§ 13. Oppbevaring

Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes: 1) årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, 2) spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, 3) dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen, 4) revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9-5, 5) avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, 6) korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, 7) utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte, 8) prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Departementet kan i forskrift fastsette krav om lengre oppbevaringstid for nærmere angitte typer primærdokumentasjon enn det som følger av annet ledd når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted og oppbevaringstid.