Forskrift om krav til gjennomføring av fjernmøter i Kirkerådet

§ 1 . Beslutning om fjernmøte

Kirkerådet kan vedta at et ordinært kirkerådsmøte skal avholdes som fjernmøte. Vedtak om fjernmøte kan omfatte ett eller flere slike møter. Avgjørelse om hastefjernmøte besluttes av lederen av Kirkerådet.

§ 2 . Krav til fjernmøter

Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne se, høre og kommunisere med hverandre. I særlige tilfeller kan Kirkerådet fravike kravet om at alle møtedeltakerne skal kunne se hverandre.

Det skal legges til rette for at skriftlige avstemninger kan gjennomføres gjennom elektronisk løsning som ivaretar prinsippet om hemmelig avstemning.

Kirkerådet fastsetter hvordan et fjernmøte skal gjennomføres.

§ 3 . Gjennomføring av fjernmøter for åpne dører

Når fjernmøtet holdes for åpne dører, skal det være mulig for tilhørere å følge med på møtet via skjermoverføring eller på annen måte via internett. Kirkerådet fastsetter hvordan det skal legges til rette for overføring av møtet.

§ 4 . Gjennomføring av fjernmøter for lukkede dører

Før Kirkerådet gjennomfører fjernmøte i saker som av personvernhensyn eller taushetsplikt skal lukkes for allmennheten, skal Kirkerådet ha vurdert sårbarhet og risiko i tekniske løsninger og møtelokalitetenes egnethet.

Dersom et kirkerådsmedlem skal logge seg på en løsning på internett, skal vedkommende autentisere seg elektronisk i to trinn. Deltakelse i møtet skal kunne dokumenteres i etterkant ved bruker-ID og tidspunkt for deltakelsen. Det skal være mulig å lagre et opptak av møtet. Slike opptak skal slettes etter 3 måneder.

Dersom flere kirkerådsmedlemmer er tilstede i et lokale hvor det gjennomføres fjernmøte, skal det oppnevnes en assisterende møteleder.

Den enkelte møtedeltaker har et ansvar for at utenforstående ikke kan få med seg det som blir sagt i møtet.

§ 5 . Krav til gjennomføring av hastefjernmøter

Ved hastefjernmøter har lederen av Kirkerådet ansvar for at disse gjennomføres på en betryggende måte og for at det er mulig for tilhørere å følge med på møter som holdes for åpne dører.

§ 6 . Ikrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft fra 1. januar 2022.