§ 6. Dokumentasjon av mottatte rapporter og behandling av opplysninger

(1) Finanstilsynet skal dokumentere alle mottatte rapporter om overtredelser. Dokumentasjonen skal lagres i et sikkert system der konfidensialitet ivaretas, og slik at tilgang for ansatte er begrenset til dem som trenger opplysningene for å kunne utføre sitt arbeid. (2) Finanstilsynet skal umiddelbart bekrefte mottak av skriftlige rapporter om overtredelser til den adresse som er oppgitt av den rapporterende personen, med mindre vedkommende uttrykkelig har anmodet om noe annet, eller Finanstilsynet har grunn til å anta at en bekreftelse kan medføre risiko for at den rapporterende personens identitet kan bli avslørt. (3) Ved varsel gitt over telefonlinje med opptak eller i møte kan dokumentasjon skje gjennom lydopptak av samtalen i varig og tilgjengelig form, eller ved fullstendig og nøyaktig nedtegnelse foretatt av særskilt utpekte ansatte. Ved varsel over telefonlinje uten opptak kan dokumentasjon skje gjennom nøyaktig referat av samtalen foretatt av særskilt utpekte ansatte. Dersom den rapporterende personen har identifisert seg, skal vedkommende gis anledning til å kontrollere, rette opp og godkjenne nedtegnelser ved underskrift. (4) Finanstilsynet skal ha egnede fremgangsmåter for overføring av personopplysninger om den rapporterende og rapporterte personen, både innenfor og utenfor organisasjonen, som sikrer at overføringer ikke direkte eller indirekte avslører identiteten, med mindre det er i samsvar med ordningene for konfidensiell behandling.