§ 5-11-2. Arbeidsgiver som ikke har bokføringsplikt

(1) Arbeidsgiver som ikke har bokføringsplikt etter bokføringsloven skal, dersom vedkommende velger å ikke føre lønningsregnskap som tilfredsstiller kravene i bokføringsloven med forskrift, føre en lønningsliste for hver mottaker av lønn eller annen godtgjørelse. Hver liste skal inneholde: a) fødselsnummer, b) navn, c) tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet. (2) Dersom skattekortet ikke er gjort tilgjengelig for arbeidsgiver, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av godtgjørelsen (skattyteren) oppgir å være bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av godtgjørelsen er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge. (3) Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om utleggstrekk, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om: a) når pålegget er mottatt, og b) trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode. (4) For hver periode med pliktig rapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger for hver skattyter: a) dato for utbetaling av ytelser, og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til, b) brutto ytelse, dersom det er aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer, c) eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i, d) fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9, e) lønnstrekk etter Finansdepartementets forskrift 19. november 1999 nr. 1158 til skatteloven § 5-15-4 (hjemme-PC), f) trekkgrunnlaget, og g) størrelsen på det foretatte forskuddstrekk og utleggstrekk. (5) For ansatte som helt eller delvis godtgjøres etter antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert for hver skattyter: a) dato for utført arbeid, b) antall timer den aktuelle datoen, og c) sum timer for den aktuelle perioden. (6) Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunktet det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt. (7) Vanlig lønn i ferien, feriegodtgjørelse og lønn før jul skal føres på listen. Lønn og godtgjørelser som på utbetalingstidspunktet er under gjeldende minstegrenser for beregning av forskuddstrekk, beregning av arbeidsgiveravgift eller lønnsoppgaveplikt skal også føres på lønnslisten. (8) Lønn mv. som nevnt i de foregående ledd, skal føres på lønnslisten senest ved utbetalingen eller på det tidligere tidspunkt det oppstår adgang for vedkommende til å få beløpet utbetalt. Tillegg for verdien av naturalytelser og drikkepenger skal føres på listen for hvert trekktilfelle. (9) Arbeidsgivers dokumentasjon skal være tilrettelagt for innsyn av offentlig kontrollmyndighet. Når det skal svares arbeidsgiveravgift av ytelser, skal de avgiftspliktige ytelsene fremgå særskilt og kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og sone. (10) Dokumentasjonen skal oppbevares i Norge i fem år etter inntektsårets slutt. Elektronisk dokumentasjon kan oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia og Sveits. Bestemmelsene i bokføringsforskriften § 7-5 gjelder tilsvarende ved slik oppbevaring.