§ 3-4. Oppbevaring og sikring

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: a) hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes, b) hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, c) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder -) tidspunkt for konvertering -) retningslinjer for destruksjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk, d) en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og e) iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.