Forskrift om krav til gjennomføring av fjernmøter i bispedømmerådene

§ 1 . Beslutning om fjernmøte

Bispedømmerådet kan vedta at et ordinært bispedømmerådsmøte skal avholdes som fjernmøte. Vedtak om fjernmøte kan omfatte ett eller flere slike møter. Avgjørelse om hastefjernmøte besluttes av lederen av bispedømmerådet.

§ 2 . Krav til fjernmøter

Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne se, høre og kommunisere med hverandre. I særlige tilfeller kan bispedømmerådet fravike kravet om at alle møtedeltakerne skal kunne se hverandre.

Det skal legges til rette for avstemninger gjennom elektronisk løsning som ivaretar hensynene bak skriftlige avstemninger.

Bispedømmerådet fastsetter hvordan et fjernmøte skal gjennomføres.

§ 3 . Gjennomføring av møter for åpne dører

Når møtet holdes for åpne dører, skal det være mulig for tilhørere å følge med på møtet via skjermoverføring eller på annen måte via internett. Bispedømmerådet fastsetter hvordan det skal legges til rette for overføring av møtet.

§ 4 . Gjennomføring av møter for lukkede dører

Før bispedømmerådet gjennomfører fjernmøte i saker som av personvernhensyn skal lukkes for allmennheten, skal bispedømmerådet ha vurdert sårbarhet og risiko i tekniske løsninger og møtelokalitetenes egnethet.

Dersom et bispedømmerådsmedlem skal logge seg på en løsning på internett, skal vedkommende autentisere seg elektronisk i to trinn. Deltakelse i møtet skal kunne dokumenteres i etterkant ved bruker-ID og tidspunkt for deltakelsen. Det skal være mulig å lagre et opptak av møtet. Slike opptak skal slettes etter 3 måneder.

Dersom flere bispedømmerådsmedlemmer er til stede i et lokale hvor det gjennomføres fjernmøte, skal det oppnevnes en assisterende møteleder.

§ 5 . Krav til gjennomføring av hastefjernmøter

Ved hastefjernmøter har lederen av bispedømmerådet ansvar for at disse gjennomføres på en betryggende måte og for at det er mulig for tilhørere å følge med på møter som holdes for åpne dører.

§ 6 . Ikrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft når Kirkerådets direktør bestemmer.