skal angis krav til ytelse. For at forsvarssektoren skal få dekket sitt behov er det en forutsetning at behovet er kjent, at det er samsvar mellom behov og krav, og at leverandøren er i stand til å innfri de gitte krav til ytelse. Aktuelle virkemidler kan være: kjøp av kjent/utprøvd teknologi, videreutvikling av eksisterende teknologi, ta i bruk ny og mer effektiv teknologi, kjøp fra kvalifiserte leverandører, fastsettelse av realistiske krav gjennom markedsundersøkelser/samarbeid med leverandørmarkedet, leverandøroppfølging eller bruk av ytelsesansporing.

Kapittel 9. Kontraktsinngåelse

§ 9-1 . Kontraktsmaler

Anskaffelsesmyndigheten plikter å utarbeide, vedlikeholde og oppdatere til enhver tid gjeldende maler/blanketter/standarder for kontrakter.

§ 9-2 . Kontrakten

(1) Forsvarssektoren skal utarbeide utkast til kontrakt til den enkelte anskaffelse. Kontrakt skal legges ved forespørsel/konkurransegrunnlag.

(2) Kontrakten skal regulere partenes forpliktelser og rettigheter i forbindelse med en leveranse, og det skal fremgå klart hva partene har blitt enige om i kontrakten.

(3) Kontrakten skal inneholde samtlige vilkår som gjelder for leveransen.

(4) Kontrakten med den valgte leverandøren skal inneholde forsvarssektorens maksimale økonomiske forpliktelse, eventuelt som et betinget kostnadstak.

(5) Gjennomføres kontrakten innenfor en rammeavtale skal det henvises til denne.

§ 9-3 . Språkbruk

Kontrakten skal være klar, entydig og lett forståelig for alle som har behov for å forstå den. Den skal også kunne forstås av de som ikke har deltatt i anskaffelsesprosessen.

§ 9-4 . Dokumentrang

spesielle kontraktsvilkår, alminnelige kontraktsvilkår, tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer, tegninger (hvis relevant).

§ 9-5 . Undertegning av kontrakter

(1) Kontrakter skal utferdiges i minimum 2 eksemplarer som signeres av representant fra anskaffelsesmyndigheten med fullmakt til å inngå avtalen. Kontraktene oversendes leverandøren som kontrasignerer eksemplarene og returnere anskaffelsesmyndighetens eksemplar.

(2) Alle inngåtte kontrakter skal identifiseres med et unikt nummer. Det skal fremgå hvor mange originaleksemplarer (normalt ett til hver av partene) som er undertegnet og hvorledes disse er fordelt.

§ 9-6 . Returnering av tilbud/prøver

Prøver som ikke er forbrukt eller ødelagt under utprøving skal returneres tilbyderen på anmodning, og for tilbyders regning dersom annet ikke er fastsatt i forespørselen.

§ 9-7 . Leveranseoppfølging

oppstartsmøte etter at kontrakt er inngått. Hensikten med oppstartsmøte er å verifisere at de personer som faktisk skal gjennomføre leveransen har lest og forstått avtalens innhold, gjennomgå leverandørens planer for leveransen, og etablere personlig kontakt mellom partene, fremsendelse av skriftlig rapportering om status og fremdrift av anskaffelsen. Rapportering og måling av fremdrift må gjøres i forhold til en avtalt plan for gjennomføring av anskaffelsen, bedriftsbesøk hos leverandører og underleverandører for å verifisere at leverandøren følger planer, prosedyrer osv., egne innsynsklausuler i kontrakten som sikrer nødvendig tilgang hos leverandører/underleverandører.

Kommentar:

oversikt over hva som er utført i siste rapporteringsperiode, oversikt over hovedaktiviteter som skal utføres i neste rapporteringsperiode, spesielle problemer som kan forsinke prosjektet, oversikt over hvilke svar/aksjoner som forsvarssektoren må gi/utføre for at prosjektet skal følge planen.

§ 9-8 . Sluttoppgjør

å bringe på det rene om avtalens vilkår er oppfylt, inngå sluttavtale, foreta selve sluttoppgjøret.

(2) Forsvarssektoren skal nøye vurdere at alle forpliktelser er oppfylt fra leverandørens side. I tillegg til selve hovedleveransen skal forsvarssektoren fastslå hvorvidt alle tilleggsytelser som levering av håndbøker og dokumentasjon i endelig og godkjent form, reservedelslister, kodifisering, gjennomføring av opplæring, garantiforpliktelser etc. er tilfredsstillende oppfylt før sluttoppgjør foretas. Der leverandøren har mottatt graderte dokumenter må det vurderes, og fremgå av kontrakten, når disse skal returneres til forsvarssektoren, jf. forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser. Anskaffelsesmyndigheten skal gjennomgå kontrakten før sluttfaktura videresendes for betaling, for å klarlegge at det foreligger tilfredsstillende attestasjon for alle forpliktelser som påhviler leverandøren. Forsvarssektoren skal så hurtig som mulig foreta sine undersøkelser for å fastslå hvorvidt leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, slik at sluttoppgjør kan skje uten unødig forsinkelse og innen avtalte frister. Hensynet til at alle aktuelle forhold blir tilstrekkelig klarlagt skal imidlertid være avgjørende.

(3) Når det er klarlagt at leverandøren har oppfylt alle sine forpliktelser, skal det for alle kontrakter som har vært gjenstand for kostnadsprøving, jf. kapittel 17, inngås en sluttavtale som fastsetter at ytterligere krav ikke eksisterer og fastslår sluttoppgjørets endelige beløp.

(4) Oppgjør skal foretas på grunnlag av kontraktens bestemmelser.

§ 9-9 . Reklamasjoner/garantier

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal etablere og oppdatere rutiner for reklamasjoner og garantier, herunder oppfølging av forsinkelser og mangler.

(2) Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for å følge opp forsinkelser og mangler, samt de reklamasjon- og garantibetingelser som er inngått for levering av varer og tjenester. Forsinkelser og mangler som oppdages, skal meddeles leverandøren umiddelbart.

(3) Forsvarssektoren skal vurdere bistand i henhold til § 5-4 om håndtering av juridiske spørsmål ved påstand om mislighold av kontrakter.

Kommentar:

Anskaffelsesmyndigheten må iverksette rutiner sammen med brukerorganisasjonen for å ivareta garantirettigheter når materiellet overføres til linjeorganisasjonen.

§ 9-10 . Lovvalg og verneting

(1) Forsvarssektoren skal kontraktsfastsette lovvalg og verneting.

(2) Forsvarssektorens kontrakter skal være regulert av norsk rett. Det kan avtales at tvisten først skal søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler, med Oslo tingrett som verneting.

(3) I saker vedrørende internasjonale forhold, kan forhandlingssituasjonen kreve at forsvarssektoren avviker fra andre ledd dersom dette er nødvendig for å sikre norsk interesse i å oppnå et ellers tilfredsstillende forhandlingsresultat. Hvorvidt forsvarssektoren skal kunne akseptere et annet lands jurisdiksjon og/eller annet lands rettsregler må bero på en konkret helhetsvurdering.

Kapittel 10. Levetidskostnader

§ 10-1 . Bakgrunn og innhold

(1) Forsvarssektoren skal identifisere og vektlegge levetidskostnader i forbindelse med alle anskaffelser av varer og tjenester.

(2) Levetidskostnadsvurderinger som utformes på bakgrunn av bestemmelsene i dette kapittelet vil normalt være en videreføring og utdypning av de levetidskostnadsvurderinger som er utformet og beskrevet i Fremskaffelsesløsningen.

(3) Med «levetidskostnader» menes de totale kostnader (anskaffelse, drift og avhending) til en enhet eller en kategori materiell, inklusiv kostnader til organisasjonsmessige tiltak og utdannelse.

§ 10-2 . Mål og hensikt

om materiellet/tjenesten skal anskaffes, kjøpe eller leie vurderinger, budsjettprosessen, utarbeidelse av kostnadseffektive krav til materiell, valg av leverandør/system, valg av tekniske løsninger ved utvikling av systemer, og planlegging og forberedelse av driften av det som skal anskaffes, herunder valg av vedlikeholds- og forsyningskonsept.

§ 10-3 . Investeringsanskaffelser

(1) Ved anskaffelser som gjennomføres som prosjekter skal identifikasjon og beregninger av levetidskostnader gjennomføres i definisjonsfasen. Resultatet av beregningen av levetidskostnadene skal inngå som et sentralt element i Fremskaffelsesløsningen. De identifiserte kostnadene skal kategoriseres og nedbrytes i henhold til retningslinjer gitt fra Forsvarsdepartementet. Kategoriseringen og nedbryting skal benyttes videre i anskaffelsesprosessen slik at faktiske kostnader ved drift av materiellet kan vurderes mot de opprinnelige kostnadsberegninger.

(2) Ved gjennomføring av anskaffelsen skal forespørsel og kravspesifikasjon utarbeides slik at det ut fra tilbudene er mulig å identifisere anskaffelsens levetidskostnader og fordele dem i henhold til kategorisering og nedbryting gitt i Fremskaffelsesløsning. Tilbudene vil bare inneholde en del av kostnadene som vil inngå i en levetidskostnadsberegning. En rekke av kostnadene er interne kostnader som forsvarssektoren selv må kalkulere, hvor deler av grunnlaget er basert på innspill fra tilbyderne (f.eks. krav til bemanning). Levetidskostnad skal være et sentralt kriterium ved valg av leverandør. Dersom kravspesifikasjonen inneholder enkelte krav som er spesielt kostnadsdrivende med hensyn på levetidskostnader skal tilbyderne oppfordres til å tilby alternative tekniske løsninger.

§ 10-4 . Øvrige anskaffelser

(1) Ved valg av system og leverandør skal levetidskostnader legges til grunn ved alle anskaffelser i forsvarssektoren. Omfanget av beregninger skal stå i forhold til den forventede besparelsen en eventuell beregning kan gi. Ved fastsettelse av omfanget av kartlegging/beregninger skal det tas hensyn til anskaffelsens størrelse, systemets levetid, de årlige driftskostnadenes størrelse sett i forhold til anskaffelsesverdien, og forventet størrelse på utfasing/avhendingskostnader. Det er vesentlig at levetidskostnadsberegninger påbegynnes tidlig i anskaffelsesprosessen. Nivået på levetidskostnadene må være kartlagt før det besluttes å iverksette en anskaffelse.

(2) Ved en del mindre anskaffelser vil drift- og avhendingskostnadene være ubetydelig sett i forhold til anskaffelseskostnaden, og detaljert beregning av drift/avhendingskostnader vil ikke være regningssvarende.

§ 10-5 . Generelle retningslinjer

(1) Ved beregning av levetidskostnader bør nåverdimetoden benyttes ved valg mellom alternative teknologier eller leverandører. Ved neddiskontering av framtidige kostnader skal rentesats for kalkulatorisk rente legges til grunn, jf. kap. 17.

(2) I forbindelse med levetidskostnader vil størrelsen på en del kostnader være forbundet med usikkerhet. Det skal utvises forsiktighet ved å vektlegge kostnader som ikke kan verifiseres. Dette gjelder for eksempel kostnader som slår betydelig inn i totalvurderingen, og som først vil inntre om lang tid (flere år), eller kostnader som er estimert fordi det evaluerte systemet ikke har vært i reell drift under sammenlignbare forhold. For å håndtere usikkerheten knyttet til kostnadene, kan kostnadsanslagene uttrykkes ved hjelp av sannsynlighetsberegninger.

Kapittel 11. Håndtering av usikkerhet

§ 11-1 . Bakgrunn og innhold

(1) Forsvarssektoren skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig kostnadseffektiv håndtering av usikkerhet ved anskaffelser.

(2) Usikkerhet er definert som «differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon». Usikkerhet deles i to hvor den negative delen kalles risiko, og den positive delen kalles muligheter.

(3) Forsvarssektoren skal regulere metodikk og detaljer ved håndtering av usikkerhet i veileder eller tilsvarende.

Kommentar:

forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet beskrevet i PRINSIX som dekker alle usikkerhetselementer i en anskaffelse; og AQAP-2070 som dekker produktrisiko og leverandørrisiko .

§ 11-2 . Hensikt

for å redusere risiko for kostnadsoverskridelser, forsinkelser eller mangelfull ytelse, og for å kunne dra nytte av de muligheter som identifiseres for kostnadsreduksjoner, økt ytelse, forsering av leveranser osv.

(2) Usikkerhetselementer vil i stor grad være styrende for teknologivalg, bemanning av prosjekt, valg av anskaffelsesmetode, utforming av kravspesifikasjonen, kontraktsutforming, evalueringsmetodikk og kriterier for valg av leverandør, omfang av leverandøroppfølging, samarbeidsformer osv.

§ 11-3 . Omfang av usikkerhetshåndtering

(1) Alle prosjekter som er organisert etter PRINSIX skal benytte forsvarssektorens metode for håndtering av usikkerhet. Metoden skal benyttes i alle faser av et anskaffelsesprosjekt.

(2) Ved anskaffelser som ikke er organisert etter PRINSIX, skal omfanget av usikkerhetsvurderinger tilpasses de konsekvenser en eventuell mangelfull eller forsinket leveranse medfører for forsvarssektoren.

(3) Vurdering av produktrisiko og leverandørrisiko er nærmere beskrevet under kapittel 13 om kvalitetssikring.

§ 11-4 . Ansvar og fagmyndighet for usikkerhetshåndtering

(1) Ved prosjekter som er organisert etter PRINSIX skal Forsvarsdepartementet eller etatssjefen (avhengig av hvilken fase man befinner seg i) være ansvarlig for at prosjektet/prosjektene håndterer usikkerhet i henhold til gjeldende retningslinjer. I prosjektene er den som eier usikkerheten ansvarlig for håndtering av denne på sitt nivå.

(2) For enkelte usikkerhetselementer er det utpekt fagmyndighet som skal vurdere leverandørens finansielle stilling/risiko og kvalitetsmessige vurderinger, se kapittel 18 om leverandøranalyse.

Kapittel 12. Leveransebeskrivelse

§ 12-1 . Bakgrunn og hensikt

(1) En forutsetning for at leverandører skal kunne gi bindende tilbud, samt inngå bindende avtaler, er at det foreligger en entydig beskrivelse av den vare og/eller tjeneste som skal leveres. Denne beskrivelsen kalles en kravspesifikasjon.

(2) Kravspesifikasjonen utarbeides på bakgrunn av mottatt Gjennomføringsoppdrag inklusive fremskaffelsesløsning.

(3) Ved kompliserte anskaffelser utarbeides kravspesifikasjonen som et separat dokument med undervedlegg. For denne type anskaffelser inneholder PRINSIX utfyllende retningslinjer for form og innhold.

(4) For enklere anskaffelser skrives kravspesifikasjonen i samme dokument som de kontraktsbetingelsene.

§ 12-2 . Grunnleggende krav

(1) Ved utarbeidelse av kravspesifikasjon skal følgende grunnleggende krav vurderes og legges til grunn: form og oppbygning, funksjon og ytelse, standarder, spesifisering av grensesnitt, dokumentasjon, gjenstand/prøve/modell, nivå på krav, språk og opsjoner, jf. § 12-3 til § 12-10.

(2) Forsvarssektoren skal ikke stille krav som er kostnadsdrivende eller unødvendig konkurransehemmende.

(3) Mulige teknologier, tekniske ytelser og leverandører skal identifiseres for å kunne vurdere oppnåelighet av brukerkrav og eventuell usikkerhet knyttet til dette. Utforming av kravspesifikasjon vil kunne være avhengig av s-/kontraktstrategi og anskaffelsesprosedyre, og skal derfor ikke ferdigstilles før strategi/prosedyre er valgt.

§ 12-3 . Form og oppbygging

(1) Kravspesifikasjon skal utformes slik at krav, mål, toleranser, referanser etc. er entydige og lett forståelig for leverandører.

(2) Kravet til at alle krav, mål, toleranser, referanser etc. er entydige og lett forståelige er vesentlig for at tilbydere skal kunne gi et bindende tilbud, og for at flest mulig tilbud som ankommer dekker forsvarssektorens behov.

kravene skal være utformet slik at det skal være mulig å verifisere at leverandørens løsning tilfredsstiller kravene. Verifikasjonsmetodene skal være avtalt mellom partene før kontraktsignering, dersom kravspesifikasjonen består av flere dokumenter, skal dokumentene rangeres. Ved utarbeidelse av forespørsler/kontrakter som består av flere dokumenter er det en risiko for at dokumentene inneholder motstridende opplysninger. Ved å rangere dokumentene håndterer man hvordan motstridende opplysninger skal tolkes (dvs. tekst i høyere rangert dokument går foran tekst i lavere rangert dokument), dokumenter skal gis dato/revisjonsnummer. Endringer i dokumentene skal merkes slik at det lett kan identifisere hvilke endringer som er foretatt i dokumentene. Ved henvisninger til dokumenter skal dokumentets revisjonsnummer oppgis. Dette er nødvendig for å sikre sporbarhet i saksbehandling. Videre gir det leverandører og forsvarssektorens egne saksbehandlere langt større mulighet til å fange opp eventuelle endringer i dokumentet som kan ha konsekvenser for deres arbeid.

§ 12-4 . Funksjon og ytelse

(1) Forsvarssektorens kravspesifikasjon skal primært uttrykkes i form av funksjon-/ytelseskrav, ikke i form av fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv. Forsvarets standard kan benyttes dersom den foreligger, se nærmere bestemmelsene i FOA og FOSA om krav til ytelsen og bruk av tekniske spesifikasjoner.

garantiforpliktelser fra leverandør er avhengig at det benyttes deler av et spesielt fabrikat, spesielle driftssikkerhetsmessige forhold gjør det nødvendig, eller patenter/mønsterbeskyttelse eller andre opphavsrettslige forhold binder forsvarssektoren til ett spesielt fabrikat/leverandør.

(3) Dersom man av andre grunner ikke er i stand til å beskrive leveransen uten å oppgi fabrikat, varemerke, produksjonsmåte, patenter osv., skal beskrivelsen etterfølges av ordene «eller tilsvarende».

(4) Ved å uttrykke krav i form av funksjons-/ytelseskrav oppnår man økt konkurranse fordi flere alternative tekniske måter for å dekke forsvarssektorens behov kan tilbys. Videre oppnås lavere kostnader og bedre løsninger fordi man overlater til leverandørene å finne den mest kostnadseffektive måte å dekke forsvarssektorens behov på. Dernest utnytter man i større grad leverandørenes kompetanse til å finne gode løsninger og reduserer muligheten for favorisering av spesielle leverandører ved å styre leveransene til disse ved å stille spesielle krav til teknisk løsning.

§ 12-5 . Standarder

Dersom forsvarssektoren må definere spesielle krav til materialer i kravspesifikasjonen, herunder utførelse, teknisk løsning med videre, skal dette gjøres gjennom henvisninger til åpne leverandøruavhengige standarder som STANAG, AQAP, Forsvarets Standard, ISO, DIN, Norsk Standard osv., jf. kapittel 16 standardisering. Ved å benytte åpne leverandøruavhengige standarder som STANAG, AQAP sikres overholdelse av internasjonale avtaler (EØS-avtalen og STANAGs), økt konkurranse fordi flere leverandører kan tilby, redusert fare for misforståelser vedrørende krav, redusert arbeidsmengde med å utarbeide krav, samt mulig å benytte standardmaler og sjekklister for beskrivelse av materiell.

§ 12-6 . Spesifisering av grensesnitt

(1) Dersom forsvarssektoren har behov for å spesifisere grensesnitt mot forsvarssektorens eksisterende utstyr, utstyr som leveres av andre leverandører eller utstyr som skal anskaffes i framtiden, skal grensesnittet beskrives eksakt og entydig. Grensesnitt skal, så langt det er mulig, spesifiseres i form av åpne og leverandøruavhengige standarder.

(2) En stor del av endringskostnader og problemer i forbindelse med anskaffelser skyldes uklare beskrivelser av utstyrets grensesnitt. Ofte er dette ikke tilstrekkelig brakt på det rene på anskaffelsestidspunktet, og blir derfor uklart definert, eller ikke definert i det hele tatt. For å kunne kjøpe tilstøtende utstyr på konkurranse, bør det utstyret som anskaffes ha mest mulig «åpne» grensesnitt. Ved å benytte åpne leverandøruavhengige standarder ved spesifisering av grensesnitt reduserer man muligheten for å spesifisere seg inn i en framtidig eneleverandørsituasjon.

§ 12-7 . Dokumentasjon

(1) Dokumentasjon, som leverandøren skal levere, skal spesifiseres entydig og oversiktlig med når det enkelte dokument skal leveres. Det vises til PRINSIX, AQAP og Norsk Standard (NS) som håndterer dokumentasjonskrav på en ryddig måte i hele anskaffelsesprosessen.

(2) Dersom gjenstand, prøve eller modell er en del av kravspesifikasjon, eller en del av tilbud/anbud, skal disse være klart og entydig merket og beskrevet. Gjenstand, prøve eller modell kan være en del av kontraktsgrunnlaget, og skal i så tilfelle entydig defineres.

§ 12-8 . Nivå på krav

Krav skal utarbeidelse med tanke på lavest mulig levetidskostnader. Krav kan stilles som absolutte krav («skal krav»), og som alternative tilleggskrav («bør krav») som kan være gjenstand for en kost/nytte vurdering. Det skal legges stor vekt på at absolutte krav er oppnåelige teknologisk og økonomisk.

§ 12-9 . Opsjoner

Dersom forsvarssektoren har opsjoner på leveranser/ytelser, skal disse beskrives på samme måte og med samme detaljeringsgrad som de øvrige leveranser.

§ 12-10 . Konsulentoppdrag eller konsulentbistand

(1) Ved anskaffelse av konsulenttjenester skal det klart framgå om den tjenesten som anskaffes er et konsulentoppdrag eller konsulentbistand.

(2) Ved anskaffelse av konsulentoppdrag skal konsulenten(e) utføre et konkret stykke oppdrag, eller levere et definert sluttprodukt. Oppgaven må klart avgrenses, og kravene til sluttproduktet må defineres.

(3) Ved anskaffelse av konsulentbistand engasjeres konsulenten som ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver. Konsulentens rolle i forsvarssektoren må defineres klart. Innleide konsulenter kan ikke forplikte forsvarssektoren, se § 5-11 syvende ledd.

(4) Dersom det anskaffes konsulentbistand skal oppdraget inneholde tidsavgrensning. Oppsigelsestiden for konsulentbistand skal ikke overstige 30 dager.

(5) Forsvarssektoren skal sikre seg opphavs- og eiendomsrett i henhold til kapittel 24 om rettigheter.

(6) Konsulenten skal pålegges taushetsplikt iht. bestemmelser i forvaltningsloven. Sikkerhetsloven med forskrifter kommer til anvendelse for konsulenten og eventuelt hans personale hvis konsulenten eller ansatte hos konsulenten får tilgang til sikkerhetsgradert informasjon.

(7) Forsvarssektoren skal sikre seg rett til å godkjenne eventuelt skifte av person/konsulent. Eventuell opplæring av ny person skal bekostes av leverandør.

(8) Dersom oppdraget eller bistand fører til at konsulenten tilegner seg en kompetanse som forsvarssektoren vil ha behov for i framtiden, skal det defineres hvordan kompetanseoverføring til forsvarssektoren skal skje, f.eks. i form av rapporter, nye rutiner, kurs/opplæring osv.

Kommentar:

Se nærmere Forsvarsdepartementets retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester i forsvarssektoren .

§ 12-11 . Proviant og næringsmidler

Ved anskaffelse av næringsmidler skal følgende krav stilles til leverandører: «All produksjon, lagring og distribusjon av næringsmidler skal skje i henhold til offentlige bestemmelser for produksjon, frambud mv. av næringsmidler (internkontroll mat)».

§ 12-12 . Krav i forbindelse med gjennomføring av leveransen

(1) Krav til leverandørers system for kvalitetsstyring og Forsvarets kvalitetssikringforetas etter en vurdering av leveransens kompleksitet. Er det stilt krav til at leverandøren skal ha et system for kvalitetsstyring, skal dette kontraktsfestes, jf. kapittel 13 Kvalitetsstyring for nærmere vilkår. Anskaffelsesmyndigheten skal, gitt at det er satt krav til kvalitetsstyring, sette krav til at leverandøren fremlegger dokumentasjon på hvordan leverandøren planlegger å sikre kvaliteten på leveransen. Anskaffelsesmyndighet skal også spesifisere krav til leverandørens kvalitetsstyring og Forsvarets kvalitetssikring i kontrakten..

(2) I henhold til bestemmelsene for materiellforvaltning i etaten skal alt strukturmateriell kodifiseres og/eller brukermeldes. Anskaffet eller lånt prøvemateriell som nyttes ved avdelinger, skal kodifiseres og/eller brukermeldes, dvs. identifiseres, klassifiseres og nummereres i samsvar med de til enhver tid gjeldende STANAGer. Kravspesifikasjonen skal inneholde krav og betingelser i henhold til NATO-kodifisering.

(3) Det skal stilles krav til leverandøren om formell konfigurasjonsstyring i forbindelse med en anskaffelse i henhold til kapittel 14.

Kommentar:

Kodifisering er obligatorisk for alle forsyningsartikler i forsvarssektoren, og skal være med i forespørsel/konkurransegrunnlag og kontrakt. For å sikre at leveranser blir levert i henhold til avtale, skal forsvarssektoren vurdere ulike virkemidler, herunder dagmulkt. Forsinkelser kan skyldes forhold som sviktende/manglende kommunikasjon mellom salgsansvarlig og de som skal utføre leveransen (produksjonsansvarlig), mangelfull planlegging av gjennomføring av leveransen, dårlig håndtering av underleverandører, samt dårlig kommunikasjon mellom kjøper og selger. Aktiv anvendelse av ulike virkemidler kan redusere risikoen for forsinket leveranse .

Kapittel 13. Kvalitetssikring

§ 13-1 . Kvalitetsstyringskrav og kvalitetssikringsaktiviteter

(1) Anskaffelsesmyndigheten kan etter en vurdering av leveransens kompleksitet, omfang og risiko kontraktfeste krav til leverandørens system for kvalitetsstyring. Kvalitetsstyring er koordinerte aktiviteter som kreves iverksatt av leverandørene for å rettlede og styre sin virksomhet under kontraktsgjennomføringen. Kvalitetssikring er planlagte og systematiske aktiviteter som iverksettes for å verifisere leverandørens system for kvalitetsstyring. Hensikten er å skaffe tilstrekkelig tiltro til at leverandøren oppfyller kontraktsgjennomføringen. For de enkle anskaffelsene kan anskaffelsesmyndigheten vurdere å ikke stille krav til kvalitetssikring, jf. § 13-6.

(2) Kvalitetssikringsmyndigheten er ansvarlig for etablering og vedlikehold av de til enhver tid gjeldende organinterne retningslinjer, blanketter, avtaler og standarder for kvalitetssikring, jf. § 5-19.

§ 13-2 . Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet

(1) Kvalitetssikringsmyndigheten skal på oppdrag bistå anskaffelsesmyndigheten med å gjennomføre kvalitetssikring før kontraktinngåelse og i kontraktsgjennomføringen. Ved anskaffelser i utlandet kan Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet delegere kvalitetssikring til andre lands myndigheter i samsvar med gjeldende avtaler.

utarbeide og vurdere krav til kvalitetsstyring i forespørsler, evaluere dokumentasjon i tilbud knyttet til kvalitetsstyring, delta ved identifisering av usikkerhet (risiko), gjennomføre «leverandøranalyse – kvalitetssikring», jf. § 18-5, gi støtte ved utarbeidelse av kontrakter og kontraktsforhandlinger.

(3) I de tilfeller det er behov for en grundigere vurdering av leverandørens system for kvalitetsstyring før leverandør velges og kontrakt inngås, skal leverandøranalyse gjennomføres, jf. § 18-5 (leverandøranalyse – kvalitetssikring).

inngå avtaler med andre NATO-lands kvalitetssikringsmyndigheter for å sikre forsvarssektorens kvalitetssikring hos utenlandske leverandører og gjennomføre samarbeid med disse instanser under kontraktsperioden, gjennomføre prosesser for kvalitetssikring, vurdere og akseptere kvalitetsplaner, delta i vurderingen av konfigurasjonsstyringsplan, risikoplan, prosjektplan etc., vurdere og gi råd ifm. avvikshåndtering, planlegge, gjennomføre, rapportere og vurdere kvalitetsrevisjoner på system, prosess eller produkt, verifisere at korrigerende og/eller feilforebyggende tiltak iverksettes av leverandøren, vurdere leverandørens evaluerings, s, -og valideringsaktiviteter, gi støtte til anskaffelsesmyndigheten i saker relatert til kvalitetssikring, bekrefte utført kvalitetssikring ved å signere Sertifikat på konformitet/Certificate of Conformity.

§ 13-3 . Anmodning om kvalitetssikring

Kvalitetssikringsoppdrag skal formaliseres ved bruk av den til enhver tid gjeldende blankett om anmodning om kvalitetssikring. Anskaffelsesmyndigheten skal sende blanketten til kvalitetssikringsmyndigheten sammen med kopi av kontrakten og/eller øvrige relevante saksdokumenter.

§ 13-4 . Avtaler og standarder for kvalitetssikring

(1) Anskaffelsesmyndigheten er ansvarlig for korrekt anvendelse av de til enhver tid gjeldende nasjonale og internasjonale bestemmelser, blanketter, avtaler og standarder for kvalitetssikring.

(2) Begrunnelse for valg av standard skal gis i anskaffelsesprotokoll.

Kommentar:

Avtaler og standarder for kvalitetssikring: STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications» har avtalt kostnadsfri og gjensidig utveksling av kvalitetssikringstjenester innen NATO. Denne utveksling utføres av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet ved norske anskaffelser i utlandet og ved andre NATO-lands anskaffelser i Norge. I tillegg til STANAG 4107 finnes bilaterale avtaler som omhandler kvalitetssikring.

Kravdokumenter: Følgende AQAP er utgitt til bruk i kontrakter: AQAP-2310 «NATO Quality Management System Requirements for Aviation, Space and Defence Suppliers» AQAP-2110 «NATO Quality Assurance Requirements for Design, Development and Production», AQAP-2120 «NATO Quality Assurance Requirements for Production» AQAP-2130 «NATO Quality Assurance Requirements for Inspection and Test» AQAP-2131 «NATO Quality Assurance Requirements for Final Inspection» AQAP-2105 «NATO Requirements for Deliverable Quality Plans», AQAP-2210 «NATO Supplementary Software Quality Assurance Requirements to AQAP-2110» .

Standardene i punkt b, c og d bygger på ISO-standarden + NATO-tilleggskrav .

Policy og veiledende dokumenter: Følgende AQAP er utgitt som policy og veiledende standarder: AQAP-2000 «NATO Policy on an Integrated Systems Approach to Quality through the Life Cycle» AQAP-2009 «NATO Guidance on the Use of AQAP-2000 series» AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process» .

1 AS/EN 9100:2009 Quality Management Systems – Requirements for Aviation, Space and Defence Organizations.

§ 13-5 . Krav til leverandørens System for kvalitetsstyring

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til leverandørens system for kvalitetsstyring og sikre at nødvendige betingelser og øvrige krav blir kontraktsfestet. Kravene skal inkluderes i forespørselen/konkurransegrunnlaget og inntas i kontrakten.

(2) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren implementerer og gjennomfører kvalitetsstyring i overensstemmelse med den kontraktfestede standard, slik at leveransen blir i samsvar med kontraktens krav.

(3) Anskaffelsesmyndigheten skal opplyse om at leverandørens korrespondanse vedrørende kvalitetssikring skal sendes Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet.

(4) Det skal framgå av kontrakt at Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal utføre kvalitetssikring på vegne av forsvarssektoren. Ved anskaffelser i utlandet skal kontrakten alltid inneholde vilkår for å kunne delegere oppdraget videre til det respektive lands kvalitetssikringsmyndighet i samsvar med gjeldende avtaler.

(5) Anskaffelsesmyndighetens krav til leverandørens system for kvalitetsstyring skal velges ut i fra bestemte kriterier og gjøres i samråd med kvalitetssikringsmyndigheten.

(6) Kravene til leverandørens system for kvalitetsstyring skal være forenlige med de til enhver tid gjeldene nasjonale og internasjonale bestemmelser, blanketter, avtaler og standarder for kvalitetsstyring.

Kommentar:

Materiellsystemer og produkter til forsvarssektoren kjennetegnes av avansert teknologi, tilhørende økende kompleksitet og er gjenstand for myndighetskrav, der kombinasjonen av disse kan påvirke kostnadene. Det er derfor svært viktig at produktene er konstruert, tilvirket og fremskaffet slik at de er i overensstemmelse med kjøpers krav. For forsvarssektoren som kjøper er det essensielt at leverandøren har tilstrekkelig grad av styring med virksomheten. Hensikten er å skape tiltro til at produktene leveres i samsvar med fastsatte krav. Kravene til styring for å oppnå tilsiktet kvalitet og risikoreduserende tiltak som iverksettes av leverandøren må derfor være innrettet slik at de gjøres synlige for forsvarssektoren som kjøper.

Hovedregelen er at Allied Quality Assurance Publications (AQAP) kontraktsfestes som krav til leverandørens System for kvalitetsstyring. AQAP-standardene er generisk tilpasset anskaffelsenes art og omfang, og ved anvendelse tas det hensyn til produktenes grad av modenhet og kompleksitet. Standardene består av en serie standarder som på forhånd er tilpasset og definert til ulike bruksområder. Standardene består blant annet av ISO 9001:2008 som en grunnstamme og har nødvendige NATO-spesifikke tilleggskrav. ISO 9001:2008 er utarbeidet for sertifiseringsformål, mens AQAP-standardene er utarbeidet for et kontraaktuelt formål. De vesentligste forskjellene mellom ISO- og AQAP-standardene er at AQAP inneholder en kombinasjon av flere og strengere krav. De viktigste tilleggene i AQAP summeres i korte trekk opp i det følgende: krav til kvalitetsplan, krav til konfigurasjonsstyring og konfigurasjonsstyringsplan, krav til risikoplan, krav til videreføring av krav til underleverandører og oppfølging av underleverandører, system for kontroll med overvåkings- og måleutstyr skal være iht. ISO 10012, en rekke krav til innsyn og kjøpers rettigheter (blant annet hos underleverandører, informasjon om avvik, rettigheter til å avvise produkter med avvik, dokumentasjon, prosedyrer, etc.), samt krav til assistanse ved verifikasjonsbehov .

Utvikling og konstruksjon av særdeles komplisert materiell – AQAP-2310: Denne standarden skal velges i de tilfeller anskaffelsen omfatter særdeles komplisert materiell, så som fly, flyteknisk materiell, romfart, særdeles komplisert materiell, systemleveranser, samt materiell med omfattende grensesnitt og behov for integrasjonsstyring.

Utvikling og konstruksjon – AQAP-2110: Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet ikke er utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger må helt eller delvis utarbeides før produksjon kan igangsettes. Standarden omfatter derfor krav til leverandørens styring med alle prosesser relatert til blant annet utvikling, konstruksjon, innkjøp, produksjon (tilvirkning) og verifikasjon.

Produksjon – AQAP-2120: Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet er ferdig utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger foreligger før produksjon kan igangsettes. Standarden omfatter derfor krav til leverandørens styring med alle prosesser relatert til blant annet innkjøp, produksjon (tilvirkning) og verifikasjon. Når produksjonsomfanget i kontrakten eller deler av dette omfatter vedlikehold kan det ofte være behov for å kreve at leverandøren har styring med noen få utvalgte utviklings- og konstruksjonsprosesser. Det må da vurderes å bruke AQAP-2110 fullt ut eller alternativt tilpasse krav til styring av de spesifikke prosessene og innarbeide disse som krav i kontraktklausulen.

Inspeksjon og test – AQAP-2130: Denne standarden skal velges i de tilfeller produktet er ferdig utviklet. Det vil si, produksjonsunderlag, spesifikasjoner og tegninger foreligger før produksjon kan igangsettes, og produktets funksjon og ytelser kan verifiseres ved inspeksjon og test. Standarden omfatter derfor krav til blant annet innkjøp, inspeksjon og prøving (test), og leverandørens styring med resultatet av prosessene.

Enkel sluttkontroll – AQAP-2131: Når det er nødvendig/ønskelig å få adgang til produsentens produksjonsområder og få dokumentert produktets egenskaper og ytelser i henhold til kravspesifikasjoner skal denne standarden velges.

Utvikling av programvare – AQAP-2210: AQAP-2210 benyttes i kontrakter som omfatter utvikling av programvare. Standarden omfatter utvikling, konfigurasjonsstyring, testing og vedlikehold av programvare. AQAP-2210 benyttes som et supplement til AQAP-2110 for krav til kvalitetsstyring av programvare. Deler av AQAP-2210 kan også kontraktsfestes sammen med enten AQAP-2120 eller AQAP-2130 når produktet inneholder programvare det er forbundet med risiko å tilpasse/utvikle.

Krav til kvalitetsplan – AQAP-2105: AQAP-2105 inneholder krav til innhold og oppbygging av en kvalitetsplan som skal utarbeides og leveres av leverandøren for en bestemt kontrakt. Kvalitetsplanen skal definere hvordan alle kvalitetsrelaterte kontraktskrav skal oppfylles. Kvalitetsplanen beskriver hvordan leverandøren vil styre prosesser, aktiviteter, ansvar og ressurser. AQAP-2105 benyttes i kontrakter som et supplement til AQAP 2110/2120/2130 paragrafene 5.4 og 7.1. Kvalitetsplanen skal vurderes av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet som underretter leverandøren hvis planen ikke er akseptabel. Kvalitetsplanen skal være implementert snarest mulig etter kontraktinngåelse. Kvalitetsplanen oppdateres under kontraktsgjennomføringen og revisjoner fremlegges for vurdering og akseptering.

§ 13-6 . Generiske varer

Ved anskaffelse av generiske handelsvarer og enklere produkter der tekniske ytelser fastslås ved forsvarssektorens mottakskontroll, kan krav til kvalitetsstyring utelates i kontrakten.

§ 13-7 . Prosedyre for bruk av ISO 9001 eller andre standarder i kontrakter

Dersom det vurderes å være til fordel for forsvarssektoren, kan det unntaksvis gjennomføres anskaffelser på grunnlag av kravene i ISO 9001 eller andre relevante standarder, jf. § 13-4. Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet skal da konsulteres for å bistå med innarbeiding av nødvendige tilleggskrav i kontrakten og for å tilpasse den valgte standarden til anskaffelsens kompleksitet, omfang og risiko. Begrunnelse og konsekvenser ved bruk av andre standarder enn AQAP skal beskrives i Anskaffelsesprotokollen.

§ 13-8 . Krav til dokumentasjon og planer

leverandørens kvalitetshåndbok, svar på spørreskjema om leverandørens system for kvalitetsstyring, kvalitetsplan, konfigurasjonsstyringsplan, risikoplan (etter avtale med kvalitetssikringsmyndigheten kan kravene i bokstav c, d og e slås sammen til en felles plan (Project Management Plan) som inneholder alle relevante elementer), sertifikater som bekrefter: personellets kompetanse, kapabilitetssertifikater/liste og bekreftelse på eventuell godkjenning/sertifisering av system for kvalitetsstyring med videre, rapport fra kontraktsgjennomgang, eventuelt annen relevant dokumentasjon.

(2) Leverandøren kan pålegges å gjennomføre granskning av kontrakten og tilhørende dokumentasjon for å planlegge og verifisere at kontraktskravene kan oppfylles. Dokumentasjon fra kontraktgjennomgangen sendes til anskaffelsesmyndigheten.

(3) Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren utarbeide en kvalitetsplan i samsvar med angitt krav. Kvalitetsplanen skal beskrive hvordan kvalitetsrelaterte kontraktskrav vil bli oppfylt. Planen skal definere hvordan leverandøren vil styre prosesser, aktiviteter, ansvar og ressurser. Kvalitetsplanen og revisjoner av denne skal vurderes og kunne aksepteres av Kvalitetssikringsmyndigheten.

(4) Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren utarbeide en konfigurasjonsstyringsplan, jf. kapittel 14.

(5) Når anskaffelsesmyndigheten har stilt krav om det, skal leverandøren implementere og praktisere et system for risikostyring. Systemet og utøvelsen skal beskrives i en risikoplan eller kan etter avtale med kvalitetssikringsmyndigheten beskrives i kvalitetsplanen.

§ 13-9 . Ansvar for underleverandører

I kontrakten skal det stilles krav til leverandøren om å avtalefeste med sine underleverandører kvalitetssikringskrav som er i samsvar med kravene anskaffelsesmyndigheten har stilt til leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for kvalitetssikringen hos sine underleverandører og verifikasjon av kravoppfyllelse.

§ 13-10 . Behandling av avvik

Søknad om å få levere produkter med avvik skal kun forekomme i unntakstilfeller. Søknad om godkjenning av større avvik, som enten skal «brukes som de er» eller repareres av leverandøren, må fremsendes på den til enhver tid gjeldende blankett/mal. Leverandøren skal nøye beskrive avvikets konsekvenser for anvendelse av produktet. Reparasjonsprosedyrer skal vedlegges. Avvikssøknaden sendes anskaffelsesmyndigheten for beslutning via kvalitetssikringsmyndigheten for uttalelse.

Kommentar:

Søknad om godkjenning kan sendes frem på bl. 5303 om søknad om godkjenning av avvik/bl. 5353 Request for Acceptance of Deviation Permit/Concession .

§ 13-11 . Leveranse – sertifikat på konformitet

(1) Leverandøren skal kun legge fram for levering produkter som er kontrollert og bekreftet i samsvar med forsvarssektorens krav, med unntak av produkter med godkjente avvik. Leverandøren skal fylle ut og undertegne den til enhver tid gjeldende blankett (sertifikat) på konformitet, som bekreftelse på at produktet innen alle områder er fullt i overensstemmelse med kontraktens krav.

(2) Undertegnet sertifikat på konformitet skal fremlegges for forsvarssektorens kvalitetssikringsmyndighet. Signering av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet er en bekreftelse til anskaffelsesmyndigheten om at kvalitetssikring er gjennomført i samsvar med oppdraget. I tilfeller der kvalitetssikringsmyndigheten har anmerkninger til den gjennomførte kvalitetssikringen, tas nødvendige forbehold.

(3) Signering av Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet er ikke å betrakte som en godkjennelse av produktet som skal leveres.

Kommentar:

Bl. 5307 Sertifikat på konformitet/bl. 5357 Certificate of Conformity benyttes og bruk av blanketten kontraktsfestes .

§ 13-12 . Tilbakevisning eller vraking

Planlagte leveranser, eller deler av den, som fremlegges for forsvarssektoren, og som ikke tilfredsstiller kontraktkravene, skal forsvarssektoren tilbakevise. Planlagte leveranser som ikke kan omarbeides eller repareres, og hvor eventuell avvikssøknad er avslått, skal plasseres på sperret lager inntil annen disponering er avtalt, eller vrakes.

§ 13-13 . Risikohåndtering

(1) Håndtering av usikkerhet er en kontinuerlig aktivitet som pågår gjennom alle faser av et prosjekt, jf. kapittel 11.

(2) Det skilles mellom usikkerhet som del av det totale prosjektet (total usikkerhetsvurdering) og usikkerhet som del av en kontrakt med leverandør. I kvalitetssikring benevnes den negative delen av usikkerheter som «risiko».

(3) Retningslinjer for risikobasert kvalitetssikring i kontraktsgjennomføringen er innen NATO gitt i de til enhver tid gjeldende STANAG og AQAP for risikohåndtering; STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications» og AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

(4) For å få en gjensidig forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, må produkt- og leverandørrisiko vurderes og håndteres i et samarbeid mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetssikringsmyndigheten. Anskaffelsesmyndigheten skal identifisere risiko for den aktuelle kontrakten og beskrive disse i den til enhver tid gjeldende blankett for anmodning om kvalitetssikring.

Kommentar:

Retningslinjer for risikobasert kvalitetssikring i kontraktsgjennomføringen innen NATO finnes i STANAG 4107 «Mutual Acceptance of Government Quality Assurance and Usage of the Allied Quality Assurance Publications» og AQAP-2070 «NATO Mutual Government Quality Assurance Process».

Forsvarssektorens blankett 5203 Anmodning om kvalitetssikring inneholder bl.a. et punkt om risikovurdering, som skal fylles ut av anskaffelsesmyndigheten. Den fremsendes til kvalitetssikringsmyndigheten ifm. oppdrag om leverandøranalyse, støtte til utforming av forespørsel/kontrakt, kontraktsforhandlinger, kvalitetssikring av kontrakt. Den vil danne grunnlaget for gjennomføringen av oppdraget. Blanketten skal synliggjøre oppdragsgivers vurdering av risiko, og blir utgangspunktet for den etterfølgende kommunikasjon mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetssikringsmyndigheten.

Forsvarssektorens metode for usikkerhetshåndtering skal benyttes som basis for risikoidentifiseringen. Risiko er her definert som sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer x hendelsens konsekvens. Risikoen klassifiseres som «Høy», «Moderat» eller «Lav». Risikovurderinger er å betrakte som et øyeblikksbilde. Dersom risikoelementer endres eller nye identifiseres, skal kvalitetssikringsmyndigheten informeres i den hensikt å korrigere oppfølgingen til områder med den til enhver tid antatt høyeste risiko.

AQAP-2070, NATO Mutual Government Quality Assurance (GQA) Process gir veiledning om risikobasert kvalitetssikring i NATO.

For å få en gjensidig forståelse av risikoområder for kvalitetssikring av kontrakten, må produkt- og leverandørrisiko vurderes og håndteres i et samarbeid mellom anskaffelsesmyndigheten og kvalitetssikringsmyndigheten.

Anskaffelsesmyndigheten skal identifisere risiko for den aktuelle kontrakten og beskrive disse i bl. 5203 Anmodning om kvalitetssikring.

Elementene for produktrisiko må ta utgangspunkt i funksjonelle og tekniske krav, og må «spesifiseres så detaljert som mulig», for å kunne prioritere kvalitetssikringsressursene.

Med «produktrisiko» menes sannsynligheten for at et utilsiktet avvik på produktet oppstår og konsekvensen avviket medfører for produktets ytelse.

Med «leverandørrisiko» menes sannsynligheten for at leverandørens system for kvalitetsstyring ikke er tilstrekkelig for å styre prosessen for fremtagelsen av produktet iht. forespørsel/kontraktens krav. Blir oppdraget akseptert fyller kvalitetssikringsmyndigheten ut leverandørrisikoene iht. egen prosedyre, og sender blanketten tilbake til oppdragsgiver for eventuell etterfølgende kommunikasjon.

Delegeres oppdrag til andre NATO-land vil den utenlandske kvalitetssikringsmyndighet vurdere leverandørrisikoen.

Kontrakter uten identifiserte risikoelementer vil normalt ikke bli kvalitetssikret av kvalitetssikringsmyndigheten .

§ 13-14 . Forsvarets kvalitetssikringsplan og kvalitetssikringsaktiviteter

(1) Basert på den inngåtte kontrakt, produktrisiko og leverandørrisiko, skal Kvalitetssikringsmyndigheten utarbeide sin kvalitetssikringsplan. Planen skal vise hvordan det spesifikke kvalitetssikringsoppdraget vil bli løst. Dette kan omfatte blant annet kvalitetsrevisjon hos leverandøren for å påse at leverandøren har etablert og implementert et System for kvalitetsstyring i samsvar med kontraktens krav og den aksepterte kvalitetsplanen. Planen skal være gjenstand for kontinuerlig oppdatering, og justeres ved endringer av risiko.

(2) Kvalitetssikringsmyndigheten skal oversende planen til anskaffelsesmyndigheten etter avtale.

Kapittel 14. Konfigurasjonsstyring

§ 14-1 . Formål

(1) Konfigurasjonsstyring er tekniske og organisatoriske aktiviteter som identifiserer, holder kontroll med, utfører revisjoner på og fører regnskap over status for funksjonelle og fysiske egenskaper til et system, inkludert programvare og støtteutstyr.

(2) Formålet med konfigurasjonsstyring er å bidra til at de operative og tekniske krav innfris gjennom et produkts levetid, ved å styre de funksjonelle og fysiske egenskapene til produktet og støttesystemer.

at tekniske og organisatoriske aktiviteter identifiseres, kontrolleres og revideres, samt at det skal føres regnskap med status for funksjonelle og fysiske egenskaper til produktet, at anskaffelsen er i samsvar med de kravene som er stilt, at anskaffelsen stemmer overens med den tilhørende dokumentasjonen, og at dokumentasjonen er korrekt.

(4) Ved konfigurasjonsstyring etableres basislinjer og administrative prosedyrer.

Kommentar:

Konfigurasjonsstyring må følges opp nøye for blant annet å kunne fastslå konsekvensene av endringer, holde oversikt over hvilke tekniske løsninger som tidligere er innført, eventuelt forkastet (historikk, sporbarhet) og sikre at det finnes dokumentasjon som viser om senere versjoner av produktet er kompatibelt med hva som er levert tidligere .

§ 14-2 . Hovedregel – ambisjonsnivå og plan for konfigurasjonsstyring

(1) For alt materiell som skal anskaffes, skal anskaffelsesmyndigheten etablere et ambisjonsnivå for konfigurasjonsstyring med en egen tilhørende plan (konfigurasjonsstyringplan) for gjennomføring av konfigurasjonsstyringsaktiviteter i systemets levetid. Planen skal oppdateres etter hvert som aktiviteter, forutsetninger og omfang endres. Konfigurasjonsstyring gir størst gevinst i forbindelse med komplekse tekniske anskaffelser. Ambisjonsnivået skal tilpasses organisasjonens levetidsbehov, og stå i forhold til de gevinster som kan realiseres.

(2) Basert på kontraktens krav skal leverandøren utarbeide og dokumentere en konfigurasjonsstyringsplan. Planen skal sendes anskaffelsesmyndigheten for vurdering, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten og fagansvarlig for konfigurasjonsstyring.

(3) Kvalitetssikringsmyndigheten og fagansvarlig for konfigurasjonsstyring skal gi sine kommentarer til anskaffelsesmyndigheten som igjen skal underrette leverandøren om planen er akseptabel. Ved eventuell akseptert konfigurasjonsstyringsplan skal planen implementeres ved oppstart av alle kontraktsaktiviteter hos leverandøren og oppdateres under kontraktsgjennomføring. Eventuell revisjon av planen skal fremlegges anskaffelsesmyndigheten for vurdering og aksept, med kopi til kvalitetssikringsmyndigheten og fagansvarlig for konfigurasjonsstyring.

§ 14-3 . Krav til leverandøren

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til leverandøren om konfigurasjonsstyring og sikre at nødvendige betingelser og øvrige krav blir kontraktsfestet. Kravene skal inkluderes i forespørselen/konkurransegrunnlaget og inntas i anskaffelsens kontrakt.

(2) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren implementerer og gjennomfører konfigurasjonsstyring i overensstemmelse med den kontraktfestede standard, slik at leveransen blir i samsvar med kontraktens krav.

§ 14-4 . Valg av krav til konfigurasjonsstyring

Anskaffelsesmyndigheten skal i forespørselen/konkurransegrunnlaget stille krav om at leverandøren ivaretar konfigurasjonsstyring i samsvar med foreslått kravstekst: «The Contractor shall establish and work in accordance with a well-documented system for Configuration Management that meets the requirements ISO 10007:2003 standard. Whenever the ISO 10007:2003 uses the word «should» or «may» in section 3, 4 and 5, it is to be read as «shall», and compliance by the Supplier is mandatory, unless otherwise determined by the Purchase authority. Whenever the ISO 10007 uses the phrase «life cycle of the product», it is to be read «contract». ISO 10007:2003 Informative Annex A on Structure and content of a configuration management plan shall apply. The Contractor shall prepare a CM-plan, which shall be acceptable for the purchase authority.»

§ 14-5 . Krav til leverandørens konfigurasjonsstyringsplan

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren i sitt tilbud legger fram et utkast til konfigurasjonsstyringsplan som viser hvordan leverandøren har planlagt å gjennomføre konfigurasjonsstyring. Under avklaringsfasen/forhandlingsfasen skal leverandørens og forsvarssektorens konfigurasjonsstyringsplaner avstemmes mot hverandre. Hovedretningslinjene for leverandørens plan skal kontraktsfestes.

(2) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til leverandørens interne konfigurasjonsidentifisering, og kan stille krav til at leverandøren må yte bistand til forsvarssektoren i forbindelse med utvelgelse av konfigurasjonsenheter som forsvarssektoren vil følge opp. Leverandørens eventuelle bistand skal kontraktsfestes. Som del av konfigurasjonsidentifikasjonen skal det velges hvilke komponenter/deler i materiellstrukturen som skal være oppfølgingsobjekter.

(3) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren oppstiller basislinjer for hver konfigurasjonsenhet. Det kan stilles krav til hvilke dokumenter som skal inngå i de respektive basislinjer og derved fryses på et bestemt tidspunkt. Endringer/avvik på disse dokumenter skal følge rutinene for endrings- og avviksbehandling. Dersom det er vesentlig at grensesnitt fryses innen en bestemt dato fordi denne informasjonen blir brukt som inngangsverdi i andre prosjekter osv., skal det kontraktsfestes tidspunkt for når grensesnittet senest må fryses, og konsekvenser for leverandøren dersom dette ikke overholdes.

(4) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren følger system for endrings- og avviksbehandling som angitt i § 42-20 (gjelder bare anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123) og § 13-10 behandling av avvik.

(5) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren gjennomfører konfigurasjonsrevisjoner.

(6) Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til at leverandøren har et system for konfigurasjonsstatusregnskap. Systemet skal kunne spore alle endringer i konfigurasjonene fra hver basislinje fram til den gjeldende godkjente konfigurasjonen.

Kommentar:

en kort beskrivelse av systemet eller konfigurasjonsenheten, milepæler og aktiviteter i relasjon til prosjektets andre aktiviteter og milepæler, organisasjonen, inklusiv ansvar, relasjoner til linje/prosjektorganisasjonene til leverandøren og kontaktpunktene mot forsvarssektoren og andre, konfigurasjonsidentifikasjon, etablering av basislinjer, inklusiv felles basislinjer med forsvarssektoren, konfigurasjonskontroll – endringsbehandling både internt og opp mot forsvarssektoren, styring av grensesnitt, konfigurasjonsstatusregnskap – registrering og rapportering, konfigurasjonsrevisjon.

Konfigurasjonsidentifikasjon er aktiviteter for å dokumentere systemets fysiske og funksjonelle egenskaper. Dette gjøres ved å velge konfigurasjonsenheter (CI-er) og fastsette konfigurasjonsdokumentasjon som entydig beskriver konfigurasjonsenhetens fysiske og funksjonelle egenskaper, herunder kritiske interne og eksterne grensesnitt.

Forsvarssektorens konfigurasjonsenheter vil være sammenfallende med leverandørens konfigurasjonsenheter, men leverandøren vil kunne operere med enheter på et mer detaljert nivå.

Basislinje er et sett formelt godkjente dokumenter som beskriver systemets konfigurasjon. Basislinjer fungerer som et referansepunkt for fremtidige endringer i systemet.

Endringsbehandling er aktiviteter/rutiner som utføres for å kartlegge tekniske og økonomiske konsekvenser av endringer før beslutning om endringen tas.

Det skilles mellom funksjonell og fysisk konfigurasjonsrevisjon. Funksjonell konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å verifisere at en konfigurasjonsenhet tilfredsstiller de spesifiserte funksjonelle krav. Fysisk konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å verifisere at en konfigurasjonsenhet er produsert i henhold til den godkjente konfigurasjonsdokumentasjon. Både funksjonell og fysisk konfigurasjonsrevisjon gjennomføres for å etablere en produktbasislinje.

Relevante standarder og prosedyrer kan være: Kravdokumenter: ACMP-1 NATO Requirements for the Preparation of Configuration Management Plans ACMP-2 NATO Requirements for Configuration Identification ACMP-3 NATO Requirements for Configuration Control – Engineering changes, deviations and waivers . ACMP-4 NATO Requirements for Configuration Status Accounting ACMP-5 NATO Requirements for Configuration Audit Plans Veiledende dokumenter: ACMP-6 NATO Configuration Management Terms and Definitions ACMP-7 NATO Configuration Management Guidance on the Application of ACMPs 1 to 6 Tilleggsdokumenter: FS 7610–1960 Retningslinjer for konfigurasjonsstyring i forsvarssektoren STANAG 4159 NATO Materiel Configuration Management Policy and Procedures for Multinational Joint Projects STANAG 4427 Allied Configuration Management Publications NS-ISO 10007 Quality Management – Guidelines for Configuration Management ANSI/EIA 649 National Consensus Standard for Configuration Management

Kapittel 15. NATO-kodifisering

§ 15-1 . Hovedregel

(1) Alle forsyningsartikler i forsvarssektoren skal kodifiseres iht. NATO-kodifiseringssystem. Ved anskaffelser som introduserer nye forsyningsartikler, skal anskaffelsesmyndigheten involvere den nasjonale kodifiseringsmyndighet så tidlig som mulig i anskaffelsesfasen.

(2) Forsvarssektoren skal anvende de til enhver tid gjeldene retningslinjer for Forsvarets kodifiserings- og katalogdatasystem og bestemmelser for materiellforvaltning i Forsvaret ved kodifisering.

(3) Forsvarssektoren skal være oppdatert på det til enhver tid gjeldende NATO-kodifiseringssystem samt etablere og vedlikeholde relevante interne blanketter/standarder for kodifisering i Norge.

Kommentar:

Kodifisering i Norge skal følge reglene i «the NATO Codification System (NCS)» (NATO-kodifiseringssystem), som brukes av alle NATO-land og alle «NCS-godkjente» Partnership for Peace (PfP)-nasjoner. Dette gir NATO og de «NCS-godkjente» PfP-nasjonene et entydig og felles system for identifisering av forsyningsartikler, og er utgangspunktet for maksimal effektivitet i nasjonal og internasjonal logistikkstøtte.

Det viktigste prinsippet for NATO-kodifiseringssystem er at forsyningsartikler skal kodifiseres og tildeles et entydig NATO-katalognummer i det land hvor sann fabrikant er lokalisert.

Den nasjonale kodifiseringsmyndighet i de forskjellige produsentland vil utføre kodifiseringsarbeidet vederlagsfritt, under forutsetning av at kodifiseringsklausulen (STANAG 4177, bl. 5004/bl. 5054) er tatt med i kontrakten og at fabrikanten leverer nødvendige tekniske data. Den norske kodifiseringsmyndighet skal kodifisere norsk produsert materiell, og materiell anskaffet fra land utenfor NATO og fra land som ikke er en «NCS-godkjent» PfP-nasjon.

§ 15-2 . Krav i forbindelse med forespørsel/konkurransegrunnlag

Ved anskaffelse av forsyningsartikler skal anskaffelsesmyndigheten i samarbeid med kodifiseringsmyndigheten inkludere de til enhver tid relevante og gjeldene blanketter/standarder vedrørende kodifisering i forespørselen/konkurransegrunnlaget. Anskaffelsesmyndigheten skal skille mellom blanketter/standarder for norske og utenlandske tilbydere. Ved anvendelse av blanketter som inneholder spørsmål til tilbydere, skal anskaffelsesmyndighetene stille krav til leverandøren besvarer spørsmålene som del av tilbudet. Ved anskaffelse av forsyningsartikler skal anskaffelsesmyndigheten i tillegg vurdere behovet for å stille spesielle krav/betingelser, herunder tidsfrister for levering av kodifiseringsdata eller kostnader relatert til etablering av kodifiseringsdata.

Kommentar:

blankett 5004 «Kodifiseringsklausul» for norske tilbydere, og blankett 5054 «Contract Clause to the supply of technical data for identifying items of supply within the NATO codification system» for utenlandske tilbydere, og blankett 5006 «Spørsmål vedrørende tekniske data for kodifisering i forbindelse med materiellanskaffelser» for norske tilbydere, og blankett 5056 «Questionnaire for cataloging data in connection with procurement of materiell» for utenlandske tilbydere .

§ 15-3 . Krav i forbindelse med evaluering og kontraktsinngåelse

Anskaffelsesmyndigheten skal i samarbeid med kodifiseringsmyndigheten sørge for at vilkårene i relevante og gjeldende blanketter/standarder med nødvendige tidsfrister er inkludert i kontrakten, at leverandøren forpliktes i kontrakten til å videreføre standard kodifiseringsvilkår i leverandørens avtaler med underleverandører, og at leverandøren besvarer spørsmål i vedlagte blanketter tilfredsstillende før eventuell kontraktsinngåelse.

Kapittel 16. Standardisering

§ 16-1 . Formål

Standardisering i forsvarssektoren har til formål å utvikle felles prosedyrer, praksis og forsvarsmateriell som vil gjøre det mulig å gjennomføre effektive nasjonale og allierte militære operasjoner og øvelser på en sikker og økonomisk måte. Grunnlaget for enhver standardisering er operative, økonomiske og forvaltningsmessige hensyn.

§ 16-2 . Områder for standardisering

operativ standardisering som omhandler militær praksis, prosedyrer og formater, administrativ standardisering som omhandler prosedyrer og terminologi, materiellstandardisering som omhandler krav til materiell.

Operativ standardisering og materiellstandardisering påvirker hverandre gjensidig.

§ 16-3 . Hovedregel

(1) Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel brukes ved forsvarssektorens inngåelse av kontrakter.

(2) Materiellstandardisering skal som hovedregel anvendes ved utforming av leveransebeskrivelsen. Øvrige føringer med hensyn til standardisering vil normalt være gjennomført og beskrevet i Gjennomføringsoppdraget.

§ 16-4 . Militære standarder – NATOs standardiseringsavtaler og Forsvarets standard

(1) For å dekke NATOs spesielle standardiseringsbehov er det utarbeidet Standardiseringsavtaler (STANAG-er) som er bindende for den enkelte nasjon. STANAG-er, som omfatter operative, administrative og materiellstandarder, stiller hovedsakelig krav til interoperabilitet mellom NATO-nasjonenes styrker. STANAG-er som er formelt godkjent (ratifisert) til bruk i forsvarssektoren, skal benyttes ved anskaffelser av materiell eller tjenester.

(2) Når det ikke finnes andre dekkende standarder, og det er et erkjent behov for standardisering, skal Forsvaret utarbeide standard. Forsvarets standard skal omhandle tekniske krav til materiell, prosedyrer, kvalitetssikring, helse, miljø og sikkerhet. Det skal fremgå av den enkelte standard om den er bindende eller veiledende. Ved kontraktsinngåelse kan veiledende standarder pålegges brukt.

§ 16-5 . Sivile standarder

ISO – International Organisation for Standardization, IEC – International Electrotechnical Commission, ITU – International Telecommunication Union, CEN – European Committee for Standardization CENELEC – European Committee for Electrotechnical Standardization, ETSI – European Telecommunications Standards Institute.

(2) Norges Standardiseringsforbund (NSF) selger og markedsfører standarder og relaterte produkter fra hele verden. NSF har ansvaret for overordnet styring og koordinering av den nasjonale standardiseringsvirksomheten i Norge. Norsk Standard (NS) fastsettes av NSF på grunnlag av forslag fra de norske fagorganene og på grunnlag av europeiske og internasjonale standarder. Felleseuropeiske standarder får betegnelsen NS-EN.

Norsk teknologistandardisering (NTS) som har ansvaret for standardisering innen verkstedindustrien og beslektet virksomhet, inkludert offshore-rettet virksomhet. NTS har også ansvaret har enkelte tverrfaglige standardiseringsområder, som kvalitetssikring og informasjonsteknologi, Standard Norge (NS) har blant annet ansvaret for standardisering innen bygg og anlegg. Ansvarsområdet inkluderer også faste marine installasjoner, Norsk elektroteknisk Komite (NEK) som har ansvar for standardisering på det elektrotekniske området i Norge. Internasjonalt er NEK medlem av Internasjonal Electrotechnical Commision (IEC) og European Committee for Electrotechnical Standardization (CENELEC) og representerer Norge i disse organisasjonene, Norsk allmenstandardisering (NAS) som har ansvar for standardiseringsoppgaver innenfor områdene forbrukersaker, medisinsk-teknisk utstyr, landbruk, miljø, bioteknologi, handel, kontor og administrasjon, og Post- og teletilsynet (PT) som har ansvaret for telekommunikasjonsstandardisering. Internasjonalt er PT medlem av European Telecommunications Standards Institute (ETSI) og International Telecommunication Union (ITU).

§ 16-6 . Prioritetsrekkefølge og bruk av standarder og spesifikasjoner

(1) For anskaffelser som gjennomføres i henhold til LOA, herunder FOA eller FOSA, skal forsvarssektoren anvende prioritetsrekkefølgen for standarder og spesifikasjoner som fremgår av forskriftene.

NATO Standardiseringsavtaler (STANAG-er ratifisert av Norge), Forsvarets Standard (FS), europeiske standarder, herunder Europeisk Standard (EN) – European Committee for Standardization, ETS Standard – European Telecommunications Standard Institute, CECC – Standard – CENELEC Electronic Components Committee, AECMA-Standard – European Association of Aerospace Industries, ECISS Standard – European Committee for Iron and Steel Standardization, Norsk Standard som implementerer Europeisk Standard (EN) og European Telecommunication Standard (ETS), internasjonale standarder, herunder ISO Standard – International Organization for Standardization, IEC Standard – International Electrotechnical Commission, ITU Recommendations – International Telecommunication Union, Norsk Standard som implementerer ISO- og IEC standarder, Norsk Standard – Norges Standardiseringsforbund, andre nasjonale standarder, herunder tyske DIN, britiske BS, danske DS, finske SFS og svenske SIS, andre nasjoners militære standarder, herunder amerikanske MIL SPEC og britiske DEF-STAN, og anerkjente bransjestandarder, herunder ASTM – American Society for Testing and Materials.

(3) Forsvarssektorens henvisning til standarder og spesifikasjoner skal ledsages av uttrykket «eller tilsvarende».

Kapittel 17. Kostnadskontroll

§ 17-1 . Virkeområde og hensikt

(1) Når det ikke er mulig å gjennomføre anskaffelsen basert på konkurranse, skal det normalt gjennomføres kostnadskontroll av pristilbudet fra leverandøren. Kostnadskontrollen gjennomføres for å oppveie for manglende konkurranse. I slike tilfeller skal prisen baseres på at leverandøren får dekket sine relevante kostnader samt en rimelig avkastning på investert kapital (både real- og humankapital) for kontraktgjennomføringen, under forutsetning av at leverandøren har en mest mulig effektiv utnyttelse av sine ressurser (innsatsfaktorer). Samtidig skal kostandskontrollen bidra til at leverandøren ikke utilbørlig drar fordel av en eneleverandørsituasjon.

(2) Gjennom kostnadskontrollen kan forsvarssektoren forsikre seg om at leverandøren har basert sine kalkyler på korrekte, oppdaterte og fullstendige data, og at leverandøren har fulgt de bestemmelser for kostnadsberegning som er nedfelt i dette regelverket. Kostnadskontrollen gjennomføres før kontrakt er inngått og/eller etter at kontrakten er fullført, avhengig av kontrakttype. Gjennomført kostnadskontroll danner basis for forhandling av en riktig pris herunder gevinst mv. for kontraktgjennomføringen mellom anskaffelsesmyndigheten og leverandøren.

(3) Kostnadskontroll foretas som hovedregel ved kjøp uten konkurranse eller når konkurransen er mislykket, eksempelvis ved at det ikke er mottatt mer enn ett tilbud eller at det ikke finnes flere enn én kvalifisert leverandør. Det foretas derfor normalt ikke kostnadskontroll ved kjøp etter anbudskonkurranse, uten i helt spesielle tilfeller som f.eks. ved mistanke om prissamarbeid.

(4) I tillegg skal det for samtlige kostnadskontrakter, samt priskontrakter med begrenset risikokompensasjon og priskontrakter med ansporingsbestemmelser, stilles krav om kostnadskontroll av kontraktens påløpte kostnader, jf. § 19-10.

(5) Ved gjennomføring av kostnadskontroll må innsynsrett være sikret, jf. kapittel 27 Innsyn.

§ 17-2 . Kostnadskontroll

(1) Kostnadskontroll omfatter oppgavene kostnadsanalyse, kostnadsprøving, prisglidningsanalyse samt vurdering av leverandørens økonomisystem.

(2) Forsvarssektoren plikter å etablere og vedlikeholde relevante og gjeldende maler/blanketter/standarder for gjennomføring av kostnadskontroll.

§ 17-3 . Kostnadsanalyse

(1) Kostnadsanalyse er gjennomgang av leverandørens forkalkyle knyttet til et tilbud med sikte på å skaffe grunnlag for å bedømme om den pris som tilbys er kalkulert i henhold til regelverket.

(2) Kostnadsanalyse utføres i mangel av konkurranse, eller når kalkylen er basert på særlig usikre beregninger av kostnadene. Kostnadsanalyse kan foretas helt uavhengig av hvilken kontrakttype som velges.

(3) Grunnlaget for kostnadsanalyse er et tilbud med tilhørende forkalkyle, som er en beregning av leverandørens antatte kostnader for den forespurte leveranse. For å kunne bedømme kalkylen er det nødvendig med en revisjon av de enkelte kostnadselementer i forkalkylen og grunnlaget for disse. Revisjonen gjennomføres i henhold til fastsatt revisjonsmetodikk, jf. § 17-8.

(4) I de tilfeller der kostnadsanalyse er aktuelt, skal det medtas i forespørselen at forsvarssektoren forbeholder seg rett til, ved innsyn hos leverandøren, å analysere de kostnads- og prisdata som er ført opp i kalkylespesifikasjonen vedlagt tilbudet. Forsvarssektoren skal stille som kvalifikasjonskrav at blankett vedrørende spesifikasjon om pris er utfylt og signert av leverandøren. Ved innsendelse av tilbud skal bekreftelse fra leverandøren foreligge, i form av utfylt og signert blankett, om at leverandøren er innforstått med forsvarssektorens innsynsrett, og at dataene som er oppgitt er så nøyaktige og fullstendige som mulig. Blanketten skal også brukes ved kontraktsmodifikasjoner.

(5) Kalkylen skal være en selvkostkalkyle og skal blant annet vise indirekte påslag og kalkulatorisk rente frem til selvkost. En kalkyle må ses i sammenheng med leverandørens budsjett og regnskapsopplegg. Dersom leverandøren anvender bidragsmetoden, må det etableres fordelingsprinsipper for indirekte kostnader som blir gjenstand for spesiell godkjennelse av forsvarssektoren. Leverandøren kan ikke uten samtykke fra forsvarssektoren foreta endringer i kalkyle- og regnskapsmetoder eller praksis hvis dette vil medføre økt belastning på kontrakter med forsvarssektoren.

verifisere samtlige data, legge frem for forsvarssektoren en detaljert kalkyle som viser hvilke kostnader leverandøren har regnet med vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene, fremskaffe alle tilbud, bestillinger, kalkyler, budsjetter, regnskaper, bilag og andre beregninger for fastsettelsen av kostnadene, hvis det forlanges, skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon, og gi opplysninger som forsvarssektoren mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene.

(7) Ved kjøp fra agenter kan anskaffelsesmyndigheten kreve å få oppgitt agentprovisjon/avtalen mellom leverandøren og agenten, jf. kapittel 27 Innsyn.

Kommentar:

Gjeldene blankett for kostnadsanalyse er blankett 5301 «Spesifikasjon av pris».

§ 17-4 . Kostnadsprøving

(1) Kostnadsprøving er å avgjøre om leverandørens etterkalkyle gjenspeiler de faktiske kostnader og gevinst vedrørende en kontrakt, samt om de er relevante i henhold til regelverk og kontraktens vilkår.

priskontrakter med vilkår om ansporing eller begrenset risikokompensasjon, alle typer kostnadskontrakter, kontrakter med vilkår om fremdriftsbetaling basert på faktiske påløpte kostnader under kontrakten.

(3) Ved kostnadsprøving skal samtlige faktiske påløpte kostnader under en kontrakt revideres etter at leveransen helt eller delvis er fullført.

(4) Grunnlaget for en kostnadsprøving er etterkalkyler med tilhørende dokumentasjon. Som grunnlag for sine vurderinger skal revisor følge fastsatt revisjonsmetodikk, jf. § 17-8, og god regnskapsskikk.

legge frem for forsvarssektoren et detaljert prosjektregnskap som viser hvilke kostnader leverandøren har belastet vedrørende direkte kostnader og hvilke beregninger som ligger til grunn for de indirekte kostnadene, fremskaffe alle regnskapsdata, bilag og annen dokumentasjon som er nødvendig for etterprøving av kostnadene, hvis det forlanges, skaffe til veie kopier av ovennevnte dokumentasjon, og gi alle opplysninger som forsvarssektoren mener har betydning for fastsettelsen av kostnadene.

(6) Forsvarssektoren skal ha adgangsrett til forannevnte regnskapsdata, dokumenter og opplysninger i hele kontraktsperioden og inntil ett år etter at sluttoppgjør er foretatt, ved å avtale innsynsrett med leverandøren.

§ 17-5 . Prisglidningsanalyse

(1) Prisglidningsanalyse er en detaljert gjennomgang av alle kalkyleelementer i kalkylesøylen hos en gitt leverandør for å fastsette hvordan pris/kostnadsnivå for hvert element som inngår endres over tid. Hensikten er å vurdere endringstakten i forhold til en valgt indeks.

(2) Pris for fremtidige anskaffelser skal baseres på gitt kostnadsnivå på et bestemt basistidspunkt (basispris). Det kan i kontrakten fastsettes hvordan prisen skal justeres i ettertid for å reflektere prisendringen i innsatsfaktorene i kontraktsperioden. Dette skal kun gjelde prisendringer utenfor leverandørens kontroll. For å oppnå dette må det knyttes en prisglidningsformel til basisprisen.

(3) Prisjusteringer kan bare benyttes for kontrakter med en varighet på mer enn ett år. For kortere perioder er det mindre risiko forbundet med å basere seg på forventet kostnadsutvikling. En slik antatt endring kan derfor inngå i kontraktsprisen.

(4) Ved forsinket levering som ikke skyldes forsvarssektoren eller force majeure, skal det ikke ytes kompensasjon for stigning i innsatsfaktorene for den perioden forsinkelsen varer. Når det er iverksatt lønns og/eller prisstopp gjelder det spesielle regler og forskrifter som bestemmes av myndighetene. Disse kan helt eller delvis sette prisglidningsbestemmelsene i kontrakten ut av kraft.

(5) Prisregulering som følge av valutakursendringer er regulert i kapittel 28 Valuta.

§ 17-6 . Vurdering av leverandørens økonomisystem

(1) Med leverandørens økonomisystem forstås regnskaps-, budsjett- og kalkylesystemer med tilhørende undersystemer.

(2) For å fastslå om leverandørens økonomisystem gir tilstrekkelig grunnlag for å fastsette de relevante kostnadene under forsvarssektorens kontrakt, vil det være nødvendig med en vurdering av systemet. Dette må skje i samarbeid med leverandøren. En vurdering vil særlig være aktuell hos nye leverandører, i forbindelse med store leveranser, eller om endringer av systemet har funnet sted.

(3) Hvis forsvarssektoren finner det nødvendig med endringer i leverandørens regnskapsførsel, må slike endringer avtales før kontrakt inngås.

(4) Ved en gjennomgang av leverandørens økonomisystem vil revisorene kartlegge om leverandørens internkontroll og regnskapssystem er tilstrekkelig for å fastsette kostnadene under en kontrakt. Dette vil blant annet medføre at revisorene må vurdere bedriftens: kontoplan, forretningsregnskap, kostnadsregnskap, materialadministrasjon, lønnsberegning, timeregnskap og eventuelle prosjekt/ordre/produktregnskap. Det vil også være aktuelt å gjennomgå leverandørens organisasjonsplan. Forsvarssektoren har innsynsrett i beskrivelser og håndbøker til økonomi eller informasjonssystemer.

Kommentar:

Det tas utgangspunkt i leverandørens egen beskrivelse av systemet og rutinene. Dersom slike ikke foreligger, må leverandøren anmodes om å fremskaffe relevante beskrivelser. Forsvarssektoren som anskaffelsesmyndighet stiller ikke egne spesielle krav til økonomisystemet. Det forutsettes imidlertid at leverandøren har tilstrekkelig detaljerte retningslinjer for kalkulasjons-, budsjett- og regnskapssystemer.

Regnskapsførselen skal være i samsvar med gjeldende lovgivning, norsk regnskapsstandard og god regnskapsskikk.

Regnskapet må være så spesifisert at det er mulig å skille ut bl.a. de kostnader som er omhandlet i avsnittet om kostnadsprøving se § 17-4. Ved forskjelligartet virksomhet bør regnskapet skille klart mellom de ulike virksomhetsområdene. Dersom det er nødvendig for at regnskapsfremstillingen skal bli i samsvar med alminnelig anerkjent regnskapspraksis og bestemmelsene i dette kapittel, skal FLO Avdeling Kontraktrevisjon kunne pålegge leverandøren å omarbeide sine regnskaper eller på annen måte redegjøre for sine beregninger og kalkyler vedrørende kontrakten.

§ 17-7 . Rapportering

(1) Etter utført kostnadskontroll skal det på grunnlag av arbeidsdokumentene skrives en rapport som ender ut i en konklusjon, og som sendes anskaffelsesmyndigheten.

(2) Revisor bør informere leverandøren om de korrigeringer som anbefales.

(3) Rapporten skal inneholde de opplysninger som er fremkommet under revisjon og hvilke anbefalinger som gis. Oversikten skal vise hva som er trukket ut iht. regelverk etc. og hva leverandøren ikke har dokumentert tilstrekkelig. De anbefalinger som gis skal være basert på objektive forhold.

(4) Rapporten skal utformes slik at leverandøren på anmodning skal kunne få utlevert hoveddelen. Det kan knyttes kommentarer av forhandlingstaktisk karakter i egne avsnitt som forbeholdes anskaffelsesmyndighetene.

(5) Det er anskaffelsesmyndigheten som skal oversende rapporten til leverandøren.

(6) Også for vurdering av en leverandørs økonomisystem, utarbeides det rapporter med konklusjoner.

§ 17-8 . Revisjonsmetodikk – selvkostkalkylen

(1) Produktkalkylen skal være en selvkostkalkyle.

(2) Nedenfor vises en anbefalt oppstilling av produktkalkylen. Det henvises til de etterfølgende avsnitt hvor de enkelte elementer er mer utførlig behandlet. Satser nevnt nedenfor i de enkelte avsnitt er gjenstand for forhandling og er veiledende. Direkte materialkostnader Direkte registrerbare eller direkte innkjøpte materialer til en gitt ordre Direkte timekostnader Lønn inklusive sosiale kostnader knyttet til en gitt ordre Andre direkte kostnader Tjenester eller ytelser innkjøpt til en bestemt ordre Materialforvaltningskostnader Kostnader forbundet med mottakskontroll, lagerhold, materialhåndtering mv. Blir normalt belastet som prosentpåslag på forbrukte materialer Indirekte tilvirkningskostnader Kostnader vedrørende produksjonsprosessen som ikke lar seg registrere direkte på en ordre (som for eksempel avskrivninger). Blir normalt belastet som prosentpåslag eller kronetillegg på direkte lønn eller timer forbrukt. Sum tilvirkningskost Salgs- og administrasjonskostnader Beregnes ofte i prosent av tilvirkningskost Sum driftskostnader Generelle utviklingskostnader Ikke produktrettede utviklingskostnader som fordeles på grunnlag av driftskostnader Kapitalkostnader knyttet til rentebærende kapital Kapitalkostnader beregnet av rentebærende kapital. Fordeles på grunnlag av driftskostnader Sum selvkost Risikokompensasjon/Gevinst Tillegg for forretningsrisiko og spesiell risiko. Regnet av rentebærende kapital og fordeles på enkelt ordre i forhold til driftskostnader Tillegg for ansporing Andel av kostnadsreduksjoner mv. Pris

§ 17-9 . Generelt om vurdering av kostnader

(1) Kostnader som etter disse bestemmelser ikke skal medtas i kostnadsberegningen (ikke relevante kostnader), vil bli fratrukket i prisen av anskaffelsesmyndigheten.

(2) Kostnader påløpt før kontraktinngåelse skal kun godkjennes i den utstrekning dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

(3) Kostnader som kun angår kontrakten, bør i prinsippet registreres og behandles som direkte kostnader. Disse må imidlertid ikke inneholde kostnader som er dekket av de tillegg leverandøren anvender for indirekte kostnader.

§ 17-10 . Kapasitetsutnyttelse

Når kalkylen etableres og vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at forsvarssektoren ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse. Kapasitetsutnyttelsen bør ikke være mindre enn 80 % av full kapasitetsutnyttelse.

§ 17-11 . Direkte kostnader

(1) Direkte kostnader er kostnader som kan henføres direkte til en enkelt kostnadsbærer på en økonomisk forsvarlig måte.

(2) Direkte materialkostnader er leverandørens materialkostnader som inngår direkte i produktet. Eventuelle materialkostnader ifm. vrak, omarbeidelse eller kassasjon, kalkuleres her. Disse skal belastes direkte på den ordre der materiellet brukes. Materialer som rekvireres fra lager skal avregnes etter alminnelige prinsipper som anvendes konsekvent i bedriften. Det skal registreres virkelige uttak fra lager minus overskudds materiell. Materialprisen skal være godskrevet de rabatter leverandøren oppnår, eller kunne ha oppnådd ved at han har en effektiv innkjøps- og lagerstyringsfunksjon. Prisnivået i kalkylen må samsvare med basistidspunktet i tilbudet. I kontrakter der forsvarssektoren betaler fullt ut alle kostnader skal «overskuddsmaterialer, komponenter og deler» tilhøre forsvarssektoren. For vurdering av leverandørens valg mellom egne eller fremmede ytelser, skal leverandører dokumentere at valgt løsning er mest gunstig for forsvarssektoren.

oppført timeforbruk står i et rimelig forhold til leverandørens tilgjengelige kapasitet og planlagte produksjonsmetode, oppført timeforbruk bygger på tidligere relevante etterkalkyler for tilsvarende produksjon, det er tatt hensyn til lærekurver og forventet rasjonalisering. Det må undersøkes om beregningene stemmer overens med så vel leverandørens tidligere erfaringer som med erfaringer fra andre leverandører. Det må kontrolleres at utregning av effekten av lærekurven er korrekt, og oppførte direkte arbeidstimer ikke inneholder timer som i henhold til leverandørens kostnadsregistrering medregnes som indirekte arbeidstid.

(4) Andre direkte kostnader omfatter alle øvrige direkte kostnader som ikke strider mot § 17-4. Spesielt må det kontrolleres at oppførte utviklings- og konstruksjonskostnader er relevante og at kostnader ikke er betalt gjennom andre kontrakter eller inndekket på annen måte. Dette gjelder også kostnader til eget fremstilt verktøy, utstyr og andre engangskostnader. Verktøy, utstyr etc. som fremstilles under en kontrakt der forsvarssektoren betaler alle kostnader, skal tilfalle forsvarssektoren.

§ 17-12 . Indirekte kostnader

ett eller flere innkjøps- eller materialforvaltningssteder, ett eller flere tilvirkningssteder, en eller flere salgs- og administrasjonsavdelinger.

Leverandøren må kunne dokumentere de faktiske kostnader som danner grunnlag for fordeling av de indirekte kostnadene. Fordelingen av indirekte kostnader skal foretas slik at produktenes andel av de indirekte kostnadene blir så nøyaktige som praktisk mulig. Proporsjonalitetsprinsippet skal søkes lagt til grunn, slik at kostnadsbærerne blir belastet med de indirekte kostnadene i samme grad som de har forårsaket dem. Dersom leverandøren driver forskjelligartet virksomhet, skal fordelingen være så detaljert at ingen kategori eller gruppe av produkter blir belastet indirekte kostnader for andre kategorier eller grupper.

Når fordelingsgrunnlaget vurderes, er det viktig at budsjettert og realisert kapasitets- og sysselsettingsnivå er i rimelig samsvar med leverandørens totale kapasitet, slik at forsvarssektoren ikke betaler for en lav kapasitetsutnyttelse. Når et fordelingsgrunnlag for inndekning av indirekte kostnader er valgt, skal dette ikke endres ved å fjerne enkeltelementer. Alle kostnader som er inkludert i fordelingsgrunnlaget skal således bidra til å inndekke sine pro rata andeler av indirekte kostnader, selv om deler av samme fordelingsgrunnlag ikke er relevante i henhold til dette regelverk. De enkelte fordelingsgrunnlag er valgt ut fra deres fordelingsmessige egenskaper uavhengig hvorvidt kostnadene som inngår er relevante eller ikke. Fjernes noen av elementene i et fordelingsgrunnlag, er således ikke forutsetningene til stede lenger.

(2) Materialforvaltningskostnader omfatter indirekte kostnader i forbindelse med materialhåndtering, lagerhold, eventuell inngående frakt, innkjøp, kvalitetskontroll med videre. Tillegget beregnes som et forholdstall mellom materialforvaltningskostnadene og totalt forbrukte materialkostnader. Det kan ikke kreves godtgjøring for materialforvaltning vedrørende materialer eller produkter som forsvarssektoren stiller til rådighet for leverandøren, med mindre dette er avtalt i kontraktens spesielle vilkår.

(3) Indirekte tilvirkningskostnader omfatter indirekte kostnader som kan henføres til tilvirkningskostnadssted(-ene). Som eksempel kan nevnes lønnskostnader til formenn, avskrivninger på maskiner og verktøy, husleie for produksjonslokalet, lys, varme og andre spesielle kostnader. Påslaget beregnes enten som et forholdstall mellom kostnadsstedets indirekte tilvirkningskostnader og totale direkte timer forbrukt eller mellom totale indirekte tilvirkningskostnader og sum direkte timekostnader.

Påslaget beregnes normalt som et forholdstall mellom bedriftens totale salgs- og administrasjonskostnader og sum tilvirkningskostnader.

Garantikostnader skal vurderes i forhold til leverandørens dokumenterbare kostnader knyttet til garantier. Plassering av denne type kostnader i kalkylesøylen vil avhenge av beregningsmåten for kostnaden. Det er vanskelig å gi en generell anbefaling til beregningsmåte og plassering i kalkylesøylen, da dette vil variere for de forskjellige kontrakter og fra bedrift til bedrift.

§ 17-13 . Generelle utviklingskostnader

(1) Utviklingskostnader er de registrerbare kostnader som påløper hos en leverandør på grunn av aktiviteter som utføres for å videreutvikle bedriftens alminnelige og teknologiske kunnskaps- og kompetansenivå.

(2) Ut over dette kan utviklingsaktiviteter hvor resultatet er relevant for alle produkter i en produktgruppe som representerer en vesentlig del av bedriftens totale produktspekter, eller representerer kunnskaps- og kompetanseoppbygging relatert til forventede behov for forsvarssektoren, aksepteres som generell utvikling.

(3) Direkte utviklingskostnader forbundet med konkrete prosjekter (produktrettet utvikling) forutsettes betalt av kjøper.

(4) Generelle utviklingskostnader beregnes som et prosentuelt påslag av totale driftskostnader, normalt begrenset oppad til 4 %. Satsen kommer kun til anvendelse etter en vurdering av utviklingsaktivitetene samt tilhørende kostnader.

§ 17-14 . Kapitalkostnader knyttet til rentebærende kapital

Verdien beregnes med utgangspunkt i summen av eiendelene i balansen. For å unngå eventuelle tilfeldige utslag av høy/lav kapitalbinding ved regnskapsårets slutt, bør gjennomsnitt av halvårs-, ev. kvartalsregnskapene benyttes. En av inngangsverdiene i denne gjennomsnittsberegning skal være en balanse revidert og godkjent av selskapets revisor. Leverandørens regnskap og balanse skal være ført i henhold til norsk regnskapslov, herunder lov om årsregnskap m.v., for å kunne danne grunnlag for beregning av rentebærende kapital.

(2) Med utgangspunkt i balansen foretas en ny inndeling av eiendels- og gjeldspostene. Eiendelene fordeles på driftsnødvendige og ikke driftsnødvendige eiendeler, mens gjeldspostene fordeles på rentebærende og ikke-rentebærende gjeld.

ubebygde tomter som ikke antas å komme til anvendelse i kontraktsperioden, langsiktige finansplasseringer, aksjer i datterselskap eller andre foretak. Spesielle unntak kan tenkes hvor for eksempel medeierskap er nødvendig for å sikre råvaretilgang, underleveranser, markedsføring, teknologi med videre, likvider (i betydningen kontantbeholdning, aksjer, verdipapirfond, sertifikater og obligasjoner) som overstiger løpende behov inklusiv sikkerhetsmargin. Som en veiledning kan en betrakte likviditetsbeholdning som overstiger 20 % av ett års omsetning som overskuddslikviditet, fordringer som følge av utlånsvirksomhet, nedlagte anlegg, aksjer i eget selskap og fordring på ikke innbetalt aksjekapital, aktiverte utviklingskostnader og goodwill (spesielle unntak kan gjøres), og øvrige eiendeler som ikke har tilknytning til virksomhetens basisaktiviteter.

leverandørgjeld, skattegjeld og annen gjeld til offentlige myndigheter (skattetrekk, arbeidsgiveravgift, MVA og lignende), rentefrie forskudd fra kunder, garantiavsetninger og avsetninger for påløpte ikke forfalte kostnader.

(5) Forsvarssektoren skal normalt gi kompensasjon for leverandørens investering i humankapital og immaterielle verdier, som for eksempel resultatet av utviklingsarbeid som vanligvis utgiftsføres i den perioden kostnadene påløper, eller annen oppbygging av «know-how». Det kan være nettopp disse ressurser som er basis for de ytelser forsvarssektoren ønsker å kjøpe. En modell for å kompensere for slike verdier kan være å aktivere tidligere kostnadsførte utviklingskostnader i balansen med en tilhørende avskrivningsplan. Dette kan gjøres utenfor det offisielle regnskap. Slik praksis må vurderes opp mot hva som blir kompensert gjennom direkte utviklingsoppdrag og gjennom påslag for generell utvikling.

(6) Rentebærende kapital skal gis en avkastning beregnet på grunnlag av en kalkulatorisk rentesats. Den kalkulatoriske rentesatsen settes lik et gjennomsnitt av helårig etterskuddsrente, månedsgjennomsnitt beregnet ut fra renten på representative statsobligasjoner med gjenstående løpetid 10 år for de siste kjente 12 måneder, + 1,5 % poeng. Renten er ment å kompensere et foretaks gjennomsnittlige kostnad for både kort- og langsiktig finansiering. Aktuell rentetabell utarbeides av Norges Bank. Den finnes blant annet i Norges Banks kvartalstidsskrift «Penger og kreditt», som er offentlig tilgjengelig og kan fås ved henvendelse til banken. (I kvartalstidsskriftet benevnes tabellen «Effektive renter på norske obligasjoner».) Ved kontrakter som er gjenstand for kostnadsprøving bør det etableres en gjennomsnittlig rentesats for hvert år i kontraktgjennomføringsperioden.

(7) For å finne frem til selvkost vil det være nødvendig å beregne en påslagsfaktor for kapitalkostnad i prosent av driftskostnadene.

K = påslagssats for kapitalkostnader, R = rentebærende kapital, r = kalkulatorisk rentesats, D = leverandørens totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen, og avkastning = fradrag for mottatt avkastning på driftsnødvendige eiendeler.

§ 17-15 . Risikokompensasjon

Kompensasjonen tilfaller egenkapitalen for dekning av økonomisk risiko. Kompensasjonen skal dekke generell forretningsrisiko (u1) og eventuell spesiell risiko (u2). All forretningsvirksomhet innebærer økonomisk risiko. Generelt er det i forsvarssektorens og leverandørens interesse å redusere risikoen i kontraktsforholdet så mye som mulig. Den gjenstående risiko må fordeles mellom leverandøren og forsvarssektoren etter kontraktens karakter og normale forretningsmessige prinsipper. Da leverandøren normalt vil kreve kompensasjon for risiko i form av økt gevinst, må det vurderes om og i hvilken grad forsvarssektoren skal bære deler av risikoen.

§ 17-16 . Generell forretningsrisiko

(1) Generell forretningsrisiko (u1) skal tilfalle egenkapitalen som kompensasjon for den alminnelige risiko knyttet til forretningsvirksomhet. Generell forretningsrisiko er den merrisiko som kapital plassert i en bedrift er utsatt for, sammenlignet med kapital som er investert på sikrere rentabel måte. (F.eks. innskudd i bank eller plassering i obligasjoner med betryggende sikkerhet.)

(2) Risikotillegget for u1 skal være 2 % av Rentebærende kapital (R).

§ 17-17 . Spesiell risiko

(1) Spesiell risiko (u2) er risiko knyttet til den konkrete kontrakt og kan kun dekkes når leverandøren påviser hvilke spesielle risikoer som tas. Disse risikoer skal være best mulig spesifisert i kontrakten.

(2) Spesiell risiko beregnes i prosent av Rentebærende kapital (R).

kontraktens varighet, kompleksitet/andel av nyutvikling, kontrakttype.

(4) Sammenheng mellom risikotillegg og risikofradrag: Risikotillegg Basis Fradrag punkt c Totalt Kontraktens varighet 0–4,5 % 100–0 % 0–4,5 % Kompleksitet 0–12,0 % 100–0 % 0–12,0 % Totalt påslag u2 0–16,5 % 100–0 % 0–16,5 %

§ 17-18 . Risikotillegg

Risikotillegget (punkt a og b) beregnes som om leverandøren kun har en kontrakt, og ikke har mulighet til å diversifisere bort usystematisk kontraktrisiko. a. Kontraktens varighet Risikopåslag 0–3 år 0–3,0 % 3–10 år 3,0–4,5 % Mer enn 10 år 4,5 % b. Kompleksitet/utviklingsandel Risikopåslag Serieproduksjon av tidligere utviklet produkt 0–4,0 % Spesial tilpasning av tidligere utviklet produkt 0–8,0 % Nyutviklet produkt 0–12,0 %

§ 17-19 . Risikofradrag

Bedriftens risiko ved å ta på seg en ny kontrakt er avhengig av den kontrakttype som inngås med kunden. c. Kontrakttype Reduksjon av risiko Priskontrakt med begrenset risikokompensasjon 0 % Fastpriskontrakt 0 % Priskontrakt med prisglidning 30–10 % Priskontrakt med ansporing 30–0 % Alle kostnadskontrakter 100 %

Kommentar:

Valg av kontrakttype vil i stor grad påvirke spesiell risiko. I en ren kostnadskontrakt vil kjøperen påta seg størstedelen av risikoene, herunder hele kostnadsrisikoen og risiko for mislykket produkt i det denne dekkes som kostnad. Innbefattet i kostnadsrisiko er risiko for feilvurdering av kostnader ved nyproduksjon og tap i forbindelse med force majeure. I en ren fastpriskontrakt vil derimot stort sett all risiko for gjennomføringen påhvile leverandøren, blant annet hele kostnadsrisikoen. Mellom disse ytterpunkter finner man kontrakttyper som i fallende/økende grad angir partenes ansvar og risiko, jf. kapittel 19 om kontraktstyper .

§ 17-20 . Beregning av u2

u2 = spesiell risiko i prosent av kontraktens driftskostnader, a = risiko påslag for kontraktens varighet, b = risiko påslag for kontraktens kompleksitet/utviklingsandel, og c = reduksjon av risiko som følge av kontrakttype.

Beregning av total risiko: Σu1,u2 = u1 + (a + b) x (1 – c)

§ 17-21 . Beregning av påslagssats for risikokompensasjon

(1) Rentebærende kapital er grunnlag for beregning av både kapitalkostnad og risikokompensasjon.

(2) Beregningene av kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon tar utgangspunkt i totalaktiviteten for en bestemt periode, f.eks. ett år. Både kapitalkostnad og gevinst/risikokompensasjon regnes om til kalkylesatser som beregnes i prosent av bedriftens samlede driftskostnader (D) for perioden. (D = totale driftskostnader oppbygget med samme struktur som kalkylesøylen i § 17-10)

G = R (u1 + u2 )/D , G = kalkylesats for gevinst/risikokompensasjon, R = rentebærende kapital, og D = totale driftskostnader.

§ 17-22 . Ansporing

Ytterligere kompensasjon kan gis når særskilte ansporingsordninger avtales, se kapittel 26 om ansporings- og sanksjonsordninger. (For eksempel for kostnadssenkning, kortere leveringstid eller for bedre ytelser.)

§ 17-23 . Forenklet metode for beregning av påslag for kalkulatorisk rente og risikokompensasjon

Primærmetodene for beregning av kalkulatorisk rente og risikokompensasjon iht. dette regelverk er de metoder som er beskrevet i § 17-16 – § 17-21. I en del tilfeller, for mindre anskaffelser, vil det imidlertid være hensiktsmessig å kunne benytte en enklere metode for beregning av disse påslagene. Denne forenklede metoden innebærer at det gjøres ett påslag som gir kompensasjon både for kapitalkostnader og for den risiko egenkapitalen utsettes for. Påslaget skal være begrenset oppad til den til enhver tid gjeldende kalkulatorisk rentesats, som beregnes i prosent av stipulerte driftskostnader.

Kommentar:

Dersom f.eks. driftskostnader er kr 50 000 og kalkulatorisk rentesats er 7 % vil en ved bruk av maksimal påslagssats få et påslag på kr 3 500. Hvor på skalaen påslaget settes må vurderes i lys av anskaffelsens totale risiko og hvordan denne fordeles mellom forsvarssektoren og leverandøren. Det må likevel kun unntaksvis antas være relevant å innrømme maksimalt påslag med forenklet metode da slike anskaffelser sjelden vil være av samme kompleksitet og varighet som de anskaffelser hvor primærmetoden benyttes, og hvor maksimalt gevinstpåslag er avtalt.

Det er ikke tillatt å spekulere i bruk av den forenklede metoden som her er beskrevet. Primærmetoden skal ha fortrinn fremfor den forenklede metode, og skal alltid kunne benyttes dersom forsvarssektoren finner det nødvendig .

§ 17-24 . Teknisk og økonomisk evaluering

(1) Som et ledd i vurderingen av de kalkulerte kostnader i forbindelse med et tilbud og bedømmelse av påløpte kostnader under en kontrakt, må det etableres et nøye samarbeid mellom den tekniske ekspertise og kontraktrevisorene.

(2) Den bistand teknisk ekspertise kan gi kontraktrevisor ved vurdering av materiell- og timeforbruk er av stor betydning for kostnadskontrollen. Den tekniske ekspertise det her er henvist til vil være teknisk fagpersonell innen anskaffelsesmyndighetene, personell ved Forsvarets kvalitetssikringsmyndighet og eventuelt annen ekstern fagekspertise.

(3) Koordineringen av det tekniske og økonomiske samarbeidet er kontraktrevisors ansvar. Samarbeidet mellom teknisk fagpersonell og revisor må bygge på gjensidig forståelse, slik at man utveksler opplysninger og yter hverandre bistand for å gjøre den samlede kontrollvirksomhet så effektiv som mulig.

§ 17-25 . Belastninger som ikke er relevante i forhold til kontrakter med forsvarssektoren

representerer en skjult gevinst, forutsettes dekket innenfor rammen av kontraktfestet gevinst, representerer en ikke driftsnødvendig kostnad, skal fordeles til andre kostnadsbærere (andre kontrakter og lignende), og som helt eller delvis dekkes av andre offentlige etater/ordninger.

avskrivninger på bygg, maskiner eller utstyr som i henhold til avtale er betalt eller vil bli betalt av forsvarssektoren, virkelige rentekostnader, tap på valuta, tap på kontrakter og leveranser, samt forsikringer mot tap av kontrakt, dagbøter og erstatninger, samt kostnader og juridiske honorarer ved rettergang eller forberedelse til slike, produktrettet utviklings- og konstruksjonskostnader som ikke angår forsvarssektorens kontrakt, materialsvinn utover normal vrak, omarbeidelse og kassasjon, gaver som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen, kostnader til representasjon som ikke er fradragsberettiget ved inntektsskatteligningen, premier for spesielle livs-/pensjonsforsikringer til fordel for enkeltpersoner, utgifter ved forretningsutvikling eksempelvis, oppkjøp, fusjoner, joint venture etableringer, endring av leverandørens organisasjon, eierforhold, juridiske stilling, samt tilhørende finansieringskostnader, inntektsskatt til stat og kommune, kostnader som belastes en kontrakt direkte kan ikke medtas som en indirekte kostnad eller omvendt, kostnader som i sin natur, art eller størrelse er åpenbart urimelig i forbindelse med en kontrakt med forsvarssektoren anses som ikke relevante.

(3) Oppregningen kan ikke dekke alle aktuelle tilfeller og er derfor ikke uttømmende.

(4) Hvis en ikke relevant kostnad er en del av et fordelingsgrunnlag, skal dette ikke reduseres med den ikke relevante kostnad.

§ 17-26 . Avskrivninger

(1) Avskrivninger på anleggsmidler skal beregnes på grunnlag av historisk anskaffelseskost basert på en planmessig avskrivning over driftsmidlets antatte bedriftsøkonomiske levetid. Beregningen utføres i samsvar med «Norsk regnskapsstandard».

(2) Det forutsettes at bedriftsøkonomiske betraktninger legges til grunn for vurdering og avskrivning av driftsmidler. Som hovedprinsipp bør de samme betraktninger legges til grunn for vurdering av kostnader for leveranser til forsvarssektoren.

(3) Om leverandøren budsjetterer/foretar større investeringer i kontraktsperioden, vurderes disse separat og avskrives etter bedriftsøkonomisk levetid.

(4) I de tilfeller det kan påvises at maskiner og utstyr blir utsatt for ekstra slitasje i forbindelse med en kontrakt til forsvarssektoren, kan det i de spesielle kontraktsvilkårene avtales særskilte avskrivningsbeløp. Avskrivningene i de påfølgende år reduseres tilsvarende.

(5) Reparasjons- og vedlikeholdskostnader av ekstraordinær størrelse kan kreves aktivert. Hensikten er å unngå at kontrakter som inngås det året reparasjons- og vedlikeholdskostnader påløper, blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

§ 17-27 . Leiekostnader

Enkelte foretak har delt virksomheten i eiendoms- og driftsselskap. I stedet for avskrivning og rente på bygg og anlegg vil en da i regnskapet til driftsselskapet få leiekostnader til eiendomsselskapet. I slike tilfeller må det vurderes hvorvidt leien avviker fra normal avkastning på kapitalen i eiendomsselskapet.

§ 17-28 . Markedsføringskostnader

(1) Forsvarssektoren godtar en forholdsmessig andel av markedsføringskostnader, forutsatt at de er fordelt til alle produkter/kontrakter etter bestemte kriterier (proporsjonalitetsprinsippet).

(2) Utgiftsførte engangskostnader forbundet med større markedsføringskampanjer (f.eks. markedsintroduksjon av nytt produkt eller nye produkter i inn- og utland), kan godtas hvis slike kostnader i kalkylesammenheng fordeles over flere år. Resultatet av en slik kampanje vil vanligvis gjøre seg gjeldende over flere etterfølgende år. Hensikten er derfor å unngå at statlige kontrakter som inngås det året kampanjen gjennomføres blir uforholdsmessig sterkt belastet med den type kostnader.

Kapittel 18. Leverandøranalyse

§ 18-1 . Innledning

(1) Leverandøranalyser er aktiviteter for å kartlegge en leverandørs status på forskjellige områder.

(2) Analysene gjennomføres for å gi anskaffelsesmyndigheten beslutningsgrunnlag ved valg av leverandør, og som grunnlag for å treffe tiltak dersom det avdekkes svakheter hos leverandøren.

(3) Kapittel 18 regulerer leverandøranalyser av leverandørenes system for kvalitetsstyring og finansielle status. Øvrige vurderinger av leverandørers evne til å levere er en del av anskaffelsesmyndighetens normale saksbehandling ved anskaffelser.

§ 18-2 . Tidspunkt for leverandøranalyser

(1) Leverandøranalysene skal normalt gjennomføres før kontraktsinngåelse. Analysen skal gjøres enten som en del av en prekvalifisering av leverandører eller som en del av en detaljevaluering etter at tilbud/anbud er blitt mottatt.

(2) Leverandøranalyser kan også gjennomføres etter kontraktsinngåelse dersom det dukker opp situasjoner som gjør dette nødvendig.

§ 18-3 . Vurdering av risiko

den konsekvensen som en eventuell uteblivelse eller mangelfull leveranse vil få for forsvarssektoren, heretter benevnt «konsekvens», og den sannsynligheten som foreligger for at en leveranse vil bli forsinket, mangelfull, osv., heretter benevnt «sannsynlighet».

«Konsekvens» og «Sannsynlighet» deles inn i tre nivåer: Liten, Middels og Stor, og retningslinjer for å fastsette disse er gitt i § 18-4.

(2) Kombinasjonen av «konsekvens» og «sannsynlighet» gir i henhold til nedennevnte tabell fire forskjellige nivåer av risiko: neglisjerbar, moderat, betydelig og kritisk. Krav til leverandøranalyser for de forskjellige risikonivåer er gitt under henholdsvis § 18-5 om leverandøranalyse – kvalitetssikring og § 18-6 om finansiell leverandøranalyse. Nivå av risiko Stor sannsynlighet Betydelig Kritisk Kritisk Middels sannsynlighet Moderat Betydelig Kritisk Liten sannsynlighet Neglisjerbar Moderat Betydelig Liten Middels Stor Konsekvens

Kommentar:

Modellen er laget for å velge omfanget av leverandøranalyser. Den har likhetstrekk med Forsvarets metode for håndtering av usikkerhet, men må ikke forveksles med den .

§ 18-4 . Fastsettelse av sannsynlighet og konsekvens

(1) Normalt kan omfanget av «konsekvens» fastslås på forhånd. Flere av faktorene knyttet til «sannsynlighet» vil først kunne avdekkes ved en leverandøranalyse. En del generelle faktorer knyttet til «sannsynlighet» kan imidlertid fastslås på forhånd.

(2) Ved vurdering av «sannsynlighet» skal følgende retningslinjer legges til grunn: Liten Middels Stor Grad av utvikling av produktet Serieproduksjon Tilpassing/modifisering av tidligere produserte produkter Utvikling Egenkapitalens (EK) størrelse i forhold til kontraktsverdi 1. 10 % < EK < 50 % av kontraktsverdi 2. EK < 10 % av kontraktsverdi 3. Kontraktens varighet 4. > 3 år 5. Erfaring med leveranser til Forsvaret eller andre lands Forsvar innenfor NATO (både kvalitet og finansiell analyse) 6. Ingen erfaring 7. Leverandørens avhengighet av få produkter/kunder (bare finansiell analyse) 8. Største kunde eller ett produkt står alene for mer enn 50 % av omsetningen

hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre krigsoppgaver, hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Forsvarets evne til å utføre fredsoppgaver, hvilke økonomiske tap vil Forsvaret kunne påføres som følge av uteblivelse eller mangelfull leveranse. Ved vurdering av økonomisk konsekvens skal alle leveranser med verdi over 500 mill. klassifiseres som stor, og alle fra 75 til 500 mill. som middels, andre faktorer som tap av troverdighet/anseelse, politiske aspekter osv.

(4) Ved vurdering av konsekvensen er det tilstrekkelig at en av faktorene er berørt. Er flere faktorer berørt skal den faktor som gir den største konsekvensen legges til grunn.

§ 18-5 . Leverandøranalyse – kvalitetssikring

(1) Hensikten med leverandøranalyse og leverandørens system for kvalitetstyring er å vurdere potensielle leverandørers evne til å levere et spesifisert produkt i samsvar med krav i en fremtidig kontrakt. Det skal vurderes om potensielle leverandører har etablert, eller vil være i stand til å etablere og vedlikeholde et system for kvalitetstyring. Leverandøranalysen skal identifisere sterke og svake sider ved systemet for kvalitetstyring.

neglisjerbar – ikke krav til analyse, moderat – ikke krav til analyse, men anskaffelsesmyndigheten kan foreta en enkel vurdering, betydelig – analysen gjennomføres av kvalitetsikringsmyndigheten, og kritisk – analysen gjennomføres av kvalitetsikringsmyndigheten.

(3) En enkel vurdering av aktuell leverandør skal skje på grunnlag av innsendt materiale ifm. en aktuell anskaffelse. Vurderingen innbefatter gjennomgang av preliminær kvalitetsplan og sertifikater. Opplysninger fra kvalitetsikringsmyndighet innhentes. Leverandøranalyse (se nedenfor) gjennomføres dersom vurderingen ikke gir tilstrekkelig informasjon for å foreta valg av leverandør.

ledelsens ansvar, kvalitetsystemets dokumentasjon, kontraktgjennomgang, styring og utvikling av konstruksjon, dokument og datastyring, innkjøp, kontroll med produkter levert av kunden, produktidentifikasjon og sporbarhet, prosesstyring, kontroll og prøving, styring med kontroll-, måle- og prøvingsutstyr, kontroll- og prøvingsstatus, avviksbehandling, korrigerende og forebyggende tiltak, håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering, registrering, interne kvalitetsrevisjoner, opplæring, ettersyn, statistiske teknikker, konfigurasjonsstyring, kvalitetsikring av programvare, og elementer med utgangspunkt i krav til produktet.

resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i systemet for kvalitetsstyring. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme, en vurdering om den enkelte leverandørs system for kvalitetstyring er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke, en sammenlikning av leverandørenes system for kvalitetstyring, forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos den enkelte leverandør. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

Rapporten som vil bli gradert «Fortrolig» distribueres kun til oppdragsgiveren.

resultat og vurdering av de enkelte verifiserte elementer i systemet for kvalitetstyring. Leverandørens sterke og svake sider vil da fremkomme, en anbefaling om leverandørens system for kvalitetstyring er akseptabelt for gjennomføring av den aktuelle kontrakten eller ikke, forslag til oppdragsgiveren om tiltak som bør iverksettes hos leverandøren. Hvis tiltak ikke kan gjennomføres før kontraktsinngåelse bør det vurderes å avtalefeste gjennomføringen.

(7) Rapporten, som vil bli gradert «Fortrolig», skal distribueres til oppdragsgiveren og eventuelt til leverandøren. Dersom systemet ikke er akseptabelt, må det fremgå av rapporten hvilke elementer som må forbedres.

§ 18-6 . Finansiell leverandøranalyse

(1) Finansiell leverandøranalyse foretas for å vurdere om leverandøren har finansiell styrke til å oppfylle sine forpliktelser overfor forsvarssektoren. I tillegg til leverandørens generelle finansiell styrke skal det også tas hensyn til de spesielle risikoelementer kontrakten innebærer. Det vil si at en leverandør kan bli vurdert til å ha en tilfredsstillende finansiell styrke for en kontrakt, men samtidig kan bli underkjent for andre kontrakter som innebærer større risikoelementer.

når der fremkommer opplysninger som tyder på at leverandørens økonomiske situasjon ikke er tilfredsstillende, og dette kan få konsekvenser for forsvarssektorens leveranse, ved eierskifte dersom tidligere eier har stilt garantier for datterselskapets forpliktelser overfor forsvarssektoren, ved eierskifte av et «Ansvarlig selskap (ANS)», eller ved omdannelse av et ANS til et aksjeselskap.

neglisjerbar – ikke krav til analyse, moderat – enkel analyse gjennomføres av anskaffelsesmyndigheten, betydelig – detaljert analyse gjennomføres. Dersom anskaffelsesmyndigheten har nødvendig kompetanse og kapasitet kan anskaffelsesmyndigheten gjennomføre analysen selv. Dersom kapasitet og kompetanse ikke foreligger, skal analysen gjennomføres av FLO, kritisk – detaljert analyse gjennomføres av FLO Avdeling Kontraktrevisjon.

enkle nøkkeltallsberegning, innhenting av kredittopplysninger fra kredittopplysningselskap, gjennomgang av tidligere utførte analyser som fortsatt er aktuelle. Analysene skal ikke være mer enn 18 md., og skal i raskt skiftende bransjer ikke være mer enn 12 md. Avhengig av situasjon kan det i tillegg utføres trendanalyse (regnskapsanalyse) siste 3 år.

trendanalyse siste 3 år (regnskapsanalyse), analyse av delårsregnskaper, analyse av konsernets økonomiske situasjon dersom selskapet er en del av et større konsern.

vurdering av regnskapsprinsipper og økonomistyringssystemene, budsjettanalyser, kapitalbehovsanalyse, vurdering av prognoser/langtidsplaner, vurdering av ordrereserven, vurdering av markedssituasjonen, vurdering av kundegrunnlaget, vurdering av produktporteføljen, vurdering av organisasjonen og ledelsen, vurdering av konsernstrukturen, eller referansesjekk (bank, revisor, kunder etc.).

leverandøren kan anbefales, da det er overveiende sannsynlig at leverandøren har finansiell styrke til å innfri de forestående kontraktsforpliktelser, leverandøren kan anbefales dersom det treffes en kombinasjon av tiltak som kan sikre gjennomføring av leveransen og innfrielse av alle kontraktsforpliktelser. Følgende tiltak kan det være aktuelt å kreve: kapitaltilskudd fra eierne for å øke soliditeten og likviditeten, finansiell omstrukturering i form av økt langsiktig gjeld, garantier fra bank, finansinstitusjon, eller garantier fra konsernet som leverandøren er en del av, leverandørens kan ikke anbefales da det er knyttet for stor usikkerhet til om leverandøren har finansielle styrke til å innfri de forestående kontraktsforpliktelser, eller ved enkel/foreløpig analyse kan det også konkluderes med at det er behov for mer detaljerte analyser før det kan trekkes noen konklusjon.

Kapittel 19. Kontraktstyper

§ 19-1 . Valg av kontraktstype

Forsvarssektoren skal fastlegge valg av kontraktstype i forkant av anskaffelser. Valg av kontraktstype skal fremgå av kontraktstrategien, jf. kap 8.

§ 19-2 . Hovedgrupper av kontraktstyper

(1) Kontraktstyper i ARF defineres ut fra det leverings- og kostnadsmessige ansvar som legges til grunn for en avtale, samt på hvilket grunnlag forsvarssektorens økonomiske vederlag for leveransen skal utbetales (kompensasjonsformat). Begrepet kontraktstype henspeiler ikke på hvilken type anskaffelse som gjennomføres, f.eks. rammeavtaler, utviklingskontrakter, langtidskontrakter med videre.

under en priskontrakt er leverandøren forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) til den avtalte pris, uansett hvor høye hans kostnader måtte bli, under en kostnadskontrakt er leverandøren kun forpliktet til å levere den bestilte vare(r) eller tjeneste(r) så lenge han får dekket sine relevante kostnader i samsvar med kontraktsvilkårene.

(3) I en priskontrakt er det leverandøren som bærer den kostnadsmessige risiko, mens det i kostnadskontrakten vil være forsvarssektoren som bærer denne risiko. Med risiko menes her usikkerhet knyttet til leverandørens kostnader forbundet med gjennomføringen av en leveranse. Ved å overføre denne risikoen til leverandøren vil leverandøren normalt kreve en risikopremie. Størrelsen på denne risikopremien vil variere med kunnskapen om og sikkerheten i prisgrunnlaget og leverandørens risikoaversjon.

§ 19-3 . Priskontrakter

fastpriskontrakt, priskontrakt med begrenset risikokompensasjon, priskontrakt med prisglidningsbestemmelser, eller priskontrakt med ansporingsbestemmelser.

(2) Alle kontraktstyper setter en øvre grense for den pris forsvarssektoren er forpliktet til å betale. Leverandøren er forpliktet til å fullføre leveransen, men de ulike kontraktstyper fordeler risiko mellom kjøper og selger forskjellig.

§ 19-4 . Kostnadskontrakter

kostnadskontrakt med ansporing, kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko, kostnadskontrakt uten risikokompensasjon, eller kostnadsdelingskontrakt.

(2) Ved bruk av disse kontraktstypene vil leverandøren få dekket sine relevante kostnader inntil det betingede kostnadstak er nådd. Leverandøren vil imidlertid ikke ha et absolutt leveringsansvar hvis han ikke får dekket sine relevante kostnader innenfor dette betingede kostnadstaket. Kostnadsdelingskontrakten er en kontrakttype som fastsetter at leverandøren bare får dekket en avtalt del av sine kostnader, idet han selv dekker differansen.

§ 19-5 . Grunnlaget for oppgjør av kontrakt

(1) Under forutsetning av at leveransen leveres til avtalt tid med riktig kvalitet og mengde, vil oppgjøret av en fastpriskontrakt eller priskontrakt med prisglidningsbestemmelser følge direkte av den avtalte pris kun med justering i henhold til prisglideformelen for denne kontrakttypen.

(2) For priskontrakt med begrenset risikokompensasjon vil oppgjøret av kontrakten være basert på leverandørens ytelse, samt realiserte kostnader maksimert til den øvre grense. Disse kontraktene må derfor gjøres til gjenstand for kostnadsprøving av forsvarssektoren, jf. kapittel 17 om kostnadskontroll.

(3) Under en kostnadskontrakt betaler forsvarssektoren leverandøren de kostnader som er påløpt og godkjent av forsvarssektoren i samsvar med kontraktvilkårene, samt en eventuell kontraktfestet ansporing eller kompensasjon for generell forretningsrisiko.

(4) Alle kostnadskontrakter er gjenstand for kostnadsprøving av forsvarssektoren. Forsvarssektorens betalingsforpliktelser skal til enhver tid begrenses til et bestemt beløp for derved å fastsette en grense som leverandøren ikke uten videre kan overskride (betinget kostnadstak).

§ 19-6 . Risikofordeling etter kontraktstyper

Følgende inndeling, basert på fallende risiko på leverandørens hånd, viser de vanligste typer kontraktstyper, med beskrivelse av risikofordeling mellom leverandør og kjøper Kontrakttype Risikofordeling Priskontrakter Priskontrakt med begrenset risikokompensasjon Leverandøren bærer all økonomisk risiko Fastpriskontrakt Leverandøren bærer all økonomisk risiko Priskontrakt med prisglidningsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Priskontrakt med ansporingsbestemmelser Delt risiko mellom leverandør/kjøper Kostnadskontrakter Kostnadskontrakt med ansporing Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt med fast kompensasjon for generell forretningsrisiko Kjøper bærer all spesiell risiko innen kontraktens begrensninger Kostnadskontrakt uten risikokompensasjon Kjøper bærer all risiko innen kontraktens begrensninger

§ 19-7 . Ikke tillatt kontraktstype

Kostnadskontrakt med prosentuell risikokompensasjon skal ikke benyttes. Det vil si der risikokompensasjonen er en kontinuerlig funksjon av kostnadenes størrelse.

Kommentar:

Grunnen til dette er at en slik kontrakt ikke gir leverandøren noe insitament til å begrense kostnadene. Kontraktstypen innebærer at jo større kostnadene blir, jo større blir risikokompensasjonen. Alle hovedkontrakter med innsynsrett, skal inneholde bestemmelse om at ingen underkontrakter av typen kostnadskontrakt med prosentuell risikokompensasjon tillates, herunder også risikopåslag i timepriser .

§ 19-8 . Kriterier for valg av kontraktstype

(1) Valg av kontraktstype må vurderes for hver anskaffelse og er normalt gjenstand for forhandlinger. Målsettingen er å velge en kontraktstype som gir leverandøren og forsvarssektoren en akseptabel risikofordeling, samtidig som det er viktig å tilrettelegge for maksimal ansporing for effektiv og optimal gjennomføring av kontrakten slik at de totale levetidskostnader blir lavest mulig. Nedenfor er det nevnt en del kriterier som bør vektlegges i vurderingen av hvilke(t) kontraktsformat forsvarssektoren mener er de(t) optimale for den enkelte anskaffelse.

priskonkurranse – resulterer normalt i priskonkurranse i markedspriser, og en fastpriskontrakt er vanligvis i forsvarssektorens interesse, kostnadsanalyse – i fravær av effektiv priskonkurranse, vil kostnadsanalyse fremskaffe grunnlag for kontraktsforhandlinger. Det er vesentlig at usikkerhetsmomenter i gjennomføringen av kontrakten og deres mulige innvirkning på kostnadene blir identifisert og evaluert, slik at kontrakttypen som velges plasserer et tilstrekkelig kostnadsansvar på leverandøren, samtidig som risikopremien som betales gjennom avtalt pris ikke blir for høy, leveransens type og kompleksitet – usikkerhet med hensyn til omfanget av leveransen resulterer normalt i større risikoovertagelse på forsvarssektorens hånd. Dette gjelder spesielt for forsknings- og utviklingskontrakter hvor usikkerhetsmomenter og sannsynlighet for endringer gjør det vanskelig å estimere kostnadene på forhånd. I denne sammenheng er det derfor naturlig å vurdere bruk av kostnadskontrakt. Ved produksjons- eller tjenesteoppdrag der leverandøren kjenner teknologien, skal kostnadsrisikoen overføres til leverandøren, og en priskontrakt skal vurderes, krav til leveringstid, jf. kapittel 26 om ansporings og sanksjonsordninger, kontraktsperiodens lengde – i perioder med større økonomisk usikkerhet, kan det i kontrakter med lengre løpetid (over ett år) være nødvendig med prisglidningsbestemmelser, jf. kapittel 17 om kostnadskontroll og valutaklausuler kapittel 28 Valuta, leverandørens gjennomføringsevne – leverandørens gjennomføringsevne med hensyn på teknisk dyktighet på området og finansiell styrke, jf. kapittel 18 om leverandøranalyse, leverandørens økonomisystem – leverandørens økonomisystem kan være en begrensende faktor. Det må stilles som krav at leverandørens økonomisystem er vurdert med hensyn til tilstrekkelig grad av informasjonstilgjengelighet og kvalitet. Dette er et absolutt krav der forsvarssektoren velger å inngå en kostnads- eller ansporingskontrakt, samt kontrakt med begrenset risikokompensasjon, og hvor påløpne kostnader skal være gjenstand for kostnadskontroll.

(3) De ulike kontraktstyper krever ulik grad av ressursforbruk for administrasjon av kontrakten for forsvarssektoren. Fastpriskontrakter og priskontrakt med prisglidningsbestemmelser fordrer normalt minst ressursbruk innad i forsvarssektoren under ellers like forhold.

§ 19-9 . Kombinasjoner av kontraktstyper

(1) Elementer fra hver av de nevnte kontraktstyper kan kombineres, slik at anskaffelsesmyndighetene kan forme kontrakten ut fra de ulike forhold som er knyttet til den enkelte anskaffelse.

(2) Elementer av de forskjellige kostnadskontrakter kan kombineres innbyrdes eller med elementer av priskontrakter. Det kan f.eks. ved produksjonsserier av mer komplekst materiell avtales en kontrakt hvor en viss del av de første produserte enheter betales etter påløpne kontrollerte kostnader. Deretter benyttes en type priskontrakt hvor prisen fastsettes på grunnlag av etterkalkyle og under hensyntagen til oppstartskostnader, læringskurver med videre.

§ 19-10 . Krav om innsyn og kostnadskontroll

leverandøren aksepterer innsyn fra forsvarssektoren gjennom at det er bestemmelser om innsyn og kostnadskontroll i kontraktens spesielle vilkår, leverandørens regnskapssystem tilfredsstiller de nødvendige krav for at en revisjon av kostnadene kan gjennomføres og prosjektets kostnader kan identifiseres separat. at endelig pris skal fastsettes basert på resultatet av kostnadskontrollen.

Kapittel 20. Opsjoner

§ 20-1 . Bruk av opsjoner

(1) Dersom anskaffelsesmyndigheten ønsker opsjoner på senere leveranser, skal opsjonen(e) inntas i kunngjøringen eller i forespørselen/konkurransegrunnlaget og kontrakten, jf. § 20-2.

det kan være behov for å anskaffe flere enheter i framtiden, men det foreligger ikke budsjettmessig dekning. Skifte av leverandør vil skape større drift- og opplæringsmessige konsekvenser, alle tekniske krav/funksjonalitet er ikke avklart på bestillingstidspunket. Valg av teknisk løsning/funksjon kan være avhengig av utfall/beslutninger i andre prosjekter/etater, eller budsjettmessige prioriteringer, eller det er behov for varene/tjenesten andre steder i forsvarssektoren. De øvrige brukere har mindre behov, og vil ikke kunne oppnå samme betingelser.

(3) Det skal ikke brukes opsjoner for å skape et feil inntrykk av leveransens omfang i den hensikt å få lavere priser.

(4) Dersom opsjonen gjelder økt antall, og omfanget av opsjonen er betydelig i forhold til det forpliktende omfanget, skal det avtales separate priser for opsjonen og det forpliktende omfang.

(5) Det kan avtales opsjoner som gir andre brukere/forsvarsgrener/etater/land rett til å anskaffe varer og tjenester til betingelsene i kontrakten.

§ 20-2 . Opsjoner i kontrakter

Opsjoner skal avtalefestes med dato for hvor lenge opsjonen er gyldig (dvs. seneste dato for når forsvarssektoren må gjøre sitt valg).

§ 20-3 . Utløsning av opsjoner

Opsjoner utløses normalt i form av en endringsavtale. Dersom opsjonen ønskes benyttet av en annen enn den forvaltning som administrerer den opprinnelige kontrakt, kan separate kontrakter benyttes, forutsatt at den annen forvaltning fremstår som oppdragsgiver i kontrakten.

Kapittel 21. Forespørsel og konkurransegrunnlag

§ 21-1 . Forespørsel og konkurransegrunnlag

informasjon og bestemmelser for gjennomføring av selve anskaffelsen, herunder angivelse av om anskaffelsen følger LOA, FOA eller FOSA, eller faller inn under EØS-avtalen artikkel 123. krav til leverandøren, krav til leveransen, de avtalevilkår som forsvarssektoren vil benytte i forbindelse med inngåelse av en avtale.

§ 21-2 . Krav til leverandøren

Anskaffelsesmyndigheten skal stille krav til leverandøren. Kravene vil avhenge av valgt regelverk, samt anskaffelsens kompleksitet og risiko.

§ 21-3 . Krav til leveransen

leveransebeskrivelse, krav til kodifisering, jf. kapittel 15, og krav til konfigurasjonsstyring, jf. kapittel 14.

§ 21-4 . Avtalevilkår

(1) Forespørselen skal inneholde de avtalevilkårene som tilbudet skal baseres på. Avtalevilkårene må tilpasses den enkelte anskaffelse. Den enkelte etats til enhver tid gjeldende avtalevilkår skal legges til grunn ved anskaffelser.

(2) Normalt skal etaten stå som avtalepart. Hvilke etater i forsvarssektoren som står som avtalepart, skal avklares før forespørsel/konkurransegrunnlag kunngjøres eller, dersom anskaffelsen ikke kunngjøres, før konkurranse igangsettes. Mer spesifikk angivelse av hvem i forsvarssektoren som administrerer avtalen kan oppgis i avtaleteksten.

pris/kontraktstype, jf. kapittel 19, leveringsbetingelser – bør baseres på INCOTERMS, leveringstid – ønsket leveringstid eller «beste leveringstid», betalingsvilkår og bankgaranti, jf. kapittel 23, mangler, reklamasjon og utbedring, jf. kapittel 22, forsinket levering (ansporings- og sanksjonsordninger), kapittel 26, force majeure (fritaksgrunner), endringer, jf. kapittel 38, opsjoner, jf. kapittel 20, kostnadskontroll, jf. kapittel 17, innsyn og framdriftsrapportering, jf. kapittel 27, forsikring, jf. § 5-3, materiell holdt av forsvarssektoren, jf. kapittel 25, rettigheter og royalty, jf. kapittel 24, hemmelighold, jf. § 2-11 om skjermingsverdig informasjon, dokumentrang, jf. § 9-4, oppsigelse, tvister, eiendomsrett til verktøy og materiell der forsvarssektoren dekker kostnadene, utviklingskostnader, rett til utsatt levering, offentligrettslige krav, godkjennelse av valg av underleverandør og ansvar for underleverandør, reklame, sikkerhetsstillelse, jf. kapittel 23 og § 36-2 fjerde ledd, kvalitetssikring, jf. kapittel 13, kodifisering, jf. kapittel 15, konfigurasjonsstyring, jf. kapittel 14, og Samfunnsansvar, jf. § 3-1.

§ 21-5 . Beredskapsklausul

Som et aspekt knyttet til etablering av opplegg for sivilt-militært samarbeid, samt for å ivareta behov for sivil støtte til Forsvaret i krisesituasjoner, skal det ved behov tilstrebes å innarbeide en klausul i avtalen som gjør at leverandøren forplikter seg til leveranser også i krisesituasjoner hvor ikke beredskapslovgivning er trådt i kraft.

Kapittel 22. Ansvar for mangler, reklamasjon og utbedring

§ 22-1 . Ansvar for mangler

Ved anskaffelser av varer og tjenester skal det avtales hvilke plikter og rettigheter partene har i forbindelse med mangler ved leveransen, jf. eksempelvis lov 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp (kjøpsloven) § 17 og § 18.

§ 22-2 . Mangler som oppdages ved levering

Dersom det oppdages mangler ved levering, skal normalt forsvarssektoren avvise leveransen. Dersom mangelen er av mindre karakter, kan forsvarssektoren akseptere leveransen mot at leverandøren forplikter seg til å rette opp mangelen innen en viss tid, eller ved at forsvarssektoren får et forholdsmessig prisavslag. Dersom leverandøren skal rette opp mangelen innen en viss tid, skal anskaffelsesmyndigheten holde tilbake en forholdsmessig andel av betalingen til mangelen er rettet.

§ 22-3 . Undersøkelsesplikt etter levering

Etter levering skal anskaffelsesmyndigheten så snart som mulig undersøke om leveransen er i samsvar med det som er avtalt.

§ 22-4 . Mangler som oppdages etter levering

(1) Avtalevilkår som regulerer partenes plikter og rettigheter ved mangler som oppdages etter levering, blir ofte omtalt som «garanti» eller «reklamasjonsrett». Begrepene bør ikke brukes uten en nærmere beskrivelse av hva man legger i begrepene.

(2) Eksempelvis inneholder kjøpsloven detaljerte regler for partenes rettigheter og plikter ved mangler. Lovens bestemmelser gjelder dersom norsk lov er lagt til grunn for avtalen og annet ikke er avtalt mellom partene. For å unngå misforståelser mellom partene, bør det klart skrives i avtalen at lovens bestemmelser skal legges til grunn ved mangler. Dersom kjøpsloven er lagt til grunn og det foreligger mangel, og denne ikke skyldes forsvarssektoren eller forhold på forsvarssektorens side, kan forsvarssektoren kreve retting, omlevering, prisavslag, heving og erstatning, samt tilbakeholdelse av kjøpesum, i tråd med kjøpslovens regler. Forsvarssektoren taper sin rett til å gjøre en mangel gjeldende dersom forsvarssektoren ikke innen rimelig tid etter at mangelen ble oppdaget eller burde ha blitt oppdaget, gir selgeren melding som angir hva slags mangel det gjelder. Reklamerer ikke forsvarssektoren innen to år etter den dag da forsvarssektoren overtok tingen, kan mangelen ikke senere gjøres gjeldende. Dette gjelder imidlertid ikke dersom selgeren ved garanti eller annen avtale har påtatt seg ansvar for mangler i lengre tid. Uansett kan forsvarssektoren gjøre en mangel gjeldende dersom selgeren har opptrådt grovt aktløst eller for øvrig i strid med redelighet og god tro.

det bør minimum avtales en frist for når forsvarssektoren senest kan reklamere på mangler. Fristen kan settes til et visst antall måneder etter levering, et visst antall måneder etter at utstyret er tatt i bruk, et visst antall timer som utstyret har vært bruk, eller en kombinasjon av disse. Det kan avtales forskjellige frister for forskjellige funksjoner/egenskaper ved gjenstanden, det bør avtales en beskrivelse/avgrensning av hva som er en mangel, det må avtales en frist for når forsvarssektoren seneste kan reklamere etter at en mangel er oppdaget, det må avtales hvilke plikter og rettigheter partene har når en mangel er oppdaget og reklamert innen reklamasjonsfristen, ved flere av forsvarssektorens anskaffelser vil en del av utstyret beredskapslagres, eller bli benyttet i meget begrenset omfang. Mangler vil i slike tilfeller bare bli avdekket på en begrenset del av leveransen. For slike leveranser kan det avtales at det benyttes statistiske metoder for å fastslå om det foreligger mangler som er av gjennomgående karakter (foreligger på en stor del av leveransen). Videre kan det avtales hvilke tiltak som leverandøren må utføre på den delen av leveransen som ikke er blitt tatt i bruk, selv om manglene ennå ikke er kommet for dage.

Kommentar:

Kan det bare reklameres på skjulte mangler som var til stede ved leveringstidspunktet, eller kan det også reklameres på mangler som oppstår senere? Leverandøren kan f.eks. garantere at utstyret skal virke som spesifisert i 24 måneder etter leveranse, uavhengig om manglene forelå på leveringstidspunktet. Stilles det spesielle krav til lagring, bruk, vedlikehold osv. som må følges, og som gir begrensninger i reklamasjonsretten?

Kan forsvarssektoren forlange at leverandøren retter mangelen eller foretar omlevering? Kan forsvarssektoren få andre til å rette mangelen dersom leverandøren ikke retter mangelen innen rimelig tid? Kan forsvarssektoren forlange prisavslag? Kan forsvarssektoren forlange erstatning for de tap forsvarssektoren er blitt påført som følge av mangelen? Kan forsvarssektoren heve avtalen? osv. Har leverandøren rett til å rette mangelen selv?

§ 22-5 . Avtalevilkår i forespørselen

Anskaffelsesmyndigheten skal ta med avtalevilkårene for mangler, reklamasjon, retting osv., som anskaffelsesmyndigheten ønsker å gjøre gjeldende i forespørselen. Dette for at tilbyderne skal gi tilbud på samme vilkår.

§ 22-6 . Forhandlinger om vilkårene

Anskaffelsesmyndigheten kan, når anskaffelsesprosedyren tillater det, føre forhandlinger som går på leverandørens ansvar ved mangler ved leveransen som oppdages etter levering. Dersom anskaffelsesmyndigheten forhandler vekk garantier/vilkår, skal dette kompenseres ved lavere priser eller gunstigere betingelser på andre områder.

§ 22-7 . Omfang av vilkårene

Ved vurdering av omfanget av vilkårene må det tas hensyn til hva vilkårene vil koste i form av økt pris og oppfølgingskostnader sett i forhold til usikkerheten knyttet til leveransens kvalitet. Videre bør forsvarssektorens reelle muligheter til å følge opp vilkårene etter levering tas med i betraktning.

Kapittel 23. Betaling

§ 23-1 . Betalingsformer

(1) Hovedprinsippet for betaling er betaling etter kontraktmessig levering. Ved suksessive leveranser kan oppgjør skje ved hver dellevering. Ved slik delbetaling er det en forutsetning at betalingen for delleveransen står i forhold til verdien av det som er levert.

(2) Når levering (eventuelt dellevering) først kan skje etter mer enn 12 måneder fra kontraktinngåelse, eller når kjøperen for øvrig finner det hensiktsmessig og nødvendig, kan det avtales at leverandøren skal få utbetalt avdrag på kjøpesummen før levering. Det kan benyttes tre former for betaling før levering: milepælsbetaling, fremdriftsbetaling og forskuddsbetaling.

§ 23-2 . Milepælsbetaling

ved at leverandøren har nådd milepælen har han nådd et nytt nivå som representerer en reell verdi i utviklingen mot en fullstendig leveranse (for eksempel at en ny versjon er utviklet, motor er montert om bord i fartøy, en prototype er ferdig eller lignende), det er sannsynlig at han har utført det arbeid og kjøpt inn de materialer som lå til grunn ved avtaletidspunktet, det er verifiserbart at leverandøren har nådd milepælen, det bør vurderes om det skal angis et tidligste tidspunkt for utbetaling av milepælen avhengig av tilgjengelige budsjettmidler i prosjektet.

Kommentar:

For å kunne fastsette milepælsbetalingen under disse forutsetningene må leverandøren presentere kostnadspådragskurve i tillegg til betalingsplanen i sitt tilbud .

§ 23-3 . Fremdriftsbetaling

Fremdriftsbetaling kan avtales å skje til bestemte tider basert på grunnlag av spesifisert avdragsregning. Avdrag skal ikke overstige 90 prosent av verdien av det arbeid som er utført og de materialer som er innkjøpt siden forrige utbetaling. Forskudd som leverandøren har utbetalt sine underleverandører, kan bare medregnes i den utstrekning slik utbetaling på forhånd er godkjent av kjøperen og det er stillet sikkerhet for forskuddet.

§ 23-4 . Forskuddsbetaling

(1) Forskudd skal normalt ikke utbetales. Forskudd kan likevel utbetales i det enkelte tilfelle når det bidrar til å opprettholde eller øke konkurransen om kontrakten eller det kan sannsynliggjøres at anskaffelsen vil påføre leverandøren særskilt høye oppstartskostnader.

(2) Forskuddet kan utgjøre inntil en tredjedel av kjøpesummen eksklusiv merverdiavgift. Når særlige grunner foreligger, kan Forsvarsdepartementet samtykke i større forskudd.

(3) Utbetaling av forskudd større enn 50 000 000 NOK eks. mva. må uansett fremsendes Forsvarsdepartementet for godkjenning. I søknaden om godkjenning skal det vedlegges en analyse av om de økonomiske sider av vilkårene for utbetaling av forskudd er tilfredsstilt fra Faggruppe for kontraktrevisjon i Forsvarets logistikkorganisasjon. Alle kontrakter hvor det er utbetalt forskudd skal, uansett størrelse, registreres i en sentral protokoll hos anskaffelsesmyndigheten.

(4) Størrelsen av forskuddet og tidspunktet for utbetaling skal tilpasses kontraktsforholdet. Dog kan utbetaling av forskudd finne sted ved kontraktsinngåelse dersom det er økonomisk fordelaktig for staten eller forretningsmessig nødvendig. Om ytterligere betaling skal skje før levering, må dette avtales etter reglene om fremdrifts- eller milepælsbetaling.

Kommentar:

Hovedregel er at forskudd ikke utbetales. Begrunnelsen for regelen er at staten primært skal være nøytral i forhold til leverandørens finansiering. I den grad det er nødvendig ut fra en konkret vurdering å betale forskudd før levering i en kontrakt, skal det primært foretas i takt med den reelle verdiskapning i kontrakten, og avtales under punktet om milepælsbetaling. Regelen er ment å virke som en sterk begrensning av gjeldende praksis med utbetaling av forskudd.

Utbetaling av forskudd er begrenset til de tilfeller hvor ovennevnte unntakshjemmel kan påberopes. Når utbetaling av forskudd er et virkemiddel til å opprettholde eller øke konkurransen om kontrakten kan forskudd tillates. Det vil ikke være i statens interesse at noen leverandører kan bli avskåret fra å konkurrere om kontrakten, fordi bedriften ikke har tilstrekkelig kapitaldekning dersom leverandøren ellers har levert det beste tilbudet. I noen spesielle kontrakter vil leverandøren ha særlig høye kostnader i oppstarten av prosjektet, for eksempel til materiellkjøp, som kan rettferdiggjøre at forskudd utbetales. Begge situasjoner er å betrakte som klare unntakssituasjoner. Det må fremgå uttrykkelig av anskaffelsesprotokollen hvilke vurderinger som begrunner påberopelsen av unntaksregelen .

Forskuddet skal ikke være større enn at man oppnår den effekt som er tiltenkt.

Bestemmelsen må ses i sammenheng med grunnregelen om at forskudd kun skal utbetales i unntakstilfeller. Som et kontrollelement skal derfor Forsvarsdepartementet godkjenne utbetalinger større enn 50 000 000 NOK eks. mva. Som grunnlag for Forsvarsdepartementets saksbehandling skal det være vedlagt en vurdering fra etatene av hvorvidt den konkurransemessige fordelen av å gi en leverandør forskudd, som minimum tilsvarer betingelsene i kapittel 24, eller hvorvidt det er sannsynliggjort at leverandøren påføres særskilt høye oppstartskostnader. Registrering av bruken av forskudd i en protokoll kan gjerne gjennomføres ved bruk av ERP-systemet, eller på annen måte, som gjør at en enkelt kan gi en slik oversikt .

§ 23-5 . Valg av betalingsform

(1) Hovedregelen er betaling ved kontraktmessig levering.

(2) Det kan avtales betaling av kjøpesummen, helt eller delvis, før levering. Betaling av kjøpesummen før levering øker risikoen for kjøper med hensyn til oppfyllelse av kontrakten. Dette gjelder både økonomiske problemer og konkurs som en leverandør vil kunne få, samt i forhold til leverandørens incitament til å fullføre kontrakten rettidig og med avtalt kvalitet. Når en velger å benytte betaling før levering skal man stille krav om sikkerhetsstillelse, jf. § 23-7.

(3) En hver form for betaling før levering vil medvirke til å redusere leverandørens finansieringskostnader og skal gi en lavere pris enn hvis forutsetningen er betaling ved levering. Prisavslaget skal vurderes tilsvarende at det svares renter av fremdrifts/milepæls/forskuddsbetalingen fra utbetalingsdagen inntil det er avregnet. Renten settes lik Norges Banks effektive rente på norske statsobligasjoner med løpetid lik gjennomsnittlig betalingstid og med et risikotillegg på 2 % p.a., med mindre Forsvarsdepartementet har bestemt noe annet. Med betalingstid menes tid fra utbetaling til forskuddet/fremdriftsbetalingen er likvidert.

Kommentar:

Risikotillegget beregnes ved å legge 2 prosentpoeng til den aktuelle statspapirrenten. Den aktuelle statspapirrenten finnes ved å kontakte Norges Bank på evalueringstidspunktet. Det bør i forespørselen alltid bes om pris med og uten betaling før levering (forskudds-/milepæls-/fremdriftsbetaling) hvis kjøper har til hensikt å benytte seg av en slik betalingsform. På denne måten får en frem effekten av å betale tidlig.

§ 23-6 . Betalingsvilkår

(1) Forsvarssektorens maksimale betalingsforpliktelse skal til enhver tid fastsettes, og er det beløp som leverandøren ikke uten videre kan overskride. I priskontrakter vil denne grense være identisk med pristaket.

(2) I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser vil den avtalte formel bestemme den maksimale betalingsforpliktelse for forsvarssektoren. I kostnadskontrakter vil grensen være et betinget tak, som eventuelt kan forhøyes etter avtale, enten etter ny vurdering av leveransen eller når ytterligere midler kan stilles til disposisjon for vedkommende leveranse.

(3) I betalingsvilkårene skal fastsettes når, hvorledes og på hvilke vilkår betaling skal finne sted, hvilke dokumenter og blanketter, med angivelse av antall og nødvendige påtegninger som skal fremlegges eller fremsendes.

(4) Normalvilkåret er at betaling skal finne sted innen 30 dager etter at leveransen er godkjent av kjøper og korrekt faktura med bilag er mottatt. Andre vilkår kan avtales der dette er hensiktsmessig. Hvis det i enkelte tilfeller betales raskere enn avtalte betalingsvilkår skal det kreves prisavslag på grunn av redusert kredittid for leverandøren.

(5) Når leveringsomfanget omfatter flere separate poster som skal leveres til forskjellige tider, må betalingsvilkårene utformes slik at betaling for den enkelte post ikke finner sted før den er levert.

(6) Eventuelt utbetalt forskudd eller fremdriftsbetaling skal likvideres forholdsmessig.

(7) Det skal avtales når og hvorledes sluttoppgjør skal foretas.

(8) Anskaffelsesmyndigheten skal påse at betaling og postering finner sted rettidig. Med dette menes at anskaffelsesmyndigheten skal betale nær betalingsfristens utløp. Anskaffelsesmyndigheten skal påse at leverandørene presenterer regningene snarest etter at varene er levert og godkjent slik at betaling kan finne sted som forutsatt.

(9) Ferdig produsert materiell og materialer, komponenter og utstyr som skal benyttes til leveransen, og som forsvarssektoren helt eller delvis har betalt for før leveranse finner sted, skal merkes «Forsvarets eiendom» og plasseres atskilt fra annet materiell, for å sikre eiendomsrett til betalt utstyr og materialer mv.

(10) Spesielt utstyr, verktøy og instrumenter som inngår i en kontrakt og blir belastet denne i sin helhet, blir forsvarssektorens eiendom og skal merkes som angitt ovenfor. Forsvarssektoren skal på forhånd godkjenne slike belastninger og de skal avtales i de spesielle kontraktsvilkår.

(11) Det kan i kontrakten avtales, hvis betaling fra forsvarssektoren skjer senere enn fastsatt, at det påløper gjeldende forsinkelsesrente etter lov 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. Det er ikke tillatt å fastsette betalingsvilkår som vites, eller skjønnes, å resultere i forsinket betaling.

§ 23-7 . Sikkerhetsstillelse for betaling

(1) Det skal stilles sikkerhet for betalinger som foretas før levering i form av garanti (selvskyldnerkausjon). Garantiklausulen skal utformes slik at det til en hver tid utestående beløp skal være 100 % dekket av betalingsgarantien. I enkelte tilfeller, der en gjennom vurdering av kontraktens størrelse og varighet, samt tilfredsstillende resultater fra en detaljert leverandøranalyse, jf. kapittel 18, anser at risiko for tap er liten, kan anskaffelsesmyndigheten bestemme at sikkerhetsstillelse ikke skal kreves.

(2) Ved kjøp fra statlige institusjoner og forvaltningsbedrifter som ikke er aksjeselskap, skal sikkerhet ikke kreves.

(3) Sikkerhet bør fortrinnsvis gis som «on demand»-garanti fra bank, forsikrings- eller garantiselskap e.l. Garanti fra andre kilder må godkjennes av Forsvarsdepartementet. I alle tilfeller skal garantien gis som selvskyldnerkausjon.

(4) Ved betaling ved leveranse (delleveranse) kan tilbakeholdes 5 % av (del) leveransens pris hvis leverandøren ikke har stillet sikkerhet for riktig oppfyllelse av kontrakten inntil hele leveransen er levert eller til utløp av garantiperioden (her menes garantitid for eventuell produktgaranti).

Kapittel 24. Rettigheter

§ 24-1 . Vurdering av immaterielle rettigheter og royalty

I henhold til rammer gitt av Forsvarsdepartementet i det enkelte tilfelle, skal anskaffelsesmyndigheten legge det nedenstående til grunn i sin vurdering av immaterielle rettigheter og royalty. Eierskap til immateriell rettigheter og eventuell royalty skal fremgå av forespørsel/konkurransegrunnlag, og i kontrakten.

§ 24-2 . Begreper

patenter. Patent er en tidsbegrenset enerett til å utnytte en oppfinnelse. Patent kan også beskrives som noe som beskytter nye tekniske løsninger eller prosesser som innbefatter et nytt prinsipp eller en ny idé (oppfinnelser). Patentet forbyr andre å produsere, selge, bearbeide, bruke, importere eller eie oppfinnelsen for kommersielle formål. Patentvernet gjelder normalt i 20 år (i noen land 17 år) fra patentsøknadens registrering. varemerker. Varemerker er navn, symbol, tegn eller mønster skapt med den hensikt å identifisere en vare eller tjeneste, og skille dem fra konkurrentenes varer eller tjenester. Beskyttelse kan oppnås ved registrering eller ved innarbeiding. designrett. Registrerte og/eller innarbeidete design beskytter utseendet og formen til et produkt. De beskytter ikke de tekniske/funksjonelle trekk til produktet; dette beskyttes av patenter. Designvernet kan gjelde i 25 år etter registrering. opphavsrett. Opphavsretten gir en tidsbestemt beskyttelse av åndsverk, eksempelvis bøker, skulpturer, filmer og teknologibaserte arbeider, herunder dataprogrammer. Opphavsrett er en rettighet som gis når arbeidet utføres og som automatisk tilhører opphavsmannen. I de fleste land trenger verket og den tilhørende opphavsretten ikke å registreres eller offentliggjøres, men det bør finnes en form for dokumentasjon. Normalt gir opphavsretten vern i forfatterens levetid pluss 70 år (Europa). Opphavsretten gir opphavsmannen en rett til å bli navngitt, vern mot krenkende bruk og andre ideelle rettigheter.

(2) Royalty er en godtgjørelse (betalingsprinsipp) for kommersiell utnyttelse av immaterielle rettigheter.

(3) Rådighet er et begrep som benyttes for å angi på hvilken måte og i hvilket omfang man kan disponere over de immaterielle rettighetene. En rådighet kan eksempelvis innebære en begrenset eller full og uinnskrenket bruksrett på hele eller deler av de immaterielle rettighetene, avhengig av hva som er avtalt med opphavsmannen eller rettighetshaveren. Forsvarssektoren må i hvert enkelt tilfelle konkret definere hva rådigheten gjelder og hva den går ut på.

(4) Overdragelse innebærer at forsvarssektoren blir helt eller delvis eier av de overdratte immaterielle rettighetene.

(5) Eksklusiv lisensavtale innebærer at forsvarssektoren får en enerett til å rå over de immaterielle rettighetene i henhold til den enkelte avtale, men blir ikke eier.

(6) s lisensavtale innebærer at forsvarssektoren får en nærmere bestemt og begrenset rett til å rå over de immaterielle rettighetene i henhold til den enkelte avtale.

§ 24-3 . Avtaleinngåelse om immaterielle rettigheter

om det er tillatt, helt eller delvis, å kreve rådighet over kontraktsgjenstandens immaterielle rettigheter i en anskaffelse, og om og i hvilken grad det er nødvendig, herunder hva som framstår som det økonomisk mest fordelaktige alternativet ut i fra en kost/nytte betraktning, helt eller delvis, å skaffe seg rådighet eller rettigheter over de immaterielle rettighetene i en anskaffelse eller i en utviklingskontrakt. Herunder må det vurderes om anskaffelsen er et sammensatt produkt med inngående komponenter der de immaterielle rettighetene er eid av flere i tillegg til leverandøren og at overdragelse eller lisensiering således vil være vanskelig å gjennomføre.

§ 24-4 . Hovedregel – ikke-eksklusiv lisensavtale

(1) Forsvarssektoren skal som hovedregel inngå ikke-eksklusive lisensavtaler, så lenge dette oppfyller forsvarssektorens behov, og framstår som det økonomisk mest fordelaktige alternativet ut i fra en kost/nytte betraktning, med mindre det foreligger grunnlag for å inngå avtale om overdragelse eller eksklusive lisensavtaler, jf. § 24-5. Inngåelse av en ikke-eksklusiv lisensavtale kan begrense seg til å gjelde kun enkelte immaterielle rettigheter, og kan i tillegg begrense seg i tid.

(2) Forsvarssektoren skal normalt uten krav på vederlag fra leverandøren ha rett til å benytte teknisk dokumentasjon som leveres under en kontrakt og som er nødvendig å ta med i en forespørsel/konkurransegrunnlag, eller på annen måte gjøre dokumentasjonen allment tilgjengelig, for å beskrive grensesnitt og funksjonalitet i forbindelse med anskaffelse av tilstøtende systemer/materiell, såkalt Grensesnittdokumentasjon. Normalt skal en ikke-eksklusiv lisensavtale inneholde nødvendig bruksrett til kontraktsgjenstanden, og rettigheter til Grensesnittdokumentasjon.

overordnet form-, tilpasning- og funksjon, nødvendig for overordnet installering, operering, vedlikehold og trening, endringer og korreksjoner av teknisk dokumentasjon levert fra forsvarssektoren til leverandøren, offentlig tilgjengelig informasjon eller informasjon som leverandøren eller andre har gjort tilgjengelig uten brudd på konfidensialitetsforpliktelser, teknisk dokumentasjon som forsvarssektoren gjennom særskilt avtale har oppnådd rettigheter til, og annen teknisk informasjon levert av forsvarssektoren til leverandøren. Forsvarssektoren kan for internt bruk kostnadsfritt mangfoldiggjøre og distribuere teknisk dokumentasjon som er levert fra leverandøren.

§ 24-5 . Unntak – overdragelse eller eksklusiv lisensavtale

Forsvarssektoren kan inngå en avtale om overdragelse eller eksklusiv lisens, når dette er nødvendig, eller det framstår som det økonomisk mest fordelaktige alternativet ut i fra en kost/nytte betraktning, eller det foreligger tungtveiende sikkerhetsbetraktninger, eksempelvis i henhold til lov og tilhørende forskrift om oppfinnelser av betydning for rikets forsvar, som utelukker at det inngås en ikke-eksklusiv lisensavtale. Overdragelse eller inngåelse av en eksklusiv lisensavtale kan begrenses både i tid og til enkelte immaterielle rettigheter.

§ 24-6 . Sammensatte avtaler

Hvis det ikke er mulig å inngå en full eksklusiv lisensavtale, skal forsvarssektoren vurdere om avtalen bør bestå av en delvis overdragelse av immaterielle rettigheter, eller være eksklusiv for bare noen rettigheter og ikke-eksklusiv for andre rettigheter.

§ 24-7 . Avtalekonkretisering av immaterielle rettigheter

(1) Når det inngås avtale om overdragelse, eller inngås en eksklusiv eller ikke-eksklusiv lisensavtale, må det avtales helt konkret hva som er formålet med avtaleinngåelsen om de immaterielle rettighetene, hvilke immaterielle rettigheter forsvarssektoren har fått, og på hvilken måte forsvarssektoren kan rå over disse.

(2) Videre skal det avtalefestes at dokumentasjon knyttet til de angjeldende immaterielle rettigheter fritt kan mangfoldiggjøres for hele forsvarssektoren. I tillegg må det avtalefestes om slik dokumentasjon fritt kan mangfoldiggjøres for andre enn forsvarssektoren, når dette framstår som nødvendig. Eksempelvis kan nevnes andre lands forsvar.

(3) Det skal avtalefestes med leverandøren at hvis det som skal utvikles av en eller annen årsak ikke blir ferdig utviklet, produsert, industrialisert eller kommersialisert, skal forsvarssektoren få overdratt til seg så stor andel av de immaterielle rettighetene at forsvarssektorens kostnader vil kunne bli dekket ved et videresalg. Samtidig skal det avtalefestes at de overdratte immaterielle rettighetene vil kunne bli benyttet for ferdigstillelse, videreutvikling, produksjon, industrialisering og kommersialisering av en annen aktør, eller videresolgt for å dekke inn forsvarssektorens andel av kostnadene.

(4) Endelig skal det avtalefestes at forsvarssektoren skal holdes skadesløs mot krenkelse av tredjemanns immaterielle rettigheter. Det skal reguleres i avtalevilkårene at det er leverandøren/rettighetshaveren som fullt og helt står ansvarlig, både juridisk og økonomisk for eventuell krenkelse av tredjemanns immaterielle rettigheter. Forsvarssektoren må sikre seg at leverandøren/rettighetshaveren ved eventuell krenkelse retter opp i forholdet, eventuelt tilbyr en tilsvarende løsning slik at vilkårene og formålet med avtalen oppfylles.

Kommentar:

Det finnes ulike standardavtaler som behandler rettighetsspørmål knyttet til immaterielle rettigheter, eksempelvis Statens standardavtaler for IKT (SSA), eller Forskningsrådets standardavtaler for FoU-kontrakter. Det er mulig å benytte slike standardavtaler når dette anses hensiktsmessig, men de bør da tilpasses det enkelte avtaleforholdet .

§ 24-8 . Arbeidstakere eller oppdragstakere i forsvarssektoren som opphavsmann

(1) Har en arbeidstaker i forsvarssektoren som har forsknings- eller oppfinnervirksomhet som sine vesentligste arbeidsoppgaver, nådd fram til en oppfinnelse ved utførelsen av disse oppgaver eller utgjør en oppfinnelse resultat av en nærmere angitt oppgave som en arbeidstaker er blitt pålagt i sin tjeneste, kan arbeidsgiveren kreve retten til oppfinnelsen helt eller delvis overført til seg, dersom utnyttelsen av oppfinnelsen faller innenfor bedriftens virksomhetsområde.

(2) Er oppfinnelsen blitt til i annet samband med tjenesten kan arbeidsgiveren på nærmere vilkår kreve å få utnytte den i sin virksomhet dersom utnyttelsen faller innenfor bedriftens virksomhetsområde.

(3) Er oppfinnelsen blitt til uten samband med tjenesten, har arbeidsgiveren på nærmere vilkår fortrinnsrett til og innga avtale med arbeidstakeren om helt eller delvis å overta retten til oppfinnelsen, dersom utnyttelsen faller innenfor bedriftens virksomhetsområde.

(4) Før det har blitt avklart om de immaterielle rettighetene, helt eller delvis, kan og vil overføres til arbeidsgiver, jf. særlig § 4 og § 5 i lov om retten til oppfinnelser som er gjort av arbeidstakere, kan ikke arbeidstakeren rå over det immaterielle godet ved avtale eller på annen måte. Overføres de immaterielle rettighetene til arbeidsgiver, kan ikke arbeidstakeren rå over disse ved avtale eller på annen mate uten etter samtykke fra arbeidsgiver.

(5) Hvis noen i forsvarssektoren, enten i egenskap av å være arbeidstaker eller som oppdragstaker på vegne av forsvarssektoren, har bidratt til forskning og utvikling av et produkt som inneholder en oppfinnelse eller skapt et åndsverk eller på annen måte har bidratt til å skape et immaterielt gode, og på grunn av sin innsats har blitt oppfinner til oppfinnelsen, kan ikke oppfinner rå over oppfinnelsen ved avtale eller på annen måte, hvis slik rådighet vil komme i strid med lov om forsvarsviktige oppfinnelser av betydning for rikets forsvar, med tilhørende forskrift om behandling av saker etter lov om oppfinnelser av betydning for rikets forsvar.

§ 24-9 . Dokumentasjon – anskaffelsesprotokoll

Det skal så langt det er mulig angis i anskaffelsesprotokollen forskjellen i prisen på ikke-eksklusiv lisensavtale og overdragelse eller eksklusiv lisensavtale, om det er tillatt å kreve immaterielle rettigheter i anskaffelsen, hvorfor det er nødvendig å få overdratt til seg eller skaffe seg eksklusiv rådighet over de immaterielle rettighetene, og hvorfor overdragelse eller inngåelse av eksklusiv lisensavtale framstår som det økonomisk mest fordelaktige alternativet ut i fra en kost/nytte betraktning. I tillegg skal det fremgå hva som eventuelt ligger til grunn for å fravike den rettledende sats på 5 % for royalty.

§ 24-10 . Royalty

(1) Hvis forsvarssektoren, helt eller delvis, har finansiert forskning og utvikling av et produkt skal det inngås avtale om royalty.

(2) Størrelsen på royalty skal tilpasses det enkelte tilfellet. Som rettledende sats angis 5 % royalty av fakturert salgspris. Royalty må imidlertid vurderes ut fra markedspotensialet, utviklingskostnader sett i sammenheng med produksjonskostnader, og eventuell avgift per solgte enhet m.m.

(3) Royalty skal betales fra første salgskrone, også etter at forsvarssektorens kostnader er dekket. Det kan vurderes å sette en sluttdato for royaltyinnbetaling basert på en vurdering av teknologisk levetid.

(4) Royalty skal betales til forsvarssektoren iht. kontraktens bestemmelser. Betaling skal skje innen 15. februar det påfølgende året basert på fakturert salg. Ved forsinket betaling skal leverandøren betale forsinkelsesrente i henhold til lov om forsinkelsesrente.

(5) Det er den anskaffende myndighet i forsvarssektoren som er ansvarlig for å følge opp at royalty betales i henhold til avtalen.

Forsvarssektorens royalty = X (A/ (A+ B)),

X = Opprinnelig beregnet royalty,

A = Forsvarssektorens utviklingskostnader (herunder forsvarssektorens egeninnsats),

B = Leverandørens videreutviklingskostnader.

Leverandøren skal overfor anskaffelsesmyndigheten fremlegge dokumentasjon som underbygger en redusert royaltysats. Det skal ikke innrapporteres royalty med en redusert sats, før anskaffelsesmyndigheten har fått fremlagt og godkjent grunnlaget for den reduserte satsen.

(7) Anskaffelsesmyndigheten skal pålegge leverandøren registreringsplikt, herunder plikt til å opprette en spesiell oversikt som viser eksakte antall enheter som er produsert samt fakturert verdi. Serienummer og annen relevant informasjon for fastsettelse av royalty skal registreres.

(8) Anskaffelsesmyndigheten skal forplikte leverandøren til å sende rapport om salg og innkrevd avgift for hvert kalenderår. Leverandøren skal rapportere selv om det ikke har vært salg i perioden.

(9) Forsvarssektoren skal ha rett til innsyn hos leverandøren for å verifisere underlagsmaterialet og ha rett til å innhente opplysninger gjennom relevante etater om eventuelle salg til utlandet.

Kapittel 25. Materiell og anlegg som holdes av forsvarssektoren

§ 25-1 . Hovedregel

Forsvarssektoren skal sikre at leverandøren normalt selv anskaffer alt som er nødvendig for gjennomføringen av en kontrakt med forsvarssektoren. I noen tilfeller, der det er økonomisk fordelaktig og/eller nødvendig, kan forsvarssektoren holde råmaterialer, deler, utstyr, våpen, ammunisjon, verktøy eller anlegg, og stille dette til leverandørens disposisjon for gjennomføring av avtalen.

Kommentar:

Generelle retningslinjer for utlån og utleie er gitt i Bestemmelser for materiellforvaltning i Forsvaret .

§ 25-2 . Spesielt utstyr og verktøy

Spesielt utstyr, herunder våpen, prøveutstyr og verktøy som eies av forsvarssektoren må ikke leies eller lånes ut til leverandører for gjennomføring av en kontrakt med forsvarssektoren hvis slikt utlån får uheldig innvirkning på prosjekter eller produksjon som har høyere prioritet.

§ 25-3 . Krav til forespørsel

Forespørselen skal inneholde tilstrekkelige opplysninger om materiell og anlegg som forsvarssektoren vil stille til disposisjon ved gjennomføring av en kontrakt.

§ 25-4 . Forhold som skal avtalefestes – materiell, anlegg og diverse

når og hvor materiellet som holdes av forsvarssektoren skal leveres, når og hvor materiellet skal tilbakeleveres, hvorledes materiellet skal utleveres, lagres og brukes, og hvem som er ansvarlig for materiellet mens det er i leverandørens varetekt, herunder ansvar for skader og tyveri. Normalt bør ansvaret for materiellet ligge hos leverandøren.

(2) Dersom materiellet skal inngå i den endelige leveransen, må det avklares hvilket ansvar leverandøren får for materiellets kvalitet og materiellets grensesnitt/funksjonalitet i forhold til leverandørens totale leveranse (systemansvar).

(3) Hvorledes eventuelt overskuddsmateriell, avfall og skrap skal disponeres. Hvis det er praktisk mulig, kan overskuddet mv. overlates leverandøren mot passende vederlag. Hvis bruks- eller egenverdien er liten, kan disponeringsretten overlates leverandøren uten vederlag.

(4) Med anlegg menes grunn, bygninger, lokaler og andre faste etablissementer som leverandøren i alminnelighet skal være ansvarlig for å holde for gjennomføringen av en kontrakt.

(5) Ved utlån av anlegg skal det blant annet avtalefestes: tidsperiode, ansvarsforhold, eventuell leie eller gebyr, vedlikehold og forbedringer av anleggene og forsikring.

(6) Forsvarssektoren kan unntaksvis avtale å holde materiell og anlegg etter at en kontrakt er inngått.

Kapittel 26. Ansporings- og sanksjonsordninger

§ 26-1 . Formål

Formålet med ansporings- og sanksjonsordninger er å sikre gode leveranser til forsvarssektoren. Det er i hovedsak tre faktorer som påvirker om en kjøper i gjennomføringen av en kontrakt når de mål som er satt. Det vil være om leveransen skjer til avtalt tid, ytelse (kvalitet) og kostnad. I enkelte sammenhenger kan det være ønskelig at leverandøren får til et bedre resultat enn avtalt. For å få til slike effekter må det avtales ansporingsmekanismer, gjerne flere i kombinasjon med hverandre, avhengig av de effekter kjøper ønsker å oppnå.

§ 26-2 . Virkemidler

Virkemidlene kjøperen har til disposisjon er basert på belønning eller sanksjoner. Sanksjonsmidlene er avkortning eller tilbakeholdelse av betaling, dagmulkter og i siste instans heving/erstatning. Belønningen vil være i form av bonus/ansporingsordninger. Ansporingsordningene er basert på at den endelige pris, som skal betales vil være avhengig av hvordan leverandøren klarer å gjennomføre kontrakten i forhold til de avtalte ansporingskriterier. Ansporingsarrangementet setter gevinsten i forhold til leverandørens effektivitet, slik at prestasjoner som er av verdi for forsvarssektoren belønnes.

§ 26-3 . Krav til tidsriktig leveranse

Der leveransen er tidskritisk, eller der det av andre grunner er formålstjenelig, og forsvarssektoren påføres tap av noen art ved at en leveranse ikke skjer tidsriktig, må det avtales virkemidler i kontrakten som kan være med å sikre dette. Det vil si at i tillegg til å holde tilbake betaling til leveranse skjer som forutsatt, eller en betalingsmilepæl blir oppfylt, benytter man bestemmelser om dagmulkt. Den positive motpol til disse sanksjonene vil være å bruke tidsansporing. Det bør vurderes å balansere ordningene opp mot hverandre i en kontrakt.

§ 26-4 . Dagmulkt

(1) Der leveransen er tidskritisk, eller der det av andre grunner er formålstjenelig, skal det avtales dagmulkt. Dagmulktens størrelse og hvordan den skal beregnes må fastsettes i kontrakten. Forsvarssektoren skal ha rett til å kreve inn dagmulkten uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. En normativ sats for dagmulkt er 1 – en – promille pr. virkedag etter avtalt leveringstid, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Dagmulkten skal normalt begrenses til 10 % av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. (2) Innkreving av dagmulkt følger i prinsippet automatisk ved forsinkelse.

§ 26-5 . Tilbakeholde betaling

I henhold til bestemmelsene om betaling skal det ikke betales før en har mottatt avtalt leveranse, eller at kriteriene for å oppfylle en betalingsmilepæl er oppnådd. Hvis en leverandør ikke når avtalt leveransetidspunkt, vil han normalt få en likviditetsmessig belastning som vil ha en effekt i forhold til at han prioriterer å oppfylle kontraktens bestemmelser. Dette virkemidlet må kjøper benytte ved forhandling av betalingsplan for å opprettholde ønsket fremdrift.

§ 26-6 . Tidsansporing

Der det av ulike årsaker vil ha en verdi for forsvarssektoren å motta en leveranse så tidlig som mulig, vil det være mulig å knytte ansporingsordninger til leveringstid. Disse vil normalt være utformet slik at leverandøren får en bonus (uttrykt i penger) pr. tidsenhet han leverer før avtalt (stipulert) leveringstidspunkt. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles, og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte leveringstider.

§ 26-7 . Krav til riktig ytelse

Virkemidlene for å opprettholde avtalte ytelseskrav vil ofte være koblet sammen med overholdelse av leveringstid. Hvis leveringstiden ikke overholdes er det som oftest fordi leverandøren ikke har oppnådd de ytelser som er avtalt. De samme virkemidler som gjelder leveringstid kan derfor også være virksomme for ytelse. Usikkerhetsmomentet knyttet til ytelse er mer knyttet til om kjøperens spesifikasjoner er entydige, og om det er mulig å teste om ytelsen er oppnådd.

§ 26-8 . Ytelsesansporing

(1) I en del kontrakter, særlig i utviklingskontrakter, vil det være aktuelt å inkludere ansporingsordninger for ytelse. Det er da viktig å fastsette hvilke verdier som skal måles og hvorledes de skal måles, for å få fastsatt avvik fra de stipulerte ytelseskrav.

(2) Effekten av å ha ansporingsordning for ytelse er avhengig av at det er av reell verdi for forsvarssektoren å oppnå ytelse ut over minstekravet, eller at det under utviklingskontrakter oppnås forbedringer som vil medføre reduksjon av kostnader for fremtidige kontrakter, levetidskostnader mv.

§ 26-9 . Kostnadseffektiv leveranse

(1) Den pris som forsvarssektoren skal betale for gjennomføringen av en kontrakt vil være avhengig av valgt kontrakttype, jf. kapittel 19 om kontraktstyper.

(2) Noen av disse kontrakttyper inneholder insitamenter som skal tjene til å anspore til kostnadsreduksjon som f.eks. i priskontrakt med ansporing. I denne kontrakt er det innført en mekanisme som øker leverandørens gevinst når kostnadene reduseres samtidig som total pris for kjøper går ned. I kontrakten avtales det stipulert kostnad og en dertil hørende stipulert risikokompensasjon, som beregnes slik som angitt i kapittel 17 Kostnadskontroll. I tillegg avtales hvordan partene skal dele kostnadsinnsparingene. Leverandøren kan derved ved ekstra innsats realisere en gevinst som går opp til det maksimum som er avtalt.

(3) Denne kontrakttype forener kjøperens interesse av kostnadsinnsyn med ansporing til kostnadsreduksjoner hos leverandøren, og gjøre kontrakten mer interessant for sistnevnte.

(4) Om slike ansporingsordninger for et gitt tilfelle skal anses som god, mindre god eller dårlig, beror imidlertid helt og holdent på i hvilken grad forholdene har ligget til rette for å stipulere kostnaden riktig.

§ 26-10 . Balansering av ansporingsordningene

(1) Ved mange anskaffelser er det flere faktorer enn kontroll med kostnadene som har avgjørende betydning for forsvarssektoren. Slike faktorer kan være ytelsesevne med henblikk på et bedre eller mer pålitelig produkt, leveringstider når det er nødvendig med hurtig tilfredsstillelse av militære behov, eller en kombinasjon av kostnad, tid og ytelsesevne. Kontrakten kan skrives slik at ansporing gis for alle disse faktorer.

(2) Når slike kombinerte ansporingsordninger benyttes, må en ta særlig hensyn for å oppnå og opprettholde en passende balanse mellom de forskjellige ansporinger. Ansporingsordningene må utformes slik at den totale ansporingsgevinst fordeles i henhold til den vekt som tillegges de enkelte ytelser, sett i forhold til at forsvarssektoren skal oppnå maksimalt utbytte.

(3) Uten riktig balanse av ansporingene, kan resultatet bli at forsvarssektoren betaler mer for et produkt med større yteevne enn nødvendig, eller for et produkt som leveres før det trengs.

§ 26-11 . Begrensning av ansporing

Ved oppgjør av en priskontrakt med ansporing eller kostnadskontrakt med ansporing, vil det være summen av stipulert risikokompensasjon og ansporing som utgjør den reelle gevinst/fortjeneste. Selv om det er slik at disse kontrakttypene skal være basert på noenlunde sikre estimater, og være underlagt kostnadsanalyse, bør det forhandles en maksimal grense for summen av kostnadsansporing og stipulert risikokompensasjon. Dette vil motvirke at en leverandør får uttelling for innsparinger, eller ytelsesforbedring som ikke er grunngitt i leverandørens effektivitet eller prestasjoner.

Kommentar:

Det er viktig å merke seg at det ikke er fastsatt noen slik absolutt grense i konkrete tall da dette kan variere fra sak til sak og således gir fleksibilitet til individuell fastsettelse. I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å ikke ha en slik grense.

I tillegg til en begrensning av kostnadsansporingen vil det være naturlig å fastsette egne maksimale grenser knyttet til eventuell ytelses- og/eller tidsansporing. Disse maksimalbegrensningene må fastsettes basert på samme argumentasjon som ovenfor og/eller at forsvarssektoren har en maksimal grense for de forbedringer innen tid eller ytelse man ønsker å oppnå.

Det er fornuftig å avtale separate grenser for de ulike ansporingsordningene slik at uutnyttet potensiale innen en ansporingsordning ikke kan benyttes til å øke ansporingspotensialet i en annen. (F.eks.: I en kontrakt er det avtalt at maksimal kostnadsansporing er satt ved en grense som representerer 20 % innsparing, i tillegg er det avtalt tidsansporing. Når kontrakten er sluttført har innsparingen blitt 30 % på kostnader og ingen ting i tidsansporing. Det uutnyttede potensialet i tidsansporingen kan ikke benyttes til å øke kostnadsansporingen ut over avtalt maksimal grense, fordi det ikke er noen sammenheng mellom de to ansporingsordningene.)

Hvis man ønsker, kan det eventuelt etableres en øvre grense som er lavere enn full uttelling i alle avtalte ansporingsordninger .

§ 26-12 . Innsyn

I alle kontrakter med bestemmelse om kostnadsansporing skal det gjennomføres kostnadskontroll i henhold til kapittel 17 om kostnadskontroll. Det må derfor avtales innsynsbestemmelser i kontraktens spesielle vilkår i henhold til kapittel 27 om innsyn.

§ 26-13 . Heving og erstatning

I alle kontrakter av et slikt omfang at det anses nødvendig, må det inkluderes bestemmelser om heving og erstatning i kontrakten. Dette er også et virkemiddel i forhold til å opprettholde forventet gjennomføring av kontrakten. Det vises til kjøpsloven for alminnelige bestemmelser knyttet til heving og erstatning, og relevant rettspraksis. Alle vilkår ut over det som følger av kjøpsloven må spesifiseres i de spesielle kontraktsvilkår.

Kapittel 27. Innsyn

§ 27-1 . Generelt

Med innsyn menes at leverandøren skal gi alle opplysninger, dokumenter mv. til autorisert representant fra forsvarssektoren som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for forsvarssektorens representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag.

§ 27-2 . Hovedregel

(1) Normalt skal forsvarssektoren kreve innsyn hos leverandører i regnskap og alle forhold som er relevant med tanke på gjennomføring av en kontrakt. Slikt innsyn vil normalt relatere seg til forhold knyttet til kvalitetssikring, kostnadskontroll, leverandøranalyse, kodifisering, sikkerhetsbeskyttelse og inspeksjon av teknisk fremdrift og/eller materiell eid av forsvarssektoren.

(2) Forsvarssektoren berettiger seg innsynsrett i leverandørers regnskap ved mistanke om økonomiske misligheter, utroskap eller lignende forhold.

(3) Ved anskaffelser fra utlandet skal det kreves innsyn så langt det er mulig. Dette gjelder også for FMS-anskaffelser.

§ 27-3 . Sikring av rett til innsyn

For å oppnå innsyn må retten til dette være avtalefestet med leverandøren. Retten til innsyn skal tas med i forespørselen/konkurransegrunnlag og i kontraktsutkastet.

§ 27-4 . Innsyn hos underleverandører

Dersom deler av leveransen skal leveres fra underleverandører som leverandøren er knyttet til gjennom konserndannelse, eller som han har bestemmende innflytelse over, eller omvendt, skal anskaffelsesmyndigheten anmode hovedleverandøren/kontraktsparten om at det inntas klausuler i hovedleverandørens/kontraktspartens avtaler med underleverandøren.

§ 27-5 . Innsyn og ansvarsfordeling

Når forsvarssektoren benytter seg av innsynsretten, må en være oppmerksom på forhold som kan påvirke ansvarsfordelingen mellom forsvarssektoren og hovedleverandøren, eventuelt mellom hoved- og underleverandører.

§ 27-6 . Innsyn for kostnadskontroll ved kjøp fra utlandet

(1) Kostnadskontroll skal også utføres i forbindelse med anskaffelser fra eneleverandører i utlandet. Det skal vurderes om det kan være hensiktsmessig å inngå avtale med vedkommende lands revisjonsorgan om gjennomføring av revisjonen. Det må i disse tilfeller klargjøres hvem som skal revidere og retten til opplysningene fra revisjonen (herunder innsynsrett for Riksrevisjonen).

(2) Det kan også være naturlig å benytte vedkommende lands regler hvis disse er formålstjenlige sett fra norsk side. Hvis ikke, må det avtales bestemmelser som sikrer at beregningene blir gjennomført på en måte som tilfredsstiller de norske behov, herunder bruk av norske regler og revisorer.

(3) Hvis konklusjonen på disse vurderingene er at en benytter vedkommende lands revisjonsorgan og det er et NATO- eller PfP-land, er det mest hensiktsmessig å benytte den prosedyre som er utarbeidet gjennom AC/313.

Kapittel 28. Valuta

§ 28-1 . Anskaffelser fra utenlandske leverandører

(1) Ved anskaffelser fra utenlandske leverandører fastsettes prisen i leverandørlandets valuta.

(2) Valutaen som kontrakten inngås i, må noteres daglig av Norges Bank.

§ 28-2 . Valuta i underleveranser

(1) Leverandøren skal som hovedregel bære usikkerheten som skyldes forandringer i valutakursene knyttet til underleveranser etter avtaleinngåelse med forsvarssektoren. Forsvarssektoren kan bare bære denne risikoen dersom den valutaavhengige andel av kostnadene i en kontrakt med forsvarssektoren utgjør mer enn 100 000 NOK og utgjør minimum 10 % av kontraktens verdi.

(2) Før forsvarssektoren eventuelt påtar seg denne valutarisikoen skal anskaffelsesmyndigheten vurdere den merkostnad/pris som leverandøren krever for å påta seg valutarisikoen. Det må da tas med krav i forespørselen om at leverandøren oppgir kostnaden ved å bære valutarisikoen separat, slik at anskaffelsesmyndigheten kan velge om de vil ta risikoen eller overlate den til leverandøren.

§ 28-3 . Krav til valutaklausul

den andel av kontrakten som er gjenstand for valutajustering (valutaavhengige beløp), hvilken valutakurs(er) som ligger til grunn for kontraktprisen. Fortrinnsvis bør det benyttes kurser for aktuelle valutaer umiddelbart forut for kontraktinngåelse, og hvilken kurs som skal legges til grunn for beregning av endelig pris, og når kursen skal avleses. Regulering av kontraktpris skal normalt skje med basis i Norges Banks midtkurs på ett eller flere avtalte tidspunkt.

(2) Klausuler for valutaregulering kan tas inn i de fleste kontrakttyper med unntak av rene fastpriskontrakter.

Kommentar:

Tas det inn valutareguleringsbestemmelser i en fastpriskontrakt, så er det ikke lenger en fastpriskontrakt. I priskontrakter med prisglidningsbestemmelser skal den valutaavhengige andel av basisprisen justeres for valutaendringer. For priskontrakter med ansporingsbestemmelser skal stipulert basis selvkost justeres. I kostnadskontrakter skal det betingede kostnadstaket reguleres. Justeringer av kontraktspris bør som hovedregel bare foretas når de aktuelle valutaer har endret seg pluss/minus 2 % og de samlede valutaavhengige kostnader endres mer enn kr 10 000 NOK. Hvis en overveiende del av kontraktkostnadene er valutaavhengige, kan det avtales regulering av kontraktsprisen også ved mindre valutaendringer enn pluss/minus 2 %.

Mindre valutaendringer forutsettes dekket av leverandørens generelle risiko, da agio behandles som ikke relevant kostnad, jf. kapittel 17 om kostnadskontroll. Hvis forsvarssektoren skal bære en del av valutarisikoen, bør dette sees i sammenheng med gevinstens størrelse .

Del III. Forsvarssektorens anskaffelser som inngås i henhold til FOA

Kapittel 29. Anvendelsesområde

§ 29-1 . Levering av varer, tjenester eller utførelse av bygge- og anleggsarbeider

(1) LOA og FOA kommer til anvendelse på alle anskaffelser av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider som faller inn under FOAs anvendelsesområde, jf. FOA § 1-3 første ledd.

(2) Ved forsvarssektorens anskaffelser som kan unntas fra FOA med hjemmel i FOA § 1-3 andre til tredje ledd, kommer bestemmelsene i LOA, med enkelte unntak, til anvendelse. Det må konkret vurderes om LOA kommer til anvendelse når unntak etter FOA § 1-3 andre til tredje ledd påberopes.

Kommentar:

Ikke alle kontrakter som er unntatt FOA etter FOA § 1-3 andre og tredje ledd plikter å følge LOA, eksempelvis gjelder dette anskaffelser som faller inn under EØS-avtalens artikkel 123, og kontrakter som innebærer utøvelse av offentlig myndighet som kan unntas etter EØS-avtalen artikkel 39, jf. artikkel 32 .

§ 29-2 . Anvendelse av unntaksbestemmelser i FOA

(1) Hvor anskaffelsesmyndigheten velger å anvende unntaksbestemmelsene i FOA § 1-3 andre til tredje ledd må dette påberopes i hvert enkelt tilfelle og begrunnes konkret.

(2) Anskaffelsesmyndigheten må dokumentere i anskaffelsesprotokollen at vilkårene for å benytte unntaksbestemmelsene i FOA § 1-3 andre til tredje ledd er oppfylt.

Del IV. Forsvarssektorens anskaffelser som inngås i henhold til FOSA

Kapittel 30. Anvendelsesområde

§ 30-1 . Kontrakter som inngås på forsvars- og sikkerhetsområdet

(1) LOA og FOSA kommer til anvendelse på alle anskaffelser av forsvarsmateriell, gradert materiell, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider som faller inn under FOSAs anvendelsesområde, jf. FOSA § 1-3 første ledd.

(2) Ved forsvarssektorens anskaffelser som kan unntas fra FOSA etter unntakene i FOSA § 1-3 andre til tredje ledd, kommer bestemmelsene i LOA, med enkelte unntak, til anvendelse. Det må konkret vurderes om LOA kommer til anvendelse når unntak etter FOSA § 1-3 andre til tredje ledd påberopes.

Kommentar:

Ikke alle kontrakter som er unntatt FOSA etter FOSA § 1-3 andre og tredje ledd plikter å følge LOA, eksempelvis gjelder dette anskaffelser som faller inn under EØS-avtalens artikkel 123, og kontrakter som innebærer utøvelse av offentlig myndighet som kan unntas etter EØS-avtalen artikkel 39, jf. artikkel 32 .

§ 30-2 . Anvendelse av unntaksbestemmelser i FOSA

(1) Hvor anskaffelsesmyndigheten velger å anvende unntaksbestemmelsene i FOSA § 1-3 andre til tredje ledd må dette påberopes i hvert enkelt tilfelle og begrunnes konkret.

(2) Anskaffelsesmyndigheten må dokumentere i anskaffelsesprotokollen at vilkårene for å benytte unntaksbestemmelsene i FOSA § 1-3 andre til tredje ledd er oppfylt.

Kapittel 31. Krav til forsyningssikkerhet og informasjonssikkerhet, samt nasjonal teknologisk kompetanse

§ 31-1 . Krav om forsyningssikkerhet

FOSA angir hvilke krav oppdragsgiver kan stille til leverandøren vedrørende forsyningssikkerhet. Forsvarssektoren skal kreve dokumentert at leverandøren er i stand til å oppfylle de kontraktsrettslige forpliktelsene som forsvarssektoren stiller.

§ 31-2 . Krav om informasjonssikkerhet

FOSA angir hvilke krav oppdragsgiver kan stille til leverandøren vedrørende informasjonssikkerhet. Forsvarssektoren skal kreve dokumentert at leverandøren er i stand til å oppfylle de kontraktsrettslige forpliktelsene som forsvarssektoren stiller.

§ 31-3 . Krav om ivaretagelse av viktig nasjonal teknologisk kompetanse for forsvarssektoren

behov for forstudier eller tidlig integrerte prosjektorganisasjoner, tidlig dialog og samarbeid med potensielle leverandører.

Kommentar:

Forsvarsdepartementet er ansvarlig for å eventuelt stille krav til forsvarssektorens behov for å opprettholde, videreutvikle eller nyutvikle nasjonal kompetanse innen områder som er vesentlig for nasjonal sikkerhet, samt sikkerhetspolitiske eller utenrikspolitiske hensyn.

Del V. Forsvarssektorens anskaffelser som er under EØS-terskelverdiene i FOSA, og anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123

Kapittel 32. Bruk av EØS-avtalen artikkel 123

§ 32-1 . Bruk av EØS-avtalen artikkel 123

Bruk av EØS-avtalen artikkel 123 på anskaffelser vil være aktuelt når vilkårene etter bestemmelsen er oppfylt, og når det ut fra en proporsjonalitetsvurdering er nødvendig, helt eller delvis, å fravike bestemmelsene som følger av LOA, FOA eller FOSA.

§ 32-2 . EØS-avtalen artikkel 123

EØS-avtalen artikkel 123 lyder:

som den anser nødvendig for å hindre spredning av opplysninger som er i strid med dens vesentlige sikkerhetsinteresser; som angår produksjon av eller handel med våpen, ammunisjon og krigsmateriell eller andre varer som er uunnværlige for forsvarsformål, eller forskning, utvikling eller produksjon som er uunnværlig for forsvarsformål, såfremt disse tiltak ikke endrer konkurransevilkårene for varer som ikke er bestemt for direkte militære formål; som den anser vesentlig for sin sikkerhet i tilfelle av alvorlig indre uro som truer den offentlige orden, i krigstid eller ved alvorlig internasjonal spenning som innebærer en fare for krig, eller for å oppfylle forpliktelser den har påtatt seg med sikte på å opprettholde fred og internasjonal sikkerhet.»

Kapittel 33. Grunnleggende krav

§ 33-1 . Grunnleggende krav

(1) Forsvarsdepartementet har ansvaret for å ivareta nasjonal sikkerhetsinteresse knyttet til anskaffelsen, herunder spesielt om dette krever særskilte tiltak når det gjelder valg av anskaffelsesprosedyre og regelverk. Forsvarsdepartementets eventuelle føringer knyttet til dette fremgår av det enkelte gjennomføringsoppdrag.

(2) Forsvarsdepartementet gir betingelser for gjennomføring av anskaffelser, og kan gripe inn i saksbehandlingen på ethvert trinn.

(3) Forsvarssektoren skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling.

sørge for at anskaffelsen, så langt det er mulig, er basert på konkurranse, sørge for at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas i anskaffelsesprosessen, og velge kvalifiserte anbydere og tildele kontrakt, så langt det er mulig, på objektive og ikke-diskriminerende kriterier.

Kommentar:

De grunnleggende anskaffelsesrettslige kravene tar utgangspunkt i LOA § 5. Anskaffelsesmyndigheten kan fravike kravene helt eller delvis som et tiltak etter EØS-avtalen artikkel 123. Eksempler på dette kan være ved bilateralt samarbeid, NATO-forpliktelser eller industrielt samarbeid.

Hvis anskaffelsesmyndigheten fraviker de grunnleggende anskaffelsesrettslige kravene, helt eller delvis, skal anskaffelsesmyndigheten begrunne hvorfor kravene fravikes. Begrunnelsen skal fremgå av anskaffelsesprotokollen .

§ 33-2 . Behandling av leverandører

Ved anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, og som vil medføre saklig forskjellsbehandling av leverandører, skal saken legges fram på et tidligst mulig tidspunkt for Forsvarsdepartementet som tar eventuelle avgjørelser, jf. § 5-5 bokstav b. Forsvarssektorens saksbehandlere skal være observante i å identifisere ovennevnte forhold, men skal ikke selv legge vekt på slike forhold ved sin saksbehandling, med mindre dette fremgår av styrende dokumenter fra Forsvarsdepartementet.

Kapittel 34. Anskaffelsesprosedyrer

§ 34-1 . Anskaffelsesprosedyrer

(1) Forsvarssektoren skal benytte den anskaffelsesprosedyren som vil gi den mest fordelaktige anskaffelse for forsvarssektoren. Det er ikke krav om forutgående kunngjøring.

(2) Ved anskaffelser hvor tilbyder må få tilgang på gradert informasjon skal ikke åpen anbudskonkurranse benyttes, jf. forskrift 1. juli 2001 nr. 753 om sikkerhetsgraderte anskaffelser.

(3) Ved sikkerhetsgraderte anskaffelser skal det stilles som kvalifikasjonskrav/prekvalifikasjonskrav at vilkårene om sikkerhetsgraderte anskaffelser i sikkerhetsloven og forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser, er oppfylt eller vil bli det i løpet av prekvalifiseringsperioden.

Kommentar:

Valg av anskaffelsesprosedyre kan eksempelvis være konkurranse med eller uten forhandling, og med eller uten prekvalifisering. Når anskaffelsesmyndigheten velger å kunngjøre en anskaffelse som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, må det begrunnes i anskaffelsesprotokollen hvorfor anskaffelsen ikke kan gjennomføres etter FOA eller FOSA, og det må gjøres helt klart ovenfor leverandøren, eksempelvis i konkurransegrunnalget eller øvrige anbudsdokumenter, at anskaffelsen ikke følger LOA og FOA eller FOSA.

§ 34-2 . Unntak fra konkurranseprinsippet

når Forsvarsdepartementet i det enkelte tilfelle beslutter det eller samtykker i det, når bare en leverandør kan dekke forsvarssektorens behov, ved mindre etterbestillinger for å dekke uforutsette behov, når kjøpet på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes. konkurranse.

Foreign Military Sales/FMS Cases, hvor blant annet NATO-land har anledning til å anskaffe materiell gjennom de amerikanske militære forsyningskanaler, Cooperative Logistics (COOP LOG) hvor NATO-land gis anledning til å trekke på tyske lagerbeholdninger, NATO Support Agency (NSPA), NATO NC3A Basic Ordering Agreements, NATOs investeringsprogram for sikkerhet iht. AC/4 D-2261 (NATOs anbudsregelverk), European Defence Agency (EDA).

anskaffelsesmyndigheten skal følge ARF i den grad det er mulig, dersom det er behov for å foreta avvik fra ARF, skal dette tas opp med Forsvarsdepartementet for avgjørelse, § 5-5 bokstav f.

§ 34-3 . Byttehandel

(1) Byttehandel er kjøp av materiell som betales med verdien på materiellet som skal byttes eller dels med penger og dels med verdien av materiellet som byttes.

(2) Byttehandel tillates bare i enkelte tilfeller der det er en fast innarbeidet praksis og når varene er av samme slag eller materiellkategori.

Kapittel 35. Anskaffelsesprotokoll

§ 35-1 . Protokollføringsplikt

For anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123 skal det føres anskaffelsesprotokoll i henhold til vedlegg 6.

Kapittel 36. Krav til leverandører

§ 36-1 . Minimumskrav til leverandørene

Det kan stilles minimumskrav til leverandørene, herunder til deres tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørens tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet, med unntak av det som følger av § 33-2.

§ 36-2 . Generell leveringsevne

(1) Ved valg av leverandør skal forsvarssektoren vurdere om leverandøren vil være i stand til å innfri sine kontraktsforpliktelser, herunder skal leverandørens kompetanse, kapasitet og finansielle styrke vurderes. Vurderingen av leverandørens leveringsevne skal stå i forhold til de konsekvenser en mangelfull leveranse vil påføre forsvarssektoren.

(2) Ved vurdering av leverandørens kompetanse skal forsvarssektoren vurdere det tekniske personell leverandøren disponerer, kvalitetssikringssystemer, eventuelle sertifikater, erfaring fra tidligere leveranser, produksjonsfasiliteter osv.

(3) Ved tidskritiske leveranser bør leverandørens tilgjengelige kapasitet vurderes, herunder leverandørens totale kapasitet, hvor mye av leverandørens kapasitet som er bundet opp i andre oppdrag, mulighet til å sette ut arbeid til underleverandører osv.

(4) Leverandøren skal ha en finansiell styrke som står i forhold til den økonomiske risiko som en avtale med forsvarssektoren medfører. Dersom anskaffelsesmyndigheten er i tvil om leverandørens finansielle stilling, kan anskaffelsesmyndigheten kreve at leverandøren stiller betryggende sikkerhet for oppfyllelse av avtalen. Sikkerhetsstillelse kan gis i form av garanti fra morselskap eller fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap o.l. Behovet for sikkerhetsstillelse må vurderes ut fra de konsekvenser som forsvarssektoren blir påført dersom leverandøren får økonomiske problemer. Ved utstedelse av morselskapsgaranti, skal garantien stilles fra konsernspiss (høyeste juridisk enhet i konsern). Morselskapsgarantien skal gjenspeile leverandørens forpliktelser etter kontrakten. Morselskapet skal ved slike garantier treffe nødvendige tiltak slik at leveransen blir gjennomført i henhold til kontrakt. Garantier fra bank, forsikringsselskap, garantiselskap osv. skal stilles som selvskyldnerkausjon. Det kan avtales at internasjonale garantier skal komme under det Internasjonale Handelskammers regler for anbud, fullførelse og tilbakebetalingsgarantier.

§ 36-3 . Produsent, importør, grossist eller detaljist

(1) Forsvarssektoren må i hvert enkelt tilfelle vurdere om det skal inngås avtale med produsent, importør, grossist eller detaljist. Beslutningen vil i hovedsak være avhengig av anskaffelsens størrelse, og i hvilken grad varene som anskaffes skal tilvirkes spesielt etter forsvarssektorens spesifikasjoner.

(2) Forsvarssektoren skal ikke velge avtalepartnere som ikke har finansiell styrke til å håndtere garantikrav, erstatningskrav eller som ikke vil være i stand til å støtte materiellet i dets levetid. Det skal ikke inngås avtaler med agenter.

§ 36-4 . Leverandørsammenslutninger

Leverandørsammenslutninger som er etablert for å gjennomføre en leveranse med forsvarssektoren, skal kunne godtas som leverandør under forutsetning av at samarbeidet ikke er kommet i stand for å hindre konkurranse.

§ 36-5 . Skatteattest

(1) Forsvarssektoren skal for anskaffelser som overstiger 100 000 NOK eks. mva. kreve at samtlige norske leverandører som leverer tilbud fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt.

(2) Forsvarssektoren skal angi innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering.

(3) Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen i annet ledd.

(4) Dersom skatteattest ikke er ankommet iht. disse bestemmelsene, skal tilbudet avvises, jf. § 38-8.

§ 36-6 . HMS egenerklæring

(1) For arbeid som skal utføres i Norge, skal forsvarssektoren for anskaffelser som overstiger 100 000 NOK eksl. mva., kreve at den valgte leverandøren fremlegger egenerklæring om at leverandøren vil overholde lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS).

(2) Forsvarssektoren skal angi innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering.

(3) Dersom egenerklæring ikke er ankommet iht. disse bestemmelsene, skal tilbudet avvises, jf. § 38-8.

§ 36-7 . Tilleggsfrist for ettersending av dokumenter

Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon av at krav til leverandøren er oppfylt, kan forsvarssektoren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Tilleggsfristen skal gjelde tilsvarende overfor alle deltakerne i konkurransen, og forsvarssektoren skal ikke vurdere de innkomne tilbudene før tilleggsfristen er utløpt

Kapittel 37. Forespørsel/konkurransegrunnlag

§ 37-1 . Informasjon og bestemmelser for gjennomføring av anskaffelsen

anskaffelsesmyndighetens navn, adresse, kontaktperson, samt nummerering/identifisering av forespørselen, tilbudsfrist og tilbudsadresse. Det skal oppgis dato og klokkeslett for når tilbudet senest skal være anskaffelsesmyndigheten i hende, og hvilken adresse (postadresse og gateadresse) det skal være innlevert. Tilbudsfristen må fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbudene, vedståelsesfrist. Det skal oppgis hvor lenge tilbyderne skal vedstå sine tilbud, tidspunkt for tilbyderkonferanse. Dersom det er planlagt å avholde tilbyderkonferanser eller befaringer, skal tid og sted for dette oppgis, sted og tid for tilbudsåpning. Ved anbudskonkurranse skal det oppgis sted og tid for eventuell åpen tilbudsåpning. Ved øvrige anskaffelsesprosedyrer skal det oppgis at offentlig åpning av de innkomne tilbud ikke vil finne sted, anskaffelsesprosedyre. Det skal informeres om hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes, dersom forespørselen inneholder referanser til dokumenter som ikke er vedlagt, skal det opplyses om hvor disse dokumentene kan fås, tildelingskriterier. Det skal oppgis hvilke kriterier som vil bli lagt til grunn ved valg av leverandør, krav til språk i tilbud. Det skal opplyses om hvilke språk som tilbyderne kan benytte i tilbudet, jf. § 5-1, merking av tilbudet. Det skal opplyses om hvordan tilbudet skal merkes. format på tilbudet. Det skal stilles krav om at tilbudet avgis i lukket forsendelse. Det kan stilles øvrige krav til format på tilbud, alternative løsninger og tilbud på deler av leveransen. Det skal oppgis i hvilken utstrekning det kan gis tilbud på bare deler av leveransen, og om alternative løsningsforslag vil bli avvist. Videre eventuelle forbehold fra forsvarssektoren om å kunne dele leveransen mellom flere leverandører, forhandlinger. Når det benyttes anskaffelsesprosedyrer som tillater forhandling, skal det oppgis i forespørselen at forsvarssektoren forbeholder seg rett til å forhandle nærmere om vilkårene for anskaffelsen, spesifikasjon av pris. Når det er aktuelt å gjennomføre kostnadsanalyse, skal det stilles krav til at tilbydere fyller ut den til enhver tid gjeldende blankett for spesifikasjon av pris, henvisning til kunngjøringer. Dersom anskaffelsen er kunngjort, skal det henvises til kunngjøringen, forkaste alle tilbud. Forespørselen skal inneholde bestemmelse om at forsvarssektoren i særlige tilfeller forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud uten å gi begrunnelse, og eventuelt krav til industrielt samarbeid, jf. kapittel 42 (gjelder bare ved forsvarssektorens anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, og ovenfor leverandører fra tredjestater).

Kapittel 38. Gjennomføring av anskaffelser

§ 38-1 . Prekvalifisering

(1) Anskaffelsesmyndigheten kan foreta en utvelgelse av leverandører som skal få tilsendt forespørsel.

(2) Utvelgelsesprosessen skal dokumenteres og begrunnes.

(3) Ved utvelgelse skal det kun legges vekt på leverandørens evne til å levere i henhold til forsvarssektorens krav.

(4) Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig gi skriftlig melding til leverandørene som ikke blir prekvalifisert med en kort begrunnelse.

§ 38-2 . Utsendelse av forespørsel/konkurransegrunnlag

(1) Forsvarssektoren skal gjøre forespørsel/konkurransegrunnlag tilgjengelig for leverandørene på en mest mulig egnet måte. Forsvarssektoren kan sende ut dokumentene i papirversjon, oversende dokumentene elektronisk, eller legge dokumentene ut på forsvarssektorens internettsider for nedlastning av tilbyderne. Dette gjelder ikke sikkerhetsgraderte dokumenter.

(2) Anskaffelsesmyndigheten skal oversende tilbyderne dokumentene i papirversjon dersom tilbyderne ber om det.

(3) Anskaffelsesmyndigheten skal ha en rutine for å ettersende eventuelle endringer og tillegg til tilbydere som allerede har mottatt dokumentene.

§ 38-3 . Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner

Oppdragsgiver skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse, fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke reell konkurranse.

§ 38-4 . Kommunikasjon med tilbydere

(1) Tilbydere skal gis samme informasjon i forbindelse med en anskaffelse. Opplysninger som anskaffelsesmyndigheten gir på forespørsel fra en av tilbyderne, skal således meddeles alle tilbyderne umiddelbart.

(2) Kommunikasjon med tilbydere skal være skriftlig og sporbar. Der kommunikasjon skjer ved bruk av e-post, skal forsvarssektorens retningslinjer for slik kommunikasjon følges.

(3) Dersom tilbydere bringer opp spørsmål eller forhold som vedrører industrielt samarbeid, jf. kapittel 42, eller er av annen næringspolitisk art, skal de henvises til Forsvarsdepartementet.

§ 38-5 . Rettelser til forespørsel/konkurransegrunnlag

(1) Anskaffelsesmyndigheten kan foreta endringer til forespørselen/konkurransegrunnlag som ikke er vesentlige innen tilbudsfristens utløp. Med vesentlige endringer menes endringer som hadde resultert i at andre tilbydere hadde levert tilbudet dersom endringene var kjent på et tidligere tidspunkt, eller andre tilbydere hadde blitt prekvalifisert dersom endringene var kjent på tidspunket da prekvalifiseringen ble gjennomført.

(2) Rettelser, supplering eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt forespørselen.

(3) Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal snarest varsles om forlengelsen.

§ 38-6 . Registrering og oppbevaring av innkomne tilbud

(1) Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På oppfordring skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt.

(2) Tilbudene skal oppbevares uåpnet fram til tilbudsåpning.

(3) Tilbydere kan tilbakekalle eller endre sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endringer av tilbudene er å betrakte som nytt tilbud og det skal innleveres og oppbevares på samme måte.

(4) Opplysninger om mottatte tilbud skal bare gjøres kjent for det av forsvarssektorens personell som har bruk for slike opplysninger i sin tjeneste.

§ 38-7 . Tilbudsåpning

(1) Åpning av tilbudene skal foretas av minst to representanter fra anskaffelsesmyndigheten.

(2) Tilbudene skal åpnes på det sted og til den tid som er angitt i forespørselen dersom forespørselen har gitt opplysninger om dette.

§ 38-8 . Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning på grunn av forhold ved leverandørene eller forhold ved tilbudet. Tilbyderen skal gis skriftlig melding snarest etter at avgjørelsen er tatt, med en kort begrunnelse.

ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, har unnlatt å levere skatteattester og egenerklæring om HMS som er krevd, jf. 36-5, oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri, terrorhandlinger eller straffbare handlinger i tilknytning til terrorvirksomhet eller terrorgrupper, hvitvasking av penger eller finansiering av terrorisme, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med forbud mot bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, jf. § 38-3.

er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, som for eksempel overtredelse av lov 18. desember 1987 nr. 93 om kontroll med eksport av strategiske varer, tjenester og teknologi m.v. (eksportkontrolloven), i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, som for eksempel mislighold av forpliktelser vedrørende beskyttelse av gradert informasjon eller forsyningssikkerhet i relasjon til en tidligere kontrakt, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor han er etablert, eller i Norge, har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves etter denne paragraf eller krav til leverandøren, jf. § 4-1, eller ikke vurderes å ha den pålitelighet som trengs for å utelukke en sikkerhetsrisiko for Norge. ikke har oppfylt industrisamarbeidsforpliktelsen ved utløp av, eller mellomliggende milepæler i, tidligere inngåtte industrisamarbeidsavtaler, eller misligholdt bankgarantier etablert i samsvar med slike industrisamarbeidsavtaler.

(4) Når oppdragsgiver krever bevis for at leverandøren ikke omfattes av første og annet ledd, skal utdrag fra strafferegister eller konkursregister godtas som tilstrekkelig bevis for første ledd bokstav c og annet ledd bokstav a, b eller c. I mangel av slikt utdrag skal et tilsvarende dokument som viser at kravene er tilfredsstilt, utstedt av en retts- eller forvaltningsmyndighet i leverandørens hjemstat eller oppholdsstat, aksepteres. For annet ledd bokstav e og f skal det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat.

§ 38-9 . Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, det ikke er avgitt skriftlig i lukket og merket forsendelse, eller avgitt på godkjent elektronisk format i henhold til forespørselen/konkurransegrunnlaget, det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, eller det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

tilbudet inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, eller tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. det ikke tilfredsstiller kravene i vedlegg 7 (BIF) (for tilbydere som vil omfattes av et krav om industrisamarbeid).

(3) Anskaffelsesmyndigheten må dokumentere de forhold som ligger til grunn for avvisning.

§ 38-10 . Avvisning av unormalt lave tilbud

(1) Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt, skal anskaffelsesmyndigheten skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt.

(2) Anskaffelsesmyndigheten kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for leveransen eller varens nyskapende karakter.

§ 38-11 . Industrielt samarbeid

Når det er stilt krav til industrielt samarbeid i tråd med kapittel 42, skal anskaffelsesmyndigheten oversende leverandørens forslag til industrielt samarbeid til Forsvarsdepartementet omgående etter tilbudsåpning, jf. § 5-5 bokstav g.

§ 38-12 . Feil i tilbud

Dersom det oppdages feil i tilbud, skal disse skriftlig avklares med leverandøren.

§ 38-13 . Forlengelse av vedståelsesfrist

Hvis anskaffelsesmyndigheten ikke er i stand til å tildele kontrakt innen vedståelsesfristens utløp, skal samtlige tilbydere forespørres samtidig om å forlenge vedståelsesfristen. Begrunnelse for forlengelsen skal registreres i anskaffelsesprotokollen.

§ 38-14 . Evaluering og forhandlinger

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal ved evalueringer og forhandlinger identifisere og velge den leverandør som gir det tilbud som anses mest økonomisk fordelaktig eller lavest pris.

(2) Dersom anskaffelsesmyndigheten mener det bør legges vekt på andre forhold (næringspolitiske), skal det fremlegges for Forsvarsdepartementet til avgjørelse tidligst mulig.

§ 38-15 . Evalueringskriterier

Anskaffelsesmyndigheten skal bare legge til grunn de evalueringskriterier som er spesifisert i forespørselen/konkurransegrunnlaget.

§ 38-16 . Forhandlinger

Anskaffelsesmyndigheten kan føre forhandlinger om endringer eller supplering av tilbudene. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Anskaffelsesmyndigheten bør begrense forhandlingene til de tilbydere som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten. De tilbydere som det innledes forhandlinger med skal gis like vilkår og opplysninger. Anskaffelsesmyndigheten har under forhandlingene ikke anledning til å gi tilbyderne opplysninger om innholdet i de øvrige tilbudene.

§ 38-17 . Intensjonsavtale

(1) I en del tilfeller vil leverandøren kunne ha et behov for at det uttrykkes en seriøs, men ikke bindende intensjon fra forsvarssektoren om å inngå en avtale. Forsvarssektoren har anledning til å inngå intensjonsavtaler. Disse skal kun benyttes når det er stor sannsynlighet for at forsvarssektoren vil inngå en avtale med leverandøren. Intensjonsavtaler skal presisere at dokumentet ikke er bindende for forsvarssektoren, og at kostnader og forpliktelser som leverandøren pådrar seg ikke dekkes av forsvarssektoren.

(2) Begrunnelsen for bruk av intensjonsavtaler skal nedtegnes i anskaffelsesprotokollen.

(3) Dersom leverandøren blir tildelt kontrakt, og det blir foretatt kostnadsanalyse eller kostnadsprøving, kan leverandøren få dekket relevante kostnader som leverandøren har hatt i perioden fra han mottar Intensjonsavtale (Letter of Intent) til kontraktstildeling. Dette må i så fall reguleres i den endelige avtalen.

§ 38-18 . Melding om valg av leverandør

Valgt leverandør skal underrettes snarest og senest innen utløpet av vedståelsesfristen. De øvrige tilbydere skal gis skriftlig melding samtidig om at de ikke er valgt. Meldingen skal inneholde em begrunnelse for valget, herunder en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

§ 38-19 . Endringer

(1) Rutiner for endringer skal avtalefestes med leverandøren. Forsvarssektoren kan utarbeide blanketter, elektroniske virkemidler eller tilsvarende om rutiner for endringer.

rutiner for å inngå en gjensidig avtale av endringer gjennom en endringsavtale, rutiner for hvordan leverandøren fremmer forslag til endringer av avtalen gjennom en søknad om endring, rutiner til å gi ensidige pålegg om endringer fra forsvarssektoren gjennom en endringsordre. Retten til å utstede endringsordre kan utelates ved enkle anskaffelser hvor behovet for å utstede endringsordre ikke anses for å være relevant.

§ 38-20 . Endringsavtale

En endringsavtale er en gjensidig avtale med motparten om å endre avtalevilkårene. Dette er den foretrukne form for å endre inngåtte kontrakter. Endringsavtalen forutsetter at det foreligger enighet om endringen på forhånd, og at forhold som omfang, leveringstid, pris/kompensasjonsformat, og administrative forhold er avklart.

§ 38-21 . Søknad om endring

Leverandøren kan gjennom søknad til forsvarssektoren foreslå endringer til den inngåtte kontrakten. For eksempel endringer i tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner dersom slike endringer antas å innebære fordeler med hensyn til fremstillingsmetoder, produksjonstid og/eller kostnader. Leverandøren kan fremme slike søknader på forsvarssektorens blanketter. Hvis søknaden aksepteres av anskaffelsesmyndigheten, skal dette formaliseres ved utstedelse av en endringsavtale.

§ 38-22 . Endringsordre

tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner når leveransen produseres spesielt for forsvarssektoren, forsendelses- og/eller emballeringsmåte herunder preserveringsmetoder, sted for levering.

(2) Dersom leverandøren mener at endringen skal medføre justering av pris, betinget kostnadstak, leveringstid, eller andre avtalebetingelser, skal leverandøren meddele dette til forsvarssektoren innen 14 dager etter at han har mottatt endringsordren. Et slikt krav om justering av pris, leveringstid osv., fritar ikke leverandøren fra å gjennomføre avtalen i den endrede form.

(3) Når partene er enige om eventuelle endringer av pris, betinget kostnadstak, leveringstid osv. som følge av en endringsordre skal dette formaliseres i en endringsavtale.

(4) Endringsordre skal normalt benyttes når det ikke er tid eller av andre grunner ikke er mulig å utstede en endringsavtale.

Kapittel 39. Rammeavtaler

§ 39-1 . Rammeavtaler

(1) Rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder.

(2) Avrop er en forpliktende avtale mellom kjøper og selger som er basert på betingelser som i all vesentlighet er forhåndsavtalt i en rammeavtale.

(3) Forsvarssektoren forplikter seg først i forbindelse med avrop i henhold til rammeavtalens betingelser.

§ 39-2 . Krav til bruk av rammeavtaler

(1) Rammeavtaler kan benyttes når dette anses som mest økonomisk fordelaktig for forsvarssektoren. I tillegg til pris kan forhold som transaksjonskostnader, standardisering, forsyningssikkerhet, omløpshastighet, lagerkostnader og problemer med ukurans tas med i betraktning.

(2) Anskaffelsesmyndigheten skal ikke inngå rammeavtaler som hindrer, begrenser, eller skaper mindre konkurranse i det aktuelle markedet. Anskaffelsesmyndigheten skal kartlegge den markedsmessige effekt før rammeavtale inngås.

(3) Rammeavtaler skal som hovedregel ikke inngås med en varighet som overstiger syv år, inklusive eventuelle opsjoner på forlengelse. Rammeavtalen kan inngås med en varighet som overstiger syv år når dette er berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand.

Kommentar:

Hensikten med denne avgrensningen er å ivareta det grunnleggende prinsippet om konkurranse, og for å sikre en regelmessig vurdering av markedssituasjonen og Forsvarssektorens behov. FOA har krav om maksimalt 4 år mens FOSA har krav om maksimalt syv år.

Dersom rammeavtale er inngått for å sikre understøttelse av hovedmateriell, og det er en bestemt leverandør som er særskilt egnet til å ivareta dette, kan rammeavtale inngås med den varighet som er nødvendig for å sikre leveranser i hovedmateriellets levetid. Denne type avtale skal så langt det er mulig inngås i forbindelse med kjøp av hovedmateriellet.

Behov for kostbare investeringer med lang nedskrivningstid for å utføre kontrakten, kan også forsvare en lengre varighet på avtalen.

§ 39-3 . Rammeavtalens omfang

Rammeavtale kan inngås med flere leverandører for samme type vare eller tjeneste.

§ 39-4 . Obligatoriske rammeavtaler

(1) Dersom en bruker ikke kan benytte en bindende rammeavtale, skal tillatelse til å fravike rammeavtalen innhentes fra respektiv etatssjef. Begrunnelsen hvorfor en bindende rammeavtale ikke kan benyttes skal protokollføres.

(2) Oversikt over hvilke rammeavtaler som enhetene er forpliktet til å bruke skal være bekjentgjort på hensiktsmessig medium, herunder forsvarets intranett.

§ 39-5 . Avtaler med leverandørbegrensning

Rammeavtaler skal som hovedregel ikke inneholde klausuler som binder forsvarssektoren til å benytte kun én leverandør.

§ 39-6 . Fornyelse

Rammeavtaler skal ikke inneholde klausuler om automatisk fornyelse. Forsvarssektoren skal i hvert enkelt tilfelle ta stilling til om de ønsker en fornyelse, og opsjoner med henhold til forlengelse av rammeavtalen skal inntas i kunngjøringen og i grunnlaget for anskaffelsen.

§ 39-7 . Prisjustering

fast pris i hele avtaleperioden, prisjustering i form av prisglidningsformel, forhåndsbestemt årlig prisjustering, eller avtalte rabatter i forhold til listepriser som følger markedsutviklingen.

Kapittel 40 Protest mot gjennomføring av anskaffelsesprosess

§ 40-1 . Protest mot valg av leverandør

(1) Anskaffelsesmyndigheten skal gi skriftlig melding om valg av leverandør til alle berørte leverandører, jf. § 38-18.

(2) Dersom leverandøren ønsker å få overprøvd valg av leverandør, skal vedkommende rette sin henvendelse til anskaffelsesmyndigheten (oppdragsgiver). Henvendelsen får som hovedregel ingen oppsettende virkning.

(3) Den saksbehandler som håndterte saken ifm. beslutning om valg av leverandør, kan ikke behandle saken videre når den er ønsket overprøvd iht. andre ledd. Saken skal håndteres av overordnet fagmyndighet og gis fornyet vurdering. Overordnet fagmyndighet skal ta endelig avgjørelse om når den fornyede behandling anses avsluttet. Avgjørelsen skal oversendes skriftlig til vedkommende uten ugrunnet opphold.

Kapittel 41. Teknologiske kompetanseområder

§ 41-1 .

Krav om ivaretagelse av viktig nasjonal teknologisk kompetanse for forsvarssektoren

hvilke tilbydere som skal få forespørsel, hvilke leverandører som eventuelt skal delta med forstudier eller delta i tidlig integrerte prosjektorganisasjoner, tidlig dialog og samarbeid med potensielle leverandører, krav til industrisamarbeid oppdeling/inndeling av et prosjekt i delprosjekter osv.

Kapittel 42. Industrielt samarbeid ved anskafffelser fra utlandet

§ 42-1 . Overordnet ansvar

(1) Forsvarsdepartementet har det overordnede ansvar for industrielt samarbeid i forbindelse med anskaffelser fra utlandet.

(2) I medhold av dette regelverk har Forsvarsdepartementet gitt ytterligere bestemmelser for hvorledes industrielt samarbeid skal gjennomføres. Bestemmelsene følger av vedlegg 7 «Bestemmelser for industrielt samarbeid ved forsvarsanskaffelser fra utlandet» (BIF).

§ 42-2 . Når kreves det industrisamarbeidsavtale

I henhold til BIF gjelder krav om industrisamarbeidsavtale ved alle anskaffelser fra utenlandske leverandører av materiell, samt varer og tjenester som har sammenheng med materiell og dets levetid, med de begrensninger som følger av BIF. Bestemmelsene gjelder også i de tilfeller hvor leverandøren er registrert i Norge, men hvor vesentlige deler av leveransen er produsert i utlandet.

Som gjennomføres i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Som gjennomføres i henhold til Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA) og hvor leverandøren (og dens underleverandører i hovedsak) er hjemmehørende i EØS. I tilfeller der leverandøren er hjemmehørende i EØS, men hvor en underleverandør er hjemmehørende utenfor EØS og underleveransen er større enn 50 mill. kroner (beregnet som nærmere angitt i BIF), skal slik underleverandør inngå en industrisamarbeidsavtale. Som har en kontraktssum under 50 mill. kroner (beregnet som nærmere angitt i BIF). I tilfeller der en leverandør (a) inngår en leveransekontrakt under 50 mill. kroner, men med muligheter for senere opsjonsutløsninger eller tilleggsanskaffelser, eller (b) over en femårsperiode kan forventes å inngå flere kontrakter under 50 mill. kroner, skal leverandøren inngå en betinget industrisamarbeidsavtale som angitt i BIF.

§ 42-3 . Saksgang frem til valg av leverandør

(1) Ved anskaffelser som faller inn under EØS-avtalen artikkel 123, skal anskaffelsesmyndigheten inkludere følgende ordlyd i sin forespørsel til de aktuelle leverandører:

«INDUSTRIAL CO-OPERATION

The Royal Norwegian Ministry of Defence (MOD) has decided that an industrial co-operation agreement is required, in accordance with the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad (RIC). Please find enclosed «Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad» and standard agreements for industrial co-operation. The bidder shall in his response to the Request for Proposal state his commitment to enter into such agreement without making any reservations to the RIC and standard agreements using the wording as follows: «(Name of bidder) hereby unconditionally declare our entire acceptance of the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad. We also unconditionally declare our acceptance of all the terms and conditions of the standard agreements for industrial co-operation.» The bidder shall also describe (in a separate annex) how he intends to fulfil the industrial commitment. The annex shall include descriptions of contracts or arrangements entered into or currently being negotiated with Norwegian industry.»

(2) Ved anskaffelser under FOSA, skal følgende ordlyd inkluderes i forespørselen:

«INDUSTRIAL CO-OPERATION

Applicable to bidders located outside the European Economic Area (EEA): The Royal Norwegian Ministry of Defence (MOD) has decided that an industrial co-operation agreement is required (in accordance with the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad (RIC)), for tenderers located outside the European Economic Area (EEA). Please find enclosed «Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad» and standard agreements for industrial co-operation. Such bidder shall in his response to the Request for Proposal state his commitment to enter into such agreement without making any reservations to the RIC and standard agreements using the wording as follows: «(Name of bidder) hereby unconditionally declare our entire acceptance of the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad. We also unconditionally declare our acceptance of all the terms and conditions of the standard agreements for industrial co-operation.» The bidder shall also describe (in a separate annex) how he intends to fulfil the industrial commitment. The annex shall include descriptions of contracts or arrangements entered into or currently being negotiated with Norwegian industry.

Applicable to bidders located within the European Economic Area (EEA): The Royal Norwegian Ministry of Defence (MOD) has decided that an industrial co-operation agreement is required (in accordance with the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad (RIC)), for subcontractors located outside the European Economic Area (EEA). This requirement also applies if the main contractor and the subcontractor belong to the same corporation. Please find enclosed «Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad» and standard agreements for industrial co-operation. Such bidder shall in his response to the Request for Proposal on behalf of his subcontractors state their commitment to enter into such agreements without making any reservations to the RIC and standard agreements using the wording as follows: «(Name of bidder) hereby unconditionally declare, on behalf of all our subcontractors located outside the European Economic Area, their entire acceptance of the Regulations for Industrial Co-operation related to Defence Acquisitions from Abroad. We also unconditionally declare, on behalf of all our subcontractors located outside the European Economic Area, their acceptance of all the terms and conditions of the standard agreements for industrial co-operation.» The bidder shall also describe (in a separate annex) how his subcontractors located outside the European Economic Area intend to fulfil the industrial commitment. The annex shall include descriptions of contracts or arrangements entered into or currently being negotiated with Norwegian industry.»

(3) Når anskaffelsesmyndigheten mottar leverandørens forslag til et industrielt samarbeid, skal dette oversendes til Forsvarsdepartementet.

(4) Dersom potensielle leverandører bringer opp industrirelaterte spørsmål i forbindelse med tilbudsforespørselen, skal de henvises til Forsvarsdepartementet.

§ 42-4 . Anskaffelsesmyndighetens anbefaling av leverandør

Anskaffelsesmyndigheten skal ikke signere kontrakt med den aktuelle leverandør før Forsvarsdepartementet har ferdigforhandlet avtaler om industrisamarbeid med leverandøren (eller, der dette er relevant, aktuelle underleverandører).

§ 42-5 . Rapportering om industrisamarbeid

(1) FLO er ansvarlig for oppfølging av inngåtte industrisamarbeidsavtaler. Oppfølging skjer ved at hver leverandør fremsender årsrapporter til FLO, som vurderer disse, og gir tilbakemelding til leverandørene. Det kan avtales annen type rapportering og oppfølging i den enkelte Industrisamarbeidsavtale.

(2) FLO rapporterer årlig til Forsvarsdepartementet status over inngåtte industrisamarbeidsavtaler.

(3) Anskaffelsesmyndigheten skal oversende kopi av alle inngåtte avtaler (kontrakter) og endringsavtaler til FLO/invstab når det foreligger avtale om industrisamarbeid.

Vedlegg

Etiske retningslinjer for næringslivskontakt i forsvarssektoren. (pdf) Varsomhet, taushetsplikt og habilitet (norsk versjon). (pdf) Prudence, Non-disclosure and Conflict of Interest (engelsk versjon). (pdf) Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater (norsk versjon). (pdf) Ethical statement for suppliers to the Royal Norwegian Ministry of Defence with underlying agencies (engelsk versjon). (pdf) Protokoll for anskaffelser etter ARF del V. (pdf) Bestemmelser for industrielt samarbeid ved forsvarsanskaffelser fra utlandet. (pdf)