§ 5. Gradering og nedgradering

Det forvaltningsorgan som lager et dokument har ansvaret for at det graderes i samsvar med de regler som er fastsatt i denne instruks. Ved gradering av et dokument må det nøye påses at dokumentet ikke graderes i større utstrekning enn strengt påkrevet og at det ikke gis høyere gradering enn nødvendig. Når et dokument påføres gradering, skal det samtidig vurderes om graderingen kan bortfalle fra et bestemt tidspunkt eller ved inntreden av en bestemt begivenhet før 30 års fristen. Tidsangivelser innføres for 2 og 5 år. Dette skal i tilfelle påføres i tilknytning til graderingen. Dokumenter som går inn under unntak fra automatisk nedgradering etter 30 år, skal i tilknytning til graderingen merkes «Unntatt fra automatisk nedgradering» med henvisning til Beskyttelsesinstruksen § 5a. Revurdering av graderingen skal skje etter 40 år og deretter hvert 10. år med sikte på nedgradering. Bestemmelsene i dette pkt. gjelder ikke for dokumenter inneholdende sensitiv informasjon som er gradert av NATO og/eller andre internasjonale organer. Et dokument kan bare nedgraderes av den etat som har foretatt graderingen. Denne etat plikter å ta initiativ til nedgradering dersom kravet til sikkerhetsmessig beskyttelse endres. En revurdering av graderingen av et dokument skal skje: a) Når det kommer henvendelse om innsyn i dokumentet. b) Når dokumentet ellers er til behandling i tilknytning til en konkret sak. c) Når samme (tilsvarende) opplysninger gjøres kjent av utenlandske myndigheter/internasjonale organisasjoner. d) Når dokumentet er i ferd med å bli avlevert til arkivverket. Arkivverket kan nekte å motta graderte dokumenter som ikke har vært gjenstand for en slik vurdering. e) Når det forøvrig foreligger grunn til å revurdere graderingen. f) Riksarkivaren kan treffe beslutning om å avgradere et dokument som er beskyttelsesgradert og som er levert Arkivverket, når det må anses åpenbart at det ikke lenger er grunnlag for å gradere dokumentet. Beslutningen kan først treffes etter at spørsmålet er forelagt avgivende etat. Mottakeren av et gradert dokument skal alltid henvende seg til utstederen dersom han mener at et dokument er feilaktig gradert.