§ 4-3. Rutiner ved bortsetting av arkivmaterialet

(1) Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykkene, sånn som esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium osv, merkes tydelig med: a) navnet på arkivskaperen (organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), b) innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i klassifikasjonen), og c) hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter. (2) Det skal foretas arkivavgrensing i tråd med forskrift om offentlege arkiv § 14 og kassasjon i tråd med bestemmelsene i kapittel 7 i forskriften her. Arkivmaterialet som skal kasseres på et senere tidspunkt, skal plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares. (3) Det skal lages en summarisk liste over materiale som blir kassert i forbindelse med bortsettingen og over materiale som eventuelt skal kasseres på et senere tidspunkt. Det skal lages en fullstendig arkivliste over det som skal bevares. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.