Hopp til innhold
Forskrift
Barne- og familiedepartementet

Forskrift om føring av klientjournal og meklingsprotokoll ved familievernkontorene mv.

Forskrift om journal ved familievernkontorene

forskrift/2007-12-20-1763·19 paragrafer·Sist endret 26. januar 2022·Utforsk grafen
I kraft 2008-01-01Kunngjort 2008-01-15Sist endret ved forskrift/2022-01-26-130
Hjemmel§ 11Familievernkontorloven
Innhold19 paragrafer

Kapittel 1. Forskriftens område

§ 1

Forskriftens område

Denne forskrift gjelder journalføring og protokollføring ved familievernkontorene. Med familievernkontor menes virksomhet som kommer inn under lov 19. juni 1997 nr. 62 om familievernkontorer. Forskriften kommer til anvendelse på familievernkontorer som drives av den statlige regionale familievernmyndigheten eller den som statlig regional familievernmyndighet inngår avtale med om drift av familievernkontorer. Plikten til å føre journal gjelder ansvarlig behandler. Leder ved et familievernkontor har et overordnet ansvar for at journal blir ført og oppbevart i samsvar med forskriften her, etter personopplysningsloven med forskrifter og etter forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlig arkiv.

Denne forskriften bestemmer hvordan familievernkontorer skal føre journal og protokoll. Det er den enkelte behandleren som har plikt til å føre journal, mens lederen har det overordnede ansvaret for at dette skjer riktig.AI

Endret 28. juni 2018
Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 27 juni 2018 nr. 1057 (i kraft 20 juli 2018).

Kapittel 2. Regler for klientjournal

§ 2

Plikt til å informere om journalføring og om bruk av journalopplysninger

Ansvarlig behandler plikter å informere klienten(e) om at det blir ført journal og om at journalopplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 6.

Behandleren plikter å informere klienter om at det føres journal. Det skal også gis informasjon om at opplysninger fra journalen kan brukes til statistikk.AI

Se ogsåForskrift om journal ved familievernkontorene § 6

§ 3

Føring og arkivering

Det skal føres journal over hver klientenhet. Med klientenhet menes par, familier og enkeltklienter. Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret. Helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, plikter ikke å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39. Ved føring av felles klientjournal bør ansvarlig behandler av hensyn til klientenes innsynsrett etter § 12 i lov om familievernkontorer søke å skille ut opplysninger som bare gjelder den enkelte og ikke føre disse på en måte som gjør at de er å anse som fellesopplysninger. Journal skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal gå klart frem hvem som fører journalen. Journal kan føres manuelt eller elektronisk. Journalopplysninger som er ført elektronisk, skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer, jf. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv § 9 – § 11 og forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 3-1. Journal skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte. Korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen.

Familievernkontorene skal føre journal for par, familier og enkeltpersoner. Ny journal opprettes ved ny kontakt etter 6 måneder, eller ved ny problemstilling. Opplysninger i felles journaler bør skilles slik at personlige opplysninger ikke blir fellesopplysninger.AI

Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrift 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018).

Se ogsåHelsepersonelloven § 39Familievernkontorloven § 12Forskrift om offentlege arkiv § 9Forskrift om journal ved familievernkontorene § 11

§ 4

Journalens innhold

Det er bare relevante og nødvendige opplysninger som skal registreres i tilknytning til den enkelte sak, jf. personopplysningsloven med forskrifter. Journalen skal gi riktige og tilstrekkelige opplysninger om klienten eller klientenheten, forhold av betydning for den hjelp klienten/klientenheten trenger og den behandling som gis. Journal skal inneholde følgende opplysninger om klienten/klientenheten: -) navn på den som henvender seg til kontoret -) navn på den/de som møter til samtale -) fødselsdato -) kjønn -) sivilstand -) barn -) adresse/bostedskommune -) telefon -) ev. henvisende instans/anbefalt av -) hva det søkes hjelp for -) tidspunkt for samtale(r). Journal skal inneholde følgende opplysninger om andre personer som har deltatt i behandlingssamtaler: -) navn -) kjønn -) relasjon til klienten(e) -) tidspunkt for samtale(r). Journal skal inneholde følgende opplysninger om behandlingen mv.: -) beskrivelse av problemet -) opplysninger om behandlingstiltak; type, varighet mv. -) navn på eventuelle samarbeidsinstanser -) eventuelle opplysninger gitt til andre instanser -) opplysninger om sakens avslutning. Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes senest etter 1 måned.

Journalen ved familievernkontoret skal kun inneholde nødvendige og riktige opplysninger om klienten og behandlingen. Den skal beskrive problemet, tiltakene som er brukt og hvem som har deltatt i samtalene. Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes etter 1 måned.AI

Endret 28. juni 2018
Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrift 27 juni 2018 nr. 1057 (i kraft 20 juli 2018).
§ 5

Arbeidsdokumenter

Ansvarlig behandler skal særskilt vurdere hvorvidt arbeidsdokumenter skal inngå som del av journal. Arbeidsdokumenter i familievernet kan være lydbånd fra samtale, videobånd fra terapisituasjon, visuell illustrasjon i form av «flip-over»-ark, klientenes egne tegninger, notater mv. Lydbånd- og videopptak krever samtykke fra klienten/klientene. Arbeidsdokumenter som ikke inngår i journal, skal sikres i samsvar med bestemmelsene i kap. II i forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv. Dokumentene bør dateres, nummereres, signeres og knyttes opp mot klientjournalen. Disse slettes når klientkontakten avsluttes og senest 1 måned etter siste kontakt. Til spesielle formål som undervisning og forskning kan det avtales lengre oppbevaringstid. Dette krever klienten(e)s samtykke. En avtale om utvidet bruk må regulere i hvilke sammenhenger materialet kan brukes og tidfeste når materialet skal slettes.

Behandleren avgjør om arbeidsdokumenter skal være en del av journalen. Lyd- og videoopptak krever samtykke. Dokumenter som ikke er en del av journalen, skal slettes når kontakten avsluttes eller senest 1 måned etter siste kontakt.AI

Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrift 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018).
§ 6

Bruk av journalopplysninger

Journal skal nyttes som ledd i kontorets klientbehandling. Opplysningene kan også nyttes til planlegging og til utarbeidelse av statistikk. Det statistiske materialet skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan tilbakeføres til enkeltpersoner. Ved bruk av journalen skal det utvises forsiktighet, slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet.

Journalen skal brukes i behandlingen av klienter, samt til planlegging og statistikk. Statistikk skal være anonym. Opplysningene skal oppbevares slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem.AI

referert av 1 →

§ 7

Adgang til journal – oppbevaring

Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til journal. Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med. Når flere av de ansatte arbeider i team, skal de ha tilgang til opplysninger vedrørende «fellesklienter». Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Utover dette skal journalene bare være tilgjengelige for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til klientkontakten eller til administrasjonen av kontoret. Statsforvalteren har rett til innsyn i journal i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3. Journal skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. § 7 i forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv. Dersom det nyttes elektronisk journalføring, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.

Kun ansatte som trenger opplysningene i sitt arbeid skal ha tilgang til journalene ved familievernkontoret. Journalene skal oppbevares trygt slik at uvedkommende ikke får se innholdet. Statsforvalteren har rett til innsyn ved tilsyn.AI

Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 26 jan 2022 nr. 130.

Se ogsåFamilievernkontorloven § 3

§ 8

Innsyn i journal og utlevering av opplysninger fra journalen

Klienters rett til innsyn er regulert i lov om familievernkontorer § 12. Utlevering av personopplysninger fra journal er ikke tillatt uten i følgende tilfeller: a) Når den person opplysningene gjelder har gitt skriftlig samtykke. b) Når opplysningene gis i form av anonymiserte statistikkskjema til bruk for videre bearbeiding av materialet. Statistikkskjemaene skal i så fall makuleres etter bearbeidelse. c) For øvrig kan utlevering skje når lovbestemt taushetsplikt ikke er til hinder for dette og mottakeren med hjemmel i lov eller forskrifter gitt med hjemmel i lov, kan kreve opplysningene utlevert.

Reglene bestemmer når opplysninger fra en klientjournal kan deles med andre. Hovedregelen er at utlevering ikke er tillatt, med mindre det foreligger samtykke, opplysningene er anonymiserte eller det finnes lovhjemmel for det.AI

Se ogsåFamilievernkontorloven § 12

§ 9

Retting, sletting og supplering av opplysninger

Leder har overordnet ansvar for å rette, slette eller supplere opplysninger. Retting og supplering skal skje ved datert rettelse eller ny journalføring. Sletting eller fjerning kan bare skje når a) journalen inneholder feilskrift/objektiv feil b) det er åpenbart at opplysningene er irrelevante, utilbørlige eller feilaktige c) journal er opprettet på en person uten at det foreligger et klientforhold. Sletting kan likevel ikke skje dersom opplysningen har vært av betydning i klientforholdet og i henhold til denne forskriften skal dokumenteres. Dersom en klient mener at journalen inneholder feilaktige eller mangelfulle opplysninger eller utilbørlige utsagn om ham/henne, kan vedkommende be om retting eller sletting. Avslår ansvarlig leder retting eller sletting, skal kravet anmerkes i journalen og klienten gjøres kjent med at han/hun kan klage. Etter å ha innhentet uttalelse fra Datatilsynet avgjør klageinstansen om retting/sletting skal foretas og i tilfelle hvordan. Riksarkivaren må i slike tilfeller høres før et eventuelt vedtak fattes dersom det er i strid med bevaringsbestemmelser i medhold av arkivloven.

Lederen ved familievernkontoret har ansvaret for å rette, slette eller legge til opplysninger i journalen. Sletting er bare lov i visse tilfeller, som ved feil eller irrelevante opplysninger. Klienter kan be om endringer, og få klage dersom dette blir avslått.AI

referert av 1 →

Kapittel 3. Regler for meklingsarkiv

§ 10

Definisjoner

Med meklingsarkiv menes meklingsprotokoll, meklingsattest og korrespondanse knyttet til den enkelte mekling.

Bestemmelsen forklarer hva som regnes som et meklingsarkiv. Dette inkluderer protokoll, attest og brevveksling som hører til den enkelte mekling.AI

§ 11

Plikt til å informere om registrering av opplysninger og om bruk av opplysningene

Ansvarlig mekler plikter å informere partene om at det blir registrert opplysninger og om at opplysninger kan bli nyttet til statistiske formål, jf. § 13.

Mekleren har plikt til å informere partene om at opplysninger blir registrert. Det skal også informeres om at opplysningene kan bli brukt til statistikk.AI

Se ogsåForskrift om journal ved familievernkontorene § 13referert av 1 →

§ 12

Føring og arkivering

Plikten til å føre klientjournal etter denne forskriften gjelder ikke ved mekling etter lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap § 26 og etter lov 8. april 1981 nr. 7 om barn og foreldre § 51. Mekleren skal føre egen protokoll over innkomne begjæringer om mekling, jf. forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven. Protokollen kan føres manuelt eller elektronisk. Protokoll som er ført elektronisk skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer. Originalprotokoll skal være papirbasert, så sant det ikke benyttes godkjente elektroniske lagringsmedier. Protokoll skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte. Korrespondanse i forbindelse med mekling skal føres i postjournalen. Dette materialet skal fysisk oppbevares sammen med meklingsarkivet. Nærmere regler om hvilke opplysninger som skal registreres, og hvordan protokollen for øvrig skal føres, fremgår av § 9 første ledd i forskrift 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven.

Det er ikke krav om å føre klientjournal ved mekling etter ekteskapsloven og barneloven. Mekleren skal imidlertid føre en protokoll over mottatte begjæringer om mekling. Post og korrespondanse skal oppbevares i meklingsarkivet.AI

Se ogsåEkteskapsloven § 26Barnelova § 51Forskrift om journal ved familievernkontorene § 9

§ 13

Bruk av opplysninger

Protokoll og meklingsattest skal nyttes som ledd i meklers meklingsarbeid. Opplysningene kan også nyttes til planlegging og til utarbeidelse av statistikk. Det statistiske materialet skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte kan tilbakeføres til enkeltpersoner. Ved bruk av meklingsarkiv skal det utvises forsiktighet, slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet.

Protokoll og meklingsattest skal brukes i meklingsarbeidet. Opplysningene kan også brukes til planlegging og statistikk, så lenge enkeltpersoner ikke kan identifiseres. Det skal sørges for at uvedkommende ikke får tilgang til arkivet.AI

referert av 1 →

§ 14

Adgang til meklingsarkiv – oppbevaring

Bare ansatte ved det enkelte familievernkontor, samt mekler som har behov for opplysningene i sitt arbeid, skal ha tilgang til meklingsarkivet. Leder skal ha tilgang til hele meklingsarkivet. Utover dette skal meklingsarkivet bare være tilgjengelig for de ansatte i den utstrekning det er nødvendig av hensyn til kontakten med foreldre eller til administrasjonen av kontoret. Statsforvalteren har rett til innsyn i meklingsarkiv i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven, jf. lov om familievernkontorer § 3. Meklingsarkivet skal oppbevares betryggende slik at uvedkommende ikke får adgang til å gjøre seg kjent med innholdet, jf. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv § 7. Dersom det nyttes elektronisk registrering og elektronisk arkiv, skal det enkelte kontor sikre seg mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. Skrivere og terminaler mv. skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke kan finne sted.

Kun ansatte ved familievernkontoret og relevante meklere har tilgang til meklingsarkivet. Arkivet skal oppbevares trygt slik at uvedkommende ikke får innsyn. Statsforvalteren har rett til innsyn ved tilsyn.AI

Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 26 jan 2022 nr. 130.

Se ogsåFamilievernkontorloven § 3Forskrift om offentlege arkiv § 7

Kapittel 4. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

§ 15

Bevaring

Klientjournaler oppbevares i 3 år etter at klientforholdet er avsluttet. Meklingsarkivet med meklingsprotokollene og meklingsattestene oppbevares i 3 år etter at mekling er gjennomført. Korrespondanse knyttet til meklingsarbeidet og klientarbeidet kasseres senest 1 år etter at henholdsvis klientforholdet og meklingen er avsluttet og gjennomført eller oppbevares så lenge det har administrativ betydning. Saksarkivet er underlagt bevarings- og kassasjonsbestemmelsene fastsatt i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 9.

Reglene bestemmer hvor lenge familievernkontorene skal oppbevare ulike typer dokumenter. Klientjournaler og meklingsarkiv skal bevares i 3 år, mens korrespondanse normalt slettes etter 1 år.AI

Endret 12. april 2019 · i kraft 11. april 2019
Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrift 11 april 2019 nr. 498.

Se ogsåArkivlova § 9

§ 16

(Opphevet) — opphevet, ikke lenger i kraft.

§ 17

Kassasjon

Når oppbevaringen er gjennomført, kasseres materialet. Kassasjon gjennomføres både for papirmaterialet og for det elektroniske materialet. Kassasjon gjennomføres iht. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv § 16.

Materiale som er ferdig oppbevart skal slettes eller kastes. Dette gjelder både for dokumenter på papir og for elektroniske filer.AI

Endret 12. april 2019 · i kraft 11. april 2019
Noter (1)
  • EndringEndret ved forskrifter 15 des 2017 nr. 2105 (i kraft 1 jan 2018), 11 april 2019 nr. 498.

Se ogsåForskrift om offentlege arkiv § 16

Kapittel 5. Forskjellige bestemmelser

§ 18

Unntak

Departementet kan gjøre unntak fra bestemmelser i denne forskrift når særlige grunner foreligger.

Departementet har mulighet til å fravike reglene i denne forskriften dersom det finnes spesielle grunner for det.AI

§ 19

Ikrafttredelse

Denne forskriften trer i kraft 1. januar 2008. Fra samme dato oppheves forskrift 23. oktober 1998 nr. 1034 om journalføring ved familievernkontorene.

Denne forskriften begynte å gjelde fra 1. januar 2008. Samtidig sluttet en tidligere forskrift fra 1998 om journalføring ved familievernkontorene å gjelde.AI

Vanlige spørsmål

✨ AI-generert

Forenklede forklaringer laget med AI og kontrollert automatisk — les alltid selve lovteksten.

Hva gjelder denne forskriften for?

Denne forskriften bestemmer hvordan familievernkontorer skal føre journal og protokoll. Det er den enkelte behandleren som har plikt til å føre journal, mens lederen har det overordnede ansvaret for at dette skjer riktig.

Åpne § 1
Må behandleren fortelle meg at det skrives journal?

Behandleren plikter å informere klienter om at det føres journal. Det skal også gis informasjon om at opplysninger fra journalen kan brukes til statistikk.

Åpne § 2
Hvem skal det føres journal over ved familievernkontoret?

Familievernkontorene skal føre journal for par, familier og enkeltpersoner. Ny journal opprettes ved ny kontakt etter 6 måneder, eller ved ny problemstilling. Opplysninger i felles journaler bør skilles slik at personlige opplysninger ikke blir fellesopplysninger.

Åpne § 3
Hva slags personopplysninger skal stå i journalen?

Journalen ved familievernkontoret skal kun inneholde nødvendige og riktige opplysninger om klienten og behandlingen. Den skal beskrive problemet, tiltakene som er brukt og hvem som har deltatt i samtalene. Opplysninger om personer som ikke har møtt til behandling, skal slettes etter 1 måned.

Åpne § 4
Hva kan regnes som arbeidsdokumenter i familievernet?

Behandleren avgjør om arbeidsdokumenter skal være en del av journalen. Lyd- og videoopptak krever samtykke. Dokumenter som ikke er en del av journalen, skal slettes når kontakten avsluttes eller senest 1 måned etter siste kontakt.

Åpne § 5
Hva skal journalen brukes til?

Journalen skal brukes i behandlingen av klienter, samt til planlegging og statistikk. Statistikk skal være anonym. Opplysningene skal oppbevares slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem.

Åpne § 6
Hvem av de ansatte ved kontoret har lov til å lese journalen min?

Kun ansatte som trenger opplysningene i sitt arbeid skal ha tilgang til journalene ved familievernkontoret. Journalene skal oppbevares trygt slik at uvedkommende ikke får se innholdet. Statsforvalteren har rett til innsyn ved tilsyn.

Åpne § 7
Kan opplysninger fra journalen utleveres hvis jeg har gitt skriftlig samtykke?

Reglene bestemmer når opplysninger fra en klientjournal kan deles med andre. Hovedregelen er at utlevering ikke er tillatt, med mindre det foreligger samtykke, opplysningene er anonymiserte eller det finnes lovhjemmel for det.

Åpne § 8

Endringshistorikk

Følg endringer (RSS)

Hver oppføring er en kunngjøring i Norsk Lovtidend som endret denne loven.

  1. 2019

  2. 2018