§ 12. Behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv

Organet skal utarbeide rutinar for oppretting, mottak, utveksling, arkivering, vedlikehald og bruk av dokument som skal inngå i eit arkiv. Rutinane skal sikre at a) det går fram kven som har oppretta og registrert dokumenta, og at berre personar med rett autorisasjon kan gjere dette b) dokumenta er sikra mot ikkje-autoriserte tilføyingar, slettingar og endringar c) dokumenta er tilgjengelege for bruk d) alle dokument for organet som blir sende frå eller til eller lagt fram for tilsette i organet blir behandla som dokument til eller frå organet. Det same gjeld for dokument til eller frå den politiske leiinga i eit organ. Rutinane skal òg sikre at nye saksdokument blir registert på ei eksisterande eller ny sak. Offentlege organ skal ha reglar og rutinar for behandling av dokument som av tryggingsgrunnar må handterast særskilt. Riksarkivaren kan gi forskrift om behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv.