Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver

I

I forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver skal kapittel III lyde:

Å fastsette hvilket arkivmateriale som skal bevares og hvilket arkivmateriale som kan kasseres. Å sikre at arkivmateriale med langvarig bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Å legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning. Å sikre at arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdig ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov som materialet ivaretar, er bortfalt.

Bestemmelsene i dette kapittelet gjelder for statlige organer og andre virksomheter som skaper statlige arkiver iht. arkivloven § 2 bokstav c. Bestemmelsene gjelder for alt arkivmateriale som skapes som ledd i statlige organers egenforvaltning. Bestemmelsene gjelder ikke for statlige organers fagsaker. For fagsakene skal statlige organer utarbeide egne spesifiserte kassasjonsregler, jf. arkivforskriften § 3-21 annet ledd. Bestemmelsene gjelder ikke for andre enn de sakstypene som er omtalt i denne forskriften. For sakstyper som kommer til som nye eller som av andre grunner ikke er omtalt i disse bestemmelsene, kan ikke arkivmateriale kasseres uten Riksarkivarens samtykke, jf. arkivloven § 9. Arkivmateriale som er underlagt bevaringspåbud skal alltid bevares dersom ikke Riksarkivaren har fastsatt noe annet, jf. arkivforskriften § 3-20.

Bevaring: at arkivmateriale blir tatt vare på for fremtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon: at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Funksjon: et ansvarsområde som en virksomhet forvalter for å oppnå bestemte mål og som består av en gruppe arbeidsprosesser. Arbeidsprosess: én avgrenset rekkefølge av aktiviteter som gjentatte ganger utøves i en virksomhet for å oppnå et bestemt resultat i samsvar med fastsatte regler. Sak: dokumentasjon skapt som ledd i utøvelsen av en enkeltstående arbeidsprosess. Sakstype: dokumentasjon skapt som ledd i utøvelsen av en bestemt type arbeidsprosess. Egenforvaltning: statlige organers administrative funksjoner og arbeidsprosesser knyttet til forvaltning av eget organ. Egenforvaltningssaker: dokumentasjon skapt som ledd i statlige organers egenforvaltning. Fagsaker: dokumentasjon skapt som ledd i statlige organers kjernevirksomhet knyttet til samfunnsoppdrag som organene er opprettet for å ivareta.

Statlige organer skal fastsette og gjennomføre et hensiktsmessig og konsekvent skille mellom egenforvaltningssaker og fagsaker i egen arkivdanning.

Dersom det ikke er mulig å gjennomføre et hensiktsmessig og konsekvent skille mellom egenforvaltningssaker og fagsaker, skal arkivmaterialet behandles som en fagsak. For fagsakene skal statlige organer utarbeide egne spesifiserte bevarings- og kassasjonsbestemmelser, jf. arkivforskriften § 3-21 annet ledd.

Statlige organer skal anvende bestemmelsene på en måte som er tilpasset virksomhetens egenart, slik at formålet med bestemmelsene i størst mulig grad blir oppfylt.

Dersom virksomhetens egenart tilsier at det er behov for å utarbeide spesielle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for bestemte sakstyper innen organets egenforvalting, skal statlige organer utarbeide slike bestemmelser. Bestemmelsene skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk.

For arkivmateriale som kasseres, skal statlige organer fastsette kassasjonsfrister slik at arkivmateriale ikke kasseres før eventuelle dokumentasjonsbehov bortfaller. En kassasjonsfrist angir når saken som er gjenstand for kassasjon, tidligst kan kasseres. Ved fastsettelse av kassasjonsfristene, skal statlige organer ta i betraktning hvor lenge det er behov for å oppbevare materialet av hensyn til bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet lovverk organers egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov offentlige og private virksomheters og enkeltpersoners juridiske dokumentasjonsbehov.

Personregistre eller deler av personregister kan slettes etter bestemmelsene i personopplysningsloven, helseregisterloven og etter bestemmelser i medhold av helseregisterloven. Slik sletting kan først gjøres etter at det er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9 bokstav c.

Arkivmateriale om sikkerhetsklarering og autorisasjon behandles i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for personellsikkerhetstjenesten fastsatt av Nasjonal sikkerhetsmyndighet 4. februar 2014, jf. forskrift 29. juni 2001 nr. 722 om personellsikkerhet § 6-8 tredje ledd.

Bestemmelsene er bygget opp slik at hver paragraf angir en bestemt funksjon innen egenforvaltning. For hver enkel funksjon er det angitt sakstyper som skal bevares og sakstyper som kan kasseres. Sakstypene gjenspeiler arbeidsprosesser innen egenforvaltning. Til bestemte sakstyper angis det også typer av dokumentasjon som kjennetegner den enkelte sakstypen. Dokumenttypene er ment som føringer for hvordan sakstypene skal avgrenses mot hverandre, og ikke som en uttømmende opplisting av all dokumentasjon innen den enkelte sakstypen.

Følgende sakstyper bevares: Etablering og endring av organets organisasjonsstruktur, som inneholder dokumentasjon om organets interne organisering, organisasjonskart og planer utredning og evaluering av organets organisering Etablering og endring av organets interne ledelses- og styringsstruktur, som inneholder dokumentasjon om instrukser og retningslinjer for myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling i organet utredning og evaluering av ledelses- og styringsstruktur Organisering av interne utvalg og deres virksomhet innen egenforvaltning dersom utvalgets virksomhet hører inn under sakstyper som skal bevares i henhold til de øvrige bestemmelsene i denne forskriften Organisering av prosjekter og deres virksomhet innen egenforvaltning dersom prosjektets virksomhet hører inn under sakstyper som skal bevares i henhold til de øvrige bestemmelsene i denne forskriften Organisering av organets samarbeid med andre organer innen egenforvaltning dersom samarbeidet hører inn under sakstyper som skal bevares i henhold til de øvrige bestemmelsene i denne forskriften Organisering av lovpålagte faste utvalg og andre samarbeidsorganer mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner samt deres virksomhet, som inneholder dokumentasjon om oppnevning, avtaler, forhandlinger og drøftinger, herunder forhandlingsprotokoller og referater fra drøftinger Organets organisering av og deltakelse i internasjonalt samarbeid knyttet til egenforvaltning. Følgende sakstyper kasseres: Interne organisatoriske arbeidsprosesser som ikke medfører endringer av organets organisasjonsstruktur Organisering av interne utvalg og deres virksomhet innen egenforvaltning dersom utvalgets virksomhet hører inn under sakstyper som kasseres i henhold til de øvrige bestemmelsene i denne forskriften Organisering av prosjekter og deres virksomhet innen egenforvaltning dersom prosjektets virksomhet hører inn under sakstyper som kasseres i henhold til øvrige bestemmelsene i denne forskriften Organisering av samarbeid med andre organer innen egenforvaltning dersom samarbeidet hører inn under sakstyper som kasseres i henhold til øvrige bestemmelsene i denne forskriften.

Følgende sakstyper bevares: Utarbeidelse av organets forslag og innspill til statsbudsjett, som inneholder dokumentasjon om organets innspill til årlig statsbudsjett og bevilgningsendringer i årets statsbudsjett Overordnet departements styring av underliggende organ, som inneholder dokumentasjon om instrukser fra overordnet departement og styringsdialogen mellom departement og den enkelte virksomheten, strategiske og årlige planer, tildelingsbrev fra overordnet departement, rapporter til overordnet departement, etatsstyringsmøter, departementets evaluering av organets virksomhet Utarbeidelse av organets interne instrukser og retningslinjer for virksomhets- og økonomistyring, som inneholder dokumentasjon om organets interne instrukser og retningslinjer for virksomhets- og økonomistyring, herunder også internrevisjon, evaluering og andre arbeidsprosesser innen virksomhetsstyring Organets strategiske planlegging, som inneholder dokumentasjon om strategiske planer og andre strategiske styringsdokumenter Organets årlige virksomhetsplanlegging og budsjettdisponering, som inneholder dokumentasjon om organets virksomhetsplan og internbudsjett, interne styringsbrev og andre årlige styringsdokumenter virksomhetsplaner for administrative enheter i organet og innspill til budsjettfordeling fra administrative enheter i organet Organets årlige virksomhetsrapportering, som inneholder dokumentasjon om organets årsrapport med årsregnskap og andre rapporter til overordnet departement organets saldoliste interne årsrapporter og andre periodiske virksomhetsrapporter fra administrative enheter i organet Organets internrevisjon, som inneholder dokumentasjon om internrevisjon, herunder årsplaner for internrevisjon, interne revisjonsrapporter og årsrapporter fra internrevisjon Ekstern revisjon, som inneholder dokumentasjon om Riksrevisjonens regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapsrevisjon samt revisjoner utført av private revisjonsselskaper Evaluering av organets virksomhets- og økonomistyring, som inneholder evalueringsrapporter og annen dokumentasjon om evaluering av virksomhetsstyringsfunksjon Organets eierstyring av selskaper og stiftelser, som inneholder dokumentasjon om etablering av selskaper og stiftelser, eierskapsutøvelse og eierstyring. Følgende sakstyper kasseres: Regnskapsføring, herunder regnskapsmateriale med unntak av organets årsregnskap og saldoliste som skal bevares.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets personalforvaltning, som inneholder dokumentasjon om strategiske personalplaner og annen strategisk styringsdokumentasjon lokal personalpolitikk, herunder kompetansepolitikk, lønnspolitikk, livsfasepolitikk og annen personalpolitisk dokumentasjon lokale særavtaler mellom arbeidsgivere og arbeidstakerorganisasjoner interne reglementer og retningslinjer for personalforvaltning, herunder rekruttering, opplæring og kompetanseutvikling, permisjoner, konflikthåndtering, varsling og andre arbeidsprosesser innen personalforvaltning evaluering av organets personalforvaltning, herunder rekruttering, opplæring og kompetanseutvikling, permisjoner, konflikthåndtering, varsling og andre arbeidsprosesser innen personalforvaltning Rekruttering og tilsetting, som inneholder dokumentasjon om kunngjøring og stillingssøknader, herunder kunngjøringstekst, stillingssøknader med vedlegg til den som blir tilsatt, offentlig søkerliste og utvidet søkerliste behandling av tilsettingssaker ved organets innstillings- og tilsettingsmyndighet behandling av tilsettingssaker i overordnet organ ved dissens mellom medlemmene i den tilsettende myndighet eller ved uenighet mellom den innstillende og den tilsettende myndighet i organet tilsettingsbrev og arbeidsavtaler Lønnsforhandlinger, som inneholder dokumentasjon om føringer fra overordnet departement, anbefalinger fra arbeidsgiver samt forhandlinger og drøftinger, herunder forhandlingsprotokoller og referater fra drøftinger voldgiftsbehandling av tvister Regulering av arbeidstid, som inneholder dokumentasjon om lokale arbeidstidsordninger, herunder arbeidsvaktplaner Oppfølging av den enkelte ansatte, som inneholder dokumentasjon om endringer av stillingsprosent av betydning for den ansattes pensjonsforhold lønn og godtgjørelser av betydning for den ansattes pensjonsforhold permisjoner av betydning for den ansattes pensjonsforhold arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer ordensstraff omplassering, beordring, fortrinnsrett dersom saken fører til rettslig prøving avslutning av arbeidsforhold. Følgende sakstyper kasseres: Opplæring og kompetanseutvikling innen egenforvaltning, som inneholder dokumentasjon om opplæring av nyansatte, herunder introduksjonsprogrammer, opplæringsplaner og -tiltak planlegging og gjennomføring av interne og eksterne kurs og andre kompetansehevende tiltak innen organets egenforvaltning Innhenting av underlagsmateriale i forbindelse med lønnsforhandlinger, som inneholder dokumentasjon om lønnskrav fra arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner, lønnsstatistikker og annet underlagsmateriale Registrering og kontroll av arbeidstid, som inneholder dokumentasjon om arbeidstidsregistreringer Planlegging og gjennomføring av velferdstiltak for ansatte Oppfølging av den enkelte ansatte, som inneholder dokumentasjon uten betydning for den ansattes pensjonsforhold, ordensstraff, arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets arbeid med helse miljø og sikkerhet (HMS), som inneholder dokumentasjon om interne instrukser og retningslinjer for organets systematiske helse- miljø og sikkerhetsarbeid årlige HMS-rapporter, systematiske gjennomganger og evalueringer av organets HMS-arbeid Arbeidsmiljøundersøkelser, som inneholder dokumentasjon om undersøkelse og evaluering av arbeidsmiljø Tilsyn fra HMS-myndigheter, som inneholder dokumentasjon om HMS-tilsyn og organets oppfølging av tilsynet Oppfølging av arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer, som inneholder dokumentasjon om arbeidsgiverens oppfølging av ansatte i forbindelse med arbeidsulykker, yrkesskader og yrkessykdommer Konflikthåndtering, som inneholder dokumentasjon om partenes syn på konflikten og arbeidsgiverens oppfølging av saken Varsling av kritikkverdige forhold, som inneholder dokumentasjon om varsler fra arbeidstakere og arbeidsgiverens oppfølging av varslene. Følgende sakstyper kasseres: HMS-opplæring, som inneholder dokumentasjon om organets opplæringsplaner for helse-, miljø- og sikkerhet, HMS-kurs og andre opplæringstiltak Registrering og oppfølging av hendelser og avvik, som inneholder dokumentasjon om løpende rutinemessig HMS-oppfølging med unntak av arbeidsulykker og yrkesskader Gjennomføring av HMS-runder som inneholder dokumentasjon om løpende rutinemessig HMS-oppfølging Gjennomføring av HMS-revisjoner, som inneholder dokumentasjon om løpende rutinemessig oppfølging og revisjon av organets HMS-system.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets arbeid med virksomhetsintern sikkerhet og beredskap, som inneholder dokumentasjon om virksomhetsinterne sikkerhetsstrategier, sikkerhetspolicy og andre styringsdokumenter interne instrukser og retningslinjer for organets sikkerhets- og beredskapsarbeid organisering av organets sikkerhets- og beredskapsarbeid virksomhetsledelsens gjennomgang og evaluering av organets sikkerhets- og beredskapsarbeid Risiko- og sårbarhetsanalyser som danner grunnlag for virksomhetsledelsens beslutninger, virksomhetsintern strategi og policy for sikkerhet og beredskap Rapportering om virksomhetsintern sikkerhet og beredskap som inneholder rapporter til virksomhetsledelse og rapporter til overordnet departement Virksomhetsintern beredskapsplanlegging som inneholder dokumentasjon om virksomhetsinterne beredskapsplaner. Følgende sakstyper kasseres: Registrering og oppfølging av hendelser og avvik knyttet til virksomhetsintern sikkerhet og beredskap som inneholder dokumentasjon om meldinger vedrørende hendelser og avvik samt løpende rutinemessige oppfølging av meldingene Gjennomføring av virksomhetsinterne sikkerhetsrevisjoner som inneholder dokumentasjon om løpende rutinemessige revisjoner av virksomhetens sikkerhets- og beredskapssystem Gjennomføring av virksomhetsinterne sikkerhetstester som inneholder dokumentasjon om løpende rutinemessige sikkerhetstester knyttet til drift og vedlikehold av det virksomhetsinterne sikkerhets- og beredskapssystemet Risiko- og sårbarhetsanalyser som inngår i løpende rutinemessig håndtering av operative oppgaver knyttet til virksomhetsintern sikkerhet og beredskap Virksomhetsinterne beredskapsøvelser.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets eiendomsfunksjon, som inneholder dokumentasjon om: organets eiendomsstrategier og andre strategiske styringsdokumenter interne instrukser og retningslinjer for organets eiendomsvirksomhet utredning og evaluering av organets eiendomsvirksomhet, herunder erverv og avhending, bygging, leie, drift og vedlikehold av bygninger, anlegg og lokaler Erverv og avhending av eiendom Planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, herunder dokumentasjon om: oppdrag rom- og funksjonsanalyse ferdig forprosjekt ferdig skisseprosjekt hvis det ikke foreligger ferdig forprosjekt ferdig detaljprosjekt kontrakt med antatt tilbud som bygget dokumentasjon, herunder tegninger og beskrivelser av bygningens oppbygging og kvalitet rapporter fra uavhengig kontroll overtagelsesdokumentasjon fra entreprenør til byggherre sluttrapport Forvaltning av statens kulturhistoriske eiendommer, som inneholder dokumentasjon om ombygging og renovering av statens kulturhistoriske eiendommer. Følgende sakstyper kasseres: Leie av eiendommer, bygninger og lokaler som inneholder dokumentasjon om inngåelse og oppfølging av de enkelte leieforholdene Planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, herunder dokumentasjon om ikke antatte tilbud utkast og arbeidsversjoner av teknisk dokumentasjon, arbeidstegninger og lignende forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsdokumentasjon som bruksanvisninger, HMS-datablader, materialdokumentasjon, vedlikeholdsrutiner og lignende Drift og vedlikehold av bygninger, anlegg og lokaler som inneholder dokumentasjon om gjennomføring av rutinemessige drifts- og vedlikeholdstiltak.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets anskaffelsesfunksjon, som inneholder dokumentasjon om organets innkjøpsstrategi og innkjøpspolicy interne instrukser og retningslinjer for organets innkjøpsvirksomhet og kontraktoppfølging evaluering av organets innkjøpsvirksomhet. Følgende sakstyper kasseres: Anskaffelser av varer og tjenester innen organets egenforvaltning Oppfølging av leveranser knyttet til anskaffelse av varer og tjenester innen organets egenforvaltning.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av arkivfunksjon, som inneholder dokumentasjon om organisering av organets arkivfunksjon, interne instrukser og retningslinjer, arkivplaner, klassifikasjonssystemer, bevarings- og kassasjonsplaner, evaluering av organets arkivfunksjon Innsynsbegjæringer som fører til drøfting og særskilt begrunnelse, samt klager over avslag på innsynsbegjæringer og innsynskravet som var grunnlag for klagen Overføring av arkiv til andre offentlige organer eller private rettsubjekter Behandling av saker om tap av arkivmateriale og uhjemlet kassasjon. Følgende sakstyper kasseres: Drift og vedlikehold av arkivfunksjon, som inneholder dokumentasjon om gjennomføring av arkivrutiner, opplæring og brukerstøtte, periodisering og bortsetting, oppbevaring av arkiv, deponering og avlevering innsynsbegjæringer som ikke medfører omfattende drøfting, særskilt begrunnelse eller klage.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets biblioteksfunksjon, som inneholder dokumentasjon om organisering av organets biblioteksfunksjon, interne instrukser og retningslinjer, evaluering av biblioteksfunksjon. Følgende sakstyper kasseres: Drift og vedlikehold av biblioteksfunksjon, som inneholder dokumentasjon om gjennomføring av bibliotekrutiner, klassifisering og registrering av ny litteratur, anskaffelse av litteratur og tidsskrifter, abonnering, publikumsveiledning, inn- og utlån og utstillinger.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets IKT-funksjon, som inneholder dokumentasjon om organets IKT-strategi, IKT-policy og andre styringsdokumenter utredning og evaluering av organets IKT-virksomhet. Følgende sakstyper kasseres: Drift, vedlikehold og brukerstøtte knyttet til IKT innen egenforvaltning Utvikling av IKT-løsninger innen egenforvaltning.

Følgende sakstyper bevares: Planlegging, styring og evaluering av organets interne kommunikasjonsfunksjon, som inneholder dokumentasjon om organets strategi for internkommunikasjon, retningslinjer for internkommunikasjon, virksomhetsinterne kommunikasjonsplaner utredning og evaluering av organets internkommunikasjon. Følgende sakstyper kasseres: Planlegging og gjennomføring av virksomhetsinterne informasjonstiltak, som inneholder dokumentasjon om informasjonsmøter, undersøkelser av organets internkommunikasjon, interne kommunikasjonskampanjer og andre virksomhetsinterne informasjonstiltak.

Statlige organer skal ta i bruk gjeldende bevarings- og kassasjonsbestemmelser så snart det er praktisk gjennomførbart ved periodisering av arkivsystemer eller innføring av nye arkivsystemer.

Dersom det er hensiktsmessig kan statlige organer i en overgangsperiode følge de tidligere bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, fastsatt av Riksarkivaren 1. desember 1999. Dette gjelder for arkivmateriale skapt frem til iverksettingstidspunktet samt arkivsystemer og arkivperioder etablert før iverksetting av bestemmelsene, selv om disse avsluttes etter iverksettingstidspunktet.

II

Forskriften trer i kraft 1. mai 2015.