Instruks for Jernbanedirektoratet

1. Innledning og formål

Instruksen er fastsatt av Samferdselsdepartementet i medhold av reglement for økonomistyring i staten § 3.

Denne instruksen erstatter instruks 5. februar 2016 nr. 127 for Jernbanedirektoratet fastsatt ved kongelig resolusjon samt instruks om økonomistyring for Jernbanedirektoratet fastsatt av Samferdselsdepartementet 15. november 2017.

Reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten gjelder i sin helhet, med mindre Jernbanedirektoratet har fått innvilget unntak. Denne instruksen inneholder tillegg og presiseringer til dette regelverket.

Formålet med instruksen er å klargjøre myndighet og ansvar mellom Samferdselsdepartementet og Jernbanedirektoratet.

2. Organisering

Jernbanedirektoratet er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet.

Jernbanedirektoratet ledes av jernbanedirektøren som utnevnes på åremål av Kongen etter innstilling fra samferdselsministeren.

3. Roller, myndighets- og ansvarsavklaring (jf. bestemmelsene 1.3)

3.1 Samferdselsdepartementets overordnede ansvar

Samferdselsdepartementet har ansvar for etatsstyringen av Jernbanedirektoratet. Det innebærer å føre kontroll med at Jernbanedirektoratet driver effektivt og i samsvar med Stortingets forutsetninger og vedtak og departementets fastsatte mål og prioriteringer.

3.2 Jernbanedirektoratets roller og ansvar

Jernbanedirektoratets samfunnsoppdrag er å nå overordnede mål om en effektiv, sikker og miljøvennlig jernbanesektor. Jernbanedirektoratet skal ivareta den strategiske, helhetlige og overordnede koordineringen og planleggingen av jernbanesektoren og skal legge samfunnsøkonomiske lønnsomhetsvurderinger til grunn for sin virksomhet. Direktoratet skal spesielt ved avtaleinngåelse ha fokus på at prosjekter og tiltak blir optimalisert, dvs. at kostnadene søkes redusert og nytten økt. Videre skal direktoratet ha fokus på målene i Nasjonal Transportplan. Jernbanedirektoratet utøver sitt samfunnsoppdrag ved å være avtalepart, fagorgan og myndighetsorgan.

Jernbanedirektoratet blir delegert budsjettdisponeringsfullmakt fra SD gjennom tildelingsbrev. Jernbanedirektoratet skal følge opp bevilgningene gjennom avtalestyring med aktørene i sektoren for hhv kjøp av persontogtjenester, planlegging, fornying, drift og vedlikehold og bygging av infrastruktur, anskaffelser av togmateriell og reise- og billetteringstjenester. Jernbanedirektoratet skal være en krevende kjøper og legge forretningsmessige vurderinger til grunn for avtaleinngåelsen og avtalene skal være i tråd med Stortingets fullmakter.

Gjennom forretningsmessig avtalestyring og samhandling med berørte aktører, skal direktoratet sikre god koordinering mellom utviklingen av togtilbud og investeringer i nytt togmateriell, digitale løsninger og behov for tiltak i infrastrukturen.

3.2.1 Jernbanedirektoratet som avtalepart

Jernbanedirektoratet skal inngå avtaler som sikrer at helheten og sammenhengene i et velfungerende jernbanesystem blir ivaretatt. Jernbanedirektoratet skal være en krevende kjøper og utvikle, inngå og følge opp forretningsmessige avtaler med aktørene i jernbanesektoren. Avtalene må koordineres slik at de sammen bidrar til å nå de felles overordnede transportpolitiske målene. Avtalene skal legge til rette for at det oppnås mest mulig nytte for avtalt vederlag samt innovasjon.

Jernbanedirektoratet skal inngå avtaler med Bane NOR SF om utredning, planlegging, utbygging, fornying, drift og vedlikehold iht. jernbaneforskriften § 3-2. Avtalene skal være på et overordnet nivå, legge til rette for porteføljestyring i Bane NOR SF med en entydig risikoplassering, og bidra til at foretaket som byggherre har incentiver til å optimalisere prosjektporteføljen og levere iht. til avtalt tid og kostnad. Avtalene skal ta utgangspunkt i rammeavtalen mellom Bane NOR og departementet og de fullmakter som er gitt av Stortinget.

Jernbanedirektoratet skal inngå avtaler med togselskapene om persontogtjenester, dvs forpliktelse til å yte offentlig tjeneste på vegne av staten iht. gjeldende regelverk og skal som hovedregel lyses ut gjennom konkurranse. Der det er nødvendig skal direktoratet gjennomføre kjøp som forhandles som direkteanskaffelse fra togoperatør.

Jernbanedirektoratet skal inngå avtaler med Norske tog AS om tilgang på persontogmateriell. Avtalene med Norske Tog AS skal være på et overordnet nivå, og skal sikre at selskapet er ansvarlig for toganskaffelser som ivaretar de avtalte togtjenester som direktoratet har kontraktsfestet med togoperatørene. Avtalene skal dekke Norske togs kostnader som følger av avtaleforpliktelsene.

Jernbanedirektoratet skal inngå avtaler med Entur AS om reiseinformasjon-, og billetteringstjenester. Direktoratet kan etter behov inngå takstsamarbeidsavtaler med fylkeskommuner og kollektivselskaper.

Jernbanedirektoratet skal i forbindelse med avtaleinngåelser legge vekt på at avtalene er realistiske og at risiko er entydig plassert. Leverandør skal som hovedregel bære risikoen for å levere oppdrag/tjeneste innenfor avtalt beløp. Avtaler skal inngås slik at leverandør får handlingsrom til å løse oppdraget på en måte som samlet sett gir mest mulig jernbane for pengene.

3.2.2 Jernbanedirektoratet som fagorgan

Som fagorgan har Jernbanedirektoratet et nasjonalt koordineringsansvar og faglig ansvar for å samordne sektoren.

Jernbanedirektoratet skal, på oppdrag og på eget initiativ, gi faglige råd til Samferdselsdepartementet. I de faglige rådene skal Jernbanedirektoratet synliggjøre hvordan vi kan få mest mulig jernbane for pengene, bidra til innovasjon og teknologisk utvikling, arbeide for at jernbanesektoren bidrar til å oppfylle nasjonale mål på klima- og miljøområdet, bidra til utviklingen av gode regionale bo og arbeidsmarkedsregioner og bidra til en god sikkerhet på jernbanen.

Jernbanedirektoratet har ansvar for utrednings- og planfasen før bestemmelsene i plan- og bygningsloven kommer til anvendelse, og skal sikre et godt faglig grunnlag for utvikling av jernbanens rolle i transportsystemet gjennom utredninger, analyser og utvikling av strategier i tidlig utrednings- og planfase. Direktoratet skal basere sine faglige råd på samfunnsøkonomiske lønnsomhetsberegninger. Direktoratet skal gi innspill om strategiske valg og strategisk utvikling av togtilbud med tilhørende tiltak til Nasjonal transportplan. Jernbanedirektoratet skal bidra inn i arbeidet med byvekstavtaler

Jernbanedirektoratet skal overvåke og være pådriver for at utdanningssystemet møter sektorens behov for kompetanse.

Jernbanedirektoratet skal gi faglige råd og bidra til utvikling av arbeidet med samfunnssikkerhet.

Jernbanedirektoratet skal delta i relevant internasjonalt samarbeid.

3.2.3 Jernbanedirektoratet som myndighetsorgan

Jernbanedirektoratet skal behandle klager i saker etter jernbaneloven § 10 om å utføre tiltak innenfor byggeforbudssonen og treffe vedtak om ekspropriasjon til jernbaneformål etter oreigningslova.

Jernbanedirektoratet skal vurdere og godkjenne systemer for billettering, angi fremgangsmåter for overlevering av reiseinformasjon og fastsette og kreve inn gebyr for tilknytning til og bruk av elektroniske støttesystemer for billettering.

Jernbanedirektoratet skal drive Norsk fagskole for lokomotivførere.

Jernbanedirektoratet skal bidra til at den felles bransjeforeningen behandler aktuelle og relevante spørsmål av betydning for sikkerheten på jernbanen.

Jernbanedirektoratet skal drive delegert etatsstyring av Norsk Jernbanemuseum.

4. Styringsdialogen (jf. bestemmelsene 1.4)

Forutsetninger og krav som Samferdselsdepartementet stiller til Jernbanedirektoratet, skal gå fram av den formelle styringsdialogen. Styringsdialogen omfatter styringsdokumenter, rapporter og møter av styringskarakter mellom departementet og etaten. Styringsdialogen skal dokumenteres.

instruks for Jernbanedirektoratet tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev referater fra etatsstyringsmøter årsrapport fra etaten, inkl. årsregnskap tertialrapporter rapportering til statsregnskapet.

Det holdes som hovedregel fire etatsstyringsmøter mellom Samferdselsdepartementet og Jernbanedirektoratet i løpet av året. Tidspunktet for etatsstyringsmøtene fremgår av tildelingsbrevet.

I tillegg til dette vil det innenfor rammen av styringsdialogen holdes møter av faglig karakter mellom departementet og Jernbanedirektoratet. Eventuelle styringssignaler i disse møtene skal gis skriftlig i etterkant av møtet, normalt i form av supplerende tildelingsbrev.

4.1 Rapportering (jf. bestemmelsene 1.6)

Årsrapport

Jernbanedirektoratet skal utarbeide en årsrapport. Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av etatens resultater og utarbeides etter fastsatt mal og i henhold til de krav som Samferdselsdepartementet har fastsatt i tildelingsbrevet med vedlegg og i eventuelle supplerende tildelingsbrev. Rapporten sendes til Samferdselsdepartementet med kopi til Riksrevisjonen innen fristen gitt i tildelingsbrevet.

Årsrapporten og Riksrevisjonens revisjonsberetning skal publiseres på Jernbanedirektoratet nettsider innen 1. mai. Før publisering skal årsrapporten ha vært behandlet i etatsstyringsdialogen. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen 1. mai skal beretningen publiseres så snart den foreligger

Tertialrapporter

Krav til innholdet i tertialrapportene for budsjettåret går fram av tildelingsbrevet.

Årsregnskap

Jernbanedirektoratet skal ved årets slutt utarbeide og avlegge et årsregnskap med noter i tråd med pkt. 3.4 i bestemmelser om økonomistyring i staten, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og krav fra Samferdselsdepartementet.

Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av Jernbanedirektoratets disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Det inngår som en del av årsrapporten.

Rapportering til statsregnskapet

Jernbanedirektoratet skal rapportere til statsregnskapet i henhold til pkt. 3.4 i bestemmelser om økonomistyring i staten.

Informasjon ved viktige hendelser og avvik

I tillegg til den periodiske rapporteringen skal Jernbanedirektoratet gjennom året på eget initiativ informere om vesentlige avvik fra vedtatte planer eller fra tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev og om viktige saker som berører virksomhetens ansvarsområde straks virksomheten får kjennskap til dette. Videre skal virksomheten foreslå mulige korrigerende tiltak.

5. Krav til den interne styringen av Jernbanedirektoratet (jf. bestemmelsene kap 2)

5.1 Jernbanedirektørens myndighet og ansvar i den interne styringen (jf. bestemmelsene 2.2)

Jernbanedirektøren har ansvaret for den interne styringen av virksomheten, herunder at økonomiforvaltningen i virksomheten blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte og i samsvar med de krav som stilles av overordnet myndighet og i bestemmelser om økonomistyring i staten. Jernbanedirektøren skal påse at Jernbanedirektoratet drives effektivt i samsvar med lover, regler og god forvaltningsskikk ellers, samt i henhold til de krav som fastsettes i styringsdialogen med Samferdselsdepartementet.

Jernbanedirektøren har ansvaret for at etaten har dokumenterbare systemer for internkontroll og risikostyring, og at det gjennomføres evalueringer om egen effektivitet, måloppnåelse og resultater. Videre har Jernbanedirektøren ansvar for at etatens organisasjon, arbeidsmiljø og personalpolitikk er tjenlig og at kapasitet og kompetanse er tilpasset oppgavene og utnyttet effektivt.

5.2 Styringssystem

Jernbanedirektoratet skal ha et styringssystem som ivaretar krav som Samferdselsdepartementet setter for å kunne ha en overordnet kontroll og oppfølging av virksomheten. Videre må virksomheten innrette sine systemer slik at de tilfredsstiller egne styringsbehov.

5.3 Planlegging, gjennomføring og oppfølging (jf. bestemmelsene 2.3.1)

Jernbanedirektoratet skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart og dokumentere disse gjennom interne styringsdokumenter. Jernbanedirektøren har ansvaret for at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev følges opp og formaliseres, og at dette gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser.

5.4 Internt disponeringsskriv

På grunnlag av tildelingsbrev og eventuelt supplerende tildelingsbrev fra Samferdselsdepartementet stiller jernbanedirektøren de tildelte midlene til disposisjon i etaten. Tildeling skal skje skriftlig.

5.5 Internkontroll (jf. bestemmelsene 2.4)

Jernbanedirektoratet skal etablere internkontroll for å forhindre styringssvikt, herunder å forebygge og avdekke tilsiktede handlinger utført i strid med gjeldende lover og regler. Jernbanedirektøren har ansvaret for å påse at internkontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, og at den fungerer på en tilfredsstillende måte og kan dokumenteres. For å kunne utøve nødvendig internkontroll skal virksomhetens ledelse som en del av styringssystemet, etablere systemer, rutiner, metoder og tiltak, for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemer og rutiner i henhold til pkt. 2.4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten.

5.6 Risikostyring

I styringsdialogen med Samferdselsdepartementet skal Jernbanedirektoratet redegjøre for hvilken usikkerhet som er knyttet til de mål og resultater som etaten har ansvaret for, de andre jernbaneaktørene og redegjøre for hvordan usikkerheten blir håndtert og styrt. Etaten skal anbefale eller sette i verk tiltak for å håndtere risiko knyttet til mål- og resultatoppnåelsen.

Nærmere krav til risikostyring går fram av tildelingsbrevet.

5.7 Evaluering

Jernbanedirektoratet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter, jf. pkt. 2.6 i bestemmelser om økonomistyring i staten. Departementet kan også be virksomheten gjennomføre evalueringer. Slike oppdrag skal som hovedregel gis i tildelingsbrevet og på forhånd være drøftet mellom Jernbanedirektoratet og Samferdselsdepartementet.

6. Økonomisystem og regnskapsføring (jf. bestemmelsene 2.5, kap. 3-8)

6.1 Økonomisystem og behandling av inntekter og utgifter

Jernbanedirektoratet skal innrette regnskapsføringen og økonomistyringen slik at den er i samsvar med kravene i reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelsene i økonomistyring i staten. Avgjørelser, fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert.

Virksomheten skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntekter, utgifter, anskaffelser, tilskudd, lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til budsjett og fastsatte planer.

Før utbetaling skal finne sted, skal utgifter være attestert. Videre skal alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Jernbanedirektøren kan delegere sin budsjettdisponeringsmyndighet helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Slik delegering skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

Jernbanedirektoratet skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende, og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktig beløp innen tidsfrist, samt følge opp krav som ikke er betalt ved forfall.

Alle saker om ettergivelse av krav der det ikke foreligger hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Samferdselsdepartementet som legger saken frem for Finansdepartementet.

6.2 Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

6.3 Kjøp av varer og tjenester

Anskaffelser skal skje i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk. Jernbanedirektoratet skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelse av varer og tjenester, skjer på en effektiv og forsvarlig måte i tråd med gjeldende lover og regler på området. God virksomhetsstyring innebærer en forpliktelse til å opptre etisk forsvarlig i alle sammenhenger.

6.4 Regnskapsføring

Regnskapsføringen omfatter bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Virksomhetens ledelse skal sikre at den pliktige regnskapsrapporteringen er i samsvar med de krav som er satt i pkt. 3.3.2 i bestemmelser om økonomistyring i staten.

Jernbanedirektoratet skal føre regnskapet etter kontantprinsippet.

6.5 Kontoplan

Jernbanedirektoratet skal bokføre på artskonto i standard kontoplan fastsatt av Finansdepartementet i R-102, og slik det fremgår av bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.3.3.

6.6 Tilskuddsordninger

Jernbanedirektoratet skal ha rutiner for forvaltning av tilskuddsordninger som virksomheten har ansvaret for.

6.7 Garantiordninger

Jernbanedirektoratet skal ha rutiner for forvaltning av garantiordninger som virksomheten har ansvaret for.