Etter utgangen av det tredje året som følger etter den dag da denne konvensjon trådte i kraft, skal Generalsekretæren i Europarådet på eget initiativ, når som helst etter dette tidspunkt, innby de representanter for sentralmyndighetene som er utpekt av konvensjonstatene, til å møte for å studere og å lette anvendelsen av konvensjonen. Enhver medlemstat i Europarådet som ikke er part i konvensjonen, kan representeres ved observatør. Det skal fra hvert av disse møtene utarbeides en rapport som skal sendes Ministerrådet i Europarådet til orientering.
En sentralmyndighet kan kreve at søknaden vedlegges en skriftlig fullmakt som gir myndigheten rett til å opptre på søkerens vegne eller til å utpeke en representant som har rett til å opptre på søkerens vegne.