§ 12. Føring og arkivering

Plikten til å føre klientjournal etter denne forskriften gjelder ikke ved mekling etter lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap § 26 og etter lov 8. april 1981 nr. 7 om barn og foreldre § 51. Mekleren skal føre egen protokoll over innkomne begjæringer om mekling, jf. forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven. Protokollen kan føres manuelt eller elektronisk. Protokoll som er ført elektronisk skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer. Originalprotokoll skal være papirbasert, så sant det ikke benyttes godkjente elektroniske lagringsmedier. Protokoll skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte. Korrespondanse i forbindelse med mekling skal føres i postjournalen. Dette materialet skal fysisk oppbevares sammen med meklingsarkivet. Nærmere regler om hvilke opplysninger som skal registreres, og hvordan protokollen for øvrig skal føres, fremgår av § 9 første ledd i forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven.