§ 3. Føring og arkivering

Det skal føres journal over hver klientenhet. Med klientenhet menes par, familier og enkeltklienter. Det skal opprettes ny journal for samme klientenhet når det tas ny kontakt med kontoret mer enn 6 måneder etter siste kontakt. Det skal også opprettes ny journal når det tas kontakt innen 6 måneder etter forrige kontakt og det i hovedsak er en ny problemstilling som presenteres for kontoret. Helsepersonell som fører journal etter denne bestemmelsen, plikter ikke å føre journal for den enkelte klienten etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. § 39. Ved føring av felles klientjournal bør ansvarlig behandler av hensyn til klientenes innsynsrett etter § 12 i lov om familievernkontorer søke å skille ut opplysninger som bare gjelder den enkelte og ikke føre disse på en måte som gjør at de er å anse som fellesopplysninger. Journal skal føres fortløpende, dokumentene skal nummereres og enhver innføring dateres. Det skal gå klart frem hvem som fører journalen. Journal kan føres manuelt eller elektronisk. Journalopplysninger som er ført elektronisk, skal sikres gjennom godkjente backup- og lagringssystemer, jf. forskrift 15. desember 2017 nr. 2105 om offentlige arkiv § 9 – § 11 og forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 3-1. Journal skal føres og arkiveres slik at den til enhver tid raskt kan skaffes frem og opplysninger finnes på hensiktsmessig måte. Korrespondanse i forbindelse med klientsaker skal føres i postjournalen.