§ 11. Rapportering og regnskap

Tilskuddsmottaker skal levere rapport og regnskap til Bufdir om hvordan tilskuddsmidlene er benyttet i henhold til søknaden og budsjettet som ligger til grunn for tilskuddet, og vilkårene i regelverket og tilskuddsbrevet. Rapporten og regnskapet skal leveres på egne skjemaer i Bufdirs søknadsportal. Rapporten og regnskapet må kunne godkjennes av Bufdir i henhold til dette regelverket og vilkårene i tilskuddsbrevet og rapporteringsskjemaet. Fristen for å sende inn regnskapet og rapporten bestemmes av Bufdir, og står i tilskuddsbrevet. Krav til innholdet i rapporten fremgår av tilskuddsbrevet og rapporteringsskjemaet. Bufdir kan stille særskilte krav til innholdet i rapporteringen. Dersom regnskapet og rapporten ikke er levert innen fristen, eller rapporten og regnskapet ikke er fullstendig, kan direktoratet sette en rimelig frist for retting. Pålegget gis skriftlig sammen med en orientering om at dersom tilfredsstillende retting ikke skjer innen fristen, blir tilskuddet helt eller delvis krevd tilbakebetalt. Dokumentasjonen som ligger til grunn for rapporten og regnskapet (herunder underbilag til regnskapet) skal oppbevares i fem – 5 – år fra og med 1. januar i tilskuddsåret. Særskilt om prosjekttilskudd Ved flerårige tilskudd må mottakere sende inn fremdriftsrapporter underveis i prosjektperioden. Det skal opprettes et eget kostnadssted eller prosjektnummer for det enkelte prosjektet man får støtte til. Kostnader som ikke er ført på prosjektets kostnadssted eller prosjektnummer, kan underkjennes av Bufdir. Tilskuddsmottaker skal bidra med den egenfinansieringen som føres opp i budsjettet, jf. § 7. Dersom det gis lavere tilskudd fra Bufdir enn det ble søkt om, kan imidlertid egenfinansieringen nedjusteres prosentvis lik nedgangen i det innvilgede tilskuddet. Inntekter som kommer som en følge av at Bufdir har gitt tilskudd, som for eksempel deltakeravgifter, kiosksalg, sponsormidler og liknende, skal i sin helhet gå til å finansiere aktiviteten. Dersom et prosjekt har ubenyttede tilskuddsmidler etter at alle inntekter og utgifter er regnet med, skal disse tilbakebetales til Bufdir. Om dette ikke gjøres vil direktoratet kreve midlene tilbakebetalt. Dersom tiltaket også har fått tilskudd fra andre tilskuddsgivere, kan Bufdir kreve at en prosentandel tilsvarende Bufdirs andel av det gitte tilskuddet tilbakebetales. Regnskapet skal være revidert, og revisjonen skal omfatte hele det mottatte tilskuddet og gjelde for hele prosjektperioden. Kravet til revisjon gjelder ikke for fylkeskommuner og kommuner som mottar under kr 500 000 i samlet tilskudd. Dersom det samlede tilskuddet er på kr 500 000 eller mer, må regnskapet være revidert av kommunerevisjonen eller statsautorisert revisor. Frivillige organisasjoner og andre aktører som mottar et samlet tilskudd på kr 200 000 eller mer, må ha et regnskap som er revidert av statsautorisert revisor. Revisor må oppfylle kravene til uavhengighet fastsatt i revisorloven § 8-1. Er samlet tilskudd til et prosjekt lavere enn kr 200 000, kan regnskapet kontrolleres av en person som ikke er statsautorisert revisor. Den som kontrollerer regnskapet kan allikevel ikke ha jobbet direkte med prosjektet, ha personlige interesser i prosjektet eller ha nære familiære bånd til andre som har jobbet direkte med tiltaket. Mottar man vedtak med tilsagn om tilskudd for flere år, er det kun nødvendig med revisoruttalelse når sluttrapporten sendes inn. Uttalelsen skal da gjelde regnskapene for alle årene det er gitt tilskudd for. Revisjonsstandard ISRS 4400 med avtalte kontrollhandlinger som gis av Bufdir skal følges uavhengig av om regnskapet revideres av en statsautorisert revisor, kommunerevisoren eller en annen person. De avtalte kontrollhandlingene følger med rapportoppgaven i Bufdirs søknadsportal. Særskilt om driftstilskudd Mottakere av driftstilskudd kan sende inn virksomhetens årsmelding/årsrapport i stedet for en egen rapport om bruken av tilskuddet. Mottakere av driftstilskudd skal sende inn spesifisert årsregnskap med revisjonsberetning fra statsautorisert revisor. Revisor må oppfylle kravene til uavhengighet fastsatt i revisorloven § 8-1. Regnskapet må være spesifisert slik at det går frem at tilskuddet er nyttet etter forutsetningene. Driftstilskudd som er gitt etter dette regelverket og utbetalt i tilskuddsåret, skal være spesifisert i årsregnskapet eller i note til dette. 11.1 Tilfeller som kan føre til krav om tilbakebetaling av tilskudd Dersom et tiltak har ubenyttede tilskuddsmidler etter at alle inntekter og utgifter er regnet med, eller tiltaket ikke er gjennomført, skal disse tilskuddsmidlene tilbakebetales til Bufdir. Dersom tiltaket også har fått tilskudd fra andre tilskuddsgivere, kan Bufdir kreve at en prosentandel tilsvarende Bufdirs andel av det gitte tilskuddet tilbakebetales. Dersom rapporten, regnskapet og/eller revisorattesten ikke er levert innen fristen, eller disse ikke er fullstendige, kan direktoratet sette en rimelig frist for retting. Pålegget gis skriftlig sammen med en orientering om at dersom tilfredsstillende retting ikke skjer innen fristen, kan tilskuddet helt eller delvis bli krevd tilbakebetalt. Dersom rapporten, regnskapet og/eller revisorattesten ikke blir levert inn eller godkjent av Bufdir, kan Bufdir kreve at tilskuddsmottaker betaler tilbake hele eller deler av tilskuddet.