Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

I

I forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) gjøres følgende endringer:

kassasjonsregler med oppbevaringstid og rutiner for bevaring og kassasjon, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16 jf. § 7-3 i forskriften her, og

§ 2-1 første ledd skal lyde:

(1) Rom der offentlige organ oppbevarer arkiv, herunder digitale arkiv, regnes som arkivlokale.

Nåværende § 2-11 blir ny § 2-2.

Nåværende § 2-2 til § 2-10 blir henholdsvis § 2-3 til § 2-11.

Nåværende § 2-4 blir § 2-5.

§ 2-5 tredje ledd skal lyde:

(3) Brannvarslingsanlegg for arkivlokaler skal tilfredsstille de krav som gjelder for bygningen for øvrig. Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm med kobling til bemannet sentral.

Nåværende § 2-5 blir § 2-6.

§ 2-6 overskrift skal lyde: Vern mot brannspredning inn i arkivlokalet

Nåværende § 2-7 blir § 2-8.

§ 2-8 andre ledd første punktum skal lyde:

Spesialrom for arkiv skal være sikret med egen innbruddsalarm med kobling til bemannet sentral.

ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering retningslinjer for destruksjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,

§ 5-3 femte ledd skal lyde:

(5) Riksarkivaren kan inngå særskilt avtale med avgiver om andre metoder og formater for fremstilling av arkivversjon enn det som følger av bestemmelsene i dette kapitlet.

§ 5-5 fjerde ledd oppheves.

Gjeldende femte ledd blir fjerde ledd.

§ 5-10 tredje ledd skal lyde:

(3) For arkivuttrekk i XML- eller JSON-format kan ovennevnte krav avvikes etter avtale med Arkivverket.

JSON – Java Script Object Notation – ISO/IEC21778, med de presiseringer som fremgår av § 5-19.

Gjeldende bokstav d og e blir henholdsvis bokstav e og ny bokstav f.

§ 5-14 andre ledd nytt fjerde punktum skal lyde:

Separate filer kan pakkes i henhold til standardene ZIP og TAR, jf. § 5-17 bokstav j, andre og tredje ledd.

§ 5-15 skal lyde:

Skanning av dokumenter skal utføres uten informasjonstap, og oppløsningen skal være på minimum 300 dpi/ ppi (100 %, RGB, 24 bit dybde, lavest mulig kompresjon).

Arkivdokumenter med ren tekst: TXT-ren tekstfil uten innkapslede objekter, jf. spesifikasjonen i § 5-11. TIFF – Tag Image File Format versjon 6, avbildninger av tekst, med de presiseringer som fremgår av § 5-18, første ledd. PDF/A – med de presiseringer som fremgår av § 5-18, andre ledd. XML-Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av § 5-19. JSON – Java Script Objekt Notation- ISO/IEC 21778, med de presiseringer som fremgår av § 5-19. For tekstdokumenter i OOXML eller ODF format bør en PDF/A-versjon leveres som tillegg. For videosekvenser aksepteres følgende formater: MPEG-2 (ISO/IEC 13818-2). MPEG-4/H.264 Part 10: Advanced Video Coding (ISO/IEC 14496-10). Matroska format container som spesifisert på matroska.org – med FFV1 video encoding som spesifisert på ffmpeg.org. JPEG 2000 (ISO/IEC 15444). For lydsekvenser aksepteres følgende formater: MP3 (ISO/IEC 13818-3). PCM-basert Wave (ref. Multimedia Programming Interface and Data Specification 1.0 – IBM Corporation og Microsoft Corporation, 1991). Broadcast WAV som spesifisert av European Broadcast Union og anbefalt av International Telecommunications Union (ITU-R BS.1352-3, Annex 1). FLAC, som spesifisert på xiph.org. Ogg format container med Vorbis audio encoding, som spesifisert på xiph.org.

ZIP og ZIP64 – så lenge det er i henhold til ISO/IEC 21320-1.

Følgende varianter aksepteres: PDF/A-1 (ISO 19005-1), versjon 1a eller 1b PDF/A-2 (ISO 19005-2), versjon 2a, 2b eller 2u

§ 5-19 overskrift og nytt femte til åttende ledd skal lyde:

(5) Tegnsett i JSON-filer skal være UTF-8 eller ISO 8859-1/8859-4.

(6) JSON-filer skal ikke inneholde binære objekter.

(7) For JSON-filer bør det følge med et korresponderende JSON Schema som spesifisert på json-schema.org.

(8) Filer eller objekter som det enkelte JSON-dokument refererer til, skal være samlet i en underkatalog, jf. § 5-31 nr. 1 bokstav b.

§ 5-20 første og andre ledd skal lyde:

(1) Formatene TIFF/IT (ISO 12639) og SGML kan ikke brukes ved arkivering etter 1. januar 2008. Arkivdokumenter som er arkivert i disse formatene før 1. januar 2008, aksepteres likevel ved senere deponering og avlevering.

(2) Arkivdokumenter i PDF-format som er arkivert før 1. januar 2009 er fritatt for krav om å være i henhold til PDF/A-standard.

Blu-ray BD-R, med filsystem UDF – Universal Disk Format, versjon 2.6 eller senere. Data skal bare være lagret i ett lag på én side. Versjonsnummer av UDF skal oppgis. Kravene til merking og oppbevaring er som for CD-R-plater, jf. bokstav a.

Gjeldende bokstav c til e blir henholdsvis bokstav d til ny bokstav f.

§ 7-3 skal lyde:

(1) For arkivmateriale som kan kasseres skal offentlige organer fastsette oppbevaringstid slik at arkivmateriale ikke kasseres før eventuelle dokumentasjonsbehov bortfaller. Oppbevaringstiden angir hvor lenge arkivmaterialet skal bevares før det tidligst kan kasseres.

bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet regelverk. egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov. borgernes dokumentasjonsbehov. offentlige og private virksomheters juridiske dokumentasjonsbehov.

(3) Oppbevaringstiden skal nedfelles skriftlig.

§ 7-28 nytt tiende og nytt ellevte ledd skal lyde:

Fylkeskommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene Kriterier for opplæringens organisering og innhold Lokale læreplaner, oppgavetekst lokale eksamener Saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan Om alle studenter bevares følgende dokumentasjon: Hvilke studenter som har gått på skolen og studentenes fravær herunder avbrudd og årsak til avbrudd Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter Terminvurdering og karakterer der utdanningen ikke fullføres Om enkeltstudenter bevares følgende dokumentasjon: Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø Skademelding Saker om spesielle tilpasninger av undervisning eller eksamenssituasjon som følge av sykdom, redusert funksjonsevne eller andre forhold av betydning for studentens opplæringssituasjon og vitnemål.

Fylkeskommunens og folkehøgskolenes retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter Kriterier for folkehøgskolens opplæring, organisering og innhold Opplæringstilbudet og arbeidet med etablering av tilbud inkludert, linjer, kurs, seminarer herunder Innhold og opplegg i langkurs Innhold og opplegg i kortkurs Andre faglige opplegg Saker i folkehøgskolens regi vedrørende støtte til prosjekter og arrangementer som har betydning for utviklingen av kunst- og kulturlivet i fylkeskommunen eller regionen Folkehøgskolens egen kunst- og kulturformidling, inkludert oversikter over hvilke kunst- og kulturarrangementer som er blitt avholdt helt eller delvis i regi av folkehøgskolen, herunder program og annen relevant informasjon om arrangementene Saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan Om alle elevene bevares følgende dokumentasjon: Hvilke elever som har gått på skolen og elevenes fravær herunder avbrudd og årsak til avbrudd Hvilke kurs, linjer og opplegg de gjennomførte, herunder vitnemålsdokumentasjon Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon: Om elevene bodde på internat og tidsrom Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø Skademelding.

§ 7-29 første ledd bokstav a og bokstav b skal lyde:

Sakstypene som er angitt i denne paragraf skal bevares for ettertiden, med mindre noe annet følger av bokstav b. Spesielt om pasient- og journalopplysninger Med pasient- og journalopplysninger i denne paragraf menes all individbasert dokumentasjon som skapes av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp, og som reguleres av bestemmelsene her. Pasient- og journalopplysninger som ikke skal bevares i henhold til 2. ledd bokstav h og 5. ledd bokstav d, skal ha oppbevaringstid på minst 20 år etter pasientens død. Hvis dødsår er ukjent, og det er uforholdsmessig krevende å fastslå dette, skal pasient- og journalopplysningene ha oppbevaringstid på minst 120 år etter fødsel. Det skal da ikke være gjort innførsler i journalen de siste 10 år. Hvis større serier med pasient- og journalopplysninger er ordnet etter fødselsår, skal disse ha oppbevaringstid på minst 120 år etter fødsel. Hvis også fødselsåret er ukjent, kan kassasjon først skje hvis det ikke er innføringer i journal de siste 60 år, eller når særlige forhold tilsier svært høy sannsynlighet for at pasienten har vært død i minst 20 år.

§ 7-30 nytt tredje ledd skal lyde:

Individbaserte bostøttesaker bevares for hver 5. årgang (saker som er ferdigstilt 1995, 2000, 2005, osv.). Oppbevaringstid for øvrige årganger skal fastsettes med hensyn til dokumentasjonsbehov og bestemmelser i annet lovverk. Saker som gjelder startlån, tilskudd og grunnlån, samt tilhørende tilleggsmateriale (klagesaker, tilbakekravssaker) bevares for hvert 5 årgang (saker som er ferdigstilt 1995, 2000, 2005, osv.). Oppbevaringstid for øvrige årganger skal fastsettes med hensyn til dokumentasjonsbehov og bestemmelser i annet lovverk.

§ 8-1 fjerde ledd skal lyde:

(4) Konvertering i tråd med bestemmelsene i kapitlet her er kun tillatt såframt arkivmaterialet avleveres til en depotordning som følger OAIS-standarden (ISO 14721) og føringene i TRAC/TDR-rammeverket.

II

Endringene trer i kraft 1. mars 2022.