§ 5-6-11. Utgiftsrefusjoner

(1) Det skal ikke foretas forskuddstrekk i utbetalinger (refusjon) som kun dekker utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet, når utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring kapittel 5, og dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Tilsvarende gjelder ved refusjon av pendlers reiseutgifter ved besøk i hjemmet begrenset til 120 000 kroner i året og utgifter til kost og losji under reisene. Begrensningen på 120 000 kroner gjelder ikke for pendleres besøksreiser med fly innenfor EØS-området. Det skal ikke foretas forskuddstrekk i refusjon av utgifter til overtidsmat som er skattefrie i samsvar med FSFIN § 5-15-5. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, navnet på de personer som bevertningen omfatter samt navnet på den virksomhet som personen representerer. Elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen. (2) Bestemmelsene om trekkfritak i første ledd gjelder ikke ved dekning av merutgifter til kost og losji på arbeidsstedet og besøksreiser til hjemmet for pendler som har fått skattekort med standardfradrag for utenlandsk arbeidstaker eller skattekort for arbeidstaker som skattlegges etter særreglene om skattlegging av utenlandske arbeidstakere i skatteloven kapittel 20. (3) For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel komfortbillett eller lignende) eller fly skal anses trekkfrie etter denne bestemmelsen, må utgiftene legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Dersom reiseselskapet ikke kan levere en reisebeskrivelse om foretatte reiser må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser, må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse flyreiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, skal anses trekkfrie når utgiftene legitimeres med faktura fra reiseselskapet, og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelse over alle foretatte reiser i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som etter annet punktum med unntak for opplysninger om pris. I andre tilfelle må utgiftene dokumenteres ved underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren, jf. § 5-6-12 tredje ledd, som angir hvilket transportmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen. (4) Refusjon av utgifter til elektronisk kommunikasjonstjeneste er trekkfri i den utstrekning refusjonen er skattefri etter bestemmelsene i Finansdepartementets forskrift 19. november 1999 nr. 1158 til skatteloven § 5-11-10. Reglene legges til grunn av arbeidsgiver ved beregning av forskuddstrekk. (5) Det skal ikke foretas forskuddstrekk i refusjon som kun dekker utgifter til tjenstlig bruk av elektronisk kommunikasjonstjeneste, når den tjenstlige bruken dokumenteres. Dokumentasjon ved spesifisert regning fra tjenesteleverandøren må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det er åpenbart at den aktuelle utgiften kun gjelder tjenstlig bruk. Faste avgifter mv. anses ikke som utgifter til tjenstlig bruk. (6) Som utgiftsrefusjon etter denne bestemmelsen regnes også dekning av diverse småutgifter uten bilag, som utgifter til bompassering, parkometer o.l. når disse kan anses som nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet eller oppdraget, og utgiftene fremgår av reiseregning, jf. § 5-6-12 tredje ledd. (7) For kostbesparelse i hjemmet gjelder bestemmelsene om trekkplikt i § 5-8-13, selv om refusjonen er trekkfri. (8) For arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid gjelder bestemmelsene i denne paragrafen så langt de passer.