§ 4-2. Skarpt periodeskille eller overlappingsperiodel

(1) Ved journalføring på papir skal det brukes skarpt periodeskille. Dette innebærer at man setter bort alle dokumenter som ble registrert i den avsluttede perioden. Dokument som hører til saker som er aktive ved periodeskillet, kan enten settes bort sammen med den avsluttede perioden eller overføres til den nye perioden. I begge tilfeller må det sørges for henvisninger i journalen og saksmappene som sikrer at man kan finne igjen saker eller dokumenter som krysser periodeskillet. (2) Skarpt periodeskille skal også brukes når det skjer grunnleggende endringer i arkivet, f.eks. overgang fra papirbasert til elektronisk journal. (3) Ved elektronisk journalføring, kan det ved normal overgang mellom arkivperioder brukes overlappingsperiode.